Путевой лист легкового автомобиля как правильно заполнять: правила заполнения в 2022 году — СКБ Контур

Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в бухучете

Путевой лист легкового автомобиля — форма 3 унифицированная — неотъемлемый элемент бухгалтерского документооборота транспортных предприятий. Каковы ключевые нюансы формирования путевого листа легкового автомобиля в 2022 году, а также использования его в бухгалтерском учете?

Обязательно ли оформление путевого листа легкового автомобиля

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ осуществление перевозок граждан, багажа, грузов посредством городского транспорта, в частности на автобусах или трамваях, легковых и грузовых машинах, без оформления такого документа, как путевой лист, не допускается. Эта норма закона касается деятельности субъектов, предоставляющих услуги посредством различных типов транспорта, используемого в рамках российской транспортной системы (п. 1 ст. 1 закона № 259).

Если фирма не предоставляет услуг в области транспортных перевозок, но использует в своей работе автомашины, то соответствующие листы могут рассматриваться как первичный документ, с помощью которого бухгалтерия может подтверждать и списывать расходы на ГСМ, учитывая их для уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если работник компании ездит по служебной необходимости на личной машине и получает денежную компенсацию за топливо, то он также обязан заполнять в необходимом количестве путевые листы, иначе работодателю придется начислять на соответствующую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина РФ от 27.06.2013 № 03-04-05/24421).

Какой нужно использовать бланк путевого листа легкового автомобиля в 2022 году

Возможно применение путевого листа на основе формы 3, которая была введена в обращение постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако она, как и другие унифицированные формы, не является обязательной для применения.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.  

О том, каким документом можно утвердить выбранную форму бланка, читайте здесь.

В бланк формы путевого листа легкового автомобиля, утвержденной Госкомстатом, нужно добавить обязательные реквизиты из приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368. Состав обязательных реквизитов обновлен следующим образом:

• с 01.01.2021 введен новый реквизит «сведения о перевозке»;
• обязательно указание регистрационного номера организации или ИП;
• отменено требование о проставлении печати или штампа владельца транспорта в заголовочной части;
• добавлена обязанность указывать дату и время проведения проверки технического состояния транспорта перед выездом в рейс с удостоверением этой записи подписью проверяющего (с ее расшифровкой).

А с 01. 09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

До 2021 года реквизиты путевого листа были регламентированы приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь! 

Каковы основные бухгалтерские процедуры, проводимые на основании формы 3

В бухгалтерском учете на основании путевого листа легкового автомобиля формы 3 осуществляется списание израсходованных ГСМ на затраты. Делается это путем отнесения соответствующих сумм с субсчета 10.3 счета 10 на счет 20 (если перевозки являются основным видом деятельности) или 23 (если перевозки представляют собой деятельность вспомогательного характера). Для списания ГСМ по автомобилям, используемым для нужд администрации, может задействоваться счет 26, а в торговых организациях, осуществляющих доставку товаров покупателю с включением ее стоимости в стоимость проданного товара, — счет 44.

Списание ГСМ в расходы осуществляется следующей проводкой: Дт 20 (23, 26, 44) Кт 10.3. При этом в регистрах бухучета фиксируется сумма, отражающая фактический объем израсходованных ГСМ, учтенный в путевом листе.

Как учитывать ГСМ в налоговом учете, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение. 

Об иных нюансах бухучета путевых листов читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?».

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа легкового автомобиля 2022 года

Вы можете скачать бесплатно бланк путевого листа легкого автомобиля, кликнув по картинке ниже:

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2022 Скачать

Скачать образец путевого листа легкового автомобиля по форме 3 с акутальными реквизитами 2022 года, можно в КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный демо-доступ к системе К+.

Скачать бесплатно бланк путевого листа легкового автомобиля в КонсультантПлюс

Как выглядит образец путевого листа легкового автомобиля на месяц

На месяц путевой лист мог оформляться до 01.03.2019. В целом путевой лист легкового автомобиля формы 3 на месяц заполнялся так же, как и обычный, но в нем, как правило, возникала необходимость указать конкретный день выезда машины на задание и возврата в гараж.

С 01.03.2019 возможность составлять путевой лист на месяц приказом Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152 не предусмотрена. Он составляется строго на смену или рейс. В приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368, действующем с 01.01.2021, пункт 9 говорит о том, что путевой лист так же, как и ранее, оформляется на смену или рейс. Возможность оформлять путевой лист на месяц в нем отсутствует.

О законном способе оформления путевого листа на месяц мы писали в статье.

Итоги

Путевой лист легкового автомобиля – первичный документ, на основании которого бухгалтерия списывает использованный ГСМ. Компании и ИП вправе использовать бланки, разработанные собственными силами, учитывая требования ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ФСБУ 27/2021, а также приказов Минтранса от 11.09.2020 № 368 и от 15.01.2021 № 9.

III. Порядок заполнения путевого листа. \ КонсультантПлюс

III. Порядок заполнения путевого листа

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

10. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

(в ред. Приказа Минтранса России от 21. 12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

(в ред. Приказа Минтранса России от 18.01.2017 N 17)

(см. текст в предыдущей редакции)

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя транспортного средства дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку — в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.

(п. 15 в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

16.1. Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

(п. 16.1 введен Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17; в ред. Приказов Минтранса России от 07.11.2017 N 476, от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

---

Что такое коносамент? 3 вещи, которые вам нужно знать

Блог о международной торговле Экспортные формы

Дата: 27 сентября 2021 г.    | Автор:  Дэвид Ноа    | 3 мин. читать

Вы новый экспортер и ищете грунтовку для коносаментов? Или, может быть, вы находитесь на противоположном конце спектра — опытный профессионал, ищущий справку или учебное пособие.

В любом случае, эта статья для вас! Мы объясним простыми словами три вещи, которые вам нужно знать о форме коносамента. (И когда вы закончите, если есть другие общие экспортные документы, которые вы хотите использовать для начинающих, мы расскажем вам здесь.)

1. Что такое определение коносамента?

Коносамент — это договор между вами, владельцем товара, и перевозчиком, в котором указывается, какие товары вы отправляете, откуда идет груз и куда он направляется. Он также служит квитанцией, выдаваемой перевозчиком после получения вашего груза.

Коносамент (либо фрахтовый коносамент, либо товарно-транспортная накладная) также может служить документом, подтверждающим право собственности, который позволяет лицу, владеющему им, претендовать на владение вашим грузом. Существует несколько конкретных коносаментов, которые мы подробно обсудим ниже.

2. Когда и где я могу использовать специальную форму коносамента?

В зависимости от того, какой метод перевозки товаров вы используете, следует использовать определенные формы коносаментов. Вот несколько распространенных примеров:

Прямой коносамент

Этот коносамент обычно используется для отправки товаров покупателю, который уже заплатил за них.

«На заказ» Коносамент

На заказ Коносаменты обычно являются оборотными документами и позволяют передать право собственности на товары, указанные в коносаменте, другой стороне после одобрения стороной, указанной в качестве конечного грузополучателя на документ. Часто по условиям аккредитива коносамент выписывается «по заказу» или «по заказу [названного] банка».

Внутренний коносамент

Внутренний коносамент часто является первым транспортным документом, выдаваемым для международной перевозки. Они используются для перевозки грузов железнодорожным или автомобильным транспортом, но не морем. Скачайте бесплатную форму внутреннего коносамента.

Морской коносамент

Этот коносамент используется для отправки товаров за границу. Он уполномочивает владельца или другую сторону вступить во владение товаром. Морские коносаменты могут быть прямыми коносаментами или отправленными «на заказ» коносаментами. Загрузите бесплатную форму океанского коносамента.

Авианакладная

Авианакладная (AWB) является эквивалентом морского коносамента для воздушного транспорта. Однако, в отличие от морского коносамента, он не может быть оборотным; другими словами, он не может быть отправлен «на заказ». Скачать бесплатную форму авианакладной.

Мультимодальный коносамент

Этот тип используется при комбинировании способов доставки. Например, товары, доставленные из Омахи, штат Небраска, в Нью-Йорк, а затем отправленные в Европу, соответствуют требованиям мультимодального коносамента.

3. Зачем мне нужен коносамент?

Существуют три важные причины для использования формы коносамента:

• Коносаменты представляют собой квитанцию ​​об отгруженных товарах.
• Коносаменты являются свидетельством договора перевозки между экспортером и перевозчиком.
• Коносаменты служат товарораспорядительным документом.

Ключ правильно заполнение документа; ошибка может привести к задержке доставки или, что еще хуже, к задержке оплаты доставки.

Кроме того, учтите следующее: ежегодно теряется более 10 000 транспортных контейнеров. Без правильно заполненного коносамента это может означать серьезную головную боль при попытке получить компенсацию за вашу потерю.

---

Нравится, что вы читаете? Подпишитесь сегодня на блог международной торговли, чтобы получать последние новости и советы для экспортеров и импортеров на ваш почтовый ящик.

Эта статья была первоначально опубликована в мае 2014 года. Она была обновлена, чтобы включить текущую информацию, ссылки и форматирование.

Декларация грузоотправителя об опасных грузах

Прежде чем отправлять опасные грузы по воздуху, необходимо надлежащим образом заполнить необходимые транспортные документы: авиагрузовую накладную и Декларацию грузоотправителя об опасных грузах.

Основная цель декларации об опасных грузах (DGD) заключается в том, чтобы грузоотправитель предоставил важную информацию эксплуатанту воздушного судна или перевозчику в формате, едином для всей транспортной отрасли. Этот стандарт является частью Правил перевозки опасных грузов (DGR) Международной ассоциации воздушного транспорта (IATA).

Раздел 8 IATA-DGR начинается с утверждения: «Грузоотправитель должен заполнить декларацию грузоотправителя для каждой партии опасных грузов».

Существует девять материалов с низким уровнем риска, на которые не распространяется это требование:

• ООН 3164, Изделия гидравлические под давлением
• ООН 3164, Изделия под давлением, пневматические
• ООН 3373, Биологическое вещество, Категория B
• ООН 1845, Двуокись углерода твердая (сухой лед) при использовании в качестве хладагента для грузов, не являющихся опасными
• Опасные грузы в освобожденных количествах
• ООН 3245, Генетически модифицированные организмы и генетически модифицированные микроорганизмы
• Ионно-литиевые или литий-металлические элементы или батареи, отвечающие положениям Раздела II Инструкций по упаковыванию 965–970
• ООН 2807, Намагниченный материал
• Радиоактивный материал, освобожденные упаковки

Для каждой партии опасных грузов, как это определено и регулируется DGR, грузоотправитель обязан:

• Используйте только правильную форму правильным образом.
• Убедитесь, что информация является точной, легко идентифицируемой, разборчивой и надежной.
• Убедитесь, что груз подготовлен в соответствии с DGR.

Эти требования в основном представляют собой то, что декларирует грузоотправитель опасных грузов при заполнении формы IATA Dangerous Goods и то, что выделено жирным шрифтом в левом нижнем углу формы:

Настоящим заявляю, что содержимое этой партии полностью и точно описаны выше под надлежащим отгрузочным наименованием, классифицированы, упакованы, промаркированы, снабжены ярлыками/табло и во всех отношениях находятся в надлежащем состоянии для перевозки в соответствии с применимыми международными и национальными нормативными актами. Я заявляю, что все применимые требования к воздушному транспорту соблюдены.

Декларация об опасных грузах должна быть подписана и датирована грузоотправителем. Другие лица, нанятые для работы от имени грузоотправителя, такие как консолидаторы, экспедиторы и грузовые агенты, могут подписывать DGD от имени грузоотправителя.

Несмотря на то, что IATA требует хранения транспортных документов не менее трех месяцев, Министерство транспорта США (DOT) требует 24 месяца. Электронные версии могут быть использованы, если они могут быть воспроизведены в печатной форме.

Заполнение декларации грузоотправителя об опасных грузах

Следующая информация должна быть включена в верхнюю половину формы ИАТА об опасных грузах:

• Грузоотправитель —Полное имя и адрес грузоотправителя.
• Номер авиагрузовой накладной — Номер авианакладной (AWB), к которой будет приложена форма декларации. Этот номер может быть оставлен пустым и заполнен агентом грузоотправителя или авиакомпанией.
• Стр. —Номер страницы и общее количество страниц. Например, на одной странице будет написано «Страница 1 из 1».
• Справочный номер грузоотправителя — Необязательное поле, предоставляющее грузоотправителю возможность ввести внутренний ссылочный номер организации.
• Грузополучатель —Полное имя и адрес грузополучателя.
• Информация о транспорте — Указывает, есть ли ограничения для самолетов. Грузоотправитель указывает, соответствует ли груз ограничениям для пассажирских и грузовых воздушных судов, или груз ограничивается только грузовыми воздушными судами. Ограничения для пассажирских самолетов более строгие. Грузоотправитель должен вычеркнуть неприменимый квадрат.
• Аэропорт вылета — введите полное название аэропорта или города вылета. Трехбуквенный код аэропорта не принимается. Эта информация может быть оставлена ​​пустой и заполнена агентом или авиакомпанией.
• Аэропорт назначения — введите полное название аэропорта или города назначения. Трехбуквенный код аэропорта не принимается. Эта информация может быть оставлена ​​пустой и заполнена агентом или авиакомпанией.
• Тип груза — Нерадиоактивный/Радиоактивный. Грузоотправитель должен вычеркнуть неприменимый квадрат.

Два формата декларации об опасных грузах ИАТА

Существует два приемлемых формата декларации об опасных грузах ИАТА: в одном из них информация о продукте указывается в столбцах, а в другом используется нестолбцовый или открытый формат. Вы найдете образец столбчатой ​​формы здесь и нестолбчатой ​​формы здесь.

В открытом формате формы IATA-DGD отсутствуют определенные столбцы. Вместо этого открытый формат требует, чтобы грузоотправитель ввел четыре раздела информации, перечисленные ниже, используя двойную решетку («//») для разделения каждого раздела.

Независимо от того, какой формат вы используете, остальная информация в DGD одинакова; он просто оформлен немного по-другому.

Характер и количество опасных грузов

Поле Характер и количество опасных грузов в форме разбито на четыре раздела. Это важно для объяснения необходимой информации и того, как она представлена. (Радиоактивные грузы требуют более подробной информации и здесь не рассматриваются. )

Раздел первый: Идентификация

Первый раздел включает четыре элемента информации, которые идентифицируют отгружаемый предмет или вещество. Идентификация или базовое описание стандартизированы во всем мире по формату. Этот формат предоставляет аварийно-спасательным службам немедленную информацию, необходимую им для надлежащего реагирования в случае чрезвычайной ситуации.

Этот раздел начинается с номера ООН или идентификационного номера из столбца A в разделе 4.2 списка DG. Все записи начинаются с UN, за одним исключением: потребительские товары, ID 8000.

Вторая часть — это надлежащее отгрузочное наименование, указанное в колонке B раздела 4.2 списка DG. Некоторые записи могут потребовать от грузоотправителя добавить техническое название продукта в скобках после надлежащего отгрузочного наименования. Это требование отмечено звездочкой.

Третья часть этого раздела представляет собой класс или категорию материала, за которой следует любой возможный дополнительный риск из столбца C раздела 4. 2.

Четвертая часть, если она назначена, является группой упаковки. Существуют три группы упаковки, обозначающие степень опасности и обозначаемые римскими цифрами I, II или III. Не все товары имеют группы упаковки.

Вся информация в этом разделе должна быть в правильном порядке, без вкраплений другой несвязанной информации. Например, запись может выглядеть так: UN1993, Легковоспламеняющаяся жидкость, н.у.к. (ацетоновый раствор) 3, III.

Раздел второй: Количество и тип упаковки

По моему опыту, именно здесь у большинства грузоотправителей возникают проблемы.

Начните с общего количества упаковок одного типа и содержимого, а затем с типа упаковки. Вы можете ввести название используемой упаковки или ввести коды ООН для типа упаковки и материала конструкции. Требований по указанию количества внутренних упаковок нет.

Ссылаясь на максимальное количество нетто, указанное в колонках H, J или L в разделе 4.2 DGR, укажите количество нетто, сокращенно или полностью, в каждой упаковке по весу или объему или, если применимо, вес брутто. Вы должны ввести эту информацию для каждого товара в вашей посылке, имеющего другое надлежащее отгрузочное наименование, номер UN/ID или группу упаковки.

Если вы использовали внешний пакет, вы должны включить слова «Использованный дополнительный пакет» сразу после всех записей, относящихся к пакетам в этом пакете. Эти пакеты всегда указываются первыми в форме IATA DG. Несколько внешних упаковок с идентичным содержимым обозначаются как «Использованные внешние упаковки x (количество идентичных внешних упаковок)». Несколько транспортных пакетов с разным содержимым должны быть идентифицированы отдельно.

Могут быть и другие данные, которые вам может потребоваться ввести здесь, но которые не могут быть рассмотрены в статье, подобной этой, и требуют обучения DG. Это включает в себя особый формат, необходимый для записей «взрывчатые вещества» и «без ограничений»; и «все упаковано в один» записи и соответствующие им значения Q.

Раздел третий: Инструкция по упаковке

Введите соответствующую инструкцию по упаковке.

При перевозке опасных грузов по воздуху предъявляются различные требования к упаковке. Они указаны в разделе 5 DGR.

Каждая запись в списке может иметь три варианта с конкретными инструкциями по упаковке. Все эти инструкции по упаковке имеют три цифры и начинаются с номера класса. Это: ограниченное количество (начинается с буквы Y), пассажирские и грузовые самолеты и только грузовые самолеты.

Несмотря на то, что в списке в Разделе 4.2 DGR указан максимальный вес или объем упаковки нетто, важно, чтобы грузоотправитель ознакомился с данными инструкциями по упаковке в Разделе 5, так как в них будут указаны конкретные требования в зависимости от выбранной или разрешенной упаковки.

Раздел четвертый: Разрешения

Некоторые въезды могут перевозиться только воздушным транспортом на основании специальных положений, обычно предписанных компетентными органами. DOT является компетентным органом в США. Эти специальные положения включают ограничения по количеству, требования к упаковке, тип самолета и любую другую соответствующую информацию. Здесь необходимо ввести номер специального положения, который включает в себя префикс буквы А.

Дополнительная информация по обработке

Введите любую конкретную информацию по обработке, относящуюся к грузу.

Здесь необходимо ввести номер телефона службы экстренной помощи для отправлений в, через или из США. Номер телефона не требуется для ограниченного количества.

Для инфекционных материалов необходимо указать имя и номер телефона ответственного лица.

Для самореактивных веществ и органических пероксидов грузоотправитель должен указать, что упаковки, содержащие эти вещества, должны быть защищены от прямого солнечного света и храниться вдали от всех источников тепла в хорошо проветриваемом помещении.

Имя подписавшего

Наконец, в нижней части DGD требуется подпись с указанием:

• Имя подписывающего лица, которое является обязательным и должно быть напечатано. Титул человека не является обязательным.
• Место подписания ДГД также является необязательным и может быть оставлено пустым.
• Дата может быть указана полностью или в любом из следующих форматов: ДД/ММ/ГГГГ, ДД.ММ.ГГГГ или ДД/МММ/ГГГГ.

Требуется обучение

В соответствии с федеральными и/или государственными правилами требуется надлежащее обучение работе с опасными грузами и/или опасными материалами. (Чтобы понять разницу, прочитайте статью Опасные материалы и опасные грузы: в чем разница? ) Это гарантирует, что все, кто непосредственно влияет на безопасность груза, осведомлены обо всех конкретных связанных с работой функциях, которые могут непосредственно относиться к ним, таких как идентификация, классификация, упаковка, маркировка, маркировка / табло и заполнение соответствующих транспортных документов, таких как как IATA-DGD.

В статье 9 вы найдете объяснение различных типов обучения работе с опасными веществами.0070 Обучение сотрудников для обеспечения соблюдения Правил перевозки опасных грузов .

Простой способ заполнения форм на опасные грузы

Решения для доставки Профессиональное программное обеспечение для экспортной документации и соответствия — это простой способ заполнения форм IATA и IMO на опасные грузы. Если вы уже знаете всю информацию об опасных грузах для ваших продуктов, вы можете сохранить ее в базе данных продуктов Shipping Solutions, чтобы информация автоматически заполнялась при выборе ваших продуктов.

Если вы еще не знаете информацию об опасных грузах для ваших продуктов, Shipping Solutions Professional включает в себя базу данных опасных грузов IATA, поэтому вы можете использовать программное обеспечение для поиска соответствующей информации, а затем заполнить формы опасных грузов.

В следующем видеоролике показано, как хранить информацию о DG ваших продуктов в базе данных Shipping Solutions, как создавать документы на начальном экране EZ, а также все варианты печати документов.

Стенограмма видео приведена ниже, и если у вас возникнут проблемы с просмотром видео, вы можете посмотреть его на странице поддержки нашего веб-сайта или на канале YouTube. Смотрите и другие наши видео!

Как создавать формы для опасных грузов Видео

Стенограмма видео

Добро пожаловать в программу экспортной документации и программного обеспечения для обеспечения соответствия требованиям Shipping Solutions. Если ваш груз считается опасным грузом (DG) Международной ассоциацией воздушного транспорта (IATA) или Международной морской организацией (IMO), вы можете подготовить надлежащие документы для отправки с помощью Shipping Solutions. Итак, приступим!

Чтобы максимально сэкономить время при создании отправки DG, начните с перехода к 9Вкладка 0063 Базы данных , экран Продукты . Найдите продукт, в который вы хотите ввести информацию о DG, или нажмите Добавить новый продукт . Я дам своему новому продукту Product ID и Description , а затем перейду на вкладку Dangerous Goods . Экран разделен на разделы IATA и IMO.

В разделе IATA нажмите кнопку Lookup DG , чтобы открыть базу данных IATA по опасным грузам . Вы можете искать по номеру ООН 9.0064 или Надлежащее отгрузочное наименование . Найдите подходящую запись для вашего предмета и нажмите Выберите . Номер ООН , Надлежащее отгрузочное наименование , Классификация и Группа упаковки заполняются на вкладке DG.

Введите непосредственно в поле Тип упаковки или нажмите кнопку Builder , чтобы получить помощь при вводе информации об упаковке. Выберите материал и контейнер из раскрывающихся списков. Введите количество в контейнерах в поле Значение и выберите Единицы из раскрывающегося списка.

Нажмите кнопку «плюс», чтобы добавить эту информацию в описание. Используйте кнопку степени, чтобы добавить этот символ к точке воспламенения, если это необходимо. Нажмите OK , чтобы вернуться на вкладку DG.

Если для вашего товара DG требуется техническое имя после надлежащего отгрузочного наименования, введите его здесь. Не включайте обязательные круглые скобки, потому что Shipping Solutions автоматически добавит их.

Хотя список опасных грузов для ИМО немного отличается от ИАТА, предусмотрена кнопка для копирования информации ИАТА в раздел ИМО. Возможно, вам придется отредактировать данные, если они отличаются для ИМО и ИАТА.

Используйте поле Дополнительное описание для ввода любой информации, которой вы хотите следовать за группой упаковки. Эта информация может включать температуру воспламенения, поэтому для добавления этого символа предусмотрена кнопка степени.

Если вы знаете значения, введите Вес нетто/объем , Вес брутто/объем и Кубические метры . Вы сможете отображать вес нетто или кубические метры вместе с весом брутто в документах IMO.

Вы также можете импортировать данные о продукте, но об этом будет рассказано в отдельном видео. Сохраните этот продукт.

Если у вас есть продукты, включающие элементы DG, которые не указаны отдельно в вашем коммерческом счете, вы можете указать их как дополнительные продукты. Например, автомобильный аккумулятор должен быть указан в документе об опасных грузах, но не может быть указан отдельно в вашем счете. Чтобы добавить дополнительный продукт к элементу, сначала введите дополнительный продукт как продукт в базу данных продуктов. А автомобильный аккумулятор я уже добавил как отдельный товар.

Затем перейдите к основному продукту, нажмите Опасные грузы , а затем нажмите кнопку Управление вспомогательными продуктами . На этом экране найдите субпродукт. Нажмите Добавить , и элемент будет скопирован в нижнюю сетку, показывая, что он является дополнительным продуктом для этого продукта. Повторите процесс для необходимого количества подпродуктов. Щелкните Закрыть .

Подпродукты будут отображаться в сетке внизу разделов IATA и IMO. Вы должны ввести подпродукты отдельно для IATA и IMO. Сохранить и Закрыть .

Теперь, когда вы ввели информацию о DG в базу данных продуктов, вы готовы создать конкретную партию. Перейдите на вкладку EZ Start и создайте свое отправление, нажав кнопку New или нажав кнопку Copy , чтобы скопировать предыдущее отправление. Создайте посылку, как обычно, включая ввод продуктов на экране сведений о продукте.

Перейдите на вкладку Опасные грузы . Если вы ввели информацию DG для своих продуктов на вкладке Базы данных, как мы только что сделали, информация DG будет заполнена. Если нет, нажмите 9.0063 Lookup DG для поиска вашего товара в базе данных IATA по опасным грузам .

Поскольку ваш груз отправляется либо воздушным, либо морским транспортом, но не тем и другим, вам не нужно заполнять разделы IATA и IMO на этом экране.

Если это авиадоставка, введите здесь Количество . Поскольку это может отличаться от количества коммерческого счета-фактуры, оно не копируется с вкладки Счета-фактуры .

Если вы не ввели информацию об упаковке или техническое название в базу данных продуктов, при необходимости вы можете ввести их здесь.

Флажок Включить в IATA по умолчанию установлен. Если по какой-либо причине вы не хотите включать этот пункт в свой документ IATA об опасных грузах, снимите флажок.

Для морской перевозки введите Количество здесь. Опять же, поскольку это может отличаться от количества в коммерческом счете-фактуре, оно не копируется с вкладки «Счета-фактуры».

Если вы не ввели информацию об упаковке, техническое название, дополнительное описание или вес в базу данных продуктов, вы можете ввести их здесь.

Флажок Включить в IMO по умолчанию установлен. Если по какой-либо причине вы не хотите включать этот пункт в свой документ IMO по перевозке опасных грузов, снимите флажок. Сохранить и Закрыть этот экран.

Теперь щелкните значок плюса рядом с пунктом «Опасные грузы». Если вы отправляете по воздуху, щелкните экран Dangerous Goods IATA , а если вы отправляете морским путем, автомобильным или железнодорожным транспортом, щелкните экран Dangerous Goods IMO . Сначала мы посмотрим на экран IATA.

Заполните поля в верхней части экрана, включая Круглосуточный телефон , который необходимо контролировать в течение всего времени перевозки опасных материалов, и флажок, чтобы указать, содержит ли груз радиоактивные материалы. Если вам нужно добавить дополнительную информацию об обработке, вы можете выбрать сохраненную фразу из раскрывающегося списка или просто ввести ее в поле.

Ваши опасные грузы будут перечислены здесь и будут включать продукты из EZ Start-Product Detail 9Экран 0064 вместе с любыми дополнительными продуктами. Измените порядок элементов, щелкнув в первом столбце. Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы отредактировать или добавить элемент, после чего откроется экран IATA Product Detail .

Сначала на этом экране отображается информация из базы данных IATA по опасным грузам, включая инструкции по упаковке и максимальное количество нетто в упаковке для ограниченных количеств, только для пассажирских и грузовых самолетов и грузовых самолетов. Также отображаются специальные положения из базы данных IATA по опасным грузам.

Если вы уже сохранили информацию о DG в базе данных продуктов, она автоматически появится на этом экране, когда вы добавите продукт в свою посылку. Если вы добавляете новый товар, нажмите Lookup DG , чтобы найти ваш товар в базе данных IATA по опасным грузам . Если какая-либо основная информация отсутствует, вы можете заполнить ее здесь. Кроме того, есть два дополнительных поля, поскольку для некоторых элементов DG требуются слова перед или после правильного отгрузочного наименования (PSN), и эти слова можно ввести в поле 9.0063 Соответствующий префикс PSN и Соответствующий суффикс PSN .

Например, WASTE должен предшествовать вашему PSN, если элемент DG перевозится для утилизации, а «стабилизированный» должен следовать за PSN, если элемент DG должен быть стабилизирован для транспортировки. Есть много других возможных префиксов и суффиксов. Инструкции по упаковке можно взять из информации, показанной в верхней части экрана.

Нажмите Сохранить и Закрыть , чтобы вернуться на экран IATA. Есть два способа отобразить ваши товары в документах IATA. Первый представлен столбцами, как показано в сетке на экране IATA. Второй — с двойной косой чертой между полями без отображения столбцов. Чтобы получить представление о том, как ваши элементы будут выглядеть в формате без столбцов, нажмите кнопку Формат Компьютеризированная кнопка . Чтобы вернуться к столбцовому представлению, нажмите Формат вручную .

Если вы сняли флажок Включить в IATA для некоторых ваших товаров, вы можете отобразить все элементы, установив флажок Показать исключенные . Это может быть полезно при поиске элементов, которые были введены, но кажутся отсутствующими.

Теперь вы готовы распечатать документы для авиаперевозок, но прежде чем мы посмотрим на список документов, давайте заполним экран IMO, как если бы это была морская отправка.

Заполните поля в верхней и нижней частях экрана, включая дополнительную обработку, которую можно выбрать из раскрывающегося списка, и круглосуточный номер телефона.

Ваши опасные грузы будут перечислены в сетке и будут включать продукты из экрана Start-Product Detail EZ вместе с любыми дополнительными продуктами. Измените порядок элементов, щелкнув в первом столбце. Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы отредактировать или добавить элемент, после чего откроется экран IMO Product Detail .

Если вы уже ввели информацию о DG, она автоматически появится на этом экране, когда вы добавите продукт в свою посылку. Если нет, щелкните Lookup DG для поиска вашего товара в базе данных IATA по опасным грузам . Список опасных грузов для ИМО немного отличается от списка для ИАТА, поэтому вам может потребоваться отредактировать его для поставок ИМО.

Если какая-либо информация отсутствует, вы можете заполнить ее на этом экране. Нажмите Сохранить и Закройте , чтобы вернуться к экрану IMO.

Если вы сняли флажок Включить в IMO для некоторых ваших элементов, вы можете отобразить все элементы, установив флажок Показать исключенные . Это может быть полезно при поиске элементов, которые были введены, но кажутся отсутствующими. Сохранить и Закрыть .

Теперь вы готовы распечатать документы, необходимые для перевозки опасных грузов. На вкладке EZ Start щелкните значок Preview/Print/Email 9.кнопка 0064. Я сузил свой список документов, чтобы показать только документы DG. IMO доступен в виде полного документа или только с данными, которые можно распечатать на предварительно распечатанной форме. Вот полный документ.

В IATA больше возможностей выбора. Во-первых, его можно распечатать в формате с колонками или без колонок и просто слэшами, разделяющими данные. Затем его можно распечатать как полный документ, только данные, которые можно распечатать на предварительно распечатанном бланке, или со всем, кроме красной рамки. Вот полный документ со столбцами.

В документы об опасных грузах можно внести некоторые изменения. Перейдите на вкладку Инструменты , экран Настройка документов и выберите документ, который вы хотите изменить. На экранах IMO вы можете выбрать, отображать ли вес нетто/объем или кубических метра . В большинстве документов вы можете изменить метки полей.

В соответствии с федеральными нормами и правилами штата требуется надлежащее обучение обращению с опасными грузами и опасными материалами. Все физические и юридические лица должны соблюдать все федеральные правила. InterMart предоставляет эти инструкции в помощь должным образом обученным грузоотправителям. Материалы, предоставленные Shipping Solutions, никоим образом не изменяют, не удовлетворяют и не влияют на какие-либо федеральные требования или требования штата. Спасибо за просмотр!

Отказ от ответственности

В соответствии с федеральными и/или государственными правилами требуется надлежащее обучение работе с опасными грузами и/или опасными материалами. Все физические и юридические лица должны соблюдать все федеральные правила, включая, помимо прочего, специальные требования к обучению 49 C.F.R. (172 000–172 704). InterMart предоставляет эту форму и инструкции в помощь должным образом обученным грузоотправителям.

Материалы, предоставленные Shipping Solutions, никоим образом не изменяют, не удовлетворяют и не влияют на какие-либо федеральные требования или требования штата. Предоставленная информация не соответствует требованиям к обучению в соответствии с требованиями DOT 49.CFR. Изучение и/или использование программного обеспечения Shipping Solutions не дает права человеку подготавливать, упаковывать, транспортировать или иным образом обращаться с опасными грузами или опасными материалами.

Информация, содержащаяся в этом документе, может быть изменена или обновлена ​​в связи с изменением государственных постановлений. Пользователь этого документа берет на себя ответственность за соблюдение всех применимых законов и правил, касающихся перевозки опасных грузов.