ЭДО в логистике
Электронный документооборот в логистике — одно из самых значимых для участников перевозки нововведений. Бумажные документы в сложных бизнес-процессах доставки грузов замедляют операционный цикл, отсрочивают выплаты и усложняют реагирование на изменения в логистической цепочке.
Переход на обмен электронными документами, возможность оперативного внесения изменений в документ и отслеживание статусов перевозки в режиме реального времени существенно оптимизируют работу и дают массу преимуществ компаниям, занятым в перевозках.
Обменивайтесь электронными перевозочными документами в сервисах от ГК «Астрал».
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами.
Законодатели уделили большое внимание электронным перевозочным документам в 2022 году. Расскажем, как работает ЭДО в грузоперевозках, почему он удобнее, чем бумажные документы и как на него перейти.
Что изменилось в правилах ЭДО в логистике
1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление Правительства от 21 мая 2022 года № 931. В этом документе закреплены правила обмена электронными перевозочными документами.
С 1 сентября заработала ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, через которую происходит документооборот. Каждое подписание документа КЭП со стороны участника перевозки фиксируется в системе. Подключиться к ГИС ЭПД можно только через операторов ЭДО, получивших соответствующее разрешение Министерства транспорта.
Электронные перевозочные документы необходимо оформлять в XML-формате, утверждённом ФНС. Сейчас утверждены следующие XML-формы для ЭПД:
- электронная транспортная накладная,
- электронный заказ-наряд,
- электронная сопроводительная ведомость.
С 1 марта 2023 года будут действовать формы договора фрахтования, путевого листа, заказа и заявки.
Обмен документами с ГИС ЭПД происходит через операторов ЭДО. При формировании документа ему присваивается уникальный номер — идентификатор. При получении документа оператор ЭДО проверяет его на соответствие установленному формату, на уникальность идентификатора, а также проверяет действительность УКЭП, которой подписан документ. Если документ не проходит проверку, оператор ЭДО сообщает участнику документооборота об ошибке. В этом случае документ нужно сформировать и отправить заново.
Если документ создан без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа.
Информационная система также проводит проверку документа и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаруживаются расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю документа. Он должен отправить исправленный файл не позднее 5 календарных дней со дня получения информации о необходимости внесения исправлений.
Изменения в документ, переданный в ГИС ЭПД, можно вносить и по инициативе участников документооборота, но с некоторыми ограничениями.
Вступление в силу нового НПА не обязывает участников грузоперевозок применять ЭДО в логистике. Они могут по желанию перейти на ЭДО, чтобы избавиться от лишних бумаг.
Как ЭДО организован в транспортной логистике
Для того чтобы обмениваться электронными документами, подключиться к ЭДО должны все участники логистической цепочки. Но они не подключаются к ГИС ЭПД напрямую, а передают документы через операторов ЭДО, одобренных Минтрансом.
ГИС ЭПД обеспечивает получение, обработку и хранение электронных перевозочных документов.
ФНС, ГИБДД и другие контролирующие органы могут обращаться к ГИС ЭПД за данными по условиям перевозки.
Электронные перевозочные документы должны быть подписаны квалифицированной ЭП. Водитель может подписать документ простой ЭП, неквалифицированной ЭП или Госключом с последующим подтверждением КЭП представителя перевозчика.
Как происходит обмен ЭПД на примере ЭТрН при простом сценарии перевозки
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из ключевых документов перевозки, в котором грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия взаимодействия и отражают результаты.
Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учётной системе или веб-сервисе, подписывает раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП), передаёт информацию через оператора ЭДО в ГИС ЭПД, и далее документ направляется перевозчику и получателю груза.
Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает приём груза простой электронной подписью (ПЭП). Представитель перевозчика получает в сервисе оператора информацию от водителя и подписывает электронную накладную КЭП.
Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
Водитель подтверждает передачу груза ПЭП. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.
Как перейти на ЭДО в логистике
Ускорение документооборота, сокращение операционного цикла и увеличение оборачиваемости — транспортная компания получает оплату за услуги в среднем на 20 дней быстрее.
Повышается качество и скорость принятия решений, снижаются затраты на операционную деятельность.
Доступ к накладной — из любой точки мира. Можно узнать, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в ЭПД. Снижается риск потери документов и ошибок в процессах.
Возможность оперативно обновить документ, исправить ошибки или внести изменения в маршрут. Новый вариант ЭПД моментально становится доступен каждому участнику перевозки.
Снижение стоимости операций и экономия на обработке и доставке документов.
Экономьте на бумаге и расходниках офисной техники.
Хранение ЭПД в электронном архиве, можно быстро найти нужный документ, не нужно хранить бумажные копии.
Упрощение проверок. Предоставлять бумажные копии в налоговую не требуется.
ЭДО позволит автоматизировать дополнительные сервисы для участников перевозки, такие, как доступ к финансированию, страхованию и другим продуктам из различных сфер.
Как перейти на ЭДО в логистике
Подключиться к ГИС ЭПД возможно через операторов электронного документооборота.
По новым правилам через операторов и ГИС ЭПД можно обмениваться только электронными перевозочными документами. Для обмена с контрагентами договорами, счетами-фактурами, УПД и другой первичкой – необходим сервис ЭДО.
«Калуга Астрал» предлагает готовое решение, которое объединяет эти функции. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Наше решение поддерживает все утверждённые ФНС форматы ЭПД и визуализацию всех видов документов, а также интегрируется с учётными системами для бесшовной работы с электронными документами.
Закажите консультацию, и мы расскажем вам, как внедрить транспортный ЭДО в вашей компании, какие выгоды и сложности возможны при подключении к ИС ЭПД.
Документальное оформление в транспортной логистике: Основные направления оптимизации
Упс! Эта статья вышла в 2017 году. По этой теме есть более свежие материалы, найти их можно по тегу ЭТрН. |
По прогнозам специалистов, рынок внутрироссийских грузоперевозок в 2017 году ожидает определенный передел в пользу крупных компаний. Введение нового налога, так называемого «Платона», в совокупности с повышением тарифов на топливо, транспортным налогом и введением тахографов послужило отправной точкой всероссийской забастовки дальнобойщиков.
Дополнительные поборы вынуждают водителей большегрузов, ИП и малые компании, имеющих собственный транспорт, уходить с рынка транспортных услуг и даже менять род деятельности. В таких условиях крупному бизнесу необходимо искать новые пути снижения издержек, которые не окажут влияния на качество оказываемых услуг и позволят укрепить свои позиции на рынке. Один из вариантов – автоматизация документооборота между участниками отрасли и их клиентами.
Рынок транспортных услуг
Грузоперевозки – это огромная инфраструктура со своими правилами, законами и особенностями. Главная цель бизнеса здесь это своевременная доставка продукции с минимальными издержками. Оперативность и качество доставки груза зависят и от грамотного и правильно организованного процесса перевозки.
В России сегодня нет единой общепризнанной классификации игроков рынка логистики. Клиент, которому необходимо перевезти груз, может запутаться как в терминологии, так и в предоставляемых услугах. Даже сами компании, порой называя себя «транспортно-логистическими», предоставляют только услуги по перевозке.
Чтобы легко ориентироваться в терминах, используемых представителями рынка логистики, давайте наведем в них порядок.
Логистика – часть экономической науки и экономической деятельности, основная задача которой состоит в продвижении товара и услуг от производителя к потребителю. Включает в себя подбор упаковки, упаковывание товара, выбор транспорта, выстраивание оптимального маршрута, организацию промежуточного хранения и многое другое.
Экспедирование предполагает сопровождение перевозимого груза, поиск подходящей спецтехники, оформление необходимых документов. Иначе говоря, экспедиторы – это, в первую очередь, люди, которые отвечают только за доставку груза (например, водители).
Транспортная логистика – это управление транспортировкой грузов, то есть изменением местоположения материальных ценностей с использованием транспортных средств с минимальными затратами, выстраиванием оптимального маршрута и подбором складов на пути следования груза.
Внутренняя транспортная логистика занимается внутрипроизводственными перевозками, а внешняя транспортная логистика занимается снабжением предприятий и сбытом их продукции.
При традиционном подходе к транспортировке, информационный поток движется вместе с материальным потоком от грузоотправителя, через экспедитора по транспортным средствам, и далее от экспедитора к грузополучателю.
При таком подходе как транспортная логистика, к системе добавляется ещё один элемент – единый оператор интермодальных перевозок, который управляет информационным потоком и координирует действия.
Основными логистическими посредниками (третьей стороной — 3PL) для фирмы-производителя или торговой компании являются: перевозчики, экспедиторы, грузовые терминалы, склады общего пользования и другие юридические или физические лица, осуществляющие основные логистические функции или комплекс таких функций.
К вспомогательным логистическим посредникам обычно относят страховые и охранные фирмы, таможенных брокеров, сюрвейеров, банки и другие финансовые учреждения, осуществляющие расчеты за логистические функции/операции, предприятия информационно-компьютерного сервиса и связи и т.
д.
Основные игроки на российском рынке
Условно на рынке логистики можно выделить три группы игроков:
- Транспортные компании (ТК) – чаще всего это региональные или оказывающие услуги на внутренних и международных направлениях компании, занимающиеся перевозкой грузов. Их задача – доставить груз в указанное клиентом место в заранее оговоренные сроки.
- Транспортно-экспедиционные компании (ТЭК)
- Логистические компании оказывают услуги по транспортировке, обработке и, самое главное, по хранению грузов. Логистическая компания может стать выгодным партнером для тех организаций, которые планируют расширять рынки сбыта, снижать себестоимость товара за счет минимизации затрат на доставку, потому как в отличие от предыдущих игроков могут проводить в интересах клиента распределение товара до конечного потребителя.
Данный вид услуги может в себя включать складирование, распределение товара по торговым точкам, поиск клиентов и др. Хорошая логистическая компания может заменить аналогичную службу предприятия и обеспечить полную логистическую цепочку от производителя до потребителя.
Данный вид услуги может в себя включать складирование, распределение товара по торговым точкам, поиск клиентов и др. Хорошая логистическая компания может заменить аналогичную службу предприятия и обеспечить полную логистическую цепочку от производителя до потребителя.Транспортные компании чаще всего владеют транспортом и сдают его в аренду транспортно-экспедиционным и логистическим организациям, а также могут осуществлять перевозки самостоятельно.
Основные перевозчики на рынке – именно транспортно-экспедиционные компании. Неудивительно, что именно они являются лидерами рынка логистики. ТЭК работают со множеством ТК и имеют возможность предоставить необходимый транспорт в тот момент, когда это бывает необходимо. Соответственно, ТЭК имеют возможность оказывать широкий спектр услуг, включая страхование, сопровождение, охрану груза, а также хранение и оформление необходимых документов.
Логистические компании также могут выступить в роли арендатора транспорта у ТК, однако это не означает то, что у них не может быть своего транспорта.
Оптимизация процессов
Основная задача транспортной логистики состоит в обеспечении технической, технологической и экономической сопряженности участников транспортного процесса.
Кроме этого, транспортная логистика имеет следующие задачи:
- Создание транспортных систем в транспортной логистике, в том числе транспортных коридоров и цепей;
- Совместное планирование транспортных процессов на различных видах транспорта;
- Совместное планирование транспортного процесса со складским и производственным процессом;
- Выбор вида транспортного средства;
- Выбор типа транспортировки;
- Определение рационального маршрута.
Принципы транспортной логистики – основная цель минимизация издержек на транспортировку и в том числе:
- максимально полное использование грузоподъемности подвижного состава в логистике;
- кратность транспортируемой партии груза, единицам заказа, отправки и складирования;
- стандартизация тары;
- экономия от масштаба и дальности перевозок содержит транспортная логистика;
- концентрация грузопотоков на отдельных каналах — распределение и отказ от неэкономичных товаров;
- доставка грузов точно в срок.
Для оптимизации логистики могут использоваться принципы «бережливого производства» LEAN и минимизации потерь на всех этапах и во всех процессах.
Lean Logistics – это комплекс методов и инструментов, направленных на создание вытягивающей системы в общей цепи логистики, но с акцентом на оптимизацию и улучшение процессов управления закупками и запасами, включая транспортную и складскую логистику.
Основной результат внедрения данных технологий – это оптимизация совокупной логистической стоимости в цепи поставок с одновременным повышением показателя дисциплина поставок.
По данным исследовательского агентства MA-Research.ru рынок в 2018-2019 гг. будет иметь слабо положительную динамику, в реальностях которой компаниям придется работать над оптимизацией процессов.
Среди конкурентных преимуществ, позволивших целому ряду компаний в 2015—2016 гг. не только достаточно успешно работать в условиях экономической рецессии, но и усилить свои позиции на рынке ТЛУ, следует отметить наличие диверсифицированной клиентской базы, компетенций в организации перевозок сборных грузов, в обслуживании e-commerce и экспортного грузопотока.
Большое значение имеют быстрая реакция на изменение спроса и географии грузопотоков, способность предложить эффективные решения для снижения логистических издержек и оптимизации процессов.
Направлениями оптимизации аналитиками указываются повышение уровня профессионализма и клиентоориентированности компаний, а также использование технологических решений для оптимизации процессов и повышения их управляемости.
Документальное оформление в транспортной логистике
Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность. Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи – залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств. Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении.
Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании –> оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) –> получение счета на оплату –> поступления денежных средств (предоплата) –> доставка товара –> оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) –> получение комплекта документов.
Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.
Транспортировка
Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:
- Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
- Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
- Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
- Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).
Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:
- Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
- Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
- Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.
Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.Также дополнительными документами могут быть:
- Товарная накладная, прилагается, в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза
- Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
- Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД).
Хранение, размещение, отпуск
Состав документов, сопровождающих и регламентирующих порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:
- Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
- Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
- Товарная книга
- Заказ-заявка
- Договор поставки
- Журнал регистрации заказов покупателей
- Карточки неудовлетворительного спроса
- Сводный отборочный лист на комплексную отборку
- Счет-фактура
- Упаковочный ярлык
- Журнал передачи продукции со склада в экспедицию
- Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям
- Товарно-транспортная накладная
- Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия
- Заявки на автотранспортные перевозки
- Журнал учета использования автомобильных транспортных средств
- Карточка учета инвентарной тары
- Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции
- Карточка учета исполнения договоров поставки
- Книга оперативного учета поставки продукции покупателям
Посредничество в логистической цепи
Документальное оформление происходит и в процессе получения посреднических услуг, таких как
- подбор автотранспорта
- расчет маршрута
- подбор и заключение договора с перевозчиком
Для этого используются документы: счет-фактура (СФ), акт, ТТН, ТОРГ 12 (только между ТК и грузоотправителем).
* * *
Узнате больше об электронном документообороте в грузоперевозках. |
Как разработать систему управления документами (пример логистики)
Эта статья — универсальное руководство по разработке системы управления документами. Содержание основано на опыте Acropolium в области логистики.
Если вы работаете в сфере логистики, велика вероятность, что вы уже используете какую-либо систему электронного документооборота (eDMS) для работы с документами. Вы также будете знать о времени сотрудников, затрачиваемом на процессы документации, и о высокой стоимости ошибок при подаче документов.
Итак, есть хорошие новости.
Во-первых, с появлением новых технологий и, в частности, достижений в области автоматизации преимущества eDMS для логистических и транспортных компаний стали еще больше.
От улучшенного администрирования и более прозрачных рабочих процессов до более быстрого выхода и утверждения POD — сейчас самое подходящее время для обновления вашей системы.
И, во-вторых, если вы планируете разработать систему управления документами для своей организации, Acropolium поможет вам.
В этой статье для руководителей компаний рассматриваются преимущества современной электронной системы управления данными для управления логистикой, а также основные моменты, которые необходимо учитывать, если вы планируете инвестировать в индивидуальное решение.
Ключевым следствием событий 2021 года является потребность в большей прозрачности транспорта и логистики. Ужесточение трансграничного контроля, растущий потребительский спрос и потребность в более надежном отслеживании цепочки поставок вынуждают предприятия совершенствовать свои административные рабочие процессы. Электронный документооборот является частью решения этой проблемы.
В Acropolium мы имеем полное представление о широком спектре функций, которые могут быть включены в программное обеспечение для управления документами.
Наши опытные разработчики могут помочь вам определить тип системы, которая лучше всего подходит для вашей организации, принимая во внимание ее размер, структуру и индивидуальные потребности.
В этой статье подробно описаны основные коммерческие преимущества создания пользовательской системы управления документами для логистических компаний, а именно:
- Более быстрый поиск ключевых документов, таких как POD, записи клиентов и счета-фактуры, заказы на покупку, квитанции о доставке и табели учета рабочего времени
- Повышенная безопасность и доступ для управления документами
- Оптимизация хранения
- Улучшенный рабочий процесс между автопарком, складами и офисами компании
- Ускорение операций цепочки поставок поставщик аутсорсинговой разработки программного обеспечения.
Как система управления документами может помочь оптимизировать расходы вашего бизнеса
Старый способ ведения дел может быть дорогостоящим, особенно если вы работаете с цепочками поставок, которые охватывают государственные или международные границы.
Замена ручной бумажной системы или разрозненной электронной системы оптимизированным решением eDMS может иметь большое значение для повышения эффективности вашей работы. Эти улучшения могут привести к огромной экономии средств.Рассмотрим некоторые преимущества более подробно.
Извлечение файлов
Благодаря системе управления электронными документами сотрудники могут легко хранить, извлекать и обмениваться документами. Вместо того, чтобы рыться в стопке бумаг, им нужно всего лишь ввести ключевое слово или фразу, чтобы найти нужный документ. Это значительно повышает эффективность рабочего процесса и производительность сотрудников, что приводит к снижению затрат.
Более того, отказ от бумаги не только избавит вас от беспорядка и работы; это также помогает обеспечить соответствие нормативным требованиям и стандартизации ISO. Последствия неправильного заполнения транспортно-логистических документов огромны. Оцифровка документов и автоматизированное хранение документов могут помочь вам избежать таких проблем.
Безопасность и хранение документов
Физические документы могут быть повреждены или скомпрометированы в результате потери или кражи. Если у вас все еще есть бумажный рабочий процесс, вы, вероятно, тратите деньги на меры безопасности для своего хранилища. Восстановление после стихийных бедствий также может быть дорогостоящим.
С помощью специальной облачной системы управления документами вы можете защитить электронные файлы экономичным способом. Кроме того, вы можете защитить содержащиеся в них данные, ограничив доступ сотрудников к определенным файлам в зависимости от характера их работы. Вы также можете использовать веб-интерфейс программного обеспечения для управления документами, чтобы отслеживать действия и изменения для каждого файла.
Бизнес-процессы
Создание пользовательской системы электронного документооборота помогает оптимизировать бизнес-процессы в отделах продаж, бухгалтерии, кадров, обслуживания клиентов и других отделах. Оптимизированные рабочие процессы могут привести к большему удержанию сотрудников, более быстрому сбору платежей, повышению удовлетворенности клиентов и снижению затрат на закупки.
Оборудование и расходные материалы
eDMS позволяет быстро создавать заказы на покупку, квитанции и другие документы, а также легко получать доступ к данным, связанным с пунктом отгрузки, группой погрузки и типом доставки. Более того, разработка системы управления документами означает, что вы можете обойтись без бумаги в большинстве областей своих бизнес-процессов. Это означает немедленную экономию на бумаге, чернилах, тонере, картотеках, принтерах, обслуживании и ремонте. Безбумажные системы также уменьшают углеродный след.
Читайте также: Что такое ЭДО в логистике.
Отрасли, которые получают наибольшую выгоду от разработки решения для управления документами
Системы управления документами могут стать крайне необходимым спасательным кругом для малых, средних и глобальных поставщиков логистических услуг и других предприятий. Они особенно полезны для компаний в следующих отраслях:
Логистика
Программное обеспечение для управления документооборотом помогает логистическим компаниям избегать узких мест, вызывающих задержки в доставке и отгрузке.
Он обеспечивает централизованную систему управления фрахтовыми накладными, коносаментами, подтверждением концепции и другими важными документами. Он улучшает рабочий процесс, позволяет отслеживать заказы и обеспечивает поддержку на различных этапах доставки. Компании могут эффективно работать и процветать на рынке, чувствительном к марже.Помимо управления документами, которые создаются во время операций, система управления документами позволяет управлять информацией во всех отделах, включая отдел кадров, бухгалтерию и службу поддержки клиентов. Он также может помочь со сканированием и ведением записей.
Розничная торговля
Управление документооборотом в розничной торговле помогает розничным торговцам аккуратно регистрировать, хранить и отслеживать такие документы, как инвентарные списки, комиссионные отчеты и контракты.
Ускоряя эти процессы, система управления документами снижает нагрузку на сотрудников и повышает качество обслуживания клиентов.
Здравоохранение
Резкий рост числа случаев COVID-19, а также развитие телездравоохранения привели к стремительному росту данных о здравоохранении и пациентах.
Эффективное управление этими данными сейчас важнее, чем когда-либо. Эти изменения способствуют быстрому развертыванию систем цифровой документации в секторе здравоохранения.Благодаря оптимизации документооборота система управления документами позволяет организациям здравоохранения повысить эффективность работы, сократить расходы и обеспечить соблюдение отраслевых стандартов и правил.
Бухгалтерский учет и юриспруденция
С программным обеспечением для управления документами управление записями, такими как кассовые авизо, ваучеры, квитанции и электронные чеки, становится намного проще и точнее для бухгалтерских и юридических фирм. Электронная система также помогает фирмам обеспечивать безопасность конфиденциальных файлов.
Юридические и финансовые документы очень длинные. Специальное облачное программное обеспечение для управления документами делает документы легко доступными для всех сотрудников с любого удобного для них устройства. Это означает, что им не нужно распечатывать несколько копий одного и того же документа, и они могут получить доступ к определенным записям в любое время, когда они им понадобятся, что предотвращает дорогостоящие задержки.
Читайте также: Разработка программного обеспечения системы управления аэропортом на заказ.
Тенденции рынка eDMS в 2021–2025 годах
Прогнозируется, что мировой рынок систем управления документами, оцененный в 5,51 миллиарда долларов в 2020 году, достигнет 11,47 миллиарда долларов к 2026 году. Это составляет совокупный ежегодный рост на 13,05%. Тенденции на рынке систем электронного документооборота (eDMS) отражают новые требования изменяющегося бизнес-ландшафта, а именно удаленный доступ, автоматизацию и переход от собственных систем к облачным решениям.
Удаленный доступ
Пандемия COVID-19 в 2020 году вынудила компании перейти на удаленную работу, что привело к множеству рабочих процессов, которые изначально заставляли сотрудников торопиться использовать различные инструменты и каналы связи. Теперь организации начинают использовать центральный общий репозиторий документов, который обеспечивает совместные рабочие процессы и новые способы взаимодействия, а также улучшает автоматизацию документооборота.
Удаленный доступ к центральному хранилищу позволяет логистическим компаниям справляться с огромной нагрузкой, связанной с обеспечением надлежащего хранения и организации складов. Упрощенный доступ к данным документов упрощает выполнение требований клиентов и изменение бизнес-ландшафта.
Роботизированная автоматизация процессов и искусственный интеллект
По мере того, как организации готовятся к восстановлению после пандемии, руководители рассматривают сбор документов или автоматизацию как способ оптимизации расходов. Сокращение ручных процессов позволяет сотрудникам уделять больше энергии работе с добавленной стоимостью. Вывод для логистических компаний заключается в том, что они смогут лучше справляться с колебаниями цен на топливо, меняющимися дорожными сборами и тарифами, а также огромным давлением по доставке товаров вовремя. Читайте также о примерах использования ИИ в логистике.
Облачное хранилище
В 2021 году наблюдается рост гибкой организации, при этом операции становятся все более и более независимыми от местоположения.
Сотрудники могут подключаться и подключаться к основным процессам компании из любого места. Это нововведение стало возможным благодаря облачному хранилищу, которое обеспечивает быстрый и легкий доступ к файлам и документам в Интернете с любого устройства и из любого места. Читайте также, как перенести ваше программное обеспечение в облако.Необходимые функции программного обеспечения для управления документами
Преимущества системы электронного документооборота для логистики очевидны. Если вы планируете обновить существующую систему или создать новую с нуля, полезно знать основные термины и функции, с которыми вы столкнетесь при поиске решений. Вот основной список для начала.
Архивирование и хранение документов
Критерии надлежащего хранения документов назначаются автоматизированной системой. Он также управляет автоматическим уничтожением файлов в фоновом режиме. Сотрудникам не придется кропотливо маркировать документы хранилища или планировать сеансы очистки.
Отслеживание соответствия
Вы можете создать онлайн-систему управления документами, которая позволит вам последовательно измерять, поддерживать и демонстрировать соблюдение правил и требований через централизованную систему. Благодаря отслеживанию соответствия ваша организация сможет улучшить нормативную отчетность и контроль рисков.
Генерация документов
Автоматизированная платформа работает как создатель PDF и генератор документов, позволяя вам переносить данные из сторонних источников в локализованные шаблоны. Он позволяет создавать, создавать и редактировать документы на основе данных, такие как отчеты, предложения, формы, заметки и контракты. Платформа управления документами может обеспечивать условное форматирование и согласованность брендов.
Электронная подпись
Интеграция электронной подписи в вашу систему может упростить такие процессы, как доставка, выписка, передача груза и внутреннее утверждение. Вместо сканирования или отправки документов по факсу вы можете легко заполнять и юридически подписывать цифровые формы, используя онлайн-шаблоны.
Восстановление файлов
Средства резервного копирования позволяют защитить важные документы в случае аварии или недосмотра. Своевременные и автоматические процессы резервного копирования и восстановления позволяют восстановить случайно потерянные данные.
Оптическое распознавание символов
Оптическое распознавание символов (OCR) превращает отсканированные документы в редактируемые и доступные для поиска документы. Электронный ридер преобразует изображения в файлы PDF, Word или текстовые файлы.
Инструменты для совместной работы
Вы можете создать систему управления цифровыми документами с помощью инструмента, который дает заинтересованным сторонам мгновенный доступ и четкое представление о документальном следе, связанном с рабочим процессом. Инструменты для совместной работы должны иметь интуитивно понятный интерфейс и структуру, обеспечивающую простые в использовании этапы и группы утверждения для каждого документа.
Классификация документов
Используя алгоритмы машинного обучения, интеллектуальная платформа документации способна распознавать и классифицировать документы по типу содержимого.
Он автоматизирует извлечение данных индекса, позволяя исключить ручные процессы и легко получить доступ к нужным файлам.Преобразование типов файлов
Добавление конвертера файлов в систему позволяет легко преобразовывать документы из одного типа файлов в другой. Чтобы повысить эффективность рабочего процесса, программное обеспечение также должно позволять выполнять пакетные преобразования. Таким образом, вы можете быстро преобразовать несколько документов в определенный формат.
Автономный доступ
Чтобы поддержать эру удаленной работы, разработайте безопасную систему управления документами, обеспечивающую автономный доступ. Встроенное средство чтения файлов должно предоставлять репозиторий, который позволяет сотрудникам загружать, просматривать и изменять документы из любого места и в любое время.
Контроль версий
Отслеживание и управление изменениями, внесенными в документы, с помощью контроля версий. Инструмент должен позволять вам видеть, кто внедрил изменения и когда они были сделаны.
Он также должен гарантировать, что самый последний контент будет легко доступен.Конфигурация безопасности системы будет определять уровни доступа к файлам и видимости. Предыдущие версии хранятся в системе и остаются видимыми только для людей, имеющих доступ.
Читайте также: Разработка программного обеспечения оперативного центра на заказ.
Процесс разработки программного обеспечения для управления документооборотом на заказ
Системы автоматизации документооборота и документооборота предлагают мощные функциональные возможности, которые позволяют предприятиям повысить производительность и снизить затраты. Если ваши потребности выходят за рамки стандартной функциональности готового программного обеспечения, лучшим вариантом обычно является аутсорсинг разработки индивидуального решения.
Что нужно для создания такого программного обеспечения? Знание основ поможет вам более продуктивно обсудить свои потребности с командой разработчиков.
Вот краткое изложение основных компонентов архитектуры DMS, а также описание процесса разработки.Компоненты программных решений
Для обеспечения оптимальной функциональности необходимо разработать систему управления документами, включающую следующие основные компоненты и функции.
Метаданные
В eDMS хранятся метаданные для каждого документа, такие как личность человека, хранящего файл, и дата внесения изменений. Система может извлечь метаданные автоматически или предложить вам добавить их. Извлеченный текст помогает пользователям находить файлы с помощью ключевых слов и других возможностей поиска.
Capture
Этот компонент позволяет системе обрабатывать изображения бумажных документов с многофункциональных принтеров или сканеров. Он использует программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) для преобразования изображений в машинно-кодированный текст.
Интеграция
Система управления документами может предоставлять функциональные возможности другим приложениям, позволяя пользователям извлекать документы из репозитория и вносить в них изменения.
Эта интеграция стала возможной благодаря интерфейсу прикладного программирования (API).Хранение
Хранение электронных документов подразумевает управление файлами или определение места хранения документов и продолжительности их хранения. Он также охватывает перенос файлов на другой носитель, сохранение документов и возможную очистку.
Индексация документов
Индексация, используемая для отслеживания электронных документов, может варьироваться по сложности от простого отслеживания уникальных идентификаторов документов до предоставления классификаций метаданных файлов. Индексация поддерживает поиск файлов и запрос информации.
Проверка данных
Система может установить правила для проверки имен с ошибками, отсутствия подписей, ошибок в документах и других проблем. Он может предложить исправления перед подтверждением импорта данных в eDMS.
Поиск
Поиск документов в электронном контексте может быть сложным. Система может использовать базовую индексацию или разрешать использование уникальных идентификаторов документов.
Гибкий поиск позволяет пользователям извлекать нужные файлы, используя только частичные условия поиска.Распространение
Чтобы документы были готовы к распространению, файлы должны храниться в безопасном формате. Зрители документов не должны иметь возможности изменять их содержимое. Вместо того, чтобы делиться исходной копией файла, eDMS обычно предоставляет электронную ссылку на документ. Организации, которые работают в строгой нормативной среде, должны убедиться, что их система обеспечивает прослеживаемость и управление версиями.
Рабочий процесс
Системы управления документами могут иметь различные рабочие процессы в зависимости от отрасли, которую они обслуживают. В ручном рабочем процессе пользователи определяют, кто получает документы. С другой стороны, рабочий процесс на основе правил имеет предустановленные правила, определяющие, как документы проходят через организацию. Это особенно полезно для файлов, требующих утверждения.
Безопасность
Системы управления документами устанавливают требования соответствия для определенных документов.
Программное обеспечение может использовать модуль управления правами, чтобы предоставить администраторам возможность предоставлять или ограничивать доступ к документам в зависимости от роли сотрудников в организации.Читайте также: Разработка программного обеспечения для управления корпоративными рисками на заказ.
Этапы процесса разработки программного обеспечения для управления документами
Разработка программного обеспечения для управления документами включает всестороннее планирование и тщательное выполнение. Понимание основных шагов поможет вам оставаться на вершине проекта.
После определения потребностей вашего проекта и тщательного аудита вашей документации и рабочего процесса поставщик программного обеспечения разработает ваше решение в четыре основных этапа:
- Создание команды опытных инженеров, дизайнеров UI/UX, менеджеров и тестировщиков.
- Создание минимально жизнеспособного продукта (MVP), который можно использовать для целей тестирования.
- Сбор отзывов от пользователей MVP и создание соответствующих итераций и бета-тестов.
- Доставка.
Команда разработчиков должна будет тщательно изучить вашу текущую систему, чтобы обеспечить интеграцию с ERP и другими подобными инструментами. Они также должны убедиться, что система интегрирована с вашей существующей WMS. В конце концов, вам нужно будет создать команду соответствующих штатных сотрудников, которые будут доступны для обсуждения.
Читайте также: Как построить систему экспедирования.
Как внедрить систему управления документами в вашей организации
Надеюсь, эта статья дала вам обзор преимуществ eDMS, функций, на которые следует обратить внимание, и того, что вы можете ожидать от поставщика аутсорсинговой разработки. Все, что осталось, — собрать кусочки воедино и составить дорожную карту для вашего проекта, если вы решите погрузиться глубже.
Профессиональный поставщик программного обеспечения поможет вам пройти основные этапы создания индивидуальной системы электронного документооборота.
Это по порядку:Получите глубокое понимание ваших уникальных бизнес-потребностей
Системы управления документами не являются универсальным решением. Вам нужно спроектировать его так, чтобы он идеально соответствовал бизнес-процессам и рабочему процессу вашей организации. На этапе аудита вам нужно будет выделить проблемные области и выяснить, где eDMS может повысить эффективность.Определение типов пользователей и их полномочий
Ваша eDMS будет контролировать доступ к документам на основе типов пользователей, полномочий и потребностей. Наблюдайте за тем, как взаимодействуют разные отделы и сотрудники, и выясните, как лучше всего система может повысить общую эффективность.Выберите соответствующие функции
Системы управления документами могут включать широкий набор функций. Чтобы избежать ненужных расходов и сложностей, вам следует выбирать только те из них, которые помогут вашей организации работать более эффективно.Определите свои бизнес-процессы для автоматизации
Ваше программное обеспечение для управления документами должно автоматизировать повторяющиеся бизнес-процессы, связанные с файлами и документами. Интегрируйте форматы и шаблоны, которые ваша организация часто использует. Убедитесь, что система позволяет создавать и редактировать рабочие процессы без технической помощи.Обеспечение полной интеграции с существующим программным и аппаратным обеспечением
Разработка системы управления документами, которая легко интегрируется с приложениями, поможет ускорить адаптацию пользователей, снизить затраты и повысить производительность. Использование существующего программного и аппаратного обеспечения позволяет защитить доступ к бизнес-информации, экономя время и деньги.
Опыт Acropolium
Эффективное управление документами не только повысит эффективность работы вашей организации. Это также гарантирует, что ваш бизнес соответствует законодательным и нормативным требованиям. В Acropolium мы понимаем важность безопасной системы управления документами, которая отражает и совершенствует ваши бизнес-процессы. Мы готовы разработать систему управления документами, которая способствует повышению эффективности и устранению человеческих ошибок.
Обладая 14-летним опытом разработки комплексных решений, наши опытные инженеры могут создать комплексную систему, отвечающую вашим уникальным бизнес-потребностям.
Читать пример из практики: Цифровизация международной торговли и автоматизация документооборота.
Что дальше?
Пандемия COVID-19 заставила логистические и транспортные компании быть более прозрачными и эффективными в своих процессах. Один из способов не отставать от меняющихся тенденций и превзойти конкурентов — это внедрить индивидуальную систему автоматизации документооборота, которая повысит вашу операционную эффективность, улучшит прибыль и снизит затраты.
Вы готовы внести изменения? Просто свяжитесь с Акрополем, чтобы начать разговор. Наша команда готова обсудить наилучшие спецификации для вашей пользовательской системы управления документами уже сегодня!
Как разработать систему управления документами (пример логистики)
Эта статья — универсальное руководство по разработке системы управления документами.
Содержание основано на опыте Acropolium в области логистики. Если вы работаете в сфере логистики, велика вероятность, что вы уже используете какую-либо систему электронного документооборота (eDMS) для работы с документами. Вы также будете знать о времени сотрудников, затрачиваемом на процессы документации, и о высокой стоимости ошибок при подаче документов.
Итак, есть хорошие новости.
Во-первых, с появлением новых технологий и, в частности, достижений в области автоматизации преимущества eDMS для логистических и транспортных компаний стали еще больше. От улучшенного администрирования и более прозрачных рабочих процессов до более быстрого выхода и утверждения POD — сейчас самое подходящее время для обновления вашей системы.
И, во-вторых, если вы планируете разработать систему управления документами для своей организации, Acropolium поможет вам.
В этой статье для руководителей компаний рассматриваются преимущества современной электронной системы управления данными для управления логистикой, а также основные моменты, которые необходимо учитывать, если вы планируете инвестировать в индивидуальное решение.
Ключевым следствием событий 2021 года является потребность в большей прозрачности транспорта и логистики. Ужесточение трансграничного контроля, растущий потребительский спрос и потребность в более надежном отслеживании цепочки поставок вынуждают предприятия совершенствовать свои административные рабочие процессы. Электронный документооборот является частью решения этой проблемы.
В Acropolium мы имеем полное представление о широком спектре функций, которые могут быть включены в программное обеспечение для управления документами. Наши опытные разработчики могут помочь вам определить тип системы, которая лучше всего подходит для вашей организации, принимая во внимание ее размер, структуру и индивидуальные потребности.
В этой статье подробно описаны основные коммерческие преимущества создания пользовательской системы управления документами для логистических компаний, а именно:
- Более быстрый поиск ключевых документов, таких как POD, записи клиентов и счета-фактуры, заказы на покупку, квитанции о доставке и табели учета рабочего времени
- Повышенная безопасность и доступ для управления документами
- Оптимизация хранения
- Улучшенный рабочий процесс между автопарком, складами и офисами компании
- Ускорение операций цепочки поставок поставщик аутсорсинговой разработки программного обеспечения.
Как система управления документами может помочь оптимизировать расходы вашего бизнеса
Старый способ ведения дел может быть дорогостоящим, особенно если вы работаете с цепочками поставок, которые охватывают государственные или международные границы. Замена ручной бумажной системы или разрозненной электронной системы оптимизированным решением eDMS может иметь большое значение для повышения эффективности вашей работы. Эти улучшения могут привести к огромной экономии средств.
Рассмотрим некоторые преимущества более подробно.
Извлечение файлов
Благодаря системе управления электронными документами сотрудники могут легко хранить, извлекать и обмениваться документами. Вместо того, чтобы рыться в стопке бумаг, им нужно всего лишь ввести ключевое слово или фразу, чтобы найти нужный документ. Это значительно повышает эффективность рабочего процесса и производительность сотрудников, что приводит к снижению затрат.
Более того, отказ от бумаги не только избавит вас от беспорядка и работы; это также помогает обеспечить соответствие нормативным требованиям и стандартизации ISO.
Последствия неправильного заполнения транспортно-логистических документов огромны. Оцифровка документов и автоматизированное хранение документов могут помочь вам избежать таких проблем.Безопасность и хранение документов
Физические документы могут быть повреждены или скомпрометированы в результате потери или кражи. Если у вас все еще есть бумажный рабочий процесс, вы, вероятно, тратите деньги на меры безопасности для своего хранилища. Восстановление после стихийных бедствий также может быть дорогостоящим.
С помощью специальной облачной системы управления документами вы можете защитить электронные файлы экономичным способом. Кроме того, вы можете защитить содержащиеся в них данные, ограничив доступ сотрудников к определенным файлам в зависимости от характера их работы. Вы также можете использовать веб-интерфейс программного обеспечения для управления документами, чтобы отслеживать действия и изменения для каждого файла.
Бизнес-процессы
Создание пользовательской системы электронного документооборота помогает оптимизировать бизнес-процессы в отделах продаж, бухгалтерии, кадров, обслуживания клиентов и других отделах.
Оптимизированные рабочие процессы могут привести к большему удержанию сотрудников, более быстрому сбору платежей, повышению удовлетворенности клиентов и снижению затрат на закупки.Оборудование и расходные материалы
eDMS позволяет быстро создавать заказы на покупку, квитанции и другие документы, а также легко получать доступ к данным, связанным с пунктом отгрузки, группой погрузки и типом доставки. Более того, разработка системы управления документами означает, что вы можете обойтись без бумаги в большинстве областей своих бизнес-процессов. Это означает немедленную экономию на бумаге, чернилах, тонере, картотеках, принтерах, обслуживании и ремонте. Безбумажные системы также уменьшают углеродный след.
Читайте также: Что такое ЭДО в логистике.
Отрасли, которые получают наибольшую выгоду от разработки решения для управления документами
Системы управления документами могут стать крайне необходимым спасательным кругом для малых, средних и глобальных поставщиков логистических услуг и других предприятий.
Они особенно полезны для компаний в следующих отраслях:Логистика
Программное обеспечение для управления документооборотом помогает логистическим компаниям избегать узких мест, вызывающих задержки в доставке и отгрузке. Он обеспечивает централизованную систему управления фрахтовыми накладными, коносаментами, подтверждением концепции и другими важными документами. Он улучшает рабочий процесс, позволяет отслеживать заказы и обеспечивает поддержку на различных этапах доставки. Компании могут эффективно работать и процветать на рынке, чувствительном к марже.
Помимо управления документами, которые создаются во время операций, система управления документами позволяет управлять информацией во всех отделах, включая отдел кадров, бухгалтерию и службу поддержки клиентов. Он также может помочь со сканированием и ведением записей.
Розничная торговля
Управление документооборотом в розничной торговле помогает розничным торговцам аккуратно регистрировать, хранить и отслеживать такие документы, как инвентарные списки, комиссионные отчеты и контракты.
Ускоряя эти процессы, система управления документами снижает нагрузку на сотрудников и повышает качество обслуживания клиентов.
Здравоохранение
Резкий рост числа случаев COVID-19, а также развитие телездравоохранения привели к стремительному росту данных о здравоохранении и пациентах. Эффективное управление этими данными сейчас важнее, чем когда-либо. Эти изменения способствуют быстрому развертыванию систем цифровой документации в секторе здравоохранения.
Благодаря оптимизации документооборота система управления документами позволяет организациям здравоохранения повысить эффективность работы, сократить расходы и обеспечить соблюдение отраслевых стандартов и правил.
Бухгалтерский учет и юриспруденция
С программным обеспечением для управления документами управление записями, такими как кассовые авизо, ваучеры, квитанции и электронные чеки, становится намного проще и точнее для бухгалтерских и юридических фирм. Электронная система также помогает фирмам обеспечивать безопасность конфиденциальных файлов.
Юридические и финансовые документы очень длинные. Специальное облачное программное обеспечение для управления документами делает документы легко доступными для всех сотрудников с любого удобного для них устройства. Это означает, что им не нужно распечатывать несколько копий одного и того же документа, и они могут получить доступ к определенным записям в любое время, когда они им понадобятся, что предотвращает дорогостоящие задержки.
Читайте также: Разработка программного обеспечения системы управления аэропортом на заказ.
Тенденции рынка eDMS в 2021–2025 годах
Прогнозируется, что мировой рынок систем управления документами, оцененный в 5,51 миллиарда долларов в 2020 году, достигнет 11,47 миллиарда долларов к 2026 году. Это составляет совокупный ежегодный рост на 13,05%. Тенденции на рынке систем электронного документооборота (eDMS) отражают новые требования изменяющегося бизнес-ландшафта, а именно удаленный доступ, автоматизацию и переход от собственных систем к облачным решениям.
Удаленный доступ
Пандемия COVID-19 в 2020 году вынудила компании перейти на удаленную работу, что привело к множеству рабочих процессов, которые изначально заставляли сотрудников торопиться использовать различные инструменты и каналы связи. Теперь организации начинают использовать центральный общий репозиторий документов, который обеспечивает совместные рабочие процессы и новые способы взаимодействия, а также улучшает автоматизацию документооборота.
Удаленный доступ к центральному хранилищу позволяет логистическим компаниям справляться с огромной нагрузкой, связанной с обеспечением надлежащего хранения и организации складов. Упрощенный доступ к данным документов упрощает выполнение требований клиентов и изменение бизнес-ландшафта.
Роботизированная автоматизация процессов и искусственный интеллект
По мере того, как организации готовятся к восстановлению после пандемии, руководители рассматривают сбор документов или автоматизацию как способ оптимизации расходов.
Сокращение ручных процессов позволяет сотрудникам уделять больше энергии работе с добавленной стоимостью. Вывод для логистических компаний заключается в том, что они смогут лучше справляться с колебаниями цен на топливо, меняющимися дорожными сборами и тарифами, а также огромным давлением по доставке товаров вовремя. Читайте также о примерах использования ИИ в логистике.Облачное хранилище
В 2021 году наблюдается рост гибкой организации, при этом операции становятся все более и более независимыми от местоположения. Сотрудники могут подключаться и подключаться к основным процессам компании из любого места. Это нововведение стало возможным благодаря облачному хранилищу, которое обеспечивает быстрый и легкий доступ к файлам и документам в Интернете с любого устройства и из любого места. Читайте также, как перенести ваше программное обеспечение в облако.
Необходимые функции программного обеспечения для управления документами
Преимущества системы электронного документооборота для логистики очевидны.
Если вы планируете обновить существующую систему или создать новую с нуля, полезно знать основные термины и функции, с которыми вы столкнетесь при поиске решений. Вот основной список для начала.Архивирование и хранение документов
Критерии надлежащего хранения документов назначаются автоматизированной системой. Он также управляет автоматическим уничтожением файлов в фоновом режиме. Сотрудникам не придется кропотливо маркировать документы хранилища или планировать сеансы очистки.
Отслеживание соответствия
Вы можете создать онлайн-систему управления документами, которая позволит вам последовательно измерять, поддерживать и демонстрировать соблюдение правил и требований через централизованную систему. Благодаря отслеживанию соответствия ваша организация сможет улучшить нормативную отчетность и контроль рисков.
Генерация документов
Автоматизированная платформа работает как создатель PDF и генератор документов, позволяя вам переносить данные из сторонних источников в локализованные шаблоны.
Он позволяет создавать, создавать и редактировать документы на основе данных, такие как отчеты, предложения, формы, заметки и контракты. Платформа управления документами может обеспечивать условное форматирование и согласованность брендов.Электронная подпись
Интеграция электронной подписи в вашу систему может упростить такие процессы, как доставка, выписка, передача груза и внутреннее утверждение. Вместо сканирования или отправки документов по факсу вы можете легко заполнять и юридически подписывать цифровые формы, используя онлайн-шаблоны.
Восстановление файлов
Средства резервного копирования позволяют защитить важные документы в случае аварии или недосмотра. Своевременные и автоматические процессы резервного копирования и восстановления позволяют восстановить случайно потерянные данные.
Оптическое распознавание символов
Оптическое распознавание символов (OCR) превращает отсканированные документы в редактируемые и доступные для поиска документы.
Электронный ридер преобразует изображения в файлы PDF, Word или текстовые файлы.Инструменты для совместной работы
Вы можете создать систему управления цифровыми документами с помощью инструмента, который дает заинтересованным сторонам мгновенный доступ и четкое представление о документальном следе, связанном с рабочим процессом. Инструменты для совместной работы должны иметь интуитивно понятный интерфейс и структуру, обеспечивающую простые в использовании этапы и группы утверждения для каждого документа.
Классификация документов
Используя алгоритмы машинного обучения, интеллектуальная платформа документации способна распознавать и классифицировать документы по типу содержимого. Он автоматизирует извлечение данных индекса, позволяя исключить ручные процессы и легко получить доступ к нужным файлам.
Преобразование типов файлов
Добавление конвертера файлов в систему позволяет легко преобразовывать документы из одного типа файлов в другой.
Чтобы повысить эффективность рабочего процесса, программное обеспечение также должно позволять выполнять пакетные преобразования. Таким образом, вы можете быстро преобразовать несколько документов в определенный формат.Автономный доступ
Чтобы поддержать эру удаленной работы, разработайте безопасную систему управления документами, обеспечивающую автономный доступ. Встроенное средство чтения файлов должно предоставлять репозиторий, который позволяет сотрудникам загружать, просматривать и изменять документы из любого места и в любое время.
Контроль версий
Отслеживание и управление изменениями, внесенными в документы, с помощью контроля версий. Инструмент должен позволять вам видеть, кто внедрил изменения и когда они были сделаны. Он также должен гарантировать, что самый последний контент будет легко доступен.
Конфигурация безопасности системы будет определять уровни доступа к файлам и видимости. Предыдущие версии хранятся в системе и остаются видимыми только для людей, имеющих доступ.
Читайте также: Разработка программного обеспечения оперативного центра на заказ.
Процесс разработки программного обеспечения для управления документооборотом на заказ
Системы автоматизации документооборота и документооборота предлагают мощные функциональные возможности, которые позволяют предприятиям повысить производительность и снизить затраты. Если ваши потребности выходят за рамки стандартной функциональности готового программного обеспечения, лучшим вариантом обычно является аутсорсинг разработки индивидуального решения.
Что нужно для создания такого программного обеспечения? Знание основ поможет вам более продуктивно обсудить свои потребности с командой разработчиков. Вот краткое изложение основных компонентов архитектуры DMS, а также описание процесса разработки.
Компоненты программных решений
Для обеспечения оптимальной функциональности необходимо разработать систему управления документами, включающую следующие основные компоненты и функции.
Метаданные
В eDMS хранятся метаданные для каждого документа, такие как личность человека, хранящего файл, и дата внесения изменений. Система может извлечь метаданные автоматически или предложить вам добавить их. Извлеченный текст помогает пользователям находить файлы с помощью ключевых слов и других возможностей поиска.
Capture
Этот компонент позволяет системе обрабатывать изображения бумажных документов с многофункциональных принтеров или сканеров. Он использует программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) для преобразования изображений в машинно-кодированный текст.
Интеграция
Система управления документами может предоставлять функциональные возможности другим приложениям, позволяя пользователям извлекать документы из репозитория и вносить в них изменения. Эта интеграция стала возможной благодаря интерфейсу прикладного программирования (API).
Хранение
Хранение электронных документов подразумевает управление файлами или определение места хранения документов и продолжительности их хранения.
Он также охватывает перенос файлов на другой носитель, сохранение документов и возможную очистку.Индексация документов
Индексация, используемая для отслеживания электронных документов, может варьироваться по сложности от простого отслеживания уникальных идентификаторов документов до предоставления классификаций метаданных файлов. Индексация поддерживает поиск файлов и запрос информации.
Проверка данных
Система может установить правила для проверки имен с ошибками, отсутствия подписей, ошибок в документах и других проблем. Он может предложить исправления перед подтверждением импорта данных в eDMS.
Поиск
Поиск документов в электронном контексте может быть сложным. Система может использовать базовую индексацию или разрешать использование уникальных идентификаторов документов. Гибкий поиск позволяет пользователям извлекать нужные файлы, используя только частичные условия поиска.
Распространение
Чтобы документы были готовы к распространению, файлы должны храниться в безопасном формате.
Зрители документов не должны иметь возможности изменять их содержимое. Вместо того, чтобы делиться исходной копией файла, eDMS обычно предоставляет электронную ссылку на документ. Организации, которые работают в строгой нормативной среде, должны убедиться, что их система обеспечивает прослеживаемость и управление версиями.Рабочий процесс
Системы управления документами могут иметь различные рабочие процессы в зависимости от отрасли, которую они обслуживают. В ручном рабочем процессе пользователи определяют, кто получает документы. С другой стороны, рабочий процесс на основе правил имеет предустановленные правила, определяющие, как документы проходят через организацию. Это особенно полезно для файлов, требующих утверждения.
Безопасность
Системы управления документами устанавливают требования соответствия для определенных документов. Программное обеспечение может использовать модуль управления правами, чтобы предоставить администраторам возможность предоставлять или ограничивать доступ к документам в зависимости от роли сотрудников в организации.
Читайте также: Разработка программного обеспечения для управления корпоративными рисками на заказ.
Этапы процесса разработки программного обеспечения для управления документами
Разработка программного обеспечения для управления документами включает всестороннее планирование и тщательное выполнение. Понимание основных шагов поможет вам оставаться на вершине проекта.
После определения потребностей вашего проекта и тщательного аудита вашей документации и рабочего процесса поставщик программного обеспечения разработает ваше решение в четыре основных этапа:
- Создание команды опытных инженеров, дизайнеров UI/UX, менеджеров и тестировщиков.
- Создание минимально жизнеспособного продукта (MVP), который можно использовать для целей тестирования.
- Сбор отзывов от пользователей MVP и создание соответствующих итераций и бета-тестов.
- Доставка.
Команда разработчиков должна будет тщательно изучить вашу текущую систему, чтобы обеспечить интеграцию с ERP и другими подобными инструментами.
Они также должны убедиться, что система интегрирована с вашей существующей WMS. В конце концов, вам нужно будет создать команду соответствующих штатных сотрудников, которые будут доступны для обсуждения.Читайте также: Как построить систему экспедирования.
Как внедрить систему управления документами в вашей организации
Надеюсь, эта статья дала вам обзор преимуществ eDMS, функций, на которые следует обратить внимание, и того, что вы можете ожидать от поставщика аутсорсинговой разработки. Все, что осталось, — собрать кусочки воедино и составить дорожную карту для вашего проекта, если вы решите погрузиться глубже.
Профессиональный поставщик программного обеспечения поможет вам пройти основные этапы создания индивидуальной системы электронного документооборота. Это по порядку:
Получите глубокое понимание ваших уникальных бизнес-потребностей
Системы управления документами не являются универсальным решением. Вам нужно спроектировать его так, чтобы он идеально соответствовал бизнес-процессам и рабочему процессу вашей организации. На этапе аудита вам нужно будет выделить проблемные области и выяснить, где eDMS может повысить эффективность.Определение типов пользователей и их полномочий
Ваша eDMS будет контролировать доступ к документам на основе типов пользователей, полномочий и потребностей. Наблюдайте за тем, как взаимодействуют разные отделы и сотрудники, и выясните, как лучше всего система может повысить общую эффективность.Выберите соответствующие функции
Системы управления документами могут включать широкий набор функций. Чтобы избежать ненужных расходов и сложностей, вам следует выбирать только те из них, которые помогут вашей организации работать более эффективно.Определите свои бизнес-процессы для автоматизации
Ваше программное обеспечение для управления документами должно автоматизировать повторяющиеся бизнес-процессы, связанные с файлами и документами. Интегрируйте форматы и шаблоны, которые ваша организация часто использует. Убедитесь, что система позволяет создавать и редактировать рабочие процессы без технической помощи.Обеспечение полной интеграции с существующим программным и аппаратным обеспечением
Разработка системы управления документами, которая легко интегрируется с приложениями, поможет ускорить адаптацию пользователей, снизить затраты и повысить производительность. Использование существующего программного и аппаратного обеспечения позволяет защитить доступ к бизнес-информации, экономя время и деньги.
Опыт Acropolium
Эффективное управление документами не только повысит эффективность работы вашей организации. Это также гарантирует, что ваш бизнес соответствует законодательным и нормативным требованиям. В Acropolium мы понимаем важность безопасной системы управления документами, которая отражает и совершенствует ваши бизнес-процессы. Мы готовы разработать систему управления документами, которая способствует повышению эффективности и устранению человеческих ошибок.
Замена ручной бумажной системы или разрозненной электронной системы оптимизированным решением eDMS может иметь большое значение для повышения эффективности вашей работы. Эти улучшения могут привести к огромной экономии средств.
Он обеспечивает централизованную систему управления фрахтовыми накладными, коносаментами, подтверждением концепции и другими важными документами. Он улучшает рабочий процесс, позволяет отслеживать заказы и обеспечивает поддержку на различных этапах доставки. Компании могут эффективно работать и процветать на рынке, чувствительном к марже.
Эффективное управление этими данными сейчас важнее, чем когда-либо. Эти изменения способствуют быстрому развертыванию систем цифровой документации в секторе здравоохранения.
Сотрудники могут подключаться и подключаться к основным процессам компании из любого места. Это нововведение стало возможным благодаря облачному хранилищу, которое обеспечивает быстрый и легкий доступ к файлам и документам в Интернете с любого устройства и из любого места. Читайте также, как перенести ваше программное обеспечение в облако.
Он автоматизирует извлечение данных индекса, позволяя исключить ручные процессы и легко получить доступ к нужным файлам.
Он также должен гарантировать, что самый последний контент будет легко доступен.
Вот краткое изложение основных компонентов архитектуры DMS, а также описание процесса разработки.
Эта интеграция стала возможной благодаря интерфейсу прикладного программирования (API).
Гибкий поиск позволяет пользователям извлекать нужные файлы, используя только частичные условия поиска.
Программное обеспечение может использовать модуль управления правами, чтобы предоставить администраторам возможность предоставлять или ограничивать доступ к документам в зависимости от роли сотрудников в организации.
Это по порядку:
Интегрируйте форматы и шаблоны, которые ваша организация часто использует. Убедитесь, что система позволяет создавать и редактировать рабочие процессы без технической помощи.
Содержание основано на опыте Acropolium в области логистики. 
Последствия неправильного заполнения транспортно-логистических документов огромны. Оцифровка документов и автоматизированное хранение документов могут помочь вам избежать таких проблем.
Оптимизированные рабочие процессы могут привести к большему удержанию сотрудников, более быстрому сбору платежей, повышению удовлетворенности клиентов и снижению затрат на закупки.
Они особенно полезны для компаний в следующих отраслях:
Сокращение ручных процессов позволяет сотрудникам уделять больше энергии работе с добавленной стоимостью. Вывод для логистических компаний заключается в том, что они смогут лучше справляться с колебаниями цен на топливо, меняющимися дорожными сборами и тарифами, а также огромным давлением по доставке товаров вовремя. Читайте также о примерах использования ИИ в логистике.
Если вы планируете обновить существующую систему или создать новую с нуля, полезно знать основные термины и функции, с которыми вы столкнетесь при поиске решений. Вот основной список для начала.
Он позволяет создавать, создавать и редактировать документы на основе данных, такие как отчеты, предложения, формы, заметки и контракты. Платформа управления документами может обеспечивать условное форматирование и согласованность брендов.
Электронный ридер преобразует изображения в файлы PDF, Word или текстовые файлы.
Чтобы повысить эффективность рабочего процесса, программное обеспечение также должно позволять выполнять пакетные преобразования. Таким образом, вы можете быстро преобразовать несколько документов в определенный формат.
Он также охватывает перенос файлов на другой носитель, сохранение документов и возможную очистку.
Зрители документов не должны иметь возможности изменять их содержимое. Вместо того, чтобы делиться исходной копией файла, eDMS обычно предоставляет электронную ссылку на документ. Организации, которые работают в строгой нормативной среде, должны убедиться, что их система обеспечивает прослеживаемость и управление версиями.
Они также должны убедиться, что система интегрирована с вашей существующей WMS. В конце концов, вам нужно будет создать команду соответствующих штатных сотрудников, которые будут доступны для обсуждения.
Вам нужно спроектировать его так, чтобы он идеально соответствовал бизнес-процессам и рабочему процессу вашей организации. На этапе аудита вам нужно будет выделить проблемные области и выяснить, где eDMS может повысить эффективность.
Интегрируйте форматы и шаблоны, которые ваша организация часто использует. Убедитесь, что система позволяет создавать и редактировать рабочие процессы без технической помощи.