Заполнение путевых листов
Первичным учетным документом, которым оформляется работа автотранспортного
средства, является путевой лист. Формы путевых листов, подлежащие использованию
организациями, осуществляющими перевозку грузов и (или) пассажиров
автомобильным транспортом, утверждены постановлением Министерства финансов
Республики Беларусь от 31 марта 2000 г. № 31 «Об утверждении бланков путевых
листов и инструкций по их заполнению» (далее — постановление № 31).
Бланки путевых листов изготовлены в соответствии с Положением об основных
требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а
также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденным
постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от марта 2002 г. № 29.
Указанные бланки путевых листов содержат все реквизиты и дополнены
определенными элементами защиты.
Утвержденные в установленном порядке типовые формы путевых листов обязательны
к применению всеми организациями независимо от организационно-правовой формы и
индивидуальными предпринимали.
Служебный легковой автомобиль
Пунктом 1. 1 Инструкции по изготовлению, учету,заполнениюи обработке путевых
листов служебного легкового автомобиля, утвержденной постановлением № 31 (далее
— Инструкция), установлено, что к служебным легковым автомобилям (далее —
служебныйавтомобиль) относятся легковые автомобили вместимостью до 9 мест,
включая место водителя, используемые в служебных целях.
Бланки путевых листов должны храниться у юридического лица или индивидуального
предпринимателя и по мере потребности выдаваться под расписку лицу,
ответственному за эксплуатацию служебных автомобилей. Путевые листы служебного
автомобиля форм 6 и 7 выдаются водителю под расписку уполномоченным на то
должностным лицом при условии, что предыдущий путевой лист сдан на обработку.
Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них
сведений несут руководитель юридического лица или индивидуальный
предприниматель, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица,
обеспечивающие эксплуатацию служебных автомобилей.
Путевые листы оформляются не только на автомобили, принадлежащие организации,
но и на личные автомобили работников, используемые в служебных целях, а также
на их автомобили, взятые в аренду.
Форма 6 путевого листа служебного автомобиля
Путевой лист служебного автомобиля формы б применяется при использовании
легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного
или нескольких заказчиков в течение 1 дня. Таким образом, оформление нового
бланка путевого листа данной формы осуществляется ежедневно.
До выдачи путевого листа водителю диспетчер (или другое уполномоченное на то
лицо) заполняет следующие его реквизиты:
• на лицевой стороне записывается дата выдачи (число, месяц, год), совпадающая
с датой регистрации путевого листа в журнале выдачи путевых листов водителям;
наименование предприятия (организации), его адрес и телефон; марка автомобиля,
его государственный и гаражный номера; фамилия и инициалы водителя, его
табельный номер и номер водительского удостоверения;
• в разделе «Задание водителю» указываются в соответствующих строках
наименования заказчиков или фамилии, инициалы и должности ответственных лиц
предприятий (учреждений), в распоряжение которых поступает автомобиль, а также
адреса подачи автомобиля.
Если автомобиль заправляется в гараже перед выездом,
то заправщикдо выезда автомобиля на линию в разделе «Заправка
топливно-смазочными материалами (ТСМ)» записывает в соответствующие графы марку
ТСМ, номер заправочного листа, количество выданных ТСМ. Диспетчер записывает в
графе «Время выезда» фактическое время выезда и заверяет все записи своей
подписью или штампом в соответствующей строке. Механик (или другое
уполномоченное на то лицо) записывает в соответствующие графы на лицевой
стороне путевого листа показания спидометра и количество топлива, находящегося
в топливном баке при выезде, затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в
технически исправном состоянии, разрешение на выезд и правильность всех
сделанных им записей своей подписью или штампом в соответствующей строке.
Водитель ставит свою подпись в строке «Водитель», удостоверяя тем самым
принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на
работу.
Во время работы автомобиля на линии в разделе «Выполнение задания» на
оборотной стороне путевого листа водителем при использовании служебного
автомобиля в пределах городской черты в графах «откуда» и «куда» производится
запись «По городу».
В других случаях по каждой ездке указывается соответственно
наименование начального и конечного пунктов маршрута, а также отмечается время
отправления с начального пункта и прибытия наконечный пункт. Лица,
пользовавшиеся служебным автомобилем, удостоверяют правильность записей,
сделанных водителем, своими подписями в соответствующих строках графы «Подпись
заказ вразделе «Прочие отметки» уполномоченное на лицо записывает причину, дату
и время начала и окончания простоя и подтверждает сделанную своей подписью.
Сюда же записываются сведения, предусмотренные формой путевого листа (отмети
органов ГАИ, Транспортной инспекции и др. ).
При возвращении автомобиля с линии водитель строке «Автомобиль сдал» своей
подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик заполняет в
соответствующих строках показания спидометра, остаток топлива в баке автомобиля
и удостоверяет правильность заполнения этих реквизитов, а также прием
автомобиля от водителя своей подписью.
Диспетчер отмечает в соответствующей
строке в левой части лицевой стороны путевого листа фактически время
возвращения и удостоверяет правильностью записи своей подписью.
При обработке путевого листа уполномоченное на то лицо обрабатывает путевой
лист и соответствующие ему документы, рассчитывает и заполняя данные реквизитов
разделов «Расход топлива»,«Результаты работы автомобиля за смену» и
подтверждает правильность произведенных расчетов своей подписью на оборотной
стороне путевого листа. При автоматизированной обработке путевого листа разделы
«Результаты работы автомобиля за смену», «Расход топлива», «Для расчетов»
заполняются, т. к. их расчет производится с использованием ЭВМ.
Форма 7 путевого листа служебного автомобиля
Путевой лист служебного автомобиля формы 7 применяется при использовании
легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного
заказчика в течение нескольких дней. Оформление нового бланка путевого листа
данной формы осуществляется при смене заказчика либо при отсутствии места для
внесения новых записей в прежнем бланке путевого листа.
Заказчиком могут
выступать как сторонние организации, так и отдельные службы организации или ее
работники.
До выдачи путевого листа водителю диспетчером на лицевой стороне путевого
листа записываются дата его выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой его
регистрации в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование предприятия
(организации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и
гаражный номер; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер
водительского удостоверения. В строке «Автомобиль направлен в распоряжение»
указываются наименование заказчика или фамилия, инициалы и должность
ответственного лица предприятия, в распоряжение которого поступает автомобиль,
а также адрес подачи автомобиля.
До выезда автомобиля на линию ежедневно заправщик, если автомобиль
заправляется в гараже перед выездом, в графу «Марка топлива» записывает марку
топлива, а в графу «Количество, л» — количество выданного топлива и
удостоверяет правильность записи своей подписью в графе «Подпись заправщика,
№чека АЗС».
Диспетчер заполняет графы «Число», «Время выезда», «Показания
спидометра при выезде», «Остаток топлива при выезде». Механик сопоставляет
показания спидометра и остатка топлива в баке автомобиля при выезде,
перенесенные диспетчером из предыдущего путевого листа (за предыдущий день при
возвращении), с фактическими. Затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в
технически исправном состоянии, разрешение на выезд автомобиля и правильность
всех сделанных записей в графе «Автомобиль технически исправен. Выезд
разрешен». Водитель своей подписью в графе «Автомобиль в технически исправном
состоянии принял» удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном
состоянии и получение задания на работу.
Ежедневно при работе автомобиля на линии на оборотной стороне путевого листа в
разделе «Выполнение задания» водителем в графе 22 (28) указывается число
месяца. По каждому числу месяца при использовании служебного автомобиля в
пределах городской черты в графах 24 (30) и 25 (31) производится запись «По
городу».
В графе 26 (32) указывается суммарный пробег автомобиля по городу, в
других случаях по каждой ездке в графах 24 (30) и 25 (31) указывается
соответственно наименование начального и конечного пунктов маршрута, а в графе
26 (32) — расстояние между ними. В разделе «Прочие отметки» уполномоченное на
то лицо записывает причину, дату и время начала и окончания простоя и
подтверждает запись своей подписью. Сюда же записываются отметки органов,
контролирующих работу автомобиля.
При возвращении автомобиля с линии ежедневно водитель в графе «Автомобиль
сдал» в соответствующей строке своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля
механику. Механик заполняет графы «Показания спидометра при возвращении»,
«Остаток топлива при возвращении», удостоверяет правильность заполнения этих
реквизитов, а также подтверждает прием автомобиля от водителя своей подписью в
графе «При возвращении автомобиль принял». Диспетчер заполняет графы «Время при
возвращении», «Время в наряде» (гр.
4 = гр. 3 -гр. 2), «Суточный пробег» (гр. 7
= гр. 6 — гр. 5), «Расход топлива по норме» (гр. 14 = линейная норма • гр. 7),
«Расход топлива фактически» (гр. 15 = гр. 8 + гр. 12 — гр. 9), «Расход топлива
— экономия, перерасход» — экономия (+) или перерасход (-) (гр. 16 = гр. 14 —
гр. 15) и удостоверяет правильность заполненных реквизитов своей подписью в
графе «Подпись диспетчера». При этом графы 4,7,14,15 и 16 заполняются при
ручной обработке путевого листа. При автоматизированной обработке раздел «Для
расчетов», а также суммирующая строка раздела «Работа водителя и автомобиля» не
заполняются.
После сдачи водителем путевого листа диспетчер при ручной обработке суммирует
данные граф 4, 7, 12,14,15 и 16 за весь период действия путевого листа,
производит расчет заработной платы в разделе «Для расчетов» и подтверждает
правильность произведенных расчетов своей подписью на оборотной стороне
путевого листа.
Особенности оформления
При поездках служебного автомобиля в пределах города, в котором находится
организация (подразделение организации, к которому приписан автомобиль), в
графе «Маршрут следования» производится запись «По городу».
Адреса маршрута
следования не указываются. При поездке служебного автомобиля за пределы города,
в котором находится организация, в данной графе указывается наименование
начального и конечного пунктов маршрута (город, улица, дом, организация).
Наиболее существенной информацией, содержащейся в путевом листе, являются
показания спидометра, свидетельствующие о пробеге автомобиля. Например, в
некоторых случаях в путевых листах формы 6 не указываются показания спидометра,
т. к. на их оборотной стороне фиксируются маршруты движения в километрах между
пунктами назначения.
Данные реквизитов «Показание спидометра при выезде» и «Показание спидометра по
возвращении» путевого листа являются обязательными независимо от произведенных
записей в других подтверждающих документах. Снятие этих показаний позволяет
сверить общий пробег за рабочий день с данными о выполнении задания по
отдельным маршрутам и произвести расчет затрат на ГСМ.
При использовании служебного автомобиля для перевозки мелкогабаритных грузов
необходимоприменять путевые листы служебного легкового автомобиля формы 6 или
формы 7, а не путевыелисты грузового автомобиля.
Грузовой автомобиль
Путевой лист грузового автомобиля является основным первичным учетным
документом, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной (ТТН) при
перевозке товарных грузов или актом замера (взвешивания) при перевозке
нетоварных грузов показатели для учета работы грузовых автотранспортных средств
и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю,
осуществления расчетов за перевозки грузов и формирования статистической
отчетности.
Путевые листы форм 3(с) и 3(п) выдаются водителю под расписку уполномоченным
на то лицом только на 1 рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа
за предыдущий день работы. На более длительный срок путевые листы выдаются
только в том случае, если выполняются междугородные перевозки в течение более
суток.
При работе автомобиля вне места расположения перевозчика сроком более суток в
составе группы автомобилей путевые листы на весь срок получает старший группы,
который ежедневно выдает путевые листы каждому водителю в отдельности после
сдачи путевого листа за предыдущий день работы.
Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь дату выдачи, штамп и печать
перевозчика.
Путевой лист типовой формы 3(с)
На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его
выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой его регистра в диспетчерском
журнале. Заполняется строка «Режим работы» (работа в будние дни, командировка,
суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени и т. д. ),
в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю. В
строке «Лицензионная карточка» записывается ее номер, если перевозки
выполняются в междугородном сообщении. Обязательно записываются государственный
номер и марка автомобиля, а также гаражный номер автомобиля для
автоматизированного учета его работы, фамилия, инициалы водителя и номер его
водительского удостоверения. Одновременно в этой строке записывается класс
водителя для установления размера доплаты за классность при ручной обработке
путевого листа.
В строке «Табельный номер» записывается идентификационный
номер, присвоенный водителю на предприятии. Записываются государственный номер
и марка прицепа или полуприцепа, выпускаемого на линию с автомобилем, а также
гаражный номер прицепа или полуприцепа для автоматизированного учета его работы.
Должны быть записаны время выезда и возвращения автомобиля по графику;
показания спидометра при выезде автомобиля на линию (переносится показание
спидометра при возвращении с линии из путевого листа за предыдущий день работы).
Заполняются данные по заказчику. На основании заявок записывается наименование
заказчика, враспоряжение которого должен прибыть водитель для выполнения
задания, дата и время прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке или
графику работы автомобиля по условиям договора соответственно. Наименование
представленного к перевозке груза в соответствии с заявкой заказчика или
договора должно быть указано в путевом листе, на основании чего водителем
выполняется соответствующая подготовка.
На основании справочников и таблиц расстояний, актов замера расстояний на
месте или по карте курвиметром записывается расстояние в километрах между
пунктами перевозки. Эти реквизиты служат для определения количества топлива для
выполнения перевозки. Дежурный механик при выпуске автомобиля на линию сверяет
фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями, перенесенными
диспетчером в данный путевой лист из путевого листа за предыдущий день работы,
и удостоверяет своей подписью или личным штампом достоверность сделанных
записей. В случае несоответствия наличия топлива в баках автомобиля при выезде
показанию остатка топлива, указанному диспетчером в путевом листе, механик
совместно с водителем составляет акт установленной формы, после чего в путевой
лист вносится показание остатка топлива согласно акту. В нижней части путевого
листа в строке «Выдать топлива» диспетчером записывается необходимое для
выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий день,
а в строке «Подпись диспетчера» диспетчер удостоверяет своей подписью
правильность заполненных им реквизитов и наличие у водителя водительского
удостоверения.
Если автомобиль заправляется непосредственно перед выездом на
линию, то заправщик в разделе «Движение ТСМ» записывает в соответствующие графы
марку и количество выданного топлива или смазочных материалов и удостоверяет
правильность записей своей подписью. При заправке в гараже графа 7
«Пунктзаправки» не заполняется.
До выезда автомобиля на линию в нижней части путевого листа медицинский
работник подписью личным штампом удостоверяет возможность допуска водителя по
состоянию здоровья к управлению автомобилем. Механик указывает фактическое
время выезда автомобиля на линию, также ставятся отметки об исправности
автомобиля, показания спидометра. Водитель должен подтвердить подписью то, что
автомобиль принят в исправном состоянии.
На линии записывается фактическое время прибытия автомобиля в пункт погрузки с
момента предъявления путевого листа для определения времени простоя под
погрузкой. Записывают все номера ТТН, относящиеся к данному заезду или ездке, а
в случае перевозки нетоварных грузов по групповому акту геодезического замера —
номер этого акта.
При возвращении автомобиля записываются фактическое время возвращения
автомобиля и показания спидометра. Ставятся подписи, удостоверяющие сдачу
автомобиля в исправном состоянии. В случае неисправности автомобиля оформляется
заявка на ремонт.
После сдачи путевого листа записываются расстояния, коэффициент изменения
нормы расхода топлива. В разделе «Последовательность выполнения задания»
диспетчер записывает общее количество ездок, общее количество сданных ТТН. При
автоматизированной обработке путевых листов диспетчеру необходимо произвести
кодирование информации -заполнение граф:
1) код режима работы;
2) код марки автомобиля;
3) код марки прицепа;
4) код марки ТСМ;
5) код причины простоя.
При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Результаты работы
автомобиля и прицепа» и «Для расчетов» не заполняются. При ручной обработке
используются все данные из путевого листа и приложенных товарно-транспортных
документов.
Таксировщик заполняет данные реквизитов разделов «Результаты работы
автомобиля и прицепа» и «Для расчетов».
Путевой лист типовой формы 3(п)
На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его
выдачи, совпадающая с датой его регистрации в диспетчерском журнале,
заполняется наименование режима работы, указывается номер лицензионной карточки
(при необходимости) , данные автомобиля и водителя, время прибытия к заказчику
и отбытия от него. На основании заявки заказчика записывается наименование и
адрес заказчика, в распоряжение которого должен прибыть водитель для выполнения
задания. Указывается количество часов работы согласно заявке (заказу) или
условиям договора, число ездок между пунктами погрузки и разгрузки, необходимое
для выполнения задания. По согласованию с перевозчиком заказчик может изменить
задание водителю с соответствующей записью в разделе «Особые отметки».
Дежурный механик при выпуске автомобиля на линию сверяет фактическое наличие
топлива в баках автомобиля с показаниями, перенесенными диспетчером в путевой
лист из путевого листа за предыдущий день работы, и удостоверяет своей подписью
или личным штампом достоверность сделанных записей.
В нижней части путевого
листа диспетчер записывает необходимое для выполнения задания количество
топлива с учетом его остатка за предыдущий день, и удостоверяет своей подписью
правильность заполненных им реквизитов и наличие у водителя водительского
удостоверения.
В отрывном талоне заказчика в соответствующих строках записываются
наименование перевозчика, марка и государственный номер автомобиля и прицепа
(полуприцепа), номер путевого листа и дата его выдачи.
Перечисленные реквизиты в обязательном порядке отражаются и в талоне заказчика
на путевом листе. Заполнение талонов производится под копирку.
До выезда автомобиля на линию медицинский работник подписью или личным штампом
удостоверяет возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению
автомобилем. Удостоверяется исправность автомобиля.
На линии заполняется раздел «Маршрут следования», где указывается адрес
начальных и конечных пунктов маршрута по каждой ездке.
Заказчик по завершению
работы автомобиля в отрывном талоне в соответствующие графы записывает время
прибытия к заказчику и убытия от него, показания спидометра. Если на автомобиле
перевозились товарно-материальные ценности, то в отрывном талоне заказчиком
записываются номера ТТН, указывается их количество, а также суммарное
количество ездок за рабочий день. Копии ТТН прилагаются к путевому листу. Все
реквизиты отрывного талона должны быть отражены и в талоне заказчика на путевом
листе. Заполнение талонов производится под копирку.
При возвращении автомобиля указывается фактическое время возвращения
автомобиля, количество оставшегося топлива. Все данные подтверждаются подписью.
После сдачи путевого листа записываются расстояния, коэффициент изменения
нормы расхода топлива. При автоматизированной обработке путевых листов
диспетчеру необходимо произвести кодирование информации — заполнение граф:
1) код режима работы;
2) гаражный номер автомобиля;
3) табельный номер водителя;
4) гаражный номер прицепа.
Затем информация заносится в компьютер, обрабатывается по заданным алгоритмам
и результаты расчетов направляются работникам соответствующих служб.
При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Таксировка»,
«Зарплата», «Результаты работы автомобиля и прицепа» не заполняются.
При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных
товарно- транспортных документов. Таксировщик обрабатывает путевой лист и
соответствующие ему документы, рассчитывает и заполняет реквизиты разделов
«Талон заказчика» («Расчет стоимости автоуслуг»), «Результаты работы автомобиля
и прицепа», «Таксировка», «Зарплата».
Путевой лист типовой формы 4
На лицевой части путевого листа в соответствующих строках записываются:
* номер лицензионной карточки;
* номера разрешений для въезда на территорию иностранных государств или
проезда через них транзитом и даты их выдачи;
* срок командировки водителей;
* номер и дата подачи заявки заказчиком на перевозку груза;
* дата и номер приказа перевозчика на выезд автомобиля.
Записывается марка автомобиля, прицепа или полуприцепа, их гаражные и
государственные номера, фамилии и инициалы водителей, номера их водительских
удостоверений, показания спидометра при выезде автомобиля, которые
переписываются в данный путевой лист из предыдущего. В графу 10 записываются
планируемые дата и время выезда автомобиля на линию, дата и время его
возвращения с линии.
Механик при выпуске автомобиля на линию сверяет фактическое наличие топлива в
баках автомобиля с показаниями остатка топлива.
В нижней части путевого листа в строке «Выдать топлива» диспетчером
записывается необходимое для выполнения задания количество топлива с учетом его
остатка за предыдущий рабочий день.
До выезда из гаража записывается марка топлива, если автомобиль заправляется
непосредственно перед выездом, его количество. Медицинский работник Подписью
или личным штампом удостоверяет возможность допуска водителя по состоянию
здоровья 1управлению автомобилем.
Удостоверяется исправность автомобиля.
На линии при изменении задания записывается наименование нового заказчика.
При замене водителя заполняются фамилия и табельный номер водителя. Также
отражаются наименование страны, наименование начального и конечного пункта, в
котором находится заказчик. При заправке топливом на линии указываются дата
заправки, пункт заправки, марка ТСМ, количество топлива.
В разделе «Опоздания, простои в пути и прочие отметки» записываются причины
простоя, дата и время начала и окончания простоя, а также делаются отметки
органов ГАИ, Транспортной инспекции, заказчиков при отказе от загрузки
автомобиля, различных дорожных, пограничных, таможенных служб и т. п. нижней
части оборотной стороны путевого листа родитель удостоверяет своей подписью
правильность произведенных им записей.
При возвращении автомобиля указываются фактическое время возвращения,
показания спидометра, остаток топлива.
После сдачи путевого листа водителем по справочнику расстояний диспетчер
записывает расстояние между начальным и конечным пунктом на территории каждой
страны.
Заполнение раздела «Результаты работы автопоезда», графы 43 в разделе
«Выполнение задания», а также выполнение расчетов по учету топлива и начислению
заработной платы водителям в разделе «Для расчетов» производится только в том
случае, если обработка путевого листа осуществляется вручную. Правильность
расчетов подтверждается подписями лиц, производивших эти расчеты, в нижней
части оборотной стороны путевого листа.
При автоматизированной обработке путевых листов диспетчеру необходимо
произвести кодирование информации — заполнение граф:
1) гаражный номер автомобиля, прицепа, полуприцепа;
2) табельный номер водителя;
3) код марки ТСМ.
Перечисленная информация заносится в компьютер, обрабатывается по заданным
алгоритмам, и результаты расчетов направляются работникам соответствующих служб
предприятия.
Виктория Литвин, экономист
Производственно-практическое издание Транспорт/ сост. Е. В. Гриценко. — Минск:
КапиталМедиаГрупп, 2011
Путевые листы по-новому
Путевой лист – это транспортный документ, которым оформляется использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки груза или пассажиров (абз.
2 части первой, часть вторая ст. 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-3 «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»).
Важное в статье:
- Путевой лист и необходимость его использования
- Разработка собственной формы путевого листа
- Внесение исправлений в данные путевых листов
- Сроки хранения путевых листов
1. Путевой лист и необходимость его использования
Обязательное использование путевых листов на территории Беларуси отменено с 26 февраля 2018 г. (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»; далее – Декрет № 7).
Важно! Факт использования автомобилей организации и соответствующего расхода топлива должен быть подтвержден документально. Это необходимо в т.ч. для целей налогообложения прибыли организации, так как важно подтвердить производственный характер использования автомобилей. 
Каждая хозяйственная операция оформляется первичным учетным документом (далее – ПУД) (Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон № 57-З).
Путевые листы и ранее не содержали стоимостных показателей израсходованного топлива и не являлись ПУД для списания топлива на затраты. Основанием для списания горюче-смазочных средств (далее – ГСМ) на затраты производства могут служить накопительные ведомости путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133).
Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст.
10 Закона № 57-З. Разработанные организацией для применения формы ПУД включаются в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).
Таким образом, для целей бухгалтерского и налогового учета по-прежнему нужен документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля, которые при необходимости используют для составления ПУД, на основании которого списывают стоимость топлива на затраты.
Таким документом может быть путевой лист. Его составляют по ранее утвержденным формам либо организации могут самостоятельно разработать и утвердить формы путевых листов.
2. Разработка собственной формы путевого листа
Как уже говорилось выше организация может разработать форму путевого листа и правила его оформления. При создании формы путевого листа и правил его оформления следует определить круг сведений, которые будут в нем фиксироваться.
В документе целесообразно предусмотреть следующее:
- время выезда и возвращение автомобиля,
- показания спидометра,
- пробег,
- движение топлива,
- информацию оисправности автомобиля,
- допуск воителя к управлению,
- принятие и сдача автомобиля водителем,
- иные необходимые организации сведения.
Данные о показаниях спидометра при выезде и по возвращении в путевом листе являются обязательными так как на их основании производится расчет затрат на ГСМ.
Нормы расхода топлива легковым автомобилем устанавливают на 100 км пробега. Учет норм топлива организация ведет в литрах с точностью два знака после запятой.
Расход топлива при его оперативном учете обычно рассчитывается как разность между остатками топлива в баке автомобиля на начало и конец дня плюс количество заправленного топлива.
Стоимость топлива, израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, списывается в бухучете в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 в зависимости от направления использования этих транспортных средств.
Расход топлива нормируется. В частности, при налогообложении прибыли в затраты включают стоимость топлива, израсходованного в пределах норм. Поэтому для контроля расхода топлива наряду с его фактическим расходом целесообразно указывать сведения о расходе топлива по норме, экономии либо перерасходе.
Степень детализации маршрута следования в путевом листе организация определяет самостоятельно с учетом потребности в такой информации.
Путевой лист легкового автомобиля может заполняться один за календарный месяц (неделю, декаду) с детализацией информации в разрезе дней или на каждый день отдельный.
Разработанная форма путевого листа и правил его заполнения утверждается руководителем организации.
3. Внесение исправлений в данные путевых листов
С учетом того что путевые листы не являются ПУД, поскольку не содержат всех необходимых реквизитов для признания их ПУД, а также не являются бланками строгой отчетности, важно знать, как правильно вносить в них исправления.
ПУД для списания топлива составляются на основании путевых листов, поэтому вносить исправления в данные путевых листов нужно так же, как в данные ПУД.
Справочно: порядок внесения исправлений в первичные учетные документы (за исключением ПУД, формы которых утверждает Нацбанком) определяется Минфином Республики Беларусь (п.
8 ст. 10 Закона № 57-З).Такой порядок определен, например, для бланков строгой отчетности. Им же целесообразно руководствоваться и при внесении исправлений в ПУД, не являющиеся бланками строгой отчетности, по которым законодательством не определен порядок внесения исправлений. А в нашем случае – и для путевых листов.
Ошибочные записи исправляются методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.
Ошибочные записи исправляются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицо, осуществившее исправление, производит оговорку «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.