Путевой лист грузового автомобиля — форма 4П для 1С
При наличии в организации собственного грузового транспорта обязательной частью деятельности является учет водителей, расхода смазочных материалов и топлива.
Эта и другие сведения заносятся в первичный отчетный документ. Она называется «Путевой лист грузового автомобиля». Форма документа содержит различные поля. Вносимая в них информация отражает вышеуказанную хозяйственную деятельность. Существует несколько видов таких документов. Далее в статье мы рассмотрим некоторые из них более подробно.
Общая информация
Путевой лист грузового автомобиля может быть одного из трех типов. Его определение зависит от ряда факторов. Так, путевой лист грузового автомобиля (форма 4 С) используется при перевозке при условии оплаты машины по сдельным расценкам в соответствии с Едиными тарифами.
Тип документа междугородний Используется при осуществлении междугородних перевозок. Путевой лист грузовика этого типа имеет красную полосу на лицевой стороне с соответствующей надписью.
Общие требования
Грузовой путевой лист, образец которого представлен ниже, является документом строгой отчетности. Производство бумаги осуществляется с полиграфической нумерацией по заказу ведомств, министерств, предприятий в количестве, необходимом для удовлетворения их потребностей.
Бланки хранятся на складе организации. При необходимости документ выдается ответственному лицу под расписку. Как правило, таким лицом является диспетчер, начальник оперативного участка, начальник гаража и т. д.
Указания по составлению
Отечественное законодательство предъявляет ряд требований к внесению сведений в путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя, некоммерческой организации, иных структур, осуществляющих перевозки.
- Печать предприятия.
- Печать организации.
- Дата выпуска.
Ввод информации
Путевой лист грузового автомобиля составляется уполномоченным лицом. Он несет ответственность за достоверность введенной информации. Обязанности по проверке сведений и контролю правильности их ввода также лежат на начальнике транспортного парка, а также на руководителе предприятия. Накладная выдается водителю только под расписку. В этом случае он должен сдать предыдущий документ.
Если работа связана с перевозкой материальных благ, водитель вместе с путевым листом получает соответствующий путевой лист. Эти два документа должны храниться вместе. Это позволяет проверить их в процессе проверки.
Выставляет счет бухгалтерской компании. Его номер и информация о массе перевозимого груза вносятся в накладную.
Отчетный документ также содержит ваучеры (2 шт.). Внесение в них информации осуществляется заказчиком. Эти отрывные талоны впоследствии передаются клиенту вместе со счетом как доказательство того, что работа выполнена.
Особенности составления документа на перевозки по повременным тарифам
Путевой лист грузового автомобиля (форма 4 П) содержит раздел «Задание водителю». В графе 16 «В распоряжении которого» (в соответствии с заявлением или в связи с разовым заказом клиента) диспетчер введите адрес и наименование предприятия, в распоряжение которого поступает транспортное средство. Строки №18 и 17 содержат информацию о планируемом времени отправления и прибытия соответственно. Колонна №19содержит присвоенное количество рабочих часов, а № 20 количество поездок.
В строке «Заказчик» указывается наименование принимающей организации, инициалы и фамилия лица, ответственного за прием и использование ТС. В графу «Время» вносятся часы и минуты прибытия и отправления автомобилей.
Столбец «Спидометр» содержит информацию о показателях счетчика на момент прихода и ухода с предприятия.
номера ТТН. В одном экземпляре накладных, прилагаемых к путевому листу, указывается их общее количество (если их больше 1). Колонка «Количество рейсов» содержит количество выполненных перевозок. Строка «Печать и подпись клиента» заполняется заказчиком. В этой колонке информация подтверждает правильность всех реквизитов. Раздел «Выполнение заданий» содержит информацию о маршрутах движения: откуда и откуда совершаются поездки. Подтверждение информации осуществляется подписью клиента.
Приложения к документу. Функции ввода данных
Отрывной талон используется как приложение к накладной. Является основанием для выставления счетов на оплату транспортных услуг. Отрывной талон заполняется заказчиком. В соответствии с отчетным документом, представленным водителем, клиент вносит в соответствующие графы свою дату выдачи и номер.
В талоне также указывается наименование организации, на подвижном составе которой осуществляется перевозка груза, госномер и марка прибывающих автомобилей и прицепов (при наличии).
Особенности программы обработки документов при перевозке по сдельным расценкам
Товарно-транспортная накладная, оформленная по данной форме, является подтверждением промышленного характера использования топлива. Этот документ служит основанием для списания ГСМ по себестоимости. Работа с этими и другими листами происходит в специальной программе 1С:Предприятие 7.7. Обработка документов осуществляется так же, как и обычных журналов.
В открытой программе есть таблица, содержащая пять закладок. В разделе «Транспортные накладные» вы можете вводить новые документы, копировать, редактировать и удалять их. При этом информация может быть отсортирована в соответствии с датой, моделью/номером машины и т.д. Вкладка «Драйверы» содержит следующие реквизиты:
- Табельный номер.
- Водитель.
- Категория правильная.
- Номер, который имеет водительское удостоверение.
Раздел «Автомобили» содержит информацию о марке автомобиля. В данной вкладке содержится информация о гаражном и госномере автомобиля, текущая норма расхода топлива на каждый бак на отработанный объем, и с учетом поправочных коэффициентов:
— если изделие оснащено газовым оборудованием;
— при работе с прицепами.
Например, для 1-го танка предлагается норма для дизелей — 1,3 л/100 ткм. Этот показатель можно корректировать относительно других видов топлива или двигателей. Внутренний журнал «Виды топлива» содержит информацию о его марке. В диалоговом окне ввода путевого листа есть кнопка «расчет».
В строках введите количество знаков округления в соответствии с нормой. Показатели могут быть представлены десятичными дробями. В связи с этой кнопкой «расчет» регулируется количество знаков после запятой в процессе автоматического расчета расхода топлива по нормам.
Раздел «Прицепы» содержит информацию о марке, состоянии и гаражном номере.
Некоторые тонкости
Индивидуальные бухгалтеры стремятся упростить процесс ведения путевых листов. В данном случае имеется в виду в основном введение информации о расходе топлива. Это связано во многих случаях с тем, что данная функция предполагает не только дополнительную ответственность, но и нагрузку на основную деятельность.
Как правило, такая ситуация характерна для небольших организаций. В соответствии с Постановлением №78 путевые листы заполняются ответственным лицом (диспетчером, начальником участка и т.п.). Это означает, что бухгалтер должен быть уполномочен соответствующим приказом руководства компании. В этом случае подготовка документации сотрудником может повлечь за собой ответственность.
Последствия отказа
Упрощенная информация может привести к ряду проблем. Наличие путевого листа обязательно для водителя, осуществляющего перевозку грузов. Помимо того, что документацию проверяют налоговики, по маршруту следования транспортного средства работают посты ГИБДД.
В соответствии с пунктом 2.1.1 ПДД водитель должен иметь при себе отчетный документ и передавать его для проверки сотрудникам ГИБДД по требованию. За отсутствие путевого листа предусмотрен штраф.
Скачать накладную ТС (форма N 4-П)
Скачать Путевой лист автомобиля — форма №3
Скачать накладную специального автомобиля форма № 3 спец
Скачать накладную легкового такси Форма № 4 С
Скачать Накладную легкового такси Форма №4 Р
Скачать Накладную легкового такси Форма №4
Скачать накладную на автобус бланк № 6
Скачать Журнал учета движения путевых листов форма № 8
Скачать форму накладной №1 Т
Грузовой путевой лист формы 4-с, 4-п, 4-м
Грузовой путевой лист является одним из тех документов, которые должны всегда находиться в автомобиле, наряду с накладной, водительским удостоверением и свидетельством о регистрации транспортного средства. На портале Vodi.su мы уже рассматривали тему путевого листа на легковой автомобиль, а в этой статье напишем о том, что такое путевой лист на грузовой автомобиль.
Целью данного документа является обоснование затрат на содержание и амортизацию автопарка организации.
Грузовики требуют больше затрат как на обслуживание, так и на заправку, в итоге все это выливается в очень большие суммы. Судите сами — самосвал МАЗ 5516 ест около 30 литров дизеля на сотню километров, ГАЗ 3307 — 16-18 литров бензина, импортные тягачи типа МАН, Мерседес, Вольво, Ивеко и другие тоже не отличаются скромными аппетитами — 30-40 литров на 100 км. Добавьте сюда стоимость ремонта, замены масла, проколотых и изношенных дорогих шин – суммы очень большие.
Путевой лист также позволяет водителю правильно рассчитать свою зарплату, размер которой может зависеть либо от пробега, либо от общего времени, проведенного за рулем.
Бланки накладных на грузовой автомобиль
Вот образцы заполнения, скачать чистые бланки Образцы доступны в самом низу страницы.
На сегодняшний день существует несколько форм листа, утвержденных в 1997 году:
- форма 4-с;
- форма 4-н;
- форма 4.
Форма 4-с применяется, если заработная плата водителя сдельная – учитывается пробег и количество рейсов, выполненных за смену.
Форма 4-н — используется для повременной оплаты труда, обычно эта форма оформляется, если нужно сделать доставку нескольким клиентам.
Если автомобиль выполняет задачи по осуществлению междугородних перевозок, то водителю оформляется форма №4 .
Существуют также специальные формы путевых листов для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Всех их мы касаться не будем, так как принцип заполнения практически одинаков, кроме того, есть приказы Госкомстата, о которых бухгалтеры, конечно же, знают.
Заполнение путевого листа на грузовой автомобиль
Лист выдается на один рабочий день, кроме случаев отправки автомобиля в длительные командировки. Номер листа и дата его заполнения заносятся в специальный журнал учета, который ведется диспетчером.
В путевой лист вносится информация о дате выезда, указывается тип задания — командировка, работа по графику, работа в выходные или праздничные дни, колонна, бригада и так далее. Затем указывается точная информация об автомобиле: регистрационный номер, марка, гаражный номер. Также есть столбец для прицепов, куда вписываются и их регистрационные номера.
Обязательно ввести данные водителя, номер и серию его водительского удостоверения. При наличии сопровождающих лиц — экспедиторов или партнеров — указываются их данные.
Перед выездом автомобиля с территории базы главный механик (или лицо, его замещающее) должен подтвердить своим автографом исправность автомобиля, а водитель ставит свою подпись, подтверждающую данный факт. С этого момента вся ответственность за автомобиль и товар ложится на него и сопровождающих лиц.
Имеется отдельная колонка для указания пробега на момент отправления с базы и обратно. Также подробно описывается движение топлива: смещение в начале смены, номера талонов на заправку или заправку в пути, смещение в конце рабочего дня.
Также указывается вид топлива — ДТ, А-80, А-92 и др.
Задание
Затруднение может вызвать графа «Задания водителю». Здесь указывается адрес заказчиков, вносятся номера накладных на сдачу товара (для формы 4-р), заказчик своей печатью и подписью отмечает, что машина действительно находилась в данный момент в таком-то месте. время. Кроме того, здесь необходимо отметить расстояние до каждого пункта назначения, тоннаж – каков вес товара, доставленного конкретному заказчику), наименование товара – продукты питания, запчасти, оборудование.
Если доставка заказа не может быть выполнена за одну поездку, в графе «количество поездок» указывается точное количество поездок.
В форме 4-р также имеются отрывные талоны, которые используются предприятием для предъявления покупателю счета за услуги по доставке товаров. Заказчик указывает здесь все данные о транспортном средстве, время доставки, время разгрузки, один экземпляр оставляет у себя, другой передает с водителем предприятию.