Каким цветом подписывают бумаги – требования, особенности и рекомендации :: BusinessMan.ru

К сожалению, на практике бухгалтер до сих пор вынужден ломать голову не только над заполнением отдельных реквизитов документов, но даже вопрос о цвете и химическом составе чернил на сегодняшний день остается более чем актуальным.

Комбинированный способ или внесение исправлений?

Прежде всего, необходимо отметить, что НК РФ не содержит каких-либо ограничений в выборе способа заполнения документов. В равной степени реквизиты счета-фактуры могут быть выполнены как машинописным или ручным способом, так и с использованием комбинированного варианта. В пункте 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж закреплена такая возможность:

«Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут регистрироваться в книге покупок.»

Это уточнение было весено в Правила постановлением Правительства РФ от 11.05.2006 № 283.

Налоговые органы и раньше признавали такой способ. В письме МНС России от 26.02.2004 № 03-1-08/525/18 «О порядке оформления счетов-фактур» (также см. письмо УФНС РФ по г. Москве от 14.06.2007 № 19-11/055846) разъяснено, что заполнение счета-фактуры комбинированно, то есть компьютерным и ручным способом, признается соответствующим требованиям налогового законодательства. Единственное пожелание налоговиков заключается в последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление № 914), в типовой форме счета-фактуры. При соблюдении данного требования считается, что налогоплательщик составил документ без нарушений налогового законодательства.

Вместе с тем, заполнение счета-фактуры смешанным способом (одновременно машинописным и рукописным) налоговые органы зачастую квалифицируют как внесение исправлений в счет-фактуру, которые должны быть заверены в установленном порядке.

Так, в письме УФНС России по г. Москве от 14.06.2007 № 19-11/055846 указано, что исправления, внесенные рукописным способом в счет-фактуру, составленный машинописным способом, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления в соответствии с пунктом 29 Правил, утвержденных Постановлением № 914. Внесение исправлений в счета-фактуры с нарушением положений пункта 29, по мнению налоговых органов, является основанием для отказа в применении вычетов по НДС.

Тем не менее, практика арбитражных судов сводится к тому, что заполнение отдельных граф счета-фактуры от руки, в то время как все остальные заполнены машинописным текстом, не является исправлением счета-фактуры, требующим специального заверения.

При рассмотрении споров по данному вопросу арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Московского округа от 26.09.2007, 03.10.2007 № КА-А40/ 10140-07 по делу № А40-314/07-141-3, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2007 по делу № А05-13752/2006-11) обращают внимание на то, что положения законодательства о налогах и сборах не содержат запрета на заполнение счетов-фактур как рукописным, так и машинописным способом, либо двумя способами одновременно. Совмещение различных способов заполнения счетов-фактур не может являться основанием для отказа налогоплательщику в осуществлении вычетов, уплаченных поставщикам сумм НДС по таким счетам-фактурам.

Таким образом, заполнение счетов-фактур смешанным способом (машинописным и рукописным) не является исправлением, которое следует заверять в установленном порядке, и не может служить основанием для отказа налогоплательщику в применении вычета уплаченных по данным счетам-фактурам сумм НДС. Однако налогоплательщику необходимо подготовиться к отстаиванию своих интересов в арбитражном суде.

Интересно, что в отношении первичных документов (актов, накладных, счетов и т. п.) в настоящее время разъяснения со стороны фискальных органов отсутствуют. Вместе с тем, по мнению автора, в данном случае вполне приемлемы те же самые доводы, что и в отношении счетов-фактур. Так, статья 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», раздел 2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Министерством финансов СССР 29.07.1983 № 105 (далее — Положение о документообороте), пункты 12-18 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета), в которых закреплены требования по оформлению первичных документов, не содержат ограничения в способе заполнения первичных документов. Отсутствие как прямого, так и косвенного запретов позволяет налогоплательщикам заполнять документы комбинированным способом.

Что нарушил бухгалтер, заполнив документы гелевой ручкой черного цвета?

На сайте buh.ru развернулась обширная дискуссия о возможности заполнения первичных документов и счетов-фактур гелевой ручкой черного цвета (/forum/thread.jsp?id=417586). На взгляд автора, ответ на данный вопрос достаточно очевиден.

Согласно пункту 2.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Как видно, речь принципиально идет об обязательстве обеспечения налогоплательщиком сохранности информации, нанесенной на бумажный носитель тем или иным раствором, будь то чернила или паста шариковой ручки. Более того, перечень возможных средств, используемых для нанесения надписи, является открытым.

В свою очередь, НК РФ, равно как и Постановление № 914, не содержат особых указаний о типе и видах средств, которые необходимо использовать при заполнении счетов-фактур.

Таким образом, на сегодняшний день отсутствуют нормативные документы, не позволяющие налогоплательщику использовать гелевую ручку.

Что касается цвета пасты, чернил или геля, то, как ни странно, именно по заполнению первичных документов и счетов-фактур опять же какие-либо указания свыше отсутствуют. Минфин России очень подробно разъяснил порядок заполнения деклараций по ряду налогов, обязав использовать синие или черные чернила. Такие «ограничения» можно увидеть, например, в приказах финансового ведомства об утверждении декларации по налогу на имущество, единому социальному налогу, транспортному налогу и т. д.

Хотя и в этом случае, несмотря на своего рода ограничение, арбитражный суд принял позицию налогоплательщика, признав обоснованным заполнение налоговой декларации гелевой ручкой (см. постановление ФАС ЦО от 30.11.2005 № А09-1916/05-22).

Кстати интересно, что при рассмотрении одного из дел ФАС ВСО допустил возможность подписания счета-фактуры красными чернилами (см. постановление от 14.02.2006 № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Подписываем документы и опять нарушаем?

Нередки случаи, когда заместители руководителя предприятия на должность директора, выполненную на документе машинописным способом, ставят пастой (чернилами и т. д.) косую черту. Достаточно ли данного значка, чтобы документ приобрел юридическую силу?

Как таковая косая черта действующими нормативными документами запрещена. Так, в пункте 2.3.1.11 приказа Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» сказано, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»). Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности. Документы, оформленные с нарушением вышеуказанных требований, арбитражный суд может расценить как подписанные неустановленным лицом. Например, ФАС Московского округа посчитал подписание договора неустановленным лицом при наличии значка «косая черта» перед должностью генерального директора организации (см. постановление от 15.07.2002 № КГ-А40/4377-02).

Еще более опасно (с точки зрения налоговых последствий) получить с таким значком счет-фактуру от поставщика, если подпись заместителя не расшифрована.

Отсутствие расшифровки подписей является для налоговых органов основанием для признания счета-фактуры несоответствующим статье 169 НК РФ. Такая позиция обосновывается необходимостью удостоверения подписания счета-фактуры надлежащим лицом. Кроме того, Постановлением № 914 утверждена форма счета-фактуры, предусматривающая расшифровку подписей руководителя и главного бухгалтера.

Вместе с тем, пункты 5 и 6 статьи 169 НК РФ не требуют наличия расшифровки подписей должностных лиц организации. А поскольку нормы статьи 169 НК РФ прямо не устанавливают такой реквизит как обязательный, само по себе отсутствие расшифровки подписей на счете-фактуре не является безусловным основанием к отказу в вычете по НДС.

Что касается требований, закрепленных в Постановлении № 914, то они в отношении реквизитов не могут являться обязательными уже в силу того, что Правительству РФ Налоговым кодексом РФ не даны полномочия по установлению формы счета-фактуры.

Аналогичную позицию можно увидеть, например, в Постановлении ФАС Московского округа от 10.08.2007 № КА-А40/7474-07, Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2007 № Ф08-684/2007-280А.

К сожалению, практика арбитражных судов в отношении установления лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры, в целом не является единой.

В большинстве случаев суды обязывают налоговые органы доказывать не только подписание счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем, указанным в счете-фактуре, но и то, что данное лицо в принципе не уполномочено счет-фактуру подписывать.

Так, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 16.01.2007 № 11871/06 поддержал позицию налогоплательщика о правомерности предъявления НДС к налоговому вычету на основании спорного счета-фактуры, исходя из того, что налоговая инспекция ни в своем решении, ни в представленных в материалы дела документах не привела доказательств подписания счета-фактуры лицом, не имеющим на это полномочий. Более того, налоговый орган в своих документах не сослался на принципиальное наличие таких доказательств. То обстоятельство, что счет-фактура подписан другим лицом, а не директором поставщика (который умер), само по себе не может быть положено в обоснование отсутствия у подписавшего документ лица соответствующих полномочий, если инспекцией это не доказано.

В постановлениях от 02.08.2007 № А56-45155/2006, от 14.03.2007 № А56-58914/2005 ФАС СЗО указал, что вывод о несоответствии представленных заявителем счетов-фактур требованиям статьи 169 НК РФ в связи с тем, что они подписаны неустановленными лицами, неправомерен, поскольку основан только на показаниях директоров поставщиков без проведения экспертизы и оценки других доказательств. Суд акцентировал внимание на том, что налоговый орган не доказал и факт осведомленности организации о подписании счетов-фактур неуполномоченными представителями контрагентов. Пункт 6 статьи 169 НК РФ не обязывает налогоплательщика контролировать соблюдение законодательства о налогах и сборах его поставщиками, а также проверять наличие у иного лица поставщика полномочий на подписание счетов-фактур для предъявления сумм налога к вычету и возмещению.

Вместе с тем, нельзя не сказать и о противоположной практике. Так, ФАС Московского округа принял в качестве допустимых доказательств протокол опроса свидетеля, подтвердив таким образом подписание документов неустановленным лицом. Также суд принял во внимание следующие противоречия:

• в представленных в инспекцию счетах-фактурах имеется подпись главного бухгалтера, а в счетах-фактурах, представленных в суд, этой подписи нет;
• в представленной выписке из книги покупок отражены спорные счета-фактуры, но с датой оплаты, не соответствующей данным документам.

Так как спорные документы подписаны неустановленным лицом, содержат противоречивые и недостоверные сведения, составлены с нарушением требований статьи 169 НК РФ, суд признал правомерным позицию налоговиков (см. постановление от 21.02.2006, 01.03.2006 № КА-А40/ 652-06).

Таким образом, дабы избежать спорных ситуаций с налоговыми органами, заместитель руководителя поставщика должен не только поставить значок «зам.», но и расшифровать свою подпись.

Хотя Налоговый кодекс РФ не исключает возможности для налогоплательщика подпись оставить без расшифровки.

buh.ru

Какой ручкой подписывать документы? | Вопросы подписчиков

Недавно у нас была проверка из вышестоящей организации и нам сделали замечание, что руководитель учреждения подписывает документы (письма, приказы и т.д.) черной (чернильной) пастой, а не синей шариковой ручкой. Руководитель с этим не согласен. Нигде не могу найти специальных требований по поводу цвета подписи и вида ручки (шариковая, перьевая, гелевая или чернильная)?

Общих законодательно-нормативных требований к виду ручек или цвету чернил в законодательстве нет. Такого рода требования порой встречаются в ведомственных нормативных актах и в отдельных постановлениях Правительства (всего их порядка 200). Часто такие требования связаны с текущими или давно забытыми технологическими особенностями (например, с тем, что плохо копируются надписи зеленого или красного цвета и хорошо – сделанные черной гелевой ручкой, а также с тем, что паста/чернила плохо ложатся на бланк или расплываются и т.п.).  Причем, требования в разных законодательных актах неодинаковые и могут даже противоречить друг другу:

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности»

56. Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Не допускается использование шариковой ручки.

«Требования к подготовке декларации об объекте недвижимости» (приложение № 2 к приказу Минэкономразвития России от 13.12.2010 № 628)

8. Оформление Декларации на бумажном носителе может производиться с применением технических средств, а также ручным (от руки) или комбинированным способом. Внесение текстовых сведений ручным способом производится разборчиво тушью, чернилами или пастой синего цвета.

 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 439)

2. Заявления, уведомления и сообщения, а также приложения к ним заполняются от руки печатными буквами чернилами или шариковой ручкой синего или черного цвета либо машинописным текстом.

 «Порядок заполнения налоговой декларации по налогу на добычу полезных ископаемых» (приложение № 3 к приказу ФНС России от 07.04.2011 № ММВ-7-3/253@)

2.2. … При заполнении Декларации используются чернила черного, фиолетового или синего цвета.

 «Инструкция по заполнению формы заявления застрахованного лица о переходе в Пенсионный фонд Российской Федерации из негосударственного пенсионного фонда, осуществляющего обязательное пенсионное страхование» (утв. приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.11.2009 № 897н)

3. При составлении заявления не рекомендуется использовать чернила (пасту) красного и зеленого цвета.

Приложение №1 (бланк регистрации ЕГЭ) к письму Рособрнадзора от 09.04.2009 № 01-74/10-01 «О направлении форм бланков регистрации и ответов участников единого государственного экзамена»

…Заполнять гелевой или капиллярной ручкой ЧЕРНЫМИ чернилами ЗАГЛАВНЫМИ ПЕЧАТНЫМИ БУКВАМИ …

В принципе, с вышестоящей организацией лучше не спорить по мелочам. В данном случае требование может быть связано с тем, что при использовании черных чернил трудно отличить подлинник документа от черно-белой ксерокопии – и это может создавать определенные проблемы в делопроизводстве вышестоящей организации. Существующие предубеждения к определенным типам ручек обычно связаны с тем, что в той или иной организации был негативный опыт в связи с нестойкостью пасты или чернил (но, увы, ни один вид ручек от этого не застрахован!).

www.sekretariat.ru

Каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы

Можно ли подписывать первичные бухгалтерские документы гелевой ручкой?

Прямого запрета на подписание первичных бухгалтерских документов гелевой ручкой нет. Однако, во избежание претензий со стороны контролирующих органов,  безопасней будет подписывать первичные документы шариковой ручкой.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Ситуация: Каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры

По общему правилу любым цветом, но к банковским документам установлены особые требования.*

Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.*

Исключение предусмотрено только для банковских документов. В пункте 1.7.2 Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П, указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.*

Главбух советует: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).

Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

www.26-2.ru

На кассовом документе подпись получателя сделана чернилами светлого фиолетового цвета: есть ли нарушение?

Получатель расписался за получение наличности в ведомости гелевой ручкой с чернилами светлого фиолетового цвета. Проверяющие записали нарушение п. 3.5 Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637). В данном пункте сказано, что подпись должна быть сделана чернильной или шариковой ручкой с чернилами темного цвета. Из-за «не того» цвета подписи признана неподтвержденная выдача наличности. Правы ли проверяющие?

Нет, не правы.

Напомним, о чем идет речь в Положении № 637:

• п. 3.5 – расписываться в расходном кассовом ордере или расходной ведомости нужно, используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета;
• п. 3.17 – приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и расходные ведомости должны заполняться бухгалтером чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащее сохранение этих записей в течение установленного для хранения документов срока;
• п. 4.2 – записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой.

Как видим, главная цель – сделать запись такой, чтобы ее было четко видно и чтобы написанное сохранилось надолго (поэтому писать нужно именно ручкой, а не карандашом).

Что касается цвета чернил: какой именно цвет следует считать темным? Если бумага белая – то цвет чернил должен быть контрастным. То есть синим, черным, фиолетовым, красным, зеленым. В Положении № 637 не написано, что темный – это только синий или черный.

Если даже дело дойдет до суда, то любой суд будет смотреть на наличие подписи и записей, а не на то, каким цветом или ручкой они сделаны. Например, см. определение ВАСУ от 01.08.13 г. № К/9991/23289/12 по делу № 2а/1570/6300/2011. Из приведенных в определении доводов следует, что вес имеет реальное осуществление хозяйственной операции и оформление ее необходимыми первичными документами. А поэтому суды не должны ограничиваться установлением только формальных условий, а обязаны исследовать и оценить всю совокупность обстоятельств, имеющих значение для правильного разрешения дела. При этом первичные документы, которые имеют отдельные недостатки в заполнении, но при этом достоверно и в совокупности с другими документами отражают хозяйственные операции, не являются доказательством опровержения осуществления хозяйственной операции.

В нашей ситуации цвет чернил и вид ручки – сугубо формальное условие. Пишите хоть зеленым, хоть коричневым или красным, лишь бы только средства реально были выданы или получены. И лишь бы надпись не была сделана чернилами, исчезающими на глазах через несколько минут после написания. Ведь бывает и такое.

Но даже на формальных основаниях прицепиться к записям не той ручкой не того цвета проблематично. Потому что отсутствует юридическое понятие «темный цвет». Например, фиолетовый – это с какого оттенка он темный, а с какого оттенка уже светлый? Где грань между светлым и темным? Каким образом это определить – на глаз или прибором? Но ведь глаз у каждого разный, и мозг, который интерпретирует сигнал от глаза, также у каждого свой. Если прибором, то каким, где это написано?

Что касается вида ручки, то гелевая ручка является разновидностью шариковой ручки, а гель в таких ручках – разновидность чернил.

uteka.ua

Каким цветом чернил подписывают документы?