Как заполнять путевые листы легкового автомобиля образец заполнения: правила заполнения в 2022 году — СКБ Контур

Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в бухучете

Путевой лист легкового автомобиля — форма 3 унифицированная — неотъемлемый элемент бухгалтерского документооборота транспортных предприятий. Каковы ключевые нюансы формирования путевого листа легкового автомобиля в 2022 году, а также использования его в бухгалтерском учете?

Обязательно ли оформление путевого листа легкового автомобиля

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ осуществление перевозок граждан, багажа, грузов посредством городского транспорта, в частности на автобусах или трамваях, легковых и грузовых машинах, без оформления такого документа, как путевой лист, не допускается. Эта норма закона касается деятельности субъектов, предоставляющих услуги посредством различных типов транспорта, используемого в рамках российской транспортной системы (п. 1 ст. 1 закона № 259).

Если фирма не предоставляет услуг в области транспортных перевозок, но использует в своей работе автомашины, то соответствующие листы могут рассматриваться как первичный документ, с помощью которого бухгалтерия может подтверждать и списывать расходы на ГСМ, учитывая их для уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если работник компании ездит по служебной необходимости на личной машине и получает денежную компенсацию за топливо, то он также обязан заполнять в необходимом количестве путевые листы, иначе работодателю придется начислять на соответствующую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина РФ от 27.06.2013 № 03-04-05/24421).

Какой нужно использовать бланк путевого листа легкового автомобиля в 2022 году

Возможно применение путевого листа на основе формы 3, которая была введена в обращение постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако она, как и другие унифицированные формы, не является обязательной для применения.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.  

О том, каким документом можно утвердить выбранную форму бланка, читайте

здесь.

В бланк формы путевого листа легкового автомобиля, утвержденной Госкомстатом, нужно добавить обязательные реквизиты из приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368. Состав обязательных реквизитов обновлен следующим образом:

• с 01.01.2021 введен новый реквизит «сведения о перевозке»;
• обязательно указание регистрационного номера организации или ИП;
• отменено требование о проставлении печати или штампа владельца транспорта в заголовочной части;
• добавлена обязанность указывать дату и время проведения проверки технического состояния транспорта перед выездом в рейс с удостоверением этой записи подписью проверяющего (с ее расшифровкой).

А с 01. 09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

До 2021 года реквизиты путевого листа были регламентированы приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь! 

Каковы основные бухгалтерские процедуры, проводимые на основании формы 3

В бухгалтерском учете на основании путевого листа легкового автомобиля формы 3 осуществляется списание израсходованных ГСМ на затраты. Делается это путем отнесения соответствующих сумм с субсчета 10.3 счета 10 на счет 20 (если перевозки являются основным видом деятельности) или 23 (если перевозки представляют собой деятельность вспомогательного характера). Для списания ГСМ по автомобилям, используемым для нужд администрации, может задействоваться счет 26, а в торговых организациях, осуществляющих доставку товаров покупателю с включением ее стоимости в стоимость проданного товара, — счет 44.

Списание ГСМ в расходы осуществляется следующей проводкой: Дт 20 (23, 26, 44) Кт 10.3. При этом в регистрах бухучета фиксируется сумма, отражающая фактический объем израсходованных ГСМ, учтенный в путевом листе.

Как учитывать ГСМ в налоговом учете, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение. 

Об иных нюансах бухучета путевых листов читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?».

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа легкового автомобиля 2022 года

Вы можете скачать бесплатно бланк путевого листа легкого автомобиля, кликнув по картинке ниже:

Бланк путевого листа легкового автомобиля — 2023 Скачать

Скачать образец путевого листа легкового автомобиля по форме 3 с акутальными реквизитами 2022 года, можно в КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный демо-доступ к системе К+.

Скачать бесплатно бланк путевого листа легкового автомобиля в КонсультантПлюс

Как выглядит образец путевого листа легкового автомобиля на месяц

На месяц путевой лист мог оформляться до 01.03.2019. В целом путевой лист легкового автомобиля формы 3 на месяц заполнялся так же, как и обычный, но в нем, как правило, возникала необходимость указать конкретный день выезда машины на задание и возврата в гараж.

С 01.03.2019 возможность составлять путевой лист на месяц приказом Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152 не предусмотрена. Он составляется строго на смену или рейс. В приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368, действующем с 01.01.2021, пункт 9 говорит о том, что путевой лист так же, как и ранее, оформляется на смену или рейс. Возможность оформлять путевой лист на месяц в нем отсутствует.

О законном способе оформления путевого листа на месяц мы писали в статье.

Итоги

Путевой лист легкового автомобиля – первичный документ, на основании которого бухгалтерия списывает использованный ГСМ. Компании и ИП вправе использовать бланки, разработанные собственными силами, учитывая требования ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ФСБУ 27/2021, а также приказов Минтранса от 11.09.2020 № 368 и от 15.01.2021 № 9.

Путевой лист легкового автомобиля

Насос, бампер и руль – вот мои документы

В этом жестоком мире даже легковой автомобиль без бумажки – букашка. Чтобы отслеживать путь транспортного средства и правильно рассчитать все выплаты, ему нужен свой путевой лист. Такой, казалось бы, малозначительный документ все же таит множество нюансов. Он обязателен практически для каждого автомобиля, который как-то задействован в бизнесе. Тем более что с 2017 года появились новые правила заполнения. Итак, узнать, что такое путевой лист легкового автомобиля, увидеть его образец и выяснить, как заполнять документ, вы сможете в нашем материале.

Для чего используется

Путевой лист позволят отслеживать путь автомобиля и затраченное на него время.

Такая информация нужна налоговой и вашей бухгалтерии, потому что благодаря ей можно уменьшить сумму налоговых выплат. Так, путевой лист легкового автомобиля помогает с расчетами по расходуемому топливу. Также по нему в подтверждение выполненной работы начисляется зарплата сотрудника.

Рассмотрим виды путевых листов.

• На легковой автомобиль – типовая форма №3.
• На специальный легковой автомобиль – форма №3 (специальная).
• На таксиста на легковушке – форма №4.
• На грузовой автомобиль с водителем, работающим сдельно, – форма №4-с.
• На грузовой автомобиль с регулярным водителем – форма №4-п.
• На автобус – форма №6.

Путевой лист как документ – это заполненная унифицированная форма №3, утвержденная Госкомстатом в Постановлении №78. Чтобы узнать, как она выглядит, вы можете скачать ее новый бланк. Это форма по ОКУД №0345001. В двух случаях путевой лист автомобилю точно не нужен: использование личного автомобиля в личных целях и случай, когда юридическому лицу не важен учет расхода топлива автотранспорта, предназначенного, например, для перевозки руководителя.

А вот если легковой автомобиль перевозит пассажиров, грузы или багаж, путевой лист ему необходим.

Если легковой автомобиль перевозит пассажиров, грузы или багаж, путевой лист ему необходим.

Содержание путевого листа

Порядок заполнения путевого листа содержится в Приказе №152 Минтранса РФ. Инструкция начинается с заполнения информации о юридическом лице, водителе и самом автомобиле. Диспетчеру нужно четко указать, когда тот выехал из гаража, а когда заехал в него. Также механик добавляет в лист данные о состоянии автомобиля и имеющихся у него неполадках, и, конечно, о самом главном – расходе топлива. Водитель может разве что подтвердить прием и сдачу автомобиля. Кроме того, в путевом листе написано задание водителя. В целом, в документе нужно указать большое количество информации:

• О самом путевом листе (дата, серия, номер). Если это путевой лист не на один день, должна появиться и дата окончания действия документа.
• О владельце (название или имя, организационно-правовая форма, адрес, телефон, коды).
• Об автомобиле (тип, марка, номера).
• О водителе (имя, документы). Не заполняется, если водитель – владелец.
• О маршруте (имя или наименование заказчика, адрес подачи).
• Подтверждение исправности автомобиля.
• О топливе и его движении (марка, остаток, расход).
• Подтверждение принятия и сдачи автомобиля водителем с указанием времени.

Компания или предприниматель сама выбирает ответственных – тех, кто должен заполнять путевые листы. Механик отвечает за крайне важную информацию о горючем, а именно, об объеме выданного топлива. Он отслеживает его движение, записывает показания спидометра. Механик также подтверждает, что автомобиль уехал и вернулся в исправном состоянии. Это требование – новое, как и разрешение не ставить штамп или печать в специальном месте документа. Это изменения согласно Приказу №17 Минтранса. Не стоит забывать, что оборотная сторона путевого листа предназначена для указания места, времени, кода и пройденного пути, которые заверяют заказчики.

Эта информация оформляется в таблицу.

Ведение путевого листа

Легковой автомобиль получает свой путевой лист, как правило, на один день или на одну смену. Транспорт может оформить и более долгий лист – максимум, на месяц, но это случай исключительно для командировок. Этот документ выписывается диспетчером. Достаточно будет одного экземпляра. Если в вашем бизнесе много служебного транспорта, каждый автомобиль требует свой путевой лист. То же самое с несколькими водителями на одном и том же транспортном средстве.

При желании вы можете разработать собственную форму для путевого листа. Правда, ее содержание должно остаться таким же, как в унифицированной.

Межотраслевая форма №3 – не единственный вариант путевого листа. Минфин в письме №03-03-06/2/161 разрешает бизнесу создавать свои собственные бланки путевых листов, а не использовать типовой шаблон. Они должны быть утверждены на локальном уровне и содержать все данные, о которых мы написали. Такие путевые листы учитываются, когда нужно подтверждение движения горючего для налоговой. Как правило, водитель должен вернуть путевой лист в течение суток. Но в случае с междугородними поездками этот срок растягивается. После сдачи документ отправляется в журнал регистрации и хранится там на протяжении 5 лет.

Хотя требования достаточно строгие, путевой лист легкового автомобиля не является сложным в обращении документом. Главное – следить за горючим и водителем, которому не положено там что-то писать. Тогда данные всегда будут заполнены правильно, и налоговая с удовольствием снизит ваши выплаты. Для вашего удобства предлагаем скачать пример и посмотреть его оформление.

Похожие статьи

Совет по наземным перевозкам

12 октября 2018 г., zOlawale.Adekoya.ctr

• Что такое образец вагонной накладной?
• Кто может получить доступ к информации из конфиденциального образца транспортной накладной?
• Каковы требования для «Другого пользователя» для получения доступа к конфиденциальному образцу транспортной накладной?
• Что делать, если есть возражения против получения «Другим пользователем» данных Накладной?
• Каков процесс подачи апелляции в случае отклонения запроса или возражения?
• Что такое файл общего пользования?
• Отказ от ответственности
• Образцы накладных общего пользования

Что такое образец вагонной накладной?

Это стратифицированная выборка вагонных накладных для всех железнодорожных перевозок в США, представляемая теми железнодорожными перевозчиками, которые ежегодно завершают 4500 или более коммерческих вагонов. См.  49 C.F.R. §§ 1244.1–1244.5. Данные накладных имеют широкое применение, среди прочего, в тарифных случаях, разработке систем калькуляции, исследованиях производительности, решениях об освобождении и анализе поддерживающих правил. Данные накладных также используются практикующими транспортными компаниями, консультантами и юридическими фирмами при подготовке проверенных заявлений, которые должны быть представлены в официальных разбирательствах перед Советом или другими государственными учреждениями. Различные федеральные агентства используют Образец накладной как часть своей информационной базы, и многие штаты используют его как источник информации для разработки транспортных планов штата.

Кто может получить доступ к информации из конфиденциального образца транспортной накладной?

Поскольку образец накладной содержит конфиденциальную информацию о доставке и доходах, доступ к нему ограничен. Правила публикации данных путевых листов кодифицированы в 49 C.F. R. § 1244.9. Правила определяют пять классов пользователей:

1. Железные дороги
2. Федеральные агентства
3. штатов
4. Транспортные практики, консалтинговые фирмы и юридические фирмы в конкретных разбирательствах
5. Другие пользователи

Конкретные требования для запроса доступа зависят от типа пользователя. Любой пользователь, получивший доступ, должен будет подписать соглашение о конфиденциальности перед получением данных. См. общий раздел 49 C.F.R. § 1244.9(б)-(е).

Каковы требования для «Другого пользователя» для получения доступа к конфиденциальному образцу транспортной накладной?

Запрашивающая сторона должна представить подробный письменный запрос с объяснением цели, для которой запрашиваются данные, указанием конкретных запрашиваемых данных и пояснением, почему эти данные необходимы. Запрос подается на имя директора Управления экономики (директора). Запросы от «Другого пользователя» публикуются в Федеральном реестре. Директор примет решение о предоставлении доступа с учетом любых поданных возражений.

Если доступ предоставлен, доступ действителен в течение одного года, и запрашивающая сторона должна подписать соглашение о конфиденциальности, регулирующее условия доступа. Заявитель может попытаться использовать данные в течение более длительного периода, подав письменный запрос на ежегодное продление соглашения за 30 дней до истечения срока действия соглашения. Все данные накладной должны быть либо возвращены в Правление, либо заверены как уничтоженные по истечении срока действия договора. Запрашивающая сторона не может хранить какие-либо копии данных Накладной. См. вообще 49С.Ф.Р. § 1244.9(с)-(е).

Другие запросы пользователей и решения директора будут размещены на веб-сайте Совета в разделе «заявки и решения». Файлы и решения по запросам других пользователей можно найти с помощью функции поиска записей STB Совета (все запросы о накладных имеют номер папки, начинающийся с префикса «WB»). По вопросам о том, как подать запрос на получение конфиденциальных данных о накладных, обращайтесь Управление экономики по адресу [email protected].

Что делать, если есть возражения против получения «Другим пользователем» данных накладной?

Возражения против разглашения конфиденциальных данных накладной должны быть поданы не позднее 14 календарных дней с момента публикации уведомления в Федеральном реестре. Копия каждого возражения должна быть подана Директору, который рассмотрит все возражения при принятии решения о раскрытии запрошенных данных накладной. Запрос на доступ может быть отклонен даже при отсутствии возражений. См. 49 C.F.R. § 1244.9(d)(3)-(4).

Каков порядок подачи апелляции в случае отклонения запроса или возражения?

Любые апелляции на решение Директора о доступе к данным накладной должны быть поданы в Совет в течение 10 дней с даты принятия решения Директором. Ответы на апелляции должны быть поданы в течение 10 дней после этого. Подача апелляции автоматически сохраняет силу решения Директора. См. 49 C.F.R. § 1244.9(d)(4)(iii) и § 1011.6(b).

Что такое файл общего пользования?

Файл накладной общего пользования создается из конфиденциального образца файла накладной. Описание Накладной общего пользования, как она разрабатывается, а также сам файл можно скачать по ссылкам внизу этой страницы.

Заявление об отказе от ответственности

Имейте в виду, что выручка, указанная в поле выручки от перевозки, может быть замаскирована и не равна фактической выручке, указанной в грузовой накладной. См. 49 C.F.R. § 1244.3.

Вопросы по накладной следует направлять по адресу [email protected].

Образцы накладных общего пользования

• Создание образца накладной общего пользования
• Процедура выборки записей накладных с помощью компьютера (издание 2009 г.)
• Процедуры выборки записей накладных (издание 2021 г.)

ПРИМЕЧАНИЕ:  Экономическое управление определило, что поле «владение автомобилем» в образцах накладных общего пользования (PUWS) за 2015–2018 гг. содержит ошибку. Поле владения автомобилем в PUWS в течение 2015-2018 гг. неправильно использовало знак владельца автомобиля вместо инициала автомобиля для идентификации владельца автомобиля. Эта проблема затронула около 9% записей для каждого из файлов за 2015–2018 годы. Пересмотренные файлы, которые исправляют поле владельца автомобиля и заменяют неправильные текстовые файлы PUWS 2015-2018, доступны ниже.

ПРИМЕЧАНИЕ : 3 сентября 2020 г. Совет принял новые правила сбора данных о выборке накладных, которые повышают частоту выборки для определенных неинтермодальных вагонных перевозок и определяют отдельные уровни выборки и коэффициенты выборки для интермодальных перевозок. Совет также отменил ручную систему представления данных о путевых листах. Новые требования вступили в силу 1 января 2021 г. Дополнительную информацию см. в решении по образцу отчета о транспортной накладной, дело № EP 385 (под№ 8).

Получение электронных накладных от железных дорог для отслеживания вагонов * Отслеживание вагонов и управление железнодорожным парком

Электронные накладные доставляются в виде файла, а информация форматируется стандартным образом, что позволяет компьютерным системам автоматически импортировать их. Объединение данных прицеливания (CLM) с данными накладной (иначе говоря, инструкциями по отгрузке) может быть эффективной комбинацией. Например, вы не только будете знать, где находятся ваши вагоны и на какую станцию ​​они направляются, вы будете знать, к какому клиенту они направляются и какой продукт они везут, а также много другой полезной информации об отгрузке. Если вы получаете входящие грузы, получение электронных накладных может значительно увеличить видимость, потому что в течение нескольких минут после того, как отправитель передаст груз железнодорожному перевозчику, вы получите электронную накладную со всей необходимой информацией. чтобы начать отслеживание вагона (т.е. начальный/номер вагона, пункт назначения, маршрут и т. д.).

Если вы являетесь стороной перевозки (т. е. грузоотправителем, грузополучателем, плательщиком фрахта), вы должны иметь возможность бесплатно получить электронную копию накладной на железных дорогах класса I, а также на нескольких коротких и региональных линиях. Я не могу поручиться за все железные дороги, но мне сказали, что они предпочитают, чтобы у каждой компании была открыта только одна учетная запись. Так что не удивляйтесь, если они не слишком реагируют, если три других отдела вашей компании уже связались с ними по тому же поводу. В конце концов, это бесплатная услуга, которую они предоставляют. Говорите, много хлопот? Разве VAN (сети с добавленной стоимостью) уже не делают этого? Конечно. Разве путевые листы в формате ЭОД (электронный обмен данными) не являются тарабарщиной (да, это правильное написание — я посмотрел в Википедии), когда вы получаете их прямо с железных дорог? Да. И да, это правда, что VAN может преобразовать запись накладной во что-то, с чем легче работать, например, в текстовый файл с разделителями-запятыми или электронную таблицу Excel. Они также могут доставлять файлы несколькими различными способами. Но во многих случаях получение накладных напрямую от железной дороги может сэкономить вам значительные деньги, даже если учесть стоимость инструментов и усилий, необходимых для получения файлов и перевода формата EDI.

Давайте взглянем на некоторые приблизительные расходы, и, конечно же, я рекомендую вам проверить себя. Исходя из моего опыта, получение накладных из VAN (сети с добавленной стоимостью), переведенных в простой текстовый формат (с разделителями-запятыми), обойдется вам примерно в 0,20–0,30 доллара за запись. Обычно для каждой отправки создается только одна запись накладной, но иногда исправления приводят к созданию двух или более записей. Для простоты давайте просто предположим, что на одну отправку приходится только одна запись, и усредним ее до 0,25 доллара США за запись. Эй, мы мелкий грузоотправитель (т.е. менее 100 отправлений в месяц), думаете вы про себя. 0,25 доллара за запись — это пустяки — это будет всего 25 долларов в месяц! Вау, хайроллер, большинство VAN имеют минимальную месячную ставку с обязательством не менее одного года. Ежемесячный минимум может достигать 2000 долларов. Ой! Если вы крупный грузоотправитель с 10 000 отправлений в месяц, вы рассчитываете на 2500 долларов в месяц. Для грузоотправителей среднего размера вы будете платить не менее нескольких сотен долларов в месяц и, возможно, высокий месячный минимум. Опять же, проверьте вокруг себя точные цены для конкретной ситуации, но, по крайней мере, вы знаете вопросы, которые нужно задавать, и расходы, на которые следует обратить внимание.

Хорошо, сейчас самое время для бесстыдной пробки. Эй, мне тоже нужно оплатить несколько счетов! Для вас, мелких грузоотправителей, есть по крайней мере один реселлер с добавленной стоимостью (VAR) ведущего VAN (VANVAR?), который продаст вам только те записи накладных, которые вам нужны. Данные связаны с программной системой, которая будет управлять данными, и это может быть дешевле, чем напрямую с VAN. Для вас, более крупных грузоотправителей или приверженцев «сделай сам», читайте дальше.

Если вы все еще хотите получать путевые листы напрямую от железных дорог, вот как это сделать.

Свяжитесь с отделами электронного бизнеса железных дорог, которые отправляют ваши входящие или исходящие отправления. Обратите внимание, что большинство коротких линий или региональных железных дорог не смогут доставить вам записи о путевых листах. Обычно это не проблема, потому что для большинства перевозок вагонов в Северной Америке в перевозке задействована по крайней мере одна железная дорога класса I. Все канадские и американские классы I могут предоставлять накладные; У меня нет опыта работы с мексиканскими железными дорогами (если у кого-то есть, поделитесь своим опытом). Если железная дорога, с которой отправляются отправления, не может их вам предоставить, свяжитесь со следующей железной дорогой класса I на маршруте и попросите их предоставить их. Если вы не знаете, как связаться с этими отделами, просто позвоните по центральному номеру службы поддержки клиентов и попросите их перевести вас. Вам нужно будет отправить письмо на бланке вашей компании, разрешающее это и указывающее, какие накладные вы хотите получать, например, все груженые отправления, грузополучателем которых является компания ABC . Как только это письмо будет получено, они, как правило, отправят вам форму с некоторой информацией, которая им нужна от вас. Вот информация, которая вам понадобится для заполнения большинства форм (рекомендую включить ее в письмо, чтобы сэкономить время, но вам, вероятно, все равно придется заполнять форму):

1. Сетевой IP вашей компании адрес. Когда вы пытаетесь подключиться к железнодорожному FTP-серверу из вашей компании, ваше соединение будет иметь IP-адрес. Некоторым железным дорогам необходимо знать, каким будет этот адрес или диапазон адресов, чтобы они могли разрешить его через свой брандмауэр. Вы можете получить это в своем ИТ-отделе.
2. Контактный телефон вашей компании, адрес электронной почты, почтовый адрес.
3. Технический контактный телефон вашей компании, адрес электронной почты, почтовый адрес и круглосуточный контактный номер. Это должен быть кто-то, кто знаком с вашей сетью и FTP. Не паникуйте, я никогда не слышал, чтобы железная дорога связывалась с кем-то посреди ночи. Тем не менее, не забудьте позаботиться о своей учетной записи FTP и уведомить железную дорогу, если вы больше не используете ее.
4. Все известные вам названия и варианты компаний, под которыми вы отправляете или получаете груз. Например, «Корпорация ABC», «Корпорация ABC», «ABC Inc.». Орфография должна быть точной. Примечание: если у вас много вариантов написания, свяжитесь со своими торговыми партнерами и попросите их использовать единообразное написание. Это критично для автоматизации. Вы можете обнаружить, что, если вариации сохраняются, получение путевых листов непосредственно от железных дорог может быть слишком ненадежным из-за всего ручного вмешательства, необходимого для всех этих различных вариантов написания на каждой отдельной железной дороге. В этом случае я рекомендую вам получить накладные от VAR или вашего дружественного VANVAR. Подробнее об этом смотрите здесь. Мое эмпирическое правило: чем больше вариантов написания компании и чем больше железных дорог вы отправляете, тем больше вам следует обращаться к VAN или VANVAR для предоставления электронных накладных.
5. Необязательно: адрес FTP-сервера, папка, имя пользователя, пароль для железных дорог, на которые нужно отправлять накладные. Вы можете получить это в своем ИТ-отделе. Если вы предпочитаете, чтобы данные накладной передавались на ваш собственный FTP-сервер, сообщите об этом железной дороге. В некоторых случаях, особенно с короткими линиями, они все равно не смогут предоставить вам FTP-сервер для извлечения данных. Если у вас нет FTP-сервера, но он вам нужен, сообщите мне, и я смогу вам помочь.

После того, как вы вернете заполненную форму, они создадут учетную запись на FTP-сервере, и начнут появляться файлы записей накладных. Вам будет предоставлен адрес, имя пользователя и пароль для FTP-сервера.

Теперь, когда железные дороги присылают вам накладные, у вас есть две дополнительные задачи. Получение файлов накладных с FTP-серверов, а затем преобразование этих файлов в пригодный для использования формат, такой как электронная таблица или текст с разделителями-запятыми.

Получение файлов накладных с FTP-сервера довольно просто, если вы знаете, как это сделать. Вы можете использовать что-то столь же простое, как Windows Explorer (не Internet Explorer ). Просто введите адрес FTP в текстовое поле вверху (пример: ftp://ftp.myftpserver.com). Затем вам будет предложено ввести имя пользователя и пароль, и вуаля, вы вошли! После этого вы можете копировать и вставлять файлы, как из любой другой папки. Обратите внимание, что некоторые серверы удаляют файлы после их копирования. Убедитесь, что вы удаляете файлы самостоятельно, если они не удаляются автоматически, чтобы файлы не складывались, и вам в полночь позвонил расстроенный администратор FTP-сервера, который заметил, что ваша учетная запись занимает все его драгоценное свободное место на диске. Есть и другие хорошие FTP-клиенты, такие как Core FTP (бесплатно) и WS_FTP (50 баксов или около того, но загруженные функциями и автоматизацией). Если вы хотите встроить FTP в программное приложение для максимальной автоматизации, у меня действительно хорошие результаты с продуктами от Dart Communications.

Теперь перевод. Существуют программные компоненты, которые можно встроить в программное приложение. Это более сложно, но позволит вам точно настроить и полностью автоматизировать процесс. Взгляните на компанию под названием Etasoft. Я использовал их продукт с хорошими результатами. Существуют и другие типы переводчиков — если вы будете искать «переводчики EDI», вы найдете несколько. Инвестиции в программное обеспечение переводчика (от 1500 до 3000 долларов и более) могут быть пугающими, но по сравнению со стоимостью оплаты перевода VAN вы можете выйти далеко вперед в долгосрочной перспективе.

Итак, в каком формате эти электронные накладные? Для вас технари, вот сделка. ASC X12 — это комитет, созданный ANSI (Американским национальным институтом стандартов) для разработки единых стандартов для межотраслевого электронного обмена электронными данными (EDI) деловых транзакций. Этот комитет разработал наборы транзакций для железнодорожной отрасли, и накладная называется «417». Последняя «версия» 417 — 005050 (версия 5, выпуск 5, подвыпуск 0). Вы можете приобрести спецификацию здесь примерно за 300 долларов, которая покажет вам, как интерпретировать или переводить набор транзакций.

Есть еще один вариант, обеспечивающий комбинированное FTP получение и перевод накладных. Предупреждение : это еще одна вилка (помните те счета, которые я должен оплатить?). Система управления вагонами (RMS) может загружать данные с нескольких FTP-серверов и автоматически переводить накладные. Все, что вам нужно сделать, это указать RMS, где взять файлы (интернет-адрес, имя пользователя, пароль) и указать, когда запускать. За разумную ежемесячную плату лицензия RMS Waybill позволяет вам легко получать путевые листы непосредственно от железнодорожных перевозчиков. RMS хранит исходные файлы путевых листов, а также данные в своей базе данных. Его средство создания отчетов позволяет экспортировать записи накладных в Excel, с разделителями-запятыми и во многих других форматах.