Организация офисных переездов: Организация офисного переезда – как сделать всё быстро и слаженно

Как и на чем перевезти офис? Как сделать это оперативно? Отвечает компания 🚛 «ГрузовичкоФ»

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Как подготовиться к переезду офиса
• Что и как перевозить при смене офисных помещений
• Как правильно перевезти документы при переезде офиса
• Как лучше всего организовать переезд офиса

Нашу жизнь нельзя назвать постоянной, и зачастую мы устаем от старой мебели, перестаем чувствовать себя комфортно в маленькой квартире, а офис компании, расположенный в «Новокукуево» уже не способен удовлетворить наши потребности. И в таком случае мы начинаем задумываться о переезде. Самое главное в таком случае – не спешить, воздержаться от совершения необдуманных действий и принятия поспешных решений. Из этой статьи вы узнаете о том, как перевезти офис, подготовиться к переезду и организовать его наилучшим образом.

Важные этапы подготовки офиса к переезду

Существуют два варианта того, как перевезти офис, первый из которых заключается в быстром перемещении имущества организации, а второй – в постепенном.

Рассмотрим вторую концепцию переезда – постепенную. При таком подходе мероприятие может растянуться на несколько недель, а то и на несколько месяцев. На протяжении этого времени в выбранное помещение постепенно перемещаются различные подразделения организации.

При подобном варианте организация продолжает работать в своем ритме, осуществляя деятельность в обычном режиме. Среди недостатков такого переезда отметим существующую вероятность его затягивания, что может быть вызвано плохой организацией самого процесса. К тому же может снизиться эффективность взаимодействия между офисными подразделениями, которая была бы на более высоком уровне при их нахождении в одном помещении. Также может возникнуть проблема с переносом и своевременностью подключения различных офисных коммуникаций.

Первая концепция предполагает быстрый переезд. Такое перемещение занимает несколько дней (как правило, два-три) и возможно в том случае, если число рабочих мест в компании не превышает трехсот. Подобный вариант также позволяет не приостанавливать работу компании на длительный срок. Идея быстро перевезти офис может стать отличным решением для многих небольших организаций. А значит, затевая глобальное перемещение предприятия, можно, не задумываясь, останавливаться именно на первом варианте.

При выборе места для нового офисного помещения не стоит исходить лишь из соображений престижа.

Если вашу целевую аудиторию составляют строительные и монтажные организации, то лучше переезжать в развивающиеся районы, в которых ведется активная застройка.

Итак, вы нашли место, и оно вас устраивает. Однако не следует забывать о том, что переезжать вы будете не в одиночестве, а со всеми своими сотрудниками. Чтобы не растерять их, поднимите информацию, касающуюся места жительства каждого из них. Если месторасположение нового офиса будет находиться далеко от дома сотрудников и иметь неудобную для большинства транспортную развязку, то лучше подумать об этом заблаговременно, проведя подготовительную работу с коллективом.

Вам придется стать психологом, поразмыслить над тем, чего не хватает подчиненным, чем вы можете компенсировать дискомфорт от переезда. Объявив о переезде, расскажите людям о преимуществах, которыми будет обладать новое место (в зависимости от ваших возможностей и потребностей сотрудников). Например, что кабинеты в новом помещении будут удобнее и просторнее, в буфете будут предлагаться домашние обеды по доступным ценам, на кухне – бесплатный чай, кофе и сладости, заинтересуйте подчиненных увеличением зарплаты или снижением количества обязанностей в связи с приемом новых сотрудников.

Решив все вопросы с работниками, можно приступать к решению вопроса о том, как перевезти офис, организовав процесс наилучшим образом. Скорее всего вы не располагаете достаточным количеством времени для самостоятельного решения всех организационных моментов, поэтому стоит возложить данные обязанности на кого-либо из подчиненных. Главное, не забудьте снять с него ряд других обязанностей, иначе ему не хватит времени для координации переезда.

Итак, вы решили вопрос о переезде, предупредили и подготовили сотрудников, назначили координатора. Но до того момента, как вы с головой уйдете в решение организационных вопросов, не забудьте составить и разослать письма всем клиентам и партнерам, в которых сообщите о смене места нахождения офиса, укажите новый адрес, дату, с которой компания начнет работать на новом месте. К письму можно также приложить карту и схему проезда.

Задумавшись о том, как перевезти офис, учтите, что вам не обойтись без четкого плана переезда, учитывающего все необходимые работы, которые следует выполнить, не только в новом, но и в старом помещении.

7 советов, которые помогут максимально быстро и удобно перевезти офис

Этап организационных работ предполагает учет всех мелочей, облегчающих переезд, ведь в этом случае вы сможете перевезти офис в сжатые сроки и с наименьшими затратами.

Совет 1. Составьте план помещений действующего офиса, отметьте имеющиеся рабочие места, а также относящуюся к ним мебель. Теперь необходимо подготовить план новых помещений и определить места расположения столов, шкафов и других предметов обстановки.

Существенное значение имеет площадь помещений, расположение дверных и оконных проемов, габариты мебели. Следует заблаговременно позаботиться об электрических розетках для офисной техники, они должны быть в достаточном количестве и находиться в местах, удобных для подключения.

Совет 2. Решая, как перевезти офис, определите, каков будет объем перевозок, выберите подходящий транспорт. Если офисы находятся не слишком далеко друг от друга, а все вещи не помещаются в одну малотоннажную машину, то можно совершить два рейса. При необходимости сделать четыре и более рейсов, лучше воспользоваться парой единиц транспортных средств.

Если же предполагается перевезти офис на значительное расстояние либо существует вероятность попасть в пробку, то лучше заказать один автомобиль повышенной вместимости, поскольку стоимость перевозки груза транспортным средством, объем кузова которого составляет тридцать кубометров, будет ниже в сравнении с использованием четырех автомобилей «ГАЗель».

Совет 3. Думая о том, как перевезти офис оперативно, воспользуйтесь услугами бригады грузчиков. Их численность должна соответствовать объемам работ. При наличии в офисе сейфа или других негабаритных или тяжеловесных объектов для транспортировки, вам придется прибегнуть к помощи такелажников.

Грузчики могут не только вынести и погрузить в транспорт офисное имущество, но и разобрать мебель в старом помещении и собрать ее на новом месте.

Совет 4.

Следует позаботиться о том, чтобы правильно упаковать вещи:

• подготовьте для сотрудников коробки, в которые они будут упаковывать личные предметы;
• упаковав в коробки папки с документами, канцелярскими принадлежностями и пр., не забудьте их промаркировать, укажите номер рабочего места или шкафа в соответствии с заранее составленным планом;
• офисную технику необходимо отключить от электропитания и упаковать в подходящие по размеру коробки, мониторы следует обернуть воздушно-пузырьковой пленкой, шнуры аккуратно сложить вместе с самой техникой, коробки промаркировать;
• для перевозки живых растений (если таковые есть у вас в офисе) используются открытые коробки (если на улице холодно, то лучше отдельно воспользоваться легковым автомобилем).

Совет 5. Сложив и упаковав все вещи и оргтехнику, потребуется разборка офисной мебели. Поскольку существует риск повреждения шкафов и столов при перевозке на значительные расстояния, то их следует не только разобрать, но и качественно упаковать. Что касается стандартной однотипной мебели, то ее элементы (к которым относятся столешницы, полки, боковые части шкафов и столов и пр.) можно сложить вертикальными стопками, в таком виде они занимают минимальное количество места.

Если вы намереваетесь перевозить мебель в неразобранном виде, то не забудьте освободить ее от полок и ящиков, снять стеклянные дверцы. С обычных дверей необходимо убрать фурнитуру, а сами дверцы надежно зафиксировать с помощью скотча.

Совет 6. Внимательно отнеситесь к качеству упаковки мебели, задача упаковочного материала будет заключаться в предохранении ее от воздействия влаги, пыли, а также от случайных механических повреждений. Защитить гладкие полированные поверхности можно листами гофрокартона и стретч-пленкой. Не забудьте обернуть стретч-пленкой неразобранную мебель (как корпусную, так и мягкую) и сложенные стопками мебельные элементы.

Офисные стулья сложите стопками либо попарно (то есть один стул ставьте на другой ножками вверх), а затем обмотайте их стретч-пленкой. Аналогично поступите и с компьютерными креслами.

Уделите внимание маркировке упаковок: если вы проставите на них определенное обозначение в соответствии с планом нового офиса, то в процессе разгрузки мебели грузчики смогут перенести коробки к месту непосредственной сборки, что даст возможность сэкономить время в дальнейшем, а также избежать неразберихи.

Совет 7. Отличным решением станет организация разгрузки в соответствии с заранее составленным планом. После того как мебель и другие вещи будут распределены по предназначенным для них помещениям, можно будет приступать к обустройству рабочих мест.

Вам понадобится выполнить:

• сборку и расстановку мебели;
• размещение и подключение оргтехники;
• раскладку папок с документами и прочих вещей по привычным и предназначенным для них местам.

Решая, как перевезти офис, имейте в виду, что грамотная организация позволит выполнить переезд в течение нескольких часов. Если назначить данные мероприятия на выходные дни, то с понедельника компания сможет работать в штатном режиме. А доверяя вопросы переезда профессионалам, вы снимаете с себя груз забот и избавляетесь от лишней головной боли.

Как перевезти офис, не растеряв при этом важные документы

Если переезд организован неправильно, то работа компании может быть парализована на несколько дней. Избежать подобной ситуации можно, заранее подготовившись к тому, чтобы перевезти офис.

В большинстве случаев не возникает вопросов с перевозкой офисной мебели, компьютеров и оргтехники, однако нельзя то же самое сказать и о документах, особенно в том случае, если ваша организация насчитывает несколько отделов. Систематизировать и рассортировать бумаги необходимо аккуратно и тщательно, поскольку именно их можно назвать сердцем любого предприятия. И если потерять хоть один листок, можно получить на выходе серьезные проблемы.

Значит, во избежание путаницы в процессе переезда стоит разработать четкую систему перевозки деловых бумаг и контролировать ситуацию.

1. Сортировка документов.

Отлично, если в вашей компании заведено хранение документов в папках. Но если они не подшиты и хранятся в разрозненном виде, то перед тем, как перевезти офис, бумаги необходимо рассортировать по размерам и назначению. Наиболее ценные документы следует на время поместить на хранение в банковскую ячейку.

Не следует перевозить неупакованные документы внутри шкафов, поскольку они, во-первых, существенно увеличат вес мебели, а во-вторых, в процессе погрузки и разгрузки могут перемешаться. В то же время в уже находящиеся внутри машины стеллажи можно поставить коробки, заполненные упакованными бумагами, – такой прием поможет сэкономить пространство.

2. Упаковка документов.

Во избежание утраты или повреждения бумаг в процессе переезда их необходимо тщательно упаковывать. Для этого отлично подходят коробки из плотного многослойного картона. Реже используется толстая оберточная бумага, в которую заворачивают документы. Не забудьте тщательно заклеить как коробки, так и упакованные бумаги – это поможет избежать вероятности их вскрытия или повреждения при выполнении погрузочно-разгрузочных работ и транспортировке. Не допустить намокания документов во время переезда можно, дополнительно защитив их стретч-пленкой.

При большом документообороте компании лучше прибегнуть к услугам погрузчика, а при переезде и погрузке в автомобиль различных бумаг воспользоваться паллетами, разумеется, предварительно сгруппировав документы и обернув их стретч-пленкой.

3. Маркировка и опись.

Решая, как перевезти офис, имейте в виду, что сохранить привычное размещение в шкафах папок с документами помогает указание на коробках для бумаг названий отделов, номеров шкафов и полок. Чтобы исключить ошибки уже на новом месте, шкафы и полки следует заранее промаркировать стикерами.

Любой грузоперевозчик пользуется той или иной системой маркировки коробок с документами. Подготовив все бумаги к транспортировке, необходимо составить их опись. Помимо единого списка, можно также составить дополнительные описи по отделам.

Разгрузив машину с документами, не подписывайте акт выполненных работ и не отпускайте грузчиков, предварительно не убедившись в том, что все документы в соответствии с описью находятся на месте.

Как перевезти офис максимально комфортно

Решая, как перевезти офис, важно оценить объем предстоящих работ, а также свои возможности и силы и, исходя из этого, уже определиться, прибегнете ли вы к услугам компаний, организующих офисные переезды, или же сделаете это собственными силами.

Конечно, самостоятельный переезд не предполагает, что перевозкой мебели будут заниматься менеджеры и секретари, в этом случае речь идет о том, что, найдя специалистов по разборке, сборке и транспортировке мебели и техники, вы будете самостоятельно контролировать упаковку и распаковку имущества организации.

Если же, оценив свои возможности, вы придете к выводу, что обойтись своими силами не удастся, то лучше обратиться в компанию, занимающуюся офисными переездами. Несмотря на достаточно высокую стоимость подобной услуги, вы можете быть спокойны за то, что ничего не будет забыто, потеряно, упущено, расставлено не там и не так. Решение этих вопросов будет полностью лежать на нанятых вами работниках.

Решая, как перевезти офис, и нанимая компанию-перевозчика, имейте в виду, что ее сотрудники не волшебники, способные за секунду переместить вас и ваших сотрудников вместе с мебелью, техникой и документами в новое помещение. До заключения договора следует внимательно изучить условия работы компании, задать интересующие вас вопросы, касающиеся оказания услуг, изучить договор, обратив особое внимание на ответственность организации и на тот момент, будет ли перевозчик страховать ваше имущество.

Подписав контракт, вам необходимо предоставить сотрудникам компании-перевозчика:

• возможность оценить объем перевозимых вещей;
• ознакомить их с планом расстановки мебели и техники на новом месте;
• выбрать подходящий вам вариант упаковки из предлагаемых.

Решение всех вопросов, касающихся упаковки, перевозки и расстановки мебели и техники в новом офисе берет на себя компания-перевозчик. Вам же надо будет лишь прибыть на новые рабочие места, разобрать документы и подключить оргтехнику.

Читайте также:

Особенности организации офисного переезда | Переезд-Питер

11 Июн

Особенности организации офисного переезда

• admin
• Офисный переезд

В большинстве случаев, офисный переезд — это мероприятие, способное значительно улучшить условия труда. Но любой переезд – это довольно своеобразная процедура, которая сравнима по своему размаху, с настоящим, городским путешествием; в процессе которого можно встретить как печали, так и радости.

Трудности офисного переезда, всегда связаны с транспортировкой различного количества хрупких и дорогих вещей, мебели и оргтехники. Поэтому, всегда следует помнить о том, что офисный переезд – это мероприятие, которое затрагивает не только вашу организацию, но также и целую сеть коммуникаций общего пользования. В этом случае невозможно обойтись без лифта, без использования прилегающих к зданию территорий и городских магистралей. Большой город позволяет осуществить переезд безболезненно только в том случае, когда он производится по правилам мегаполиса.

Иногда масштабы офисного переезда – требуют всевозможных согласований, со многими важными инстанциями: со службами безопасности здания, со службами технического контроля, органами внутренних дел и безопасности дорожного движения (не всегда проезд грузового транспорта, разрешен по любой городской улице) и так далее. Всякий переезд — мегаполис воспринимает по-разному. И чем больше его масштабы (переезда), тем больше различных препятствий — можно встретить на своем пути. Наша цель эти препятствия ликвидировать, еще до момента их возникновения. То есть мы, как компания, занимающаяся профессиональной организацией офисных переездов — должны заранее все продумать до мелочей: маршрут, сопровождение, отключение сигнализации (при необходимости), присутствие инженера по коммуникациям внутри зданий и т. д.

Особенности подготовительных мероприятий, во многом зависят от масштаба офисного переезда.

Переезд небольших офисов (до 10 рабочих мест) и его особенности:

• Расчет стоимости услуги — может производиться в момент телефонного разговора;
• Переезд осуществляется в течение 4 — 6-ти часов, в означенное время;
• Оплата производится по факту выполненных работ.

Переезд среднего офиса (до 120 рабочих мест) и его особенности:

• Для его проведения, требуются выходные или праздничные дни;
• Грузовой транспорт выполняет несколько рейсов; в переезде задействовано несколько бригад. По каждому адресу, отдельно работают люди: для погрузки, загрузки и упаковки.
• Переезд среднего масштаба – может занять несколько дней и требует частичной предоплаты.

Переезд крупного офиса, имеющего более 120-ти рабочих мест, и его особенности:

Большой объем перевозок – требует более тщательной подготовки. В случае, когда такой переезд необходимо завершить в сжатые сроки, необходимо учитывать пропускные способности городских улиц, интенсивность движения и т. д. Такой переезд, при необходимости можно осуществлять не только днем, но и в течение всех суток. График перевозки отделов и маркировка имущества – находятся при этом, в зоне особого внимания.

Мы гарантируем вам грамотный подход к офисному переезду любого масштаба. Нестандартный план, в котором все предусмотрено до мелочей – это наш главный ключ к успеху.

офисных переездов | Ящик для хранения

23 июля 2020 г.

Вы скоро переезжаете? Ознакомьтесь с этими советами по переезду офиса для вашего бизнеса, чтобы ничего не пропустить в этом полном руководстве.
Ключевое слово(а): офисный переезд

В Канаде насчитывается более 1,17 миллиона предприятий. Когда дело доходит до переезда офисов, некоторые компании лучше подготовлены, чем другие. Если вы планируете в скором времени перенести свой бизнес, может помочь организовать план повышения эффективности.

В противном случае переезд всего офиса может оказаться более напряженным, чем вы думали.

С помощью этих простых советов по переезду в офис вы сможете оставаться организованным и без стресса. Наличие плана может помочь вам не пропустить важные шаги, которые могут повлиять на вашу производительность.

Вместо этого вы можете переехать в новый офис и сразу приступить к работе.

Вперед! Узнайте, как спланировать плавный и эффективный офисный переезд с помощью этих простых советов.

1. Составление графика
Чтобы оставаться эффективным, полезно установить расписание для вашего перемещения. Возможно, вы даже захотите начать планирование примерно за пять месяцев до дня переезда.

Взгляните на размер вашего офиса, включая количество мебели и оборудования. Учитывая размер вашего офиса, вы сможете определить, сколько дней займет переезд.

Найдите время, чтобы составить подробный список того, что вам нужно сделать перед днем ​​переезда. Например, вам нужно собрать вещи, позвонить клиентам или поставщикам и, возможно, перенести встречи.

Не забудьте также проверить условия аренды. Вы планируете уехать до истечения срока аренды? В этом случае вы можете потерять свой депозит.

Обязательно ознакомьтесь с информацией о выезде, указанной в договоре аренды. Например, вы несете ответственность за ущерб, возникший во время переезда?

После того, как вы составили график, подумайте и о бюджете вашего переезда. Ваш бюджет будет информировать многие из оставшихся пунктов в этом контрольном списке офисного переезда. Установив бюджет, вы можете быть уверены, что не перетратите задолго до переезда.

2. Назначение задач
Вам не нужно планировать весь переезд в одиночку! Вместо этого рассмотрите возможность привлечения члена команды из каждого отдела. Вместе вы можете сформировать комитет по переезду, что облегчит информирование всей компании.

Просмотрите расписание, которое вы создали вместе с комитетом по переезду. Затем назначьте задачи каждому человеку. Делегирование поможет вам продолжать повседневные операции при планировании офисного переезда.

Каждый отдел также должен создать план нового офиса. Где они планируют размещать мебель, в том числе кабинки? Составление плана задолго до переезда значительно облегчит этот день.

В противном случае вы проведете день перед переездом, решая мелкие проблемы, которые могли решить раньше.

3. Начните делать пожертвования
Проведите инвентаризацию имеющегося у вас офисного оборудования. Что вы планируете сохранить? Все, что вам не нужно, не нужно брать с собой во время переезда.

Вместо того, чтобы тратить время на упаковку и перемещение ненужного оборудования, пожертвуйте его. Таким образом, вы можете сэкономить время и деньги до дня переезда.

Если вам нужно, чтобы кто-то забрал ваши пожертвования, обязательно запланируйте сбор до дня переезда. Запланировав более раннее получение, вы избавитесь от одного предмета на тарелке во время переезда.

4. Пакуйтесь заранее
Как только вы узнаете, что у вас есть, начинайте собираться! Вам не нужно ждать дня или даже недели переезда вашего офиса. Вместо этого попробуйте упаковать вещи, которые вы обычно не используете каждый день.

Собирая вещи каждый день понемногу, вы сможете поддерживать повседневные дела и выполнять контрольный список переезда. В противном случае ваш офисный переезд отнимет у вас слишком много времени в течение дня.

Собираясь заранее, вы снизите стресс. Вместо того, чтобы пытаться сделать все в последнюю минуту, вы можете многое сделать за месяцы до переезда.

Составьте список всего, что вы берете с собой в дорогу. Затем соберите коробки и необходимые принадлежности для офисного переезда.

5. Наклейте этикетки
Как только вы начнете упаковывать свой офис, найдите время, чтобы промаркировать каждую коробку. Также составьте список всего, что упаковано в каждую коробку. Если вам что-то понадобится перед днем ​​переезда, вы можете проверить список того, что находится внутри каждой коробки.

Обязательно пронумеруйте каждую коробку вместе со списком предметов. Отметьте сверху и сбоку каждой коробки ее номер, чтобы информацию было легко найти. Нумерация ящиков также поможет вам ничего не потерять во время переезда.

Если что-то потеряется во время переезда, вы точно будете знать, чего не хватает. Затем вы можете подать заявку на замену этих недостающих предметов после переезда.

Упаковывайте тяжелое офисное оборудование, такое как компьютерные мониторы, по отдельности. Вы также можете припарковать жесткий диск компьютера, чтобы сохранить данные. Если ваши данные находятся в облаке, обязательно сделайте резервную копию всего перед перемещением.

6. Помощь в найме
В отрасли работает более 2507 канадских транспортных компаний. Сюда входят грузоотправители, грузчики и упаковщики. Обязательно позвоните в службу офисного переезда, в которой вы нуждаетесь, задолго до дня вашего переезда.

Чтобы найти нужную помощь, может потребоваться время, особенно если вы переезжаете за пределы штата или за границу. Не забудьте нанять помощника за несколько месяцев до переезда. Таким образом, у вас будет время проверить разные компании, не чувствуя спешки.

Потратьте время на чтение отзывов в Интернете, сравните различные расценки и составьте список необходимых вам услуг, прежде чем выбрать транспортную компанию.

Не забудьте также попросить подтверждение страховки. Запрос страхового покрытия гарантирует, что ваши вещи будут защищены. В противном случае у вас могут возникнуть проблемы, если что-то потеряется в день переезда.

7. Держите всех в курсе
Сообщите всем, что вы перемещаете офисы. Вам нужно будет проинформировать кредиторов, банк, почтовые отделения и ваших клиентов. Вы также можете запланировать новые канцелярские принадлежности и визитные карточки.

Не забудьте также обновить свой сайт!

8. Подготовка к переезду
В день переезда убедитесь, что у вас есть все необходимые карты доступа и ключи. Раздайте их и убедитесь, что ваша команда готова к работе! С помощью этих советов вы можете убедиться, что все готовы и подготовлены к заселению.

 

Хотите упаковать, загрузить и перевезти по собственному графику? Поговорите с нашим торговым представителем.

Планируете офисный переезд в 2023 году? Вот что вам нужно

Переезд в офис начинается с волнения. Вы представляете готовый продукт — все в вашей компании работают и процветают в сверкающем новом, идеально организованном офисе.

Паника начинается, когда вы понимаете, что вам нужно придумать, как подготовить офисный переезд и организовать все в этом сверкающем новом офисе.

Офисные переезды включают в себя огромное количество движущихся частей в прямом и переносном смысле. Очевидно, что вам нужно переместить все вещи, но вы также должны учитывать удовлетворенность сотрудников, переходные рабочие процессы, реорганизацию, периоды адаптации и многое другое.

Не волнуйтесь — мы составили список, чтобы вы были готовы справиться со всеми аспектами офисного переезда.

Многие из этих указаний пришли прямо из нашей группы офис-менеджеров на Facebook! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и присоединяйтесь к обсуждению. Присоединяйтесь к группе здесь .

Просматривая этот список, не забывайте делать то, что многие в нашей группе считают самой важной частью процесса движения: Дыхание.

 

Хотите стать лучшим профессионалом всего за 5 минут?

Да!

Этап 1: Планирование

12–6 месяцев до переезда

1. Выберите одно место для хранения заметок о переезде и дел.

Во-первых, выясните, где и как записывать и систематизировать все заметки, документы, списки дел и другие элементы, связанные с переездом. Централизация информации не позволит вам рвать на себе волосы позже — когда вы вспомните, что у вас есть временная шкала офисного переезда на Google Диске, список дел в Box и список рукописных комментариев сотрудников в… одном из ваших блокнотов, желательно не в тот, который, кажется, исчез из вашей рабочей сумки.

2. Организуйте ключевые документы.

Теперь используйте метод, установленный на первом этапе, для систематизации важных документов, включая страховые записи, контракты, соглашения и другие записи.

Если у вас еще нет контрактов и соглашений, вы можете просто выкроить для них место, чтобы в дальнейшем поддерживать порядок.

3. Объявите о переезде.

Спланируйте подробное электронное письмо, информационный бюллетень, презентацию в мэрии или короткое видео, чтобы рассказать сотрудникам о большом переезде.

Объявление должно быть полным, независимо от выбранного формата. Коммуникация должна сообщать сотрудникам все, что им нужно знать. На самом деле, чем больше деталей вы расскажете, тем легче будет уложить в голове все этапы офисного переезда.

Создавая объявление, не забудьте перевести все применимые элементы в свой основной список дел. Например, если ваше объявление заверяет сотрудников, что перед днем ​​переезда у них будет полный «контрольный список дел для сотрудников», то вам необходимо включить «составление и распространение контрольного списка» в качестве элемента действия на вашей временной шкале.

Вот некоторые пункты, которые следует включить в ваше объявление:

• Новое название и адрес офиса
• Дата/даты переезда
• Ключевые особенности нового офиса
• Обоснование переезда (Цитата генерального директора или другого ключевого лица, принимающего решения, — идеальный способ объяснить решение о переезде и даже вдохновить их на переход.)
• Что сотрудники должны сделать прямо сейчас, если что-нибудь
• Какую информацию о переездах в будущем должны получать сотрудники

После первоначального объявления вам нужно спланировать способ общения с сотрудниками на протяжении всего переезда. Переходите к шагу 4!

4. Поговорите с сотрудниками.

Через несколько недель после объявления объявления поговорите с сотрудниками, чтобы получить их отзывы. Запросите отзывы об аспектах переезда или нового офиса, которые вы можете разумно контролировать и включить в процесс планирования, в том числе:

• Изменение потребностей в рабочем пространстве (некоторые сотрудники могут запросить стоячие столы, лампы, экраны для уединения и т.
  д.)
• Потребности в оборудовании (замена сломанных клавиатур, треснувших экранов и т. д.)
• Изменения рассадки (некоторым сотрудникам может понадобиться или они захотят изменить команды и людей, рядом с которыми они сидят.)
• Предпочтения в стиле работы, особенно если ваше новое пространство будет включать в себя элементы как открытой, так и закрытой планировки.
• Пожелания или рекомендации по дизайну
• Любые проблемы, которые ограничивают людей от переноски тяжелых ящиков и помощи в перемещении

Вы можете доставить это сообщение несколькими способами:

• Связь через руководителей отделов/подразделений
• Разослать опрос
• Проводите встречи один на один, если ваша компания небольшая
• Используйте инструмент доставки электронной почты вашей компании
• Используйте внутреннюю группу Facebook вашей компании

После того, как вы получите первое сообщение, создайте план для последующих отправлений. Вы, вероятно, захотите отправлять одно сообщение в месяц до дня переезда, если этого требует сложность вашего переезда. Если в вашей компании есть команда по внутренним коммуникациям, заручитесь их помощью, чтобы ваши сообщения были точными.

 5. 

Определите свой бюджет и процесс покупки.

Получите бюджет (желательно на бумаге) от руководства вашей компании и разработайте инструкции по совершению всех покупок, связанных с переездом. Можно ли будет использовать корпоративную карту? Вам нужно будет выставлять счета? Кто (если кто-либо) должен будет утверждать ваши покупки или контракты с поставщиками?

Этот шаг поможет вам представить процесс перемещения. Например, если вам нужна команда из трех человек для подписания всех покупок и контрактов, вы сможете запланировать дополнительное время для всех задач, связанных с покупками.

6. Установите и запишите ключевые детали.

Подтвердите и запишите ключевые детали, которые могут повлиять на переезд. К ним относятся:

• Численность персонала
• Размер текущего офиса
• Размер нового офиса

7. Составьте списки того, что у вас есть, и списки того, что вам нужно.

Теперь пришло время составить инвентарные списки всех больших и маленьких вещей. Составьте два списка:

• Вещи, которые вы принимаете
• Вещи, которые вы оставляете позади

Списки должны освещать некоторые потребности, которые вы могли бы упустить из виду, особенно если вы сопоставите их с планом этажа вашего нового офиса.

Например…

• Если офисный переезд требует капитального ремонта, и вы оставите все мусорные баки и доски, вам может потребоваться приобрести новые версии этих предметов первой необходимости, чтобы они соответствовали новому внешнему виду.
• Если вы планируете переезд с ограниченным бюджетом, составление инвентарного списка напомнит вам, что на самом деле вам нужно упаковать все, что скрывается в этом старом шкафу.
• Если ваша новая кухня в два раза больше прежней, но в вашем списке необходимых вещей всего несколько предметов первой необходимости, вам, возможно, потребуется приобрести кучу новых кухонных принадлежностей.

8. Поговорите с менеджерами, чтобы определить стратегии рабочего процесса, связанные с переездом.

Двигаться тяжело; жонглирование работой во время движения очень сложно. Поощряйте менеджеров разрабатывать комплексные планы управления рабочими процессами на протяжении всего процесса переезда, особенно если у них есть какие-либо критические сроки, которые укладываются в временные рамки переезда. Напомните им, чтобы они помнили о переезде, когда берутся за новые проекты и планируют их.

9. Соберите добровольцев в комитет по переезду.

Не пытайтесь делать все в одиночку. Посмотрите, не хочет ли кто-нибудь присоединиться к комитету по переезду!

Прежде чем подавать апелляцию, обязательно опишите обязанности. Некоторые стандартные обязанности включают:

• Планирование
• Упаковка
• Распаковка
• Организация
• Дизайн офиса и отделка

Обсудите эту идею со своими руководителями, чтобы узнать, сможете ли вы получить разрешение на выполнение командой работы, связанной с переездом, в рабочее время. Это определенно вдохновит больше добровольцев.

10. Создайте отдельный адрес электронной почты для вопросов, связанных с переездом.

У людей будут вопросы — много вопросов — о переезде офиса. Попробуйте отделить офисный переезд от своих обычных обязанностей, создав адрес электронной почты только для вопросов, связанных с переездом, и для корреспонденции.

 

Этап 2. Упаковка и подготовка

6–3 месяца до переезда

1. Спросите рекомендации поставщика.

Прежде чем потратить минуту на исследование, спросите ответы у экспертов, которые организовали больше чем свою долю офисных переездов.

Присоединяйтесь к нашим группам State of the Executive Assistant и State of the Office Manager в Facebook и спрашивайте рекомендации поставщиков и общие советы.

Какие поставщики и услуги вам вообще нужны? Вот некоторые вещи, которые необходимы почти для любого офисного переезда:

• Грузчики/бригада по переезду
• Грузовики
• Коробки
• Уборочная бригада и служба уборки

2. Надежные грузчики/передвижная бригада.

Ваша команда по переезду определит переезд вашего офиса.

После того, как вы получите рекомендации, задайте транспортным компаниям из вашего списка несколько вопросов, чтобы точно определить:

• Гибкость (если вам нужно, чтобы они приехали раньше или остались допоздна, будут ли они размещаться бесплатно?)
• Структура оплаты (Взимается ли оплата за работу или за час?)
• Отзывы и надежность (Что говорят бывшие клиенты?)
• Включенные услуги (уборка или помощь в упаковке?)

Совет: постарайтесь найти грузчиков, которые включают в себя все — грузовики, ящики и уборку. Если вы не можете найти компанию, которая бы охватывала все базы, просто переходите к следующим шагам.

3. Выберите коробки для переезда.

На первый взгляд эта задача кажется простой и легкой; зачем делать это на месяц вперед? Просто взгляните на широкий выбор коробок и ящиков для переезда на рынке, и вы поймете, почему. Есть гигантские штабелируемые ящики, сдаваемые в аренду контейнеры, классические картонные коробки, движущиеся контейнеры и многое другое.

Выбор ящика должен быть таким же индивидуальным, как и ваш ход. Примите идеальное решение, учитывая ваш бюджет, сроки, ваш инвентарь и вашу рабочую силу.

4. Блокируйте движущиеся грузовики и места погрузки/разгрузки.

Если вы не выбрали компанию «все-в-одном», которая занимается ценообразованием и охраной грузовиков, вам обязательно нужно заняться этим заранее.

Вы должны точно определить те же функции для грузовиков, что и для ваших грузчиков:

• Гибкость (если вам нужно, чтобы они пришли раньше или остались допоздна, будут ли они размещаться бесплатно?)
• Структура оплаты (Взимают ли они перерасход, если вы застряли в пробке?)
• Отзывы и надежность (Что говорят бывшие клиенты?)
• Включенные услуги (уборка или помощь в упаковке?)

После того, как вы выстроите грузовики в очередь, пришло время координировать прибытия и отправления. Работайте с вашими нынешними и новыми управляющими зданиями, чтобы найти идеальное время и место для погрузки и разгрузки. Пространства должны вместить ваши грузовики, не нарушая движение. Если в любом из зданий есть подземные погрузочные доки, убедитесь, что ваши грузовики очистят все входы и выходы.

5. Выберите службу уборки и бригаду уборщиков.

Если ваши грузчики не уберут ваше старое помещение, вам нужно найти кого-то, кто сделает это — если ваше здание не справится с этим. (Спросите об этом управляющего зданием, если вы не уверены. Вы не хотите платить за ненужную уборку, и вы также не хотите застрять в плате за отсутствие уборки.)

Включает ли ваше новое здание постоянная уборка? Если нет, то вам нужно будет настроить это. Если вы довольны обслуживанием в вашем нынешнем здании, узнайте, может ли эта компания сделать уборку в вашем новом помещении, и просто обновите адрес в существующем контракте на обслуживание.

6. Совершите несколько разведывательных прогулок.

Даже самые внимательные к деталям люди могут упустить несколько движущихся деталей. Совершите несколько долгих, медленных прогулок по офису и сделайте заметки, особенно если вы заметили вещи, которые могут:

• Присутствовать движущиеся препятствия
• Требуют серьезной подготовки
• Быть легко забытым

Возможно, у вас есть гигантский постоянно прикрепленный знак компании, для снятия и повторной установки которого потребуются значительные трудозатраты. Возможно, вы также помните, что зеленая корзина для мусора в середине стены предназначена только для того, чтобы закрыть огромную дыру, которую Тейлор оставил в гипсокартоне, когда он катал ледяную скульптуру йети на прошлогоднюю праздничную вечеринку.

7. Уменьшение размера.

Если вы мудро используете время перед перемещением, вы можете сократить количество предметов, которые вам даже нужно переместить. Потратьте некоторое время, чтобы внимательно просмотреть инвентарь и пометить предметы одноразовыми наклейками. Вы можете делать одну чистку в неделю, чтобы не переутомляться. Долгие, медленные усилия помогут вам избежать случайного выбрасывания вещей в последнюю минуту… просто потому, что вам не хочется собирать вещи. (Это также поможет вам не упаковывать и не перевозить кучу ненужного вам хлама.)

8. При необходимости запланируйте продажу офисного склада.

Если вы избавляетесь от дорогостоящих предметов, таких как столы и стулья, запланируйте распродажу офисного склада, чтобы вы могли вернуть часть денег, чтобы потратить их на новые предметы.

9. Начать упаковку.

Начинайте собираться пораньше, чтобы избежать слишком большого переезда. Завершите процесс короткими управляемыми шагами. Разделите свои предметы на список из трех частей. Приступайте к вещам «ранней пташки» и составьте план упаковки для остальных.

10. Ранние пташки. Они редко используются, но предметы-«хранители» вы можете упаковать немедленно и никогда не пропустите.
11. Предметы домашнего обихода. Это вещи, которые приятно иметь, но не имеют решающего значения.
12. Предметы первой необходимости. Это предметы, которые вам нужно упаковать за день до или даже в день переезда.

10. Проведение заседаний комитета по переезду.

Оценка масштаба вашего переезда должна сказать вам, как часто этой группе нужно будет встречаться. Обычно еженедельные встречи должны охватывать все основы.

Выясните, что именно вы хотите обсудить или получить помощь до встречи. Разошлите простую повестку дня, чтобы участники могли прийти на собрание с идеями на буксире.

Ваши первые несколько встреч, вероятно, будут связаны с планированием и обсуждением. Постарайтесь хорошо упаковать и организовать свои встречи, когда вы приближаетесь к дню переезда.

11. Поговорите с сотрудниками.

Продолжайте общение с сотрудниками. У них будут вопросы.

Вот как сфокусировать свое общение на этом этапе:

• По мере поступления вопросов размещайте их в своих сообщениях в формате вопросов и ответов. Надеюсь, это уменьшит количество вопросов, наводняющих ваш почтовый ящик.
• Обновления статуса. Все захотят узнать, что происходит. Сообщите сотрудникам, какие задачи вы уже выполнили, а что вам еще предстоит сделать, чтобы все чувствовали себя в курсе.
• Изменения в повседневной жизни. Определите, как переезд повлияет на повседневную жизнь сотрудников. Определенно накройте парковку в новом офисном помещении, особенно если она отличается от той, которую использует ваше старое здание. Если будут назначены места, пропуски или брелоки, то сотрудники захотят знать, когда они получат эти предметы.
• Новая информация о районе, особенно если вы планируете переезд на дальнее расстояние. Сообщите сотрудникам местные номера экстренных служб, рестораны, удобства, транспортные узлы и т.  д. Если у вас есть время, разместите эту информацию на специальной веб-странице или в пакете.
• Повторите важную информацию из письма с объявлением. Это не повторяется; это полезно. (На самом деле, эта информация настолько важна, что вы можете распечатать уведомления и развесить их по всему офису, чтобы убедиться, что все запоминают новую информацию.)
  • Новое название офиса и адрес
  • Дата/даты переезда
  • Ключевые особенности нового пространства

Специалисты по офисной мебели в Caliber также согласны с тем, что передача ключевой информации о переезде офиса вашим сотрудникам имеет жизненно важное значение, и у них есть несколько полезных офисных лайфхаков, которые вы можете использовать после переезда в новое офисное помещение.

12. Создайте новые места для сидения.

Для этого шага вам понадобится подробный план нового офиса, если у вас его еще нет. Вам также доступны онлайн-инструменты для управления офисными креслами на новом плане этажа.

Используйте собранные вами отзывы сотрудников для составления нового плана. Отправьте его всем для ознакомления, чтобы у вас было достаточно времени для внесения необходимых изменений.

Установить крайний срок для внесения изменений; вам понадобится абсолютно окончательная схема рассадки, чтобы остальная часть вашей упаковки была успешной.

 

Этап 3: Переезд и организация

3–0 месяцев до переезда

1. Промаркируйте коробки и новое офисное помещение чтобы убедиться, что все идет в нужном месте.

Эксперты по офисным переездам из нашей группы State of the Office Manager в Facebook рекомендуют придумать систему маркировки, которая позволит четко определить, куда должны идти все коробки.

Вы можете использовать любую систему — буквы и цифры, цвета и формы — при условии, что этикетки на коробках соответствуют этикеткам в новом офисе. Это облегчит подбор перевозчиков.

Например, каждой команде можно присвоить цвет, а каждому сотруднику — номер. Отметьте секции офиса лентой, соответствующей цвету команды, и отметьте место каждого человека их номером. Дайте сотрудникам этикетки с их цветом и номером, чтобы они наклеивали их на коробки.

2. Поговорите с сотрудниками.

Ваши последние несколько сообщений о переезде должны прояснить любые вопросы и опасения сотрудников, возникшие в последнюю минуту. Сообщите всем:

• Где они должны быть (Предоставьте всю необходимую информацию о доступе в здание. Прежде чем передавать эту информацию, вам необходимо обеспечить все необходимые брелоки и коды для раздачи.)
• Что им нужно сделать, особенно инструкции по упаковке и маркировке.

Кроме того, выдвиньте эти ключевые движущиеся детали еще раз:

• Новое название офиса и адрес
• Дата/даты переезда
• Ключевые особенности нового пространства

3. Подключить все коммуникации в старом доме.

Подключите телефонные системы, электричество, интернет и воду в новом офисе. Отключите все услуги, связанные с вашим старым зданием, если этим не занимается управляющий зданием.

4. Завершите упаковку предметов первой необходимости.

Да, пора. Ты почти там.

5. Создайте план организации и украшения.

Точно так же, как вы планировали поэтапную упаковку, вы можете планировать распаковку и организацию. и украшать поэтапно. Подумайте о том, чтобы превратить членов комитета по переезду в постоянный «комитет по дизайну офиса», который будет вам помогать.

Возможно, вы обнаружите, что ваш план распаковки и организации во многом повторяет ваш план упаковки.

1. Распакуйте предметы первой необходимости. Какие вещи вам нужно немедленно распаковать и организовать, чтобы помочь сотрудникам работать лучше?
2. Распаковать подручные средства. Какие предметы могут подождать неделю или две?
3. Распакуйте вещи, которые не нужны. (Как упорядочить вещи, которые люди редко используют, но все же в них нуждаются?
4. Полироль и ель. Теперь, когда все расставлено по местам, как вы можете настроить и улучшить организацию своего нового офиса? Какие декорации и дизайнерские работы нужны новому пространству?)

6. Часто проверяйте новое здание.

Почаще связывайтесь со своим новым управляющим зданием, чтобы убедиться, что все идет гладко. Убедитесь, что все коммуникации были подключены.

Запланируйте обход примерно через две недели, чтобы убедиться, что все чисто и неповреждено — все готово для вашей команды.

7. Запросите помощь в распаковке предметов первой необходимости.

Обратите внимание на любых ИТ-специалистов в вашей компании. Для большинства ваших потребностей может потребоваться проводка и подключение компьютеров и телефонов.