Как заполнять накладная: Как заполнить товарную накладную: бланк и образец заполнения

Содержание

Торг 12 товарная накладная 2020 и 2021

Когда нужно заполнять ТОРГ-12

Поставка закупленных товарно-материальных ценностей оформляется с помощью накладной ТОРГ-12. Готовит этот документ поставщик. Если у приобретенных товаров предусмотрен НДС, то заказчику дополнительно передается и счет-фактура.

Для поставщика эта накладная представляет собой документ, согласно которому производится списание и реализация товарно-материальных ценностей. Для заказчика наоборот — это подтверждение закупки ТМЦ и основание для их постановки на учет. Разработана унифицированная форма накладной торг 12, бланк скачать excel бесплатно вы сможете далее в статье, он пригодится в работе.

Какой бланк использовать для заполнения

Формальный вид и правила заполнения регулируются Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако если у поставщика возникнет необходимость в корректировке действующего бланка, например, в добавлении новых реквизитов, строк и колонок, то, в соответствии с ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, он может внести дополнения в унифицированную форму или же воспользоваться самостоятельно разработанным бланком. Ниже представлена актуальная товарная накладная ТОРГ-12, бланк скачать Excel можно бесплатно.

Удалять реквизиты из унифицированной формы запрещено!

Порядок заполнения накладной

Документ составляется поставщиком в двух экземплярах — по одному экземпляру для каждой стороны. Если отгрузка товара осуществляется при помощи услуг транспортной компании, то необходимо подготовить и третий экземпляр.

С 01.07.2017 разработан и утвержден электронный формат: накладная ТОРГ 12 онлайн (Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/[email protected]). Передача производится по телекоммуникационным каналам связи, что позволяет оперативно предоставить первичную документацию по требованию как заказчика, так и налогового инспектора. Оформить документ онлайн можно при помощи специализированных бухгалтерских сервисов и ресурсов.

В товарной накладной ТОРГ 12, образец которой можно скачать в конце статьи, необходимо в обязательном порядке заполнить реквизиты, отраженные в ст. 9 402-ФЗ. Расскажем, как оформить ТОРГ 12 (скачать бланк Excel мы предлагали выше) в соответствии с правилами, принятыми в 2020 году.

Шаг 1. Первым шагом заполнения необходимо присвоить накладной порядковый номер и указать дату.

Шаг 2. Заполнить контактные данные поставщика («Продавец») и заказчика («Покупатель»). Затем вносится «Основание» — контракт (договор), в соответствии с которым производится поставка ТМЦ. В шапке также необходимо заполнить кодовую часть — указать все необходимые коды из Общероссийских классификаторов.

Шаг 3. Как только реквизиты накладной заполнены, ответственное лицо поставщика приступает к оформлению расчетной (табличной) части. В нее вносятся качественные и количественные характеристики поставляемых товарно-материальных ценностей пошагово по номерам граф:

  1. Порядковый номер.
  2. Наименование ТМЦ.
  3. Кодировка товаров.
  4. Единица измерения.
  5. Код измерительной единицы по ОКЕИ.
  6. Тара.
  7. Количество позиций, расположенных в упаковке.
  8. Общее количество упаковок.
  9. Вес ТМЦ с упаковкой.
  10. Вес товаров без упаковки.
  11. Цена одной единицы продукции.
  12. Стоимость приобретаемых ТМЦ без НДС.
  13. Установленная для поставщика ставка НДС.
  14. Размер налога по каждой товарной позиции.
  15. Стоимость приобретаемого товара с учетом НДС.

Шаг 4. В графах «Итого» и «Всего по накладной» отмечается общая стоимость приобретаемой продукции.

Шаг 5. Очень важным моментом для поставщика является заполнение сроков отгрузки и получения ТМЦ. Они будут являться подтверждением того, что поставка прошла без нарушений условий контракта.

Шаг 6. Заполнение закончено. Для того чтобы накладная вступила в силу, ее необходимо подписать. Со стороны продавца подписи ставят руководитель, главный бухгалтер и сотрудник, ответственный за отгрузку продукции. Со стороны заказчика подписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил» материально-ответственное лицо организации-заказчика. Подписи заверяются печатями предприятий. Однако если учреждения официально работают без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82), то оттиск на документации можно и не проставлять.

В случае возврата товара поставщику покупатель заполняет также накладную ТОРГ-12. Правила составления документа остаются неизменными.

Сколько хранить накладную

Срок хранения накладной отсчитывается после окончания отчетного года. Для всех первичных документов он составляет пять лет (ст. 17 402-ФЗ). В случае с ТОРГ-12 это правило нужно соблюдать, только если с помощью накладной организация не подтверждает сумму убытка, переносимого на будущее. Если же подтверждает, то накладную лучше хранить дольше.

Частые ошибки при заполнении и ответственность

Самая распространенная ошибка — отсутствие печати. Да, в список обязательных реквизитов по 402-ФЗ она не входит и в большинстве случаев ставить ее не обязательно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самой формой, поэтому должна присутствовать. Если ее нет, то налоговики могут не зачесть НДС — это частая причина разногласий с налоговой. Случай, когда печать не обязательна — грузополучатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Чтобы избежать проблем, прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа.

Вторая проблема — отсутствие чьей-либо подписи. Следите, чтобы в накладной расписались все стороны. Если случится кража, доказать что-либо и найти виновного будет сложно. В такой ситуации уголовная ответственность может грозить и продавцу, и грузополучателю.

Скачать заполненный образец накладной ТОРГ-12

Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Другие статьи автора

Товарная накладная ТОРГ-12: бланк, правила и образец заполнения, обзор онлайн сервисов для заполнения ТОРГ-12 в 2019 - 2020 годах

Унифицированная форма ТОРГ-12 - бланк

ТОРГ-12 - товарная накладная применяется при оформлении продажи товаров или иных материальных ценностей посторонней организации. Унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 - образец заполнения можно скачать в статье - утверждена постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Бланк унифицированной формы ТОРГ-12

посмотреть

скачать

В ТОРГ-12 можно добавить необходимые реквизиты (поля, графы) либо разработать бланк товарной накладной самостоятельно, закрепив его в учетной политике. Данный порядок применения подобных унифицированных форм регламентирует Госкомстат РФ (постановление от 24.03.1999 № 20). Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все сведения первичного документа (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 

Как заполнить шапку унифицированной формы ТОРГ-12

Заполнение заглавной части формы ТОРГ-12 часто вызывает вопросы у налоговиков во время проверки. Чтобы избежать лишних объяснений, заполняйте шапку документа следующим образом:

В строке «Организация-грузоотправитель» зафиксируйте все сведения об организации-грузоотправителе:

  • наименование; 
  • ИНН;
  • адрес;
  • телефон;
  • банковские реквизиты (расчетный счет, банк, БИК, корсчет).

Внимание! Если груз отправляется из вашего обособленного подразделения, филиала или со склада сторонней организации (например, если груз отправляется со склада производителя, минуя ваш склад), то указывайте фактические данные именно фирмы (филиала) отправителя.

В строке «Структурное подразделение» укажите склад отгрузки. Если же ваша организация является поставщиком, но реализует товары через обособленное подразделение (ОП), то во 2-й строке укажите наименование ОП, а в строке «Организация-грузоотправитель» — наименование головной организации, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты обособленного подразделения. При отсутствии у подразделения отдельного расчетного счета укажите банковские реквизиты головной организации.

В строке «Грузополучатель» зафиксируйте сведения о компании-покупателе: название, адрес, контакты, реквизиты банка. Если товары вы отгружаете в адрес ОП покупателя, то в это поле внесите данные подразделения.

В строку «Поставщик» внесите сведения о вашей компании из ЕГРЮЛ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

В строке «Плательщик» укажите данные о покупателе, его название, ИНН/КПП, адрес, банковские реквизиты.

Внимание! Указывать ИНН, КПП и банковские реквизиты в ТОРГ-12 необязательно, т. к. эта информация не является обязательной в первичных документах. Однако наличие этих сведений в ТОРГ-12 позволит однозначно идентифицировать участников сделки и снизит риск претензий налоговиков.

В строке «Основание» зафиксируйте номер и дату договора поставки (заказ-наряда).

Не забудьте составить транспортную накладную, если ваша фирма доставляет заказ покупателю. В этом случае в ячейках «Транспортная накладная» укажите номер и дату выписки товарно-транспортной накладной.

Правила заполнения табличной части ТОРГ-12

В табличную часть ТОРГ-12 перенесите данные об отгружаемом товаре из договора или спецификации к нему:

  • наименование ТМЦ;
  • количество;
  • единицы измерения;
  • цена;
  • сумма без НДС;
  • размер НДС;
  • сумма с учетом налога.

Важно! Название ТМЦ должно быть на русском языке (письмо Минфина России от 18.05.2017 № 03-01-15/30422). Допускается комбинированное написание только для фирменного наименования, например, пылесос Samsung VC20M25.

Поле «Код товара» можно не заполнять, т. к. это необязательный реквизит. Чтобы заполнить данный показатель, можно перенести код из ОКПД2, утв. приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-СТ (акт. ред. от 23.09.2020).

Далее в форму заносятся данные по приложениям к накладной. Это могут быть сертификаты, паспорта на товар и т. п. документы.

В ТОРГ-12 допускается указание услуг, оказанных покупателю товара (например, услуги по погрузке-разгрузке ТМЦ). В таком случае подписанная покупателем товарная накладная подтверждает оказание услуг (определение ВАС РФ от 30.09.2010 № ВАС-12600/10 по делу № А32-44893/2009-57/533).

Подписи сторон в ТОРГ-12

В соответствующих полях должны поставить подписи ответственные лица обеих сторон собственноручно (на бумажных носителях). Факсимиле на первичных документах ставить нельзя. Налоговики исключат такие расходы из уменьшающих базу по прибыли у покупателя (письмо Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

Подпишитесь на рассылку

Со стороны продавца ТОРГ-12 подписывают:

  1. В строке «Отпуск груза разрешил» — руководитель организации (иное уполномоченное приказом директора лицо).
  2. В строке «Главный (старший) бухгалтер» — главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии, уполномоченный на оформление накладной.
  3. В строке «Отпуск груза произвел» — сотрудник, который фактически отпустил товары со склада.

Со стороны покупателя в товарной накладной расписываются:

  1. В строке «Груз принял» — работник, принявший груз в месте передачи товара, отличном от склада покупателя (грузополучателя). Например, при приемке ТМЦ на складе продавца или грузоотправителя подпись в этой строке может поставить работник покупателя или представитель транспортной компании, нанятой покупателем.

Внимание! На физлиц, получающих груз от имени покупателя, оформляют доверенность, реквизиты которой указывают в строке «По доверенности № __ от __ ____».

  1. В строке «Груз получил грузополучатель» — материально ответственный сотрудник, принявший товар на складе покупателя.

Печать на ТОРГ-12 не является обязательным реквизитом, хотя и предусматривается формой документа,. Поэтому проставляют ее  при наличии те организации, которые официально не отказались от ее применения. Основание: ст. 9 ФЗ РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В полях даты укажите фактические сроки отгрузки (приемки), т. к. они должны совпадать с реальными. Именно поэтому накладную целесообразнее составлять либо непосредственно в момент отгрузки, либо после ее окончания.

ТОРГ-12 распечатайте в двух экземплярах по одному для каждой стороны. То есть тому, кто сдает ТМЦ и на основании накладной их списывает, а также сторонней организации, которая по накладной оприходует эти ценности.

ТОРГ-12 распечатайте в 2-х экземлярах по 1 для каждой стороны.

Скачать образец заполнения ТОРГ-12 можно по ссылке ниже.

Образец заполнения товарной накладной по форме ТОРГ-12

посмотреть

скачать

Срок хранения накладной ТОРГ-12 в организации — 5 лет.

Современные сервисы позволяют осуществить заполнение ТОРГ-12 онлайн. Рассмотрим, где заполнить ТОРГ-12 в режиме реального времени.

Заполнение ТОРГ-12 онлайн

Заполнить ТОРГ-12 онлайн можно на следующих сайтах:

Оба сайта позволяют бесплатно заполнить и распечатать ТОРГ-12. Их интерфейс интуитивно понятен. Чтобы сохранить документ в системе, необходимо зарегистрироваться в сервисах.

Формат передачи посредством ТКС для электронной ТОРГ 12 определяет приказ ФНС от 30. 11.2015 № ММВ-7-10/[email protected] (акт. ред. от 08.04.2019).

***

ТОРГ-12 — первичный документ, который заполняется продавцом при отгрузке товаров. Накладная составляется в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, или направляется покупателю в электронном виде с электронно-цифровой подписью. Мы подробно рассмотрели основные нюансы оформления данного документа, а также перечислили основные ошибки, к которым придираются налоговики.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Накладная (ТОРГ-12, ТТН)». 

 

 

Изменения в бланках и правила заполнения ТТН с января 2021 года

29 января 2021

С 1 января 2021 года вступили в силу изменения в бланки и правила заполнения товарно-транспортной накладной. Источник: постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200

В соответствии с постановлением, транспортную накладную можно составить:

  1. На бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика соответственно.
  2. В виде электронной транспортной накладной, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью.
Согласно новым правилам, при отсутствии показателей в бланке накладной можно поставить прочерк. При внесении изменений в накладную нужно указать фамилии и инициалы тех, кто внёс исправления, их подписи и дату корректировки.

Форма электронной транспортной накладной будет подготовлена и утверждена позднее ФНС, Минтрансом и Министерством цифрового развития. Чтобы обмениваться электронными версиями транспортной накладной и заказ-наряда, грузоотправителю нужно заключить соглашение об оказании таких услуг с оператором ЭДО.

В бланке товарно-транспортной накладной появились новые показатели:

  • в разделе 1 «Грузоотправитель» ставится отметка, если грузоотправитель – экспедитор;
  • добавлен раздел 1а, в котором можно указать сведения о клиенте (заказчике организации перевозки) в случае необходимости;
  • в разделе 3 «Груз» нужно указать объявленную стоимость груза и реквизиты документа, подтверждающего отгрузку товаров;
  • в раздел 6 «Приём груза» требуется дополнительно внести сведения о лице, от которого забирается груз, а также поставить подпись этого лица и при необходимости подпись перевозчика;
  • в раздел 11 «Транспортное средство» добавлены сведения о типе владения транспортным средством: «1» — собственность; «2» — аренда; «3» — лизинг.
Новая товарно-транспортная накладная добавлена в программное обеспечение 1С и может использоваться грузоотправителями.

Образец транспортной накладной 2021 года


Как сделать накладную в excel-формате?

Продажа товара предполагает обязательное составление двух экземпляров товарной накладной (далее – ТН).

 

Именно накладная является первичным бухгалтерским документом, применяющимся для подтверждения продажи товара покупателю. В нашей стране товарную накладную оформляют с помощью унифицированной формы «ТОРГ-12».

 

Чаще всего товарные накладные используются в оптовой торговле: на их основании продавцы списывают реализованные товарно-материальные ценности (ТМЦ), а покупатели – оформляют постановку приобретенного товара «на приход».

 

Нюансы оформления ТН

 

В накладной прописываются точные данные продавца и покупателя, достоверность которых заверяется подписями обеих сторон. Чтобы избежать проблем с налоговиками, товарные накладные следует оформлять в формате «ТОРГ-12». Одновременно выписывается два экземпляра товарной накладной: один остается у продавца, второй – вместе с товаром отправляется к покупателю.

Многие начинающие бизнесмены задумываются над тем, как сделать накладную своими руками. Благо, в век компьютерных технологий мы позабыли о дублировании документов вручную «под копирку». Сегодня всю бухгалтерскую «первичку» можно создать в электронном виде с помощью персонального компьютера и стандартных офисных программ.

Проще всего заполнить электронную товарную накладную в Excel-формате. В таком случае формируется один файл ТН с последующей его верификацией электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) продавца. Готовая товарная накладная сохраняется у продавца и одновременно высылается по электронным каналам связи в адрес покупателя. Оформление excel-накладной по ранее созданному образцу занимает минимум времени, впрочем, как и ее практически моментальное подписание ЭЦП.

 

Скачать бланк ТОРГ-12 для заполнения (word)

Скачать бланк ТОРГ-12 для заполнения (excel)

Скачать образец для заполнения ТОРГ-12 для заполнения (word)

Скачать образец для заполнения ТОРГ-12 для заполнения (excel)

 

Основы заполнения «ТОРГ-12»

 

 «ТОРГ-12» является первичным документом бухучета предприятия, ведь именно на ее основании происходит списание и оприходование ТМЦ. Чтобы корректно заполнить ТН, необходимо четко следовать установленным правилам.

Верх бланка товарной накладной содержит данные о продавце (поставщике) и покупателе (заказчике), основание для отгрузки товара, а также номер и дату формирования документа. Информация о стороне договорных отношений включает: название субъекта хозяйствования, контакты (адрес, телефон) и платежные реквизиты.

 

Приведем видео-пример заполнения накладной в формате Excel:

https://www. youtube.com/watch?v=RCEDMhc6Lt0&feature=emb_logo

 

Под «основанием» выдачи «ТОРГ-12» имеется в виду документ, по которому происходит отпуск товара. Чаще всего это договор купли-продажи или заказ-наряд. Самый важный раздел ТН – перечень поставляемой продукции с указанием наименования, артикула, сорта, количества, массы, стоимости каждой единицы товара, а также общей суммы с НДС.

Заполненная товарная накладная должна быть верифицирована уполномоченными лицами поставщика: бухгалтером и директором предприятия, а также лицом, ответственным за отгрузку продукции. Разрешено представление интересов руководителя юрлица по доверенности, в таком случае доверенное лицо может единолично подписывать товарную накладную. По аналогии подписывают ТН уполномоченные лица грузополучателя.

 

Если у вас нет желания заполнять ТОВАРНУЮ НАКЛАДНУЮ (и другие документы) в екселе или форде, получите БЕСПЛАТНЫЙ доступ к бухгалтерской программе и делайте первичные документы за 2 минуты: реквизиты заполняются автоматически, формы всегда актуальные.

Оформить доступ можно на этой странице: https://kolomna-bc.ru/outsource/

Заполнение накладной в электронном формате

 

Закон РФ «О бухгалтерском учете» допускает произвольное заполнение бухгалтерской «первички», единственная обязанность сторон – корректно указать свои реквизиты. При этом, законодатель способствует повсеместному использованию типовой формы ТН – ТОРГ-12. Таким образом, абсолютно легальной будет и бумажная накладная, и ее электронная версия.

 

Если бухгалтерская «первичка» формируется в электронном формате, готовая накладная с подписями поставщика (как правило, ЭЦП) направляется заказчику по электронной почте. В свою очередь, грузополучатель верифицирует товарную накладную собственной электронной подписью. Экспедитору на руки выдается товаротранспортная накладная с перечнем и количеством отгруженных товаров. Если перевозчик товара – стороннее лицо, в электронной накладной заполняется номер ТТН с данными компании-перевозчика.

 

Исправления в ТН так же вносятся в соответствии с определенными правилами. Бумажный вариант проще исправить – достаточно зачеркнуть неправильные данные, указать дату внесения изменений и заверить их подписью сторон. Чтобы исправить электронную ТН, необходимо выпустить соответствующий акт и приложить его к накладной. Стоит учитывать, что ведение электронной бухгалтерской документации предполагает заблаговременное согласование способа внесения изменений в e-документы между заказчиком и исполнителем.

 

Итоги

 

Итак, мы разобрались с азами, как сделать товарную накладную своими руками. Кроме умения корректно составлять ТН, необходимо знать, как и сколько ее сохранять. Так как накладные относятся к бухгалтерской «первичке», хранить их необходимо на предприятии не менее 5-ти лет. Электронную накладную ТОРГ-12 нужно сберегать на специально отведенном для этих целей компьютере. Маститые субъекты хозяйствования отправляют «первичку» на специальный сервер или в облачное хранилище. В любом случае, товарные накладные следует бережно хранить, чтобы по требованию иметь доступ к бухгалтерской документации.

Не допускайте ошибок в заполнении товарных накладных – пользуйтесь шаблонами, представленными на нашем сайте – они доступны для скачивания в различных форматах.

 

Форма М-11: требование-накладная

Использование формы М-11 или требования-накладной происходит, когда внутри предприятия производится передача товарно-материальных ценностей из одного подразделения в другое, чаще всего — при сдаче отходов производства, бракованных изделий или остатков неистраченных материалов на склад. Также данный документ применяется тогда, когда товары и материалы переходят от одного материально-ответственного лица к другому, таким образом, определяя, кто в тот или иной момент деятельности компании является ответственным за их сохранность.

Оформлением требования-накладной занимается лицо, в чьи полномочия входит контроль за движением товарно-материальных ценностей в организации.

ФАЙЛЫ

Требование-накладная (форма М-11):

Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Используйте нашу форму требования-накладной М-11 — в ней есть все необходимые графы и поля. Возьмите ее за основу и дополните нужными вам графами.

Требование-накладную (форму М-11) оформляют только для внутреннего перемещения ТМЦ. Например, чтобы:

  • отпускать сырье в производство,
  • перемещать имущество между складами,
  • возвращать неиспользованные ТМЦ и брак на склад.

Составляйте форму М-11 непосредственно при передаче материалов, не раньше. Иначе можно допустить ошибку — например, часть товаров может остаться на складе.

Также можно использовать бланк М-11 как карточку выдачи инструмента. Она нужна, чтобы следить за оборотом хозяйственных средств и их использованием, а также контролировать состояние инвентаря.

Требование-накладная (форма М-11) выписывается тем сотрудником, который сдает ТМЦ. Составляют минимум два экземпляра, на каждом должны быть подписи. Кто подписывает требование-накладную М-11, мы подробно разобрали здесь >>

Кто составляет и подписывает документ

Документ-накладную составляют в двух экземплярах. Один из них предоставляется на складское помещение, с площади которого требуется списать товарно-материальные ценности. Второй же экземпляр необходимо доставить на склад, который готовится принять ТМЦ для их дальнейшего использования.

Составляется накладная лицом, отвечающим в структурном подразделении компании за материальные ценности. Он оформляет оба экземпляра.

Подписываются документы дважды: лицом, получившим ТМЦ, и лицом, отпустившим их. При этом важно, чтобы подписи стояли строго в предназначенном для этого поле, иначе такая бумага будет считаться недействительной, так как она была выполнена не по нормативу.

После того, как документы были составлены и подписаны, а товарные операции были закончены, накладные сдаются в бухгалтерию компании для дальнейшего учета.

Подробная информация того, как заполнять товарную накладную ТОРГ-12, приведена здесь. Если вас интересует, для чего нужна товарно-транспортная накладная, прочтите этот материал.

Требование-накладная М-11: образец заполнения

Заполнить документ можно от руки или на компьютере. Чтобы не ошибиться в оформлении, скачайте готовый образец заполнения требования-накладной М-11 и подставьте свои данные.

Получите образец бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас образец в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Обязательно укажите:

  • номер типовой формы М-11,
  • название организации и ее код ОКПО,
  • дату,
  • сведения об отправителе и получателе, например, склад или фасовочный цех,
  • кто затребовал материалы и разрешил их отпустить,
  • названия и единицы измерения ТМЦ,
  • количество затребованных и отпущенных материалов.

Указывайте только фактическую дату — материалы должны быть переданы в течение рабочего дня. Если не успели, заполняйте новый бланк требования-накладной формы М11.

Будьте внимательны: в документе недопустимы помарки и исправления. Если ошибетесь — форму придется составлять заново.

В сервисе МойСклад М-11 и другие документы можно заполнить онлайн. Это очень удобно: вы не допустите ошибки и сэкономите время, ведь данные не потребуется вводить и проверять вручную.

Особенности и срок хранения

Так как требование-накладная является первичным бухгалтерским документом, то хранить её нужно в течение минимум 5 лет. Федеральный закон предъявляет требования к сохранению накладной в надлежащем состоянии. Поэтому она должна храниться в таком месте, где она не будет подвержена изменениям, оно должно быть:

  • Защищено от воздействий внешней среды (например, от повышенной влажности).
  • Обеспечено защитой от пожаров.
  • Доступно только определённому кругу лиц.

Требование-накладная является документом большой важности. С помощью неё ведут учёт материалов на предприятии. Если дисциплинированно оформлять нужные документы, то можно избежать проблем при аудиторской проверке.

Заполнить М-11 онлайн

Заполнить форму М-11

Заполните накладную М-11 онлайн!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:

  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
  • Скачать нужный бланк в Excel или Word

Подключите шаблон М-11, затем выберите Товары — Перемещения и укажите нужный товар. Система сформирует документ автоматически: проставит номер и дату, посчитает остатки ТМЦ на складе. Распечатать заполненную форму можно в один клик.

Информация о компании, товарах, складах сохраняется в системе — ее не нужно каждый раз заново вписывать в документ. Это удобно, если вы регулярно отгружаете ТМЦ со склада, например, передаете канцтовары в офис.

Вы также можете скачать пустой бланк требования-накладной (формы М11) в excel и заполнить его самостоятельно.

Что это за документ

Требование-накладная применяется при оформлении процессов передачи на складские помещения оставшихся материалов, продуктов и иных объектов производства тогда, когда они не были переданы по требованию. Кроме того, она необходима при оформлении поступления на склад отходов и бракованной продукции.
Составление документа также может понадобиться в этих случаях:

  • Поступление готовой продукции на складские помещения компании.
  • Возвращение товарно-материальных ценностей на складские помещения предприятия.
  • Передача инвентарных приспособлений со складов.
  • Передача со складов ТМЦ для проведения ремонтно-восстановительных мероприятий.
  • Использование товарно-материальных ценностей, которые были получены в процессе ликвидации производственных объектов.

Стандартная отраслевая форма номер М-11 была утверждена решением Федеральной Службой Государственной Статистики Российской Федерации от 30.10.1997 г. N-71а.
О том, как оформить данную бумагу в программе 1С, смотрите на следующем видео:

Рекомендации по заполнению требования-накладной

Документ сопровождает движение МПЗ без ограничения лимита. Одна форма может содержать в перечне передаваемых продуктов нескольких видов активов. М-11 составляется на каждое перемещение запасов или группу материальных ценностей для сопровождения ряда операций:

  • Перемещения активов между участками с ответственными лицами либо подразделениями.
  • Отпуска материала, сырья в производство для дальнейшей обработки.
  • Возврата остатка запасов, ранее отпущенных по требованию и не использованных в производстве, а также выявленных бракованных материалов.
  • Передачу остатков материалов, запчастей, возникших после ликвидации ОС.
  • Возврата отходов производства, подлежащих вторичной обработке.
  • Передачу ТМЦ на склад готовой продукции.
  • Отпуска материальных ценностей для хозяйственных нужд, проведения хозспособом строительных работ.
  • Выдачи специальной оснастки или инвентаря с одновременным списанием с учета.

Форма используется для документального сопровождения перемещения МПЗ как для структурных, так и для обособленных подразделений, расположенных отдельно. При заполнении документа учитывают:

  • Данные о кодах видов операций указывают только при ведении автоматизированного учета, при котором каждой операции присваивается индивидуальный номер.
  • Документ предназначен для подтверждения передачи одной или нескольких номенклатурных единиц. Каждый вид МПЗ указывается отдельной строкой.
  • Для учета МПЗ применяются единицы из классификатора ОКЕИ.
  • Стоимостные показатели отпуска номенклатурных единиц указываются без суммы НДС по ценам складского учета.

Правила составления

При составлении требования-накладной М-11 нужно учитывать некоторые правила, касающиеся заполнения.

Например, заполнять код вида операции нужно только в том случае, когда в организации применяется автоматизированная система учета движения ТМЦ. При этом всякой процедуре и операции соответствует персональный кодовый номер.

Информация об учетных единицах выпуска продукции заполняется максимально подробно – наименование передаваемых объектов и единицы их учитывания.

При этом в качестве учетных единиц могут использоваться штуки, килограммы, литры и прочее. Указывая номенклатурный номер объекта, можно воспользоваться общепринятыми классификаторами.

Но в то же время предприятие может применять и кодировки, установленные самостоятельно. Данная графа не является обязательной для заполнения.

Пример заполнения

Требование-накладную М-11 заполняет лицо, которое осуществляет отпуск ТМЦ. Составление двух экземпляров это обязательное требование, поскольку в бухучете каждого отдельного подразделения должны использоваться только оригиналы первичных документов.

Удостоверение документа подписями ответственных лиц

Одним из основных реквизитов первичного документа является подпись ответственного за операцию лица. Удостоверение записей документа, составленного в электронном виде, осуществляется ЭЦП. Категория подписи при подписании форм первичного учета законодательством не определена. В учете применяются простые или усиленные подписи, что должно быть отражено в учетной политике.

Заполнение формы М-11 производится в ручном, машинописном виде с последующим выводом на печать и визированием МОЛ либо в электронной форме. Большинство предприятий применяют на производствах электронный учет, позволяющий оперативно передавать данные в режиме реального времени. При ведении на предприятии электронного учета с использованием сопровождающих программ удостоверением подписи лица является ограниченный доступ с использованием ЭЦП. Обладать электронными подписями должны все участники проведения операции.

Сроки движения документа

Документ составляется в 2 экземплярах по числу участников операции перемещения активов. Существует определенный порядок движения документа.

ОперацияОписание
Заказ МПЗВ форме указываются данные лица, который затребовал отпуск
Заполнение документа по факту отпускаСоставителем документа является материально-ответственное лицо (МОЛ), в чьем распоряжении или на ответственном хранении находится актив. После отпуска документ является документальным подтверждением списания актива
Передача документа принимающему лицуОба экземпляра передаются принимающей стороне
Подтверждение полученияПосле проверки соответствия фактического количества данным формы М-11 документ заверяется ответственным лицом, получателем МПЗ
Возврат документа передающей сторонеОдин экземпляр возвращается лицу, осуществившему отпуск

После документального фиксирования факта перемещения МПЗ требование-накладная передается для дальнейшей обработки в бухгалтерию. В документ вносятся стоимостные показатели – цена за единицу отпуска, общая сумма за количество, бухгалтерские проводки.

Предприятие должно установить сроки движения документа в приложении к учетной политике с учетом производственной необходимости:

  • Составление документа производится в момент совершения операции.
  • Передача накладной принимающей стороне осуществляется одновременно с перемещением единиц запасов.
  • Возврат экземпляра накладной с отметкой о приеме осуществляется по окончанию смены.
  • Передача документа в бухгалтерию производится по срокам, продиктованным производственным процессом – ежедневно, еженедельно либо по окончании месяца.

После обработки сведений из М-11 бухгалтером должны быть обеспечены его архивация и хранение. Хранить архив можно не только в организации, но и в государственном или частном архиве. Поскольку требование-накладная является первичным документом бухгалтерского учета, то срок хранения не может быть менее срока, указанного в ст. 29 закона № 402-ФЗ — не менее 5 лет после отчетного года.

П. 4 ст. 283 НК РФ предусматривает более длительный период хранения для документов, подтверждающих убытки предыдущих периодов.

Распространенные ошибки при заполнении формы

Несмотря на простоту состава данных накладной, в практике встречаются ошибки при ее заполнении.

УсловиеНеверная позицияВерная позиция
Соответствие единицы учета параметрам отпускаНесовпадение данных единицы и количества отпуска, например, кг и тоннаОтпуск производится в единицах, указанных в последнем столбце первой табличной части
Несовпадение количества запрошенного и отпущенного количества МПЗПревышение показателей количества единиц отпуска над заявкойКоличество отпущенных единиц не должно превышать запрашиваемое
Подписи ответственных лицУдостоверение отпуска и приема производят лица, не утвержденные приказомПраво подписи документа имеют уполномоченные лица

Предлагаем ознакомиться: Собираем документы для оформления земельного участка в собственность – что понадобится?

Порядок оформления в учетных документах

После подписания накладной материально ответственными лицами, накладную сдают в бухгалтерию для учёта движения материалов.

Часто на складах формируется отчёт, к которому прикладываются накладные, но есть более удобный способ – учёт с помощью программы 1С:Бухгалтерия.

  1. Для того, чтобы начать работу с документом, необходимо выполнить команду «Производство | Требование-накладная».
  2. В открывшемся окне отображается список документов, которые были сформированы ранее.
  3. Для того, чтобы создать новый документ, нужно нажать кнопку «Добавить», далее открывается окно ввода документа. В данном окне заполняются реквизиты.
  4. Готовый документ выводится на печать при нажатии соответствующей кнопки в меню.

Программное обеспечение и внесение изменений в документ

Формирование документа осуществляется на бумажном носителе и в программах, сопровождающих движение продукции на складе. При обеспечении складского учета используются большое количество ПО, среди которых наиболее известным является конфигурация 1С «Торговля и склад». Форма бланка отсутствует в конфигурациях, предназначенных для начисления заработной платы и ведения кадрового учета.

При оформлении документа возможны допущения ошибок, требующих исправлений данных. Поправки в бумажный документ первичного бухгалтерского учета вносятся согласно правил исправления:

  • Неверный текст подлежит зачеркиванию таким образом, чтобы исходный текст был доступен для прочтения.
  • На свободном месте рядом или выше исходного текста производится верная запись.
  • Измененный текст заверяется ответственным лицом и руководителем подразделения.
  • Указывается дата внесения изменений. Изменение документа в электронной форме должно быть подтверждено всеми участниками операции.

FedEx - Руководство по перевозке


2. Ваш внутренний код оплаты (По желанию)
Введите ваш внутренний код. Первые 24 символа появятся в вашем счете.

 


5. Вид услуги для доставки экспресс-отправления
Выберете нужный вид услуги по перевозке:

  • FedEx International Priority® Доставка грузов с прохождением таможенного оформления в более чем 240 стран, обычно занимающая 1-3 рабочих дня.

 


Международная авианакладная FedEx может использоваться для большинства наиболее часто используемых услуг FedEx, таких как FedEx International Priority ®, FedEx 10kg Box и FedEx 25kg Box.

Чтобы воспользоваться такими услугами и специальными предложениями, как FedEx International Priority® Freight, Выбор международного брокера, и Аккредитив, пожалуйста, используйте универсальную международную авианакладную FedEx.


Заполняя международную авианакладную FedEx от руки, пишите четко, с сильным нажимом, используйте для этого шариковую ручку.

1. От кого
Введите дату, ваш номер счета FedEx, имя, телефонный номер и полный адрес. Если у вас нет номера счета, пожалуйста, свяжитесь с нами.

 


2. Ваш внутренний код оплаты (По желанию)
Введите ваш внутренний код. Первые 24 символа появятся в вашем счете.

 


3. Кому
Введите имя получателя, телефонный номер, полный адрес (включая почтовый индекс) и ИНН.

 


4. Информация об отправлении
Данная информация должна соответствовать информации, указанной в коммерческом счете-фактуре. Данный документ не заменяет коммерческий счет-фактуру, если в случае вашей перевозки он требуется. Введите следующую информацию:

  • Общее число упаковок, вес, размеры Общее число упаковок для перевозки, общий вес отправления (кг или фунты) и его размеры (длина, ширина и высота, см или дюймы).
  • Описание перевозимых ценностей Приведите подробное описание каждой перевозимой единицы груза и укажите, предназначены они для перепродажи или нет.
  • Код в соответствии с Гармонизированной номенклатурой грузов Тарифный номер согласно гармонизированной системе описания грузов для каждой единицы груза данного отправления.
  • Страна-изготовитель Страна изготовления каждой единица груза.
  • Полная стоимость для таможни Данная сумма представляет собой стоимость возмещения или продажную цену (даже если груз не предназначен для перепродажи) содержимого отправления и должна быть не меньше объявленной стоимости для перевозки. Эту сумма используется таможенной службой для определения величины налогов и сборов. Если вы хотите получить дополнительную информацию, или вам необходима помощь в перевозке грузов с высокой действительной стоимостью, позвоните нам.
  • Полная объявленная стоимость для перевозки Данная сумма представляет собой предел ответственности перевозчика за утрату или ущерб груза. Данная сумма ограничена 20,38 долларами США за кг (100 долларов США или 9,07 доллара США за фунт) или их эквивалентом в местной валюте, если не объявлена большая стоимость на момент отправки груза и не внесена более высокая оплата. Данная сумма не должна превышать полную объявленную стоимость для таможни. Эта сумма необходима FedEx для определения величины ответственности при перевозке.
  • Только для Европы Поставьте здесь отметку, если товары не выпускаются в свободное обращение, и предоставьте коммерческий счет-фактуру.

 


5. Вид услуги для доставки экспресс-отправления
Выберете нужный вид услуги по перевозке:

  • FedEx International Priority® Доставка грузов с прохождением таможенного оформления в более чем 240 стран, обычно занимающая 1-3 рабочих дня.
  • FedEx International Economy Доставка грузов с прохождением таможенного оформления, обычно занимающая 4-5 рабочих дней.

 


6. Упаковка
Выберете вид упаковки для данной перевозки: Конверт FedEx, Бандероль FedEx, или другое. FedEx 10kg Box и FedEx 25kg Box - уникальные услуги, доступные только при перевозках по программе FedEx International Priority®.

 


7. Специальные услуги 

(По желанию) Чтобы воспользоваться специальными услугами, такими как "Получение груза в офисах FedEx", поставьте отметку в соответствующем поле. Свяжитесь с нами или перейдите по ссылке Специальные услуги, чтобы получить подробную информацию по доступным услугам. (Обязательно) Ввоз или вывоз опасных грузов из Росии запрещен.

 


8a. Оплата
Выберите подходящий вам метод оплаты перевозки.

  • Для выставления счета отправителю укажите в разделе №1 номер счета отправителя в FedEx.
  • Для выставления счета получателю введите номер счета получателя в FedEx (если известен).
  • Для выставления счета плательщику третьей стороны введите номер счета третьей стороны в FedEx.
  • Для оплаты кредитной картой введите номер карты и дату истечения срока действия.

Примечание: В некоторых районах при приеме груза оплата наличными не принимается.

 


8b. Оплата 

Выберите подходящий для вас метод оплаты налогов и сборов. При перевозке любых грузов, включая частные отправления, подарки и "изделия", может потребоваться оплата таможенных сборов. FedEx не может определить величину таможенных сборов. Если получатель или плательщик третьей стороны отказываются оплачивать налоги и сборы, то они должны быть оплачены отправителем.

 


9. Поставьте подпись
Распишитесь и проставьте дату на авианакладной. (Это должен сделать отправитель или представитель компании)

 


Сохраните копию грузоотправителя (верхний листок) заполненной международной авианакладной FedEx для себя. Все оставшиеся экземпляры должны быть приложены к вашему отправлению.

 

Коммерческий счет-фактура
Коммерческий счет-фактура требуется таможенными службами по всему миру в случае перевозки большинства грузов (кроме документов), однако эти требования могут различаться в зависимости от страны или таких параметров, как размер, вес, количество, стоимость и происхождение. Если вы хотите получить дополнительную информацию или вам необходима помощь, пожалуйста, свяжитесь с нами.


Заполняем накладную по форме ТОРГ-12 2021 г.


Содержание

1. В каких случаях предоставляется ТОРГ-12?
2. Заполнение товарной накладной ТОРГ-12 на возврат
3. Порядок заполнения накладной по регламенту 2019 года.
4. Сроки хранения накладной и типичные ошибки при ее оформлении
5. Видео-инструкция "Товарная накладная ТОРГ 12"

       Товарная накладная по унифицированной форме ТОРГ-12 — это один из базовых документов бухучета, сопровождающий передачу закупленной продукции от поставщика заказчику.

Здесь мы расскажем, как правильно оформить эту накладную и предоставим для бесплатного скачивания образцы бланка и заполненной накладной.

1. В каких случаях предоставляется ТОРГ-12?

Данный документ оформляется поставщиком, поскольку сопровождает партию проданных заказчику товаров. При наличии НДС прилагается еще и счет-фактура. ТОРГ-12 для продавца служит основанием списания товара со счета, а для покупателя – документация факта закупки требуемого товара и его дальнейшего учета.

Скачать унифицированный бланк можно здесь


Регламент формы ТОРГ-12 установлены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. В случае необходимости, согласно ч. 4 ст. 9 402-ФЗ, поставщик может внести в накладную дополнительную информацию в форме реквизитов, столбцов и граф. Однако удалять реквизиты, внесенные в бланк накладной, запрещено!

Скачать Товарную накладную ТОРГ-12 Excel можно здесь.

Товарная накладная по унифицированной форме ТОРГ-12 — это один из базовых документов бухучета, сопровождающий передачу закупленной продукции от поставщика заказчику.

2. Заполнение товарной накладной ТОРГ-12 на возврат

Если заказчик обнаружил в процессе приемки до постановки товара на учет в партии поставленной продукции несовпадения количества, несоответствия качества, иные недостатки, контрагенты сделки подписывают акт о расхождении, или товарную накладную по форме ТОРГ-12.

В ситуации, когда товар уже поставлен на учет, а заказчик неожиданно обнаружил в нем вышеперечисленные недостатки, оформляется возвратная накладная, где прописывается основание для возврата поставки, а также прилагаются акт, претензия и письма.

В строки «Поставщик» и «Грузоотправитель» вносят соответственно сведения о заказчике, возвращающем продукцию и поставщике, принимающем возврат: название организации, адрес и банковские реквизиты.

«Плательщик» заполняется при условии, когда поставленные по договору ТМЦ оплачены заказчиком, и поставщику нужно вернуть деньги на расчетный счет покупателя. Если деньги не перечислялись, то строку «Плательщик» заполнять не нужно.

Главный столбец накладной ТОРГ-12 – «Основание»: сюда нужно точно и корректно внести следующие данные: возврат товара; номер и дата накладных, по которым принимался товар; реквизиты контракта-основания; номера и даты сопроводительных документов — писем, актов несоответствия, дефектных ведомостей.

Затем вносятся реквизиты самой накладной: номер и дата оформления, позиции продукции в документах на прием и на возврат должны полностью совпадать, чтобы не вызвать нареканий и штрафов у контролирующих органов.

Исключение – это строка НДС: если юридическое лицо, выступающее в сделка заказчиком, не платит НДС, то и в накладной ТОРГ-12 эта позиция пропускается. При этом к накладной прилагается корректировочная счет-фактура на сумму НДС, указанную в накладной на поставку.

Подтверждают накладную ТОРГ 12 подписи руководителя организации-заказчика и главного бухгалтера, с расшифровками и официальной печатью компании. Факт возврата продукции заверяется подписями материально-ответственного лица заказчика и представителя поставщика.

Данный документ оформляется поставщиком, поскольку сопровождает партию проданных заказчику товаров. При наличии НДС прилагается еще и счет-фактура. ТОРГ-12 для продавца служит основанием списания товара со счета, а для покупателя – документация факта закупки требуемого товара и его дальнейшего учета.

ТОРГ-12 создается в двух экземплярах, для обоих контрагентов, либо отправляется заказчику в электронном виде, заверенном цифровой подписью. При отправлении продукции посредством транспортной компании нужно предоставить ещё один экземпляр накладной.

 

Возникли сложности с заполнением документов?

         Закажи грамотную помощь в заполнение документов у наших специалистов, с оплатой за результат

3. Порядок заполнения накладной по регламенту 2019 года

1) Присвоение накладной порядкового номера с указанием даты оформления.

2) Внесение личных данных обеих сторон закупки, продавца и покупателя.

3) Указание основания (причины) поставки — контрактные условия

4) Перечень классификационных кодов.

5) Заполнение таблицы с техническими параметрами продукции соответственно названиям граф;

6) В соответствующих графах («Итого» и «Всего по накладной») указывается суммарная стоимость поставленных товаров.

7) Рекомендуется обратить внимание на указание даты отгрузки и получения товара, которые будут доказательством своевременности поставки в соответствии с условиями контракта;

8) Накладная заверяется подписями сторон: продавца (директор предприятия, главбух и лицо, непосредственно отвечающее за доставку) и покупателя (в строчке «груз принял»), заказчика, представленного уполномоченным сотрудником, несущим материальную ответственность за полученную продукцию.

9) Печати организаций обеих сторон, заверяющие подписи (при наличии таковых у организаций).

При возврате продукции заказчик также оформляет накладную ТОРГ-12 по тому же регламенту.

Испытываете сложности с участием в торгах?

             Заключайте выгодные контракты как единственный поставщик, напрямую без участия в тендерах!

4. Сроки хранения накладной и типичные ошибки при ее оформлении

Стандартный срок хранения для всех документов подобного рода – до 5лет (ст. 17 402-ФЗ). В данном случае, ТОРГ-12 сохраняют только если накладная не служит подтверждением убытка, перенесенного на следующий отчетный период. Если накладная используется с подобной целью, то срок ее хранения увеличивается по мере необходимости в данном документе.

Наиболее типичной ошибкой в оформлении ТОРГ-12 является отсутствие печати организации. Причины могут быть разные:

1) Отсутствие подписи, которую надо было заверить печатью, рекомендуется проверять наличие подписей с обеих сторон;

2) Приемка товара проводилась по доверенности, на которой и была поставлена печать; в этом случае доверенность следует прикрепить к накладной;

3) Печать у организации отсутствует как таковая.

Печать не считается обязательным реквизитом, но при сдаче документов в налоговую инспекцию у вас будут проблемы с зачетом НДС при отсутствии печати на накладной. А в случае пропажи груза обеим сторонам закупки будет угрожать уголовная ответственность.


Скачать заполненный образец накладной ТОРГ-12 можно здесь

5. Видео-инструкция "Товарная накладная ТОРГ 12"



Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!


Обратно к списку

Как заполнить счет

5 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Выставление счетов
  3. Как заполнить счет-фактуру | Контрольный список для профессионального выставления счетов

Чтобы правильно заполнить счет-фактуру, малые предприятия должны убедиться, что они включают всю информацию, которая потребуется клиенту для оплаты их услуг. Эта информация включает:

  • Название и контактные данные вашего предприятия
  • Контактная информация клиента
  • Уникальный номер счета
  • Подробное описание предоставленных услуг
  • Особые условия оплаты
  • Срок оплаты счета
  • общая сумма задолженности по счету.

Чтобы получить оплату как можно скорее и чтобы информация, указанная в счете, была как можно более точной, предприятиям следует заполнять детали счета, как только они завершают работу над проектом, когда информация все еще важна. .

FreshBooks, от выставления счетов до платежей и всего, что между ними. Попробуйте бесплатно

Вот несколько советов, которые научат вас, как заполнять счет:

Как заполнить счет: Контрольный список для малого бизнеса

Как включить скидки в счет

Как заполнить счет : Контрольный список для малого бизнеса

1.Создайте единообразный вид

Деловые счета-фактуры должны иметь единый шаблон, которому вы следуете каждый раз при заполнении счета-фактуры, чтобы обеспечить единообразный внешний вид ваших счетов-фактур. Таким образом, ваши клиенты смогут сразу определить, что счет выставлен вашей компанией. Это также сделает ваш бизнес безупречным и профессиональным для клиентов. Чтобы создать шаблон счета-фактуры, вы можете загрузить эти бесплатные шаблоны бизнес-счетов FreshBooks в форматах Word, PDF и Excel. Или вы можете создать свой собственный дизайн счета, следуя этим рекомендациям по оформлению счетов.

2.

Создайте свой бренд

Не думайте о счете как о скучном бухгалтерском документе. Вместо этого думайте об этом как о возможности произвести впечатление на клиентов и построить свой бренд. Убедитесь, что ваш счет отражает индивидуальность вашего бизнеса. Если у вас уже есть бизнес-сайт, вы можете позаимствовать оттуда элементы дизайна для шаблона счета-фактуры, включая логотипы, цвета и шрифты. Максимально используйте свой счет и позвольте ему стать еще одним маркетинговым инструментом, который поможет вам в развитии вашего бизнеса.

3.Основы заполнения счета-фактуры

Чтобы заполнить счет-фактуру, начните с основных деталей, которые вам нужно будет указать, чтобы ваши клиенты могли заплатить вам правильную сумму вовремя. Вот что вам нужно указать при заполнении счета:

  • Контактная информация вашей компании , включая ее название, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
  • Контактные данные вашего клиента ; убедитесь, что вы указали правильное контактное лицо для выставления счетов в компании вашего клиента. Это может быть не тот человек, с которым вы ежедневно имеете дело по делам.
  • Уникальный номер счета , чтобы вы могли легко ссылаться на конкретные счета при общении с клиентами или когда вы ведете учет для своего бизнеса.
  • Подробный список предоставленных услуг , включая все соответствующие детали, такие как количество отработанных часов, почасовая оплата и промежуточный итог по каждой позиции. Может помочь отображение этой информации в виде сетки или таблицы.
  • Условия оплаты , включая способы оплаты, которые принимает ваша компания, и любые штрафы за просрочку платежа, которые будут взиматься с клиентов за пропущенные платежи.
  • Срок оплаты счета , который четко отображается и выделяется на странице.
  • Общая сумма долга жирным шрифтом, который выделяется на странице.
  • Краткое спасибо внизу не обязательно, но это хорошее дополнение, которое может помочь вам поддерживать хорошие отношения с клиентами.

4. Создание системы нумерации счетов-фактур

Создайте систему нумерации счетов-фактур, которая будет работать для вас при заполнении счетов-фактур. Самый простой способ - это просто последовательно пронумеровать ваши счета, например, счет № 001, счет № 002, счет-фактура № 003. При желании вы также можете пронумеровать их по дате выставления счета или по идентификатору клиента, если вы назначите уникальный номер каждому из своих клиентов. Если вы используете облачное программное обеспечение для выставления счетов, программа автоматически назначит уникальные номера счетов для каждого нового счета, который вы заполняете, в зависимости от выбранной вами системы нумерации.

5. Установите четкие временные рамки

При заполнении счета для вашего бизнеса обязательно установите четкие и конкретные сроки. Вместо использования расплывчатых формулировок для описания срока оплаты счета, например «Оплата при получении» или даже «Оплата через 30 дней», вы должны указать конкретную дату оплаты, например: «Оплата должна быть произведена 1 октября 2018 года». Указание конкретных сроков оплаты при заполнении счетов может помочь устранить путаницу для ваших клиентов и даже помочь вам быстрее получать оплату, согласно исследованию FreshBooks по выставлению счетов.

6. Предлагайте гибкие варианты оплаты

Если вы думаете, какие варианты оплаты предлагать при заполнении счетов, постарайтесь предоставить своим клиентам как можно больше способов оплаты. Мало того, что клиенты оценят гибкость оплаты наиболее удобным для них способом, гибкость в выборе вариантов оплаты также может помочь вам быстрее получать деньги. Заполните счет-фактуру с четкими инструкциями о том, как клиенты могут платить вам, будь то чеком, кредитной картой, прямым банковским переводом, онлайн-платежами или наличными.

Вот пример того, как заполнить профессиональный счет из шаблона счета FreshBooks:

Как включить скидки в счет

Если вы хотите включить скидку при заполнении бизнес-счета, сначала определите какую скидку вы предлагаете, будь то процентная скидка на ваши услуги или установленная сумма в долларах, которую вы дисконтируете из промежуточной суммы счета.

Включите скидку в конце счета-фактуры под промежуточным итогом счета-фактуры.Перечислите название скидки и сумму скидки, а затем включите окончательную сумму счета в следующую строку.

Исключите выставление счетов и бухгалтерский учет из своего списка дел с FreshBooks. Попробуйте бесплатно


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Как написать счет: пошаговое руководство

Независимо от того, отправляли ли вы много счетов раньше или вы работаете над написанием первого, важно знать, как правильно составить счет.При составлении счета есть много разных разделов, и отсутствие одного может сделать вас непрофессиональным.

Имейте в виду, что мы использовали Invoice Simple в качестве руководства по выставлению счетов, но шаги должны оставаться последовательными независимо от того, какое программное обеспечение для выставления счетов вы используете. Если вам сначала нужно уточнить, что такое счет, прочтите это. Если вы предпочитаете работать с файлом шаблона, а не с нашим онлайн-генератором счетов, посетите нашу страницу бесплатных шаблонов.

Хотя написание счета - хороший знак для вашего бизнеса, это, безусловно, может показаться немного утомительным.Через некоторое время вы можете почувствовать, что тратите больше времени на заполнение счетов, чем на фактическую работу, за которую вам платят.

Вот почему так важно иметь сверхпростое программное обеспечение для выставления счетов, такое как Invoice Simple, которое позволяет вам тратить меньше времени на бухгалтерскую работу и больше на выполнение любимой работы. Вот как можно проще всего составить счет - с помощью программного обеспечения для онлайн-выставления счетов.

Как выписать счет

Это пять шагов к эффективному и профессиональному составлению счета.

1. Персонализируйте и сделайте свой счет профессиональным

Для начала выберите цвет, который лучше всего представляет ваш бренд, и загрузите логотип своего бренда. Это придаст вашему счету профессиональный и индивидуальный вид. Наконец, вы можете изменить содержимое поля «счет-фактура». Если вы называете свои счета чем-то еще (например, счетом, формой, квитанцией), в противном случае оставьте все как есть.

2. Заполните соответствующую контактную информацию в счете-фактуре

Этот шаг довольно прост, но его часто упускают из виду при составлении счета.Включите контактную информацию о том, кому идет счет, а также от кого он исходит. Это включает имя, адрес электронной почты, адрес и телефон. Если у вас есть служебный номер, укажите его тоже. Это еще один способ помочь вам писать счета, которые выглядят и выглядят профессионально.

3. Выберите срок оплаты в счете-фактуре

Invoice Simple гордится тем, что упрощает для вас процесс выставления счетов. Итак, в этом разделе все, что вам нужно сделать, это установить флажок рядом с «Срок».Затем выберите дату, когда вы хотите оплатить счет. Оттуда условия будут автоматически заполнены. Кроме того, счет-фактура «Номер» и «Дата» позаботятся о себе сами.

Если вы уже отправляли счета-фактуры ранее (например, используя один из наших шаблонов счетов-фактур), измените номер счета-фактуры здесь, чтобы он соответствовал вашей текущей последовательности.

Что такое номер счета?

Номер счета-фактуры - это простой способ отслеживать ваши счета, а ваши клиенты могут отслеживать вас.Присваивая уникальный номер каждому отправляемому вами счету, вы упрощаете себе отслеживание статуса платежа. Сохраняя последовательность номеров, вы упрощаете клиентам понимание того, как и когда им нужно платить.

4. Заполните проекты / задачи, по которым вы выставляете счет клиенту на

Хотя мы почти закончили показывать вам, как составлять счет-фактуру, не забудьте уделить особое внимание этому разделу, потому что он, возможно, самый важный. Клиенты хотят точно знать, за что вы выставляете им счет ... поэтому больше подробностей здесь лучше, чем меньше.Дайте четкое и ясное описание услуги или задачи. Например: «Управление маркетингом в социальных сетях в июле». Затем введите описание из 1–3 предложений, напоминающее клиенту, в чем заключалась ваша работа.

Затем введите цену и количество - количество будет варьироваться в зависимости от того, взимаете ли вы почасовую оплату или по проекту . Вы также можете установить или снять флажок в поле «налог», в зависимости от того, включаете ли вы налоги или нет.

И, наконец, вы можете заполнить некоторые дополнительные комментарии внизу для более подробной информации - это отличное место, чтобы поблагодарить вашего клиента за возможность работать с ним .

5. Добавьте информацию о платеже

Для беспрепятственной оплаты добавьте в счет реквизиты платежа (включая условия и способы оплаты).

Если вы решили добавить к услугам налоги или скидки, вы можете сделать это в этом разделе. Хотя это, конечно, необязательно.

Отсюда выберите разделение счета. Вы можете поделиться URL-адресом, загрузить его в формате PDF, распечатать или просто отправить по электронной почте своему клиенту.

У вас есть еще вопросы о том, как выписывать счет или как выставлять счета клиентам? Если да, то отправьте нам письмо по адресу [адрес электронной почты защищен].Если нет, начните создавать счет здесь.

Что включать в счет

В дополнение к пяти шагам, описанным выше, вам необходимо обязательно включить в счет наиболее важную информацию. Большинство из этих элементов покрываются пятью шагами для написания счета-фактуры: условия оплаты, номер счета-фактуры и так далее.

Но вы также можете захотеть включить в счет более подробный список. Дважды убедитесь, что вы включаете каждый из этих элементов в каждый счет, который вы отправляете:

  • Слово «счет-фактура» - , чтобы выделяться из котировок или оценок.
  • Уникальный номер счета
  • Ваша полная информация - имя, адрес и номер телефона
  • Полная информация о клиенте - имя, адрес и номер телефона
  • Дата выставления счета
  • Перечень предоставляемых товаров или услуг, включая стоимость
  • Общая сумма счета-фактуры
  • Налоги
  • Условия оплаты и информация
  • Платежные инструкции

Как составить простой счет и быстрее получать оплату за свои услуги

4 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Выставление счетов
  3. Как составить простой счет и быстрее получать оплату за свои услуги

Если вы только что открыли малый бизнес и не знаете, как начать выставлять счета своим клиентам, научитесь составлять простой счет, чтобы получить оплату за свою работу. Простые счета-фактуры экономят ваше время, поскольку включают в себя только основные бухгалтерские данные, необходимые для выставления счетов клиентам за вашу работу. Это упрощенные документы, которые легко создавать и легко понимать.

В этих разделах показано, как составить простой счет, чтобы вы могли получить оплату за свои услуги:

Как сделать простой счет

Пример простого счета

Бесплатные шаблоны простых счетов

Может ли счет быть Квитанция?

Как сделать простой счет

Чтобы сделать простой счет, малые предприятия должны создать упрощенный документ, содержащий только основную информацию, необходимую для выставления счетов клиентам. Создайте свой собственный простой счет, выполнив следующие простые шаги:

Включите контактную информацию

Первым шагом в создании простого счета является перечисление всей необходимой контактной информации.Начните с контактных данных вашей компании. Добавьте свой логотип, если он у вас есть, а затем укажите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Затем проделайте то же самое с контактной информацией вашего клиента, указав имя контактного лица для выставления счетов, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Добавить дату счета-фактуры

В каждом создаваемом счете-фактуре должна быть указана дата выставления счета. Это упростит правильное оформление счетов как для вас, так и для ваших клиентов.

Создание простой системы нумерации счетов

Каждому отправляемому вами счету должен быть присвоен уникальный номер счета.Номера счетов упрощают отслеживание счетов для целей бухгалтерского учета. Они также полезны, когда вам нужно обсудить с клиентом конкретный счет. Самый простой способ присвоить номера счетов - просто пронумеровать их последовательно. Первый счет-фактура, который вы отправляете, может быть счет-фактура № 001, затем счет-фактура № 002 и так далее.

Перечислите свои услуги

В простом счете должны быть указаны все услуги, которые вы предоставили клиенту. Проще всего начать с создания базовой таблицы с четырьмя столбцами.Каждый из следующих элементов информации должен быть выделен в отдельный столбец:

  • Краткое описание каждой услуги
  • Количество отработанных часов или количество
  • Ставка заработной платы
  • Промежуточный итог по каждой услуге

Включить столько строк в таблице, сколько вам нужно, чтобы перечислить каждую конкретную услугу.

Добавьте условия оплаты

Кратко объясните условия оплаты в каждом счете. Опишите принимаемые вами способы оплаты, которые могут включать в себя комбинацию следующих:

  • Наличные
  • Чеки
  • Кредитная карта
  • Банковский перевод
  • Онлайн-платежи
  • Периодические платежи
  • Мобильные платежи

Условия оплаты также следует объяснить вашу политику оплаты за просрочку платежа, если вы планируете взимать с клиентов плату за просрочку платежа.

Укажите причитающуюся сумму и дату платежа

В нижней части документа вы должны четко указать общую сумму причитающейся суммы, включая любые применимые налоги, а также дату платежа. Убедитесь, что информация выделяется, используя жирный шрифт или шрифт другого цвета. Запишите крайний срок платежа как конкретную дату, например «Платеж должен быть произведен 31 декабря 2018 г.», чтобы избежать путаницы со стороны вашего клиента.

Пример простого счета

В этом образце счета от FreshBooks показана вся основная информация, которую вы должны включить при выставлении счетов клиентам.Он содержит подробный список предоставленных услуг и включает общую сумму, которая должна быть выделена жирным шрифтом:

Бесплатные простые шаблоны счетов-фактур

Если вы предпочитаете использовать готовый шаблон для создания профессиональных счетов-фактур, вы можете загрузить его онлайн. . FreshBooks предлагает бесплатный простой шаблон счета-фактуры, который включает в себя основную бухгалтерскую информацию, которую вы должны будете включить в свои счета, чтобы получать оплату за свою работу. Вы можете скачать шаблон в формате Word, Excel и PDF.

Может ли счет быть квитанцией?

Счет-фактура служит другой цели, чем получение. Счета-фактуры - это бухгалтерские документы, которые требуют от покупателя оплаты за проданные товары или предоставленные услуги. В счете-фактуре указаны предоставленные товары или услуги, указана общая сумма причитающегося платежа и указан крайний срок оплаты.

Квитанция, с другой стороны, является бухгалтерским документом, который служит доказательством бизнес-операции. Он подтверждает, что покупатель заплатил за проданные товары или услуги.Квитанция - это простой документ, который выдает продавец и выдает покупателю сразу после продажи. Счет-фактура отправляется после того, как поставщик предоставляет свои товары или услуги, как способ запроса оплаты.


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

руководство и бесплатный шаблон скачать

Вы открыли свой бизнес и продали товары или услуги клиентам и покупателям, а это значит, что вам нужно отправить им счет. Но как написать счет?

Даже если вы ведете свой бизнес какое-то время, вам может быть интересно, нужно ли включать дополнительную информацию при составлении счетов-фактур.

Что такое счет?

Счет-фактура - это счет, который предприятия отправляют клиентам или клиентам с просьбой об оплате товаров или услуг. Счета-фактуры обычно включают в себя описание товаров, за которые вы выставляете счет, а также условия оплаты и прочую информацию.

Счета - важная часть ведения учета, поскольку предприятиям необходимо хранить информацию о продажах и доходах для налогов и бухгалтерского учета.

Счета-фактуры отличаются от квитанций (подтверждающих оплату) и заказов на покупку (которые уведомляют о намерении купить товары и услуги).

Загрузите бесплатный шаблон счета

В этой статье объясняется, как выставить счет, но как насчет получения примера счета, который вы можете использовать сразу?

Ниже вы найдете пакет из четырех шаблонов счетов-фактур, которые можно использовать для создания собственных профессиональных счетов-фактур. Наш пакет шаблонов включает редактируемые шаблоны счетов-фактур для компаний с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей - как с НДС, так и без него.

Получите бесплатные шаблоны счетов

Загрузите бесплатные шаблоны счетов, которые вы можете редактировать самостоятельно.Получите мгновенный доступ нажатием нескольких кнопок.

Ваш адрес электронной почты будет использоваться Simply Business, чтобы держать вас в курсе последних новостей, предложений и советов. Вы можете отказаться от подписки на эти электронные письма в любое время. Политика конфиденциальности Simply Business.

Как создать счет-фактуру: шаг за шагом

Хотите знать, что включить в счет-фактуру? Gov.uk сообщает, что в ваши счета-фактуры должна входить определенная информация - следуйте инструкциям ниже, чтобы в кратчайшие сроки приступить к работе со счетами.

1. Сделайте ваш счет профессиональным

Первый шаг - составить ваш счет. Вы можете сделать это самостоятельно, используя текстовый редактор или Excel, но вы также можете использовать один из наших бесплатных шаблонов счетов выше.

В вашем текстовом процессоре могут быть даже образцы шаблонов, в зависимости от программы, которую вы используете.

Вы должны использовать профессиональные шрифты и стили, соответствующие вашему бренду, а затем, если возможно, добавить свой логотип и цвета.

2. Четко пометьте свой счет

Убедитесь, что ваши клиенты знают, что это счет, который они получают.Простое добавление слова invoice в верхней части документа может повысить вероятность того, что вам заплатят вовремя, поскольку это выделяет ваш запрос на оплату среди других документов, которые может получить ваш клиент.

В правилах на веб-сайте gov.uk также указано, что «вы должны четко указать в документе слово« счет-фактура »».

Ваш счет должен иметь уникальный идентификационный номер . Это для вас, так как у вас должны быть ссылки на все выставленные вами счета, чтобы не создавать дубликатов.

Можно использовать последовательность чисел, которая постепенно увеличивается. Вы также можете использовать буквы перед числом, что может указывать на конкретного клиента.

3. Добавьте название компании и информацию

Это означает как информацию о вашей компании, так и сведения о компании, которой вы выставляете счет:

  • название вашей компании, адрес и контактные данные

  • название компании вашего клиента и адрес, включая имя контакта, чтобы он мог попасть к нужному человеку

  • адрес вашего зарегистрированного офиса и регистрационный номер компании, если вы являетесь компанией с ограниченной ответственностью, а также официальное зарегистрированное имя

Имейте в виду, что если вы компании с ограниченной ответственностью, и вы решили добавить имена своих директоров в счет, вам необходимо добавить имена всех директоров.

4. Напишите описание товаров или услуг, которые вы платите за

. Эти описания не должны быть длинными, но они должны быть достаточно подробными, чтобы ваши клиенты знали, за что они платят.

В конце концов, если они понятия не имеют, за что им выставляют счет, они с большей вероятностью запросят счет, что приведет к задержке платежа.

После того, как вы добавили четкое описание каждого товара, вы должны добавить количество каждого товара и цену.

5.Не забывайте даты

. Вам нужно добавить даты в счет. Это:

Вы можете добавить дату поставки к описанию ваших товаров или услуг и добавить дату счета вверху вместе с вашим именем, адресом и контактными данными.

6. Сложите причитающуюся сумму

Помимо стоимости отдельных товаров или услуг, вам также необходимо указать общую сумму задолженности.

Плюс, если вы договорились со своим клиентом о скидке, отметьте это в счете и вычтите ее из общей стоимости.

Если применимо, укажите также сумму НДС.

7. Укажите условия оплаты

Вы должны заранее согласовать условия оплаты с покупателем, но также рекомендуется указать условия оплаты в счете.

Поэтому, если вы ожидаете, что вам заплатят в течение определенного количества дней, напомните покупателю, включив его в счет-фактуру.

Что еще более важно, запишите, как именно ваш клиент должен произвести платеж. Скорее всего, вы захотите, чтобы клиент производил оплату напрямую на банковский счет.В таком случае обязательно укажите свои банковские реквизиты.

Четкие условия оплаты, а также облегчение для клиентов процесса оплаты должны помочь с потоком денежных средств вашего бизнеса, поскольку это способствует быстрой оплате.

Если вы ищете банк, вот лучшие банковские счета для предприятий, за которые проголосовали сами предприятия.

Выставление счетов-фактур по НДС

Gov.uk сообщает, что вам следует использовать счета-фактуры НДС, если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС. Для этих счетов-фактур требуется больше информации, чем для обычных счетов-фактур.

Существуют различные типы счетов-фактур НДС, которые вы можете выписать - полный счет, измененный счет для розничных поставок на сумму более 250 фунтов стерлингов и упрощенный счет-фактуру для поставок менее 250 фунтов стерлингов.

Информация, которую вам необходимо указать, зависит от типа выставляемого вами счета-фактуры. На веб-сайте gov.uk есть удобная таблица, в которой можно узнать, какую информацию следует добавить в зависимости от счета.

Как правило, им нужна та же информация, что и в обычных счетах, плюс:

  • налоговый пункт (время поставки), если он отличается от даты счета-фактуры

  • ставка НДС и общая сумма начисленного НДС, если все товары оплачиваются по одинаковой ставке

  • , если разные товары имеют разные ставки НДС, покажите это для каждого из них

Как отправить счет

Самый быстрый и простой способ отправить счета - это электронное письмо.Вы можете прикрепить счет-фактуру в формате PDF, который не редактируется (для предотвращения мошенничества), и включить четкое и краткое описание вашего бизнеса и счета-фактуры в тему и текст сообщения электронной почты.

У разных клиентов и клиентов могут быть разные процессы получения счетов. Было бы неплохо узнать, есть ли в теме письма определенная информация, которая поможет вам быстрее получать деньги.

После того, как вы отправили счет, вы можете позвонить своему клиенту, чтобы убедиться, что он его получил, а если платеж не поступает, вы можете вежливо подтолкнуть клиента.

В качестве альтернативы есть программное обеспечение, которое может упростить отправку счетов. В некоторых случаях вы можете создавать и отправлять счета прямо из мобильного приложения - подробнее об этом ниже.

А как насчет программного обеспечения для выставления счетов?

Выше мы предоставили несколько бесплатных загружаемых шаблонов счетов, которые вы можете редактировать самостоятельно. Вы можете использовать их, чтобы снять стресс при создании собственных счетов-фактур с нуля.

Если вы хотите узнать, как самостоятельно выставить счет, вы также можете ознакомиться с нашим списком лучших приложений для выставления счетов, где вы найдете еще больше вариантов шаблонов счетов.

Кроме того, некоторые банки, ориентированные на цифровые технологии и только для мобильных устройств, могут даже создавать и отслеживать счета за вас, избавляя от необходимости вести учет. Взгляните на лучшие банки-конкуренты.

Как у вас дела с выставлением счетов? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Как заполнить счет-фактуру для клиента | Small Business

Один из ключей к успеху любого бизнеса - это доход, который означает, что клиенты будут платить вам регулярно и вовремя.Хотя вы можете чувствовать себя совершенно беспомощным и зависеть от платежа со стороны клиента, на самом деле некоторые вещи находятся под вашим контролем. Основным является счет-фактура; ясный и понятный счет-фактура может помочь ускорить процесс оплаты. Клиент должен иметь возможность посмотреть счет-фактуру и точно увидеть, за что взимается плата, сумма и когда она должна быть оплачена.

1

Обеспечьте единообразие своих счетов-фактур, чтобы их легко узнавал клиент при получении.Внешний вид каждого счета-фактуры должен быть одинаковым. Вы можете скачать бесплатный шаблон счета от таких компаний, как Microsoft или Google, или вы можете создать свой собственный. Включите название вашей компании, адрес и контактную информацию в верхней части всех ваших счетов.

2

Пронумеруйте счета для удобства. Запишите число где-нибудь в верхней части счета. Номера счетов могут помочь упростить вашу систему бухгалтерского учета, а также упростить идентификацию в случае возникновения вопросов по счету.

3

Напишите дату создания счета и дату выплаты денег вверху страницы. Если вы регулярно оказываете услуги клиенту, он может захотеть оплачивать счета в том порядке, в котором они были получены. Кроме того, срок платежа позволяет клиенту узнать крайний срок платежа.

4

Задокументируйте подробную информацию о предоставляемых вами услугах. Если клиент не понимает, за что с него взимается плата, платеж может быть отложен до тех пор, пока он не успеет позвонить вам или выяснить это.Сделайте информацию понятной, чтобы он понимал, какие задачи вы выполняли, и сколько времени потребовалось для выполнения работы. Для ясности напишите описание, используя термины непрофессионала, а не вашу собственную внутреннюю систему кодирования. Запишите стоимость каждой задачи рядом с конкретным описанием.

5

Сложите расходы и укажите окончательную сумму в нижней части счета. Напишите условия счета под общей суммой, например 15 дней или 30 дней, чтобы еще раз указать, когда должен быть произведен платеж.

Ссылки

Ресурсы

Биография писателя

Бет Рифкин пишет статьи о здоровье и фитнесе с 2005 года. Среди ее подписей - «Tennis Life», «Ms. Fitness», «Triathlon Magazine», «Inside Tennis» и другие. Она имеет степень бакалавра делового администрирования Университета Темпл.

Как мне заполнить счет?

Вот пошаговое руководство по заполнению счета-фактуры для вашего клиента в Avaza.См. Объяснение доступных полей ниже.


Рисунок: Руководство по заполнению счета Avaza

  • Счет-фактура №: По умолчанию Avaza генерирует порядковые номера для ваших Счетов-фактур на основе последнего наивысшего числа. Вы можете удалить / обновить префикс счета-фактуры по умолчанию через «Настройки»> «Настройки счета-фактуры». Чтобы сбросить номер счета-фактуры обратно на 1, вы можете просто назначить новый префикс счета-фактуры. Следующий номер счета-фактуры будет автоматически установлен на 1, а затем будет последовательно увеличиваться оттуда.
  • Дата выдачи: По умолчанию это дата создания счета-фактуры.
  • Срок оплаты: При желании вы можете выбрать срок оплаты для счета-фактуры. Если вы установили условия торговли в настройках счета-фактуры, вы уже увидите предварительно заполненную дату, основанную на этой настройке, или вы можете выбрать произвольную дату.
  • Валюта: Основывается на валюте клиента, для которого создается счет-фактура. Это можно изменить, перейдя в «Контакты»> «Внешние контакты»> «Щелкнув по названию компании клиента», но только в том случае, если для этого клиента не было создано никаких транзакций.
  • Заказ на поставку №: При необходимости вы можете ввести номер заказа на поставку.
  • Контактное лицо для клиентов: Вы можете назначить контактное лицо в компании-клиенте, которому будет направлен счет. Вы можете включить эту функцию, отредактировав соответствующий шаблон счета-фактуры и включив параметр «Показать контакт с клиентом» на вкладке «Макет». Узнайте больше здесь.
  • Шаблон счета-фактуры: По умолчанию это шаблон, выбранный на уровне внешней компании. Шаблоны позволяют создавать другой макет и искать счета-фактуры в соответствии с вашими требованиями (например, отображать / скрывать столбцы, изменять язык или требования для отображения налогов или скидок определенным образом).Это можно изменить, перейдя в «Настройки»> «Настройки счета»> «Добавить шаблон», или вы можете нажать «Изменить» при просмотре счета-фактуры после нажатия кнопки «Сохранить», чтобы вносить изменения на лету.
  • Суммы: Если начисляемая вами цена за единицу не включает налог, выберите «Без учета налога». Если он включает налог, выберите «С учетом налогов».
  • Скидка: Это скидка по умолчанию, которую вы можете применить к счету-фактуре, который автоматически заполнит поле скидки по позиции.Его необходимо ввести перед добавлением каких-либо позиций, чтобы применить к ним по умолчанию.
  • Тема: Используется в качестве темы электронного письма и заголовка проекта (если вы конвертируете счет-фактуру в проект).

Добавьте отдельные позиции в разделе «Детали позиции». Вы можете использовать кнопки «Добавить время», «Добавить расходы» и «Добавить фиксированную сумму», чтобы импортировать массовые записи или ввести отдельные позиции произвольной формы. Вы можете удалить позиции, нажав «x» в конце каждой строки.

  • Тип: Это ваш список предметов инвентаря.Товарно-материальные ценности - это то, за что вы выставляете счета своим клиентам. Эти элементы позволяют быстро выставлять счета своим клиентам, предварительно заполнив большинство полей. Подробнее о предметах инвентаря читайте здесь.
  • Описание: Введите описание, объясняющее вашему клиенту, к чему относится данная позиция.
  • Кол-во: При необходимости выберите количество. По умолчанию это 1.
  • Цена за единицу: Введите цену за единицу.
  • Скидка: Если вы не применили ставку скидки по умолчанию вверху, вы можете сделать это для каждой позиции.
  • Ставка налога: Выберите ставку налога из раскрывающегося списка. Узнайте больше о настройке налогов.
  • Сумма: Рассчитывается на основе введенной информации о цене единицы, количестве, скидке и налоговой ставке.

Вы также можете включить ссылку проект / счет, чтобы иметь возможность связывать каждую позицию строки с конкретным проектом. Для этого перейдите в «Настройки»> «Настройки счета»> «Включить ссылку на счет-фактуру проекта».

Рисунок: Включите ссылку Проект / Счет-фактура

Внизу счета отображается общая скидка, за которой следуют промежуточная сумма, сумма налога и общая сумма.Вы можете добавлять примечания по мере необходимости. Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить счет как черновик, или «Отмена», если хотите начать заново.

У вас также есть возможность настроить шаблоны счетов-фактур и предложений в соответствии с вашими требованиями, а также переопределить метки заголовков, скрыть / отобразить столбцы, группировать категории элементов отдельно и многое другое. Вы можете прочитать об этом здесь.

Вам нужна дополнительная помощь? Не стесняйтесь писать на [email protected] или связаться с нашей службой поддержки через чат.

Как написать счет: пошаговое руководство

Вы, вероятно, получали их периодически на протяжении всей своей жизни, практически не обращая внимания на сам документ.Но если вы являетесь владельцем бизнеса, фрилансером или индивидуальным предпринимателем, вам нужно будет иметь возможность выставить счет, если вы хотите получить оплату.

Хорошая новость заключается в том, что составить счет-фактуру с помощью программного обеспечения легко, и многие из лучших бухгалтерских программных приложений сделали это еще проще с помощью шаблонов счетов-фактур и настроек, включенных в их продукты.

Есть пять простых шагов для создания счета, но важно, чтобы каждый шаг был выполнен правильно. Пропуск такого шага, как указание срока платежа, может привести к задержке платежа, а ввод неверной информации о переводе может привести к тому, что платеж будет отправлен на неправильный адрес или зачислен на неправильный банковский счет.

Кратко: как написать и отправить свой первый счет
  • Шаг 1: Персонализируйте счет, чтобы он отражал ваш бизнес.
  • Шаг 2: Введите всю необходимую информацию о клиенте.
  • Шаг 3: Назначьте условия и укажите дату оплаты.
  • Шаг 4: Объясните, для чего предназначен счет.
  • Шаг 5: Включите информацию о денежном переводе или ссылку для онлайн-оплаты.

Основы выставления счетов: что вам нужно знать

Поздравляем с открытием собственного дела! Это большой шаг, и ваши дни, вероятно, будут наполнены как испытаниями, так и наградами.

Хорошая новость в том, что вам как владельцу бизнеса доступно огромное количество ресурсов. Скорее всего, вы уже определились с названием и юридической структурой для своего бизнеса. Итак, что вам делать дальше?

Если вы хотите получать деньги (а кто этого не делает?), Вам нужно научиться составлять счет. Если вы уже знакомы с процессом создания счета, это прекрасно. Но если вы ничего не знаете о создании счета или просто хотите освежить в памяти информацию, продолжайте читать.

Для тех, кто не знает, что такое счет-фактура, это просто способ взыскать деньги, причитающиеся вашей компании. Каждый раз, когда вы продаете товар, будь то бейсболка или пара серег, и вы не собираете оплату за эти товары во время продажи, вам нужно будет выставить счет-фактуру.

То же самое касается предоставления услуги, будь то ремонт сломанной трубы или подготовка профессионального отчета для клиента. Чем бы вы ни занимались, продаете ли вы товары или услуги, если вы хотите принять оплату за эти товары или услуги позднее, вам нужно будет создать счет.


Как правильно написать и отправить счет

Ваше бухгалтерское программное обеспечение - наиболее вероятное место, из которого вы будете создавать счет. Если вы в настоящее время не пользуетесь бухгалтерским программным обеспечением, я настоятельно рекомендую вам это сделать.

Однако, в крайнем случае, есть также множество шаблонов счетов, которые вы можете загрузить из Интернета или из приложения, такого как Microsoft Word, которые помогут вам начать выставлять счета своим клиентам. В любом случае одна и та же информация потребуется для создания надлежащего счета-фактуры.

Вот то, что вам нужно, за пять простых шагов.

Шаг 1. Персонализируйте счет

Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета или хотите приобрести такое программное обеспечение для своего бизнеса, вы, вероятно, будете готовить счета с его помощью. Большинство приложений для бухгалтерского учета, представленных сегодня на рынке, предоставляют отличные возможности для выставления счетов с возможностью настройки счета по своему усмотрению.

В большинстве случаев бизнес-информация, которую вы вводите в свое программное обеспечение, например название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты, будет автоматически заполнять любой счет-фактуру, который вы создаете.

Но многие бухгалтерские приложения идут дальше, предоставляя вам возможность настроить счет, добавив логотип вашей компании, строку слогана или цветовую схему. Хотя это и не обязательно, настройка счета-фактуры так, чтобы она лучше отражала ваш бизнес, сделает его более узнаваемым для ваших клиентов и может помочь вам получать оплату немного быстрее.

Шаг 2: Введите данные клиента

Одна из самых важных вещей, которую вы хотите сделать, - это правильно управлять своими клиентами или клиентами.Если у вас небольшой сувенирный магазин, правильно управлять покупателями означает иметь возможность общаться с ними о распродажах и других рекламных акциях или кампаниях.

То же самое касается предприятий сферы услуг, где в конечном итоге, если вы предоставляете кредит своим клиентам, вы должны убедиться, что у вас есть соответствующая информация для этих клиентов, включая точный почтовый адрес, адрес электронной почты и контактное лицо. .

Наличие неполного почтового адреса или неправильного адреса электронной почты может задержать обработку платежа на несколько недель.Вы также захотите присвоить индивидуальный номер каждому счету, который вы создаете, но обычно это выполняется автоматически вашим бухгалтерским программным обеспечением.

Шаг 3. Назначьте условия и срок оплаты счета

Назначение условий вашим клиентам просто означает, что вы принимаете решение о том, сколько времени они должны заплатить. Во многих случаях Net 30 является термином по умолчанию, означающим, что у вашего клиента или клиента есть 30 дней с даты выставления счета для оплаты вам.

Счет-фактура выше отражает фактурирование количества, которое используется при выставлении счетов-фактур на продукты.Источник: программное обеспечение волнового учета.

Если они не заплатят до истечения 30 дней, вы можете применить штрафы за просрочку к просроченной сумме. Для новых клиентов вы можете использовать К оплате по получении в качестве условия платежа, что означает, что счет подлежит оплате, как только он будет получен. Net 10 Условия также являются общими, но вы как владелец бизнеса сами решаете, какие условия должны применяться к каким клиентам.

Шаг 4. Объясните, что такое счет-фактура

Если вы продаете продукт, вы добавляете описание продукта, а также количество и цену за единицу.

Счет-фактура выше отражает фактурирование количества, которое используется при выставлении счетов-фактур на продукты. Источник: программное обеспечение волнового учета.

Если вы продаете услуги, вы, вероятно, захотите включить подробное описание оказанных услуг и того, что клиент получил взамен. Если, как и в счет-фактуре выше, вы создали настраиваемый отчет, эта информация должна правильно отображаться в счете-фактуре.

Если вы выставляете счет за отработанные часы, вы, вероятно, захотите использовать стиль счета, который отражает эту информацию.

Шаг 5: Добавьте информацию о переводе или ссылку для онлайн-платежа

После того, как ваш счет будет заполнен, вы можете распечатать его и отправить его клиенту или отправить счет напрямую по электронной почте. Большинство бухгалтерских программных приложений также предлагают возможность онлайн-оплаты, которая позволяет вашим клиентам быстро и легко производить оплату кредитной картой или переводом через ACH прямо из счета.

Хотя вам придется платить за услуги, если вы решите принимать онлайн-платежи, очень реальным преимуществом является то, что вам, вероятно, будут платить намного быстрее.

Однако, если вы выберете более традиционный способ оплаты, убедитесь, что информация о переводе указана в счете правильно, чтобы ваши клиенты знали, куда отправлять свои платежи.


Нужен шаблон для выставления счета?

Несмотря на то, что существует множество шаблонов счетов-фактур, которые можно использовать для выставления счетов вашим клиентам, вы сможете лучше управлять всем своим бизнесом с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *