Как оформить путевой лист при транспортных перевозках — СКБ Контур
Форма путевого листа
Разрешено самостоятельно разрабатывать бланк путевого листа. Но если вы решили утвердить собственный бланк, то закрепите это в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008) или утвердите бланк отдельным приказом руководителя и сошлитесь на него в учетной политике.
В форму путевого листа нужно включить реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т д.). Также в путевом листе необходимо закрепить обязательные реквизиты, применяемые ко всем первичным документам: наименование документа, дату его составления, название организации, составившей документ и т д. (полный перечень — в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Что касается остальных данных, то к ним требований нет. Можно включать любые, необходимые для учета вашей бухгалтерии.
Сколько хранить путевые листы
Оформленные путевые листы храните в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18.09.2008 г. № 152).
На какой срок оформлять путевой лист
Путевой лист можно оформлять на каждый день или иной срок, не более одного месяца. Если компания относится к категории автотранспортных предприятий, то путевые листы надо оформлять каждый день.
Сколько путевых листов оформлять
Путевые листы оформляют в одном экземпляре, для каждого транспортного средства — свой путевой лист.
На практике часто встречается ситуация, когда одним автомобилем пользуются несколько водителей, работающих посменно. В этом случае можно оформить несколько путевых листов на каждого водителя.
Маршрут следования в путевом листе
Смотрите комментарий Ольги Букиной, ведущей вебинара «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках», о том, как указать маршрут в путевом листе:
Лучше указать подробный маршрут, иначе налоговая инспекция может усомниться в реальности затрат на ГСМ. Если ваш транспорт ежедневно совершает поездки по одним и тем же маршрутам в пределах одного населенного пункта, то в путевом листе можно указать формулировку «поездки по городу». Но в этом случае лучше дать расшифровку этому понятию в отдельном документе, где будет указано, что «поездки по городу» — это, к примеру, ежедневное посещение двух филиалов и склада. Если поездка однодневная, то ее можно указать в самом путевом листе. Если путевой лист оформляется на более длительный срок, например, на месяц, то нужно оформить отдельное приложение к путевому листу и там отразить все маршруты.
12 апреля в Школе бухгалтера состоится открытый вебинар «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках». Аудитор Ольга Букина расскажет, как оформлять первичку при использовании транспорта сторонней организации, а также собственного транспорта компании.
Вебинар «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках»
Смотреть бесплатноНе пропусти новые публикации
Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы
kontur.ru
Написать маршрут следования в путевом листе
Организация не является транспортным предприятием, применяет общий режим налогообложения
Отметим, что сказанное не противоречит положениям ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, на основании которых организация самостоятельно разрабатывает и закрепляет в учетной политике формы используемых первичных учетных документов (письмо ФНС России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700). Как указано в п.п. 9, 10 Приказа N 152, путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77). Заметим, что среди обязательных реквизитов путевого листа, перечисленных в разделе 2 Приказа N 152, отсутствует маршрут движения транспортного средства.
Однако есть примеры судебных решений, в которых указывается, что путевые листы при отсутствии в них информации о маршруте не могут подтверждать расходы на ГСМ.
Путевой лист без маршрута
Налоговики: путевой лист требует конкретики Проверяющие исключили из состава расходов затраты на покупку ГСМ и доначислили компании налог на прибыль, привлекли ее к налоговой ответственности в виде штрафа и начислили пени. Организация с таким подходом не согласилась и обратилась в суд.
Первый раунд компания проиграла Что касается остальных организаций, то они могли разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Но в нем должны быть отражены все реквизиты, утвержденные приказом № 152.
Второй раунд оказался удачнее
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Третий раунд, и опять неудача На наш взгляд, позиция, изложенная апелляционной инстанцией, все же более соответствует действующему законодательству.
И у компаний, оказавшихся в аналогичной ситуации, есть реальный шанс отстоять свою правоту в суде.
Поясним подробнее.
Как правильно заполнить путевой лист
и индивидуальные предприниматели обязаны применять путевые листы при осуществлении перевозок грузовыми и легковыми автомобилями.
Формы путевых листов для предпринимателей, осуществляющих перевозки на коммерческой основе для заказчиков и для своих производственных целей, утверждены Приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68. Этим же Приказом определен порядок заполнения путевых листов, обязательный для всех предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды и других законных основаниях.
Порядок заполнения путевого листа у индивидуального предпринимателя аналогичен тому, который был описан в предыдущем разделе, но форма документа иная.По окончании работы путевой лист заверяется личной подписью предпринимателя. Путевой лист остается у предприятия-перевозчика и служит основанием для учета транспортной работы автомобиля.
Изучаем пример заполнения путевого листа – каждая цифра важна
Также при отсутствии диспетчера водитель также проставляет время прибытия и убытия, километраж.
— сведения о водителе: ФИО водителя, отметка медработника о предрейсовом и послерейсовом осмотре.
Путевой лист заполняется отдельно на каждое транспортное средство. Также путевые листы можно заполнять на каждого водителя отдельно.
Обычно при разработке формы путевого листа за основу берется унифицированная форма, в которую вносятся нужные поправки.
Такой реквизит как маршрут следования автомобиля не включен в перечень обязательных реквизитов. Однако расходы на ГСМ налоговики могут оспорить, если конкретный маршрут не указан. Поэтому нужно записывать пункт назначения, время выезда, приезда, километраж. Если работа водителя оплачивается по сдельной системе, то здесь же бухгалтер может провести расчет заработной платы водителя.
Написать маршрут следования в путевом листе
Разрешено самостоятельно разрабатывать бланк путевого листа.
Но если вы решили утвердить собственный бланк, то закрепите это в учетной политике (п.
4 ПБУ 1/2008) или утвердите бланк отдельным приказом руководителя и сошлитесь на него в учетной политике. Путевой лист можно оформлять на каждый день или иной срок, не более одного месяца.
Если компания относится к категории автотранспортных предприятий, то путевые листы надо оформлять каждый день. Путевые листы оформляют в одном экземпляре, для каждого транспортного средства — свой путевой лист. На практике часто встречается ситуация, когда одним автомобилем пользуются несколько водителей, работающих посменно.
В этом случае можно оформить несколько путевых листов на каждого водителя.
Смотрите комментарий Ольги Букиной, ведущей вебинара
«Как оформить первичные документы при транспортных перевозках»
, о том, как указать маршрут в путевом листе: 12 апреля в Школе бухгалтера состоится открытый вебинар «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках». Аудитор Ольга Букина расскажет, как оформлять первичку при использовании транспорта сторонней организации, а также собственного транспорта компании. Вебинар «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках»
Нюансы заполнения путевого листа
Данный реквизит также является обязательным.
Здесь следует указать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона компании. Сведения о транспортном средстве.
Здесь в обязательном порядке следует указать тип, модель и государственный регистрационный знак автомобиля.
Сведения о водителе. Данные о водителе являются обязательным реквизитом путевого листа. В нем должны быть указаны должность, ФИО водителя и его подпись. Также рекомендуем указать номер его водительского удостоверения. Дата и время выезда и возвращения. Во избежание претензий налоговиков рекомендуем четко указывать дату и время выезда и возвращения автомобиля в организацию.
Таким образом, при заполнении этого реквизита компании вправе использовать данные GPS-навигатора. Расход бензина. Данные о расходе бензина являются одним из важнейших реквизитов.Маршрутный лист
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета. Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации.
Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений.
В частности:
- приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
- отчет работника о понесенных расходах;
- четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.
нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии.
В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Как заполнить путевой лист?Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
№8 (146) 2014
Если вы используете автомобили только для личных нужд организации, то вы можете: – применять \”госкомстатовские\” формы путевых листов; – разработать и утвердить собственную форму путевого листа с соблюдением требований ст. 9 Закона №402-ФЗ и Приказа Минтранса России №152; Но чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, лучше применять именно путевой лист, разработав форму, удобную для организации. Штамп медработника на путевом Налоговики вполне могут предъявить вам претензии, если штампа медработника на путевом листе нет, так как этот реквизит входит в число обязательных реквизитов путевого листа, утвержденных Минтрансом (подп.
2 п. 7, п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов). Обязательно также и указание даты путевого листа.
Если срок его действия более одного дня, то указывается весь период – с какого по какое число действует данный путевой лист (в нашем примере он выписан на рабочую неделю с 17 по 21 мая 2014 г.)
Путевой лист легкового автомобиля (для нетранспортной компании)
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ (ДЛЯ НЕТРАНСПОРТНОЙ КОМПАНИИ) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ——- N —— ул. Станкостроителей, д. 2, Форма по ОКУД ¦ 0345001¦ наименование, адрес, номер телефона L——— Государственный номерной знак ———— Гаражный номер ¦ ¦ Регистрационный N _______________ Серия _________ N ________ В распоряжение ___________________¦ Показание спидометра, км ¦66 573¦ наименование ¦ Выезд разрешаю L——- ул.
Станкостроителей,¦ Автомобиль в технически Адрес подачи ———————¦ исправном состоянии принял __________________________________¦ подпись расшифровка гаража, ч, мин.
L————-¦ Горючее ¦ марка ¦ код ¦ Диспетчер- Кирова Кирова О.С. ¦ листу N _________¦ — ¦ подпись расшифровка ¦ Остаток: ¦ 36 ¦ __________________________________¦ при возвращении +————+ Опоздания, ожидания, простои в¦ Расход: по норме +————+ пути, заезды в гараж и прочие¦ фактический +————+ отметки __________________________¦ Экономия +————+ __________________________________¦ Перерасход L———— __________________________________¦ Автомобиль принял.
Показа- __________________________________¦ ние спидометра при возвра- сдал Семенов Семенов И.М. ¦ Гусев Гусев В.П. подпись расшифровка ¦ подпись расшифровка Подробнее об этом читайте в статье “Учет расходов на ГСМ.
itmedconsult.ru
Срок действия документа. У Минтранса одно ограничение – не дольше месяца. Если вас устраивает месячная «годность» путевого листа, то надо помнить, что отчетная дата в бухучете – последнее число каждого месяца. И логично ограничивать срок действия всех листов, выданных в течение месяца, последним его числом. Иначе будет путаница.
Предположим, кому-то путевой лист открыт 5-го июня и заканчивает срок действия 5 июля, кому-то 28-го июня со сроком действия по 28 июля. А 30 июня — отчетная дата и к тому же конец квартала. Надо листы собирать обратно, после возвращать, так как срок действия у них не закончился. Это неудобно. Поэтому, в какой бы день месяца путевой лист ни выдан, последним днем срока его «годности» лучше устанавливать последнее число месяца. Но этот совет подойдет только тем организациям, водители которых не ездят в дальние рейсы и к концу месяца могут сдать путевые листы. Если же заведомо ясно, что это невозможно, не ограничивайте срок действия документа концом месяца. Включите стоимость топлива в расходы тогда, когда водитель, вернувшись из дальней поездки, сдаст путевой лист. Дальше. В строке 1.1 раздела 1. юридические лица указывают свою организационно-правовую форму (ООО, ЗАО, ОАО), наименование, местонахождение и телефон. Какое именно местонахождение — не уточняется. Но для налоговых целей лучше, вписать юридический адрес. Строка 1.2 раздела 1. Помимо марки, модели и госномера нужно указать тип транспортного средства. То есть грузовой это автомобиль или легковой, а быть может микроавтобус либо автокран. Нормы расхода топлива в строке 1.3 требуют отдельного рассмотрения, останавливаться на них сейчас не будем. Строка 1.4 с данными водителя. Тут надо отметить, что если машиной управляют разные люди, то путевой лист выдается каждому из них.
Раздел 2. Если проводите медосмотры – заполняете, не проводите – убираете раздел из формы. Если медосмотры не проводятся, это не влияет на возможность учесть расходы.
Раздел 3. Таблица заполняется от руки, так как часто заранее не известно, когда водитель покинет территорию организации и как сложится маршрут. Тем более это нельзя предугадать, когда путевой лист выписывается на длительный срок (месяц). Теперь остановимся на графах 3 и 8 таблицы. В госкомстатовской форме дату выезда – въезда и время заверяет диспетчер, а пробег – механик. Но в обычной организации таких работников, скорее всего, нет. Если мы говорим об автомобиле директора, то заверять сведения вполне может он сам. Если это другой автомобиль, то либо придется назначить подходящего по должности сотрудника, либо графы 3 и 8 удалить вовсе. Если сотруднику позволено на машине фирмы уезжать домой, не заезжая на фирму, а потом с утра сразу ехать по делам, то придется доверить заполнение граф 1 – 3 и 6 – 8 ему. А если водителю дозволено ездить на автомобиле и в выходные, то, чтобы не дразнить контролеров, ему лучше данные о поездках в рабочие дни вносить синей ручкой, а данные о поездках в выходные — красной. Маршрут в последнем случае, конечно же, можно не указывать. Затем, в конце месяца, данные суммируются и можно увидеть, какую сумму можно списать в расходы, а какую надо отнести на расчеты с водителем. В любом случае помните, пренебрегая указанием данных одометра и времени выезда и возвращения, вы рискуете остаться без расходов.
Следующая графа 4 – служебное задание. Среди обязательных минтрансовских реквизитов такого показателя нет. Однако, чтобы не было претензий, лучше эту графу ввести. Подробно суть задания можно не расписывать, хватит общих слов. Например: «Перевозка груза» или «Обслуживание генерального директора». С другой стороны, если служебное задание будет описано детально, это несомненный плюс при проверке. Графа 5 «Маршрут» раздела 3. Порядок ее заполнения полностью зависит от того, в каком режиме используется автомобиль. Если это четкие разовые задания, то в эту графу водитель вписывает начальную и конечную точки маршрута. Правда, чтобы не было вопросов к протяженности пути, в интересах водителя указать и ключевые промежуточные точки маршрута. Чтобы подтвердить, что, к примеру, объезжал пробку. Если заданий за один день было несколько, значит и записей в строке этого дня в графе 5 раздела 3 путевого листа будет несколько. В тех случаях, когда автомобиль легковой и он все время в разъездах, допустимо просто перечислить точки, в которых побывала автомашина. При этом лучше избегать формулировки «по городу». Проверяющим это обычно не нравится, как и некоторым судам. Хотя суды иногда занимают и сторону налогоплательщика. Но, чтобы не доводить дело до суда, заполняя графу с маршрутом, использовать общие слова не стоит.
Полагаю, что остальные графы в отдельных пояснениях не нуждаются. Осталось разобраться с тем, кто выдает путевые листы. Тут универсальный совет дать невозможно. Все зависит от условий работы каждой конкретной фирмы. Путевые листы может выдавать и бухгалтер, и даже руководитель компании. Но важно вести журнал учета движения путевых листов. Его форму можно взять из того же Постановления Госкомстата N 78, а проще всего из Справочной информации в системе КонсультантПлюс. И хотя ведение этого журнала не обязательно для обычных организаций, поскольку и это Постановление, и Приказ Минтранса, в котором журнал тоже упоминается, отраслевые, лучше его вести. Это поможет отслеживать как своевременность представления водителями путевых листов, так и фиксировать день поступления путевых листов в бухгалтерию, чтобы можно было посмотреть, насколько быстро бухгалтерия обрабатывает документы.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: |
zdamsam.ru
Написать маршрут следования в путевом листе
Ответ от 18.02.2016: Учреждение обязательно должно указать в путевом листе только дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места его постоянной стоянки и заезда на эту стоянку. Законодательство не содержит требования заполнять данные о времени выезда и возвращения автомобиля к пункту назначения, т.е. о маршруте следования автомобиля (оборотная сторона унифицированной формы). При документальном оформлении хозяйственных операций учреждения госсектора руководствуются приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н). В приложении 1 к Приказу № 52н путевые листы для транспортных средств не перечислены в числе применяемых форм. В Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв.
Как заполнить путевой лист, если неизвестен точный маршрут
Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в частности, обязательными реквизитами первичного документа являются наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Нтвп «кедр — консультант»
[info]Организация не является транспортным предприятием, применяет общий режим налогообложения.Каков порядок заполнения маршрута в путевом листе служебного автомобиля в целях налогового учета? Нужно ли указывать все пункты назначения маршрута движения служебного автомобиля? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Для подтверждения экономической обоснованности расходов на содержание служебного автомобиля в путевом листе целесообразно указывать маршрут следования автомобиля с указанием адреса и наименования организации (учреждения).Отсутствие в путевом листе данных о маршруте движения служебного автомобиля может привести к претензиям со стороны налоговых органов в части экономической обоснованности расходов на ГСМ. [/info]
[attention]Обоснование вывода:В целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.[/attention]
Маршрут путевого листа: как заполнить, чем подтвердить
К тому же, путевые листы являются не единственным документом, подтверждающим использование данного автотранспортного средства в производственной деятельности.
Но кассация отменила решение предыдущей инстанции, оставив в силе решение первой и налоговиков.
[important]Судьи пришли к выводу, что целью составления путевого листа является, в том числе, подтверждение обоснованности расхода ГСМ. [/important]
Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.
Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Путевые листы без указания маршрута или с абстрактными формулировками «по Самаре», «по Самарской области» (как в рассматриваемом деле) не раскрывают содержания хозоперации.
Путевой лист делаем «путёвым»
Пунктом 13 Приказа Минтранса № 152 установлено, что уполномоченные лица, назначенные руководителем организации, фиксируют дату, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и при его заезде на постоянную стоянку, что необходимо для расчета пробега автотранспортного средства, и заверяют их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.
Сведения о маршруте (пунктах назначения в течение срока действия путевого листа) не отнесены Приказом Минтранса № 152 к числу обязательных, однако, по мнению налоговых органов, путевой лист, несодержащий в составе реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает обоснованность приобретения горючесмазочных материалов.
Следовательно, осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов не могут быть учтены при расчете налога на прибыль (письмо УФНС России по г.
Путевой лист без маршрута
Москве от 30.06.2010 N 16-15/[email protected], от 13.10.2009 N 16-15/107268, от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 13.11.2006 N 20-12/100253).Из разъяснений уполномоченных органов также следует, что организация, не являющаяся автотранспортной, вправе самостоятельно разработать форму путевого листа с учетом требований ч. 2 ст. 9
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) и приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ N 152) и закрепить ее в учетной политике организации (п.
4
ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, УФНС России по г.
jurist-company.com