Электронный документооборот в логистике — ТУ КЭП на vc.ru
Логистика, довольно актуальная и важная отрасль экономики на сегодняшний день.
156 просмотров
В последнее время электронный документооборот в логистике становится более затратным с каждым годом. Причиной этому является повышение количества рабочей силы, а также увеличение сложности предоставления услуг.
Подобное напрямую связано с нарастанием общего количества заказов от компаний, повышения числа клиентов, готовых на сотрудничество. Как раз такую работу и сильно упростит ЭДО, электронный документооборот. Как использовать услугу, все ее подробности и нюансы будут подробно разобраны далее.
Что такое ЭДО
Логистический документооборот усложняется появлением с каждым разом большего числа товаров, соответственно и документов на них становится не меньше. Чаще всего, сотрудники подобных организаций используют письменное заполнение необходимых бумаг. Именно это и становится огромной проблемой для большего числа популярных транспортных компаний.
Это значит, что чем больше работы выделяется на одного сотрудника, тем выше вероятность для него допустить какие-либо ошибки при заполнении документов. Здесь ЭДО и способен сильно упростить задачу для каждого сотрудника. Его цель — минимизация общего числа документов, упрощение работы, экономия времени и финансов, и не только. Такой сервис способен повлиять на многое, учитывая его многофункциональность.
Каковы преимущества системы
Помимо обширного числа возможностей, система автоматизирует процесс оформления документов на соответствующий товар. На самом деле все куда проще, чем заполнять листы условий и прочих записей вручную. Используя систему облачного хранения всех нужных материалов, затраченное время сводится к минимуму. За такую функцию отвечает ЭПД.
Это особая сеть цифровых хранилищ, где в свою очередь можно уверенно содержать любой объем информации, без опасений о ее некорректной доставке и получении.
Все, кто работает в области логистики и транспорта знает, сколько времени уходит на работу с документами, пересылку, восстановление таких документов как:
— УПД
Транспортные накладные и счета
— Договора
Система электронного документооборота помогает сократить время на обмен необходимыми документами с контрагентами. Быстрее формировать сами документы, сохранять в облачном хранилище и получать быстрый доступ к ним, в случае необходимости.
Проведение электронных операций через подобную систему убирает возможный риск подделки документации, неверной ее обработки персоналом. Именно электронный сервер логистической компании или же СЭД будет переносить весь нужный объем информационных объектов. С помощью такой функции логистика значительно упрощается в своем исполнении, а вернее, весь процесс заполнения необходимых бумаг.
Почему стоит использовать ЭДО
В связи с распространением подобных систем среди популярных компаний на рынке следует дальнейший переход каждой организации на цифровое хранение информационного содержимого.
В дальнейшем это станет не только лишь полезным для применения, но и вовсе, необходимым условием для работы в крупных компаниях. Серверная система содержания данных, по правде, является неотъемлемой частью любой успешной сделки, как и поставки в принципе.
Электронное хранение приобретает свою популярность на территории России. Это связано с общей тенденцией цифровизации всех отраслей промышленности и экономики страны.
Именно Москва стала одной из первых частей страны, перешедшая на инновационные технологии облачного хранения. Перевозки, становятся гораздо проще применяя данную систему автоматизации данных.
Такую услугу начинают применять не только известные и крупные фирмы, но и не большие компании, начинающие.
Кстати, наша транспортная компания тоже применяет данную систему документооборота.
Платформы ЭДО способны уменьшить траты средств на покупку бумаги, коробок, контейнеров и места для хранения документов. Это позволяет не хранить большое количество бумаг в офисе и постоянно тратить время на поиск необходимых документов.
Так как все документы автоматом сохраняются в системе.
Все это значительно упрощает взаимоотношения перевозчика и контрагента или заказчика.
Дает возможность отследить все процессы и передвижения грузов и транспорта.
Как переход на новую систему учета или работы, внедрение ЭДО может затягиваться в любой компании. Сотрудники не хотят понять, что это, на самом деле, облегчит их задачи, но сначала нужно освоить новую программу и научиться в ней работать.
Не стоит затягивать или бояться работы с ЭДО, особенно, если речь идет о логистической или транспортной компании. Установка и освоение данной технологии только упрощает работу бухгалтерии, логистов и менеджеров. И не требует значительных сил, времени или финансовых затрат.
Электронный документооборот в логистике — почему это неизбежно?
Логистика — одна из наиболее консервативных в технологическом плане отраслей. Однако курс на цифровизацию, поддерживаемый государством, постепенно это меняет. Перевозчикам приходится переходить в «цифру» хотя бы для того, чтобы выполнить требования регуляторов по обмену информацией с государственными системами.
И лучше готовиться к неизбежному сейчас – без спешки и постепенно.
Пока никто не ждет от перевозчиков внедрения алгоритмов искусственного интеллекта или перехода на беспилотный транспорт. Хотя и это будущее ближе, чем кажется многим. Сейчас стоит начать с базовой автоматизации процессов. И в первую очередь речь идет о переходе на электронный документооборот (ЭДО).
Цифровые документы становятся необходимостью
В Казахстане уже работает государственная информационная система «Электронные счета-фактуры» (ИС ЭСФ). С начала 2020 года появилась возможность обмениваться не только электронными счётами-фактурами, но и электронными актами выполненных работ.
Также с 1 января 2022 года введены электронные сопроводительные накладные, обязательные для компаний, работающих со странами ЕАЭС (Казахстан, Россия, Армения, Беларусь, Киргизия).
Но наряду с шагами, которые предпринимает государство для стимулирования ЭДО в логистике, у самих перевозчиков уже назрела потребность в цифровизации делопроизводства.
Каждый контракт на перевозку сопровождается множеством документов: различные заявки, доверенности, справки, распоряжения на отгрузку, счета-фактуры и акты. И весь этот документооборот при пристальном изучении — совершенно ненужные расходы для компании.
Во-первых, документ нужно распечатать. При таком объеме документооборота годовые затраты на бумагу и краску могут быть достаточно существенными.
Во-вторых, бумаги теряются, портятся, их можно забыть или неправильно оформить. Возникают проблемы, на решение которых тратится рабочее время специалистов. На заполнение любого документа вручную или на компьютере сотрудники тратят массу времени. Компании приходится его оплачивать.
В-третьих, архив разрастается, увеличиваются затраты на хранение документов.
В-четвертых, бумаги нужно пересылать контрагентам — это дополнительные расходы на почтовые и курьерские услуги.
Преимущества ЭДО очевидны.
В электронном документе проще исправить ошибки и неточности, а его пересылка занимает несколько секунд, а не дней. Можно снизить расходы на бумагу и канцелярские товары в десятки раз и уменьшить время на создание и обработку документов на 50-70%. Расходы на пересылку документов исключаются вовсе.
Проблемы и решения
Казалось бы, переход на ЭДО — выгоден логистическим компаниям. Это удобнее с точки зрения организации бизнес-процессов и дешевле с точки зрения операционных расходов. Однако процент перевозчиков, использующих цифровые документы, пока очень мал.
И основная проблема — это страх перед новым. Однако, отторжение любых изменений, как правило, наблюдается на уровне низшего и среднего звена в компаниях. Топ-менеджмент, как правило, понимает выгоду от цифровизации, но боится сломать процессы, которые сейчас работают, столкнувшись с сопротивлением персонала.
Что можно сделать? Во-первых, принять решение на уровне собственников и топ-менеджеров компании о внедрении ЭДО.
Важно подключить к пилотному проекту наиболее активных сотрудников, показать им на деле, что новый процесс удобнее и проще. Тогда они смогут привлечь и остальных, разговаривая с людьми напрямую — в рамках рабочих взаимоотношений.
Еще одна проблема — это отсутствие возможности полностью перейти на ЭДО прямо сейчас. Пока компаниям приходится вести двойной документооборот — что-то в электронном виде, что-то по старинке, в бумажном. Например, нет принятого регламента по ведению электронной транспортной накладной (ЭТН) и электронных путевых листов.
Резюмируя, отмечу: экономике страны нужен цифровой прорыв. Но он невозможен без автоматизации базовых бизнес-процессов в компаниях из разных сфер. Логистика — связующее звено между многими отраслями, именно логистические компании, внедряя цифровые решения, стимулируют другие предприятия перестраиваться и тоже совершенствовать свои бизнес-процессы. Поэтому в ближайшие годы стоит ожидать серьезного внимания со стороны государства к цифровизации перевозок и логистики в целом.
Обзор всех важных документов по транспортировке и логистике
В отрасли транспорта и логистики существуют определенные документы, с которыми необходимо ознакомиться всем экспедиторам. Даже самая маленькая ошибка при заполнении этих документов может привести к нарушению процесса доставки.
Как независимый экспедитор, если вы изо всех сил пытаетесь понять, что означают грузовые документы для ваших грузов, продолжайте читать этот пост, который проведет вас через все важные транспортные документы, с которыми вы можете столкнуться при международных перевозках грузов.
Наиболее важные грузовые документы в сфере транспорта и логистики
Заказ на поставку
Этот документ подобен официальному заявлению о заказе, который содержит детали транзакции, сведения о вовлеченных сторонах, дату транзакции и тип груза. В этом документе указывается, что продавец поставит, и его цена.
Упаковочный лист
Это важный грузовой документ, который вам понадобится для международных морских перевозок. Он содержит все сведения о серийных номерах, размерах груза, весе, коде согласованной системы и т. д. Другими словами, он включает в себя подробный обзор груза, как указано в коммерческом счете-фактуре.
Он также содержит информацию об упаковке груза, что позволяет легко идентифицировать каждую упаковку всеми заинтересованными сторонами, включая экспедитора, перевозчика, грузополучателя и т. д.
Коммерческий счет-фактура
Коммерческий счет-фактура является важным документом в индустрии контейнерных перевозок. Это счет, который экспортер или продавец выставляет покупателю или импортеру. Этот документ является доказательством продажи, которое требуется для завершения процесса таможенного оформления. Коммерческие счета-фактуры похожи на обычные счета-фактуры, но они также содержат информацию о финансовом учреждении, экспедиторе, судоходной линии, экспортере и импортере. Обычно коммерческий счет-фактура содержит следующие данные: количество товаров, страну происхождения, описание товара, условия продажи, причину экспорта, имя грузополучателя и имя грузоотправителя.
Эта сертификация подтверждает тот факт, что груз был обработан, изготовлен и получен в определенной стране.
Эти документы, сертифицированные торговой палатой, должны быть представлены экспортером или производителем. Существует два основных вида сертификата происхождения: преференциальный и непреференциальный. Непреференциальные сертификаты происхождения – это сертификаты, в которых груз отправляется из страны, не допускающей льготного режима налогообложения. Некоторые сведения в этом сертификате включают имя и адрес грузоотправителя, количество ящиков, вес, описание груза, сведения о транспортировке и т. д.
Коносамент
Это документ, который перевозчик выдает независимому экспедитору, отвечающему за доставку. Коносамент содержит все важные сведения об отгрузке, такие как объем, пункт назначения и тип товара. Вы получите авианакладную, морскую или железнодорожную накладную в зависимости от вида транспорта. В нем перечислены все стороны, участвующие в процессе доставки, а также такая информация, как имя и адреса грузополучателя и грузоотправителя, заказ на поставку, дата получения груза, описание и вес груза, детали упаковки, сведения об экспедиторах и специальные инструкции.
Более того, это, безусловно, самый важный товаросопроводительный документ. Вы не можете выполнить отгрузку без B/L. Его необходимо оформить для перемещения груза из одного места в другое. Они также служат доказательством права собственности на груз.
Аккредитив
Аккредитив представляет собой оформление документов банком со стороны импортера продавцу, в котором оговаривается указанный платеж. Это очень важный документ, поскольку он является основным платежным средством при международных грузовых перевозках. Проще говоря, этот документ представляет собой соглашение между импортером и экспортером, посредством которого производится оплата, когда условия покупателя удовлетворены. При отправке груза экспортер предоставляет эти документы в банк в качестве доказательства того, что груз был отправлен в соответствии с договоренностью. Обычно содержит подробную информацию о товаре, его описание и требования к документации.
Сертификаты
Для некоторых видов перевозок независимым экспедиторам может потребоваться предоставить один из видов сертификатов, упомянутых ниже:
-Свидетельство на судно- Используется в качестве доказательства права собственности на судно.
Они приходят с такими деталями, как возраст и состояние обслуживания корабля. Иногда вам может потребоваться предоставить этот сертификат как часть требований для выдачи аккредитива.
— Сертификат производства. Этот сертификат используется для подтверждения того, что материалы или способ производства груза используют утвержденные методы. Это необходимо, когда вы отправляете свой груз в / из стран, где действуют правила, связанные с производством.
-Фитосанитарный сертификат- Эта документация используется только для растений и продуктов на их основе. Получение фитосанитарного сертификата означает, что груз свободен от регулируемых вредных организмов. Кроме того, это также означает, что груз соответствует фитосанитарным требованиям страны-импортера.
Уведомление о прибытии
Уведомление о прибытии – это документ, информирующий о том, что отправление достигло места назначения. Он включает важные детали, такие как описание груза, сведения о плавании, контакты перевозчика и многое другое.
Агент морского грузового перевозчика выдает этот документ грузополучателю, а также любым другим сторонам, которые должны быть уведомлены, как указано в коносаменте.
Похожие сообщения:
Транспортные документы: Какие документы вам нужны?
Главная » Блог » Транспортные документы: какие документы нужны для отправки?
Помимо организации основных операций цепочки поставок, очень важно позаботиться об оформлении отгрузочных документов. Эффективное управление документацией устранит вероятные ограничения по отгрузке и позволит вам доставить товар без сбоев.
Подписание отгрузочных и логистических документов часто кажется утомительной задачей. Многие владельцы бизнеса избегают ведущей документации, чтобы больше сосредоточиться на своей операционной деятельности. Однако оформление отгрузочных документов выполняет весомые функции, способные обеспечить продвинутый транспортный поток.
Гарантия платежа
Пакет товаросопроводительных документов подтверждает, что ваш товар доставлен в нужное место в нужное время.
В результате вы и другие участники цепочки поставок получите средства без проблем. Оформление отгрузочных документов является одним из гарантов вашего дохода.
Безопасность груза
Всегда есть вероятность повреждения груза из-за различных не зависящих от вас факторов. Надлежащая документация фиксирует исходные характеристики товаров перед транспортировкой, чтобы ваши клиенты могли проверить их после доставки. Если что-то не складывается и есть риск возврата груза, документы быстро помогут оформить страховое возмещение.
Пункты учета
Расположение ваших товаров в списке и их описание регулирует учет товаров в логистических процессах. Именно так перевозчики узнают, что именно они перевозят, и как они могут ускорить возможные проверки грузов. Стоит помнить, что хорошо упорядоченная документация всегда делает цепочку поставок более гладкой.
Общие отгрузочные документы
При подготовке к отправке очень важно следить за наличием всех необходимых документов.
Некоторые документы являются обязательными и стандартными для любого типа груза. Обычно все участники цепочки поставок хорошо знакомы с шаблонами документов, что значительно облегчает транспортные операции.
Коносамент (BOL)
Коносамент представляет собой основной отгрузочный документ и содержит всю информацию о перевозимых предметах. Эти документы играют роль контракта между стороной, владеющей грузом, и грузоотправителем. При заполнении формы BOL вы перечисляете отгруженные товары и даете краткие описания, включая наиболее важные данные, такие как размер груза, вес и габариты. Эти детали позволяют обеспечить сохранность груза и избежать финансовых потерь в случае повреждения груза. В коносаменте указаны места и даты отгрузки, таким образом, полностью очерчен маршрут доставки. Кроме того, BOL предоставляет подтверждение стоимости товара и дополнительные инструкции по обращению и хранению.
Коммерческий счет-фактура
Счет-фактура перевозчика работает как документ для расчета стоимости услуг, предоставляемых вашим грузоотправителем.
Счет за перевозку включает в себя общие транспортные расходы и возможные дополнительные расходы. Поскольку перевозчики взимают сборы в зависимости от веса и размера груза, важно указать эту информацию в счете-фактуре и проверить, соответствует ли она вашим описаниям в BOL. Коммерческие счета обычно содержат инструкции по оплате и другие финансовые спецификации.
Упаковочный лист
Упаковочный лист содержит расширенные описания груза по сравнению с BOL. В этом документе вы можете отметить все мельчайшие детали каждого перевозимого предмета. Многие грузоотправители прикрепляют упаковочный лист к каждому отдельному ящику, чтобы было легче проверить содержимое ящика, не распаковывая его. В условиях длительной транспортировки упаковочные листы упрощают процесс идентификации груза. Помимо экономии времени, вы также снизите риск повреждения груза во время повторяющихся операций упаковки/распаковки.
Подтверждение доставки (POD)
Хотя POD не является обязательным, вы можете запросить его, если отправляете дорогостоящие товары.
Подтверждение доставки часто выглядит как квитанция о доставке и подтверждает, что груз прибыл в хорошем состоянии без признаков повреждения. Если груз соответствует описанию в упаковочном листе, а получателя устраивает состояние вещей после их доставки, он подписывает POD, тем самым подтверждая вашу благонадежность.
Оформление международных отправлений
Поскольку правила оформления документов для международных перевозок немного отличаются, помимо документов, необходимых для внутренних перевозок, вам придется получить дополнительные документы для отправки товаров за границу. Часто владельцы бизнеса предпочитают нанимать таможенного брокера, который может упростить все вопросы с международными документами, не прерывая управление вашей цепочкой поставок. Таможенные брокеры изучают правила перевозки груза в стране назначения и готовят соответствующее оформление. Все же лучше знать основные виды дополнительных документов для международных перевозок.
Хотя вы можете использовать различные транспортные средства для перевозки товаров в другие страны, важно получить BOL для каждого вида транспорта (внутренний BOL, океанский BOL, воздушный BOL).
Кроме того, включите сертификат происхождения, указывающий, откуда происходят ваши товары. Некоторым грузоотправителям может потребоваться Инструктивное письмо с описанием обязанностей каждого участника процесса перевозки.
Транспортная документация для опасных материалов
Доставка опасных материалов довольно сложна в организации, поэтому при получении необходимых документов необходимо быть предельно точным. В первую очередь они касаются правил техники безопасности при перевозке опасных грузов и содержат рекомендации по правильному обращению с ними. Паспорт безопасности (SDS) включает подробное описание опасных предметов и требований к упаковке, погрузке/разгрузке и транспортировке. SDS также может помочь вам классифицировать опасные материалы в соответствии с официальными правилами перевозки опасных материалов. Кроме того, вам необходимо будет получить документы с указанием идентификационных номеров ваших предметов, классов опасности, типов упаковки и других характеристик.