Цмр накладная образец заполнения: Порядок заполнения CMR-накладной | Полезная информация

Содержание

образец заполнения. Транспортная накладная международного образца

В настоящее время большое внимание уделяется перевозкам товаров между странами. Закономерным является и появление вопроса о том, что такое CMR-накладная (образец заполнения будет представлен в статье). Именно этот вопрос мы затронем и постараемся рассмотреть все нюансы.

Что это такое?

Под CMR подразумевают международную товарно-транспортную накладную, которая является неотъемлемой частью таможенной декларации. Если вы приняли решение о пересечении государственной границы с каким-либо товаром, то такой документ обязательно должен быть у вас в наличии. Что такое CMR-накладная (образец заполнения представлен ниже), мы теперь знаем, но как ее заполнять и какие особенности она имеет?

Какая информация отражена в международном документе?

CMR-накладную следует оформлять в том случае, если осуществляются перевозки через границы европейских стран. В ней отражается информация следующего типа:

  1. Данные об отправителе товара. Его имя или наименование.
  2. Данные о получателе товара. Его имя или наименование.
  3. Данные о самом грузе, который подлежит перевозке через границу. Должно быть указано его полное наименование.
  4. Вес груза, транспортировка которого осуществляется.

CMR-накладная (образец заполнения можно увидеть выше), помимо этого, может содержать и некоторую другую информацию:

  1. О том, что нет необходимости в перегрузке.
  2. Обо всех обязательных платежах, которые следовало совершить.
  3. О сумме всех тех платежей, которые следует оплатить в момент сдачи груза.
  4. Об объявленной общей стоимости товаров в составе груза.
  5. О сроках, в рамках которых отправителю необходимо совершить перевозку.
  6. О страховании груза.
  7. Перечень всех документов, которые должны быть переданы непосредственно грузоперевозчику.

Чем необходимо руководствоваться в момент заполнения документации?

Если вы осуществляете транспортировку груза, которая требует пересечения государственных границ, то в CMR-накладной (образец заполнения вы имеете) необходимо поставить все требуемые отметки. В момент получения товара грузополучатель должен в ней поставить свою подпись. Именно этим он подтверждает, что груз им был получен, следовательно, доставка завершена.

Порядок заполнения и форма бланка CMR-накладной утверждены конвенцией, которую приняло Министерство транспорта и коммуникаций. Документ представляет собой инструмент по осуществлению международного частного права, утвержденный в 1956 году. Он фиксирует основные принципы регулирования отношений по международным грузоперевозкам на договорной основе.

Именно конвенция содержит в себе правила, по которым должна заполняться CMR-накладная. В полном соответствии с данной конвенцией при транспортировке товаров действуют Россия, Украина, Беларусь и другие страны европейского континента.

Существующие типы накладных

Первый пункт инструкции, закрепляющей правила заполнения накладной, гласит, что при отправлении груза и оформлении соответствующей документации в случае международных грузоперевозок следует пользоваться теми правилами, которые были утверждены постановлением, либо теми, которые фиксирует законодательство в стране-отправителе. В соответствии с этим можно сделать вывод: нет абсолютно никакой разницы, какой бланк CMR-накладной следует выбирать, — установленный постановлением или страной-отправителем.

Кто может приобрести?

Из второго пункта инструкции следует, что накладная CMR может быть приобретена отправителями груза, экспедиторами, перевозчиками. Ее приобретение регламентируется договором по перевозке.

Установленное количество листов в международной товарно-транспортной накладной

Второй пункт инструкции, регламентирующей оформление документа, содержит информацию о том, что бланк накладной может состоять из нескольких листов, зачастую их не более 10 штук. Такие листы могут содержать графы, которые не заполнены. Они отпечатаны на бумаге со свойствами самокопирования и обладают обязательными параметрами, такими как учетные серия и номер. Отправитель должен выписывать накладную такого типа минимум на четырех листах. Именно они обладают собственным наименованием, которое присваивается топографическим способом. Наименования первых четырех листов следующие:

  1. Накладная, которая передается отправителю.
  2. Экземпляр, который передается получателю.
  3. Документ, который остается у перевозчика.
  4. Экземпляр для расчетов.

Этого требуют правила, регулирующие международные автомобильные перевозки.

Информация, которая должна быть указана в обязательном порядке

Остальные листы в составе CMR-накладной своего собственного наименования не имеют. Как мы уже упомянули выше, первый экземпляр должен оставаться у отправителя товаров. Бумага подтверждает факт отправки груза и то, что сторона произвела все необходимые расчеты.

Вторая и третья страницы обязательно должны содержать подтверждающие печати и подписи отправителя. Оба эти листа должны содержать и печати, и подписи стороны, осуществляющей перевозку груза.

У получателя должна остаться вторая страница. Водитель перевозчика передает ее человеку, который будет получать груз. Эта страница подтверждает факт завершения доставки и получения груза.

Третья и четвертая страницы должны в итоге остаться у компании, осуществившей международную автомобильную перевозку. Обе страницы должны иметь подписи и печати обеих сторон – отправителя и получателя. Четвертая страница служит основанием для последующих необходимых расчетов. Перевозчик прикладывает ее к общему счету за осуществление перевозки до получателя, а затем отправляет тому, кто перевозку заказал. Именно заказчик перевозки является плательщиком.

Третья страница документа должна быть приложена к путевому бланку, и именно она будет основанием для учета всех услуг по перевозке, которые были оказаны. Данная страница будет использована для расчета заработной платы, которую должен получить перевозчик за свои услуги. Кстати, количество экземпляров таких листов может достигать двухсот. Это связано с тем, что перевозчик может осуществлять доставку большого количества грузов по разным адресам получателя.

Что еще требует транспортная накладная международного образца?

Заполнение остальных листов

Остальные листы должны быть заверены печатями и подписями двух сторон – перевозчика и отправителя. Предназначены данные листы для представителей таможни. Их точное количество предопределяется условиями, по которым производится конкретная перевозка. Если груз должен быть доставлен нескольким получателям, то для каждого из них необходимо заполнить отдельный экземпляр накладной. Получается, что минимально должно быть заполнено 4 листа. Остальные листы заполняются по требованию, и их количество должно быть согласовано на стадии обсуждения условий транспортировки. Причем может быть предусмотрено любое количество дополнительных листов. Можно заказать несколько накладных сразу, если предполагается довольно частая доставка. Например, можно заказать накладные CMR-200. Что это может значить? Все очень просто – лицо, заказавшее накладные, получит одну упаковку, насчитывающую двести бланков.

Бланк международной товарно-транспортной накладной представлен ниже.

Информация о получателе и отправителе

Седьмой пункт инструкции, регламентирующей заполнение, сообщает о том, что соответствующие графы должны нести в себе информацию об отправителе и получателе груза, как то: полное наименование, адрес и телефоны. Стоит отметить, что графа «Телефон» обязательной к заполнению не является. Данные вносят только при их наличии.

Что прилагается к международной товарно-транспортной накладной CMR?

Необходимость указания дополнительных документов

Пятая графа должна содержать в себе данные о документах, прилагаемых к накладной. Отправитель груза обязан указать и приложить следующие документы:

  1. Если производится транспортировка животных (вне зависимости, дикие они или домашние) или грузов, которые имеют животное происхождение, то необходимо наличие ветеринарного сертификата. Такой документ потребуется и в том случае, если осуществляется транспортировка кормов для животных, ветеринарных препаратов или иных грузов, подлежащих ветеринарному надзору.
  2. Если осуществляется перевозка материалов, находящихся в карантине, то к международной накладной CMR должен прилагаться карантинный сертификат.
  3. Фитосанитарный сертификат должен быть приложен в том случае, если транспортируются соответствующие грузы растительного происхождения.
  4. Отгрузочная спецификация.
  5. Сертификат соответствия на промышленную и продовольственную продукцию.
  6. Сертификат происхождения.
  7. Соответствующие разрешения, если таковые необходимы.
  8. Акт загрузки.
  9. Счета-фактуры.

Кто ответственен за неправильно оформленный документ

CMR-накладную полностью заполняет отправитель груза. Именно на него накладывается ответственность за все убытки и издержки, которые могут возникнуть у перевозчика из-за того, что бумага заполнена неправильно или не в полном объеме.

Транспортировка опасных грузов

Если перевозчик осуществляет транспортировку грузов, которые имеют определенный класс опасности, то отправитель должен заполнить бланк CMR-накладной (шестую графу). Классификация опасных грузов производится в соответствии с европейским соглашением о подобной грузоперевозке. Если груз имеет другую категорию, то в шестую графу могут быть внесены данные о его классе в соответствии с данной классификацией.

Какие пункты заполнять необязательно

В соответствии с двадцать восьмым пунктом инструкции, регламентирующей заполнение CMR-накладной, графы с номерами 19 и 27-29 должны быть заполнены отправителем и содержать информацию об используемом тарифе. Такой тариф может быть либо сдельным, либо договорным. Помимо этого необходимо указать стоимость транспортировки. При ее определении перевозчик руководствуется такими показателями, как тарифное расстояние и цены на дополнительные услуги.

В том случае, когда транспортировка имеет договорной характер, все графы, которые мы указали выше, не требуют заполнения.

Что подразумевается под страхованием перевозок

Транспортная накладная CMR предполагает, что груз будет застрахован.

Страхование – неотъемлемая часть деятельности компаний, занимающихся транспортировкой грузов между странами. Что представляет собой CMR-страхование? Если покупатель желает, чтобы страхование имело большее покрытие, то ему следует согласовывать это непосредственно с грузоотправителем. Но также он сам может предпринять меры по оформлению дополнительного страхования.

В том случае, если все бумаги будут заполнены правильно, то данная разновидность защиты грузов сможет покрыть законодательную ответственность, которая может наступить в результате повреждения или гибели перевозимого. Страхованию могут подвергаться следующие риски:

  1. Повреждение части груза или его полная гибель.
  2. Повреждения товара, которые возникли во время перевозки в результате действий третьих лиц.
  3. Оплата всевозможных платежей таможенного характера, разнообразных взысканий и штрафов за те нарушения, которые непосредственно связаны с осуществлением внешнеэкономических операций.

В процессе обеспечения транспортировки по CMR-накладной ответственность за полную сохранность груза несет компания-перевозчик. Товар должен быть доставлен им до оговоренного места выгрузки в целости и сохранности. Если возникает неприятная ситуация или непредвиденные обстоятельства, в результате которых груз все-таки пострадал, то полное возмещение убытков ложится на перевозчика.

Заключение

Именно по этой причине большинство перевозчиков предпочитает проходить процедуру страхования ответственности грузоперевозчика. Представляет ли собой страхование CMR 100 полное страхование? И что означает подобный вид защиты? Все очень просто. Если перевозчик прибегает к CMR-страхованию, то оно обеспечивает защиту груза, который он перевозит. А если он выбирает такой типа страхования, как CMR 100, то подразумевается стопроцентное возмещение ущерба. То есть, перевозчик вправе рассчитывать на полную компенсацию ущерба грузу, если такой произошел по вине перевозчика.

Нами подробно рассмотрена международная товарно-транспортная накладная CMR. Надеемся, информация была вам полезна.

Международная транспортная накладная CMR: образец заполнения.

Специальная накладная формата CMR – это один из наиболее распространенных по всему миру транспортных документов, который применяется с целью формирования системы транснациональных перевозок разных типов товаров с применением для этих целей автомобильной техникой. Выписка документа осуществляется с целью юридического подтверждения факта заключения договора о перевозке товаров. Комплексно описывается ответственность стороны перевозчика, получателя и отправителя, официально подтверждается заявленное состояние грузов, целостность упаковки, наличие маркировки и общая сумма мест. Одновременно с этим, накладная CRM не относится к перечню товарораспорядительных документов.

По структурным особенностям CMR является подтверждением заключения трехстороннего договора, который формируется между сторонами отправителя, перевозчика и получателя продукции на условиях принятой конвенции КДПГ. Дополнительно накладная выполняет функцию доказательства реализации и неисполнения принятых договоренностей. Поскольку CRM объединил в своей основе информацию из ряда других товарно-сопроводительных и транспортных документов, главным моментом становится совпадение всех представленных данных. При формировании накладной необходима обязательная сверка всей информации.

В основе стандартной накладной применяется два раздела. Первый предоставляет сведения в специальных графах, предоставляя базовую информацию о перевозчике, второй – отметки, печати, примечания касательно процесса транспортировки, указание об успешной доставке. Каждая CMR имеет персональный номер. Особенностью является указание веса груза в брутто.

Правила оформления документов и заполнение накладной

Предпринимателям и компаниям, которые проводят заключение внешнеэкономических договоров, следует полностью соблюдать ключевые правила выполнения заполнения профильного перевозочного документа. Сведения о порядке подготовки накладной стандарта CMR описана в официальном письме ФТС России от 2012 года № 04-30/22006.

В основе накладной применяется специальный бланк, который включает в себя шесть и более страниц. Предусмотрена отдельная страница, которая применяется для получателя, отправителя, перевозчика, таможенных органов и экспедитора. При подготовке бумаг необходимо располагать достаточным количеством документов для реализации международных грузовых перевозок. На практике при отправке иностранному получателю груза продавец должен предварительно заполнить одну страницу на себя, как на отправителя продукции, три страницы получает перевозчик, который доставляет товары и подписывает накладные у покупателя. На руках у получателя сохраняется одна страница, а две у перевозчика. После успешной транспортировки одна страница передается заказчику услуг. Три страницы необходимо заполнить для органов таможни, чтобы провести ряд таможенных операций. В итоге получается семь страниц накладной.

При работе с международной товарно-транспортной накладной CMR отправитель грузов должен заполнить разделы 1-15 и 22. Общие сведения о грузе помещаются в разделы 6-11, где отмечается также вид упаковки, код продукции в соответствии с принятой Товарной номенклатурой ВЭД ТС, объявленную стоимость всего имущества. В разделе 15 прописываются условия осуществления оплаты по данному контракту с учетом стандартов Международных правил толкования торговых терминалов.

Перевозчик груза должен выполнить заполнение разделов 16-19, а также 23-25. В случае наличия вопросов или оговорок по техническому состоянию грузов или нарушениям в целостности упаковки, данные вносятся в раздел 18. В 23 пункте отмечаются реквизиты путевого листа, в рамках которого проводится перевозка грузов, фамилии водителей и перевозчика. Разделы накладной 19, 27, 28 и 29 нужно заполнять при наличии сведений о доступном тарифе, цене осуществления перевозки, исходя из тарифного расстояния и других параметров транспортировки. Получатель фиксирует данные в пункте 24.

Главные пункты CMR

В общей сложности международная накладная CMR включает в себя 26 пунктов, которые должны быть в обязательном порядке указаны при осуществлении перевозок. Грузоотправитель должен самостоятельно проводить заполнение пунктов 1-15, а также 21 и 22.

1 Сведения об отправителе груза с указанием наименования организации, страны и региона, юридического адреса, контактного номера телефона. При перевозке с поручением третьей стороны применяется отметка «по поручению», а указываются юридические сведения третьей стороны.
2 Информация о получателе груза с точным адресом, названием, номером телефона.
3 Страна, а также точный адрес места проведения разгрузки.
4 Срок проведения погрузки, страна и адрес точки отправления грузов.
5 Список имеющихся документов на данный груз, которые передаются в комплекте с международной накладной. К основным бумагам относятся номер книжки МДП, специальный упаковочный лист, инвойс, сертификат соответствия качества, сертификат региона происхождения, карантинный сертификат.
6 Номера и знаки, которые приводят подробное обозначения класса, подкласса грузов. Сюда относятся опасные грузы, которые классифицируется по Европейскому соглашению об осуществлении перевозки опасных грузов
7 Общее количество имеющихся мест
8 Подробное описание упаковки перевозимых грузов, к которому относится ящик, коробка, паллеты и другие.
9 Фактическое наименование имеющихся грузов
10 Действующий код по ТН ВЭД
11 Вес груза брутто
12 Объем продукции
13 Юридический адрес таможенного оформления перевозимых грузов
15 Условия осуществления поставок по Инкотермс
16 Сведения о перевозчике с наименованием организации, адресом, номерами телефонов и страной.
17 Официальные реквизиты всех задействованных в транспортировке перевозчиков
18 Возможные оговорки перевозчика касательно внешнего состояния груза перед помещением в автомобиль, качество упаковки и устройств для крепления продукции. При отсутствии пометок по умолчанию принимается, что груз полностью соответствовал заявленным характеристикам, а дефекты обнаружены не были.
20 Применение мезанизмов дополнительного согласования имеющихся условий перевозки с учетом температурных данных, скоростного режима, условий транспортировки негабаритных или опасных грузов.
21 Место и точная дата заполнения накладной CMR
22 Фактические дата и время прибытия для проведения погрузки и убытие автомобиля после погрузки. Все предоставляемые данные заверяются индивидуальной подписью и печатью.
23 Пункт с подписью стороны, которая приняла груз к перевозке водителя-экспедитора. Указывается подпись и штамп.
24 Отмечается точное время и дата прибытия транспортного средства для проведения разгрузки, а также время и дата после выполнения разгрузки. Выставляется подпись и штамп получателя груза, что юридически подтверждает факт приемки грузов.
25-26 Регистрационные данные прицепа и тягача

Практические рекомендации по заполнению CMR

При заполнении пунктов 1 и 2 вносятся юридические данные о продавце и покупателе, а в данном случае – отправителе и получателе груза. В частях 3 и 4 отмечается точка забора товаров и конечный пункт доставки. Ответственные за отправку и получение стороны определяются на основании печатей в 22 и 24 разделах. В пятой главе выделяются сопроводительные документы, которые прилагаются к грузу. Обязательно отмечаются номера ТИРа, а также инвойсов, а также платформа инвойсов. ТИР должен быть только один, а количество инвойсов различается в зависимости от особенностей перевозки. Опционально применяются сертификаты, экспертные заключения, пакинги.

Части накладной 7-11 представляют собой единый блок, где привозится характеристика каждого товара в партии. Отправитель или экспедитор должны предоставлять исчерпывающие сведения касательно разбивки по местам, весу и коду. При хранении нескольких товаров на одном грузовом месте следует указать для одной единицы товара занимаемое место 1, а для других материалов этого места – 0. Наименования вносятся на том языке, на котором составлена накладная CMR. Обязательно проверяется соответствие кодов в транзиткой/экспортной декларациях, инвойсах, ТИРе, ряде других документов. Брутто вес груза принимается из инвойсов, пакингов, экспортной бумаг. Заполнение CMR накладной по образцу поможет избежать грубых ошибок и штрафных санкций при прохождении таможни.

Печати при заполнении CMR

Основные печати, которые должны обязательно проставляться при заполнении CMR накладной – отметки отправителя, перевозчика и получателя. Печать отправителя в разделе 22 целиком определяет, кто выступает отправителем груза, что также должно быть зафиксировано в первой главе накладной.

Печать перевозчика проставляется в 16 и 23 частях документа. При смене перевозчика в процессе доставки обязательно проставление нового штампа в пункте 17. Завершающим этапом перевозки является печать получателя груза в 24 части, которая официально подтверждает факт передачи товаров. Без проставления печати грузы не считаются доставленными в пункт назначения. При перевозке через границу в документе проставляются отметки таможенных органов.

Порядок выставления таких отметок может различаться в зависимости от импорта или экспорта грузов, типа продукции. Обычно номер транзитной декларации в накладной проходит заверение личной печатью представителя таможни. Дополнительно таможня обязательно проставляет в CMR специальный направляющий штамп. После того, как товары поступили на таможню назначения, выставляется еще один штамп – «Товар поступил».

Видео по теме: «Заполнение CMR»

Транспортная накладная CMR (ЦМР) — Ваш негабарит в надежных руках!

Транспортная накладная CMR (ЦМР) (скачать бланк) — транспортный документ, наиболее широко используемый при международных перевозках грузов автомобильным транспортом. Транспортная накладная CMR выписывается для подтверждения заключения договора перевозки, который определяет ответственность отправителя, перевозчика и получателя товара. Подтверждает, что груз в момент принятия находился в надлежащем состоянии, в целой упаковке, маркировка и число мест соответствует указанным в накладной. В то же время накладная CMR не является товарораспорядительным документом. Груз выдается указанному в ней грузополучателю.

Транспортная накладная CMR действует на основании Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), которая содержит общие данные о виде, содержании, и правилах заполнения накладной. В соответствии с КДПГ накладная составляется как минимум в трех экземплярах, и подписывается отправителем и перевозчиком. Первый экземпляр накладной передается отправителю, второй — сопровождает груз, третий — остается у перевозчика. Количество остальных экземпляров зависит от количества стран транзита, через которые следует груз.

Основные пункты транспортной накладной CMR (ЦМР):
1) Заполняет грузоотправитель (Пункты 1–15, 21, 22).
Пункт 1. Указываются данные грузоотправителя (наименование, страна, адрес, телефоны). Если отправка происходит по поручению третьей стороны – добавляется – «по поручению» и указывается юридическое название этой третьей стороны.
Пункт 2. Данные грузополучателя (наименование, страна, адрес, телефоны).
Пункт 3. Страна и точный адрес разгрузки — точки доставки груза.
Пункт 4. Время погрузки, страна и точный адрес — точки отправления груза.
Пункт 5. Перечень документов на груз, идущих в комплекте с накладной CMR: номер книжки МДП (TIR), инвойс (invoice), упаковочный лист, если грузы имеют промышленное происхождение — сертификат качества, если грузы имеют животное происхождение — ветеринарный сертификат; если грузы имеют растительное происхождение — карантинный сертификат; сертификат страны происхождения товара.
Пункт 6. Знаки и номера, обозначающие класс, подкласс перевозимых грузов, в том числе опасных, классифицируемых по Европейскому соглашению о международной перевозке опасных грузов (ДОПОГ).
Пункт 7. Количество мест.
Пункт 8. Описание упаковки груза (паллеты, ящики, коробки, и т. д.).
Пункт 9. Наименование груза.
Пункт 10. Код ТН ВЭД.
Пункт 11. Вес брутто.
Пункт 12. Объем.
Пункт 13. Адрес таможенного оформления груза.
Пункт 15. Условия поставки по Инкотермс.
Пункт 21. Дата и место заполнения CMR.
Пункт 22. Фактическое время и дата прибытия под погрузку и убытие из-под погрузки.
Данные заверяются отправителем подписью (с расшифровкой) и штампом.
2) Заполняет перевозчик. (16–19, 23, 25–29).
Пункт 16. Данные перевозчика (наименование, страна, адрес, телефоны). Удостоверяется печатью перевозчика.
Пункт 17. Реквизиты всех перевозчиков задействованных в перевозке.
Пункт 18. Оговорки перевозчика о внешнем состоянии груза, состоянии упаковки и качестве крепления. Если CMR-накладная не содержит специальных оговорок перевозчика, то Согласно КДПГ — считается, что, в момент принятия груза перевозчиком, груз и его упаковка были внешне в надлежащем состоянии, число маркировка и нумерация грузовых мест, совпадает с указанными в накладной.
Пункт 19, 27, 28, 29. Перевозчик заполняет по окончании перевозки.
Пункт 20. Дополнительно согласованные условия перевозки (температурный режим груза, скоростной режим, специальные условия перевозки опасных и не габаритных грузов и т.д.).
Пункт 23. Подпись, принявшего груз к перевозке водителя — экспедитора. Штамп и подпись перевозчика. 3) Заполняет грузополучатель, после получения груза.
Пункт 24. Указывается дата и точное время прибытия автомобиля для разгрузки, и дата время — убытия после разгрузки. Ставится подпись и штамп грузополучателя, чем подтверждается факт приемки груза.
Пункт 25, 26. Регистрационные номера тягача и прицепа.

УРОКИ ЛОГИСТИКИ, таможенный брокер, транспортные услуги

 

Урок № 1

CMR — вопросы и ответы

1.   Кто должен заполнять CMR?

CMR, по своей сути, является международной товарно-транспортной накладной из этого и вытекают условия её заполнения.  Заполнять CMR могут:  транспортная компания (если её представитель находится рядом с местом погрузки), водитель (что практически никогда не используется , но право такое он имеет и правила заполнения CMR знать обязан), экспедитор (самая распространенная форма) и сам отправитель груза (как никто другой, он заинтересован в правильности оформления всех товаро-сопроводительных документов).  Например, в случае экспорта товара с территории России, оригинал CMR, с отметками всех границ и таможен, является одним из важнейших документов, подтверждающих право на возврат экспортного НДС.

 

2.   Как заполнять CMR, если перевозку выполняют два перевозчика?

Если понимать, что CMR является документом, который определяет границы ответственности конкретного перевозчика (принял — груз — сдал), то станет ясно, что перевозить груз по одной CMR два перевозчика не могут. Возможны варианты, когда один и тот же груз перевозят разные перевозчики: в случае, если транспортное средство первого перевозчика сломалось и груз перегружен на другое транспортное средство или,  перевозчики выполняют перевозку на разных отрезках пути.  Но, в обоих этих случаях, CMR предыдущего перевозчика (транспортного средства) закрывается и открывается новая CMR. Известно, что даже в случае поломки тягача, использование «головы» другого перевозчика влечет за собой серьезные проблемы на таможне (по крайней мере — на российской таможне).  

    

3.   Как заполнять CMR при перевозке груза (из России) в Белоруссию?

Правила заполнения ничем не отличаются от обычной международной перевозки. Разве что, вполне можно заполнить CMR на русском языке.

 

4.  Правила заполнения 13 графы CMR?

Название графы 13 «Указания отправителя (таможенная и прочая обработка)» говорит само за себя. В ней указываются полные реквизиты таможенного терминала, на который должен быть доставлен груз для таможенной очистки. Обязательно должны быть указаны: код таможенного поста и номер действующей лицензии. Здесь же могут быть указаны инструкции Отправителя, например, о необходимости помещения груза на транзитный склад и прочие указания по обработке груза.

5.  Где купить бланк CMR?                                                                                                              Форма бланка CMR стандартная, она  не относится ни к ценным, ни  к именным документам. CMR могут продаваться  в специализированных магазинах бланков или транспортной литературы. Их можно приобрести в магазинах или сервисных центрах АСМАП и прочих ассоциаций международных перевозчиков. Перечень магазинов можно найти здесь. Вполне допустимо применение форм CMR, попросту распечатанных из интернета. Многие крупные Перевозчики печатают свои фирменные бланки CMR. Важно соблюдение только двух условий: содержание (графы) CMR должны быть стандартным,  все страницы одного комплекта CMR должны иметь одинаковый порядковый номер. Количество страниц в CMR разнится от типа груза, количества грузополучателей и прочих условий конкретной перевозки. Страниц может быть 6, 12.

6.  Где взять бланк TIR-Carnet?                                                                                                      Бланк TIR-Carnet (Книжки МДП) является формой строгой бухгалтерской и корпоративной отчетности. Бланки TIR-Carnet выдаются (продаются) только действительным членам ассоциаций международных автомобильных перевозчиков. В России это АСМАП. Собственно, АСМАП и распределяет  бланки TIR-Carnet среди своих членов. Количество бланков для каждого отдельного Перевозчика устанавливается на основании предварительных заявок и пропорционально количеству зарегистрированных транспортных средств. Если вам предлагают «купить» бланк TIR-Carnet и, при этом, вы (ваша организация) не являетесь членом АСМАП, очень большая вероятность того, что вы имеете дело с мошенниками. Либо бланк поддельный, либо он получен другим незаконным путем.

7.  Как выглядит CMR польского образца?                                                                                            Так же, как и русского, немецкого, литовского и пр. Разве что, название граф в CMR написано на польском языке.

8.  Какие даты указываются в инвойсе (международном счете)?                                                      По большому счету, какой датой выписан инвойс (международный счет) для международной автомобильной перевозки груза не имеет никакого значения. Это может быть: дата подписания контракта купли-продажи, дата получения груза на складе или дата открытия TIR-Carnet. Наверное, при этом, разумно только одно условие: инвойс (счет) не может быть выписан позже, чем открыт TIR-Carnet. Иначе на основании чего была оформлена вся процедура перевозки груза?

9.  Правила заполнения графы 9 CMR, если в транспортном средстве перевозится большое количество наименований товаров?                                                                                       На самом деле, на практике, редко когда в одном транспортном средстве перевозятся товары разных наименований или групп товаров. Такие случаи называются «сборный груз» и имеют определенные условия перевозки и таможенного оформления (растаможки). Скажем так, эти перевозки имеют статус «повышенного интереса» и контроля,  и со стороны таможенных органов, и со стороны Владельцев груза. Задача заполнения, решается элементарно просто (см. образец заполнения CMR): в графе 9 пишется название подгруппы товара, например, «бытовая электроника» и перечисляются коды ТНВЭД (через запятую), а затем делается запись: “see in invoice” — смотри в инвойсе. Естественно, желающий проверить или сотрудник таможни, может найти в прилагаемом инвойсе (счете) самый полный перечень перевозимого товара (груза). Иной раз, инвойс может содержать и 20-ть, и 30-ть страниц, что конечно невозможно уместить в графу 9 CMR.

10. Правила заполнения CMR в России?                                                                              Оформлять CMR для перевозки груза внутри России нет никакой необходимости, перевозку вполне можно выполнить по ТТН. Если речь идет о заполнении CMR для вывоза (экспорта) товара из России, то можно посоветовать только одно: заполнять CMR на одном из европейских языков (английский, немецкий, итальянский и пр.). Однако, учтите, вам обязательно придется предоставить в российский таможенный орган  вариант CMR с переводом на русский язык.

11.  Правила заполнения CMR Перевозчиком?                                                                                    Правила заполнения CMR едины для всех, в том числе и для Перевозчика. Смотрите здесь

12.  Как заполнить CMR online? Есть ли компьютерная программа для заполнения CMR?     Самопальных программ существует великое множество. За профессиональными программами следует обращаться в компанию «Альта-Софт».

13.  В какой графе CMR указывается номер контейнера?                                                 Контейнер, перевозимый на автомобильной площадке, относится к оборудованию (таре) для перевозки груза, поэтому номер контейнера указывается в графе 6 CMR «Знаки и номера».

14.  Правила заполнения CMR при контейнерных перевозках?                                            Правила заполнения CMR при осуществлении контейнерных перевозок, ничем не отличаются от обычного порядка. Кроме того, что некоторые данные в CMR должны обязательно соответствовать данным морского коносамента (см. правила) и дополнительно вносятся данные в графу 14 – «место возврата порожнего контейнера».

15.  Порядок заполнения CMR при процедуре – импорт?                                                               То, что для российской компании называется «импортом», одновременно для фирмы отправителя является – экспортом, и наоборот. Поэтому, никакой разницы между заполнением CMR для импорта-экспорта нет.

16.  Как заполнить 2-ю графу CMR?                                                                                         Смотрите правила заполнения.

 

 

 

 

 

Ключевые отгрузочные документы для экспортеров

Обзор общих документов в экспортно-импортном бизнесе, разделенных по типам: финансовые (счета-фактуры, страховой полис), транспортные (B/L, AWL, CMR), обеспечение качества (инспекция отчеты) документы. Экспортеры должны быть ознакомлены с документами, которые должны быть подготовлены для экспорта товаров за границу. В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенные из них и их ключевые особенности.

ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

СЧЕТ-ПРОФОРМА («PI»)

Счет-проформа («PI») представляет собой административный документ, отправляемый экспортером импортеру до отгрузки товаров, в котором указывается тип и количество отправляемых товаров, их стоимость и другие коммерческие и технические данные о предстоящей доставке. Счета-проформы выставляются, когда продавец запрашивает оплату у покупателя до начала операций по доставке.

КОММЕРЧЕСКИЙ СЧЕТ («КИ»)

В коммерческих счетах указывается тип товаров, поставляемых экспортером импортеру, их качество и количество, цена за единицу и общая цена, имя и адрес продавца, наименование и адрес покупателя (кому продано/отправлено/выставлен счет сторонам), место доставки (в соответствии с применимыми Инкотермс 2010) и условия оплаты (тип платежа и срок платежа).

Коммерческий счет-фактура подтверждает факт продажи (для продавца) и совершения покупки (для продавца), определяет налогооблагаемую сумму для таможни и создает дебиторскую и кредиторскую задолженность в отношениях продавца и покупателя. системы учета соответственно.

В некоторых случаях коммерческий счет-фактура должен быть заверен местной торговой палатой (заверенный счет-фактура) перед отправкой импортеру (это означает, что счет-фактура должен быть легализован Торговой палатой экспортера, чтобы считаться действует покупателем). Заверенные счета-фактуры являются обычной практикой для экспорта в арабские страны.

РАЗНИЦА МЕЖДУ ПРОФОРМАМИ И КОММЕРЧЕСКИМИ СЧЕТАМИ

Различия между коммерческими счетами и счетами-проформами:

Коммерческий счет-фактура выставляется для предоставления таможенным органам достаточной информации для определения применимых импортных пошлин и соответствия товаров требованиям к отгрузке в страна.

Коммерческий счет-фактура является истинным счетом-фактурой, имеющим налоговое и юридическое значение, в то время как счет-проформа не является истинным счетом-фактурой (т.e экспортер не регистрирует кредит в своей системе бухгалтерского учета, а импортер, с другой стороны, не обязан регистрировать дебет).

Счет-проформа обычно используется только тогда, когда реальная поставка и соответствующая финансовая транзакция еще не произошли. Этот тип счета-фактуры может быть очень похож на фактический коммерческий счет-фактуру, поскольку он описывает товар и его стоимость.

Разница в форматах:

Форматы проформы и коммерческих счетов-фактур не установлены (за исключением стран, в которых требуются консульские счета-фактуры).

Разница в том, что в коммерческом счете всегда должна быть указана конкретная информация, которая считается действительной с налоговой и юридической точки зрения, например, описание и количество каждого отправляемого товара, стоимость отгрузки, страна происхождения, место покупки, а также имена и адреса как продавца, так и покупателя.

Такое указание может отсутствовать в счетах-проформах, которые должны содержать только достаточную информацию для описания будущей или предстоящей транзакции.

Обязанности:

Экспортер всегда несет ответственность за предоставление коммерческого счета таможенным служащим при отгрузке товаров, товаров или документов, которые включают денежную стоимость и международные платежи.

В некоторых случаях, когда денежная операция не производилась, например, когда товары отправляются в качестве подарков или в качестве образцов для предполагаемой будущей сделки, экспортер может использовать счет-проформу (поскольку в счет доставки не поступают налогооблагаемые деньги).

КОНСУЛЬСКИЙ СЧЕТ

В некоторых странах требуется, чтобы продавцы выставляли счета местным покупателям на заранее определенных формах (консульские счета), и не разрешается выставлять счета в свободных форматах.Консульские счета-фактуры используются странами, заинтересованными в контроле количества и качества ввозимых товаров по множеству причин (антидемпинговые, налоговые, импортные, статистические).

Для выставления консульского счета продавец запрашивает бланк в консульстве страны-импортера, заполняет его и представляет вместе со стандартным счетом-фактурой.

ПОЛИТ СТРАХОВАНИЯ ГРУЗОВ

Страховые сертификаты представляют собой оборотные документы, выдаваемые страховыми компаниями, которые защищают грузы от предопределенных случайных событий (или других событий, указанных в полисе) за плату.

Страховой сертификат обязателен для определенных условий поставки, например, CIF. Страховые полисы могут быть приобретены как покупателем, так и продавцом, в зависимости от того, кто несет договорную ответственность за риски доставки (что определяется применимым Инкотермс).

Для подачи претензии в отношении негативного события, покрываемого страхованием, необходимо предоставить оригинал сертификата с копиями вспомогательных документов, таких как, помимо прочего, счет-фактура, упаковочный лист, коносамент и отчет о происшествии. (обычно составляется страховым агентом в сотрудничестве с заинтересованными сторонами, грузоотправителем и перевозчиком).

ТРАНСПОРТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

УПАКОВОЧНЫЙ ЛИСТ («PL»)

В упаковочном листе указаны детали доставки заказа: количество (вес нетто и брутто плюс объем) и качество отгруженных товаров, дата отгрузки , другие детали логистики, такие как маршрут и экспедитор, а также тарифные коды HS для товаров (гармонизированные коды).

В упаковочном листе могут также указываться виды упаковок, используемых для перевозки, например ящики, ящики, ящики, бочки, картонные коробки, поддоны, контейнеры и т.д.

Упаковочные списки обычно не содержат информацию о ценах, которая вместо этого отображается в коммерческом счете.

Упаковочный лист, как правило, физически прикрепляется к упаковкам для облегчения таможенных операций в странах экспорта и импорта и для обеспечения сверки поступающих товаров с заказами на поставку по их прибытии на территорию покупателя.

НАКЛАДКА НА ПОСТАВКУ

Накладная на поставку – это документ, сопровождающий груз и описывающий количество и качество отгруженных товаров.

Как правило, продавцы требуют от покупателей подписать накладные после получения товаров, чтобы доказать, что они были должным образом получены и приняты. Подпись собирается перевозчиком, доставившим груз грузополучателю.
Объем накладной:

  • Для экспортера: удалить запасы со склада или производственных линий и подтвердить доставку импортеру
  • Для экспортера: проверить соответствие между заказом на поставку и поставкой при получении
  • Для перевозчика: свидетельствовать о том, что товары были собраны и доставлены в место назначения.В некоторых странах накладные также являются фискальными документами.

НАКЛАДНАЯ («BL»)

Коносамент («B/L») является договорным документом между владельцем товара (экспортером/продавцом) и перевозчиком, отвечающим за доставку товара (оператор корабля).

Коносамент представляет собой право собственности на товары и может быть как оборотным, так и необоротным (последние называются «прямой коносаментом»).

Оборотный коносамент может использоваться для передачи права собственности на товары в пути и является стандартным требованием для операций, охватываемых аккредитивами.

Коносамент выдается перевозчиком (или одним из его агентов) грузоотправителю/экспортеру и скрепляется подписью капитана, агента или владельца судна. Объем этого документа заключается в подтверждении получения товара (груза), установлении условий договора перевозки и подтверждении обязательства доставить товар в указанный порт назначения физическому держателю оригинала коносамента. Юридическое или физическое лицо, у которого есть оригинал счета, может требовать доставки товара в порт прибытия.

Коносамент – важный документ для платежей, расчеты по которым осуществляются с помощью аккредитива. Когда в сделке участвуют аккредитивы, коносамент должен быть оформлен с конкретной формулировкой и содержать точные указания (например, дата освобождения на борт, имя грузополучателя и уведомляющей стороны, имя и адрес местных агентов в порту прибытия, наименование товара).

В коносаменте обычно указывается следующая информация:

  • наименование грузоотправителя
  • наименование экспедитора и судна
  • качество и количество товара (вес нетто и брутто) /ETA (расчетное время отправления, расчетное время прибытия)
  • общие условия перевозки и другие договорные условия
  • и т. д.

Сторона, имеющая оригинал коносамента, может забрать товар по прибытии в порт назначения.

Авиатранспортная накладная («AWB»)

Авиатранспортная накладная («AWB») – это необоротный транспортный документ, выдаваемый для авиагрузов. Поскольку AWB не подлежит обороту, он не представляет право собственности на товары и не может использоваться для передачи права собственности на них во время транзита.

В авианакладной просто указывается, что авиакомпания загрузила товары и обязана доставить их в указанный аэропорт назначения.
AWB следует указать:

  • грузополучателя (обычно импортера или покупателя)
  • описание товара (количество и качество)
  • любой текст, требуемый документарными аккредитивами

HOUSE BILL OF LADING («HBL»).

Это специальный коносамент, выданный экспедитором и, как правило, не подлежащий обороту (поскольку он не представляет право собственности на товары).

Экспортеры должны проверить, принимается ли банком импортера собственный коносамент вместо коносамента, выданного перевозчиком, в случае, если сделка покрывается аккредитивом (некоторые банки могут не принять его из-за его не- оборотный характер).

МУЛЬТИМОДАЛЬНЫЙ КОНосамент (FBL)

Мультимодальный коносамент («FBL») представляет собой международный транспортный документ, выдаваемый для покрытия двух или более видов транспорта, например, перевозки автомобильным и затем железнодорожным транспортом или перевозки морским и затем по дороге. FBL может быть оборотным (при выдаче «на заказ») или безоборотным (в большинстве случаев).

FBL выдаются уполномоченными FIATA экспедиторами/перевозчиками либо в качестве договора перевозки, либо в качестве подтверждения получения груза.

CMR

CMR является обычным документом, когда товары перевозятся автомобильным транспортом от продавца к покупателю.

CMR заполняется продавцом или перевозчиком, но перевозчик подписывает его при получении товара.
Этот документ преследует следующие цели:

  • в нем указаны обязанности и ответственность сторон (грузоотправителя и перевозчика)
  • он свидетельствует о том, что груз был передан от грузоотправителя перевозчику, и этот перевозчик завладел товары
  • , когда грузополучатель скрепляет подписью, это доказывает, что товары были доставлены и получены, и этот перевозчик оформил груз. документарные аккредитивы.

    СЕРТИФИКАТ ПРОИСХОЖДЕНИЯ («СОО»)

    Некоторые импортеры требуют от продавца предоставления специального документа (так называемого «сертификата происхождения»), подтверждающего фактическое происхождение товара.

    Такой сертификат выдается Торгово-промышленной палатой экспортера на основании его письменного запроса и наличия документов, подтверждающих фактическое происхождение товара (требования могут различаться для производителей и перепродавцов).

    Если экспортер не может предоставить действительный сертификат происхождения, таможня страны-импортера может отказать в очистке товаров.

    Страну происхождения и страну преимущественного происхождения не следует путать со страной отгрузки:

    • страна происхождения : означает страну, в которой были произведены товары
    • страна преимущественного происхождения : для продуктов, которые были произведены в нескольких странах, предпочтительным местом происхождения является страна, в которой была добавлена ​​большая часть стоимости товаров (как правило, страна, в которой происходит более 50% общей стоимости производства)
    • страна доставки : страна, из которой были отправлены товары, независимо от страны (предпочтительного) происхождения

    Сертификат происхождения является часто запрашиваемым документом по аккредитивам, поскольку импортер хочет, чтобы продавец доказал фактическое происхождение купленных и отгруженные товары (пример защиты недорогими товарами).

    Чтобы получить сертификат происхождения, экспортер должен подать заявление в Торгово-промышленную палату лично или через Интернет.

    Палата обычно требует доказательств фактического происхождения материала, например, аналогичный сертификат, выданный поставщиком экспортера, или другую подобную документацию. Стоимость сертификата происхождения, как правило, пропорциональна стоимости счета-фактуры, сопровождающего товар (от 0,25% до 1% от стоимости).

    ФОРМА-А СЕРТИФИКАТ ПРОИСХОЖДЕНИЯ

    Форма А — это особый тип сертификата происхождения, который разрешает импорт из пула развивающихся стран (включенных в ВСП, Общую систему преференций) по сниженным тарифам или без тарифов в некоторых развитые экономики или регионы.Форма-A COO выдается торговыми палатами в стране происхождения продукта.

    Сертификаты происхождения формы А были обнародованы ЮНКТАД (Конференцией Организации Объединенных Наций по торговле и развитию) для содействия развитию стран с развивающейся экономикой.

    Со списком стран-бенефициаров можно ознакомиться здесь.

    ЗАЯВЛЕНИЕ ОГРАНИЧЕННОГО НАЗНАЧЕНИЯ

    Заявление об ограниченном назначении – это положение, установленное экспортером товаров, указанное в экспортных документах (таких как проформа и коммерческие счета), для информирования импортера, экспедитора и других заинтересованных сторон (например, таможня), что товары имеют конкретное назначение, а не другое.

    Этот тип ограничения используется для соблюдения правил экспортного контроля, которые запрещают экспортерам товаров двойного назначения и чувствительных товаров отправлять товары в определенные страны (например, Иран, Северная Корея и т. д.).

    ДОКУМЕНТЫ КАЧЕСТВА

    СЕРТИФИКАТ ПРОВЕРКИ ТРЕТЬЕЙ СТОРОНЫ

    Некоторые покупатели запрашивают сертификат проверки третьей стороны, чтобы убедиться, что импортируемые товары соответствуют определенным производственным стандартам/нормам, а также чтобы убедиться, что количество и качество отгруженных товаров соответствуют количество и качество заказанного товара.

    Проверки могут проводиться во время производственных операций, в порту отправления или в порту прибытия независимыми организациями, нейтральными как по отношению к покупателю, так и к поставщику (например, SGS, DNV, Lloyd’s и т. д.).

    Расходы на такие проверки, как правило, несет покупатель, если иное не оговорено в договоре купли-продажи.

    Существует четыре основных типа инспекции третьей стороной:

    1. Предпроизводственная инспекция : этот тип инспекции требуется для подтверждения качества сырья, компонентов и деталей, которые производитель будет использовать во время собственно производственный процесс.Этот тип проверок распространен при поставках больших объемов, когда риск некачественного сырья и деталей может привести к серьезным бедствиям для конечного пользователя.

    2. «Проверка DUPRO» (во время производства) : этот тип проверки используется для оценки среднего качества продукта во время производственных операций, чтобы убедиться, что оно является приемлемым и стабильным. Хотя этот тип проверки является дорогостоящим, он может помочь обнаружить проблемы до отгрузки или получения дефектных продуктов.

    3. Предотгрузочная инспекция : это наиболее распространенный вид инспекции, который проводится в месте отправления (склад отправителя или производственное предприятие) и на случайной выборке продукции.

    4. При загрузке контейнера:  в этом случае инспектор проверяет товар при контейнеризации (погрузочные площадки или склад экспедитора).
    Последний вид досмотра, менее распространенный, это досмотр в порту прибытия.
    В любом из вышеперечисленных типов проверки могут быть визуальными или выполняться с использованием специальных инструментов (пример: тест PMI для проверки химического состава стального изделия).

    Большинство аккредитивов включают сертификат проверки третьей стороной в качестве обязательного документа в соответствии с условиями аккредитива. Продавцы должны отклонить аккредитивы, если отчет об инспекции должен быть выдан покупателем, а не нейтральной третьей стороной, поскольку это подвергает их серьезным и очевидным платежным рискам.

    СЕРТИФИКАТ АНАЛИЗА или СЕРТИФИКАТ ЗАВОДА

    Для некоторых товаров, таких как химические продукты и сырье, экспортеры также предоставляют химические сертификаты, подтверждающие, что товары соответствуют требованиям по составу, кислотности, вязкости, влажности и соответствуют применимым нормам и правилам (таким как как Reach или Rohs).

    Такой анализ обычно проводится независимой лабораторией, назначенной сторонами (до или после отъезда).

    Другие товары, например, изготовленные из металла, поставляются с сертификатами заводских испытаний, выданными производителем (или другой назначенной организацией в качестве инспекционной компании) для подтверждения химических и механических свойств материалов (обычно это EN 10204 3.1 , 3.2 и др.).

    Примечания CMR [NL] — Business Central

    • Статья
    • 2 минуты на чтение
    Полезна ли эта страница?

    Пожалуйста, оцените свой опыт

    да Нет

    Любая дополнительная обратная связь?

    Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

    Представлять на рассмотрение

    В этой статье

    Накладная CMR — это коносамент или международная накладная, определенная в соответствии с Конвенцией Организации Объединенных Наций 1956 года о договоре международной дорожной перевозки грузов. Это также известно как Конвенция CMR.

    Претензии с полной информацией примечания CMR легко обрабатываются.

    Примечания CMR

    Страны, которые следуют Конвенции CMR, придерживаются стандартной формы для записей CMR. Тип используемой накладной CMR зависит от типа транзакции. Есть три типа:

    • CMR — Отгрузка для продажи — Этот отчет используется для печати документов CMR для отгрузки для продажи. Для каждого документа CMR в отчете отображаются адресные данные отправителя, экспедитора и грузополучателя, а также данные об отгруженных товарах.

    • CMR — возврат покупки — этот отчет используется для печати документов CMR для возврата покупки.Для каждого документа CMR в отчете отображаются адресные данные отправителя, экспедитора и грузополучателя, а также данные об отгруженных товарах.

    • CMR — Транспортная отправка — Этот отчет используется для печати документов CMR для транспортной поставки. Для каждого документа CMR в отчете отображаются адресные данные о местоположении, из которого отгружаются товары, место, куда отгружаются товары, а также информация об агенте по доставке, а также данные об отгруженных товарах.

    Примечание

    Примечания

    CMR отформатированы для печати на предварительно напечатанных формах CMR.

    Ниже приводится описание стандартного жизненного цикла примечания CMR:

    • Заведующий складом распечатывает примечания CMR для отправлений, которые необходимо отправить.
    • Затем посылки упаковываются и передаются водителю грузовика вместе с примечаниями CMR.
    • Водитель следит за тем, чтобы каждая партия груза имела отметку CMR.
    • Когда товары доставляются покупателям, водитель следит за тем, чтобы покупатели подписывали накладные CMR.
    • Подписанные примечания CMR затем передаются в соответствующие внутренние отделы по работе с дебиторской задолженностью.
    • Администраторы отдела расчетов с поставщиками получают подписанные накладные CMR вместе со счетом за экспедиторские услуги от экспедитора.

    См. также

    Нидерланды Местная функциональность

    Business Central в Microsoft Learn

    Шпаргалка по счетам: что нужно указывать в счетах

    Наличные — это кровь любого бизнеса, без них не выжить. Важно получать то, что вам причитается, но вовремя получать деньги важно, чтобы избежать задушенного денежного потока.

    Один из вариантов — использовать автоматизированное решение, которое принимает платежи непосредственно из ваших счетов, чтобы вы получали оплату вовремя.

    В то же время правильно оформленный счет может помочь вам быстро получить оплату, избегая осложнений из-за неполной или нечеткой информации.

    Хорошо оформленный счет, содержащий всю необходимую информацию, произведет хорошее впечатление на ваших клиентов и заказчиков.

    Страница с основными ошибками и нечеткой компоновкой может создать впечатление непрофессионализма, и этого следует избегать.

    Для различных видов бизнеса, таких как индивидуальный предприниматель, компания с ограниченной ответственностью и зарегистрированные плательщики НДС, существуют определенные юридические требования в отношении того, что вы должны включать в свой счет.

    Ниже приведено полное руководство по созданию счета для малого бизнеса. Чтобы помочь вам быть профессионалом, ознакомьтесь с нашей статьей о шаблонах счетов — мы разработали серию таких шаблонов, которые вы можете скачать.

    Вы также можете использовать бухгалтерское программное обеспечение для создания и отправки профессиональных счетов и отслеживания того, что вам должны.

    Вот что мы рассмотрим в этой статье:

    Что должно быть включено в счет-фактуру?

    Заказные счета-фактуры НДС

    Что должен показывать полный или измененный счет-фактура

    Что должен показывать упрощенный счет-фактура

    Международные счета-фактуры

    Условия оплаты счетов

    Общие условия оплаты счетов

    Способы оплаты счетов

    Общие способы оплаты счетов

    Когда лучше отправить счет?

    Как отправить счет

    Наконец, как получать деньги вовремя, каждый раз

    Что должно быть включено в счет?

    Стандартный счет-фактура (без НДС) должен включать:

    1. «Счет»

    Идентифицируйте документ словом «счет», чтобы отличить его от предложения, кредит-ноты или квитанции.

    2. Уникальный номер счета-фактуры

    Номер должен быть уникальным для каждого счета (без дубликатов) для четкой идентификации, и вы должны вести учет используемых номеров и ссылок.

    Использование системы последовательной нумерации — самый простой способ справиться с этим.

    Ссылка может содержать как буквы, так и цифры.

    3. Название и адрес вашей компании

    Это отличается для индивидуальных предпринимателей и компаний с ограниченной ответственностью, но, по сути, вы должны четко указать свое торговое наименование, служебный адрес, а также, где клиент может связаться с вами в случае запроса или спора.

    4. Название компании и адрес заказчика

    Это стандартная процедура для всех счетов-фактур (за исключением упрощенных счетов-фактур с НДС), но она важна для клиентов, которые хотят потребовать возмещения уплаченного НДС.

    5. Описание товаров/услуг

    Четкое описание товаров и услуг, за которые выставляется счет, с каждой услугой или элементом в отдельной строке для четкой идентификации.

    6. Дата поставки

    Известный как «дата поставки», это когда товары или услуги были выпущены. Дата поставки может отличаться от даты выставления счета, но обычно не превышает 30 дней.

    7. Дата счета-фактуры

    Дата создания счета-фактуры, а не даты поставки товара.

    8. Сумма отдельных товаров или услуг, подлежащая оплате

    Если у вас есть список предметов в описании, то каждый из них будет помечен индивидуальной суммой.

    9. Общая сумма к оплате

    Сумма всех товаров, перечисленных в счете-фактуре.

    Откройте для себя новый Sage Accounting

    Попробуйте нашу отмеченную наградами бухгалтерскую программу для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей. Получайте деньги быстрее, отслеживайте денежные потоки и автоматизируйте администрирование, чтобы высвободить время и сосредоточиться на наиболее важной работе.

    Посмотреть планы и цены

    Также следует указать:

    10. Условия оплаты

    Обычно определяется вашими положениями и условиями и согласовывается с вашим клиентом.

    Это ваши условия продолжительности оплаты, которые должны быть отмечены в нижней части счета. Например, оплата в течение 30 дней.

    11. Номер заказа на поставку

    Если ваш клиент предоставляет вам номер заказа на поставку, это должно быть четко указано в счете-фактуре.

    Некоторые клиенты могут также потребовать, чтобы в счете было указано имя контактного лица.

    Рекомендуется запросить заказ на поставку, так как после создания он является юридически обязывающим договором между вами и вашим клиентом/заказчиком.

    12. Как оплатить счет

    Перечислите различные способы оплаты счета и включите ссылки на банковские счета. Например, код банка и номер счета для платежей BACS.

    Для счетов, выставляемых международным клиентам, необходимо указывать номера IBAN/BIC/SWIFT.

    Узнайте больше о своевременной оплате:


    Заказные счета-фактуры НДС

    Если вы зарегистрированы как плательщик НДС, вы должны предъявить счет-фактуру и сохранить копии (цифровые или бумажные) всех выставленных счетов-фактур, в том числе выставленных по ошибке или аннулированных.

    Счет-фактура с НДС должен содержать дополнительную информацию по сравнению со стандартным (без НДС) счетом-фактурой.

    Существует три типа счетов-фактур НДС:
    • Полная версия – может использоваться для всех расходных материалов и сумм счета.
    • Упрощенный — может использоваться для всех поставок и розничных поставок до 250 фунтов стерлингов.
    • Modified – может использоваться для розничных поставок стоимостью более 250 фунтов стерлингов.

    Что должен показывать полный или измененный счет-фактура НДС

    Вам не нужно выставлять счет-фактуру НДС, если все товары освобождены от налога или облагаются нулевой ставкой.

    Что должен показывать упрощенный счет-фактура НДС

    Если вы используете кассовую схему учета, то в счете должна быть проставлена ​​печать оплаченной суммы и даты.

    Вам не нужно выставлять счет-фактуру НДС, если все товары освобождены от налога или облагаются нулевой ставкой.

    Счета-фактуры

    обычно предоставляются в течение 30 дней с момента поставки товаров или услуг.

    Международные счета-фактуры

    Для счетов-фактур, выставленных в иностранной валюте или на иностранном языке, необходимо указать НДС к уплате в фунтах стерлингов, если товары или услуги поставляются в Великобритании.

    У вас также должен быть перевод на английский язык для проверки налоговым инспектором.

    Условия оплаты счета

    Вы обязаны заранее установить и согласовать условия оплаты с вашими клиентами.

    Упростите и четко изложите свои условия в счете-фактуре, чтобы получатель знал, когда должен быть произведен платеж.

    В крупных компаниях отдельная бухгалтерия может не знать, какие условия вы согласовали со своим контактом.

    Если вы представитель малого бизнеса или подрядчик, обычно лучше избегать сложных условий оплаты, чтобы избежать неправильного понимания и задержки платежей.

    Чтобы получить наилучшие результаты, просто введите:

    Оплата в течение 30 дней.

    Или будьте вежливы и используйте менее строгие выражения:

    Мы ценим ваш бизнес. Пожалуйста, отправьте платеж в течение 30 дней после получения этого счета.

    Общие условия оплаты счетов

    Предоплата (PIA)

    Может использоваться при работе с новыми клиентами или клиентами с плохой историей платежей. PIA означает, что вы требуете полной оплаты до того, как товары или услуги будут доставлены.

    Нетто (Н)

    Общий срок оплаты. «Нетто 10» означает, что полная сумма платежа должна быть выплачена в течение 10 дней, а «Нетто 30» означает, что в течение 30 дней.

    «Сеть» может быть сокращена до «N», например, N10 или N30.

    Конец месяца (EOM)

    Конец месяца означает, что полная оплата должна быть произведена в течение количества дней, указанных после окончания месяца, в котором выставлен счет.

    Счет-фактура может быть сформулирован как « Платеж, подлежащий оплате через 30 дней после окончания месяца» или сокращенно « Нетто EOM 30» .

    Если ваш счет был датирован 5 апреля и ваши условия были Net EOM 30, то полная оплата должна была быть произведена 30 мая.

    Месяц после выставления счета (МФО)

    «15 MFI» означает, что полная сумма, подлежащая уплате, должна быть выплачена первого 15 числа месяца, следующего за датой выставления счета.

    Например, если ваш срок оплаты был 15 MFI, а счет был датирован 5 января, платеж должен быть произведен 15 января. Если тот же счет был датирован 20 января, оплата должна быть произведена 15 февраля.

    Скидка

    Скидка распространяется на всю сумму, подлежащую оплате, если оплата производится в течение указанного количества дней.

    «1/10 Net 30» или «1% 10 Net 30» означает, что при оплате в течение 10 дней предлагается скидка в размере 1%, в противном случае полная оплата должна быть произведена в течение 30 дней.

    Если скорость платежей является для вас важным фактором, предложение скидки при досрочном платеже поможет вам быстрее получить наличные деньги в банке.

    Поэтапная оплата

    Вы и ваш клиент можете согласовать план платежей, чтобы предложить долю от полной суммы, подлежащую поэтапной оплате.

    Например, четырехэтапные платежи по 25% каждый или двухэтапные платежи по 75% и 25%.

    Если вы работаете над крупным проектом, попросите внести частичную предоплату, например 25%, и поэтапные платежи в течение всего срока проекта, чтобы избежать риска и управлять денежным потоком.

    Способы оплаты счетов

    Выяснив размер платежа, вы также хотите, чтобы ваш клиент мог физически заплатить вам.

    Включите в счет-фактуру различные способы оплаты, которые вы принимаете, а также свои банковские реквизиты.

    Общие способы оплаты счетов

    Банковский перевод (BACS)

    Один из наиболее распространенных способов оплаты — платежи с помощью банковских автоматизированных клиринговых услуг (BACS) — это электронные платежи, осуществляемые непосредственно с одного банковского счета на другой и обычно осуществляемые через Интернет или по телефону.

    Платежи обычно зачисляются на ваш счет в течение трех рабочих дней.

    Услуга быстрых платежей (FPS) становится все более распространенной в банках Великобритании (некоторые бизнес-счета должны оплачиваться) и означает, что платеж будет зачислен на ваш счет в тот же день, когда он был оплачен.

    В вашем счете укажите:

    • Название вашего банка: Мой банк
    • Код сортировки: 00-11-22
    • Номер счета: 01234567

    IBAN/BIC/SWIFT

    Если у вас есть клиенты за границей и вы хотите получать международные платежи, ваш банк может предоставить вам коды для этого.

    Международный номер банковского счета (IBAN) — это международная версия номера вашего банковского счета, которая позволяет вам получать международные платежи в иностранной валюте или фунтах стерлингов.

    IBAN используется в большинстве европейских стран, Австралии и Новой Зеландии, но не в США или Канаде.

    Идентификационный код банка (BIC) или Общество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций (SWIFT) — это код для идентификации вашего конкретного банка.

    Это понадобится вам вместе с платежом IBAN. Большинство банков используют BIC, но SWIFT необходим для платежей из США и Канады.

    Оба номера обычно можно найти в выписке из банковского счета вашей компании или узнать в своем банке.

    В вашем счете укажите:

    • БИК AAAAGB12345
    • IBAN: GB00 AAAA 0000 0000 0000 00
    • СВИФТ AAAAGB12345

    Кредитная или дебетовая карта

    Для приема карточных платежей вам потребуется учетная запись продавца и устройство для чтения кредитных карт. Для онлайн-платежей вам понадобится платежный шлюз электронной коммерции и торговый счет.

    Для удаленных платежей по телефону необходим виртуальный онлайн-терминал и торговый счет.

    Из-за стоимости обслуживания торгового счета платежи по кредитным картам являются экономически эффективным решением только в том случае, если вы планируете совершать значительные суммы платежей с помощью карты.

    Имейте в виду, что клиент может оформить «возвратный платеж», чтобы отменить транзакцию по кредитной карте, заявив, что товар не был доставлен или не соответствовал «описанию».

    Возврат платежа может быть осуществлен в течение 120 дней после совершения платежной операции.

    PayPal

    PayPal позволяет осуществлять платежи по всему миру между двумя людьми, имеющими учетные записи PayPal, но применяются различные сборы.Вы также можете принимать платежи по кредитным и дебетовым картам через PayPal.

    Наличные

    Прием наличных платежей является вариантом для малых предприятий, работающих с населением, но большинство счетов-фактур для бизнеса не могут быть оплачены наличными.

    Не забывайте, что наличные не самый безопасный метод, так как вы можете столкнуться с поддельными банкнотами, и у вас есть дополнительный риск носить наличные деньги лично при внесении в банк.

    Кроме того, банки обычно взимают комиссию за внесение наличных.

    Когда лучше отправить счет?

    Очевидный ответ на этот вопрос — как можно скорее. Чем больше задерживается ваш счет, тем больше времени потребуется для его оплаты.

    При реализации товаров

    Варианты более простые. Вы можете запросить расчет платежа перед отправкой товара, оплатить по получении товара или на ваших условиях, таких как стандартная 30-дневная нетто.

    Для услуг больше гибкости
    • Было проведено множество исследований о том, когда лучший день недели/месяца для отправки счета, но реальность такова, что вы получите деньги, когда компании завершат свои платежи.Обычно это конец месяца, но не всегда.
    • Узнайте, когда у вашего клиента/клиента начинается платеж, и спросите у него крайнюю дату выставления счетов в этом месяце.
    • Если у вас есть долгосрочный проект, вы, скорее всего, договоритесь о ежемесячном выставлении счета. Обычно в конце месяца, чтобы покрыть этот месяц.
    • Если у вас есть поэтапные платежи (как указано выше), вы можете заранее договориться о датах выставления ваших счетов.Например, до того, как вы начнете, после подачи предложений, после представления первых черновиков, а затем после завершения и утверждения.
    • Для индивидуальных фрилансеров, работающих с крупной компанией, у которой есть политика оплаты 90 дней, это может быть неуправляемым для вашего денежного потока, а также огромным риском. Переговоры о выставлении им счетов в начале или даже задним числом до начала работы могут обойти их фиксированную систему и помочь сократить время оплаты. Вы можете настаивать на том, чтобы они выполняли ваши условия оплаты, но это не всегда возможно с их жесткой системой.

    Во избежание задержек не забывайте дважды проверять правильность счета перед его отправкой.

    Быть быстрым, вежливым и точным.

    Как отправить счет

    Структура вашего счета — это только половина процесса, и, вероятно, важнее убедиться, что ваш счет доставлен нужному человеку, который может вам заплатить.

    Спросите у своего клиента имя и контактные данные лица, которое будет осуществлять платеж.

    Наличие этой информации жизненно важно для того, чтобы вы могли отслеживать просроченные платежи, поскольку человек, который фактически производит платеж, обладает властью.

    Электронная почта

    является предпочтительным стандартом для отправки счетов, и при отправке в бухгалтерию не забудьте указать копию своего контактного лица в электронном письме.

    Используйте документ, который можно открывать повсеместно. Бухгалтерия предпочитает PDF-файлы всему остальному.

    Не отправляйте файлы Word или Excel, так как при открытии на разных машинах они могут быть переформатированы, что сделает информацию нечитаемой и, что более важно, их можно будет редактировать.

    Заголовок темы

    Крупные компании, которые имеют дело с тысячами счетов-фактур, хотят, чтобы их жизнь была как можно проще, и, чтобы избежать потери вашего электронного письма, рекомендуется использовать разборчивую тему.

    Занятая бухгалтерия поблагодарит вас за это.

    Формат заголовка темы

    [Название вашей компании] [Счет за услуги/товары вашей компании] [месяц/год]

    Например,

    Sparkle Design, счет за услуги по дизайну брошюры, январь 2021 г.

    Написание электронной почты

    Война и мир не требуется.Чтобы быть профессиональным, сделайте свое электронное письмо четким и кратким:

    ——————————————————————

    Уважаемый [Большая компания],

    ——————————————————————

    Прилагаю мой счет от 31 января 2021 года на сумму 500 фунтов стерлингов за услуги по дизайну брошюры.

    (Необязательно) Если у вас есть номер заказа, введите здесь. Разрешено [имя вашего контактного лица здесь].

    Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне.

    С уважением

    Джейн Смит

    ——————————————————————

    Наконец, как получать деньги вовремя, каждый раз

    Погоня за просроченными платежами может быть подобна смерти от тысячи порезов бумаги, отнимающей ваше время и отнимающей энергию у ведения вашего бизнеса.

    Ваша лучшая линия защиты — это то, что вы делаете до выставления счета:

    • Разработайте четкие положения и условия (T&Cs) и получите соглашение в письменной форме (подписанное на бумаге или по электронной почте).
    • Заранее согласуйте условия оплаты в соответствии с вашими Условиями.
    • Спросите номер заказа на покупку — номер заказа (PO) формирует договор между вами и вашим клиентом.
    • Попросите новых клиентов оплатить их первый счет PIA.
    • Для крупных счетов запрашивайте поэтапную оплату заранее, чтобы распределить риски. Если оплата задерживается на каком-либо этапе, вы можете прекратить работу, чтобы избежать дополнительных затрат.
    • Упростите способ оплаты — BACS — лучший выбор.
    • Узнайте имя и контактные данные лица, ответственного за оплату.
    • Следите за своими счетами и отправляйте напоминания, как только истечет срок оплаты. Никогда не оставляйте просроченные платежи, надеясь, что они будут оплачены без спроса.
    • Погоня за просроченным платежом показывает, что вы являетесь профессиональным владельцем бизнеса и ожидаете, что к вам будут относиться соответственно.

    Если у вас есть просроченный платеж, вы можете следовать нашему руководству о том, что делать, если ваш счет не был оплачен.

    Чтобы лучше управлять своим временем, вы можете использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое может отправлять вам профессиональные счета по мере обработки заказов вместо трудоемкого процесса заполнения и отправки счетов вручную.

    У вас остается больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что вы делаете лучше всего: на развитии своего бизнеса.

    Примечание редактора. Эта статья была впервые опубликована в марте 2018 г. и обновлена ​​для актуальности.

    7 способов взять свой бизнес под контроль

    Хотите знать, как управлять этим в своем бизнесе? Прочтите это руководство, чтобы получить лучшие советы, которые помогут вам освоить бизнес-администрирование и по-настоящему взять все под контроль.

    Загрузите бесплатное руководство

    Как сделать счет, плюс пример счета

    Чтобы любой бизнес был успешным, вам должны платить.

    Независимо от того, выполняете ли вы одну внештатную работу в месяц или ведете писательский бизнес на полную ставку, вам необходимо выяснить, сколько ваши клиенты должны вам, и отправить им счет. Многие компании даже не думают платить фрилансеру, пока не получат счет на руки.

    Значит, нужно уметь выставлять счета.

    Но с чего начать? Как создать профессионально выглядящий счет? Как и когда вы отправляете его своему клиенту?

    В этом посте мы объясним все основы создания счета.Мы начнем с того, что покажем вам пример счета-фактуры, чтобы вы могли наглядно представить, как все элементы объединяются. Затем мы углубимся в эти компоненты и объясним, что следует включить в ваш счет. Наконец, мы обсудим, как и когда отправить счет.

    Если вы планируете регулярно выставлять счета клиентам, разумно инвестировать в генератор счетов, поэтому мы рассмотрим ваши варианты и для них.

    Давайте начнем с нашего примера счета.

    Пример счета-фактуры

    Вот пример счета, который включает все элементы, которые мы подробно рассмотрим в этом посте.

    Чтобы загрузить PDF-файл в качестве примера, просто нажмите на изображение.

    Мы намеренно сделали этот образец счета простым. Вам не нужен причудливый счет, вам просто нужно включить всю правильную информацию!

    Как составить счет: вот что он должен включать

    Послушайте, мы знаем, что отправить свой первый счет может быть сложно, особенно если вы хотите выглядеть профессионально.

    Но вы уже сделали работу для своего клиента, и это самое сложное! Если вы находитесь на этапе создания счета, вы уже поняли, как стать внештатным писателем.

    Кроме того, как мы видели выше в образце счета, ваш счет не обязательно должен быть вычурным. Он просто должен выглядеть профессионально и выполнять свою работу.

    Когда вы учитесь составлять счет, вот что нужно включить.

    1. Жатка профессиональная

    Первым пунктом в счете за внештатную работу должно быть название вашей компании или ваше полное имя, написанное профессиональным и легко читаемым шрифтом.

    Если у вашей компании есть логотип, включите его в заголовок.Но не волнуйтесь, вам не нужен логотип; Вы также можете просто написать свое имя в тексте. Независимо от того, используете ли вы логотип или текст, размер шрифта вашего имени или компании должен быть немного больше, чем остальной текст в счете-фактуре, и выделен жирным шрифтом для акцента.

    2. Ваша контактная информация

    Далее вам нужно указать свою контактную информацию.

    По крайней мере, это включает ваш почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт прямо под названием вашей компании.Чтобы упростить чтение, рассмотрите возможность ввода информации в несколько строк, например:

    .

    The Write Life
    P.O. Box 12345
    Anywhere, US 12345
    [email protected]
    123-456-7890
    thewritelife.com

    Вы можете указать свою контактную информацию в верхнем левом или правом углу счета. Мы видели, как это делается в обоих направлениях.

    3. Контактная информация клиента

    Далее при создании счета необходимо указать получателя или для кого предназначен счет.Укажите имя получателя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, веб-сайт и любую другую информацию. Вы можете вернуться к этому разделу позже, если вам нужно отследить платеж, так что это поможет вам включить туда всю контактную информацию клиента.

    Некоторые фрилансеры размещают свои контактные данные напротив контактных данных клиента, а некоторые фрилансеры выравнивают все по левому краю. Делай то, что тебе кажется правильным!

    4. Номер счета-фактуры

    Затем слева от счета под всей контактной информацией добавьте номер счета.

    Что такое номер счета? Это просто идентификатор, который помогает вам отслеживать ваши счета. Неважно, какую систему нумерации вы используете, просто убедитесь, что она идет в последовательном порядке, чтобы не запутаться.

    Например, если это ваш первый счет, вы можете начать с #1001. Тогда ваш следующий счет будет #1002, даже если он для другого клиента. Каждому счету присваивается номер, поэтому вы можете легко отследить, кто оплатил, а кто не оплатил.

    Это размещение упрощает отслеживание важной информации — как для вас, так и для получателя.

    5. Дата составления

    Добавьте дату, которая показывает, когда вы отправили счет клиенту.

    Строка «дата подготовки» важна, потому что вам нужно будет ссылаться на нее, если клиент долго не платит вам. Мы рассмотрим это в ближайшее время в соответствии с условиями оплаты.

    6. Срок оплаты

    Укажите, когда именно должен быть произведен платеж. Срок выполнения полностью зависит от вас, но большинство фрилансеров (и систем выставления счетов) используют 30-дневный, 45-дневный или 60-дневный график.Вы также можете сделать счет-фактуру «К оплате при получении», чтобы получатель должен был оплатить счет в кратчайшие сроки.

    Ваш клиент уже не в первый раз слышит о сроке. Когда вы согласились выполнить работу — и, надеюсь, подписали контракт или, по крайней мере, согласовали условия по электронной почте — вы должны были установить с клиентом ожидания относительно условий оплаты.

    Если клиент не платит вовремя, вы можете вернуться к этой дате оплаты, а также к подготовленной дате, если это необходимо.

    7.Варианты оплаты

    Обычно клиенту полезно указать варианты оплаты: предпочитаете ли вы оплату наличными, чеком, кредитной картой или такой службой, как PayPal.

    (Если PayPal является вашим предпочтительным способом оплаты, было бы разумно добавить ваш адрес электронной почты PayPal в счет, чтобы они отправили платеж в нужное место. )

    Некоторые компании предлагают прямой депозит, если вы работаете на них на регулярной основе, но, скорее всего, вам придется отправлять счет для запроса оплаты каждый раз, когда вы завершаете проект.

    8. Условия оплаты

    Наряду с требуемым сроком оплаты вы можете указать, взимаете ли вы плату за просрочку платежа по счетам, которые оплачены с просрочкой. Некоторые фрилансеры используют эту стратегию, чтобы добиться своевременного получения оплаты. Типичная плата за просрочку платежа составляет 20 процентов от суммы счета-фактуры.

    Если вы решите использовать комиссию за просрочку платежа, мы рекомендуем хотя бы один или два раза напомнить клиенту о том, что счет просрочен, и дать ему возможность оплатить его без комиссии.

    Хотя очевидно, что важно, чтобы вам платили, вы также хотите поддерживать отношения с клиентом, чтобы в будущем вас снова пригласили работать с клиентом.

    9. Распределение услуг

    Наконец, добавьте разбивку оказанных услуг, чтобы клиент точно знал, за что он платит.

    Если клиент нанял вас для нескольких услуг, добавьте каждую из них в новую строку, чтобы ее было легко усвоить.

    10.Сумма к оплате

    Конечно, не забудьте добавить, сколько клиент вам должен!

    Если ваша разбивка услуг включает несколько элементов, укажите стоимость каждого из этих элементов. Это может быть стоимость услуги или количество часов, которые вы отработали по согласованной ставке.

    Наконец, подсчитайте все эти позиции, чтобы показать полную сумму к оплате. Выделите эту сумму жирным шрифтом для акцента, чтобы ее было легко увидеть в счете, когда клиенту нужно выяснить, сколько платить.

    11. Спасибо

    Почему бы не добавить индивидуальный подход, чтобы поддерживать отношения с клиентами?

    Под итоговой суммой добавьте благодарственное письмо. Или, если вам нужно включить какую-либо дополнительную информацию или напоминания, это также хорошее место, чтобы добавить это.

    Как отправить счет

    Если вы пишете счет от руки, экспортируйте его в формате PDF, чтобы получатель не мог его изменить. Затем отправьте счет в формате PDF своему клиенту в качестве вложения по электронной почте.

    Один из советов, если вы выставляете счет по электронной почте, заключается в том, чтобы указать номер счета и сумму в строке темы электронного письма.Таким образом, вам и вашему клиенту будет легко найти, что увеличивает шансы на то, что вам заплатят вовремя.

    Когда отправлять счет

    Когда вы согласовываете с клиентом условия вашей работы и подписываете контракт, вы должны указать, как часто вы планируете выставлять счета и когда вы должны получать оплату. Например, для повторяющейся работы вы можете согласиться выставлять счет первого числа каждого месяца или раз в две недели, чтобы получать оплату каждую вторую пятницу.

    Для разовых заданий наиболее распространенной практикой является выставление счета после завершения работы.Однако, если вы не уверены, вы можете просто спросить своего клиента: «Завершена ли наша работа? Прислать вам счет?

    Для крупных внештатных работ, таких как задания, за которые вы и ваш клиент договорились о вознаграждении в размере 1000 долларов США или более, вы можете выставлять счета несколько раз в течение всего проекта. Например, вы можете выставить счет на половину стоимости в начале, а затем на половину, когда проект будет завершен. Или вы и ваш клиент можете договориться об этапах, которые гарантируют оплату, таких как окончание плана для длинного проекта или завершение черновика работы.

    Когда выставлять счет, решать вам; просто убедитесь, что вы и ваш клиент согласны с этим, прежде чем приступить к работе.

    В любом случае выставляйте счета своим клиентам последовательно. У вас больше шансов получить оплату вовремя, если ваш клиент получает счета регулярно , а не время от времени.

    Используйте систему выставления счетов, чтобы упростить этот процесс

    Хотя вы можете создать счет-фактуру самостоятельно или использовать бесплатный шаблон счета-фактуры Google Docs, часто проще использовать генератор счетов-фактур.Эти системы обычно включают в себя и другие функции, полезные для фрилансеров, например, отслеживание времени.

    Программное обеспечение для выставления счетов создает для вас счет. Вы добавляете информацию, и она выглядит профессионально.

    Он также хранит эту информацию, поэтому, если вы отправляете другой счет тому же клиенту, вам не нужно вводить его снова. Хранение всех ваших счетов в одном месте также может быть полезным, и большинство программ для выставления счетов покажет вам, какие из них уже оплачены, а какие ожидают оплаты или просрочены.

    Существует множество инструментов на выбор, и мы описали некоторые из наших любимых, включая Harvest, Freshbooks и ZoHo, в этом посте о вариантах генератора счетов. Многие из них предлагают бесплатный вариант или, по крайней мере, бесплатную пробную версию.

    Первоначальная версия этой истории была написана Кэрри Смит. Мы обновили пост, чтобы он был более полезен для наших читателей.

    Фото: Andrey_Popov/Shutterstock

    Генератор счетов HubSpot

    1. Стандартный счет-фактура
    2. Транспортная накладная
    3. Счет за услуги
    4. Счет-проформа
    5. Коммерческий счет-фактура
    6. Повторяющийся счет-фактура

    Стандартный счет-фактура является наиболее распространенным типом счета-фактуры.Стандартный счет-фактура включает в себя всю основную информацию, необходимую для заполнения счета-фактуры, включая контактную информацию покупателя и продавца, номер счета-фактуры, дату счета-фактуры, детализированные покупки и четко определенную промежуточную сумму.

    Отгрузочная накладная служит официальным соглашением об оплате проданных товаров между продавцом и покупателем. В счетах за доставку информация обычно включает стоимость и количество каждого товара, промежуточную сумму после вычета сборов за доставку и налогов, контактную информацию обеих сторон, а также дату и номер счета.

    Счет за обслуживание часто используется сервисными предприятиями, которые выставляют клиентам счета на основе почасовой ставки за услуги, такие как консультанты, графические дизайнеры, разработчики веб-сайтов, юристы, техники по ремонту автомобилей и т. д. В счетах за услуги промежуточный итог отражает потраченные оплачиваемые часы.

    Счет-проформа лучше всего подходит для сравнения с предложением или оценкой. Тип счета-проформы часто используется в качестве первого шага в согласовании соглашения об оплате и не считается настоящим счетом-фактурой, поскольку он не требует оплаты.

    Коммерческий счет-фактура используется таможней в случаях экспорта товаров через международные границы. Коммерческий счет-фактура содержит многие элементы стандартного счета-фактуры, в дополнение к стране-производителю товаров, для чего используются предметы, коды Гармонизированной системы (если они известны), количество упаковок и их общий вес, а также причина экспорта.

    Периодический счет обычно содержит фиксированную цену и отправляется ежемесячно за арендованные товары или услуги, такие как квартира, программное обеспечение для бизнеса, счета за мобильный телефон и т. д.Повторяющиеся счета будут отправляться до тех пор, пока не истечет срок действия контракта или подписки клиента.

    Как создать счет для платежной формы?

    Jotform теперь предлагает владельцам форм возможность создавать счета для своих платежных форм. Помимо экономии времени на поиск альтернатив и обходных путей, это также значительно снижает затраты, связанные с оплатой сторонних поставщиков счетов. Вы можете создавать счета для всех наших планов, даже для бесплатного плана.

    Вы можете создавать свои счета с нуля, но вы также можете выбрать из нашей коллекции сотен шаблонов PDF.

    Чтобы создать счет, выполните следующие действия:

    1. После настройки поля оплаты нажмите  Настройки оплаты .

    2. Перейдите на вкладку Счет-фактура .

    3. Переключить Включить счет-фактуру на Да .

    4. Вы можете ввести информацию о своей компании в следующие поля. Эта информация будет отображаться в ваших счетах-фактурах.

    Первые несколько полей просты, поэтому давайте перейдем к кнопке Предварительный просмотр счета-фактуры .При нажатии на кнопку откроется редактор PDF с шаблоном счета по умолчанию:

    .

    Как упоминалось выше, вы можете настроить счет-фактуру аналогично тому, как вы можете настроить PDF-копии отправленных форм. Вы также можете применить другой шаблон PDF.

    При включении выставления счетов в разделе Элементы формы появляются следующие элементы:

    Вы можете разместить их в любом месте накладной.

    Перейдем к Прикрепить к электронной почте.

    Этот параметр включен по умолчанию, и выбраны электронные письма с уведомлением и автоответчиком.На вкладке Электронные письма вы можете изменить свой выбор и настроить свои электронные письма:

    Параметр Создать уникальный номер счета-фактуры по умолчанию пуст.

    Щелчок + Добавить поле уникального идентификатора добавляет в форму виджет Уникальный идентификатор.

    Связанное руководство: Как добавить настраиваемые уникальные идентификаторы в отправку формы

    Этот уникальный идентификатор счета-фактуры будет отображаться в верхней части счета-фактуры.

     И все. Теперь вы можете создать счет для ваших платежных форм.

    6 распространенных проблем с выставлением счетов и способы их решения

    Ваша компания может отлично работать, иметь преданных своему делу членов команды и обслуживать большую группу клиентов, но если ее функция выставления счетов не работает должным образом, вы не сможете долго оставаться в бизнесе.

    Выставление счетов является основополагающим для любой компании. Процесс также требует точности и своевременности. Сделаете это неправильно, и вам не заплатят или вам заплатят за ваши продукты или услуги с опозданием, что действительно повлияет на ваш денежный поток.А когда вам не платят, вы не можете компенсировать своих сотрудников или покрыть накладные расходы.

    Ошибки в процессе выставления счетов также могут вызвать у клиентов подозрения в отношении вашей деловой практики. Повторяющиеся ошибки поднимут эти потенциальные красные флажки еще выше и заставят ваших клиентов переосмыслить, хотят ли они иметь с вами дело (или нет).

    Хорошей новостью является то, что есть шаги, которые вы можете предпринять, чтобы уменьшить количество ошибок в счетах и ​​повысить уровень доверия среди вашей клиентской базы.

    6 Проблемы с выставлением счетов и решения

    1. Отсутствующие счета

      Если счета не доходят до предполагаемых получателей, они не будут оплачены. И если вы используете условия оплаты net 30 со своими клиентами — и вы не получаете автоматических подтверждений получения — то может пройти месяц или больше, прежде чем вы даже поймете, что счет отсутствует.Это может существенно повлиять на денежный поток, не говоря уже о том, что вам придется заново начинать процесс выставления счетов.

      Избегайте этой проблемы, используя финансовое программное обеспечение, которое не только автоматически отправляет счета по почте или напрямую нужному лицу в отделе кредиторской задолженности вашего клиента, но также предупреждает вас, когда счет был открыт и просмотрен. Убедитесь, что с учетной записью каждого клиента связан правильный адрес электронной почты, и что вы регулярно проверяете наличие «непросмотренных» счетов.Это сигнал о том, что они не принимаются и не рассматриваются. Ищите автоматизированную систему, которую можно настроить, чтобы помечать и предупреждать вас, когда счета-фактуры не просматриваются в течение определенного периода времени.

    2. Запутанные счета

      Хотя язык, используемый в ваших счетах-фактурах, может быть вам достаточно понятен (мы выполнили X работу в обмен на X долларов), ваши клиенты могут рассматривать эти сообщения с другой точки зрения.Это может привести к путанице со счетами, и это особенно проблематично, если вы продаете несколько разных продуктов или услуг одному и тому же клиенту и выставляете им счета несколько раз.

      Обойти эту проблему, максимально четко указав язык и формат выставления счетов, а также используя исходный заказ на поставку (PO), смету работ или другую документацию для составления описаний. Сделав счет-фактуру максимально простым для понимания, процесс утверждения пройдет более гладко, потому что и бухгалтерия, и утверждающий точно понимают, за что они платят.

    3. Отсутствующие данные

      Если вы хотите, чтобы ваши счета оплачивались вовремя и без необходимости дополнительного вмешательства человека, они должны быть точными. Когда данные, необходимые клиентам для обработки счетов, отсутствуют, есть большая вероятность, что ваш платеж будет отложен до тех пор, пока кто-то не выяснит проблему.

      Например, вместо того, чтобы просто использовать «при получении» в качестве срока оплаты, укажите очень точное время, когда счет должен быть оплачен. Это поможет вашим клиентам управлять своими графиками платежей, не гадая, когда на самом деле должен быть выставлен счет. Обратите внимание на любые скидки или поощрения за досрочную оплату, а также штрафы за просрочку и типы принимаемых платежей.

      Наличие согласованных, обновленных данных в ваших системах имеет решающее значение, поэтому полезно иметь систему планирования ресурсов предприятия (ERP), чтобы связать все это воедино.Ваша автоматизированная система должна помечать эти типы проблем для вас, или вы можете просмотреть их вручную, чтобы убедиться, что все поля заполнены логичной и актуальной информацией. В любом случае, разработайте процесс тщательной проверки данных счета, прежде чем нажать «Отправить».

      • Подробный, детализированный список позиций, по которым выставляются счета.
      • Дата выставления счета-фактуры.
      • Структура выставления счетов: вы взимали почасовую оплату или по проекту? Есть ли заложенные сборы?
      • Какие виды платежей принимаются и как именно платить.
      • Срок выполнения — здесь важна ясность. Общие фразы, которые могут вызвать путаницу, включают: «Срок X дней с момента получения. «, «первый рабочий день» и «конец месяца». Все расплывчато. Вместо этого используйте «В срок X дней с даты выставления счета».
      • Любые скидки или другие поощрения за досрочную оплату.
      • Подробная информация о позднем штрафе, если применимо.
    4. Ошибки в счете-фактуре

      Ошибки случаются.Возможно, вы забыли перечислить услуги, которые выполняли члены команды, или, возможно, вы не поняли, что вашему клиенту нужно, чтобы его заказ на покупку был напечатан в счете-фактуре определенным образом. Возможно, вы дважды взимали плату за один и тот же продукт или услугу или, возможно, вы поставили десятичную точку не в том месте, что фактически превратило эту услугу в 1000 долларов в обязательство в 10 000 долларов.

      Вы можете свести к минимуму или устранить ошибки в счетах-фактурах, используя автоматизированную финансовую платформу, которая выполняет расчеты за вас, предупреждает вас, когда поля формы остаются незаполненными, и включает специфические требования клиента, такие как требуемый номер заказа на покупку.Если вы управляете счетами вручную, обязательно перепроверьте свои расчеты и убедитесь, что все поля заполнены перед отправкой.

      Взяв этот «последний взгляд» на свою работу, вы сможете значительно сократить количество денежных переводов, задержанных из-за ошибок в счетах.

    5. Повторяющиеся ошибки счета

      Как уже упоминалось, неправильное ценообразование, неточные расчеты, отсутствие сроков оплаты и другие упущения могут привести к задержкам платежей, которые не может себе позволить ни одна компания. Когда эти ошибки повторяются снова и снова, они вызывают недоверие среди ваших клиентов. Когда финансовый специалист должен потратить время на то, чтобы вернуться назад и выяснить проблему, определить, сколько циклов было затронуто, рассчитать необходимые корректировки и убедиться, что это не повторится, вы тратите этому клиенту много времени. Даже когда ошибки непреднамеренны, вы можете испортить отношения или даже потерять этого клиента.

      Чтобы предотвратить повторяющиеся ошибки, покопайтесь и выясните первопричины.Одноразовые исправления просто пустая трата времени. Например, если ваша автоматизированная система извлекает информацию о ценах из базы данных, которая не обновлялась шесть месяцев, приостановите выставление счетов до тех пор, пока база данных не будет обновлена. Или, если ваши счета-фактуры, сгенерированные вручную, подвержены математическим проблемам, перепроверьте каждый из них перед отправкой. Наличие счастливого клиента, который платит быстро, будет стоить потраченного дополнительного времени.

    6. Неверная или отсутствующая контактная информация

      Большинство компаний имеют специальный почтовый ящик или сотрудника для получения всех входящих счетов.В крупных компаниях этой задачей может заниматься несколько человек в различных корпоративных подразделениях. Если ваш счет не доходит до нужного человека, есть большая вероятность, что он попадет в «кучу потерянных писем» счетов, которые никогда не будут оплачены. Если вы не ожидали, что вам заплатят раньше, чем через 30+ дней после отправки счета, пройдет как минимум месяц, прежде чем вы обнаружите проблему.

      Решите проблему заблаговременно, подтвердив и повторно подтвердив правильного получателя ваших счетов-фактур, зная, что за вашей учетной записью может быть закреплено несколько разных сотрудников, в зависимости от диверсификации ваших продуктов и услуг. Также помните, что люди переходят на новые должности или вообще увольняются из компании, поэтому регулярно просматривайте и обновляйте контакты, скажем, каждые 6–12 месяцев.

    Если вы совершаете какие-либо или все ошибки при выставлении счетов, описанные в этой статье, подумайте о том, как эти, казалось бы, незначительные ошибки влияют на ваш денежный поток и прибыль. Возможно, что еще более важно, подумайте, как они негативно влияют на ваши отношения с клиентами.Следуя изложенным здесь советам, вы сможете обойти многие из этих проблем, улучшить отношения с клиентами и сделать организацию более прибыльной.

    .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.