Жизнеобеспечение офиса – Обеспечение жизнедеятельности офиса

www.sekretariat.ru

Оптимизируем затраты на жизнеобеспечение офиса

Снабжение офиса расходными материалами является одной из важнейших задач, стоящих перед руководством фирмы. Успешная работа компании косвенно зависит от того, насколько хорошо она обеспечена всеми необходимыми для комфортной работы инструментами.

Поставки разнообразных ресурсов – это важная статья расходов, которой стоит уделить пристальное внимание. Любой начальник хочет тратить деньги с умом и не желает переплачивать, спуская огромные средства не бесполезные для офисной жизни вещи.

Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда какая-нибудь тетя Параша, которая по вечерам убирает пустые кабинеты, транжирит моющее средство – оно просто исчезает. Наверняка, она просто уносит пару бутылочек домой. И вам оплачивать чистоту Парашиной квартиры незачем.

Поэтому необходимо оптимизировать затраты, связанные с жизнеобеспечением офиса, и исключить подобные злоупотребления. Давайте рассмотрим несколько простых советов, помогающих совладать с этими проблемами.

Совет №1. Контролируйте существенное, а остальное – по мере необходимости

Незачем распаляться и тратить драгоценные силы на совершенно не важные вещи. Контролировать все невозможно. Поэтому стоит уделять внимание лишь действительно существенными пунктам расходов.

Во многих экономических расчетах чудесно работает принцип Паретто. Вы наверняка с ним знакомы. Он гласит, что 80% всех наших затрат уходит лишь на 20% приобретаемых ресурсов, которые и являются важными для функционирования офиса.

Поэтому все последующие советы будут касаться в первую очередь существенных расходных материалов, которые разметаются, как горячие пирожки на распродаже, и тянут из вашего бюджета огромные деньги.

Совет №2. Выбирайте ресурсы с умом

Как офис-менеджеры обычно подходят к вопросу закупок? Правильно, они выбирают в прайсах поставщиков самые дешевые позиции. Желание сэкономить деньги компании похвально. Правда, чаще всего такая инициатива исходит от начальства, которое строго рекомендует беречь деньги.

И это неправильно! Потому что, выбирая минимальную цену, мы игнорируем качество поставляемых материалов. Практика показывает, что дешевые ресурсы расходуются быстрее, а значит и покупаются чаще, т.е. экономия получается поддельной.

Простой пример. Жидкое мыло водянистой консистенции рассчитано на 200 умываний. В то же время аналогичное количество густого мыла, которое стоит всего на 25% дороже, хватает уже на 400 умываний. Теперь ответьте сами, какое из них выгоднее покупать?

Совет №3. Поставщиков не должно быть много

Воду и моющие средства мы берем у одной фирмы, бумажные полотенца – у другой, канцтовары оптом – у третей. Вместе с этим увеличивается количество документов строгой отчетности у бухгалтеров, офис-менеджеры тратят больше сил на общение с поставщиками.

В результате такой «оптимизации» вы получаете головную боль, распыляете внимание персонала на множество мелочей. Контроль ослабевает, а многочисленные поставщики начинают хитрить и обманывать. Поэтому выберите несколько не слишком «дешевых», зато надежных партнеров.

Совет №4. Установите нормы потребления

Непопулярное, но необходимое решение, если вы твердо намерены исключить лишние траты. Никто не советует вам, например, повестить около уборной отпускные нормативы по туалетной бумаге и жидкому мылу на одного сотрудника, нет.

Просто в течение недели (обычно требуется именно такой срок) вам опытным путем предстоит проверить, на что уходят расходные материалы, сколько их требуется, и кто из сотрудников использует их сверх меры.

В результате, опираясь на количественные характеристики потребностей офиса, вы сможете планировать расходы, закупать строго необходимое количество материалов, контролировать их потребление и предотвращать воровство.

Только не впадайте в крайности! Установить нормы потребления – это не значит его ограничить. Сотрудники должны получать столько «расходников», сколько им необходимо для труда и комфортной работы. Ни больше, ни меньше.

Совет №5. Используйте специальные технические средства

Аренда офиса, если в договоре не прописано иное, обычно предполагает передачу руководству компании абсолютно пустых помещений – без инфраструктуры, мебели и компьютеров. Всю технику, ресурсы для работы начальство приобретает самостоятельно.

Обычно на технические устройства, которые сопряжены с расходуемыми материалами, никто не обращает внимания. Тем не менее, их установка является самым лучшим способом дозирования и контроля норм потребления.

Даже самый простой дозатор, установленный на флакон с жидким мылом, исключает быстрое расходование. Без ограничителя сотрудники, скорее всего, при умывании будут щедро лить жидкость на руки. А при его наличии никто не станет нажимать на дозатор дважды или трижды.

Заключение

Как показывают расчеты, грамотная экономия на расходных материалах позволяет средней компании за год сохранить сумму, которой хватило бы на ежемесячные командировки двух сотрудников в экзотическую страну.

Наши советы предполагают не просто внимательную работу с цифрами и расчетами, но и воспитание людей. Прививайте сотрудникам бережливость, учите их осознанно пользоваться ресурсами, и тогда одной головой болью на повестке дня станет меньше.

articleland.ru

Что в имени тебе моем?

Мы уже не раз упоминали о том, что очень сложно определить типичные обязанности секретаря или помощника руководителя. Многое зависит от сферы деятельности компании, ее размера, фантазии руководителя и практически ничем не регламентируется. Кроме того, существует деление внутри самой профессии, которое, как показывает практика, по-разному понимается работниками и работодателями.

Сами секретари чувствуют разницу, порой интуитивно, поэтому на форумах не стихают споры о том, кто «главнее», какая иерархия существует внутри профессии, что является высшей ступенью в карьере административного работника. Единого мнения на этот счет среди моих коллег пока нет.

Тем не менее если эти многочисленные названия существуют, то должны существовать и явления, которые они описывают.

Давайте разбираться во всех тонкостях классификации административных должностей.

Разбираемся с понятиями

Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.

Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:

• прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
• работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
• планирование и подготовка приема посетителей;
• помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда – заказ гостиниц и авиабилетов;
• участие в подготовке деловых переговоров;
• заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение руководителя продуктами.

Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.

Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.

Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское – «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.

Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.

Чтобы не было путаницы

Секретарь на reception – должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер – это калька с англ. office manager, т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер – одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя – должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник – от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.

Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять – неизвестно.

Изучаем нормативные документы

Существует документ, описывающий все должности, представленные на территории нашей страны, – «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникли трудности с определением какой-либо должности в компании, то можно обратиться к этому документу и выбрать наиболее подходящее.

Этот классификатор можно найти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, есть «Единый тарифно-квалификационный справочник» (ЕТКС) и «Общероссийский классификатор занятий» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Это два раздела ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, второй – должности служащих.

Профессии рабочих (а их в классификаторе 5491) нас в данном случае не интересуют, обратимся к должностям служащих. Их 2598, и наверняка здесь можно найти все, что нам необходимо.

Начнем, пожалуй, с должности секретаря. В результате алфавитного поиска получаем следующую таблицу[1] (см. Таблицу 1).

Таблица 1

Должности в ОК 016-94, содержащие наименование «секретарь»

Каждая должность имеет свой код. Кроме того, разные должности имеют один код по ОКЗ, а это означает, что они объединены в одну группу. Название «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа «Секретари»). Эту группу составляют следующие должности:

• делопроизводитель;
• секретарь незрячего специалиста;
• секретарь руководителя;
• секретарь суда;
• секретарь учебной части;
• секретарь-машинистка;
• секретарь-стенографистка.

Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства.

Их обязанности включают:

• организацию приема посетителей, телефонных переговоров, прием телефонограмм;
• ведение стенографических записей текстов, подготовленных руководителем документов, с последующей их расшифровкой;
• работу под диктовку или с письменными материалами, используя пишущую машину или компьютер;
• прием и отправку в некоторых случаях информации по телетайпу, телефаксу или при помощи иных технических средств;
• ведение делопроизводства;
• обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники;
• выполнение родственных по содержанию обязанностей;
• осуществление контроля за другими работниками[2].

На данном сайте есть удобное деление должностей по группам, из которого видно, что группа 4115 входит в старшую группу 411 «Секретари, операторы счетных (вычислительных) машин и родственные профессии». К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др.

В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться (а кого-то и вздрогнуть). Однако любой – даже начинающий – секретарь, посмотрев на предложенный список обязанностей, спросит: «Как? И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?» Мы ведь не раз говорили, что секретарь – это профессия, которая предполагает, что как минимум половину своего рабочего времени вы посвящаете бездокументному облуживанию руководителя и сотрудников. Строчка «прием посетителей» не передает всего многообразия обязанностей, которые приходится выполнять секретарю. Остальные обязанности чисто технические и относятся к работе с документами. Глядя на имеющееся описание, можно подумать, что секретарь сидит в отдельной комнате и только печатает на компьютере да пишет что-то в журнале регистрации. Но мы ведь знаем, что это далеко не так. Поэтому такое определение вряд ли может устроить специалистов.

Вернемся к классификатору: должность «офис-менеджер», равно как «управляющий офисом» и «помощник руководителя», в нем отсутствует. Зато есть должность «референт» (код 26088), входящая в группу 3431 – «Административно-управленческий персонал».

Данную группу, помимо различных наименований администраторов, распорядителей, составляют должности инспектора по контролю за исполнением поручений, референта, референта по основной деятельности.

Забавное соседство, не правда ли? В одной группе с референтом находится инспектор по контролю за исполнением поручений. Об этом контроле многие секретари знают не понаслышке, поскольку сами его осуществляют.

На сайте http://www.etks.info/ сказано, что административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение.

Их обязанности включают:

• ведение деловой переписки, протоколов и другой административной документации;
• планирование и организацию проведения заседаний совещаний, деловых встреч и поездок;
• согласование сроков проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;
• помощь руководителям и сотрудникам в решении вопросов административно-организационного характера;
• подготовку проектов контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей и сотрудников;
• выполнение родственных по содержанию обязанностей;
• руководство другими работниками.

Сколько обязанностей из этого списка вы выполняете? Как при этом называется ваша должность? «Секретарь»? «Офис-менеджер»? «Помощник руководителя»?

Если вспомнить о том, что традиционно работа секретаря делится на документное и бездокументное обслуживание и большинство из нас выполняет обязанности из списков для обеих рассмотренных групп («Секретари» и «Административно-управленческий персонал»), то можно сделать вывод о том, что исходя из выполняемых обязанностей, большинство из нас является секретарями-референтами.

Получается, что автор статьи в Википедии был прав. Однако открыв любой из сайтов для поиска вакансий, вы обнаружите, что объявлений с таким названием очень мало.

Что это значит? Почему в классификаторе не отражены такие должности, как «помощник руководителя» или «офис-менеджер»? Почему на практике должности есть, а в классификаторе их нет? Может, он устарел или составители не потрудились разобраться в ситуации на современном рынке труда?

Конечно, данный классификатор несколько консервативен. Но ведь орфографические словари тоже консервативны. Люди по-разному говорят и пишут, но существуют определенные правила, принятая специалистами норма, и грамотные люди ориентируются на нее. Все инструкции, классификаторы и прочие официальные документы, разработанные специалистами, подразумевают существование идеальной организации, где секретарь занимается работой с документами, контроль их исполнения осуществляют инспекторы, а визовая поддержка и работа с делегациями входит в зону ответственности службы протокола.

Не думайте, что так не бывает. Именно так построена работа многих крупных государственных учреждений и корпораций, администраций, заводов. Во-первых, потому что они существуют не один десяток лет и в своей деятельности ориентируются на должностные инструкции и регламенты, разработанные еще в СССР, когда ситуацию «кто в лес, кто по дрова» было сложно представить. Во-вторых, подобное разделение обязанностей во многом связано с секретностью. Например, на заводах, выполняющих военные заказы, у секретарей руководителей нет доступа в Интернет, а мобильные телефоны они оставляют в сейфе на проходной. В такой ситуации сложно осуществлять поиск информации или заказ билетов. Этим занимаются отдельные специалисты, имеющие доступ к Сети.

Кроме того, одно дело, если секретарь в компании, где работает сто человек, «и швец, и жнец, и на дуде игрец», и совсем другое, когда в компании работает несколько тысяч. В этом случае большинство рабочих процессов строго регламентировано и централизовано. За них не может отвечать один специалист, существуют целые отделы.

Кстати

Что касается наличия устаревших на первый взгляд названий (например, «секретарь-машинистка»), то в нашей стране и по сей день существуют организации, в которых некоторые документы печатают только на печатной машинке (ввиду секретности). Кроме того, наличие слова «машинистка» в данном определении чаще всего указывает на большой объем работы, связанный именно с подготовкой документов. В советское время как раз машинистки и выполняли данную работу, а в крупных компаниях с централизованным делопроизводством это сохранилось и по сей день.
Можно ли назвать эту должность, скажем, «оператор ПК»? Конечно, во многих компаниях так и делают. Но зачем, если в массовом сознании за данным понятием уже закрепился определенный список обязанностей? Язык не любит никаких искусственных нововведений. Когда этот термин потеряет свою актуальность, он исчезнет.

Почему же на практике существуют секретари, которые выполняют обязанности и референтов, и инспекторов по контролю за исполнением документов, и даже переводчиков? Потому что теория всегда отличается от практики. Компании, особенно небольшие, стремятся в первую очередь сэкономить, повесив на одного сотрудника массу разнородных обязанностей. Одна моя коллега дала такое определение должности секретаря: «человек, который делает то, что другие работники делать не хотят». Что ж, бывает и такое. Кроме того, как мы уже говорили, расхождение в обязанностях часто связано с невозможностью ввода определенной единицы в штатное расписание, а также непониманием работодателей градаций, существующих внутри профессии.

Сравниваем обязанности

Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем)[3].

Офис-менеджер

1. Прием и распределение входящих звонков.
2. Делопроизводство, документооборот.
3. Выполнение поручений руководителя.
4. Жизнеобеспечение офиса.
5. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
6. Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
7. Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
8. Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
9. Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной уютной атмосферы. Примечание автора: на менеджере по работе с клиентами данный работодатель решил сэкономить.
10. Прием звонков, поступивших на рекламную линию, и перевод их в нужный отдел.
11. Контроль порядка и чистоты в офисе.
12. Систематизация и классификация документов и информации, доведение их до непосредственных исполнителей. Примечание автора: вроде бы это и есть делопроизводство? Но нет, в данной вакансии оно указано отдельной строкой.
13. Доведение до сведения менеджеров информации, поступающей от клиентов.
14. Выполнение поручений сотрудников офиса по оформлению и передаче им необходимых поручений и информации.
15. Проверка правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями при приеме на работу новых сотрудников. Примечание: Так и знала, кадровика в компании нет!
16. Выполнение копировально-множительных работ.
17. Выписка доверенностей.
18. Ведение табеля учета рабочего времени. Примечание автора: Точно нет кадровика!
19. Взаимодействие с подразделениями компании.
20. Оформление документов и составление отчетов по расходованию средств на хозяйственные нужды.

Секретарь

1. Организация документооборота, ведение деловой переписки.
2. Исполнение поручений руководителя.
3. Подготовка необходимой документации и отчетности.
4. Организация и координация встреч, переговоров, совещаний.
5. Организация служебных командировок (заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансферы, бронирование гостиниц и т.п.).
6. Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, трансферы и т.п).
7. Прием и распределение входящих звонков.
8. Обеспечение жизнедеятельности офиса.
9. Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками сырья, часто на английском языке).
10. Обеспечение почтовой и курьерской отправки.
11. Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
12. Почта.
13. Административная поддержка руководителя.
14. Контроль исполнения поручений руководства.
15. Работа с оргтехникой.
16. Подготовка организационно-распорядительных документов.

Секретарь-референт

1. Организация жизнедеятельности офиса.
2. Прием и распределение звонков.
3. Прием посетителей.
4. Организация встреч и переговоров.
5. Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
6. Ведение деловой переписки.
7. Отправка и получение почты, выдача доверенностей.
8. Делопроизводство.
9. Выполнение поручений руководства.
10. Работа с курьерской службой.
11. Взаимодействие с подразделениями компании.
12. Поддержание в офисе порядка, доброжелательной атмосферы.
13. Обеспечение административной поддержки графика дня директора.
14. Контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной директором.
15. Подготовка организационно-распорядительной документации.

Помощник руководителя

1. Прием входящих/исходящих звонков.
2. Работа с почтой/корреспонденцией, деловая переписка.
3. Анализ информации, сбор данных, отчетность.
4. Коммуникация с руководителями подразделений.
5. Выполнение поручений руководителя в заданные сроки.
6. Мониторинг своевременного выполнения распоряжений/служебных заданий.
7. Сопровождение командировок (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, гостиницы, мероприятия, экскурсии).
8. Организация и сопровождение приема руководством предприятия делегаций, посетителей, организация встреч, переговоров, презентаций.
9. Контроль за расходованием канцтоваров, при необходимости заказ.
10. Оформление, хранение подлинников информационных и организационно-распорядительных документов.
11. Жизнеобеспечение офиса.
12. Делопроизводство, документооборот.
13. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
14. Помощь в планировании рабочего дня руководителя.

Как видите, у специалистов, работающих на этих должностях, очень много сходных обязанностей. Все они занимаются (или принимают участие) жизнеобеспечением офиса, приемом и распределением звонков, организацией документооборота и выполняют поручения руководителя.

Посмотрите на списки обязанностей секретаря, секретаря-референта и помощника руководителя. Они практически идентичны. Разве что в одной из компаний от помощника ждут еще и аналитической работы. Несколько выбивается из ряда позиция офис-менеджера, от которого работодатели ждут исполнения функций инспектора по кадрам и работы. И, пожалуй, он единственный, от кого не ждут помощи руководителю (или это просто не указано в объявлении?). С уверенностью можно сказать, что помощнику руководителя придется помогать руководителю, что не избавляет его от необходимости «жизнеобеспечивать» офис.

Прежде чем делать выводы, давайте обратимся еще к одному параметру: какие требования предъявляют работодатели к специалистам указанных должностей (Таблица 2).

Таблица 2

Требования, предъявляемые работодателем к офис-менеджеру, секретарю, секретарю-референту, помощнику руководителя

Что ж, приятной внешности и высшего образования от офис-менеджера случайно выбранные нами работодатели не требуют. На наш взгляд, они не видят особых различий между секретарем и офис-менеджером. Требования к остальным трем позициям, как и выполняемые обязанности, практически идентичны. Только от помощника руководителя хотят опыта работы личным помощником, при этом не забывая об умении работать в коллективе (ни для кого не секрет, что многие помощники имеют тенденцию отрываться от коллектива – специфика работы того требует).

Конечно, на собеседовании окажется, что половину обязанностей просто «забыли» написать, и откуда-то появятся еще два десятка требований к кандидату. Но в целом тенденция понятна: работодатель видит офис-менеджером человека, который будет заботиться об офисе, всех сотрудниках да еще и о клиентах. А вот между секретарем, секретарем-референтом и помощником руководителя особой разницы не наблюдается.

То есть теория и в этот раз разошлась с практикой. Нам понятно, что секретарь должен осуществлять, скажем так, технический функционал (работа с документами и т.д.), а помощник руководителя или референт – выполнять более сложные функции (писать деловые письма, составлять аналитические обзоры и т.д.). Мне известна только одна компания, в которой обязанности распределены подобным образом. Но она из разряда идеальных. На практике такое деление скорее исключение, чем правило.

Подозреваю, что в большинстве случаев работодатели просто желают сэкономить, взяв на работу специалиста, который совмещает несколько функций. Кроме того, вводить дополнительные единицы в штатное расписание – та еще морока.

Почему же самое распространенное название для этой группы административных позиций именно «секретарь»? Во-первых, потому что оно давно у всех на слуху. Во-вторых, теоретически помощник руководителя может отказать в помощи сотрудникам отдела, а секретарю деваться некуда. В третьих, далеко не все знают, кто этот загадочный «референт», поэтому лучше не создавать лишних сложностей с терминологией.

Очевидно, что негласно принятое деление, которое ставит помощников руководителя выше, чем секретарей или секретарей-референтов, является, по сути, формальностью. Без сомнения, «ассистент директора» звучит солиднее, чем «секретарь директора». В этом, пожалуй, и вся разница. Работодателя больше интересуют ваши личные качества и опыт работы, чем то, какая запись стоит в вашей трудовой книжке. Конечно, с неразберихой в должностях мы так и не закончили. Однако тем, кто переживает по поводу того, что при всем многообразии выполняемых обязанностей его должность называется «секретарь», советуем отбросить все комплексы и на вопрос, кем работаете, гордо отвечать: «Секретарем».

[1]В оригинальной таблице нет порядковых номеров, здесь они введены для удобства.

[2]http://www.etks.info/okz/group-4115.html.

[3]Мы не меняли формулировки, но позволили себе внести коррективы в орфографию и пунктуацию авторов объявлений.

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

www.profiz.ru

Резюме Секретарь / Помощник руководителя / Офис-менеджер / Помощник бухгалтера / Помощник юриста, Москва, 30 000 руб. в месяц

Обязанности:

Выполнение функций заместителя руководителя: построение и контроль работы ресепшн, подбор сотрудников в Административный отдел (секретари на ресепшн, курьер, уборщица), помощь руководителю в научной и общественной области деятельности (участие в различных семинарах, конференциях, ассоциациях; организация участия на всех этапах: регистрация, подготовка материалов, сопровождение руководителя на данных мероприятиях, помощь в написании различных статей, рецензий; выполнение информационных запросов руководителя по различным темам, работа с большим объемом информации и т.п.). Организация ремонтных работ в офисе в полном объеме: от составления дизайн проекта до сдачи офиса «под ключ» (выявление потребностей, поиск и всеобъемлющая работа с дизайнерами, подрядчиками, поставщиками; закупка материалов, контроль ремонтных работ на всех этапах; расчеты и документальное взаимодействие со всеми участниками процесса и т.п.). Кроме того, выполнение всех основный функций секретаря: прием и распределение звонков (работа с мини-АТС), обработка входящей/исходящей документации, работа с поставщиками (отслеживание платежей, контроль за своевременным поступлением первичной документации, контроль за оформлением документов, регистрация, сортировка, анализ входящей/исходящей документации), всесторонняя работа с договорами (от обсуждения до расторжения), официальная переписка с гос. органами, выполнение поручений руководства, прием гостей, сопровождение договоров аренды и взаимодействие с арендодателями, жизнеобеспечение офиса всем необходимым, от канцелярии до продуктов питания, создание документооборота в компании практически «с нуля» и многое другое. Также выполнение обязанностей помощника руководителя: планирование рабочего дня руководителя, документационное обеспечение деятельности руководства, выполнение поручений, сопровождение и контроль текущих платежей руководителя (мобильная связь и др.), Travel-поддержка руководителя и др. Опыт работы с договорами на всех стадиях — от составления до подписания.

www.superjob.ru

Как непросто быть хорошей хозяйкой офиса, или Обеспечение офиса всем необходимым

А что же необходимо? Обеспечение небольшого офиса всем необходимым предполагает следующее:

1.             Расчет потребности в необходимых товарах, закупка, учет расходования канцтоваров, расходных материалов и прочих товаров для офиса.

2.             Заказ рекламной продукции.

3.             Анализ потребности в оборудовании и его закупка.

4.             Организация ремонта оборудования (при необходимости).

5.             Закупка мебели.

6.             Заключение (перезаключение) договоров аренды, услуг связи (телефоны, Интернет).

7.             Организация подписки на периодические издания, получение и отправка почты.

Заказ канцтоваров и рекламной продукции осуществляется периодически, что же касается закупки оборудования и мебели, то эту работу можно отнести к разряду разовых.

В данной статье мы подробно рассмотрим лишь вопрос обеспечения офиса канцтоварами как наиболее регулярно повторяющийся вид работы. Кроме того, умелые закупки канцтоваров позволяют существенно экономить средства.

Прежде всего, хозяйка офиса должна составить свой собственный перечень канцтоваров и хозяйственных принадлежностей, необходимых для нормального функционирования работы офиса. В принципе, стандартный набор канцтоваров для небольшого офиса примерно одинаков, однако у каждой организации есть своя специфика.

Кроме того, если офис новый, необходимо произвести разовые закупки. Так как эти покупки делаются один раз, к ним стоит отнестись более серьезно: изучить различные предложения на рынке, выбрать наиболее подходящий вариант. При этом в расчет следует принимать такие критерии, как соотношение цены и качества, комплексность поставки (чем больше удастся закупить в одном месте, тем меньше времени будет потрачено на закупки), условия доставки (наличие, стоимость и сроки доставки). Кроме того, для каждой конкретной организации могут иметь значение и другие факторы. Например, если компания быстро растущая, то стоит обратить внимание на возможность дополнительной закупки мебели той же партии.

После того как составлены списки всего необходимого, важно точно рассчитать объем и периодичность закупок.

В данном вопросе может быть несколько подходов, в том или ином виде используемых в различных компаниях.

Первый подход – «По ситуации»: канцтовары покупаются «на глазок», если секретарь видит, что что-то заканчивается. Никакой учет не ведется. Покупается и расходуется столько канцтоваров, сколько нужно.

Этот наиболее простой способ используется обычно неопытными секретарями. Однако это не совсем надежный и к тому же это самый расточительный способ. Например, в одной компании в разгар подготовки к выставке закончился порошок в копире, а запасного картриджа не оказалось. И поскольку необходимо было срочно сделать большое количество копий, пришлось делать их платно в копировальном центре. И это при наличии собственного мощного копировального аппарата. Конечно, руководитель был крайне недоволен непредусмотрительностью секретаря.

Второй подход – «Сбор заявок». В этом случае потребность в канцтоварах определяется путем сбора заявок от персонала. Секретарь заранее собирает заявки от руководителей и сотрудников, формирует единый перечень, согласует его с руководством, после чего централизованно и единовременно делает закупки. Это более обоснованный и экономичный способ, он позволяет избежать непредвиденных ситуаций и ненужных трат. Однако при использовании данного способа расходы компании напрямую зависят от экономности и порядочности персонала. Если компания маленькая, то, как правило, злоупотребления довольно редки, потому что все на виду.

Третий подход – «Системный». При этом подходе также используется система сбора заявок, но отличие его в том, что анализ производится с двух сторон. С одной стороны, выясняются субъективные потребности сотрудников посредством предоставления заявок, с другой стороны, проводится постоянный учет и анализ фактически израсходованных канцтоваров. После чего эти данные совмещаются и выводятся нормативы расходования канцтоваров, которые и составляют основу системы закупок.

Е. Скриптунова

www.profiz.ru

Мама всего офиса — Задолба!ли

Работаю офис-менеджером в одном из офисов крупной компании. Очень удивляют часто попадающиеся в сети (в том числе на этом сайте) выплески негодования других офисных «хозяек» на тему «я вам что тут, и швец, и жнец»? Если ты не секретарь, а именно офис-менеджер, то вообще-то да. В небольших фирмах функции секретаря и офис-менеджера действительно часто выполняет один человек, поэтому бытует мнение, что офис-менеджер — это такое модное наименование той же секретутки. На самом деле разница есть, и разница эта принципиальна. Секретарь работает непосредственно с руководителем. Планирование рабочего дня, встреч и поездок, бронирование билетов и гостиниц, чай-кофе, встреча посетителей — кроме того, секретарь зачастую сопровождает своего руководителя в командировках.

Для офис-менеджера же отлучаться из офиса даже на лишние пару часов — абсурд. Собственно, если секретарь фокусируется на одном человеке, то зона ответственности офис-менеджера — весь коллектив. «Обеспечение жизнедеятельности офиса» — фраза, часто мелькающая в текстах вакансий — вовсе не пустой звук. Нормальное функционирование буквально всего, что окружает драгоценных коллег — наша прямая обязанность, поэтому да, если кто-то не может разобраться, как пользоваться принтером, то это твои проблемы, а если ты не заказала вовремя воду и печенье, то это твоя вина. Да, печенье оплачивает компания. Она же платит тебе зарплату, чтобы ты следила за запасами вкусняшек на кухне, а не хамила голодным коллегам. Офис-менеджер — это руководящая должность, в его подчинении находятся водители, курьеры, уборщицы, в некоторых компаниях даже системный администратор. Плохо работает вентиляция, в окно залетел голубь, сломался принтер? Почему этими проблемами должен заниматься кто-то другой? Лично я не вижу ничего зазорного в том, чтобы протереть пол, если вдруг кто-то наследил, а уборщица уже ушла, или сбегать в магазин за сахаром, если опаздывает доставка.

Но нерациональные требования, конечно, тоже бывают и очень, очень задалбывают.

Я уже десятки раз пожалела о том, что в момент устройства на работу похвасталась знанием двух европейских языков.

— Позвони в Гонконг и узнай, как мне открыть счёт в их банке.

— Свяжись с бразильскими логистами и выясни, на каких условиях они согласны работать… С какими бразильскими логистами? Как с какими? Ну, найди в Гугле каких-нибудь, что ты такая беспомощная!

— А переведи мне вот десять страниц техдокументации, только срочно.

Ребят, услуги переводчика в мои обязанности уж никак не входят.

— Н., почему ты уже две недели не возвращаешь мне подписанный договор?

Ну, я даже не знаю. Наверное, потому что вы кинули его в кучу бумаг на моем столе без каких-либо идентификационных признаков? Вас в офисе двадцать человек, из которых подписывать свои бумажки умеют трое. Я не телепат. Я вам регулярно заказываю красивые разноцветные стикеры специально для этой цели, но вы их почему-то усиленно экономите.

Дедлайны. Классика. Весь месяц можно не шевелиться, чтобы в последний день отчётного периода завалить офис-менеджера килограммами бумаги, которую нужно отправить срочно, вот прям сейчас. Если курьер в итоге простоял на почте с этим добром до десяти вечера и всё равно отправил не всё, то виноват либо он, либо офис-менеджер, потому что беленький няшный бухгалтер постарался и сдал отчёт аж за полдня до крайнего срока.

Добил коллега, который три дня кряду дёргал меня с просьбой помочь структурировать архив. На такую масштабную помощь времени у меня не было, поэтому я отмахивалась, пока сегодня не выяснилось, что несчастному надо было всего-то напечатать этикетку и наклеить её на новую папку. Три дня мальчик маялся и играл на планшете, ожидая, когда же у меня появится время сделать это тяжёлое дело за него.

Задолбали!

zadolba.li

Обязанности офис-менеджера. Совет

Офис-менеджер — это человек, который занимается организацией делопроизводства в организации или ее подразделении. Название профессии говорит само за себя: слово «менеджер» (manager) переводится с английского языка как «управляющий». Поэтому офис-менеджера можно смело называть хозяином офиса.

Список его обязанностей может варьироваться в зависимости от специфики конкретного предприятия, но основная задача остается неизменной: офис-менеджер должен обеспечить эффективное функционирование офиса. Поэтому обычно офис-менеджеру нужно быть на все руки мастером: ему приходится выполнять функции секретаря, администратора, завхоза, иногда в обязанности офис-менеджера входит также кадровое делопроизводство и первичная бухгалтерия.

Обычно офис-менеджер является своего рода связующим звеном между компанией и «внешним миром»: он отвечает на телефонные звонки и переводит их на нужных сотрудников либо передает служебную информацию тому, для кого она предназначена. Он же занимается встречей посетителей.

Также на плечи офис-менеджера ложится обеспечение документооборота компании: в его ведении находится входящая и исходящая корреспонденция, он занимается регистрацией, учетом, хранением и архивированием документов. Офис-менеджер занимается подготовкой накладных и счет-фактур, различных отчетов, оформлением заявок на оплату счетов по коммунальным платежам и аренде помещений.

Еще офис-менеджеры обычно принимают участие в подготовке совещаний и заседаний. В этом случае в их задачи может входить подготовка материально-технического обеспечения, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня. Во время самого совещания или заседания офис-менеджер может быть ответственным за ведение и оформление протокола.

В круг задач офис-менеджера часто входит подготовка проектов документов, касающихся деятельности компании, выполнение копировально-множительных работ, организация командировок сотрудников (заказ железнодорожных и авиабилетов, бронирование гостиниц), печать служебных материалов, ведение базы данных.

Еще одна важная группа обязанностей офис-менеджера — это обеспечение жизнедеятельности офиса. К этой категории обязанностей можно отнести регулярный заказ воды (а также чая, кофе, сахара и других продуктов, если это необходимо), заказ канцелярии и расходных материалов, а также их учет, хранение, выдачу и списание. Подписку на профильные периодические издания обычно также оформляет офис-менеджер.

Именно офис-менеджер в большинстве компаний должен следить за состоянием офисной оргтехники и другого оборудования. Это, разумеется, не означает, что он обязан уметь ее ремонтировать; в случае поломки его задача — вызвать специалистов для ремонта или проведения технического обслуживания. Обеспечение чистоты и порядка в офисе — тоже задача офис-менеджера.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководству компании (генеральному директору, руководителю филиала и т. п.) или заместителю директора по персоналу, в некоторых случаях — руководителю отдела по персоналу. У него в подчинении могут находиться водители, курьеры, уборщицы, технические работники и т. п.

По сути, офис-менеджер

anydaylife.com