В товара в товарной накладной: сокращенные наименования товаров — Дайджесты новостей

О правильных сроках выставления товарной накладной и счета-фактуры — НТВП Кедр

Распечатать

Поставщик выставляет товарную накладную и счет-фактуру датой приемки товара на склад покупателя. Доставка осуществлялась железнодорожным транспортом. Конкретный пример: груз погружен к перевозке 13.03.2019, прибыло на станцию назначения 26.03.2019, покупатель принял товар 27.03.2019. Поставщик выставляет товарную накладную и счет-фактуру 27.03.2019. В договоре есть пункт «Право собственности на товар переходит на Покупателя в момент передачи товара.

Вопрос

Не является ли ошибкой то, что поставщик выставил документы 27.03.2019, а не 13.03.2019?

Ответ специалиста

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

ст. 9, Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.11.2018) «О бухгалтерском учете» {КонсультантПлюс}

Даты счета-фактуры и товарной накладной, к которой он составлен, могут не совпадать, поскольку для них установлены разные сроки составления.

Так, товарная накладная составляется на дату поставки товаров (ч. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

Срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с даты отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Таким образом, счет-фактуру можно составить как в один день с товарной накладной, так и позже. Например, организация «Альфа» поставила покупателю стулья по товарной накладной от 01.03.2019 N 1250. Счет-фактуру N 1311 продавец оформил и предъявил покупателю 06.03.2019.

{Готовое решение: Может ли дата счета-фактуры отличаться от даты товарной накладной (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}}

Вопрос: Согласно договору право собственности на партию товара покупатель получает после ее полной оплаты. Отгрузка совершена до оплаты. С какой даты отсчитывать срок для выставления счета-фактуры покупателю товара?

Ответ: В данном случае следует руководствоваться общим правилом — выставлять счет в течение пяти дней от даты отгрузки товара. Условия договора относительно права собственности на товар не влияют на сроки выставления счета.

Обоснование: Счет-фактуру нужно выписать в срок до пяти дней с момента осуществления одной из первых (по времени осуществления) операций: отгрузки товара или получения аванса.

Если при реализации товаров наиболее ранней из дат, установленных п. 1 ст. 167 НК РФ в целях определения налоговой базы, является дата отгрузки товаров, обязанность по исчислению НДС у продавца возникает на дату отгрузки товаров независимо от момента перехода права собственности, установленного договором (Письмо Минфина России от 28.08.2017 N 03-07-11/55118).

Таким образом, срок для выставления счета-фактуры в данном случае — пять календарных дней от даты отгрузки (выписки товарной накладной).

{Вопрос: Согласно договору право собственности на партию товара покупатель получает после ее полной оплаты. Отгрузка совершена до оплаты. С какой даты отсчитывать срок для выставления счета-фактуры покупателю товара? («НДС: проблемы и решения», 2018, N 6) {КонсультантПлюс}}

Абзацем первым пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). При этом в соответствии с подпунктом 1 пункта 5 статьи 169 Кодекса в счете-фактуре должны быть указаны порядковый номер и дата выписки счета-фактуры.

Согласно абзацу первому пункта 2 статьи 169 Кодекса счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 данной статьи.

В то же время в соответствии с абзацем вторым пункта 2 статьи 169 Кодекса ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

Учитывая изложенное, счета-фактуры, выставленные продавцом товаров после срока, установленного абзацем первым пункта 3 статьи 168 Кодекса, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога на добавленную стоимость покупателем.

{Вопрос: …О вычете НДС на основании счета-фактуры, выставленного поставщиком после установленного срока. (Письмо Минфина России от 14.03.2019 N 03-07-11/16556) {КонсультантПлюс}}

Из выше перечисленного следует, что товарная накладная выписывается в момент отгрузки товара, счет- фактура в течении 5 календарных дней после отгрузки товара либо после составления товарной накладной. Счета-фактуры, выставленные продавцом товаров после срока, установленного абзацем первым пункта 3 статьи 168 Кодекса, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога на добавленную стоимость покупателем.

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в марте 2019 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент — Бушмелева Галина Владимировна, профессор кафедры «Бухгалтерский учет и АХД» ИжГТУ им. М.Т. Калашникова

Товарная накладная: ошибки, требующие внимания бухгалтера

Бухгалтер постоянно рискует получить запрос на пояснение или отказ в вычете от налоговой из-за того, что отправил или принял неправильно оформленные документы – особенно при большом документообороте.

Чтобы избежать таких последствий, можно запомнить специальный чек-лист для проверки ошибок. Проверили дату – поставили мысленно галочку – уверены, что здесь ошибки уже не будет. Мы же подготовили список «опасных мест» для ТОРГ-12, на которые надо обратить внимание в первую очередь, и несколько рекомендаций, как свести риск ошибок к минимуму.

Проверка входящей или исходящей бумажной ТОРГ-12

1. Даты

Проверяем взаимосвязь товарной накладной с ТТН или транспортной накладной. Так как товарную накладную составляют в один день с отгрузкой или сразу после нее, дата ее создания не должна быть указана как предыдущий день и раньше. Ошибка в дате – повод для налоговой службы признать сделку нереальной. А отсутствие даты принятия товара в накладной даст им право снять вычет (Постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/2014).

2. ИНН

Опечатались в ИНН? Готовьтесь к тому, что налоговая служба не сможет идентифицировать поставщика и покупателя и получит право снять расходы у покупателя.

3. Реквизиты компании, грузополучателя, поставщика и плательщика

Согласно Письму ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104, ошибки в этих реквизитах при правильно указанном ИНН не помешают учесть расходы, но из-за нестыковок с другими документами вам придется предоставлять пояснения.




4. Ошибки в табличной части

Особенно обратите внимание на стоимость и количество товаров, которые должны совпадать с данными счета-фактуры и транспортной накладной. В другом случае это будет поводом признать сделку нереальной и снять расходы.




5. Подписи, расшифровки подписей, печати

Нельзя подтвердить расходы накладной без подписей или в том случае, если ее подписали неуполномоченные лица. Если ваш поставщик отказался от использования печати (имеет право согласно Федеральному закону от 06.04.15 № 82-ФЗ), попросите приложить письмо, подтверждающее этот факт.




6. Реквизиты связанных документов

Если реквизиты договора или заказа, по которому отгружен товар, и транспортной накладной не указаны или указаны с ошибкой, ждите – придет запрос пояснения.




7. Данные под табличной частью

Количество мест и масса товара, конечно же, должны совпадать с данными, указанными в табличной части накладной. Ошибка станет еще одним поводом для налоговой запросить пояснения.

Ошибки при переносе данных товарной накладной в «1С»

Этот тип ошибок не менее важен, так ошибки при переносе данных с бумажных документов могут повлиять на финансовый итог.

1. Номера документов

Необходимо различать номера документа, указанного контрагентом (красный цвет в примере), и номер документа, который присваивает база (зеленый цвет в примере).




2. Даты

Дата документа (красный цвет в примере) может отличаться от даты ввода документа (зеленый цвет в примере).




3. Закладки

Услуги не должны быть занесены в закладку «Товары», и наоборот. Если это услуги, то поле «Склад» должно остаться пустым.




4. НДС

Не забудьте сравнить конечную сумму по документу: совпадает ли она с той, что указана на бумажном документе, а также выбран ли верный способ расчета НДС.




5. Счет-фактура

Обратите внимание, какой счет-фактура (при наличии) связана с этой накладной. В самом счете-фактуре также проверьте правильность проставления номеров и дат.

 

Способ вносить товарные накладные в «1С» без ошибок

Вы можете установить на свой компьютер программное обеспечение, которое поможет автоматизировать ввод бумажных документов. Например, используйте «Скан-Загрузку документов» – программу, которая позволит распознавать информацию с ТОРГ-12, счетов-фактур или УПД с отсканированного документа. Программа сама вносит эти данные в «1С».

Для начала необходимо указать папку, где хранятся сканы документов, или сканер, с которого будут поступать изображения.

При обработке документа для правильного распознавания нужно указать вид документа и тип печатной формы. Из доступных в данной папке файлов выбрать нужный и запустить процесс расшифровки.

Программа даст вам возможность предварительно просмотреть распознанные данные, прежде чем создавать на их основании запись о поступлении товаров. Благодаря этому можно проверить, все ли данные указаны верно.

Если товар от поставщика приходит с одним наименованием, а приходовать нужно с другим, программу достаточно один раз «научить», как значится данная номенклатура у вас. Так, если в номенклатуре поставщика мука, например, называется «Мука пшеничная», а в базе – «Пшеничная мука», программа не найдет соответствие и выделит такое поле красным. Надо нажать на это поле, выбрать из базы соответствующую номенклатуру (или ввести 1 раз вручную) – и в следующий раз программа уже запомнит и подберет соответствие самостоятельно.

Также программа проверяет расчет НДС. Даже если случается ошибка в цифрах, происходит автоматическая проверка: программа сверит количество, сумму, цену, ставку НДС, сумму НДС и итоговую сумму с НДС. В случае расхождения программа выделит поля, нуждающиеся в проверке.

В результате информация будет внесена, и вам останется при необходимости заполнить остальные поля (например, «Склад») и провести документ. Программа становится незаменимым помощником в тех случаях, когда вы получаете товарные накладные со списком наименований более 10 строк.

Попробуйте сами! По этой ссылке можно скачать бесплатную лайт-версию «Скан-Загрузки документов».

Обмен и возврат

ВОЗВРАТ ТОВАРА НАДЛЕЖАЩЕГО КАЧЕСТВА

К возврату принимаются товары, приобретенные только в интернет-магазине www.nmp.ru.

Товар надлежащего качества, купленный в интернет-магазине, подлежит возврату в течение 7 (семи) дней со дня получения товара покупателем. (Ст.26.1. ЗЗПП: п.4.).

Обмен товара надлежащего качества, купленного в интернет-магазине производится через процедуру «Возврат товара».

Обмен непродовольственного товара надлежащего качества производится, если указанный товар не был в употреблении, сохранены его потребительские свойства, товарный вид, фабричная упаковка, а также кассовый или товарный чек (товарная накладная), выданные покупателю вместе с проданным указанным товаром.

При обмене или возврате товара покупателю необходимо предоставить данные документа, удостоверяющего личность, кассовый и товарный чек (товарную накладную). Данная процедура регламентирована Управлением Министерства РФ по Налогам и Сборам по г. Москве (письмо от 16.04.2003 г.№ 2912/20843).

Остальные условия обмена и возврата товара, купленного в интернет-магазине, регулируются Постановлением Правительства РФ от 27.09. 2007 г. № 612 «Об утверждении правил продажи товаров дистанционным способом» в соответствии с Законом Российской Федерации «О защите прав потребителей».

Вернуть товар, купленный в интернет-магазине можно начиная со следующего дня после его покупки. Датой покупки товара, купленного в интернет-магазине и отправленного курьерской службой, считается дата получения товара, указанная в товарной накладной/или почтовом штемпеле.

Вне зависимости от вида доставки товара его возврат осуществляется только через ФГУП «Почта России». Отправка возврата производится за счет покупателя по указанному адресу.

ВОЗВРАТ ТОВАРА, БЫВШЕГО В УПОТРЕБЛЕНИИ

Срок возврата Товара ненадлежащего качества определяется гарантийным сроком производителя и статьей 19 ФЗ «О защите прав потребителей».

При признании качества товара ненадлежащим покупателю может быть произведена замена товара на товар надлежащего качества того же артикула.

Возврат денежных средств за товар ненадлежащего качества производится по письменному заявлению покупателя в течение гарантийного срока эксплуатации. К заявлению должен быть приложен товарный, кассовый чек (товарная накладная), выданный при покупке.

НЕ ПОДЛЕЖИТ ОБМЕНУ ПРОДУКЦИЯ

1. C повреждениями, возникшими из-за ударов, падений, перегрева, использования с нарушением правил инструкции по эксплуатации и рекомендаций производителя или использования в сфере общественного питания;
2. С дефектами, образовавшимися вследствие эксплуатации в условиях, не соответствующих ее назначению;
3. Утерявшая качество в результате химического воздействия и с другими дефектами, возникшими по вине покупателя.

КАКИЕ ДЕЙСТВИЯ ПРЕДПРИНЯТЬ ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ ВОЗВРАТА/ОБМЕНА ПРОДУКЦИИ

1. Заполните все пустые поля ЗАЯВЛЕНИЯ НА ВОЗВРАТ/ ОБМЕН. Информация о номере заказа, артикуле, наименовании, количестве и цене возвращаемого товара указана в онлайн-чеке, отправленном на Вашу электронную почту / номер телефона при приобретении товара.
2. Распечатайте и подпишите заявление на возврат.
3. Сделайте скан-копию или фото паспорта (разворот с личными данными).
4. Направьте нам скан-копию или фотографию заявления на возврат/обмен и паспорта (для случаев, связанных с возвратом денежных средств) по электронной почте на [email protected].
5. После подтверждения сотрудником АО «НМП» получения Вашего заявления в зависимости от причины возврата следуйте указаниям сотрудника и нижеприведенной информации в таблице «Подробнее о причине возврата».

Причины возврата

Адрес для отправки товара

195067, город Санкт-Петербург, проспект Маршала Блюхера, дом 78, литера Н, помещение 77, отдел интернет торговли АО «НМП».

Правила упаковки товаров в полной комплектации в заводской неповрежденной упаковке, отправляемых в адрес продавца по кодам причины возврата 1,3,4

Заявление на возврат

Образец заполнения заявления на обмен-возврат

Правила отправки товара ненадлежащего качества: предоставляются в переписке с клиентом.

Товарная накладная на возврат товара, образец

Что такое накладная на возврат продукции

Это официальный документ, являющийся основанием для возврата приобретенного товара продавцу. Данная бумага в зависимости от ситуации мажет иметь различную унифицированную форму.

Важно: при этом в розничной торговле формирование возвратной накладной не нужно, требуется только чек, гарантийный талон и заявление покупателя.

Необходим такой бланк для фиксирования самого мероприятия осуществления возврата, который происходит по различным причинам, обусловленным законодательством и правами покупателя. По каким правилам проводится возврат товаров покупателями в магазин вы узнаете .

Порядок оформления транспортной накладной и возврат товаров без чека — в этом видео:

Законодательная база

Правоотношения продавца и покупателя регулируются ГК РФ гл. 30. Кроме этого ФЗ № 381 от 2009 года относительно торговой деятельности в РФ. Закон РФ от 1992 года № 2300-1 относительно защиты прав потребителей.

При этом согласно ст. 223 ГК РФ право собственности на товар переходит покупатель в момент передачи товара. Однако на основании ст. 491 ГК РФ условия перехода прав на товар могут быть иными.

Статья 491. Сохранение права собственности за продавцом

В случаях, когда договором купли-продажи предусмотрено, что право собственности на переданный покупателю товар сохраняется за продавцом до оплаты товара или наступления иных обстоятельств, покупатель не вправе до перехода к нему права собственности отчуждать товар или распоряжаться им иным образом, если иное не предусмотрено законом или договором либо не вытекает из назначения и свойств товара.
В случаях, когда в срок, предусмотренный договором, переданный товар не будет оплачен или не наступят иные обстоятельства, при которых право собственности переходит к покупателю, продавец вправе потребовать от покупателя возвратить ему товар, если иное не предусмотрено договором.

Почему возврат может произойти

Согласно законодательству возврат продукции можно выполнить на следующих основаниях:

• Продажа продукции не соответствующей комплектации, которая указана в договоре или заявленная производителем, например, комплекты постельного белья не имеют пододеяльников;
• Были обнаружены в продукции изъяны, которые недопустимы к восстановлению или требуют существенных финансовых вливаний;
• Продавец в процессе продажи не предоставил достоверной информации относительно характеристик товара;
• Продавец не устранил в необходимый срок недостатки продукции. Что представляет собой существенный недостаток товара и в чем его ключевые особенности — читайте по ссылке.

Как вернуть товар в интернет-магазин и забрать деньги — пошаговая инструкция находится .

Бланк товарной накладной.

Документальное оформление процесса возврата

Если покупатель не является представителем классического потребителя, а имеет статус юрлица и совершает возврат приобретенного имущества в силу сложившихся обстоятельств, такую процедуру необходимо надлежаще оформить:

• Товарной накладной ТОРГ-12;
• Претензионное письмо относительно требований принять товар обратно и вернуть уплаченный средства или выполнить соответствующий равноценный обмен;
• Акт № ТОРГ-2 или ТОРГ-3, а также по форме М-7.

Как правильно заполнить накладную по форме ТОРГ-12

При возврате приобретенной продукции необходимо составить накладную соответствующей формы, которая должна:

• Быть выписана в 2-х экземплярах;
• С надписью «Накладная на возврат товара»;
• С указанием реквизитов акта о выявлении изъянов, брака или некомплекта поставки;
• Необходимо указать стоимость продукции аналогичной накладной на поставку.

Как правильно оформить документ о недостатке товара

Важно: предъявлять претензии продавцу допустимо только на основании официального документа, фиксирующего наличие брака у товара, форма акта может быть указана в договоре.

Согласно законодательству при документальном фиксировании недостатка продукции, необходимо присутствие представителя поставщика.

Предназначение формы ТОРГ-2 используется, когда необходимо выполнить возврат продукции, не соответствующей заявленным в документации поставщика характеристикам.

В сопровождающей товар документации указывается только количество продукции, в соответствии с этим и происходит его прием согласно накладной или счета-фактуры. Относительно комплектации и характеристик предусмотрен договор поставки, согласно которому и совершается этот этап сверки.

Акт формирует приемочная комиссия, в состав которой должны входить соответствующие специалисты, способные оценить качество продукции, бухгалтер и представитель поставщика.

Важно: на каждую партию товара нужно оформлять отдельный акт. Формируется документ только для продукции не соответствующей требованию, при этом его необходимо составлять в 4-х экземплярах.

Форма М-7 нужна для осуществления товара, который имеет расхождение по количеству или качеству, заявленным в сопроводительной документации.

Процесс возврата товара, приобретенного в розничной сети

Если продажа выполнена в розницу, возврат купленного допустимо выполнить согласно кассовому или товарному чеку, так как формирование договора в таком случае происходит крайне редко, только в случае приобретения дорогостоящей продукции.

Важно: при осуществлении возврата в розничной сети, необходимо составление формы ТОРГ-2 в 2-х экземплярах, один из которых выдается покупателю и является основанием для возврата средств, а другой остается у продавца вместе с товарным отчетом.

Документальное оформление в данном случае необходимо не только для обоснования расходов для налогового органа, но и для официального развития взаимоотношений между сторонами.

Образец заполнения накладной.

Правильное составление накладной

Документ имеет унифицированную форму, которая долина содержать соответствующие сведения:

• Необходимо проставить в соответствующем поле номер накладной и дату формирования;
• В верхней части бланка нужно указать основные реквизиты грузоотправителя – КПП, ИНН, ОРГНО, юридический адрес, сведения о банковских данных;
• В поле грузополучатель необходимо таким же образом указать все сведения относительно поставщика;
• Там где необходимо указать адрес доставки указывается адрес, где по факту произойдет отгрузка, адрес склада во многих случаях отличается от адреса расположения офиса;
• В графе поставщик необходимо указать все сведения аналогично грузополучателю, в этом случае поставщиком будет организация получившая некачественные материалы или изделия;
• В графе плательщик необходимо указать реквизиты грузополучателя;
• В графе «Основания» необходимо указать все сведения относительно выполнения возвратного мероприятия, на его недостатки, высказать претензии;

После этого необходимо заполнить табличную часть относительно возвратных изделий:

• Наименование;
• Единица измерение;
• Вид упаковки;
• Общее количество;
• Стоимость.
• Последний столбец предназначен для указания итоговых сведений.

Данный документ нужно заверять подписями уполномоченных лиц.

Важно: в графе основание необходимо указать реквизиты всех документов, являющихся основанием для поставки продукции.

Кроме этого при отправке продукции транспортом необходимо в накладной зафиксировать реквизиты транспортной накладной.

Если при розничной покупке товар возвращен до закрытия смены, необходимо выдать покупателю средства из кассы согласно акту приема продукции. На сумму, выданную из кассы необходимо создать акт о выдаче возвратных средств покупателю согласно неиспользованным кассовым чекам по форме КМ-3.

Этот документ формируется в одном экземпляре и подписывается руководителем, а затем сдается в бухгалтерию.

Право на возврат продукции ненадлежащего качества или количества у покупателя существует согласно законодательству, вернуть его можно в процессе приемки только по акту о расхождении.

Если же товар оприходован необходимо формировать возвратную документацию таким же образом, как и при поставке, накладная и счет-фактура.

Как оформить возврат товаров в программе 1С — смотрите в этом видео:

В каких случаях допускается возврат товаров

Право сторон сделки на возврат товара может быть основано на законе или договоре.

Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары в случае их несоответствия согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).

Распространенное мнение, что других причин для возврата не существует, неверно: гражданское законодательство не запрещает возвращать поставленные качественные товары полностью или частично, даже если поставка оплачена покупателем. Следовательно, договором (или дополнительным соглашением к нему) могут быть предусмотрены и иные основания для возврата товаров:

• истечение срока годности;
• невозможность реализации;
• задержка оплаты;
• несоответствие качественного товара производственным целям покупателя;
• обновление ассортимента и др.

О том, как трактует возврат качественного товара Минфин, вы узнаете из материала «Какие особенности возврата товара с НДС при УСН?».

Какими документами оформить отказ от приемки и возврат товаров

Покупатель обязан проверить количество, комплектность и качество товаров непосредственно при приемке или после нее в установленный договором или законом срок (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если недостатки выявлены в процессе приемки, до оприходования, достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству полученных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 или другой документ аналогичного содержания.

Подробнее об оформлении акта по форме ТОРГ-2 читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Если основания для возврата возникли после оприходования, в том числе на временное хранение, он должен оформляться товаросопроводительным документом — возвратной накладной.

Нужно позаботиться и о том, чтобы документально зафиксировать основания возврата. При возврате некачественного или некомплектного товара для этих целей могут подойти акты о выявлении скрытых недостатков, претензионные письма, при возврате качественных товаров по условиям договора или по дополнительному соглашению сторон сделки — предусмотренные соглашением акты, письма и прочие документы. На эти документы следует сослаться в возвратной накладной и при необходимости приложить их.

Порядок составления возвратной накладной не зависит от причины возврата. Все дополнительные обстоятельства должны быть изложены в документах, на основании которых покупатель возвращает товар, в том числе качественный, поставщику.

Заходите на наш форум, если остались вопросы. Например, обсуждаем, как правильно оформить возврат товара в случае предварительно полученного аванса.

Нюансы заполнения возвратной товарной накладной

Образец товарной накладной на возврат вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец товарной накладной на возврат

Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Ее наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом заполнение данных по грузоотправителю не является обязательным (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@).

В графе «Грузополучатель» указываются наименование и реквизиты поставщика по договору. Он же является и плательщиком, если покупатель возвращает оплаченную продукцию и намеревается получить обратно деньги. Когда денежные расчеты не предполагаются, графу «Плательщик» можно не заполнять.

Графа «Основание» — самая важная в возвратной накладной. Здесь нужно указать содержание операции — «Возврат товаров», а также подробно перечислить:

• номера и даты накладных, по которым получены возвращаемые ТМЦ;
• номер и дату договора;
• наименования и реквизиты актов, дефектных ведомостей, писем и прочих документов, предусмотренных законом или договором.

Возвратной накладной присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации. Если товар отправляется автомобильным транспортом, указываются номер и дата транспортной накладной.

Товарный раздел заполняется в полном соответствии с данными накладных, по которым товары были приняты к учету. Накладная должна давать возможность однозначно установить соответствие между ранее поставленным и возвращаемым имуществом. Поэтому наименование, единицы измерения и упаковки, стоимость должны совпадать с указанными в первоначальной накладной. Другими словами, товар возвращается на тех же условиях, на которых был приобретен. Но вот НДС может оказаться нулевым, если покупатель, возвращающий товар, не является плательщиком НДС. Продавец в этом случае должен будет выставить ему корректировочный счет-фактуру (письма Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473, ФНС России от 14.05.2013 № ЕД-4-3/8562@).

Руководитель (заместитель) и главный бухгалтер санкционируют отгрузку по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателем — представителем контрагента или сотрудником транспортной организации.

О том, как учесть НДС при возвратных товарных операциях, читайте в материале «Какой порядок учета НДС при возврате товара поставщику?».

Инструкция по оформлению ТОРГ-12 на возврат

1. Накладная на возврат товара поставщику имеет свой уникальный номер и дату составления.
2. В верхней части документа указываются реквизиты организации грузоотправителя, осуществляющей возврат товара. Обязательными реквизитами являются ИНН/КПП, юридический адрес, банковские реквизиты организации (БИК, корреспондентский и расчетный счет).
3. В графе «Грузополучатель» необходимо указать реквизиты организации — поставщика товара.
4. В графе «Адрес доставки» указывается пункт разгрузки на территории поставщика, данный адрес может отличаться от юридического адреса организации.
5. Графа «Поставщик» заполняется по аналогии с графой «Грузополучатель» с указанием всех необходимых реквизитов. Поставщиком в данном случае будет выступать организация, осуществляющая возврат товара.
6. Графа «Плательщик» часто совпадает со строкой «Грузополучатель». В строке также отражаются реквизиты и наименование организации.
7. Графа «Основание» служит для отражения причины возврата товарно-материальных ценностей. Например, это может быть договор поставки или дополнительное соглашение. При заполнении данной графы необходимо указать дату и номер документа-основания.
8. В табличной части накладной на возврат товара поставщику следует указать описание товара, который подлежит возврату. Обязательными реквизитами для заполнения являются:

• Наименование, характеристика, сорт товара;
• Единица измерения;
• Вид упаковки;
• Количество;
• Цена.

В последнем столбце графы подбивается общая сумма по количеству и цене.

В конце табличной части указываются общее количество и сумма возвращаемого товара.

1. Накладная на возврат товара поставщику заверяется подписями уполномоченных лиц организаций грузоотправителя и грузополучателя.

Бланк по форме ТОРГ-12 допускает прием товарно-материальных ценностей по доверенности с указанием реквизитов организации-доверителя, а также ФИО и должности лица, получившего доверенность.

1. На готовом бланке по форме ТОРГ-12 проставляются печать организации и дата составления накладной на возврат товара поставщику.

Возвратная накладная является одним из главных документов, фигурирующих в документообороте между покупателем и поставщиком при расторжении, либо частичной корректировки сделки на приобретаемый товар.

Приобретение и продажа ТМЦ происходит в соответствии с Гражданским Кодексом РФ. Поставщик заключает с покупателем договор, на основании которого обязан предоставить необходимое количество реализуемого товара. В дополнительном соглашении к договору прописываются подробные характеристики изделия.

Сроки для оформления возврата

Покупатель должен проверить качество, количество и необходимую комплектацию продукции во время приемки товара. При выявлении недочетов до оприходования продукции, для возврата достаточно составить акт о расхождениях по форме ТОРГ-2.

Возврат некачественной продукции можно осуществить в определенные сроки. Статья 477 ГК РФ предусматривает следующие сроки:

• Если на товар гарантия изготовителем не предоставлена, его можно вернуть не позднее двух лет;
• Изделия со сроком годности можно вернуть в этот срок;
• Продукцию можно вернуть в течение гарантийного срока.

Дата розничной продажи, указанная на официальном документе, является началом исчисления срока для возврата некачественного товара.

При возвращении продукции поставщику необходимо подготовить следующие документы:

• Акт приема-передачи с регистрационным номером;
• Претензионное письмо в свободной форме;
• Возвратную накладную;

После подготовки документов собирается комиссия с представителем поставщика и проводится учет.

Бланк акта о расхождениях (Форма ТОРГ — 2)

Как оформить и образец бланка

Возвратная накладная — это специальный документ по форме ТОРГ-12, составляется со всеми обязательными реквизитами и в соответствии с регламентом, установленным законодательством.

Важно! Накладные у организации может затребовать Федеральная Налоговая служба при проведении специальной проверки.Возвратная накладная по форме ТОРГ-12

Накладная на возврат товара выписывается в случае обнаружения у товара брака, несоответствия изделия стандартам качества. Она подтверждает отгрузку ТМЦ со склада поставщика и получение ее другой организацией.

С помощью ТН ведется учет остатков товара на складе, а итоговые данные заносятся в бухгалтерскую отчетность.

Подробная инструкция по оформлению ТОРГ-12 на возврат:

1. Наверху документа пишется «Накладная». Далее ставится порядковый номер накладной номер и указывается дата составления;
2. Ниже вбиваются данные поставщика. Указать нужно все реквизиты: название организации, ИНН/КПП, юридический адрес, наименование банка контрагента, БИК, корреспондентский и расчетный счет;
3. Далее необходимо указать данные в графе «Грузоотправитель». Заполнить обязательные реквизиты по аналогии с «Поставщик»;
4. В графу «Плательщик» вносятся сведения о покупателе продукции. Заполняются необходимые реквизиты организации и данные банка плательщика;
5. Далее идет графа «Грузополучатель». В строке отражаются реквизиты и наименование организации. Часто данные по строкам «Плательщик» и «Грузополучатель» совпадают. В этом случае допускается в графе «Грузополучатель» указать «он же»;
6. Напишите, что будет основанием для возврата ТМЦ. Например, договор поставки, соглашение. Тут же проставьте дату документа-основания;
7. Сделайте описание товара, который подлежит возврату. Пропишите наименование изделия, его количество и цену. Ниже укажите полную стоимость товара, исходя из заказанного количества;
8. Поставьте подписи руководства вышеперечисленных компаний — грузоотправителя и грузополучателя. На готовом бланке ТОРГ-12 поставьте печати организаций и дату составления накладной на возврат.

Обратите внимание! Возвратная накладная выписывается в двух экземплярах — один покупатель оставляет себе, а другой передает продавцу.

Заполнение ТОРГ-12 автоматизировано, благодаря использованию специальных систем учета, например, 1С, СБИС. Разрешается заполнение вручную, без поправок и опечаток.

Бланк накладной по форме ТОРГ — 12

Нужна ли счет-фактура к возвратной накладной

Возвратная счет-фактура

Возврат продукции с браком — это хозяйственная операция, которая обязательна к отражению на счетах бухгалтерского учета. Все операции сопровождаются подтверждающими документами.

Кроме товарной накладной, в определенных случаях должна оформляться счет-фактура на возврат. Рассмотрим подробнее.

Товарно-материальные ценности могут возвращаться от покупателя к продавцу двух видов:

• Надлежащего качества;
• Ненадлежащего качества.

А возврат происходит:

• До подписания ТН;
• После подписания ТН.

Возврат товара надлежащего качества, когда оба контрагента на ОСН:

• Продукция хорошего качества возвращается продавцу только по обоюдному согласию сторон, такой момент должен быть в договоре;
• Так как право собственности у покупателя, и товар был принят к учету, такой возврат в бухгалтерии называют обратной реализацией;
• Покупатель от себя обязан выставить счет-фактуру контрагенту на сумму товара к возврату. Счет-фактура заносится в книгу продаж бывшим покупателем.

На заметку! Обратная реализация проводится на ту же стоимость, по которой товар был приобретен.Корректировочный счет-фактура

Возврат товара ненадлежащего качества, когда оба контрагента на ОСН:

• Если некачественная продукция не принята к учету, то покупатель не должен выписывать счет-фактуру на возврат ТМЦ и исчислять НДС. А поставщик со своей стороны выдает корректировочную счет-фактуру. Она не подлежит занесению в книгу продаж покупателя, так как входного НДС по данному приобретению не было;
• Если брак в товаре обнаружен после принятия к учету, то покупатель расторгает договор в одностороннем порядке, оформив это специальными документами. Корректировочная счет-фактура выставляется от лица поставщика, такой возврат не считается реализацией;
• При частичном возврате покупатель не выставляет от себя счет-фактуру, ведь определенная часть товара не поставлена на учет. Корректировочную счет-фактуру должен выставить продавец на остаток ТМЦ, оставшийся после выбраковки. Он заносит ее в книгу покупок и корректирует НДС в бюджет. Покупатель регистрирует в книге покупок часть товаров, принятых к учету.

На заметку! Налоговая служба в данной ситуации настаивает на обратной продаже, так как товар был оприходован. А причины возврата поставщику не имеют существенного значения.

Возврат товара при УСН и ЕНВД:

Покупатели при упрощенной и вмененной системах налогообложения освобождены от уплаты налога НДС. Они не выписывают счета-фактуры при принятии ТМЦ к учету. Вопрос документооборота зависит только от того, сколько товара возвращает покупатель — целую партию или только часть от нее.

• Возврат целиком. Продавец заносит счет-фактуру в книгу покупок, до возврата этот документ в книге продаж. Регистрация документа происходит в налоговом периоде, когда был осуществлен возврата товара;
• Возврат частями. Продавец оформляет корректировочную счет-фактуру на меньшую итоговую сумму и корректирует сумму налога в бюджет. Стоимость в корректировочных документах должна совпадать с суммой, на которую ТМЦ были возвращены от покупателя.

Отличная статья 0

Что такое возвратная накладная

На данный момент времени возвратная накладная — это возможность вернуть партию товара, заполнив соответствующих образец. Основанием может быть несоблюдение сроков поставки или отсутствие заявленного качества на продукцию и отдельно взятую партию изделий. Также причиной оформления возвратной накладной может послужить не соответствие количеству поставлено продукции или повреждение упаковки отдельно взятой партии. Также, есть необходимость выписать документы в количестве двух экземпляров. Один из которых остаётся у покупателя, а другой направляется самом продавцу.

Стоит отметить и дополнительные причины для возврата товаров, и продукции, по которым может составляться возвратная накладная:

• Просрочка товара, в процессе длительной доставки или нахождении на таможне;
• Реализация невозможна, с наличием существенных повреждений в процессе транспортировки;
• Планомерная задержка оплаты, за поставляемую продукцию;
• Комплексное несоответствие ранее заявленным характеристикам товара и отдельно выбранным элементам продукции;
• Полноценно обновление ассортимента и появление новой продукции от аналогичного производителя;
• Окончание сроков лицензии и соответствующих документов, подтверждающих качество поставляемой продукции.

Как оформлять возвратную накладную поставщику

В роли поставщика или же грузоотправителя при процедуре возврата товаров должна выступать отдельная организация. Это будет иметь значение в заполнении каждого из пунктов возвратной накладной.

Последовательность выполнения операции:

1. В бланк вписывается наименование поставщика или же грузоотправителя.

2. Указывается адрес компании и реквизиты для банковского перевода, указываются в ниже расположенных пунктах.

3. При заполнении пункта «Грузополучатель», требуется указать наименование и реквизиты самого поставщика, которые были ранее заявлены по договору.
(Так как он не выступает лицом, оплачивающим все процедуры по налогам и сборам, ведь покупатель возвращает оплаченную ранее продукции и ему будут возвращены все вложенные средства).

4. В случае, когда платеж не произведен графу «Плательщик» нет необходимости заполнять.

5. Далее следует графа «Основание». Она будет являться основанием и самым важным пунктом. Тут необходимо детально описать причины возврата продукции, с указание всей сопутствующей документации на партию или отдельно взятую продукцию:

• номера и даты накладных, именно возвращаемые ТМЦ;
• номер и дату составленного договора на данную продукцию или партию;
• перечень реквизитов актов, с дефектном ведомостей, соответствующих писем и прочей документации с учетом законодательства или имеющегося договора.

Для составленной возвратной накладной выставляется номер, с учетом существующей нумерации данного вида документов в компании составившей акты. Дополнительно если обратная отправка производиться автомобильным транспортом, есть необходимость указывают номер и необходимую дата сопутствующей накладной. После чего будет выставлен счет фактура на транспортные расходы по обратной транспортировке продукции.

Также стоит отметить, что:

• Указанный товарный раздел, заполняется учитывая данные по накладным, где указаны бракованные партии товара, которые уже внесены в учет покупателя.
  (Таким образом накладная должна позволить составить процентное соотношение ранее поставленной продукции и той, которая будет возвращена. Все ед. изм. и цена по продукции должны быть идентичны, что в накладной. Так как продукция вернется на тех же условиях, что и был отправлен покупателю).
• После чего представитель компани и гл. бухгалтер проверяют отгрузку. Фиксируя соответствие подписями. Также есть необходимость зафиксировать процесс получения продукции, представителями транспортной организации.

Формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12

Как токового одного образца накладной на возвращение товаров и продукции не предусмотрено. И только от того. Принята ли продукция и товар ненадлежащего вида, качества на учет или же брак был выявлен на момент приемки партии товаров применяться различные бланки. А именно:

• ТОРГ-12;
• ТОРГ-2 (заполняется на отечественные товары) или ТОРГ-3 (заполняется на импотрные товары).

В решении, когда продукция или доставленный товар уже принят на учет компании заказчика или покупателя и несоответствие обнаружили в процессе детального обследования документации или же обследования отдельно взятой партии. То будет оформлен бланк в соответствии с ТОРГ-12.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12) бланк

В противном случае, когда выявленное нарушение качества или же количества поставляемой продукции было во время самой приемки. То не будет необходимости в оформлении бланка по форме ТОРГ-12 и он не составляется. Потребуется написать акт об выявленном и установленном расхождении по ненадлежащему количеству и качеству.

Тогда при приемке всех доставляемых товаров и изделий будет нужна накладная по форме ТОРГ-2. Она применяется для отечественных товаров и продукции. В случае с использованием импортируемых видов изделий и товаров применяют или ТОРГ-3. При этом всем приемщик должен будет выполнить отметки в накладной, выставленной от поставщика.

В процессе заполнения данных актов важно точно указать все критерии и количество повреждений или имеющихся недостач.

Читайте также: на каких документах можно ставить подпись факсимиле, а на каких нельзя?

Новые штрафы и санкции по НДФЛ: узнать больше

Как открыть расчетный счет в банке для ООО: http://boss-consult.ru/ipooo/open/kak-otkryt-raschetnyi-schet-v-banke.html

Форма возвратной накладной: скачать бланки и образцы

Накладная ТОРГ-2: скачать бесплатно

Накладная ТОРГ-12: скачать бесплатно

Предложенный бланк позволяет зафиксировать необходимые параметры по возвращаемому товару или продукции. Также зафиксировать параметры товара. Давая возможности избежать неурядиц в судебном разбирательстве. При этом
Такие пункты, как:

• «грузоотправитель»;
• «грузополучатель»;
• «поставщик»;
• «плательщик»

Позволят выявить всю последовательность доставки товаров. Давая возможности выявить виновного в некачественной поставке или случаи повреждения в момент транспортировки или погрузки продукции.

Пункт «Основание», позволит понять причину возврата товаров и продукции и обратной отгрузки, с указание дополнительно документации и номенклатуры всей партии или отдельно взятой продукции. При этом есть отдельно взятая таблиц, где будет указано: количество изделий, единицы измерения, стоимость и все расходы по транспортировке.

К данной форме прикрепляться дополнительно ксерокопии накладных и сертификаты качеств, если такие имеются на выбранную партию или отдельно взятую продукцию. Давая возможности сверить причины и варианты несоответствия, указанные в пункте «Основание».

Смотрите видео, как создать возвратную накладную:

Как поставщику избежать судебных тяжб с покупателем

Судебные споры по договорам поставки между поставщиками и покупателями составляют немалую часть работы судов. На что важно обратить внимание поставщику, чтобы потом не увязнуть в тяжбах?

Правильно доказать факт поставки. В делах о взыскании долга за поставленный товар главное, что обязан доказать продавец, – факт отгрузки товара покупателю. Важно правильно оформлять товарораспорядительные документы и проверять наличие у представителей покупателя полномочий на их подписание. Часты случаи, когда по каким-то причинам договор поставки остается не подписанным сторонами. Либо имеет место разовая поставка, для которой заключать договор не имеет смысла.

Документами, подтверждающими факт поставки в данных ситуациях, являются лишь товарные накладные, которые со стороны покупателя обычно подписывают его представители. Часто это водители, работники склада или другие сотрудники. Из-за отсутствия единого договора поставки каждая товарная накладная считается документом, подтверждающим разовую сделку купли-продажи. В связи с этим с особым вниманием нужно отнестись к полномочиям указанных лиц. Если отсутствует документальное подтверждение полномочий работников на подписание товарных накладных (например, доверенность), они не вправе принимать товар и расписываться в документах. При возникновении спора о взыскании долга за поставленный товар суд может указать, что поскольку у сотрудников не было надлежаще оформленных полномочий, то они не имели права подписывать товарные накладные от лица покупателя. Поэтому если последний впоследствии не одобрил действия своих работников, то он не считается получившим товар и имеет право за него не платить.

Часто бывает, что на накладных имеются подписи уполномоченных лиц и печать организации-покупателя, но покупатель в суде заявляет, что они сфальсифицированы. Это происходит потому, что за уполномоченных в документах расписываются другие работники. Например, доверенность выдана на сотрудника склада, а он заболел, поэтому за него документы подписал другой человек, а вы это не проверили. Если почерковедческая экспертиза подтвердит, что подписи на документах проставлены не уполномоченными лицами, то суд не признает факт получения товара покупателем. А значит, может отказать во взыскании долга.

Поэтому поставщику следует заранее согласовать с покупателем, чтобы его сотрудники предоставляли правильно оформленные доверенности на право подписания накладных и приемку товара. Поставщику желательно иметь у себя копии этих документов.

Заранее договориться о валютных курсах. Нередко при заключении договора поставки бизнесмены нечетко фиксируют цену и порядок оплаты товара, особенно когда цена за единицу товара фиксируется в валюте. Тогда по общему правилу товар оплачивается в рублях по курсу Центробанка на день платежа. Но договор может иметь различные особенности: отсрочку оплаты товара, зависимость времени оплаты от приемки товара покупателем, определенное значение курса валют и т. п. Если порядок определения курса не урегулирован, между сторонами договора может возникнуть спор. Эта проблема особенно актуальна сейчас, в условиях волатильности рубля. Вот пример: поставщик автокомпонентов обратился с иском к крупному автозаводу о взыскании долга за поставленный товар. При этом, по мнению поставщика, цена товара согласовывалась в валюте, но должна была оплачиваться в рублях по курсу на день платежа. Автозавод же трактовал договор по-своему: он рассчитывал оплачивать товар в рублях по курсу, зафиксированному по каждой отдельной партии в выставляемых поставщиком счетах. Из-за подорожания валюты автозаводу пришлось сильно переплатить за товар. Суд встал на сторону поставщика.

Не брать на себя излишнюю ответственность за качество товара. Если у покупателя возникли претензии к качеству, он может потребовать снизить цены, безвозмездно устранить недостатки, компенсировать затраты на их устранение либо вообще заявить о расторжении договора и потребовать возврата денег. Поэтому продавцу следует обратить внимание на положения договора, касающиеся проверки комплектации и качества товара. На практике недобросовестные покупатели часто пытаются расторгнуть договор даже при незначительных недостатках товара.

В договоре желательно указать, что проверка качества производится при приемке товара (при передаче товара покупателю). В договор стоит включить положения, что продавец освобождается от ответственности за любые недостатки товара, выявленные после приемки. Если на товар установлен гарантийный срок, то следует четко указать в договоре начало его отсчета, например с момента подписания сторонами товарной накладной или акта приема-передачи товара. Вот пример: приобретатель трактора предъявил претензии поставщику по качеству трактора значительно позже окончания гарантийного срока (по договору – один год). Покупатель утверждал, что в договоре начало гарантийного срока не было указано, а техникой он почти не пользовался. Продавцу не удалось доказать в суде, что трактор стал эксплуатироваться покупателем сразу после его передачи и что гарантию следовало считать с этого момента. Пришлось заключать мировое соглашение и возвращать часть стоимости трактора.

Определитесь заранее, где будете судиться. Закон дает возможность сторонам договора определить конкретный суд или регион, в котором будет рассматриваться дело при возникновении спора. В общем порядке все споры по договору проводятся по месту нахождения покупателя, ответчика по делу. Если суд находится в другом регионе, это сделает для поставщика судебный процесс накладным. Поэтому продавцу следует при заключении договора поставки указать то место, которое удобно ему, – например, «по месту нахождения истца».

Автор – старший партнер адвокатского бюро «Юрлов и партнеры»

Что такое счет-фактура? Руководство, примеры и что включить

Счета-фактуры иногда путают с заказами на поставку, но эти документы служат для разных целей.

Как правило, продавцы выставляют счета, а покупатели оформляют заказы на покупку (ЗП). Заказ на покупку — это договор купли-продажи между покупателем и продавцом.

Например, местная кофейня хочет купить пять ящиков эспрессо у своего любимого дистрибьютора. Владелец кофейни может подписать заказ на покупку при покупке продукта.Дистрибьютор выставит счет при получении кофе.

3. Предложите варианты онлайн-оплаты

Чтобы упростить процесс выставления счетов, упростите процесс оплаты. Предоставьте клиентам простой способ оплаты вашего счета, чтобы стимулировать своевременные платежи и улучшить их взаимодействие с вашей компанией. Используя QuickBooks, вы можете создавать электронные счета и принимать платежи из одного места, улучшая общую транзакцию для вашей команды и ваших клиентов.

Когда следует выставлять счета?

Создайте и отправьте счет, как только вы выполните заказ или услугу.Неспособность быстро выставить счета клиентам может привести к задержкам платежей, а своевременное выставление счетов может помочь вам улучшить денежный поток. Использование таких показателей, как количество дней невыплаты (DSO) и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, может помочь вам отслеживать скорость платежей и эффективность вашей дебиторской задолженности.

Как долго вы должны дать кому-то оплатить счет?

Определите четкие условия оплаты, определяющие, как долго клиенты должны оплачивать свои счета в процессе продажи. Чистые 30 или 30 дней — это обычное время, которое отводится на оплату счетов, но выбирайте условия оплаты, которые имеют смысл для вашего бизнеса, вашего клиента и транзакции.Варианты варьируются от требования предоплаты до условий чистых 90, которые дают клиентам 90 дней на оплату неоплаченных счетов. Стоимость и сложность проекта могут повлиять на выбранные вами условия оплаты.

Счета-фактуры являются юридическими документами?

Нет, счета-фактуры сами по себе не являются юридически обязательными документами. Счета-фактуры не содержат доказательств того, что компания и ее клиент согласовали условия оплаты, указанные в счете-фактуре. Чтобы снизить вероятность оспаривания счета-фактуры, предприятия могут заключать контракты, в которых излагаются детали транзакции.Контракты, подписанные обеими сторонами, могут выступать в качестве юридических документов, уменьшать вероятность недопонимания относительно транзакций и могут помочь ускорить процесс оплаты.

Что происходит, когда покупатель отказывается оплачивать счет?

Иногда клиенты могут не согласиться с выставленным им счетом. Когда это произойдет, вам нужно будет начать процесс разрешения спора по счету. Это начинается с разговора между вами и клиентом, чтобы определить, с какими элементами счета-фактуры клиент не согласен.Некоторые споры можно разрешить путем обсуждения, но вам может потребоваться перейти к возбуждению судебного иска для сбора платежей, если вы и ваш клиент не можете прийти к соглашению по оспариваемым элементам счета.

В других случаях у клиентов может не быть проблем со счетом, а скорее всего, они просто не оплатили счет в соответствии с согласованными условиями оплаты. В этой ситуации как можно скорее свяжитесь со своим клиентом по поводу неоплаченного счета. Если ваши попытки получить платеж не увенчались успехом, у вас есть несколько вариантов, например факторинг счетов или обращение в суд.Уведомление клиентов о том, что вы предлагаете скидки за досрочные платежи или взимаете штрафы за просроченные счета, может побудить их совершать своевременные платежи.

Использование бухгалтерского программного обеспечения для автоматизации выставления счетов и приема платежей

QuickBooks Payments позволяет легко создавать профессиональные счета и принимать платежи в одном месте, улучшая общий процесс транзакций для вашей команды и ваших клиентов.

С помощью функций выставления счетов QuickBooks Payments вы можете принимать платежи, отправлять индивидуальные счета и пользоваться преимуществами автоматического сопоставления, чтобы упростить бухгалтерский учет.Финансовая отчетность обновляется в режиме реального времени, немедленно отражая изменения в вашей дебиторской задолженности и остатках на банковских счетах.

учетной политики по выставлению счетов за еще не поставленные товары | Small Business

Автор: Fraser Sherman Обновлено 25 сентября 2020 г.

С кассовым учетом бухгалтерский учет прост: вы не регистрируете никаких транзакций до тех пор, пока деньги не переходят из рук в руки. При использовании метода начисления вы регистрируете транзакции, как только вы зарабатываете деньги или получаете задолженность.Если счет приходит до или после товаров, за которые вы заплатили, для правильной записи транзакции требуется несколько дополнительных шагов по учету.

Наконечник

Если вы вносите предоплату по счету до получения соответствующих товаров или услуг, вы кредитуетесь наличными и дебетует счет предоплаченных расходов, например, предоплаченных расходных материалов, предоплаченных запасов или предоплаченных услуг. Когда вы получаете все, за что вы заплатили, вы кредитуете предоплаченные расходы и дебетовые расходы на инвентарь или аналогичный счет.

Счет-фактура не получена

Вести учет было бы просто, если бы покупатели просто посетили поставщика, заплатили за то, что им было нужно, и ушли с товарами, но часто это происходит не так.Вместо этого заказ, доставка, выставление счетов и оплата происходят на разных этапах процесса. Чтобы запутать вас еще больше, ваша система управления запасами обрабатывает поставки товаров иначе, чем ваша бухгалтерская система.

Например, в системе управления закупками сказано: предположим, вы получили отгрузку товарно-материальных ценностей, но счет-фактура еще не получен. Если вы используете систему постоянного учета запасов, при которой вы постоянно обновляете свои складские записи, вы сразу фиксируете отгрузку; при периодической инвентаризации вы регистрируете ее в конце отчетного периода.В любом случае вы не регистрируете покупку как кредиторскую задолженность, пока не получите товарный счет.

Предположим, вы заказали запасов на 2 000 долларов США. Пока счет не получен, вы записываете $ 2 000 в счет GRNI — товары получены, но не выставлены счета-фактуры, а также в запасах. После того как поставщик отправляет товарный счет-фактуру, вы уменьшаете GRNI на 2 000 долларов и записываете 2 000 долларов в счет кредиторской задолженности.

Отслеживание GRNI

По мере роста вашего бизнеса поставки GRNI могут стать более распространенными.В вашей учетной записи GRNI могут быть сотни записей, связанных с несколькими покупками, несколькими товарами и несколькими поставщиками. Их отслеживание и обновление при получении счетов требует все больше времени и усилий, и их легко потерять. Задержки поставщиков, ошибки в счетах и ​​мошенничество могут усугубить ситуацию.

Программное обеспечение может помочь в этом. Автоматизированный процесс может принимать счета-фактуры, сопоставлять их с заказами на покупку и вносить необходимые корректировки бухгалтерского учета, не упуская данных, которые может пропустить человеческий глаз.Это дает дополнительное преимущество в том, что ваши книги всегда обновляются без задержек по времени. Это может упростить выявление поставщиков, которые работают медленно или своевременно, и решить, какие из них заслуживают большей части вашего бизнеса.

Товар не получен

Иногда бывает наоборот. Вы получаете счет-фактуру, возможно, оплатите его, но у вас еще нет товара. В «Бухгалтерии» говорится, что это происходит, например, при предоплате заказываемых товаров. Предоплата может быть вызвана тем, что вы используете кассовый учет и хотите зарегистрировать расходы раньше, или потому, что предоплата дает вам предпочтительный режим.Это также происходит, если продавец по какой-либо причине не предоставит вам кредит.

Учет запасов, оплаченных, но не полученных, или предварительно оплаченных товаров или предварительно оплаченных услуг, рассматривает товары или услуги, которые другая сторона должна вам, как актив. Если вы оплачиваете запасы 1,200 заранее, вы кредиту 1,200 долларов наличными и дебетует счет актива предоплаченных расходов на сумму 1,200 долларов . Когда вы получаете товарно-материальные запасы или другие товары, вы кредитуете предоплаченные расходы и списываете расходы на запасы.

Со службами все немного сложнее, потому что процесс затягивается. Например, если вы платите за годовое интернет-обслуживание или страховку авансом, то вы ежемесячно списываете предоплаченные расходы в размере одной двенадцатой суммы платежа. Например, если вы заплатили $ 24 000 за годовое техническое обслуживание, вы должны списывать $ 2 000 из предоплаченных расходов каждый месяц и кредитовать счет расходов на обслуживание на ту же сумму.

На практике, выполнение этого с каждым предоплаченным расходом и покупкой может затруднить ведение бухгалтерского учета из-за отслеживания слишком большого количества предоплаченных товаров, особенно услуг.Чтобы этого избежать, установите минимальный порог для ввода позиции в счет предоплаты. Если порог составляет, скажем, $ 500 и вы вносите предоплату на сумму $ 400 канцелярских принадлежностей, просто рассматривайте $ 400 как обычные расходы.

Когда вы работаете за наличные

Если вы используете кассовый учет, как это делают многие малые предприятия, нет такой вещи, как счет предоплаты, говорит Фундера. Предположим, вы оплачиваете товарный счет $ 1,400 сегодня, но не получите товар в течение двух недель.Вместо того, чтобы беспокоиться о предоплаченных расходах, вы просто регистрируете 1,400 за обычную покупку. Если вы заплатили сегодня за шесть месяцев услуг из $ 300 , вы бы записали расходы сегодня и не корректировали бы счет позже.

Это упрощает бухгалтерский учет, но также искажает внешний вид ваших финансов. Предположим, вы платите $ 3 600 в этом месяце за годовые услуги. Это очень большие расходы на обслуживание в этом месяце, за которыми последовали 11 месяцев нулевых расходов.Метод начисления, показывающий расходы в размере $ 300 в месяц, дает более реалистичную картину.

Когда вы продавец

Если вы продавец, учет оплаченных, но не полученных запасов работает в обратном порядке. Причитающиеся покупателю товарно-материальные запасы или услуги учитываются как пассив, а не как актив. Продавцы обычно не вносят много предоплат, поэтому отследить платежи и скорректировать счета несложно.

Если, скажем, вы получаете платеж в размере $ 1 500 за товары, которые должны быть отгружены, вы записываете кредит на счет обязательств по предоплате и дебетование наличными.При отгрузке товаров вы списываете предоплату и зачисляете на счет доходов. Если вы продаете услуги заранее, вы должны корректировать счета для каждого месяца услуг, как это делает покупатель.

Требование предоплаты наличными

Jobber Academy заявляет, что преимущества привлечения клиентов к предоплате заключаются в том, чтобы не беспокоиться о невыплате и своевременно получать платеж. Если у вас небольшой бизнес с ограниченным денежным потоком, это определенные плюсы. Есть и другие обстоятельства, при которых это хорошая идея:

• Вам придется выложить серьезное количество сырья, и вам нужен залог.Кровельщики часто просят залог, например, для покрытия черепицы и гвоздей.
• Это большая работа, и вы действительно не можете позволить клиенту отступить. Депозит гарантирует покупателю бай-ин.
• Из прошлого опыта вы знаете, что этот клиент платит поздно.
• Ваш бизнес новый, и вам нужен денежный поток.

Обратной стороной является то, что если вы отправите товарный счет до продажи товара или услуги, это может испортить отношения с вашими клиентами, особенно если они недовольны вашей работой.Всегда заранее четко указывайте условия сделки. Свяжитесь с ними после доставки, чтобы узнать, довольны ли они. Предложите скидку на предоплату, если можете себе это позволить. Вы хотите, чтобы ваш клиент был полностью доволен.

Что такое счет за доставку? Коносамент для малого бизнеса

4 мин. Читать

1. Ступица
2. Выставление счетов
3. Что такое счет за доставку? Коносамент для малого бизнеса

Счет-фактура отгрузки — это бухгалтерский документ, используемый предприятиями для регистрации продуктов, отгруженных продавцом покупателю.Счет-фактура отгрузки, также называемая коносаментом, является юридическим документом, который требуется каждый раз, когда компания отправляет грузовую партию товаров. Как и в случае с другими типами счетов-фактур, счета-фактуры отгрузки служат в качестве квитанции для грузовых перевозок. Они похожи на коммерческие счета-фактуры, которые также используются для доставки товаров через международные границы.

Эти разделы помогут вам лучше понять, что такое накладная на отгрузку и когда ее использовать:

Что такое коносамент?

Что должно быть включено в коносамент?

Пример накладной на отгрузку

Что такое коносамент?

Коносамент — это юридический документ, в котором излагаются детали грузовой перевозки, включая тип перевозимых товаров, количество товаров, общую стоимость и конечный пункт назначения перевозки.Поскольку это юридический документ, коносамент также служит обязательным договором между грузовым перевозчиком и грузоотправителем.

Коносамент действует как транспортная квитанция, когда товары прибывают в предполагаемое место назначения. Счет-фактура должна быть отправлена ​​вместе с проданными товарами и должна быть подписана отправителем и лицом, получающим посылку. Термин коносамент чаще всего используется в отношении международной торговли. Слово коносамент относится к процессу загрузки судна грузом.

Что должно быть включено в коносамент?

Каждый коносамент должен содержать конкретную информацию. Коносамент содержит документацию по отгружаемым товарам, их количеству, стоимости груза и конечному пункту назначения груза. Вот все, что вам нужно включить в коносамент для международной доставки:

1. Контактная информация грузоотправителя

Сначала в коносаменте вам необходимо четко указать контактную информацию грузоотправителя, включая полную имя и юридический адрес.

2. Контактная информация получателя

В коносаменте также должны быть четко указаны контактные данные получателя или получателя с указанием полного имени и почтового адреса.

3. Номера заказов на закупку или ссылочные номера

Номер заказа на закупку и любой другой ссылочный номер необходимы для целей ведения учета. Они также могут быть использованы для выдачи посылки для доставки или получения.

4. Инструкции и примечания

В коносаменте есть раздел, который оставляет место для специальных инструкций и примечаний для перевозчика относительно конкретной перевозки.

5. Дата получения

В коносаменте должна быть указана дата получения груза перевозчиком. Дата получения часто используется для отслеживания груза, а также полезна при сверке счетов-фактур на доставку.

6. Описание товаров

Ваш коносамент должен включать полное описание отправляемых предметов, включая количество предметов, размеры и вес каждого продукта, а также детали отправленных материалов.

7. Тип упаковки

В коносаменте также должен быть указан тип упаковки, используемой для перевозки, например, картонные коробки, ящики, бочки или поддоны.

8. Класс груза

Существует 18 различных классов грузовых перевозок. Различные классификации основаны на таких факторах, как размер, вес, простота обращения, стоимость и ответственность. Вы всегда должны указывать класс перевозки вашего груза.

9. Любые особые обозначения

Иногда посылка может быть помечена специальным обозначением в зависимости от ее содержимого. Например, опасные материалы должны быть обозначены как таковые, потому что к перевозке опасных грузов применяются особые правила и нормы.

Пример счета-фактуры отгрузки

Счета-фактуры отгрузки содержат более подробную информацию, чем большинство счетов-фактур, генерируемых предприятиями. Они включают подробную информацию о размере, весе, упаковке и содержимом посылки. Этот образец накладной, подготовленный UPS, поможет вам лучше понять всю информацию, которая должна быть включена при международной отправке товаров:

СВЯЗАННЫЕ СТАТЬИ

Как составить счет-фактуру и быстрее получать оплату за проданные товары

5 мин.Читать

1. Ступица
2. Выставление счетов
3. Как составить счет-фактуру и быстрее получать оплату за проданные товары

Малым предприятиям необходимо составлять точные счета-фактуры, чтобы выставлять их клиентам каждый раз, когда они совершают продажу. Владельцы бизнеса могут выставлять простые счета-фактуры, которые покрывают все детали продажи, чтобы запросить оплату за проданные товары. Чтобы составить профессиональный счет, вы должны включить краткое описание каждого проданного товара, стоимость каждого товара, общую сумму к оплате и срок оплаты.Независимо от того, продаете ли вы товары в обычном магазине или занимаетесь электронной коммерцией, правильное выставление счетов клиентам поможет вам быстрее получать деньги за свои продажи.

Эти темы научат вас, как составлять счета-фактуры, чтобы получать оплату за ваши товары и услуги:

Как сделать счет-фактуру продажи

Какова цель счета-фактуры продажи?

Пример счета-фактуры

Шаблон счета-фактуры

Как составить счет-фактуру продажи

Малые предприятия создают счета-фактуры продаж, чтобы взимать с клиентов плату за проданные товары и предоставлять подробную запись транзакции.Чтобы выставить счет-фактуру и получить оплату за свои продукты, следуйте этому простому руководству:

Добавьте логотип вашей компании

Создайте заголовок для своего счета и добавьте логотип своей компании в самом верху документа.

Включите контактную информацию

Также в заголовке добавьте контактные данные своей компании, включая название вашей компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Включите контактную информацию клиента

Затем введите контактную информацию вашего клиента.Укажите их полное имя, адрес доставки, номер телефона и адрес электронной почты.

Добавьте дату

Добавьте дату вверху счета-фактуры. В зависимости от используемого вами метода финансового учета это может быть дата продажи или дата отправки груза.

Создание подробного списка проданных товаров

В основной раздел вашего счета-фактуры включите подробный список всех товаров, включенных в покупку. Список товаров должен содержать следующие сведения:

• Краткое описание каждого проданного товара
• Количество каждого проданного товара
• Стоимость единицы каждого проданного товара
• Промежуточный итог для каждого товара

Самый простой способ отобразить все эти детали в удобоваримом формате — создать таблицу с отдельными столбцами для каждой части информации.

Добавьте общую стоимость

В конце счета укажите общую сумму, причитающуюся за продажу, включая все применимые налоги. Убедитесь, что причитающийся остаток — это самая заметная информация на странице, используя крупный жирный шрифт или шрифт другого цвета.

Добавьте дату платежа

Включите крайний срок платежа в ваш счет-фактуру, указав точную дату платежа. Как и в случае с общей стоимостью, вы хотите, чтобы эта информация была сразу же заметна на странице, чтобы клиенты отмечали крайний срок.

Включить условия оплаты

Добавьте подробные сведения об условиях оплаты в нижнюю часть счета. Это включает в себя способы оплаты, которые вы принимаете, например чек, кредитную карту или онлайн-платежи. Если вы планируете взимать плату за просрочку платежа по просроченным счетам, включите подробную информацию о политике оплаты за просрочку платежа как часть условий оплаты.

Какова цель счета-фактуры продажи?

Основная цель счета-фактуры продажи — запросить у клиента оплату за проданные товары и предоставить запись бизнес-операции.Однако счета-фактуры могут помочь вашему малому бизнесу и другими способами, в том числе:

Бухгалтерия

Счета-фактуры продаж служат в качестве записи продажи. Они важны для бухгалтерского учета, поскольку предоставляют подробный отчет о доходах, поступающих в ваш бизнес. Счета-фактуры могут помочь предприятиям отслеживать свои общие продажи, рассчитывать средние продажи на одного покупателя и определять наиболее популярные способы оплаты. Вся эта информация важна для бухгалтерского учета малого бизнеса компании.

Правовая защита

В ваших счетах-фактурах содержится важная документация, которая может защитить ваш бизнес в случае поддельного судебного процесса. В ваших счетах указываются проданные вами продукты и время продажи. Без счета у вас может не быть доказательств того, что была совершена продажа или цены. Хотя счет-фактура не является юридическим документом в отличие от бизнес-контракта, он по-прежнему является важным документом, подтверждающим ваши продажи.

Налоговая отчетность

Малым предприятиям необходимо хранить все свои счета-фактуры для целей налогообложения.Ваши счета содержат полную информацию о доходах, которые ваша компания получает от продаж. IRS рекомендует хранить определенные подтверждающие деловые документы, чтобы иметь доказательства финансовых операций вашего бизнеса, если вы пройдете аудит, включая все ваши счета-фактуры. Счета-фактуры также могут помочь вам быстрее подавать налоговые декларации, облегчая бремя налогового сезона.

Business Planning

Счета-фактуры продаж предоставляют ценную информацию о производительности и росте бизнеса, что может помочь владельцам бизнеса создавать полезные планы и прогнозы на будущее.Анализируя счета за длительный период времени, вы можете определить свои самые и наименее популярные продукты, определить время пиковых продаж и распознать тенденции доходов. Вся эта информация может помочь вам сделать ваш бизнес более эффективным и увеличить ваши доходы в будущем.

Пример счета-фактуры

В этом образце счета-фактуры продажи от FreshBooks показаны все детали, которые вы должны включить в свои счета-фактуры, включая подробный список проданных товаров и общую сумму, причитающуюся по счету, выделенные жирным шрифтом.

Шаблон счета продажи

Если вы предпочитаете использовать существующий дизайн счета продажи, а не создавать свой собственный с нуля, вы можете загрузить и настроить шаблоны счетов онлайн. Загрузите бесплатный шаблон счета-фактуры из FreshBooks, отредактируйте его в соответствии с потребностями вашего бизнеса и отправьте заполненный счет-фактуру своему клиенту, чтобы запросить оплату за ваши продукты.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Что такое коммерческий счет-фактура?

Что такое коммерческий счет-фактура?

Коммерческий счет-фактура, один из наиболее важных документов в международной торговле, представляет собой договор и документ, подтверждающий продажу, который продавец выставляет покупателю.Этот документ описывает продаваемые товары и детализирует цену, стоимость и количество товаров. В коммерческом счете-фактуре не указывается право собственности на товары и не указывается право собственности на них, как в коносаменте. Однако для таможенного оформления требуется коммерческий счет.

Для чего используется коммерческий счет-фактура?

Разбивка затрат в коммерческом счете-фактуре используется таможней для расчета и оценки пошлин и налогов, подлежащих уплате за отгрузку. Он также может использоваться или требоваться для платежей, например, в случае, когда покупатель платит через аккредитив.В этой ситуации покупателю может потребоваться представить коммерческий счет группе, чтобы средства были переведены продавцу.

Информация о транзакции

• Номер счета-фактуры
• Данные счета-фактуры
• Номер заказа
• Общая сумма продажи
• Валюта
• Инструкции по оплате

Адрес экспортера и импортера

Информация о доставке

• Номер коносамента
• Экспедитор
• Код Гармонизированной системы (HS)
• Описание товаров (количество упаковок, единиц, вес)
• Инкотермс
• Происхождение товаров
• Страхование
• Дата вывоза, вид транспорта и конечный пункт назначения
• Судно подпись пер

При создании коммерческого счета-фактуры важно включить разбивку транспортных расходов и услуг, которые покупатель оплачивает продавцу.Это связано с тем, что Соединенные Штаты не облагают пошлиной транспортные расходы, поэтому четкое указание различий между этими видами затрат поможет импортерам не брать на себя ненужные таможенные пошлины.

Что произойдет, если у меня нет коммерческого счета-фактуры или я не могу его точно заполнить?

Полный и точный коммерческий счет на самом деле является требованием закона. Невыполнение этого требования может привести к длительным задержкам на таможне и потенциальным сборам. Кроме того, дезинформация в таможенном счете-фактуре может привести к недоплате пошлин и налогов, что, в свою очередь, может привести к юридическим последствиям.

Есть еще вопросы о таможенных счетах? Поговорите со специалистом.

Счет-фактура и квитанция: в чем разница?

Документирование каждой транзакции имеет решающее значение для владельцев малого бизнеса и предпринимателей. Без учета покупок, возвратов или обменов невозможно поддерживать свои финансы в порядке, заботиться о налогах вашего бизнеса или контролировать деятельность вашей компании. Не менее важно, чтобы у ваших клиентов была документация по транзакции, для их собственных финансовых отчетов, а также на тот случай, если у них возникнут проблемы с их заказом.

Как владелец бизнеса, вам необходимо определить, какой метод ведения документации лучше всего подходит для вашей организации. Большинство компаний используют комбинацию квитанций и счетов для регистрации транзакций для себя и своих клиентов, и, вероятно, вам придется сделать то же самое. Хотя эти два документа имеют схожие функции, они невероятно отличаются друг от друга. Чтобы ваш бизнес работал бесперебойно, важно знать, чем отличаются эти два документа, какую информацию включать в каждый из них и когда лучше выписать квитанцию ​​или счет для ваших клиентов.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это документ, отправляемый продавцом покупателю с просьбой об оплате товаров или услуг. Как и в счете, в нем указывается, какие товары или услуги были предоставлены, сколько они стоят и какие формы оплаты принимает продавец. Счета-фактуры обычно выставляются покупателю после того, как он получил свои товары или услуги, но до получения оплаты. По этой причине они особенно распространены среди компаний, которые продают в больших количествах, таких как производители или оптовые торговцы, и среди внештатных сотрудников, которые предоставляют услуги, а не товаров, например писателей или графических дизайнеров.Однако любой бизнес, независимо от того, что он продает, может использовать счета-фактуры, когда им нужно выставить счета клиентам после продажи.

Обычно счета распечатываются и отправляются клиенту по почте или факсу, но они также могут быть отправлены в электронном виде. Электронные счета (также называемые электронными счетами) почти наверняка являются лучшим вариантом для предприятий электронной коммерции, поскольку практически весь ваш бизнес уже ведется в Интернете. Эффективная онлайн-платформа управления счетами может упростить и ускорить весь процесс выставления счетов как для электронной коммерции, так и для традиционных предприятий.В письменном или электронном виде вы должны внимательно следить за своими счетами, поскольку они помогают гарантировать своевременную и правильную оплату ваших услуг.

Как выписать счет

На самом деле написать счет-фактуру довольно просто, но есть несколько важных элементов, которые вы должны включать в каждый создаваемый счет-фактуру. Эти элементы — одно из самых больших различий между счетом-фактурой и квитанцией; счета-фактуры обычно содержат больше информации о транзакции и ее условиях, чем квитанция.Эти предметы включают:

• Название вашей компании, логотип и контактная информация;
• Имя и контактная информация клиента;
• Уникальный номер счета-фактуры;
• Дата создания счета-фактуры;
• Дата платежа и любые другие условия платежа;
• Все допустимые формы оплаты;
• Подробное описание всех приобретаемых товаров и услуг, включая цену и количество;
• Общая сумма задолженности, включая все налоги и сборы.

Поскольку в счетах запрашивается оплата, а также регистрируется транзакция, вся эта информация необходима для того, чтобы клиенты точно знали, за что они платят и каковы ваши ожидания в отношении компенсации.

Что такое квитанция?

Хотя счет-фактура является запросом на оплату, квитанция является доказательством платежа. Это документ, подтверждающий, что клиент получил товары или услуги, за которые он заплатил бизнесу, или, наоборот, что бизнес получил надлежащую компенсацию за товары или услуги, которые они продали клиенту.Хотя юридически компании не обязаны предоставлять квитанции для всех транзакций, квитанции практически всегда выдаются покупателям после совершения покупки, что делает их обычными как для традиционных предприятий, так и для предприятий электронной коммерции.

Квитанции могут быть переданы покупателю физически или в электронном виде. На обычных предприятиях их обычно распечатывают или пишут на месте, хотя некоторые также предлагают электронные квитанции, отправленные по электронной почте. Многие предприятия электронной коммерции отправляют квитанции по электронной почте сразу после того, как покупатель совершает покупку, хотя некоторые могут физически отправить их по почте при отправке продуктов на доставку.Почти 70% американцев предпочитают бумажные квитанции, поэтому даже предприятиям, работающим исключительно в Интернете, следует рассмотреть возможность их отправки при доставке товаров.

Независимо от того, как вы их распределяете, квитанции являются важным документом, подтверждающим покупку, как для клиентов, так и для предприятий. Клиенты нуждаются в квитанциях на случай, если у них возникнут проблемы с продуктом или они хотят вернуть или обменять его, и вам нужно иметь возможность проверить правильность претензий клиента. Отслеживание заказов и квитанций клиентов может быть затруднительным, особенно если клиент действительно хочет что-то вернуть или обменять; Качественная система управления заказами может значительно упростить отслеживание заказов, отправку точных квитанций и помочь клиентам, которым требуется помощь после транзакции.

Как написать квитанцию ​​

Создание квитанции даже проще, чем создание счета-фактуры, поскольку они гораздо менее детализированы. Однако они по-прежнему содержат важную информацию о транзакции. Для них не требуется уникальный идентификационный номер или информация о клиенте, но в каждой квитанции, которую вы выпускаете, необходимо указать:

• Название вашей компании, логотип и контактная информация;
• Дата продажи;
• Подробный перечень проданных товаров и услуг;
• Цена каждого проданного товара и услуги;
• Любые скидки или купоны;
• Общая уплаченная сумма, включая все налоги и сборы с продаж.

Некоторые квитанции могут также включать в себя способ оплаты, условия продажи или политику возврата вашей организации, так как эта информация может быть полезна для клиентов, если они хотят сделать возврат или обмен. Ошибки в заказе и возврат имеют огромное влияние на ваших клиентов и их опыт работы с вашим бизнесом; Предоставление как можно большего количества деталей может значительно упростить вам обоим решение любых проблем, которые могут возникнуть.

В зависимости от того, что вы продаете и как работает ваш бизнес, вы можете использовать счета-фактуры чаще, чем квитанции, или наоборот.Скорее всего, вы будете использовать комбинацию обоих методов документирования в процессе ведения бизнеса. Понимание различий между счетами-фактурами и квитанциями позволит вам узнать, когда следует использовать один вместо другого, и вы и ваши клиенты получите необходимую документацию по транзакциям.

Разница между счетом-фактурой и квитанцией

Когда вы продаете товары или услуги, вам необходимо создать запись о транзакции. В зависимости от ситуации вы либо выставляете клиентам счет, либо квитанцию.В чем разница между счетом-фактурой и квитанцией? Разбирайтесь в различиях между счетом-фактурой и квитанцией, чтобы избежать путаницы.

Счет-фактура против квитанции

Как счета-фактуры, так и квитанции представляют собой бумажные или электронные квитанции, в которых подробно описываются операции покупки. Счета-фактуры и квитанции не взаимозаменяемы. Счет-фактура — это запрос на оплату, в то время как квитанция является доказательством оплаты. Клиенты получают счета до оплаты продукта или услуги и получают квитанции после оплаты.

Счет-фактура

Компании, которые предоставляют товары или услуги клиентам до получения оплаты, отправляют счета.Счета-фактуры — это счета, отправленные клиентам после того, как они получили товар или услугу.

Счета — это запросы на оплату. Вы можете отправлять квитанции по электронной или обычной почте. Или вы можете доставить их вручную.

Вы не будете выставлять счета каждому покупателю. Счета используются для клиентов, которые:

• Сделайте покупку с кредитом магазина
• Есть план платежей
• Выставлены просроченные счета (после получения товара или услуги, например, за коммунальные услуги)

Счет-фактура — это запись, в которой подробно описывается транзакция.Он включает в себя такую ​​информацию, как дата создания счета, условия оплаты счета и общая сумма к оплате. Кроме того, в счете-фактуре указана контактная информация продавца и покупателя, например имя, адрес и номер телефона.

Счета напоминают клиентам, что они должны деньги вашему бизнесу. Они важны для ускорения движения денежных средств, обеспечения оплаты и ведения финансовой отчетности для вашего бизнеса.

Пример счета

Вы продаете покупателю стиральную машину с сушилкой.Вы доставите стиральную машину и сушилку через две недели. Их оплата не производится до тех пор, пока они не получат стиральную машину и сушилку. Предоставьте клиенту счет-фактуру, чтобы показать, сколько он должен.

Квитанция

Квитанция служит доказательством транзакции. Вы даете клиентам квитанции после того, как они заплатили за товар или услугу.

Квитанции включают информацию о проданных товарах или услугах, такую ​​как цена, количество, скидки и налоги. Они также предоставляют информацию о способе оплаты, сумме уплаты и подробностях о продавце.

Во многих случаях покупателям требуются квитанции, если они хотят вернуть товар за покупку или обменять товар. Поскольку в квитанции указаны продукты и цены, вы можете подтвердить, что покупатель приобрел товар (-ы) у вашего предприятия. По большей части вы должны предоставлять покупателям квитанцию ​​по каждой транзакции.

Многие компании придерживаются политики возврата, согласно которой покупатели должны иметь квитанцию ​​для возврата продукта. Вы должны решить, какую политику возврата вы хотите. Вот несколько примеров политики возврата:

• Без квитанций возвратов нет
• Кредит магазина для возвратов без квитанций
• Возврат принимается без квитанций

Как владелец малого бизнеса, вам необходимо хранить копии квитанций клиентов, потому что они действуют как записи.И сохраняйте все квитанции, которые вы получаете от продавцов. Эти подтверждающие документы обеспечивают точность ваших бухгалтерских книг. И вам нужны записи, если вас проверят. Храните деловые квитанции не менее трех лет.

Пример поступления

Вы продаете одежду покупателю. Они платят вам наличными в точке продажи. Вы должны предоставить им квитанцию, так как вы совершили продажу и приняли оплату наличными. Через неделю покупатель возвращает одну из купленных рубашек. Поскольку у них есть квитанция, вы можете подтвердить покупку и обменять рубашку на наличные.

Краткое различие между счетом-фактурой и приходом

Итак, в чем основное отличие счета-фактуры от квитанции?

• Счет-фактура — это запрос на оплату. Вы выставляете счет после того, как покупатель получит свой товар или услугу.
• Квитанция является подтверждением оплаты. Вы даете квитанцию ​​после того, как покупатель оплатил товар или услугу.

Клиенты, получившие счет, также получат квитанцию ​​при оплате. Но клиенты, которые платят в точке продажи, не получат счет.

Ищете простой способ обработки счетов? Онлайн-бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет создавать и отслеживать неоплаченные счета. Таким образом, вы можете ускорить движение денежных средств в своем малом бизнесе.