Как правильно организовать офисный переезд
Для многих людей офис является практически вторым домом. Здесь проходит большая часть жизни человека. При длительной работе на одном месте постепенно у каждого сотрудника накапливается внушительное количество вещей. Сюда можно отнести не только бумаги, но также и оргтехнику, канцелярские принадлежности, личное имущество, сувениры и прочие мелочи. И если компании предстоит комплексный офисный переезд, его следует организовать максимально грамотно, быстро и эффективно. Важно не просто перевезти вещи с места на место. Также следует иметь возможность всё быстро распаковать, расставить по своим местам и незамедлительно продолжить работу в штатном режиме. Каждый день, потраченный на переезд, отнимает у компании клиентов, лишает возможность выполнять заказы, а потому и сокращает доходы организации. Крайне редко офисным переездом занимаются усилиями самих сотрудников без привлечения специалистов. Но просто обратиться в мувинговую компанию мало. К решению задачи по офисному переезду следует подойти максимально грамотно и ответственно.
Порядок организации офисного переезда.Этапы подготовки и организации
Чтобы сделать всё действительно правильно и в сжатые сроки без ущерба для сотрудников компании, требуется с должным уровнем ответственности и со знанием дела начать подготовку и организовать весь процесс. Полностью положиться на специалистов не получится, поскольку целый ряд задач по объективным причинам они выполнить не могут. Весь процесс офисного переезда и грузоперевозок офисных принадлежностей можно разделить условно на несколько этапов:
Фактически сначала решаются все организационные вопросы и проводится подготовка, после чего весь офис переезжает и адаптируется на своём новом месте.
Принятие окончательного решения
Соответствующее решение принимает руководство, учитывая собственное мнение либо же прислушиваясь к мнению всех сотрудников. Прежде чем начинать перевозку вещей в новый офис, требуется подумать над рациональностью подобного шага. Здесь учитываются расходы, возможная выгода от переезда или же убытки, которые могут лишь усугубить положение дел у компании. Если предприятие расширяется, нанимает новых сотрудников и увеличивает собственные финансовые обороты, новый офис становится прямой необходимостью. Но встречаются и другие ситуации, когда нынешнее большое помещение используется недостаточно рационально и есть смысл сменить его на более скромное по площади. Когда решение о переезде офиса будет принято, следует отыскать новое помещение, после чего приступить к поискам подрядчика и организации всего процесса по смене места деятельности компании.
Выбор перевозчика
Рынок обычных грузчиков и профессиональных мувинговых компаний в настоящее время стремительно развивается и увеличивается. Всё больше компаний предлагают комплексные услуги и перевозку под ключ, что значительно упрощает жизнь клиентам. Но при этом нельзя исключать вероятность столкнуться с мошенниками, недобросовестными исполнениями или просто непрофессионалами, которые обещают одно, а на практике совершенно не дотягивают до заявленного уровня. Существует несколько основных требований, предъявляемых к компаниям-подрядчикам, которые будут заниматься вашим офисным переездом. А именно:
- опыт работы на рынке услуг;
- отзывы;
- наличие рекомендаций;
- стоимость;
- перечень предлагаемых услуг;
- гарантии и обязательства;
- доступный вид транспорта;
- упаковочные материалы;
- разборка и сборка мебели.
Здесь буквально каждая мелочь может иметь значение. Вряд ли кому-то захочется получить разбитую оргтехнику и утерянные в процессе переезда важные документы, которые никто возвращать и компенсировать не будет. Следует заранее определить хотя бы ориентировочный бюджет. Не стоит полагаться только на ценники, указанные на сайтах или в объявлениях компаний по офисным переездам. Обычно для привлечения внимания публикуются минимальные цены, а реальная стоимость перевозки в разы её превышает.
Важно отметить, что организацией офисного переезда должны заниматься несколько ответственных лиц, работающих в вашей компании. Не нужно пытаться сделать всё всей толпой, поскольку так не получится распределить обязанности. В итоге каждый будет думать, что другой заказал машину, собрал все документы или не забыл расторгнуть договор аренды со старым офисом. Руководство может взять всё в свои руки, а также назначить несколько помощников, распределив между ними соответствующими функции и обязанности.
Выбирая мувинговую компанию в процессе организации переезда офиса, обзвоните несколько заинтересовавших вас вариантов. Именно в процессе обзвона чаще всего клиент формирует итоговый бюджет. Но это распространённая ошибка, поскольку в телефонном режиме сотрудник компании по офисным переездам может лишь поверхностно оценить картину и понять объём работ. Но всё же телефонный разговор очень важен. Следует задать несколько ключевых вопросов и уточнить некоторые моменты. Со стороны клиента перевозчик должен получить следующую информацию.
- Реальный объём вещей и грузов, которые следует перевезти. Чтобы стоимость услуги офисного переезда не стала неожиданностью, важно предварительно провести ревизию. В специальном электронном документе или в блокноте записывается перечень мебели, её разновидности, количество и пр. Также обязательно уточните, какую мебель нужно разобрать, что требует особых условий для транспортировки, есть ли в наличии хрупкие предметы, бытовая техника и пр. Озвучив менеджеру мувинговой компании фронт работ, он сможет назвать максимально близкую к реальной стоимость транспортировки.
- Сроки. Если это срочный и крупный офисный переезд, цена может увеличиться по сравнению со стандартной процедурой. В мувинговых компаниях также работают люди, которым нужны выходные. Из-за этого по субботам и воскресеньям часто действуют увеличенные тарифы. Чаще всего офисные переезды осуществляются именно в выходные дни и в сжатые сроки, чтобы сотрудники уже с понедельника могли выйти на работу. За это порой есть смысл доплатить, поскольку каждый день простоя всего офиса предусматривает солидные убытки компании и простое недополучение прибыли.
- Особая мебель и оборудование. Правильная перевозка мебели предусматривает её разборку, упаковку и погрузку в специальные машины. Осуществляя офисный переезд, клиенту может потребоваться доставить к новому месту какие-то хрупкие предметы, негабаритную мебель, оборудование, требующее деликатного или особого подхода. Тот же холодильник грузят исключительно в вертикальном положении, а потому нужна машина с соответствующей высотой грузового отсека. Эти вопросы следует уточнить заранее, чтобы муверы могли выбрать подходящие автомобили и специальное оборудование, инструменты, необходимые в ходе выполнения поставленных задач.
- Помещение выезда и въезда. Тут следует уточнить адрес, особенности подъезда к старому и новому офису, этажность, наличие лифтов, их грузоподъёмность и пр.
Правильная организация запланированного переезда компании в новый офис позволяет сэкономить деньги, потратить минимум времени и приступить к работе максимально быстро, организовав для каждого сотрудника полноценное рабочее место со всеми необходимыми ему условиями. Но простой обзвон компаний-подрядчиков не позволяет в полной мере подготовиться и согласовать все вопросы. Выбрав 2-4 перевозчика, следует обязательно организовать с ними встречи, посетить их офисы, посмотреть, насколько заявленный уровень профессионализма соответствует действительности. В результате встреч представители муверов отправят вам коммерческие предложения, где будут учтены все ваши требования и пожелания. На выбор мувинговой компании может уйти довольно много времени. Но не жалейте его, поскольку в противном случае можно столкнуться с куда более серьёзными негативными последствиями обращения к мошенникам, недобросовестным подрядчикам или просто непрофессионалам.
Подготовительные процедуры
Предположим, что с выбором мувинговой компании вы окончательно определились. Теперь наступает этап подготовки. Это во многом влияет на то, насколько ваш офисный переезд или же переезд компании окажется быстрым, эффективным и правильным. Никто не исключает, что можно буквально в день приезда машины с грузчиками собрать всё в огромную кучу, погрузить её в автомобиль и таким же практически навалочным методом выгрузить в помещении нового офиса.
Самыми неприятными, нежелательными и опасными явлениями, когда осуществляется переезд целой компании, является увеличение сроков и стоимости. Вряд ли руководители предприятий хотят, чтобы простой офисный переезд влетел им в солидную сумму денег. А вот такое случается, когда организации нет, всё делается в последний момент, никто ни за что не отвечает и вокруг наблюдается сплошной хаос. Перевозя вещи в подобных условиях, есть высокая вероятность того, что важные бумаги затеряются, сотрудники не смогут подключить свою оргтехнику, начать работу. А всё это ведёт к увеличению сроков открытия нового офиса, потерям клиентов и денег. Со стороны руководства переезжающего офиса нужно выполнить несколько первоочередных задач в процессе организации переезда:
- предупредить сотрудников о запланированной дате переезда;
- назначить ответственных;
- определить человека, к которому можно обращаться по всем актуальным вопросам;
- распределить кабинеты и места на новом месте;
- согласовать с сотрудниками этапы их переезда;
- определить чёткие сроки, к которым каждый из сотрудников обязуется быть готовым к продолжению работы.
Некоторые руководители компаний почему-то считают, что услуги грузчиков им не нужны, и с погрузкой и выгрузкой офисной мебели и вещей справятся сами сотрудники. Но это во многом показывает отношение начальства к подопечным. Потому тут не рекомендуется экономить на услугах мувинговых компаний, чтобы не испортить отношения внутри коллектива. Доверьте каждому из сотрудников собрать личные вещи и выполнить те задачи, которые ему по силам в рамках организации переезда и последующего распределения вещей в уже новом офисе.
Предварительная подготовка
Можно выделить несколько задач, которые следует выполнить до непосредственного переезда и перевозки вещей в новый офис. Всё это входит в процесс предварительной подготовки.
- Составить план для размещения мебели и иных вещей в новом офисе. Важно заранее понимать, где и что будет стоять. К этому лучше готовиться, учитывая размеры нового помещения и габариты мебели.
- Решить вопрос касательно выезда, въезда и работы лифтов в двух точках. Если офис находится в бизнес-центре, с его администрацией нужно согласовать возможность использования лифтов, запасного выхода, подъезда туда грузовых машин. Иногда приходится брать специальное разрешение или действовать в строго определённое время. Тогда под него потребуется подстроить приезд грузчиков из мувинговой компании. Чтобы зря не терять время, за несколько часов до получения доступа к лифтам можно вызвать представителей муверов, которые займутся разборкой мебели, упаковкой и подготовкой вещей к последующей загрузки в грузовые машины.
- Убедиться, что рабочее место каждого из сотрудников готово к переезду. В зависимости от особенностей организации старого офиса и распределения обязанностей в компании, погрузку можно осуществлять по кабинетам, должностям или же размещению рабочих столов в новом офисе.
- Промаркировать всю мебель, бытовую технику, оргтехнику и прочее оборудование. Важно указать на маркировке, куда следует выгружать, для кого предназначено и где собирать.
- Подготовить документы, полученные от мувинговой компании. Если разборка и сборка мебели, упаковка и прочие мероприятия по выносу вещей и их заносу в новый офис выполняется сотрудниками перевозчика, в некоторых случаях руководству бизнес-центров и службам безопасности требуется наличие документов. Так они без проблем пропустят людей, которых вы наняли для переезда офиса.
- Убедиться в отсутствии задолженностей по аренде, коммунальным услугам и прочим платежам на месте старого офиса. В противном случае грузчикам попросту не позволят зайти на территорию офисного здания либо же машину с вещами из вашего офиса не выпустят с территории бизнес-центра.
- Постоянно поддерживать контакт с представителями компании по офисному переезду. Держите телефон под рукой, при возникновении любых вопросов сразу же звоните, заранее предупреждайте об изменениях. Иначе придётся платить штрафы, переплачивать или вовсе расторгать предварительно подписанный договор, искать других муверов и тратить на всё это дополнительные деньги, силы и нервы.
Это правильный и одновременно рациональный подход к выполнению всех подготовительных процедур. Если следовать инструкции и придерживаться заранее намеченного плана, всё удастся сделать в сроки и сэкономить деньги.
Процесс переезда
Когда подготовительные мероприятия завершены, можно приступать непосредственно к самому переезду. Многие мувинговые компании готовы выполнить широкий спектр услуг, включая полноценное экспедирование грузов и подготовку нового офиса к вашему последующему переезду. Согласовав заранее все организационные процессы, наступает этап переезда. Здесь тоже есть свои нюансы и тонкости, о которых следует подумать и обсудить заранее. Изначально может показаться, что окончательный переезд включает в себя просто погрузку вещей и их транспортировку к месту расположения нового офисного помещения или целого собственного здания компании. Это не совсем так. Переезд также требует непосредственного участия клиентов мувинговой компании. На их плечи возлагается выполнение следующих задач и функций:
- Назначение ответственных. В старом офисе и в новом офисном помещении должен присутствовать хотя бы один сотрудник компании. Они будут выполнять роль дежурных. Если офис большой, тогда на каждый объект выделяется по 2-3 человека. Дежурным обязательно предоставляются все контакты мувинговой компании, планы расстановки мебели, список вывозимых вещей и пр.
- При входе в новый офис следует разместить большие указатели, нанести метки, подписать каждое помещение. Это позволит ускорить процесс переезда, сориентировать грузчиков и дать им понять, куда и какие вещи следует заносить, где и что собирать.
- Не создавайте эффект толпы в помещениях. Достаточно по одному сотруднику на каждое помещение. Они смогут контролировать работу грузчиков и сборщиков мебели. Все, кто не задействован в процессе офисного переезда, могут заняться другими задачами. К примеру, девушкам стоит доверить организацию обеда для всех остальных.
- Не мешайте сотрудникам мувинговой компании, но параллельно не оставляйте их без внимания. Всегда есть риск повреждения имущества или пропажи каких-то вещей.
- При наличии особо ценных бумаг или предметов нужно поместить их в офис либо занести в кабинет руководства, после чего закрыть двери на ключ. Ключи должны оставаться только у одного человека.
- Сделайте комнату находок. Это специальная комната или один угол большого офисного помещения, куда будут складироваться вещи с непонятной маркировкой, содранными указателями или просто без опознавательных знаков. Если кто-то из сотрудников обнаружит нехватку тех или иных вещей при переезде, они будут знать, куда идти и где искать.
- Сборка мебели и подключение офисной техники. При заказе услуги офисного переезда под ключ, все эти вопросы решают представители мувинговой компании. Нужно лишь обеспечить их схемой расстановки и планом размещения мебели, оборудования, оргтехники и пр. либо же этим можно заняться самостоятельно. Но тогда потребуется потратить больше сил и личного времени сотрудников. Учитывая то, что переезды осуществляются в выходные дни, это не лучшая идея.
- Уборка. Профессиональные мувинговые компании, помимо помощи в организации самого переезда, также обязательно убирают после себя упаковочные материалы, остатки мусора и прочие ненужные вещи. Причём они могут сделать это в день заезда либо уже после того, как каждый сотрудник подготовит своё рабочее место, оставив после себя коробки, ящики, километры использованной клейкой ленты и пр.
На этом офисный переезд можно считать завершённым. Сложность процесса зависит от целого ряда факторов. Но если подойти к организации грамотно и со знанием дела, а также сотрудничать с проверенными профессионалами в области мувинговых услуг, никаких проблем и сложностей не возникнет.
Как избежать проблем при офисном переезде
Вряд ли можно предусмотреть буквально всё в процессе офисного переезда. Но если действовать грамотно и предусмотрительно, целого ряда проблем действительно удастся избежать. На этот счёт специалисты дают несколько полезных и важных советов.
- Внимательно выбирайте дату переезда. Сложнее всего найти специалистов перед праздничными выходными, в конце квартала, а также в конце и начале месяца. В этот период муверы загружены заказами, а потому на вас попросту не останется свободного времени, грузчиков или машин. Если планируете переезжать именно в эти дни, звонить и договариваться следует заранее, минимум за 2 недели.
- Избегайте вечерних переездов. Это связано не только с плохой видимостью на дорогах. Основная проблема заключается в усталости самих сотрудников мувинговой компании. Грузчики за целый день снесли и занесли огромное количество вещей. Падает уровень физической силы, выносливость, рассеивается внимание и концентрация. Хорошо, если за повреждённое имущество предусматривается компенсация. Но ещё лучше, если все вещи будут перевезены в целостности и полной сохранности. Плюс перевозка утром и днём снижает вероятность повреждения мебели, а также утери офисных принадлежностей.
- Делайте предварительный заказ на услуги мувинговой компании. Минимум за неделю. Это позволит самому грузоперевозчику подготовить необходимую именно для перевозки вашего офиса технику, а также выделить соответствующих исполнителей. Особенно важно предварительно заказывать переезд, если кроме перевозки нужно разобрать, собрать мебель, подключить оборудование и пр.
- Избегайте сотрудничества с компаниями, услуги которых существенно ниже конкурентов. Низкая цена обычно подразумевает соответствующее низкое качество услуг. Плюс по ходу переезда всплывает широкий список дополнительных затрат, которые в итоге заставляют платить клиента ещё больше, чем у мувера с отличной репутацией.
- Рассмотрите сразу несколько подходящих вариантов перевозчиков. Основной упор стоит сделать на качество обслуживания. Если вам неохотно отвечают на вопросы, допускают халатность ещё при оформлении заказа, записывают всё буквально на коленке и не готовы принять в своём офисе, наверняка это обычная бригада грузчиков с одной машиной, которые скрываются за яркими объявлениями, несуществующим офисом и красиво оформленным сайтом-визиткой.
- Изучайте сайт компании. Практически все современные организации, включая мувинговые компании, с целью продвижения и привлечения новых клиентов создают собственные сайты. Но у многих это самые дешёвые онлайн страницы, предлагающие минимум информации и возможностей. Если вы не можете получить ответы на основные вопросы с помощью сайта, и вам предлагают всё решать в телефонном режиме, стоит задуматься об уровне профессионализма этой компании.
- Посетите офис перевозчика лично. Это особенно важно в ситуациях, когда требуется осуществить масштабный переезд и перевезти дорогостоящее оборудование, мебель и ценные бумаги. Если компания не зарегистрирована как юридическое лицо, не даёт никаких гарантий и не подписывает договор с клиентом, с ней лучше не связываться.
- Изучайте пункты договора, связанные со страховкой. Лишь единицы будут принимать на себя финансовую ответственность за повреждение офисного имущества. Чаще всего страхуются только риски, связанные с транспортировкой. Но они не распространяются на погрузо-разгрузочные работы.
- Проверьте соответствие ценовой политики и качества предлагаемых услуг уровню других компаний в вашем регионе. Если предлагают слишком низкие цены, это подозрительно. Перевозка офиса является затратной процедурой на мувера, поскольку задействуется рабочая сила, техника, упаковочные материалы и пр. Дёшево переезд не может стоить по определению.
- Не верьте отзывам, которые оставлены на официальном сайте перевозчика. Зачастую все комментарии тщательно контролируются, либо заполняются самими сотрудниками, формируя тем самым положительную репутацию. Если интересуют реальные отзывы, обращайтесь на независимые ресурсы, а также общайтесь с людьми, которые заказывали у них переезд.
Эти правила и советы нельзя назвать сложными. Соблюдать и выполнять их может каждый. Зато это позволит упростить и минимизировать риски, связанные с офисным переездом и наймом недобросовестных перевозчиков. Объективно офисный переезд значительно сложнее, нежели квартирный. Здесь есть свои нюансы, тонкости и подводные камни. Если знать о них заранее, поменять место деятельности сотрудников компании можно быстро, качественно и с минимальными затратами.
econom-trans.ru
Переезд офиса, нюансы процесса офисного переезда
Каждый хоть раз наблюдал следующую картину: баррикады из офисной мебели, груда коробок и мешков, сотрудники, бегающие среди всего этого скарба с глазами, уже плохо отражающими действительность. Это не фильм-катастрофа, это всего лишь офис меняет свое местоположение.Переезд офиса, сложности процесса офисного переезда
Любой переезд, это стресс. Но если вы простой обыватель, то после переезда на новое место жительства у вас впереди вагон времени для того, чтобы все аккуратно найти среди груды коробок и понемногу обустраивать новое жилище. Переезд офиса отличается тем, что все должно быть собрано, упаковано, загружено, довезено в кратчайшие сроки. Как правило, офисный переезд должен занимать минимальное время (1 день), чтобы на следующий день организация начала функционировать. Любой директор знает о том, что, переезжая, он теряет часть клиентов, а значит и часть прибыли. Для того чтобы в кратчайшие сроки начать получать прибыль на новом месте, все должно как можно быстрее начать работать. При этом необходимо осуществить переезд офиса как можно безболезненнее.
Как и в экономике, в офисном переезде главное – это планирование. Еще до переезда офиса нужно четко представлять, сколько времени отведено на переезд, что нужно перевозить в первую очередь, прибегать или нет к помощи организаций, занимающихся переездом. Если организация у вас сравнительно небольшая, около 3-5 человек, смысла привлекать стороннюю организацию, занимающуюся процессом офисного переезда, нет. Каждый сотрудник отвечает за сохранность документов со своего рабочего места, компьютерное оборудование. Общая документация собирается общими силами. Освободили шкафы, собрали посуду и вперед, на новое место.
Роль мувинговых компаний при офисном переезде
Если в компании трудится достаточно большое количество сотрудников, есть смысл прибегнуть к услугам специализированной организации, мувинговой компании. Эти организации занимаются только оптимизацией процесса переезда офисных компаний. Специалист организации даст несколько советов касающихся очередности сбора и упаковки документации и литературы. Обязательно посетит вместе с лицом, ответственным за переезд, будущий офис вашей компании и грамотно распределит места нахождения офисной мебели и техники. Кроме того, подобные компании имеют в своем штате несколько бригад профессиональных грузчиков. Располагают такие компании и собственными автотранспортными средствами, оборудованными всем необходимым для комфортного переезда.
Предварительно специалист мувинговой компании посещает ваш офис, для того, чтобы оценить фронт будущих работ, сориентировать вас относительно стоимости расходов на перевозку. Для себя он берет на заметку данные о том, сколько грузчиков будет необходимо при перевозке, какое автотранспортное средство более всего подойдет для транспортировки мебели и оборудования. Большинство мувинговых компаний идут навстречу клиентам и осуществляют офисный переезд в выходные и предпраздничные дни. Выгодно это потому, что клиент получает дополнительное время на обустройство офисного помещения после переезда. Кроме того, практически каждый представитель компании-перевозчика обязательно обратит внимание клиента на то, что ночной переезд офиса способен занять значительно меньше времени. Таким образом, согласовав все действия, офис можно достаточно быстро перевезти в ночное время. Специалисты компании грамотно расставят офисную мебель и подключат необходимо для работы оборудование. Тогда работникам, пришедшим с утра в новый офис, нужно будет лишь распаковать рабочие документы и спокойно продолжать работу.
Договор на офисный переезд
При заключении договора с мувинговой компанией, приложением к договору обязательно идет реестр перевозимого имущества, с указанием наименования и количества предметов, необходимых к перевозке. Договор и приложение к договору заверяются подписями и печатями двух сторон: клиента и директора компании-перевозчика. Если организатор офисного переезда по каким-либо причинам затягивает оформление и подписание договора, вам стоит насторожиться. Договор, если он правильно составлен, является документом, подтверждающим обязательства сторон. Также договор является гарантией выполнения обязательств и предъявления претензий, если таковые будут иметь место. Отсутствие договора свидетельствует о недобросовестном отношении исполнителя к делу. Кроме того, отправляя вашу офисную мебель и технику, вы рискуете больше ее никогда не увидеть. Особенно это касается крупных городов.
Упаковка офисной техники при переезде офиса.
Подписали вы договор с компанией, сейчас самое время начинать готовить вещи к грузоперевозке. Разделите обязанности между сотрудниками. Каждый должен упаковать свой личный компьютер и рабочие документы в отдельные коробки. На коробках лучше всего обозначить фамилию и инициалы работника, его должность и характер упакованного груза. Обязательны отметки типа «не кантовать». Архивную документацию можно упаковывать сообща, просто маркируя коробки под общим названием. Для того чтобы их разобрать у вас найдется время в процессе работы. Если офисная мебель у вас разборная, при упаковке нужно подписывать детали, чтобы время на сборку не тратилось впустую.
Самое главное при любой офисной перевозке – обеспечить сохранность компьютерного оборудования и оргтехники. Для этого еще до переезда необходимо раздобыть коробки со специальными уплотнениями для перевозки компьютеров. При погрузке советуем осуществлять пристальное наблюдение за всем процессом. С погрузкой разного рода мебели проблем, как правило, не возникает. Особое внимание нужно уделить перевозке хрупких стеклянных предметов. Если есть возможность, стекла должны быть упакованы отдельно, и грузить их нужно в определенное место в последнюю очередь. Впрочем, если у вас компетентные грузчики они сами прекрасно сориентируют и погрузят в необходимой последовательности.
Транспортировка при офисном переезде, выбор автомобиля
Как правило, для транспортировки офисной мебели и техники вполне хватает двух рейсов «Газели», либо одного автомобиля типа «ЗИЛ» (в простонародье «Бычок»). На месте назначения разгрузка производится с учетом пожеланий заказчика (имеется в виду расстановка мебели). Если это отражено в договоре, по окончании разгрузочных работ осуществляется монтаж и сборка мебели, подключение необходимого для работы оборудования. Завершающим этапом переезда станет уборка офисного помещения. В принципе, каждая уважающая себя мувинговая компания предоставляет подобную услугу своим клиентам.
Профессиональная работа мувинговой компании способна обеспечить дальнейшее безболезненное и комфортное функционирование вашей организации на новом месте.
Оцените статью: Поделитесь с друзьями!dispetcher-gruzoperevozok.info
Как организовать офисный переезд 🚩 Разное
Частный офис или государственная организация, сталкиваясь с необходимостью переезда, вынуждены решать проблемы с перемещением огромного количества накопившейся за время работы мебели, оборудования и техники. Крайне важно, что бы все предметы были перемещены аккуратно, без повреждений. Поэтому необходимо правильно организовать переезд офиса.
Офисный переезд потребует какого-то времени, поэтому займитесь этим заблаговременно, выделите на всю подготовку примерно месяц. На какие моменты стоит обратить особое внимание?
✔ Если компания немаленькая и имеет большой по численности штат, целесообразно заранее подготовить план управления столь ответственным мероприятием. Необходимо обозначить первоочередные задачи, определить бюджет, назначить ответственных сотрудников по всем пунктам, и главное — назначить координатора всего процесса переезда. Именно он возьмет под контроль основные и второстепенные задачи. Обязательно оповестите клиентов о том, что у вас планируется переезд в новый офис.
✔ Следующим этапом идёт подписание договора с выбранной вами мувинговой компанией. Кроме погрузочно-разгрузочных работ и перевоза имущества в пункт назначения, в договор могут быть внесены дополнительные пункты. Например разборка и сборка мебели, расстановка её в новом помещении, подключение инженерных коммуникаций и стационарной техники, уборка помещений после переезда.
✔ Составить полный перечень имущества, участвующего в переезде. Он однозначно понадобится при привлечении профессионалов из компании-перевозчика и поможет избежать путаницы при самостоятельном офисном переезде. Избавьтесь от всего ненужного имущества — продайте, отдайте на хранение или выбросите. Ни к чему тратить средства и время на перевозку лишних вещей.
✔ Подготовить документацию, отражающую план вашего будущего помещения, размещения рабочих мест сотрудников на новом месте, где конкретно в новом офисе будет установлена мебель и компьютеры. Это существенно сэкономит ваше время.
✔ Приобрести весь необходимый упаковочный материал и картонные коробки можно в самой компании, специализирующейся на перевозках. Упаковать в коробки все личные вещи. Обязательно промаркировать стикерами. Желательно сотрудникам выдать памятку-инструкцию, как правильно это сделать.
✔ Отключить от питания компьютеры и другую огртехнику. Делается это только специалистом — системным администратором.
✔ Составить списки всех участвующих в переезде лиц. Заблаговременно для всех приготовить пропуска, если есть в них необходимость. Внести в списки весь транспорт, принимающий участие в переезде офиса. К месту погрузки/разгрузки обеспечить беспрепятственный проезд.
Переезд офиса компании достаточно серьезное мероприятие. Но, как видите, при правильном подходе и организации, все затраты можно свести к минимуму. Для этого достаточно правильно спланировать процесс, и неудобства, связанные с переездом, будут сведены к минимуму и для работников, и для клиентов компании.
www.kakprosto.ru
Как правильно организовать офисный переезд
Офисный переезд можно организовать двумя способами – силами коллектива или с помощью мувинговой компании. Каждый из этих вариантов имеет свои особенности, поэтому следует рассмотреть их оба.
Переезд своими силами
Процесс переезда можно условно разделить на несколько этапов. На первом происходит подготовка документов, мебели и техники к транспортировке. Для этого все вышеперечисленные элементы сортируют, упаковывают и подписывают.
Вторая часть состоит из погрузки имущества в транспортное средство, доставки его до нового помещения и разгрузки. Если автомобиль не способен перевезти все сразу, сотрудники могут разделиться на две команды. Одна будет заниматься отправкой груза, а другая в новом офисе — встречать и разгружать каждую прибывшую партию.
Примерно так будет проходить переезд офиса своими силами. У данного варианта есть один существенный плюс – экономия денежных средств. Этот положительный фактор, к сожалению, перекрывает большое количество негативных моментов.
Первый из них – это потеря времени, так как самостоятельные сборы имеют свойство затягиваться, что плачевно отражается на рабочем процессе. Следующий недостаток такого способа – это возможные разногласия в коллективе. Как показывает практика, большое количество офисных переездов сопровождается взаимными упреками вчера еще дружных и добродушных коллег. Такое положение вещей неудивительно, потому что у каждого сотрудника может возникнуть свое видение того, как организовать переезд офиса, почти как в знаменитых строчках «однажды лебедь, рак и щука…». Чтобы офисные работники не повторяли печальную ситуацию из известной басни, существуют мувинговые компании.
Организация переезда профессионалами
Доверив организацию офисного переезда профессионалам, вы избавите себя от лишних хлопот, суеты и потерянного времени. Опытные специалисты спланируют график работ, учитывая все пожелания клиента. Согласовав план с заказчиком, они приступят к процессу переезда.
Изначально в офис будет доставлено нужное количество подходящих упаковочных материалов. Затем сотрудники мувинговой компании приступят к упаковке и маркировке документов, техники и мебели, соблюдая все показания к перевозке.
Последующие работы включат в себя погрузку, транспортировку и разгрузку имущества. В новом офисе специалисты произведут монтаж и расстановку мебели, соберут и подключат компьютерное оборудование, установят декоративные элементы и другие атрибуты офисного интерьера. Также они уберут остатки упаковки, коробки и контейнеры, предоставив клиенту помещение, в котором можно приступать к работе.
Переезд офиса, осуществляемый профессионалами, будет стоить денег, но финансовые расходы в этом случае полностью оправдают себя. Рабочий процесс переезжающей организации будет практически не нарушен, ее сотрудники сохранят дружеские отношения, а все перевозимые вещи будут доставлены в целости сохранности. Только опытные специалисты знают, как организовать переезд офиса наиболее качественно и в максимально короткие сроки.
www.spb-pereezd.ru
Правильная организация переезда небольшого офиса
В наши дни офисный переезд компании, явление совсем не редкое, ведь для компании, особенно небольшой, выгоднее и проще именно арендовать помещение под офис, чем иметь свое. Возможно, такой переезд даже поможет привлечь новых клиентов, что, конечно, напрямую зависит от рода деятельности компании.
Вообще, офисный переезд небольшой компании ни чем не отличается от офисного переезда как средней, так и крупной компании, разве что объемами, перевозимого имущества, а номенклатуры этого имущества зачастую схожи между собой.
Организацией офисного переезда обычно занимаются компании-перевозчики, предлагая такую услугу как «офисный переезд под ключ», то есть перевозчик решает все моменты от начала переезда и до сдачи работоспособного офиса в эксплуатацию. При этом, конечно, не исключается оговаривание каких-то основополагающих моментов с руководством переезжающей компании или уполномоченными им работниками.
Упаковка офисного имущества
Чтобы все имущество офиса, пусть и небольшой компании, довести до места назначения в целости и сохранность, следует продумать его качественную упаковку. Для упаковки всего офисного имущества понадобятся разнообразные упаковочные материалы, это и коробки для переезда с доставкой, и воздушно пузырчатая пленка, стрейч пленка, упаковочный скотч, листовой гофрокартон, защитные уголки и профили, и другие упаковочные материалы.
Офисный переезд компании отличается от дачного или квартирного переезда тем, что в основном перевозимое имущество составляют различная оргтехника, корпусная мебель и документация.
Корпусная мебель разбирается и упаковывается в листовой гофрокартон. Оргтехнику нужно отключить от сети питания, наложить защитные уголки и обернуть листовым гофрокартоном или воздушно пузырчатой пленкой. Различные канцелярские и бытовые мелочи удобно перевозить в коробках для переезда с доставкой. Что касается документации, то ее тоже целесообразно разложить по коробкам для переезда, которые дополнительно зафиксировать упаковочным скотчем. Коробки следует подписать и пронумеровать, составить их опись, а также опись всего перевозимого имущества.
Выбор транспорта и грузчиков для офисного переезда компании
Организация офисного переезда компании включает в себя и профессиональный подбор транспортного средства для проведения перевозки офисного имущества. С этой целью оценивают количество всего, нуждающегося в перевозке имущества, на основании чего делают вывод о размере, виде и количестве требуемых автомобилей. Скорее всего, для такого переезда потребуется заказ Газели с грузчиками, возможно автомобилю нужно будет сделать несколько ходок, также возможен вариант заказа нескольких Газелей. Особое внимание нужно обратить на наличие в кузове автомобиля фиксирующих ремней для закрепления грузов, чтобы они не перемещались и не повредились в пути.
Подбор грузчиков стоит проводить на основании их репутации, слаженности работы в команде, а также умения профессионально пользоваться приспособлениями и инструментами для погрузки-разгрузки грузов. Организация офисного переезда практически не возможна без привлечения квалифицированных грузчиков. Поэтому к их выбору нужно подходить как можно скрупулезнее.
www.prof-perevozka.ru
Организация офисных переездов от компании «Переезд Сервис СПб»
Вам необходимо организовать быстрый офисный переезд? Фирма «Переезд Сервис СПб» готова в кротчайшие сроки организовать переезд из офиса в офис.
Быстрый переезд
Одно из главных преимуществ фирмы – это оперативность исполнения работ по осуществлению переезда. Сотрудники фирмы работают очень быстро, и при этом исполняют свои обязанности качественно. Даже если возникнут непредвиденные сложности, мы уложимся в оговоренный заранее срок.
Как правило, переезд офиса это ответственное мероприятие, мы осознаем всю серьезность этого мероприятия и ответственно подходим к нему.
Мы понимаем, как важно деловым людям быстро сменить офис и при этом ничего не потерять в ходе переезда. Выбирая нашу компанию для организации переезда вашего офиса в СПб, можете не сомневаться, что все вещи из старого офиса будут в сохранности доставлены в новый. Ни одна вещь и ни одна коробка с документами не будут потеряны.
Большинство компаний при переезде офиса хотят, чтобы на новом месте была прежняя обстановка. Сотрудники фирмы привыкли работать в своих кабинетах, но если переезд неизбежен, можно все предметы из старого офиса перевезти в новый. Для нас это не проблематично. Наша фирма предлагает услугу по грузоперевозке.
Перевозка мебели выполняется аккуратно. Вся грузовая техника оборудована специальным оборудованием для подъема грузов. Автомобили предназначены специально для перевозки мебели и оргтехники. Ни один предмет мебели не будет поцарапан в ходе перевозки. Вам не придется покупать новую мебель, ведь это большие материальные затраты, мы доставим предметы интерьера в новый офис. Сотрудники Вашей компании смогут работать за своими любимыми столами.
Оргтехника требует бережного отношения, это дорогостоящее оборудование, компьютеры и другая офисная техника не будут повреждены, Вы можете не волноваться за сохранность офисного имущества.
Качество работ
В нашем автопарке несколько автомобилей для выполнения грузоперевозок. Мы организуем перевозку даже самых больших грузов и большого количества вещей.
Наш высокопрофессиональный коллектив выполняет взятые на себя обязательства, справится с любым объемом работы, и никогда не подводит своих клиентов.
О высоком качестве проделанной работы свидетельствуют отзывы наших клиентов, которым мы помогли с организацией офисного переезда.
У нашей фирмы богатый опыт в организации таких переездов. Мы предлагаем вам воспользоваться услугами наших сотрудников, которые сделают офисный переезд комфортным и избавят Вас от неудобств. Вам не придется терять понапрасну рабочее время, ведь в работе любой организации, время имеет решающее значение для успешной деятельности. Мы ценим время и гарантируем высокий уровень обслуживания.
Мы предлагаем качественные услуги по организации офисного переезда за разумную цену.
Доверьте офисный переезд профессионалам!
Санкт-Петербург 2002 — 2016 г.
www.pereezd-s.ru
Как организовать переезд офиса правильно
Из офиса в офис: делу время — переезду час
Создание комфортной и гармоничной атмосферы в рабочем офисе — задача любого руководителя. Ведь именно от того, насколько свободно и уверенно чувствуют себя сотрудники, зависит продуктивность работы всего отдела. Сегодня в больших и маленьких городах активно строятся эффектные и просторные офисные здания. Поэтому логично, что многие компании предпочитают сменить место дислокации, как только выдается такая возможность. На что следует обратить особое внимание, планируя оперативный офисный переезд? И как подготовиться к процессу без отрыва от основной работы?
Содержание:
- День недели неважен
- Идеально вовремя
- Собираем вещи
- В новом офисе все по-новому
День недели неважен
Любой офисный начальник, которому хоть раз приходилось переезжать вместе с компанией с места на место, знает, что переезд может застигнуть врасплох в любой день недели.
Конечно, логичнее было бы переезжать в выходные дни, но тогда придется либо полностью отказываться от помощи собственных сотрудников, либо платить уже самим сотрудникам за сверхурочную занятость. Оба варианта не очень. Но если и привлекать к упаковке посторонних, то стоит осознавать определенную степень риска. Ведь перевозить придется не только компьютеры, мебель и оргтехнику. Документы, отчеты, личные дела работников… Привлечь к их разбору людей, далеких от внутренних дел компании и понятия коммерческой тайны, — весьма отчаянный шаг.
А это значит, что сортировку, упаковку и оклейку документации нужно будет поручить своим людям. Вот только захотят ли они поработать сверхурочно?
Ситуация сложная и довольно неоднозначная. Но только, если вы никогда не обращались в компанию «Домовозов». Вы можете полностью доверить переезд нам. Мы гарантируем стопроцентную сохранность всего офисного имущества и бережное отношение к любой документации. Организация офисного переезда в Москве — то, что мы можем и любим делать. И то, что получается у нас безупречно.
Назад к содержанию
Идеально вовремя
Сделать офисный переезд практически незаметным для сотрудников, не нарушить рабочую атмосферу, спокойно и уверенно разбирая все, что можно разобрать и упаковать в текущий момент, — настоящее искусство. Как только заявка на переезд из офиса в офис принята, профессионалы начинают свою работу. Вот ее несколько важных пунктов:
- По телефону с ответственными лицами уточняются все необходимые данные: адрес места отправки и назначения, начало формирования груза, время погрузки имущества, маршрут перевозки, необходимость разгрузки, подъема вещей на этаж, а также сборки и расстановки мебели.
- Назначается визит оценщика, который на месте оценивает объем работ, количество требуемой тары, наполнителя для коробок, объем машины для вывоза имеющихся вещей и количество грузчиков.
- Стоимость работ озвучивается уже на этом этапе. Вы можете скорректировать ее, добавить или убрать некоторые дополнительные услуги. Если вы уже упаковали часть вещей, мы промаркируем их и подготовим к погрузке. Остальное будет упаковывать сами. Разбор мебели также производится на этом этапе.
- Подъезжает заранее заказанная машина и в кузов загружаются все необходимые вещи. Грузчики следуют принципу эргономики и аккуратно укладывают вещи таким образом, чтобы ни одна не пострадала во время транспортировки.
- Водитель выбирает самый безопасный маршрут, на котором мала вероятность попасть в пробку или «поймать» яму.
- После доставки все вещи разгружаются и поднимаются на нужный этаж. Дальше, по желанию заказчика, мастера могут оперативно собрать мебель и расставить все на свои места.
Сразу после окончания переезда работники могут вновь приступить к своим обязанностям.
Назад к содержанию
Собираем вещи
В основе качественного переезда лежит правильное распределение и упаковка имеющихся вещей.
- Если есть возможность, за два-три дня до переезда попросите сотрудников аккуратно упаковать личные вещи в коробки: сувениры, фотографии, грамоты и дипломы, личная документация — все это может спокойно дождаться грузовое авто в компактном виде на рабочем столе сотрудника.
- За сутки до самого переезда необходимо отключить всю редко используемую офисную технику, а также бытовые приборы. Разморозьте холодильник, промойте и просушите кофемашину, аккуратно составьте в коробки посуду.
- Перед самим переездом следует отключить компьютеры, принтеры, копиры, сканеры и факсы. Сетевые шнуры упаковать отдельно, также как клавиатуры и мышки.
- В день перед отъездом следует разобрать габаритную мебель. Не забудьте пометить каждую деталь и порядок ее сборки. Крепеж и фурнитура должны храниться в плотно закрытой емкости.
Все легко повреждаемые детали и предметы (стекло, фарфор, мебельные фасады, офисные стулья из мягких материалов и так далее), должны быть отдельно упакованы в пузырчатую пленку. Для мебели внешним слоем должен стать плотный гофрокартон, зафиксированный скотчем.
Важно знать! Не поленитесь провести опись содержимого коробок, это поможет быстрее сориентироваться на новом месте при разборе вещей.
Назад к содержанию
В новом офисе все по-новому
Доставка мебели, техники и вещей прошла успешно? Следует заранее договориться с компанией-перевозчиком о подъеме имущества на этаж. Для тех, кто все-таки решил сэкономить и привлечь к этому своих работников, напоминаем, что больничные листы выбывших из строя из-за сорванной спины работников тоже оплачиваются. Кроме того, у вас — минус одна боевая единица на неопределенный срок.
Желательно, чтобы офисную мебель собирали те же люди, которые ее разбирали. Они запомнили или записали порядок сборки и точно знают куда и как вкрутить нужный болт.
После того, как все необходимое будет занесено, поставлено на место и подключено, можно спокойно разбирать офисные коробки с канцелярией и прочими мелочами, греть кофе и обживать новое рабочее место. Вот теперь вы сами можете консультировать менее опытных коллег о том, как правильно организовать переезд офиса.
Назад к содержанию
domovozov.ru