Канцелярские товары секретарь: Купить канцтовары, хозтовары и мебель в канцелярском гипермаркете Секретарь

Содержание

Расход канцтоваров в офис — нормы и как посчитать. Офисная служба.

Расход канцтоваров в офис — нормы и как посчитать

Ни один офис не обходится без канцелярских принадлежностей. Ручки, карандаши, бумага для принтера, степлеры, файлы, папки — все это разлетается по отделам за секунды. Чтобы никто из сотрудников не остался без нужных принадлежностей, необходимо знать, как избежать «канцтоварной нужды».

Давайте посмотрим, как можно рассчитать расход канцтоваров и оптимизировать закупку, чтоб все сотрудники остались довольны.

Норма расхода канцтоваров

Норма потребления канцтоваров зависит в первую очередь от специфики деятельности компании. Некоторые организации практически не нуждаются в канцелярии, другие — тратят значительные суммы на канцелярские принадлежности.

Обычно ответственным за наличие нужных канцтоваров в офисе назначается секретарь или офис-менеджер.

Если компания небольшая, человек 20, то заказ канцтоваров не такое уж и хлопотное дело. Но вот если у вас несколько десятков человек, много отделов и всем требуется разное, тогда заказ канцтоваров и контроль за их наличием может превратиться в головную боль.

На законодательном уровне нормы расхода канцелярских принадлежностей не установлены. Как правило, каждая компания регламентирует расход канцелярии по своему усмотрению.

При этом многие руководители фирм упускают из виду контроль контроля за расходом канцелярских принадлежностей. А зря. Установленные нормы расхода канцтоваров помогут не только избежать нехватки принадлежностей сотрудникам, но и существенно сэкономить бюджет компании. На первый взгляд, расходы на канцтовары небольшие. по сравнению с другими статьями расхода компании. Но если посчитать траты на канцелярию за квартал или год, вы удивитесь, насколько эта сумма превышает ваши ожидания.

Если у вас постоянная нехватка ручек, карандашей, степлеры каждый раз куда пропадают, а бумага для принтера исчезает тоннами, стоит подумать, чтобы внести некоторые изменения в привычный распорядок заказа канцелярских принадлежностей.

Регламентирование канцелярских принадлежностей помогает структурировать и оптимизировать закупки канцтоваров, сократить бюджет и дисциплинировать сотрудников.

Прежде чем считать нормы расхода канцтоваров, нужно определиться с типами принадлежностей. Канцелярские принадлежности для офиса можно разделить на две группы по сроку использования:

Канцтовары долговременного использования (степлеры, дыроколы, штемпельная продукция, ножницы и пр).
Кратковременного (ручки, бумага для принтера, маркеры и пр). Именно канцелярия кратковременного использования чаще всего теряется в офисах, быстрее заканчивается и сотрудники испытывают постоянную нехватку.

Как определить норму

Определить нормы расхода канцтоваров не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Обычно при расчете норм пугает, что невозможно подсчитать и определить норму для канцелярских товаров кратковременного использования. Подсчитать можно все. Главное, подойти с умом к этому.

Есть два способа определения нормы:

Бенчмаркинг — отличный способ усовершенствовать бизнес-процессы. Суть в том, что вы берете как пример компанию, максимальную близкую к вам по условия. Вы смотрите на количество сотрудников, отделов, выбираете схожую отрасль деятельности и прочее, и принимаете их нормы на канцтовары. Например, вы общаетесь с девушкой секретарем из другой фирмы. Расспросите ее, как она справляется с закупкой канцтоваров, есть ли у них нормы. Что-то вы можете перенять для своей компании, что-то изменить.Тестируйте заимствованные нормы и доводите до совершенства уже в своей компании.

Собственные расчеты — разумнее всего использовать этот метод. Вы формируете нормы, используя собственные силы, измеряя и рассчитывая количество канцтоваров необходимых вашему офису. Потребуется время, чтобы определить опытным путем норму. Один-два месяца вы наблюдаете и анализируете сколько канцтоваров заказали, сколько потратили, чего не хватило и т. д. После вы поймете, какие нормы расходы канцтоваров можно установить для вашего офиса, чтобы сотрудники не нуждались ни в каких вещах.

На наш взгляд, лучше использовать собственные расчеты для установления норм расхода канцтоваров.

Во-первых, так вы увидите на что и куда тратят сотрудники канцтовары. Например, если у вас в компании 50 человек, а ручек вы заказываете по 20 упаковок в месяц, стоит подумать, рационально ли используются ручки?

Во-вторых, вы сможете сделать запас самых востребованных канцтоваров. Например, специфика деятельности компании может предполагать повышенный спрос на какие-либо канцелярские принадлежности в зависимости от сезона. Вы сможете заранее подготовиться и заказать заранее канцелярию. Тогда в «горячий сезон» никто из сотрудников не останется без принадлежностей.

Читайте также:

Как рассчитать расход канцтоваров в офис

Учет канцтоваров можно вести по отделам или по сотрудникам.

Если компания небольшая, то можно уточнять у каждого сотрудника, какие канцелярские принадлежности ему необходимы. В средних и крупных компаниях лучше собирать заявки на канцелярию по отделам. Это поможет упростить процесс закупки канцтоваров и даст возможность контролировать работу сотрудников.

Для начала вы можете составить перечень канцтоваров длительного использования и расходных материалов (картриджей для принтера и пр.). Их запасы нужно пополнять раз в месяц или реже. Затем можно составить список канцелярских принадлежностей кратковременного использования.

В среднем одному сотруднику необходимы такие вещи:

Ручка, карандаш, линейка, ножницы — 1 шт
Степлер, скобы к нему, антистеплер — 1 шт
Лотки для бумаг — 1-3 шт
Папки, файлы, архивные папки — в зависимости от объема документов
Блокнот или ежедневник — 1 шт
Блок для записей — 1-2 шт
Маркеры и текстовыделители — 1 уп.

Это минимум канцтоваров, необходимых каждому сотруднику в офисе.

Когда вы составили список канцелярских принадлежностей, можно приступать к анализу.

Следите за расходом канцтоваров. Через два-три месяца у вас уже будут достаточно верные данные, чтобы понять какое количество канцтоваров вам необходимо закупать.
Заведите табличку в excel, чтобы проще было вести учет канцтоваров.

Вот например, можно сделать две связанные таблицы:

Наименование канцтоваров	Единицы измерения (шт/уп)	Объем закупки	Дата закупки	Остаток	Текущая дата
Ручка шариковая	1 шт	100 шт	15. 10.18	20 шт	15.12.18

Наименование канцтоваров	Выдано Бухгалтерия		Выдано Отдел маркетинга		Выдано Отдел продаж
Наименование канцтоваров	Дата	Кол-во единиц	Дата	Кол-во единиц	Дата	Кол-во единиц
Ручка шариковая синяя	17.10.18	15 шт	25. 10.18	20 шт	12.11.18	20 шт
Ручка шариковая синяя					02.12.18	25 шт

Первая таблица дает нам общие сведения, сколько и каких канцтоваров было заказано и какое количество осталось на текущую дату. По второй таблице можно проанализировать расход канцтоваров по отделам. В будущем, на основе этих данных вы сможете сформировать нормы расходы канцтоваров для всего офиса.

Пока статистики нет, можно собирать заявки по отделам, самостоятельно проверять целесообразность заказов и корректировать их в случае избытка. Например, сотрудник указывает в заявке несколько штук дорогих ручек.

Обоснование такой покупки может быть деловая встреча с партнерами или выставка. Если никакого мероприятия в ближайшее время нет, а дорогие ручки личная прихоть сотрудника, то такая заявка отклоняется.

Чтобы проверить обоснованность покупки какой-либо нестандартной вещи, которая выбивается из привычного списка канцелярии, обращайтесь к руководителю отдела. Можно попросить, чтобы руководство каждого отдела собирали заявки со своих сотрудников и отправляли вам.

Здесь главное установить правила сбора заявок. Что стоит учитывать:

Периодичность. Обычно канцелярию заказывают раз в месяц или квартал. Но может быть и чаще. Все зависит от потребностей конкретной компании.
Сроки предоставления. Важно соблюдать дисциплину и проинформировать всех сотрудников, когда вы заказываете канцелярию и до какого принимаете заявки. При установке сроков учитывайте, что многие будут задерживать заявки. Так что берите два-три дня с запасом.
Форма подачи заявки. Сделайте единый шаблон подачи заявки на канцелярию. Вам будет проще все заявки воедино и риск что-то пропустить будет минимален.

Важно донести до сотрудников информацию, что если вы в оговоренные сроки не получите заявку, они лишатся канцелярии.

Вместо заключения

Первое время, когда вы только начнете учет и формирование норм расхода канцелярских принадлежностей, могут возникать сбои. Это нормально. Внимательно следите, анализируйте и корректируйте заказы. Не забывайте всегда создавать «неприкосновенный запас» на случай авралов и экстренных ситуаций в рабочем процессе. Когда вы оптимизируете расходы на канцтовары, систематизируете закупку, не переставайте раз в квартал анализировать расходы и корректировать их.

Что еще почитать:

Количество показов: 8582

«Единая Россия» продолжает отправлять гуманитарные грузы на Донбасс
Очередные фуры отравились в города ЛДНР из Забайкальского края, Магаданской, Челябинской Ленинградской, Костромской и других областей
В Забайкальском крае при поддержке местного отделения партии жители региона собрали канцелярские принадлежности для школьников ДНР и ЛНР.
«Помогать собирать детей в школу нужно всегда и региональное отделение партии уделяет этому большое внимание. В этом году жители края хотят оказать содействие в подготовке ребятишек, живущих на Донбассе, к 1 сентября, приносят тетради, ручки, краски, альбомы и другие необходимые ребятам вещи», — рассказала депутат Совета муниципального района «Читинский район» от партии Нина Андреева.
В Магаданской области в рамках акции «Книги — Донбассу» удалось собрать более 1,5 тысяч книг для ДНР, ЛНР и освобождённых территорий Украины. Один из пунктов открылся в школе города Сусуман.
«Неравнодушные жители округа приносят в школу литературу и школьные учебники. Художественные, образовательные, публицистика, книги-игрушки для малышей, общеразвивающие, специализированная литература для детей — много интересных и познавательных изданий будут переданы детям. Большую помощь в организации акции оказала руководитель местной общественной приемной партии Раиса Дзодзикова», — рассказал секретарь местного отделения «Единой России», глава Сусуманского городского округа Игорь Пряников.
В Москве депутаты гордумы Ольга Мельникова и Людмила Гусева также передали канцелярские принадлежности для школьников Донбасса.
«В акции принимаю участие ежегодно, знаю, что такое собрать детей к школе, а тем более, когда ребёнок не один, а их трое и более», — рассказала Ольга Мельникова.
Из Волховского района Ленинградской области в город Енакиево ДНР отправили 20-тонную фуру гуманитарной помощи. В составе груза мебель, стройматериалы, а также детская площадка, новые парты для школьных классов, оргтехника и канцелярские товары. Содействие в отправке оказывали глава администрации Волховского района Алексей Брицун и районное отделение «Единой России».
В Челябинской области Копейское местное отделение партии отправило одежду и обувь в Ясиноватую и Волноваху ДНР.
«Новую одежду и обувь, вещи и для детей, и для взрослых, в том числе зимние комбинезоны и джинсы, резиновые сапоги и многое другие нам принесла местная жительница Татьяна — в связи с закрытием собственного магазина. Хочется сказать ей огромное спасибо за то, что она не осталась в стороне», — пояснила исполнительный секретарь Копейского отделения партии Мария Новикова.
Еще одну партию гуманитарного груза для жителей Донбасса и освобожденных территорий направили из Орска Оренбургской области. В его состав вошли около 1,2 тысяч банок плова, крупы, коробки с сахаром, чаем, сгущенным молоком и тушенкой. Содействие в отправке гумпомощи оказали члены местного отделения «Единой России», депутаты Орского городского Совета и неравнодушные жители города.
«Мы организовываем сборы и доставку помощи с начала проведения спецоперации, и с каждым разом желающих помочь становится только больше», — пояснил секретарь местного отделения партии, глава Орска Василий Козупица.
А из Костромской области при поддержке руководителя реготделения «Единой России», губернатора Сергея Ситникова, индивидуальных предпринимателей и жителей в Ростов отправились две фуры с 60 кубометрами древесины.
«Что касается отправки гуманитарного груза от Костромской области, сегодня осуществляется уже четвертая отправка, шестая и седьмая фуры. Мы направляем 62 кубометра пиломатериала, это около 40 тонн», — пояснил руководитель регионального исполкома партии Михаил Душин.
Канцелярские принадлежности для секретаря — Etsy Турция
Etsy больше не поддерживает старые версии вашего веб-браузера, чтобы обеспечить безопасность пользовательских данных. Пожалуйста, обновите до последней версии.
Воспользуйтесь всеми преимуществами нашего сайта, включив JavaScript.
Найдите что-нибудь памятное, присоединяйтесь к сообществу, делающему добро.
( 830 релевантных результатов, с рекламой Продавцы, желающие расширить свой бизнес и привлечь больше заинтересованных покупателей, могут использовать рекламную платформу Etsy для продвижения своих товаров. Вы увидите результаты объявлений, основанные на таких факторах, как релевантность и сумма, которую продавцы платят за клик. Узнать больше. )
9 Канцелярские принадлежности | Организация собрания совета директоров
Иметь под рукой весь каталог канцелярских товаров не обязательно. Такие предметы, как дыроколы для бумаги, линейки и степлеры, должны быть общим ресурсом для каждого человека в организации. Поскольку правила уборки рабочего стола и использование горячих столов стали новой нормой, лучше всего свести канцелярские принадлежности к минимуму.
1. Желтый маркер
Нет ничего более приятного, чем вычеркивание дела из списка дел. В конце концов, желтая страница приносит такое удовлетворение. Визуально оранжевые, синие или розовые хайлайтеры никому не подходят.
Желтый маркер удобен тем, что текст под ним виден с первого взгляда. Вы можете вернуться к задаче или серии задач для справки.
2. Штабелируемые лотки
Вам нужны только два лотка: верхний для документов, с которыми вы сейчас работаете, и входной лоток, нижний для измельчения.
Верхний лоток следует проверять в конце каждого дня, в этом лотке должны находиться только те документы, над которыми вы работаете или над которыми нужно действовать. Все остальное следует поместить в пластиковый рукав и добавить на решетку.
Ежемесячно следует опорожнять лоток для измельчения. Сохраняйте все, пока не будете на 100% уверены, что это не требуется. Например, ранние проекты повестки дня следует хранить до окончания собрания на случай, если кто-то спросит, почему элементы были опущены или добавлены, вам не нужно полагаться на память, у вас есть доказательства.
3. Ultimate Pen
Pilot Retractable Fine Pen — мой фаворит. Люди постоянно крадут у меня эту ручку. Модные дорогие ручки, такие как Mont Blanc, великолепны, и все же я обязательно вернусь к этой.
Мяч скользит по бумаге и удобно лежит в руке.
4. Прозрачные этикетки
Эти прозрачные этикетки легко приклеиваются к прозрачным пластиковым карманам для документов, их можно распечатать на стандартном лазерном принтере, они не размазываются и не пачкаются.
Я печатаю две этикетки для каждого рукава: одну в правом верхнем углу при портретной ориентации и одну в правом верхнем углу при альбомной ориентации.
Ваша электронная файловая система должна отражать эти файлы.
5. Прозрачные пластиковые карманы
Наличие хорошо промаркированных прозрачных карманов для ваших документов позволяет вам сразу видеть информацию и подшивать документы сразу после их получения.
Кроме того, ваша команда может найти документы, когда они вам понадобятся, если вы отсутствуете.
Избегайте использования цветных карманов, так как это может сбивать глаза. Кроме того, не берите хлипкие дешевые карманы.
6. Проволочный держатель документов
Я использую две стойки. Один держит прозрачные карманы по месяцам, другой держит карманы с именем каждого директора, расходами, действиями и приглашениями или документами о специальных мероприятиях.
Стойка позволяет хранить документы вне стола и до них легко добраться
7. Держатель для документов формата A3
Всегда держите под рукой копию календаря на текущий и следующий год.
No related posts.