Отдела логистики что это – Логистика — что это такое и кто такой логист

Чем занимается отдел логистики на предприятии, логистическая служба

Введение

Зарубежный опыт показывает, что логистике принадлежит стратегически важная роль в современном бизнесе. Неслучайно все больше специалистов, добившихся успеха в этой области, продвигается на высшие должности в руководстве компаний. С позиций бизнеса под логистикой понимают эффективное управление материальными и сопутствующими (информационными, финансовыми, сервисными) потоками для достижения корпоративных целей с оптимальными затратами всех ресурсов. В настоящее время в передовых фирмах традиционные функциональные области логистики (транспортировка, управление запасами, закупками и заказами, складирование, грузопереработка, упаковка) интегрировались на базе общей информационно-компьютерной платформы, образовав стратегическую инновационную систему. Внедрение методов логи­стического менеджмента в практику бизнеса позволяет фирмам зна­чительно сократить все виды запасов продукции в производстве, снабжении и сбыте, ускорить оборачиваемость оборотного капитала, снизить себестоимость производства и затраты в дистрибьюции, обеспечить наиболее полное удовлетворение потребителей в качестве товаров и сервиса.

На российском рынке логистические концепции и системы в бизнесе продвигают в основном зарубежные фирмы и предприятия с участием иностранного капитала.

Отечественные компании в подавляющем большинстве настороженно относятся к внедрению логистических инноваций. Однако, несмотря на сложную экономическую ситуацию, перспективно мыслящие руководители многих фирм, зачастую интуитивно чувствуя потенциал логистики в плане получения конкурентных преимуществ и упрочения своего положения в бизнесе, или основываясь на западном опыте, стремятся внедрить логистические концепции и системы.

В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х гг. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь опутанных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом.

Системный и ситуационный взгляды на вещи привлекли внимание как реакция на изменения, в возрастающей мере влиявшие на успешность действий организации. Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание, чем когда-либо. Как пишет Элвар Элбинг «Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций — деловых, образовательных, государственных — под влиянием недавних событий в мире были вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и ее воздействиях на внутреннее строение организации

».

Даже если бы изменения не были столь значительны, руководителям все равно пришлось бы учитывать среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. В этом отношении организации подобны биологическим организмам. Согласно теории эволюции Чарльза Дарвина, сохранившиеся виды выжили потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в своей среде. И организации вынуждены приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

В данной контрольной работе я постараюсь определить роль логистики в сфере внешнего бизнеса, какие конкурентные преимущества появляются у компании, использующие логистику, какое влияние оказывает логистика на развитие экономики страны.

Внешняя среда бизнеса

Для начала, хотелось бы определить некоторые общие характеристики внешней среды:

1. Взаимосвязанность факторов внешней среды

Это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

Служба логистики и ее функции

Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Например, в 70-е гг. снижение поставок нефти, прежде всего в силу политической структуры и целей других стран, оказало сильное воздействие на общее состояние экономики США. Рост цен на продукты нефтепереработки повлек за собой общее повышение цен почти на все. Это же изменение стало катализатором серии правительственных акций, например, попыток регулирования температуры в общественных местах распределения топлива, установления нормативов на эффективность использования топлива, введения налогов на сверхприбыль нефтяных компаний, учреждения крупного федерального проекта по преодолению энергетической зависимости от других стран. До того, как произошло резкое падение цен на бензин, среда прямого воздействия многих организаций также была под ударом, поскольку профсоюзы требовали компенсаций в связи со скачками цен на потребительскую продукцию. Некоторые фирмы, например, выпускавшие автомобили для загородных путешествий и крупные модели, а также занимавшиеся автомобильным туризмом, пострадали из-за оттока потребителей. Но в некоторых случаях эффект оказался положительным. Пошли в гору дела у ряда фирм, производящих теплоизоляционные материалы, разрабатывающих синтетические топлива и выпускающих электромобили и устройства, работающие от солнечной энергии. В то же время в этих секторах возросла конкуренция, поскольку многие фирмы решили добиваться своей доли в развивающихся отраслях производства. Факт взаимосвязанности особенно значим для мирового рынка. Согласно РОБЕРТУ Б. РЕЙЧУ, экономисту из Гарвардского университета,

«…земной шар быстро превращается в единый рынок. Товары становятся все дешевле, независимо от национальных границ». Из каждого потраченного американцем доллара 20 центов падает на импорт. Взаимосвязанность различных факторов внешней среды, должна была превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно. Они должны понять, что эти факторы взаимосвязаны и изменяются. Специалисты, например, ввели понятие «хаотичных изменений» (hyperturbulence) для описания внешней среды 80-х гг., которое характеризуется еще более быстрыми изменениями и более сильной взаимосвязанностью.

2. Сложность внешней среды

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, скажем, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается. Один исследователь суммирует последствия сложностей такого рода для управления:

«Организации, работающие в несложной среде, обладают одним преимуществом: им приходится иметь дело всего с несколькими категориями данных, необходимых для принятия решений».

3. Подвижность среды

Это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Однако при том, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Например, два исследователя обнаружили, что скорость изменения технологии и параметров конкурентной борьбы в фармацевтической, химической и электронной промышленности выше, чем в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям и кондитерской промышленности. Быстрые изменения происходят в авиационно-космической промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций.

Менее заметные относительные изменения затрагивают мебельную промышленность, производство тары и упаковочных материалов, а также пищевых консервов. Кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов. В то же время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных.

Это делает принятие решений более трудным процессом.

laservirta.ru

Функциональные области логистики. Чем занимается отдел логистики

Логистика – это теоретические, практические аспекты передвижения, транспортировки, распределения ресурсов. Термин применяется в деловом мире, актуален для любого современного предприятия. Существует логистика сырья, труда, денег, прочих ресурсов производственных, материальных, нематериальных. Предполагается перемещение объекта от продавца к покупателю, от заказчика к клиенту, от источника потребителю. Занимающийся оптимизацией этого процесса сотрудник называется специалистом в области логистики.

Вчера, сегодня, завтра

Логистика производственного предприятия существовала с момента, когда между людьми возникли отношения предоставления услуг, продажи товаров. В наше время принято воспринимать логистику как самостоятельную сферу, хотя еще несколько десятилетий тому назад ее рассматривали как несколько практически невзаимосвязанных частей. В наше время логистика на предприятии объединяет снабженческий отдел, склад и ответственных за транспортировку товаров работников. Ранее это все разделялось на три выделенных в структуре предприятия подразделения.

Чем занимается отдел логистики? Его зона ответственности – материальные, нематериальные потоки, представленные на предприятии взаимосвязанным комплексом. Информационные системы в логистике применяются для более точного контроля над потоками и устранения очередей, задержек. Это помогает оптимизировать рабочий процесс и снизить потери из-за простоя.

Вся ответственность – на работнике

Задача менеджера по логистике – спланировать и проконтролировать все этапы изготовления и сбыта товара. Он занимается поставками сырья, проверяет качество, сверяет номенклатуру, следит за временными рамками, объёмами поставляемого и необходимого, держит под контролем стоимость и договаривается с поставщиками, если возникают спорные вопросы.

Интегрированность предполагает, что логистика на предприятии может отражаться через связь поставок, дающих предприятию все необходимое для производства товара, предоставления услуги конечному покупателю. То есть фактически логистика – это метод обеспечения выполнения фирмой обязательств перед потребителями в заданные временные рамки.

Логистика: субъекты, объекты

Материальный поток – это объект, фокусирующий на себе внимание менеджера по логистике. Фактически поток сквозной, но каждый блок обладает уникальными особенностями, специфичными параметрами, знать которые необходимо, чтобы снизить затраты. Ориентируясь на общепринятое формулирование функциональности логистики, выделяют области:

• Закупки.
• Производство.
• Распределение.
• Транспортировка.
• Информирование.

Чем занимается отдел логистики? Всеми вопросами в целом, но разумным выглядит распределение задач между специалистами в расчете одного человека или одной группы работников на каждый аспект.

Логистика: закупаем

Специалисты, ответственные за обеспечение производственного процесса сырьем, задействованы в закупочной логистике. Эта область предполагает контроль над всеми потоками материалов, присутствующими в системе. Разумная, оптимизированная организация позволяет обеспечить предприятие необходимыми материалами, чтобы производство работало без простоев и потерь.

Для закупок с точки зрения логистики на первое место выходит систематизация рабочего процесса, то есть объединение всех потоков материалов в связную, логичную систему. В логистическом отделе выделение закупок в самостоятельную область оправдывает себя и в производственных, и в торговых компаниях, так как везде есть необходимость в отвечающих за закупку, доставку работников. В их зоне ответственности не только сырье, но также предметы народного потребления, полуфабрикаты.

Подразделение на уровни

Принято выделять у закупочной три функциональных аспекта:

• связь с целями предприятия, наладка функционирования с учетом макроинтересов;
• связь логистического отдела с конкретным подразделением, что требует учитывать цели этого структурного формирования;
• полноценная самостоятельная структурированная система с элементами, целями.

Снабженцы: цели

Функциональные области логистики, ответственные за снабжение, в первую очередь формируют связи с поставщиками. Это означает, что они прорабатывают вопросы экономической политики, методологии, технического, технологического обеспечения. Специалисты, на которых возложено управление закупочной логистикой, тесно взаимодействуют с поставщиками, сбытовым отделом, подрядчиками, оказывающими транспортные услуги. Фактически именно за счет системы закупки отдел логистики плотно включен в рабочий процесс предприятия.

Основная идея такой системы – обеспечение прибыли за счет разумного распределения задач и ответственности, товара и времени. Это означает, что все специалисты отдела должны осознавать, что их цели – не единственно значимые. Каждый сотрудник должен отдавать себе отчет, что задачи предприятия первостепенны, и лишь ради их достижения ставятся и выполняют цели отдела логистики. Снабженцы работают на компанию так, чтобы улучшить производительность предприятия в целом. Это работает и в обратном направлении: если положение компании становится стабильнее, прочнее, это положительно сказывается на логистическом отделе, укрепляя его позиции (а вместе с тем помогает развиваться другим службам компании).

Взаимосвязь и задачи

Задачи транспортной логистики не очерчены лишь целями предприятия. Отдел должен взаимодействовать с другими структурами, чтобы добиться насыщенности, объемности материального потока, взаимодействующего с последовательностью рабочего процесса «снабжение-изготовление-реализация». В разрезе этой цепочки основная область логистики – обеспечить четкое взаимодействие производственных цехов и поставщиков.

Наиболее современный подход к реализации этой задачи предполагает применение самых современных технологических решений. Логисты отвечают за согласованность, возможность быстрой корректировки запланированного, в том числе объемов привозимого поставщиками. Они должны отслеживать изменения производственного процесса в реальном времени и подгонять под это объемы закупаемого извне и продаваемого потребителям.

Современный подход

Взаимосвязь поставок, производственного процесса, реализации готового товара основана на маркетинговых концепциях, разработанных в последнее время. Предполагается, что сперва продумываются особенности сбыта продукции, на основании чего планируются производственные объемы, и уже из этого принимают решение о величине закупок. Маркетинговый отдел лишь ставит общую задачу, но деталями занимаются другие структурные подразделения. Так, что-то становится задачами транспортной логистики, снабженческой.

Маркетинг – это в большей степени наука, нежели применимые практически инструменты, поэтому задача маркетолога – согласовать технику, технологичность, цели, доступные методы, сформулировать задачи предприятия и выдать другим подразделениям базовую информацию для работы. Маркетинг не занимается систематизацией рабочего процесса и тем более не рассматривает, как и куда двигаются материальные запасы внутри фирмы. Это – функциональные области логистики, незаменимой на любом современном предприятии. Логистика развивает поданную маркетологами идею, применяя известные методики, расширяя концепции и воплощая их в реальность.

Эффективность: результат

Если служба снабжения организована с умом, она будет эффективно функционировать, логистическая система предприятия покажет высокую эффективность. При этом нужно понимать, что логистика закупок – это в первую очередь договоры с поставщиками и работа с товарными запасами внутри предприятия.

Производственная логистика

Говоря о том, какие существуют функциональные области логистики, нельзя обойти вниманием производственную, ответственную за контроль материального потока, то есть следящую за созданием материальных ценностей, оказанием услуг.

Производственная функциональная область логистики отвечает за хранение материалов на складах, структурирование, распределение, измерение веса, упаковку в тары, хранение. Преимущественно объекты, которыми заведует производственная логистика, территориально компактные. Специалисты называют их островными. Людей, задействованных в рабочем процессе, связывают внутрипроизводственные взаимоотношения, что категорически отличает производственную логистику на уровне структурных подразделений от взаимодействия на уровне предприятий, рассчитывающихся друг с другом деньгами и товарами.

Уровень за уровнем: глубже и глубже

Производственная логистика рассматривает сложные системы, раскладываемые при необходимости на более простые уровни с меньшей зоной ответственности. Внутрипроизводственные логистические системы на примерах:

• грузовые узловые объекты;
• склады оптовых компаний;
• промышленные фирмы;
• узловые порты.

Все не так просто

Эти системы изучают на макро-, микроуровнях. Макро предполагает, что логистическая система входит в макрообъект, задающий ритм поступления материальных запасов. Логистика должна адаптироваться к этим условиям. Насколько это будет успешным, зависит от возможности корректировать параметры выходного потока: объема, качества. То есть наиболее адаптируемая – система, в которой логисты могут эффективно и быстро менять количество, ассортимент производимых позиций.

Микроуровень предполагает, что системы логистики входят в состав предприятия и взаимодействуют между собой, формируя единое целое. Обычно это системы, ответственные за хранение, приобретение, реализацию, формирование запасов, их транспортировку. Кроме того, логистика отвечает за информированность о состоянии запасов на предприятии – она доносит данные до других подразделений, а также выявляет проблемы и при необходимости инициирует обсуждение возникших сложностей. Производственная логистика тесно взаимосвязана с приобретением материалов и распределением произведенного фирмой, но специализируется в первую очередь на обеспечении всем необходимым производственного процесса.

Логистика: распределение

Распределительная логистика необходима, чтобы эффективно доставлять произведенные продукты потребителям. Несколько отличается специфика работы логистического органа, ответственного за распределение, на торговых, производственных предприятиях и в фирмах-посредниках. Распределение сильно влияет на экономическое положение предприятия, поэтому эта сфера логистики особенно сильно привлекает внимание начальства в любой компании, будь то совсем небольшая организация или крупное международное сообщество.

Если распределительная система была организована не оптимально, некачественно, с низкой эффективностью, тогда пострадать может не только фирма, но и потребитель. Так, если некоторая компания в регионе не имеет сильного конкурента и производит, к примеру, продовольствие, некачественно созданная система распределения может оставить людей без продуктов.

Все под контролем

Фактически материальный поток оказывается под контролем логистического подразделения, занимающегося распределением, уже на этапе прохождения производственного цеха. При этом важно заранее продумать аспекты: упаковка товара, стоимость, объемы партий, наличие и тип тары. Эти вопросы – в области ответственности распределительной логистики.

Распределительная логистика – это не продажа, сбыт в традиционном значении этих терминов. Отличия в том, что система находится в четком взаимодействии с маркетинговым отделом и соответствует разработанной им стратегии, в то же время тесно вписана в логистику предприятия в целом и связана с распределительными процессами приобретения материалов и производства товаров. То есть управление всеми материальными потоками организовано централизованно и систематизировано.

fb.ru

Отдел логистики: 17 правил грамотной организации

Сравнительно недавно рынок труда взорвало направление логистики. Вакансии в данной сфере занимают 2-10%. Предприятия активно ищут специалистов по логистике. Многие нуждаются сегодня не просто в отдельных специалистах, а в создании целого профильного отдела логистики.

В глобальном смысле логистика включает два основных раздела – распределение и управление материальными ресурсами.

Под материальными ресурсами понимают основные и вспомогательные, первичные и вторичные материалы, комплектующие, полуфабрикаты, готовая продукция, запасные элементы, упаковка и запасы.

Распределение ресурсов производится перемещением промежуточной и готовой продукции по двум направлениям.

1. Прямой канал распределения предполагает движение ресурсов напрямую к промежуточному или конечному потребителю.
2. Косвенный канал распределения предполагает движение к потребителю посредством сложной системы посредников – малыми, средними или большими объемами поставок.

Чаще всего у представителей среднего и крупного бизнеса отдел логистики выделен в обособленное подразделение, состоящей из различных профессионалов данной сферы деятельности (начальников по логистике, обычных сотрудников отдела логистики, диспетчеров и водителей). Малый бизнес чаще всего имеет в своей структуре небольшие отделы или вовсе обходится силами отдельных специалистов, которые часто закрепляются за подразделениями с родственным функционалом, например, за складом или транспортным подразделением.

Бывает, что на отдел логистики возлагается функционал по таможенному оформлению с ведением соответствующей документации или обязанности управления внешними связями.

Менеджер по логистике и внешним экономическим связям как следует из названия ведет документацию по поставкам или реализации, устанавливает и ведет отношения с транспортными и страховыми компаниями, поставщиками, банковским сектором и пр.

В деятельности всех предприятий есть логистическое направление. Кроме того, существуют компании, которые оказывают услуги по ведению данного вида деятельности для других предприятий. В любом случае, в компании логистическая деятельность делится на внутреннюю и внешнюю и зависит от направления деятельности компании.

Внутренняя логистика сориентирована на выполнение задач производства в самой компании. Сотрудники отдела логистики в этом случае решают вопросы по менеджменту и материально-техническому обеспечению ресурсами предприятия. Так к задачам внутренней логистики относятся контроль запасов (сырья, комплектующих, полуфабрикатов, материалов), закупка материалов и сырья, их складирование, хранение и перемещение от поставщиков и внутри предприятия.

Внешняя логистика занимается вопросами по движению товаров на рынок к посредникам или напрямую потребителям. Внешняя логистика для выполнения своих функций использует разные каналы распределения. Основные задачи внешней логистики заключаются в следующем:

• анализ спроса на производимую продукцию и изменение объемов выпуска синхронно запросам рынка;
• анализ запасов с учетом их наличия на складах предприятия, промежуточных логистических платформах и у конечных потребителей;
• ответственность за хранение, упаковку и сбор заказов всех видов производимой продукции;
• обеспечение и контроль транспортировки продукции предприятия потребителю (промежуточному или конечному)

Структура отдела логистики

В силу необходимости осуществления отделом логистики различных специфических функций, для больших отделов целесообразно деление отдела на рабочие группы. Самый простой и распространенный пример деления с функционал приведен ниже.

Отдел закупок выполняет следующие функции:

1. Управление и контроль складской деятельности, в частности обеспечение транспортом, оборудованием, упаковочными материалами, спецодеждой и оргтехникой
2. Обеспечение других подразделений компании необходимым для осуществления деятельности аналогично обеспечению склада.
3. Менеджмент поставок и хранения запасов материалов, сырья и комплектующих.
4. Управление закупками импортных товаров и сырья, их таможенное оформление.
5. Менеджмент закупок и запасов для осуществления работ на сторонних производственных мощностях.

Производственная логистика занимается решением следующих задач:

1. Составление планов для производства и контроль за их исполнением
2. Составление планов и осуществление закупок необходимого для производства (сырья, материалов и т.д.)
3. Координация процесса производства.

Отдел управления запасами и ассортиментом занимается аналитической деятельностью и на ее основе управляет запасами и ассортиментом товаров, производимых на предприятии.

Отдел контроля за поставками готового товара выполняет следующие задачи:

1. Прием и оформление заказов, в том числе заказов, полученных через Интернет.
2. Территориальный менеджмент склада и контроль за транспортировкой товаров конечным или промежуточным потребителям.
3. Осуществление контроля за распределительной деятельностью и складами.
4. Аудит качества работы сервисной службы и партнерских отношений.

Как оценить работу отдела логистики с помощью метода BSC

Использование метода BSC для оценки логистического направления деятельности компании позволяет получить ответы на следующие вопросы:

1. Каково мнение о логистической деятельности компании у внешних и внутренних потребителей?
2. Какие лучше использовать процессы для осуществления стратегии в области логистики?
3. Что необходимо предпринять для совершенствования системы логистики?
4. Какова оценка деятельности логистической службы с точки зрения собственников и управляющих высшего уровня менеджмента?

Для определения основных критериев и сведения их в одну общую структуру компания должна пройти 6 шагов. Их описание вы найдете в статье-инструкции журнала «Генеральный директор».

Оценить отдел логистики по BSC

Сотрудники отдела логистики

Структурная организация отдела логистики на предприятии зависит от специфики и масштабов деятельности предприятия, однако в общем виде включает в себя следующие элементы:

1. Руководитель отдела логистики. Директоров и начальников может быть несколько, при этом каждый будет руководить подразделениями, влиять на стратегию деятельности предприятия, что соответствует функционалу логистической деятельности.
2. Следующим элементом являются менеджеры. Менеджеров отдела логистики можно разделить на два звена. Логисты-системщики разрабатывают маршруты движения и системы хранения так, чтобы обеспечить минимизацию издержек. Логисты-пользователи осуществляют решение оперативных задач и управляют самим использованием разработанных системщиками систем и маршрутов.
3. Диспетчеры, водители и работники транспортного отдела и складов выступают следующим элементом отдела логистики.  Эта часть структуры отдела логистики осуществляет непосредственное осуществление деятельности, то есть сотрудники проводят прием материалов и сырья, их отгрузку и доставляют продукцию промежуточным или конечным потребителям.

Начальник отдела логистики зачастую выполняет обязанности руководителя транспортного отдела. Он осуществляет также общий менеджмент, контролирует исполнение и определяет оптимальность схем маршрутов.

Сотрудники среднего звена. Средний уровень специалистов отдела логистики проводит аналитическую деятельность с целью определения оптимальных маршрутов. Также они заняты организацией и менеджментом процессами логистики на складе и в других частях отдела логистики. Это звено структуры отдела готовит новые системы и маршруты и передают на согласование начальнику отдела логистики.

Ведущий менеджер отдела логистики.Этот специалист отдела логистики составляет планы закупок и продаж, сохраняя непрерывность процесса производства. Задачи ведущего менеджера включают в себя аналитику продаж, ведение ценовой политики компании и составление отчетов по деятельности и проведенным анализам.

Диспетчеры транспортного цеха. Они ведут оперативную деятельность по работе транспорта, ведут учет ГСМ и рабочего времени водителей, готовят документы для перевозки грузов.

Группы реализации отдельных проектов логистики. Группы, создаваемые для осуществления отдельных проектов, выполняют следующие функции:

• развитие и увеличение действующих платформ логистики
• планирование и введение в работу новых платформ логистики
• организация новых точек распределения готовой продукции
• проектирование информационных систем логистики

Организация групп реализации в компании возможна, как обособленными отделами, так и внутри отдела логистики. Существует несколько вариантов создания таких проектных групп:

1. Группы реализации формируются как постоянно действующий элемент отдела логистики, примером функций таких структурных единиц служат инжиниринг в информационных системах, проект-менеджмент и т.д.
2. Отделы реализации осуществляют свою деятельность как обособленные структурные единицы, при этом за ними закреплены определенные функциональные обязанности в рамках логистической деятельности. В качестве примера выступают организация платформ логистики и управление доставкой материальных и технических ресурсов.
3. Формирование групп реализации происходит из числа сотрудников разных областей логистической деятельности компании. В этом случае группа осуществляет свою деятельность по выполнению определенных функций в течение работы над конкретным проектом, после реализации которого, сотрудники возвращаются к своим обычным обязанностям.

Говорит Генеральный Директор

Андрей Яновский, Генеральный Директор ОАО «Нидан Соки», Москва

Когда возникла необходимость найти начальника отдела логистики, я сконцентрировал своё внимание на том, чтобы сотрудник был особенно инициативным. Зачастую специалисты, занятые в логистике, совершенно не проявляют инициативу и не выдвигают даже очевидно полезных и простых предложений для совершенствования бизнес-процессов. Конечно, с таким отношением к работе о потенциальной экономии речь не идет. В качестве примера, можно использовать предложение о необходимости регламинтировать задачи по отбору поставщика услуг с обязательным ежеквартальным тендером.

Я ставлю высокие, но вполне реализуемые задачи. Для их решения специалист отдела логистики должен быть целеустремленным. Проще говоря, нужен инициативный сотрудник, который действительно любит свое дело.

Порядок организации отдела логистики

Невзирая на очевидную важность создания эффективной службы логистики, к сожалению, не разработаны конкретные принципы и правила ее организации. Но благодаря опыту, приобретенному многими компаниями, можно выстроить довольно эффективную работу отдела логистики.

Принципы создания отдела логистики

Конечно, организация отдела логистики не является простым процессом, если его не было раньше, однако при перестройке существующих бизнес-процессов еще труднее обойтись без сопротивления со стороны уже традиционных, хоть и зачастую неэффективных схем работы.

1. Формирование службы логистики позволяет обеспечить действительно эффективную логистическую деятельность компании.
2. Первый этап организации нового отдела лучше посветить составлению «Положения об отделе логистики» с детальным описанием всего функционала в сфере логистики.
3. Следующим шагом нужно детально прописать процессы поставок, которыми будет заниматься отдел. Данный шаг дает возможность заранее определить потенциальные трудности и те моменты работы, ответственными за которые лучше ставить специалистов с высокой квалификацией.

Что отдавать на аутсорсинг?

1. После описания процессов следует выделить тот функционал логистики, который можно передать сторонней организации. Обычно на аутсорсинг переводят складирование, работу с таможней и транспортом.
2. Важно помнить, что аутсорсинг не предполагает полное отторжение функций. В компании следует иметь одного или нескольких координаторов, которые будут вести учет и контроль функций, переданных на аутсорсинг. Такой подход даст возможность наладить постоянный поток информации от аутсорсера к компании и обратно. Кроме того, дополнительный контроль соблюдения условий договора позволит в случае необходимости найти другого или еще одного исполнителя.
3. В случаях, когда речь идет о предприятии, входящим в состав заграничных компаний, аутсорсинг несет некоторые особенности. Одним из важнейших аспектов выступают повышенные требования к осуществлению деятельности согласно корпоративным стандартам. Кроме того, зачастую головная организация выставляет определяет перечень задач, которые можно отдать сторонним организациям, также и выставляет свои критерии для отбора партнеров. Например, западные компании, часто требуют наличия сертификата ISO у организации, которой будут передаваться логистические функции.

Рассказывает практик

Юрий Игумов, Руководитель управления логистики ОАО «НПГ «Сады Придонья», Волгоград

В своих поставках товара по РФ и странам СНГ мы прибегаем к услугам транспортно-экспедиционного оператора. Автоперевозки составляют основную долю транспортировок. Около двадцати пяти процентов грузов отправляет ЖД-транспортом, для реализации этого варианта наша компания обращается к таможенным экспедиторам и брокерам.

Решение о передаче этих функций отдела логистики сторонним организациям было принято на основе сравнения потенциальных затрат. Аутсорсинг намного экономичнее, чем организация и управление своим парком автомобилей и большой службой логистики. При чем разница на сегодняшний день просто огромная, поэтому мы, само собой, будем использовать аутсорсинг. Наша компания имеет небольшой автопарк, но применяется он только для поставок на небольшие расстояния или в непредвиденных случаях.

Оптимальная модель отдела

1. После определения функционала нужно выбрать оптимальную для компании модель. Чаще всего самым удачным вариантом выступает деление по географическому признаку или по отдельным группам товара.
2. Кроме того, важно определить критерии определения эффективности будущей службы логистики, в частности выделить показатели и коэффициенты для объективной оценки деятельности. Выражение эффективности в цифрах ко всему прочему повышает мотивацию персонала. На этом шаге в компании уже есть примерный вид будущего отдела логистики.
3. Далее следует расстановка кадров с детальным описанием функционала каждого сотрудника и его необходимости в отделе. Важно также определить квалификационные требования к каждой должности.
4. После определения необходимых для отдела должностей, нужно прописать должностные инструкции отдела логистики. При чем составить их следует для всех сотрудников как для рядовых специалистов, так и для начальников отдела логистики. Нелишним будет во время составления инструкций представлять движение ресурсов и товаров по всей цепочке, чтобы не упустить функций и обязанностей сотрудников и не допустить ситуации двойной ответственности или полного отсутствия ответственного за какую-либо задачу.
5. Далее важно описать процедуру взаимодействия отдела логистики с другими подразделениями компании, партнерами, потребителями и государственными органами.

Система обязанностей и подчинения

1. Помимо того, что важно определить сами функции сотрудников и границы их ответственности, важно включить в должностные инструкции отдела логистики четкие нормы подчинения и уровни управления. А также важно еще на этапе подготовки организации отдела логистики определить процедуры и правила замещения сотрудников. Такой подход позволит избежать проблем с осуществлением деятельности в случае отсутствия одного или нескольких специалистов по причине отпуска, больничного или увольнения.
2. На предварительном этапе также важно сформулировать регламенты взаимодействия отделов компании между собой. Оптимально составить такие правила коммуникации на бумаге, чтобы логистическая служба четко понимала, что может требовать от других подразделений предприятия и что обязана делать для них. Регламентации поддаются не только информационные коммуникации и функциональные обязанности, но и сама система процесса деятельности.

Специфика кадровой политики

После создания прототипа будущего отдела логистики в письменном виде следует этап поиска подходящих кадров. Можно заниматься наймом строго для организации нового подразделения, а можно передать эту обязанность отделу кадров. При выборе подхода стоит учитывать стандарты компании, положение рынка труда и возможности кадровых специалистов среднего менеджмента. Однако, нужно понимать, что найти кандидатов, полностью удовлетворяющих требования составленных инструкций для отдела логистики, быстро не выйдет.

На этом этапе важно осознавать, что составленный прототип не является одновариантным строгим требованием. Порой в процессе комплектации штата сотрудников появляются профессионалы, не совсем вписывающиеся в составленную схему, однако их опыт и навыки могут быть настолько нужны создаваемому подразделению, что отступление от изначальной системы и даже в несение в нее изменений становятся весьма оправданными.

Отдельным критерием отбора специалистов является владение иностранными языками, в частности, уверенное знание английского языка вполне обычное обязательное требование. Объясняется этот пункт тем фактом, что многие зарубежные компании сделали английский языком корпоративного менеджмента и принимают в работу документы только на этом языке. В случае, когда фирма являются частью иностранной компании, то обязательное применение английского, как второго рабочего языка, влечет за собой усложнение бизнес-процессов. Часть документов составляется на языке главной компании, при этом крупные зарубежные организации способны самостоятельно приобретать услуги транспортной перевозки. Кроме того, транспортные фирмы зачастую расположены в той же стране, что и продавец, а значит и для них английский выступает как дополнительный, а не основной. В итоге довольно распространены ситуации, когда коммуникации очень затрудняются и провоцируют различные проблемы, что понятно и предсказуемо – ведь язык коммуникаций зачастую не является родным и основным для всех участников процесса логистики. Большим плюсом в работе любой организации будут специалисты отдела логистики с хорошим владением английского. При этом руководство дочерних компаний просто обязано сделать так, чтобы был хотя бы один специалист, владеющий языком, который для главной компании основной.

Кроме того, следует помнить в процессе найма сотрудников, что культура и этика бизнеса в РФ на рынке логистики весьма слабо развита. К несчастью, соблюдение норм документооборота для большинства предприятий не является обычным делом. В частности, даже весьма благополучные организации с целью минимизации издержек на перевозку грузов грешат отсутствием необходимых документов при отправке товаров.

3 уровня эффективного управления отделом логистики

Чаще всего на предприятиях встречаются отделы логистики, состоящие из трех ступеней менеджмента.

Первый уровень: общий менеджмент (постановка планов).

Эту ступень занимает директор по логистике, в зависимости от компании называть этот пост могут по-разному. Невзирая на разность наименований, функционал высшей ступени остается неизменным.

1. Постановка планов, контроль за их исполнением и внесение в случае надобности изменений, контроль и корректировки структуры, оценка эффективности деятельности отдельных групп и системы в целом.
2. Управление политикой логистического отдела, его взаимодействия с другими отделами компании, утверждение расходов и стандартов сервиса

Входными данными данной системы выступают внешние условия (например, уровень конкуренции), общие трудности и вопросы подсистем и деятельность в целом. Эти данные изучаются, анализируются и оцениваются. На «выходе» получают управленческие решения по изменению деятельности отдельных элементов или отдела логистики в целом, предложения по корректировкам политики и стратегии компании или отдельных направлений ее деятельности.

Второй уровень: программное менеджмент (планирование по программе).

Эта ступень менеджмента представлена одним или несколькими сотрудниками, которые осуществляют контроль как минимум за двумя отдельными подсистемами.

Функции программного менеджмента:

1. Менеджмент склада, работы с заказами, а также контроль действий с материалами (например, отгрузкой).
2. Реализация политики по управлению ресурсами подсистем.
3. Ликвидация нестыковок, которые могут возникать между отдельными элементами подсистем.
4. Составление отчетов и предоставление необходимой информации высшему уровню менеджмента.

Управленческие решения этой ступени в качестве границ имеют инициативность и навыки сотрудников, стоящих в управлении. Опираются менеджеры на утвержденные нормативы по прибыли, расходам и сервису. В случае возникновения трудностей с одной или несколькими подсистемами, сотруднику следует прежде всего выявить причины их появления, а после разработать наилучший вариант решения.

Когда нужно, менеджер может внести корректировки в деятельность элементов системы. Кроме того, менеджер этой ступени управления курирует и направляет связанный между собой функционал подсистем. Также он имеет возможность использовать аналитические исследования для поиска путей совершенствования работы подсистем. Менеджер имеет право для проведения проверок привлекать дополнительных сотрудников.

Особое место в контроле эффективности деятельности отдела логистики отводится аудиту, который основан на данных о сервисе для клиентов. Аудит оказывает влияние на входящую информацию по формированию транспортной деятельности, управлению запасами, работе склада и отгрузке товаров покупателям.

Третий уровень: оперативный менеджмент (оперативные компоненты).

Данный уровень осуществляет работу с поставщиками, по которым нарушены сроки и графики. Сотрудники этого уровня готовят и передают данные о нарушениях менеджерам программного управления. Кроме этого, на данной ступени осуществляется менеджмент в определенных границах времени и расходов. И разумеется, третий уровень также ведет отчетную деятельность о своей работе.

Все подсистемы оперативного менеджмента выполняют по одной или несколько целей, которые имеют довольно строгие рамки.

На этой ступени управления каждая возможная трудность уже имеет регламентированный порядок решения, поэтому деятельность менеджеров довольно однообразная и состоит из особого контроля и административных функций.

Информационные системы – основа управления отделом логистики

Важную роль в трехступенчатой системе организации отдела логистики играют информационные системы. При трехуровневой структуре отдела применение информационных систем имеет 4 уровня, на которых поток данных имеет четко ограниченный функционал.

Оперативный уровень. На этом уровне поток данных обладает весьма обширным объемом. Связано это с тем, что принятие оперативных решений возможно только на основе большого количества данных, в частности, это аналитическая, справочная и нормативная информация.

Уровень контроля. Объемы данных на этом уровне тоже обладают довольно широким диапазоном. Данные этого уровня применяются для постановки оперативных планов по разным направлениям работы логистического отдела. Кроме того, на этом уровне информационных систем ведется контроль за решениями, которые принимаются на ступени оперативного менеджмента.

Средний уровень. На среднем уровне поток данных не такой широкий, как на первых двух уровнях, однако данные имеют уже обработанный вид и разбиты по группам. Эти данные применяют для тактической постановки планов, а также для разработки управленческих решений в области деятельности производства компании.

Высший уровень. На этой ступени весь первоначальный объем информации представлен в очень концентрированном виде. Данные используются для разработки стратегии и постановки долгосрочных планов предприятия. Именно на основе информационного потока этого уровня разрабатываются управленческие решения по жизни компании в целом, а также по ее дальнейшему долгосрочному развитию.

Очевидно, что все потоки информации, получаемые на различных уровнях необходимы для одной цели – принятия верных управленческих решений.

www.gd.ru

Чем занимается отдел логистики? — Статьи — Acris

Функции логистики заключаются в упорядочении рабочих процессов в той или иной компании с целью уменьшения расходов, повышения объема оборотного капитала. В результате, достигается повышение прибыльности.

 

 

Что такое отдел логистики?

 

Отдел логистики можно отнести к категории организационных служб. В числе основных направлений его деятельности, следует отнести:

 

• создание оптимальных маршрутов перемещения товара. Речь идет о поставках и доставке. Эти операции должны занимать как моно меньше времени и приводить к наилучшему использованию ресурсов;
• сокращение расходов. Использование имеющихся оборотных средств должно быть эффективным. Следовательно, это приведет к уменьшению расходов. К примеру, сборные перевозки, это выгодный вариант доставки. Таким образом, товары нескольких владельцев доставляются одним транспортом. Это позволяет использовать возможности одного автомобиля с максимальной отдачей. К тому же, это выгодно и для заказчиком услуг;
• беспечение сохранности груза. В этом случае речь идет о выборе самого безопасности маршрута, использовании средств спутникового слежения и так далее;
• обеспечение эффективного взаимодействия различных отделом компании. Отдел закупок и другие отделы должны работать по одному алгоритму. Только такая синхронность действий может дать возможность использовать рабочее время и рабочие ресурсы с самой большой отдачей.

 

Таким образом логистика, это обязательный элемент организации бизнес процессов. Она является залогом успешной работы компании на рынке и ее развития.

 

 

Значение логистики для клиентов

 

Правильная логистика позволяет организовать бизнес процессы максимально эффективно. Все ресурсы используются в полной отдачей. Поэтому, клиенты получают доступные цены и серьезные скидки.

 

Однако логистика должна сочетаться с другими услугами компании. Тогда работа фирмы в целом будет выгодна для ее клиентов и прибыльной для нее же:

 

• экспедиторские услуги и помощь в оформлении документов позволит сэкономить немало времени заказчика. Это удобно, так как освобождает владельца груза от сложностей, связанных с документальным сопровождением перевозки;
• складское хранение. Нередко грузы приходится перемещать с использованием различным видом транспорта, иногда требуется их временное размещение. Поэтому, складские услуги от компании по перевозке, это большой бонус для грузовладельца. Они означают быструю перегрузку товаров и гарантию их сохранности;
• дистрибуция пищевой продукции. Это выгодная услуга для владельцев точек розничной торговли. Это дает возможность получать гарантированно оригинальные и качественные продукты питания по выгодным ценам от производителей. А участие в этом логистической компании сделает такое сотрудничество удобным и прозрачным.

 

Таким образом, логистические услуги весьма разнообразны и удобны. Они дают возможность грамотно организовать работу компании и обеспечить минимум расходов и высокую стабильную прибыль.

acris.com.ua

что необходимо знать каждому директору

Среди наиболее распространенных видов организации логистических процессов на современных предприятиях стоит отметить:

 

1. Распределение логистических функций между отделами. Некоторые топ-менеджеры утверждают, что им не требуются отделы логистики или даже отдельные логисты; основные функции распределяются по отделам либо сотрудникам организации.

2. Собственное подразделение логистики. В компаниях действуют логистические отделы с четко регламентированными функциями, структурой. Когда компания расширяется, некоторые руководители решают создать независимое подразделение логистики.

3. Аутсорсинг – привлечение для выполнения задач специализированные компании.

 

Распределение задач по управлению логистикой между отделами

 

Если в компании не предусмотрен логистический отдел, данные процессы должны быть идеально отлажены, если распределить их по отделам. В противном случае будут стабильно возрастать сопутствующие издержки в сфере логистики. При такой иерархии компании директор вынужден будет контролировать взаимодействие между отделами самостоятельно, принимая меры по снижению издержек. Можно  данные функции делегировать своим заместителям. Или же альтернативой может быть аутсорсинг.

 

Рассказывает практик

 

Ольга Жарова, Заместитель Генерального Директора сети супермаркетов «Наш магазин», Омск

 

Логистика заключается в управлении потоками: финансовыми, товарными, информационными, транспортными и пр. — невозможно их выделить и поручить управлять только одному конкретному подразделению организации.

 

Управление логистикой в нашем случае возложено на департамент торговли, который включает:

 

1. Отдел категорийного менеджмента, в спектр его задач которого входят товарные категории, соответственно, и управление потоками товаров от этапа закупок непосредственно до продаж.

 

2. Отдел логистики, который занимается координацией транспортных потоков, в его задачи входит и управление складскими запасами компании.

 

В нашей компании обусловлено расширение зоны ответственности подразделений неотделимостью маркетинговой задачи и логистической функции по контролю заказа и движения товара от поставщика потребителю.

 

Другим важным нюансом является расширение предприятия. Чем крупнее оказывается компания, тем больше количество структурных подразделений. Мы сейчас работаем в одном городе, однако при выходе в регионы будут вноситься изменения в общую структуру. В том числе будет происходить пересмотр функций подразделений. Возрастает при этом роль специалистов по логистике.  Однако не уверена, что мы переименуем соответствующий отдел в департамент логистики. 

 

Когда управление логистикой требует отдельного департамента

 

Нельзя создавать отдел просто ради следования модным тенденциям. Это лишь приведет к негативным последствиям для компании и её бизнес-процессов. Гендиректор должен четко формулировать задачи, которые будут поставлены перед новым подразделением компании. И необходимо будет убедиться, что сотрудники понимают поставленные задачи департамента. Говорим, в первую очередь, о компаниях, структура которых содержит несколько отделов – закупки, производственный, транспортировки, сбыта и пр. А также компаниях, которые регулярно сталкиваются с проблемами координации разных служб, либо при составлении планов реализации.

 

Главной задачей в работе логиста является координация всех отделов компании, получение и анализ информации, относящейся к товарному потоку. Специалисты по логистике также занимаются уменьшением издержек на каждом этапе конкретного бизнес-процесса, координируя планы по производству, закупкам, продажам. Логисты также оказывают помощь в оптимизации финансовых показателей, деятельности склада, транспорта, производства. При возникновении сбоя на каком-то из этапов работы (незапланированные расходы, задержка товара и пр.) его можно считать ошибкой логиста.

 

Бизнес с расширением организации становится многопрофильным, поэтому целесообразно будет создание отдельной компании логистики.

 

Логистическое подразделение в структуре холдинга

 

Структуре холдинга «Бородино» действовал в  отдел логистики, в состав которого входили 4 подразделения: складской, транспортной, производственной логистики, а также отдел экспедиции. Президент компании решил преобразовать отдел в логистический дивизион. В его планы входили и предоставление планов для внешних клиентов. Раньше отдел логистики специализировался на транспортных услугах для холдинга в столице и представительств по регионам. С расширением холдинга потребовалось решение еще 3 основных задач – обучение эффективному управлению информацией, оптимизация хранения на складе, выполнение внешних контрактов.

 

Для успешного выполнения новых задач можно руководство холдинга предприняло комплекс мер:

 

• Был создан инвестпроект оптимизации склада.
• Закупка дополнительных стеллажей, перестройка старых, изменения топологии склада с новым программным обеспечением, снизив издержки по хранению дополнительно на 20-40%.
• Покупка программы для маршрутизации доставок. Отдел экспедиции в результате смог выполнять до 500 заказов ежедневно. Отдел транспортной логистики выполняет порядка 2 тыс. заявок в месяц.
• Координация планов по производству и продажам. Действует в компании ежемесячный план продаж, с поступлением данных из всех торговых домов холдинга в общий распределительный центр компании.
• Разработка оптимального гарантийного запаса. Продажи планируем с учетом сезонных факторов, с прогнозированием спроса.
• Начали предоставлять услуги логистики для других компаний.
• Принято решение о покупке корпоративно-информационной системы, она была объединена со складской системой. Все подразделения холдинга сейчас присылают данные в форме отчетов.

 

Говорит Генеральный Директор

 

Андрей Яновский, Генеральный Директор ОАО «Нидан Соки», Москва

 

Целесообразной будет создание отдельной логистической службы в двух случаях:

 

1. Когда Генеральный Директор выполняет свои непосредственные обязанности – стратегическое развитие компании, не желая заниматься планированием перемещения товаров.

 

2. Если логистика продолжает дорожать, с необходимостью оптимизации – когда проанализировав ситуации, понимаете, что вам самостоятельно либо одному логисту не удастся справиться со всем объемом логистики.

 

Кроме того, в активно развивающейся либо крупно компании директор не может самостоятельно контролировать полностью цепочку поставок, учитывая многоаспектность процессов и множество поставщиков.

 

Говорит Генеральный Директор

 

Алексей Киселев, Генеральный Директор ООО «Фарватер-М», Москва

 

Производитель обязательно должен располагать отделом логистики – это позволит привлечь клиентов благодаря дополнительному сервису. Многих покупателей пугает схема сотрудничества по EXWP, когда они вынуждены самостоятельно планировать всю логистику, включая страхование груза при доставке с сопутствующими затратами, и непосредственно складированием. В результате покупатель сталкивается с переплатами за свой заказ на уровне 5-50%.

 

Однако, если ваша компания выступает в роли покупателя по схеме EXW, также необходимо планировать управление логистикой компании.  В таком случае не придется отдавать свою прибыль для сторонних перевозчиков. Возникали в личной практике ситуации, когда компания из-за банального непонимания цен на доставку теряла до тысячи долларов на каждом вагоне.

 

Управление логистикой компании, свой отдел на предприятии иногда позволяет не только сократить издержки, но также предоставлять дополнительный сервис, позволяя привлекать имиджевых клиентов.

 

Говорит Генеральный Директор

 

Дмитрий Рыжков, Генеральный Директор компании «Рубин ТК», Москва

 

Вопрос управления логистикой компании в бизнесе возникает, когда начинается работа организации через распределительный центр. Благодаря подобной схеме можно:

 

• Занять площади магазинов товарными запасами.
• Сократить расходы на транспорт (перевозка всех грузов одной машиной).
• Логистические затраты поставщиков – предоставляя благодаря этому скидки для розничных операторов.
• Хотя при ошибках в управлении логистикой компании могут проявиться и определенные недостатки:
• Утрата товара в распределительных центрах – в результате боя, воровства либо при перегрузках.
• Опасность роста издержек (для обслуживания транспорта, покупки топлива и пр.).
• Ограниченный ассортимент (скоропортящимися товарами невозможно оперировать).

 

Вполне вероятно, по этим причинам в последнее время отмечается снижение ассортимента в работе розничных операторов через распределительные центры, всё предпочтительнее сейчас прямые договоры.

 

Кому подчиняется логист

 

Руководитель логистического отдела при любых размерах компании должен быть в подчинении напрямую первому лицу предприятия. Если руководить логистом будет коммерческий директор, возможно лоббирование интересов определенного отдела.

 

Рассказывает практик

 

Илья Тощенко, Руководитель отдела Supply Chain Department компании «Нутриция», Истра (Московская обл.)

 

Отдел логистики у нас сначала подчинялся директору компании по продажам, далее – директору по производству. Продолжалось развитие компании, и в определенный момент приоритетной задачей оказался контроль операционных процессов. Гендиректор пригласил меня как консультанта, сначала приходилось тратить множество времени для полноценного налаживания взаимодействия работы отделов. Приходилось доказывать пользу для компании при организации логистики по принципу supply chain management.

 

Планировал организовать процессное управление логистикой компании, информацией и запасами. Поэтому было принято стратегическое решение о расширении работавшего отдела логистики до подразделения. Сейчас продолжается изменение структуры нашего отдела. Выражаю мнение, что работать в подразделении должны 7 специалистов по логистике. Из них трое занимаются функциональным управлением:

 

• Клиентским сервисом.
• Спросом и входящей логистикой.
• Складом и транспортом.

 

Также один менеджер выступает в роли куратора логистики в регионе. Трем другим предстоит процессное управление – включая информационную поддержку, инновации и системные процессы в работе компании.

 

Полномочия логиста

 

Можно говорить о бесперспективности работы логиста с совещательным голосом в управлении. Генеральный Директор при создании нового отдела логистики должен предоставить ему достаточные полномочия на самостоятельные решения. 

 

Говорит Генеральный Директор

 

Андрей Яновский, Генеральный Директор ОАО «Нидан Соки», Москва

 

В нашей компании работает классический отдел логистики. Обеспечивает контроль доставки и перевозки грузов. В том числе логисты занимаются обработкой информации, заказом подходящего транспортного средства – контейнера, автомобиля, вагона. Для самой перевозки обращаемся к сторонним организациям.

В цепочку поставки входит маркетинг (с изучением, что и где необходимо получить), закупка, планирование, перемещение материалов и сырья для производства, отгрузка готовой продукции для клиентов. Ошибка на одном из этапов приводит к серьезным финансовым последствиям. Дорого это для нас еще и потому, что производилось планирование на квартал вперед, поэтому порядка двух месяцев оказывается промежуток между заказом и доставкой. Следовательно, невозможно обойтись без делегирования полномочий. но при этом каждой службе необходимо понимать, в каком состоянии сейчас заказ.

 

Когда у всех нет понимания полной картины, каждый занимается решением только своей задачи, что приводит к неправильной расстановке приоритетов. Без совместного участия действия отделов могут не приносить ожидаемый результат.

 

Для решения таких проблем раз в неделю собираю комитет по планированию, включающей директора отделов продаж, планирования, закупки и логистики. Также стремлюсь предоставить максимальную доступность информации, чтобы сотрудники были достаточно информированы. Для этого вводим в последние 2 года информационную систему на базе Axapta, позволяющую обслуживать всю цепочку поставки. У авторизованного пользователя есть возможность увидеть состояние заказа на каждом этапе.

 

Передача логистики сторонним организациям (аутсорсинг)

 

Логистические операции порой выгоднее передавать на аутсорсинг. Сторонним компаниям обычно доверяется ряд таких задач – упаковка, управление закупками, складирование, транспортировка товаров, информационная поддержка и пр.

 

Говорит Генеральный Директор

 

Дмитрий Рыжков, Генеральный Директор компании «Рубин ТК», Москва

 

Нам удалось выделить логистические функции компании, они были переданы на аутсорсинг одной из структур нашего холдинга. Случилось это, когда потребовались услуги распределительного центра по определенному ассортименту, на который поставщиком предоставлялись довольно весомые скидки. Однако нам выгоднее выполнение доставки непосредственно поставщиками.

Когда появляется возможность договориться о неплохой скидке с поставщиками, сразу обращаемся к логистам. Действуют отработанные схемы сотрудничества с ними, согласованные прайс-листы, договоры. В частности, цена по одному договору непосредственно зависит от объема поставок. Если логистам удастся наладить доставку с последующей обработкой продукции по всей нашей сети, вкладываясь в меньшую сумму (хотя бы на 1 процент), мы решаем осуществить сделку. Ведь у нас такие объемы, что экономия получается внушительной.

 

Контролем логистических издержек в работе нашей компании занимается коммерческий директор. 

 

Этапы реорганизации логистики

 

Перед реструктуризацией либо организацией логистического подразделения гендиректор должен определить общее место подразделения в самой компании, степень влияния логистики на стратегические цели, сформировав стратегический план развития данного подразделения. В противном случае работа подразделения будет ограничиваться только рамками текущих рутинных операций.

 

Первый шаг. Необходимо определить место логистики, степень влияния на бизнес в целом. Необходимо оценить общую роль логистики, степень её влияния на бизнес – для этого удобнее всего использовать сбалансированные показатели. Разделяются все бизнес-процессы по следующим элементам: (см. рисунок):

 

 

1. Финансы: какие показатели планируете обеспечить, чтобы соответствовать ожиданиям своих кредиторов и акционеров;

2. Клиенты: как компания должна работать с клиентами для уверенности в их лояльности;

3. Бизнес-процессы: какие процессы и каким образом подлежат оптимизации для выполнения стратегии развития и конкурентной стратегии компании;

4. Потенциал: какие компетенции нужно будет развивать для оптимизации процессов.

 

Анализ схемы позволяет утверждать – компания будет увеличивать свою прибыль, если удастся:

 

• в полной мере удовлетворять потребности имеющихся клиентов;
• оптимизация издержек на всей цепочке поставок.

 

Результат: определены цель и миссия работы логистического подразделения.

 

Риски: несогласованность целей подразделений и целей всей компании может привести к упущению потенциальной прибыли.

 

Второй шаг – необходимо определить управляемые процессы. Отдел логистики занимается рядом функций – управлением запасами, прогнозированием спроса, грузопереработкой, логистическими коммуникаций, определением мест для складов, производственных помещений, обработкой заказов, логистикой возвратных потоков, снабжением, складированием и хранением. Гендиректор должен оценить, как каждая функция влияет на бизнес-процессы. По данному анализу может быть установлен спектр полномочий и обязанностей в работе логистов.

 

Результат: получается список управляемых бизнес-процессов, перечень обязанностей и полномочий сотрудников отдела логистики.

 

Риски:  недостаточный контроль ключевых функций может привести к потере прибыли.

 

Третий шаг – определить стратегические цели. Нужно определить целевые показатели компании, задать пути их достижения, учитывая ресурсы логистического подразделения.

 

Результат: создание согласованного стратегического плана в работе логистического подразделения.

 

Риски: Отсутствие фокусировки на ключевой цели компании может привести к потере прибыли, нечетко заданные пути развития могут стать причиной «размазывания» ресурсов.

 

Четвертый шаг – формируем организационную структуру. Гендиректору необходимо помнить – зависит реализация любых задач от сотрудников. Поэтому необходимо при формировании структуры четко осознавать, какие специалисты нам понадобятся.

 

Результат: разработка согласованной организационной структуры, плана заполнения вакансий, обучения персонала, матрицы требований к должностям.

 

Риски в виде несоответствия данных матрицы полномочий и обязанностей с реальной организационной структуры, проблемы недостаточно тщательного контроля процессов со стороны гендиректора, слабая эффективность коммуникаций.

 

Пятый шаг – формализация бизнес-процессов. Руководителю на данном этапе необходимо формализовать ключевые процессы, с регламентацией всех процедур – чтобы по возможности не было зависимости работы подразделений от отдельных работников.

 

Результат: организация согласованных формализованных процедур.

 

Риски: сохраняется зависимость от работника, неформализованные и несогласованные стандарты работы могут негативно сказываться на эффективности.

 

Шестой шаг – решаем стратегические задачи. Успешное выполнение первых пяти шагов позволит подразделению переходить на текущий режим работы – начиная решать стратегические и тактические задачи. Следует периодически контролировать эффективность работы.

 

 Источник: www.gd.ru

www.logists.by

Отдел логистики: функции, особенности перспективы

Несмотря на признанную необходимость создания эффективного отдела логистики, четких алгоритмов его формирования не существует. Можно, однако, говорить об определенном накопившемся опыте, который позволит компании избежать типичных ошибок и выстроить оптимальную работу.

Принципы создания отдела логистики

С одной стороны, создать отдел «с нуля» непросто, но с другой — это позволит избежать борьбы с устоявшимися традициями, неэффективными схемами, которые тормозят бизнес-процессы. Создание отдела гарантирует построение оптимальной логистической схемы.

Начать работу над созданием нового департамента стоит с подробного описания набора логистических функций. Необходимо сформулировать на бумаге и подробно расписать цепочку поставок, которая будет находиться в ведении отдела логистики. Это действие позволит заранее увидеть, где и какие могут возникнуть сложности, где есть необходимость в высококвалифицированных специалистах, а где можно обойтись рядовыми сотрудниками.

Что отдавать на аутсорсинг?

Следующим шагом является определение логистических функций, которые имеет смысл перевести на аутсорсинг. Чаще всего это транспортная логистика, таможенное оформление и складирование. Передача логистических функций «на сторону» не означает, что они не находят отражения в организации отдела. Как минимум, должно оставаться одно контактное лицо (координатор), которое обеспечивает непрерывность потока информации между компанией и логистическим партнером, контролирует надлежащее исполнение договора, а при необходимости ищет новых или дополнительных партнеров.

Если компания является дочерней для зарубежной головной организации, передача работы на аутсорсинг имеет свою специфику. Особенностью отдела логистики такой компании является необходимость соблюдения корпоративных стандартов. Бывает, что штаб-квартира решает, какие функции передать на аутсорсинг и выставляют свои требования к партнерам. Очень многие западные компании настаивают, например, чтобы у их партнера по логистике был сертификат ISO.

Оптимальная модель отдела

Далее следует определить модель, которая лучше подходит конкретной компании. Предпочтительнее для бизнеса, чтобы разделение было связано с региональными особенностями (например, один человек ведет группу клиентов в определенном регионе «от и до») или по группам продуктов.

В то же время, необходима система оценки эффективности деятельности будущего отдела, система контрольных показателей и критериев. Разработанная система оценки эффективности будет также в какой-то степени мотивировать сотрудников.

После завершения данного этапа планирования мы получим «эскиз» будущего отдела. Готовый «рисунок» показывает, какие именно специалисты в сфере логистики необходимы (специалист по закупкам, таможенному оформлению, секретарь). На этом этапе очень важно составить детальное описание работы.

Занимаясь составлением должностных инструкций и обязанностей, полезно визуализировать прохождение условной партии товара по всей цепочке поставок и предсказать, какие действия служащих будут необходимы на каждом этапе. Нужно рассмотреть вопрос о прохождении партии не только в контексте действий будущего отдела, но и в связи с деятельностью других отделов (бухгалтерия, отдел продаж, склад, обслуживание клиента), сотрудничеством с логистическими партнерами, клиентами и государственными учреждениями.

Отражение возможных трудностей и принятие к сведению системы оценки эффективности дает возможность достаточно четко определить зоны ответственности каждого сотрудника.

Система обязанностей и подчинения

В дополнение к четко определенным обязанностям, полномочиям и возложению ответственности за каждую из групп отдела логистики в целом и каждого специалиста в частности, в описание должностей включается информация о том, кто есть кто на дисциплинарном и функциональном уровне. Кроме того, еще на этапе планирования определяется порядок замены. Это делается для того, чтобы работа всего отдела не была под угрозой срыва из-за внезапной болезни или ухода в отпуск одного из сотрудников.

Ещё на этапе создания отдела логистики следует обозначить не только внутренний регламент работы, но и критерии для определения прав и обязанностей различных подразделений компании по отношению друг к другу. Лучше всего зафиксировать в письменном виде, что отдел логистики вправе ожидать от бухгалтерского и юридического отделов и какие обязанности он имеет перед ними. Это относится как к потоку информации и распределению функций, так и к организации рабочего процесса.

Специфика кадровой политики

Выстроенная на бумаге условная схема будущего отдела и соответствующие инструкции предваряют подбор и найм персонала. Эту проблему можно решить двумя способами: путем предоставления руководителям соответствующих кадровых подразделений полномочий по подбору сотрудников или путем самостоятельного поиска персонала. Очень многое здесь зависит от корпоративных стандартов, навыков менеджеров среднего звена, а также ситуации на рынке труда. Следует быть готовым к тому, что подобрать сотрудников, которые полностью отвечали бы ожиданиям и требованиям, изложенным в инструкции, не сразу получится.

Не следует рассматривать подготовленные инструкции и штатное расписание как догму, отступление от которой невозможно. Иногда на этапе набора появляется специалист, который, кажется, не соответствует существующей схеме, но его опыт и профессионализм так полезны в новом отделе, что имеет смысл позволить некоторые отклонения от плана и, возможно, внести изменения в организационную диаграмму.

Специфические требования к навыкам персонала касаются языка. Как правило, обязательным условием является владение английским на хорошем уровне. Тем более, все больше и больше иностранных корпораций объявляют языком корпоративного управления и требуют документации на английском.

Если российская компания является дочерней для иностранной, английский язык в качестве второго рабочего не всегда способствует упрощению бизнес-процессов. Некоторая документация все же может быть выполнена на языке той страны, где расположена штаб-квартира. Кроме того, крупные иностранные корпорации могут свободно участвовать в покупке транспортных услуг для доставки грузов. Также часто транспортные компании находятся в стране продавца, то есть, английский не является родным и для представителей перевозчиков.

Тот факт, что используемый язык не является родным для всех участников логистического процесса, затрудняет коммуникации, что может привести к катастрофическим последствиям. Логистика специалистов со знанием двух языков являются преимуществом для любой компании. Тем не менее, руководители должны позаботиться о том, чтобы по крайней мере был один сотрудник, способный общаться на языке страны, в которой расположена материнская компания.

Второй аспект, который необходимо учитывать при выборе персонала, связан с определенным отсутствием культуры бизнеса на логистическом рынке в России. К сожалению, для многих компаний несоблюдение требований к управлению документами является нормой. Наивно полагать, что этот недостаток является небольшим исключением. Даже многие успешные компании сокращают расходы на транспортировку товара, отправляя его без документов.

Многие логисты, работающие в российских компаниях, в том числе связанные с внешней торговлей, полагают, что работать в полном соответствии с законами невозможно. Для них работа по «серым» схемам, подделка сертификатов, счет-фактур является нормальным явлением. Естественно, такие действия недопустимы в любой компании.

mbschool.ru

Основы организации отдела логистики — ZakonRus.ru

Однако опыт компаний, уже прошедших этот путь, определяет этапы, на которые стоит ориентироваться.

Особого подхода требует создание отдела логистики на дочернем предприятии иностранных компаний. Безусловно, принципы организации логистической службы в таких фирмах имеют свои специфические особенности.

 

Многие российские «дочки» западных компаний в настоящее время выполняют исключительно представительские функции. Обязанности по импорту товара на территорию РФ и дальнейшему его продвижению на российском рынке возложены на официальных дистрибьюторов. В этом случае отдел логистики дочерней компании не занимается разработкой цепи поставок и обеспечением их бесперебойной работы, нет также необходимости в управлении запасами, в складском хозяйстве, в логистике распределения. Работа отдела логистики сводится к обеспечению логистической поддержки дистрибьюторов и занимает промежуточное место между самой логистикой и Customer Service.

Однако все больше компаний, практиковавших работу на российском рынке через национальных дистрибьюторов, приходят к пониманию необходимости развития собственной логистики, созданию собственной логистической сети, чтобы контролировать пути движения своей продукции на российском рынке, управлять себестоимостью, самостоятельно осуществлять ввоз товаров в Россию, организовать дистрибуцию через собственные склады.

Если принято решение о том, что российский филиал иностранной компании нуждается в собственном полноценном отделе логистики, а не отдает ее на аутсорсинг и не пользуется логистическими службами дистрибьюторов, то следует начать выстраивать его деятельность таким образом, чтобы достигнуть в первую очередь системности в работе.

 

Различие функций

Прежде всего следует обратить внимание на неуместность попыток скопировать оргструктуру аналогичного отдела материнской компании, поскольку перед отделами логистики российского филиала и самой западной компании стоят разные задачи. Разберем их.

Первое отличие

Западная компания выступает в роли экспортера, во многих случаях является также и производителем. При этом очень редко западная компания работает исключительно на экспорт в Российскую Федерацию. Чаще всего поставки производятся как минимум в страны СНГ и Восточной Европы. Если же речь идет о крупном концерне, то цепочки поставок охватывают весь мир.

Второе отличие

Структура работы логистического департамента выстраивается в соответствии со стоящими задачами. Это может обусловить наличие в органиграмме головной компании подразделения, занимающегося производственной логистикой, а также распределение труда логистов «по странам», так как специфика пакета документов, требований к транспорту и пр. чаще всего определяется не столько характеристиками продукта, сколько требованиями законодательства той или иной страны.

Третье отличие

Процесс таможенного оформления не занимает в логистической цепи европейской компании такого места, которое отводится ему в России. Исходя из этого ориентироваться на европейскую схему нельзя. Во всяком случае при формировании группы, ответственной за таможенное оформление. С другой стороны, на российский отдел логистики не возложена задача подтверждения факта вывоза товара за пределы ЕС для получения права на освобождение от уплаты НДС. А для многих европейских поставщиков эта проблема является достаточно острой, поэтому для ее решения очень часто выделяется отдельная группа сотрудников.

Четвертое отличие

Большая часть российских импортеров предпочитает забирать груз в Европе на условиях самовывоза, что освобождает европейских коллег от необходимости прорабатывать транспортную составляющую по российскому направлению. Если нет потребности, нет и подразделения. Однако его отсутствие в материнской компании автоматически означает, что в «дочке» должны иметься сотрудники, которые возьмут на себя заботы о выборе транспортного партнера, транспортировке, оформлении необходимых для вывоза с территории ЕС документов, мониторинге поставок и пр.

Пятое отличие

В Европе уже давно появились и хорошо зарекомендовали себя компании, специализирующиеся на логистике химрынка (так же как и других специфических отраслей), поэтому европейские коллеги могут отдать складскую и транспортную логистику на аутсорсинг надежному партнеру. Передача части функций на аутсорсинг находит отражение и в структуре отдела. Дочерние же фирмы в России не всегда имеют возможность передать часть направлений логистическим операторам.

Современная стадия развития рынка логистических услуг в нашей стране позволяет с успехом использовать стандартный пакет услуг, в то время как передача работы со специфическим товаром на аутсорсинг не представляется возможным. Это заставляет компанию держать в штате не только сотрудников, ответственных за складское хозяйство или транспортное обеспечение, но и персонал, занимающийся курированием строительства складов. Во многих случаях эти обязанности возлагаются на департамент логистики.

Шестое отличие

Логистические технологии, используемые европейскими партнерами, не всегда находят применение в России. Дело тут и в необъятных просторах нашей Родины, и в инфраструктуре, и в наличии складов в близком доступе, позволяющих использование технологии «ложный JIT». Различия в законодательной базе, касающиеся как таможенного оформления, так и правил ведения документооборота, налогового и бухгалтерского учета, также не позволяют слепо копировать методы организации работы западных коллег.

 

Создаем отдел

С одной стороны, создание отдела логистики с нуля – трудная задача. С другой – работа с нуля позволяет сразу выстроить логистическую систему, четко прописать функции и обязанности, набрать адекватную команду и не затрачивать время и силы на борьбу с «устоявшимися традициями», нерациональным распределением обязанностей и полномочий, а также привычными, но уже не оптимальными логистическими схемами.

Шаг 1. Карта логистического набора функций

Начать работу над созданием нового отдела нужно с детального описания набора логистических функций. Для этого необходимо проделать работу в двух направлениях. Во-первых, выстроить на бумаге и подробно расписать ту часть цепочки поставок, которая будет находиться в ведении российского отдела логистики. Детализированное описание цепочки поставок позволяет заранее увидеть, какие логистические компетенции потребуются от создаваемого отдела, где и какие могут возникнуть узкие места, где есть потребность в сильных логистических кадрах, а где можно обойтись без высококвалифицированного персонала.

Вторая часть работы над задачами отдела заключается в том, чтобы рассмотреть ту часть цепочки поставок, которая лежит в зоне ответственности иностранных коллег. Здесь необходимо выделить моменты, которые задаются (например, размещение заказа) или контролируются (сроки готовности заказа, проверка транспортных документов) российской стороной. Соответственно эти моменты также учитываются при построении органиграммы отдела логистики, так как требуют наличия в штате ответственных сотрудников.

Шаг 2. Что отдать на аутсорсинг?

Следующим шагом является определение тех логистических функций, находящихся в компетенции российского филиала, которые имеет смысл отдать на аутсорсинг. Чаще всего на аутсорсинг отдают транспортную логистику, таможенное оформление и складское хозяйство. Передача логистических функций «на сторону» вовсе не означает, что они уже не находят никакого отражения в органиграмме самого отдела. Как минимум должно оставаться одно контактное лицо (координатор), которое обеспечивает непрерывность информационного потока между компанией и логистическим партнером, следит за надлежащим выполнением договора, а при необходимости занимается поиском нового или дополнительного партнера.

Спецификой построения отдела логистики в дочерней компании является необходимость соблюдения корпоративных стандартов. Бывает, что штаб-квартирой решается, какие именно функции необходимо передавать на аутсорсинг. Если же право определять, что можно отдать, а что нет, передано российскому филиалу, то здесь возможны ограничения в связи с требованиями, предъявляемыми логистическим партнером в соответствии с корпоративным стандартом. Очень многие западные компании настаивают, например, на том, чтобы их логистические партнеры имели сертификат ISO.

Шаг 3. Модель вашего отдела

Далее следует определить модель, наиболее подходящую именно для вашего отдела. Предпочтительнее ли для компании, чтобы разделение шло по логистическим функциям, по региональным направлениям (когда один сотрудник ведет группу клиентов в определенном регионе «от и до») либо по группе продуктов и пр. Если решение принимается в пользу смешанного варианта, когда определенные логистические функции для всей компании передаются в руки одного человека (одной группы) для достижения синергетического эффекта, а другие разделяются по региональному признаку и т. д., то выделяют те логистические модели, для которых оптимальна централизация.

Одновременно с этим разрабатывается система оценки эффективности деятельности будущего отдела, система контрольных показателей и критерии, по которым они будут оцениваться. Разработанная система оценки деятельности позволит также частично определить моменты ответственности персонала.

Завершив этот этап подготовки, мы получим эскиз будущего отдела. Готовый эскиз показывает, в каких именно специалистах от логистики возникает потребность (специалист по закупкам, таможенному оформлению). На этом этапе очень важно составить должностные инструкции.

Шаг 4. Полномочия и зоны ответственности

Занимаясь составлением должностных инструкций и обязанностей, полезно мысленно представить прохождение виртуальной партии товара по всей логистической цепочке и спрогнозировать, какие действия от каких сотрудников потребуются на каждом этапе. При этом необходимо рассматривать прохождение партии товара не только в парадигме действий будущего отдела, но и во взаимосвязи с деятельностью других отделов (бухгалтерии, отдела продаж, склада, Customer Service), сотрудничеством с логистическими партнерами, третьими организациями, клиентами, а также госорганами.

Нужно также помнить и о том, что российский отдел логистики должен вписаться в логистическую систему, установленную штаб-квартирой. Все вышеперечисленное облегчает определение списка обязанностей. Прикинув, какие затруднения могут возникнуть на пути нашей партии товара, мы частично определяемся с тем, какими полномочиями должны обладать наши сотрудники, чтобы иметь возможность оперативно разрешить возникшие проблемы.

Очертив круг возможных затруднений и приняв во внимание разработанную систему оценки эффективности, создатели отдела логистики получают возможность достаточно четко прописать зоны ответственности каждого сотрудника.

Шаг 5. Система обязанностей и подчинения

Помимо четко прописанных обязанностей, полномочий и зон ответственности, для каждой из групп отдела логистики в целом и каждого специалиста в частности должностная инструкция должна содержать информацию о том, кто кому подчиняется на дисциплинарном и функциональном уровне, а также определять взаимосвязи с подразделениями штаб-квартиры. Кроме того, уже на этапе составления инструкции определяется порядок замен. Делается это для того, чтобы работа всего отдела не оказалась под угрозой срыва из-за внезапной болезни или ухода в отпуск одного из сотрудников. Прописать систему замен необходимо на нескольких уровнях, то есть не только определить, кто производит замену сотрудника в его отсутствии, но и предусмотреть возможность отсутствия на месте самого заменяющего.

Шаг 6. Отношения с другими подразделениями

Не стоит ограничиваться только четким прописыванием полномочий и обязанностей в рамках создающегося отдела. Набор функций, выполняемых логистами, следует вписать в систему всего российского филиала, перекинув «информационные мостики» в смежные отделы. Для иностранной фирмы это особенно актуально, так как деятельность отделов регламентируется не только российским законодательством, но и корпоративным стандартом. Поэтому еще на этапе создания отдела логистики необходимо определиться с правами и обязанностями различных подразделений компании по отношению друг к другу. Лучше всего сразу закрепить в письменном виде, что отдел логистики вправе ожидать от бухгалтерии, от юридического отдела и какие обязательства он сам несет перед ними. Это касается как информационного потока и распределения обязанностей (кто, например, оформляет ПС в банке), так и документооборота.

 

Набираем персонал

Выстроив на бумаге примерную схему будущего отдела и написав соответствующие инструкции, приступаем к набору персонала. Здесь можно пойти двумя путями: предоставив главам подразделений или групп полномочия по подбору следующего звена персонала либо самостоятельно набрать всех логистических сотрудников. Многое тут зависит и от корпоративных стандартов, и от того, насколько повезло при подборе менеджеров среднего звена, а также от ситуации на рынке труда. Следует быть готовым к тому, что набрать персонал, который полностью будет отвечать вашим ожиданиям и соответствовать требованиям, прописанным в инструкциях, сразу не удастся.

Не следует рассматривать подготовленные инструкции и штатное расписание как догму, отступление от которой невозможно. Иногда на этапе подбора персонала к вам может прийти специалист, который не слишком вписывается в имеющуюся схему. Но его опыт и профессионализм могут настолько пригодиться в новом отделе, что имеет смысл сделать некоторое отступление от плана и, быть может, подкорректировать органиграмму. Часты случаи, когда, проведя ряд собеседований с соискателями, оценив реальные предложения на рынке труда, выслушав мнения и кандидатов, и кадровых агентств, компании отступают от первоначальной схемы.

Таким образом, можно сравнить этап подбора персонала с этапом экспертной оценки существующего плана. Не стоит игнорировать мнение специалистов со стороны, даже если вы не планируете заключать с ними в дальнейшем трудовое соглашение. Во-первых, их мнение может быть продиктовано имеющимся опытом, в том числе и опытом по организации аналогичных отделов – быть может, не на уровне создателя, но хотя бы на уровне участника. Кроме того, взгляд постороннего человека, как правило, является свежим, «незамыленным», поэтому он может заметить то, что ускользнуло от глаз сотрудников компании.

 

Основные требования к персоналу

Первоочередным требованием к персоналу является знание языка. Как правило, достаточным условием является английский на хорошем уровне. Тем более что все больше иностранных концернов объявляют английский корпоративным языком и призывают к ведению документооборота именно на нем. Однако опыт показывает, что если штаб-квартира расположена не в англоговорящей стране, то переход на англоязычный документооборот дается с большим трудом именно представителям штаб-квартиры, а не российского филиала.

Часть документации может все еще оформляться на языке страны, где расположена штаб-квартира. Кроме того, крупные иностранные корпорации могут сами заниматься закупкой транспортных услуг для обеспечения доставки груза. Очень часто также и транспортные компании расположены в стране продавца, то есть английский язык не является родным и для представителей транспортников.

Тот факт, что язык общения не является родным для всех участников логистического процесса, существенно затрудняет коммуникацию между ними, что может привести к плачевным последствиям. Специалисты по логистике со знанием двух языков являются непозволительной роскошью для любой компании. Тем не менее стоит позаботиться о том, чтобы в рамках подразделения отдела был как минимум один специалист, способный изъясняться на языке той страны, где находится головная компания.

Вторым аспектом, который следует учитывать при подборе персонала, является определенная «дикость» логистического рынка в России. К сожалению, для многих российских компаний является нормой несоблюдение законодательства, требований к ведению документооборота и пр. Наивно полагать, что грешат этим только небольшие отечественные фирмы. Даже реномированные экспедиторские компании могут совершенно спокойно прислать к клиенту транспорт без каких-либо документов, даже без банальной доверенности. Для удешевления перевозки груз может быть отправлен через знакомого перевозчика безо взяких документов вообще, а расплачиваться с ним будут из кармана в карман.

Многие логисты, работающие в российских компаниях, в том числе и связанных с ВЭД, иной раз всерьез полагают, что жить и работать по законам невозможно. Для них в порядке вещей запустить товар по «серой» схеме, «нарисовать» сертификат, выставить счет на одну компанию, а отгрузить товар другой.

Естественно, что с точки зрения законности и правильности документооборота такие действия недопустимы в любой компании, но в случае с иностранной фирмой они недопустимы вдвойне по следующим причинам.

1. Иностранная компания проверяется не только отечественными аудиторскими компаниями и госструктурами. В них существует довольно жесткая система внутреннего аудита. Поэтому то, на что за определенную мзду закроют глаза налоговики и аудиторы, может неожиданно всплыть при внутреннем аудите и обернуться серьезными неприятностями для всех сотрудников компании.

2. Иностранная компания дорожит своей репутацией, и одним из приоритетов ее работы в стране является неукоснительное соблюдение местного законодательства. Никто не хочет наблюдать за падением своих акций по всему миру из-за сертификатов, «нарисованных» где-то в России. Иногда проще распустить весь штат представительства и набрать персонал заново, чем проводить воспитательные беседы.

3. Госорганы также с большим вниманием относятся к деятельности иностранных компаний в России, чем к работе российских. Грубое нарушение законов может привести к тому, что представительство или ее иностранное руководство потеряет аккредитацию.

Проще говоря, не стоит принимать в дочернюю компанию иностранной фирмы человека, занимавшегося, допустим, снабжением палаток на Черкизовском рынке. И вовсе не из снобизма, а потому, что у такого специалиста уже сформировалось свое представление о правилах ведения бизнеса, изменить которое даже при наличии большого желания с его стороны будет крайне трудно.

 

Совершенствуем на практике

Организация отдела логистики в дочерней компании иностранного концерна, кроме определенных неудобств и сложностей, имеет и ряд преимуществ. Во-первых, начало организации отдела уже положено, в материнской компании имеется схема поставки, которую можно взять за основу и внести в нее коррективы с учетом особенностей российского законодательства и потребностей российского получателя. Откорректированная и расписанная по шагам схема поставки покажет, какие подразделения необходимы в будущем отделе логистики, какие функции за ними будут закреплены.

Работая над созданием отдела логистики, стоит учесть и тот факт, что отдел не является замкнутой системой. На него возлагается задача по достижению компромисса, то есть: координация работы различных департаментов и поиск оптимального для всех подразделений решения той или иной проблемы.

После того как основной этап работы над созданием отдела будет сделан, можно начинать работу. Однако не следует ожидать, что все пойдет «как по рельсам». Следующий год придется потратить на обкатку разработанной схемы, найти ее слабые места – те моменты, которые не могли быть учтены на этапе разработки проекта. Практика подскажет более интересные логистические решения, а также укажет на целесообразность перераспределения ряда функций. Поэтому стоит внимательно присмотреться, насколько удобно сотрудникам выполнять возложенные на них задачи.

Тот факт, что большинство сотрудников данного отдела являются на фирме людьми новыми, способствует повышению их мотивации, причем общей. Желательно превратить за этот год сотрудников нового отдела в сплоченную команду, ориентированную на совместный результат и идущую к общей цели. Если не удалось создать команду изначально, то сделать это в дальнейшем будет гораздо труднее. Между тем логистика является одним из тех направлений, в которых командный настрой играет очень большую роль.

С особым вниманием отнеситесь к оценке эффективности деятельности нового отдела. Но помимо сравнений контрольных показателей, следует ориентироваться на общее впечатление от работы, насколько легко дается достижение этих показателей. Является ли каждая поставка авралом или за короткое время сотрудникам удалось довести стандартные логистические операции до автоматизма, насколько форс-мажор выбивает отдел из колеи, как легко работники справляются с нестандартными задачами. Если по всем вышеперечисленным показателям результаты отвечают требованиям, переносите акцент на оптимизацию самих логистических процессов, совершенствование цепочки поставок

Мария Канаева

Начальник отдела логистики Lanxess АО «Байер»

Статья опубликована в журнале: «Логистика и управление»

zakonrus.ru