10 советов как участвовать в выставках: раскрываем секреты успеха
11 октября 2017 г.
Успех на выставках не приходит сразу, но если проблемы не решаются, то, может быть, стоит пересмотреть свои действия?
Учитывая возможности, доступные брендам в эпоху цифровых технологий, невольно возникает вопрос, насколько выставки конкурентоспособны в сравнении с новыми приёмами и формами презентации бизнеса.
При всех опасениях выставки остаются надёжным и проверенным инструментом, и вам ничто не помешает сочетать их и с новыми инструментами. К тому же, выставки остаются возможностью встретиться с вашей аудиторией лицом к лицу вне зависимости от того, это строительные выставки, туристические или выставки электроники и технологий. Да даже если выставка овощей и фруктов или детская выставка – везде ваша компания сможет получить самое большое попадание в целевую аудиторию.
Согласно исследованиям Protoplan, 46% респондентов приняли решение о покупке продукта при посещении выставки, 77% респондентов нашли новых поставщиков на выставке, а 92% посетителей отметили, что выставки – отличная возможность представить свою компанию широкой бизнес-аудитории.
Представляем вам 10 советов, которые наверняка помогут вам привести дела в нужное русло и обеспечить максимальную отдачу от участия в выставке.
Изучите выставочную статистику и каталог выставок в вашей индустрии
Объем исследований и анализ выставочной статистики, проведённые вами перед окончательным выбором в пользу того или иного выставочного мероприятия, могут повлиять на ваш опыт экспонирования. Мы не раз говорили о том, что важно выполнять «домашнее задание» перед каждой международной или региональной выставкой.
Разумеется, директор выставки может предложить вам самые заманчивые условия, но лучше, всё-таки, провести исследования и на их основании принять решение о целесообразности участия в выставке.
Если у вас есть возможность, посетите интересующую выставку в качестве посетителя, прежде чем принимать решение стать экспонентом. Таким образом, вы сможете почувствовать себя на месте гостя, посмотреть на стенды конкурентов и оценить вашу целевую аудиторию и уже на основе своих впечатлений и замеров сделать вывод об участии.
Узнайте всё об аудитории выставки
Все хорошие маркетинговые кампании начинаются с данных. Выставки им в этом ничем не уступают. Необходимо собрать максимум данных о посетителях выставки. Обычно компании пользуются данными, полученными от посетителей во время или после выставки, но лишь немногие работают на опережение.
Если организаторы выставки не предоставляют вам информацию о потенциальных посетителях и участниках мероприятия, — это тревожный звонок. Если на официальном сайте выставки нет ничего нужного, требуйте эти данные, вам важно узнать о том, какая аудитория соберется на выставке, как она будет задействована, прежде чем вы потратите свои деньги.
Обозначьте цели вашего участия в выставке
Как правило, компании концентрируются на двух целях: продажи на выставке и повышение узнаваемости бренда. Тем не менее, они сталкиваются со слишком разными показателями, которые не всегда измеримы в краткосрочной перспективе.
Посмотрите на свои задачи под другим углом! Может, вы задаетесь целью генерировать потенциальных клиентов? Или привлекать инвестиции зарубежных партнеров? А может быть, создавать новые контакты или, напротив, поддерживать хорошие отношения со старыми партнерами?
Каким бы ни был желаемый результат, помните о том, что он должен быть детально сформулирован и измерим.
Сфокусируйтесь на создании впечатления у посетителей выставки
Если ваша выставочная стратегия или план на выставку состоят в том, чтобы взять в аренду 2 квадратных метра, установить стол и баннер, советуем отказаться от этой идеи. Вам нужно поработать над качественной работой с клиентами – это именно тот опыт, на котором в скором времени сфокусируется подавляющее большинство компаний.
Вопрос даже не в том, какого выбрать застройщика стендов, сколько метров выставочной площади взять в аренду, где лучше встать по отношению к конкурентам, заранее проконтролировать монтаж и финальное оформление стендов. Оставайтесь верны себе и подумайте, как ваш стенд поможет достичь нужных результатов. Избегайте старых, избитых уловок. Сконцентрируйтесь на создании опыта, который повысит ценность опыта участника и посетителя выставки. Прочное, устойчивое впечатление имеет гораздо большее влияние, нежели мимолетное. Современные технологии, используемые на выставках Европы, Китая и, конечно, США помогут вам в достижении этой цели.
Продвигайте себя: подготовьте рекламную компанию своего участия в выставке
Конечно, организаторы выставки делают некоторые промо-мероприятия, чтобы продвигать выставку, но и вам самим нужно сделать всё возможное, чтобы люди к вам пришли. Иначе вы рискуете столкнуться с тем, что ваши стендисты и менеджеры по продажам будут скучать в одиночестве.
Независимо от того, используете вы социальные сети или e-mail рассылку,расскажите вашей аудитории о том, что вы будете на мероприятии. Например, назначьте встречу прямо на выставке или запланируйте специальное предложение, которое бы побудило их пойти на выставку, чтобы посетить ваш стенд. Это хорошая возможность обратиться к потенциальным клиентам, покупателям и прессе и предложить им встречу в новой обстановке.
Найдите выставки с возможностью участия в деловой программе
Деловая программа – важная часть выставки. А выставки, на которых вы можете выступить спикером, позволяют выиграть в конкурентной борьбе. Вам будет легче обратиться к посетителям, донести до них то, что они могли не понять при посещении вашего стенда.
Выступая перед аудиторией, не стремитесь продать что-либо. С помощью доклада вы можете воспитывать аудиторию, передавать ей свои знания и опыт. Вдохновляйте слушателей, расскажите о проблемах, которые успешно преодолели или о том, как ваш бизнес их собирается решать, поделитесь полезными советами.
Найти подходящую выставку можно в каталоге выставок на сайте Protoplan.pro, где есть информация о выставках по всему миру, информация о предполагаемом количестве посетителей и участников на основе статистики предыдущих мероприятий и официальный сайт выставки, чтобы связаться с Организатором или отправить заявку на участие. Там же можно рассчитать стоимость участия и запланировать все задачи по участию с помощью инструмента подготовки выставки ExpoPlanner. Ваш план подготовки выставки с ExpoPlanner будет готов в один клик, а все сроки по задачам автоматически настроены на сроки Организатора вашей выставки. Удобные напоминания по задачам не дадут упустить ничего. Кроме того, ваш выставочный проект всегда доступен – просто откройте его в вашем мобильном телефоне.
Разговаривайте с посетителями вашего выставочного стенда
С точки зрения посетителя было бы странным видеть, как представители компании на стенде общаются друг с другом, не обращая внимания ни на кого вокруг. И напротив, никто не любит навязчивое общение. Нужно найти правильный баланс, чтобы сделать ваш стенд местом, где ваши посетители хотели бы с вами пообщаться. Отправьте на мероприятие сотрудников, которые легко налаживают контакт и не отталкивают от себя.
Подготовьте вашу команду
Как человек, организующий выставки, вы знакомы с внутренней «кухней». Однако, не думайте, что ваша команда мыслит так же, как вы. Убедитесь, что готовите персонал к выставке правильно. Распределите роли, определите ключевые временные точки, уточните ресурсы, задачу и ответственность, которыми каждый из вашей команды обладает. Обязательно проведите тренинг для персонала перед открытием выставки.
Промо-подарки вашим партнерам и посетителям на выставке
Убедитесь в том, что посетители вашего стенда уйдут от вас не с пустыми руками. Подарком может быть всё что угодно: бесплатная пробная услуга, USB-накопитель с вашими данными и портфолио, мешок для вещей, в котором они могут переносить всё, что получили на выставке. Кстати, реклама, размещённая на таком мешке, пакете или сумке, станет вашей бесплатной рекламой.
Независимо от того, что вы предлагаете, убедитесь, насколько это полезно вашей аудитории. Исследования Protoplan показали, что 77% экспонентов говорят о том, что полезность – главная причина, которую они используют для рекламного продукта. Держите в уме, что 85% людей обратились в компании именно после того, как получили от них бесплатные бонусы во время общения на выставочном стенде или при знакомстве на деловой программе выставки.
Подумайте о продолжении работы с партнерами и потенциальными клиентами после выставки
Продолжение сотрудничества после выставки – один из самых важных моментов, поскольку вы можете оценить, насколько успешным было участие в выставке, а также закрепить отношения с клиентами, с которыми достигли договорённостей.
Не стоит после выставки пытаться навязывать каждодневное общение. Все ваши последующие действия после выставки должны иметь цель, смысл и чёткую последовательность. Только так это добавит вам ценности в глазах будущего клиента.
Выполняя эти советы и рекомендации, подготовиться к выставке будет ещё легче, а при использовании инструментов, предоставляемых Protoplan, подготовка к выставке будет простой и удобной, а результат и ROI вас приятно удивят. Попробуйте прямо сейчас!
protoplan.pro
Правила результативного участия в выставке
Преимуществом выставки является концентрированное сочетание экспозиции, личных контактов, продвижения продаж, а также достаточно широкого первичного (посетителей) и вторичного (через СМИ) охватов общественности.
Автор: Ирина Викторовна Алешина, кандидат экономических наук, заместитель заведующего кафедрой маркетинга Государственного университета управления.
Выставки различаются по тематике — многопрофильные, отраслевые, специализированные. Выставка может проводиться в масштабе одной компании или целой отрасли. Выставка может длиться от нескольких дней до нескольких месяцев и более. Выставляться могут как товары и услуги, предназначенные к продаже, так и предметы искусства, исторические памятники. Некоммерческие выставки работают на имидж организаторов, авторов и экспонентов.
Что дает компании участие в выставке
- Участие в торговых показах улучшает и поддерживает имидж компании для всех групп общественности. Для многих компаний важен сам факт участия в выставке, в которой они видят, прежде всего, имиджевую акцию. Выставка позволяет улучшить благорасположение существующих клиентов и дает возможность привлечь интерес новых потребителей.
-
Информация об участниках выставки появляется в средствах массовой информации — на телевидении, радио, Интернете или в экономической прессе. Тем самым аудитория информирования увеличивается многократно.
-
Выставка — это экономически эффективное средство продвижения товара. Затраты на одного посетителя традиционной выставки в 3 раза ниже, чем при личной продаже (учитываются аренда площади, стоимость конструкций, поездки павильонного персонала, затраты на проживание и заработную плату).
-
Выставка обеспечивает получение широкого маркетингового сообщения большим количеством людей одновременно в сочетании с возможностями персональных коммуникаций.
-
Специалисты по продажам имеют возможность осуществить на выставке все элементы процесса личных продаж: определение перспективных покупателей; обслуживание существующих счетов; презентация продукта; улучшение корпоративного имиджа, сбор информации о конкурентах; продажа товара.
-
Товар на выставке можно показать в действии, рассказать о нем подробно, — и именно так, как хочет представитель компании-экспонента.
-
Показ нового, только что созданного компанией изделия на коммерческой выставке, — простой и дешевый способ запустить его в производство, найти покупателей идеи или инвесторов.
-
Изучение спроса и потенциального рынка для нового товара в процессе демонстрации образца и обсуждения его коммерческого потенциала с посетителями стенда.
-
Выставка помогает выйти на новый для фирмы рынок — в том числе зарубежный.
-
Выставка создает благоприятные возможности для разнообразных встреч специалистов компании с важными для них икомпании людьми в течение непродолжительного времени — периода её работы.
-
Участие в коммерческой выставке дает компании шанс для проведения обстоятельных переговоров с любым посетителем на вашем стенде.
-
Выставка позволяет расширить потенциальный рынок, потому что многие из посетителей увидят продукцию экспонента впервые.
-
Крупные выставки, особенно международные торговые выставки, привлекают почти всех крупных производителей и торговых агентов в данной области, что дает участнику возможность встретиться с ними.
-
Технический и административный персонал фирмы-участника получает возможность встретиться с потенциальными клиентами и осознать свое место на рынке — так же, как это приходится делать торговым агентам в повседневной деятельности.
-
Участие в выставке дает возможность работать с заинтересованными посетителями — целевой аудиторией — «лицом к лицу». Значительная их часть имеет, как правило, полномочия закупать продукцию. Предварительное знакомство с информацией на стенде облегчает их последующее общение с коммерсантом, работающим на стенде.
-
Участие в выставке дает уникальную возможность реальному покупателю непринужденно беседовать на нейтральной территории с коммерческими агентами экспонента. Часть таких покупателей не имеет возможности прийти и побеседовать со специалистами экспонента на его территории из-за контактов с конкурентами или по другим «политическим» мотивам.
-
Участвуя в выставке, компания получает возможность идентифицировать перспективы, — свои, отрасли, продукта, конкурентов. Это технологические, экономические, социально-психологические (имидж, репутация), производственные перспективы.
-
Новый товар апробируется, тестируется на выставке.
-
Новый, еще неизвестный потребителю товар, может быть продан на выставке.
-
Экспозиционная активность улучшает и поддерживает корпоративную мораль как ритуал или традиция, свидетельствующая о стремлении фирмы к развитию и наличии у неё соответствующих достижений. Совместная работа сотрудников над улучшением имиджа фирмы сплачивает сотрудников, и, соответственно, улучшает внутренний имидж фирмы, создаёт атмосферу деятельного оптимизма.
Негативные стороны участия в выставке
-
Высокая стоимость выставочной площади.
-
Приходится перемещать торговый персонал с их прежних территорий.
-
Большие торговые показы часто хаотичны, переполнены и беспорядочны.
-
Проблемы трудовых отношений затрудняют участие в выставке (изменение условий труда).
-
На выставке много случайных зрителей, зевак, которые не собираются ничего покупать.
-
Возможна утечка информации о продукте, технологиях к конкурентам.
Цели посетителей выставки
Экспоненты должны работать с посетителями, чтобы достичь своих целей. Поэтому необходимо знать, зачем посетители приходят на выставку:
-
Найти решение для осознанных ими проблем.
-
Решить или уточнить для себя окончательно решение — какого продавца выбрать для послевыставочной покупки.
-
Идентифицировать новые методы — технологии, средства, которые появились в области его интересов.
-
Встретиться с техническими экспертами «лицом к лицу», получить консультацию, завязать новые знакомства с несколькими специалистами в одном месте за непродолжительный период времени.
-
Посмотреть продукты непосредственно в действии, «потрогать их руками».
-
Наблюдать и сравнить множество конкурирующих продуктов одновременно.
-
Купить один или несколько продуктов — образцов, экспонируемых на выставке.
-
Прогуляться и сменить обстановку с пользой для развития кругозора. Эти цели свойственны специалистам смежных областей профессиональных интересов.
-
Развлечься и использовать возможность бесплатно поиграть на компьютере, посидеть в кабине автомобиля, набрать бесплатных календарей, пакетов, дисков, сувениров, просто красивых картинок. Эти цели свойственны детям, отчасти подросткам и людям, не имеющим возможность получить все это в другом месте.
Чем уже сфокусирован (более специализирован) торговый показ, тем меньше масштаб интереса к ней и тем более заинтересованная аудитория его посещает. Тем, кто желает видеть на выставке только своих сегодняшних клиентов, стоило бы пригласить их на специальную закрытую презентацию-семинар. Выставка, особенно международная, должна быть демократичнее, шире такого семинара, у нее должен быть масштаб, широкий охват аудитории. Выставка генерирует паблисити компании не только и не столько в кругу клиентов и отрасли, но и в обществе, в мировом сообществе.
Организация участия в выставке
Участие фирмы в выставке требует серьезной работы — аналитической, плановой, организационной; контроля и регулирования задолго до начала и долго после окончания выставки.
Ответственный менеджер должен быть наделен полномочиями и правом принятия решений в отношении всех вопросов экспонирования. К этим вопросам относятся:
-
Площадь, необходимая экспоненту для представления товаров и услуг. Для этого надо решить — что экспонировать; как экспонаты можно разместить в пространстве и знать, сколько стоит квадратный метр площади.
-
Разработка бюджета проекта. Чтобы избежать ненужных трат и увеличить возврат на экспозиционные инвестиции, затраты бюджета лучше разделить на две сферы: прямые затраты — плата за стендовое пространство, сборку и демонтаж стенда, специальная литература и непрямые расходы — время персонала на подготовку к выставке, затраты и расходы на работу на выставке и её обеспечение.
-
Выбор/дизайн стенда. Стенд — это конструкция, позволяющая демонстрировать ваш продукт. Стенд может быть привезен экспонентом или его изготовление может быть заказано организатору выставки. Экспозиция должна быть ориентирована на объемное восприятие, хорошо освещаться, использовать действующие модели, фильмы — всё, что привлекает необычностью. Экспозиция должна иметь место для верхней одежды сотрудников, место для приема — гостиную для посетителей. Желательно иметь книгу отзывов.
-
Подготовка материалов для каталога выставки (как правило, за несколько месяцев до начала выставки).
-
Планирование перевозки экспонатов и стендов, размещения сотрудников.
-
Подготовка и распечатка приглашений посетителям, в появлении которых участник заинтересован.
-
Обучение персонала работе на выставке. Персонал должен уметь показать новый продукт в действии, объяснить его функции и преимущества. Кроме того, существуют:
будь доброжелателен и дружелюбен;
оставляй посетителей на несколько минут ознакомиться со стендом самостоятельно;
подходи к ним с уместным замечанием, например, — Вы видели нашу машину? Вы видели нашу брошюру?
спрашивай посетителя — для какой компании он работает и какова его роль в компании;
обеспечь возможность предоставления дополнительной информации;
носи символику/значок своей компании;
разговаривай со всеми, кто приходит к твоему стенду;
давай посетителю достаточно времени для прочтения специфических пунктов, интересующих его;
если ты занят с одним посетителем, улыбнись или кивни, приветствуя прибытие нового посетителя;
представь посетителей соответствующим членам твоей компании, используя название их компании, а также их имена.
Существуют также правила, относительно того:
не носись на дороге у посетителей, дай им подойти к стенду;
не стой, болтая на углах с другими сотрудниками;
не рассиживай, постоянно куря или попивая кофе;
не оставляй посетителей одних на продолжительное время;
не спрашивай просто — могу ли я вам помочь? Задавай открытые вопросы, т.е. требующие развернутого ответа;
не обещай выслать литературу, при этом забывая выписать листок с запросом;
не стой, скрестив руки на груди и свирепо глядя на посетителей;
не собирайся в группы с другими членами штата;
не стой в позиции, блокирующей доступ к твоему стенду;
не рассиживай, читая газеты;
не позволяй посетителям чувствовать себя помехой. Персонал у стенда должен всегда выглядеть энтузиастично. Продажи могут быть потеряны, если персонал набрасывается на посетителей, подходящих к стенду, а также если посетителей предоставляют самим себе.
В день открытия выставки или накануне организаторы принимают представителей прессы. Нужно быть готовым принять их и у вашей экспозиции, помочь сделать снимки или видеозапись вашей экспозиции. На большинстве выставок работает пресс-центр, откуда участники могут распространять пресс-релизы.
Причины неудачных экспозиций
Выставки не всегда удачны или не всегда оцениваются менеджментом фирм как удачные. Часть корпоративных маркетинговых управляющих воспринимает торговые показы как непродажную активность, или в лучшем случае, как развлекательное мероприятие для персонала фирмы, участвующего в выставке. Причинами неудач являются:
-
недостаток целевой ориентации участия — лишь немногим более половины фирм-участников ставят конкретные цели до принятия участия в данном показе;
-
слабая подготовка персонала — более половины фирм-экспонентов не обучают персонал, работающий в павильоне;
-
неосведомленность потенциальных посетителей о выставке. Лишь пятая часть участников информирует аудиторию своих потенциальных потребителей о своем участии в выставке;
-
недостаток опыта посещения торговых показов у представителей экспонентов;
-
недостаток анализа результативности участия в выставке. Сотни компаний тратят миллионы долларов ежегодно на торговые показы. Однако лишь меньшинство организаторов учитывает связь между перспективными контактами и продажами, а также предоставляют менеджменту своей компании данные о возврате на инвестиции в экспозиционную деятельность.
Количественная оценка экспозиционирования
Количественная оценка необходима для конкретизации целей экспозиционирования, выбора инструментов их достижения, координации работ и оценки результативности экспозиционной деятельности. Все показатели оценки делятся на три группы:
1. Индикаторы качества публики:
-
доля аудитории с высоким интересом увидеть продукты/услуги компании, %;
-
доля посетителей, имеющих компетентность решающего последнего слова или рекомендации для закупки одного или более продукта/услуги, экспонируемых на торговом показе, %;
-
доля посетителей, планирующих купить один или более экспонируемых продуктов/услуг, %;
-
доля посетителей павильона, сообщивших, что они заинтересованы посмотреть типы продуктов/услуг вашей компании,%,
2. Активность аудитории:
-
среднее время, проведенное посетителем на выставке.
-
плотность движения. Показатель рассчитывается как частное от деления общего числа посетителей за период работы торгового показа на площадь экспозиционного пространства. Плотность движения помогает сравнивать отдельные выставки.
3. Индикаторы эффективности экспозиции:
-
Затраты на посетителя. Рассчитывается как частное от деления общих затрат на участие в выставке на число посетителей, посетивших ваш павильон.
-
Доля аудитории, получившей личный контакт на экспозиции компании.
-
Число установленных перспективных контактов (lead). Один перспективный контакт — это данные, оставленные посетителем — имя, фирма, адрес и номер телефона. Эту информацию экспозиционеры должны собирать и хранить.
-
Число продаж, генерированных из числа инициативных контактов, обретенных на торговом показе. При этом учитываются как совершенные на самом показе продажи, так и те, что сделаны месяцы спустя.
-
Затраты на перспективный контакт. Рассчитывается делением затрат на показ на число установленных перспективных контактов. Показывает полезность затрат, инвестированных в конкретный показ.
Результативность участия фирмы в конкретной выставке определяется с учетом целей участия. Например, если цель — широкое распространение информации о новом продукте, то в числе показателей может быть число брошюр, распределенных среди посетителей.
Элитариум
re-port.ru
Оценка результатов участия в ярмарке или выставке
Успешность участия различных фирм в ярмарках и выставках обеспечивается благодаря:
— правильному выбору необходимой ярмарки или выставки;
— взаимоувязке целей маркетинга и целей участия в ярмарке или выставке;
— удачному подбору экспонатов;
— организации на должном уровне подготовки к участию в выбранном мероприятии;
— обоснованному подбору персонала;
— организации на должном уровне презентации фирмы и ее экспонатов;
— обеспечению действенной коммуникационной политики в целях привлечения внимания к участию фирмы в ярмарке или выставке;
— проведению на должном уровне анализа результатов участия фирмы в работе данной ярмарки или выставки и разработке на этой основе рекомендаций по обеспечению более эффективной ярмарочной и выставочной деятельности.
Указанные выше факторы не в полной мере учитываются фирмами в их ярмарочной и выставочной деятельности, поэтому их участие в данных мероприятиях не всегда является успешным. Следует обратить внимание на то, что степень влияния каждого из перечисленных факторов на эффективность участия фирмы в работе ярмарок или выставок различна.
Основные причины неудачного участия в ярмарке или выставке
Участие в работе каждой конкретной ярмарки или выставки не всегда позволяет достичь сформулированных целей. В результате высшее руководство фирмы не всегда довольно конечными результатами участия в отдельных мероприятиях.
То, что результаты участия в ярмарке или выставке оказались хуже предполагаемых, является следствием целого ряда причин, обусловленных прежде всего принятием и реализацией недостаточно обоснованных управленческих решений. Как результат последнего, основными причинами неудачного участия в работе отдельных мероприятий являются:
— недостаточно конкретно сформулированы цели участия фирм в работе ярмарки или выставки. Это характерно примерно для 40 % фирм-экспонентов;
— не на должном уровне представлена и оформлена экспозиция фирмы;
— потенциальные посетители ярмарки или выставки не были осведомлены об участии фирмы в работе данного мероприятия. Около 80 % фирм-экспонентов не продвигают свою экспозицию до начала работы ярмарки или выставки;
— не на должном уровне подготовлен персонал фирм-экспонентов. Как показывают проводимые исследования, более половины всех экспонентов не проводят обучение персонала, работающего на ярмарках или выставках;
— недостаточно внимания во время проведения ярмарок или выставок уделяется маркетинговым исследованиям существующих проблем;
— недостаточно обоснованно проводится анализ участия фирмы в работе каждой конкретной ярмарки или выставки. При этом проводимые исследования показывают, что лишь каждая пятая фирма использует результаты такого анализа в последующей своей работе.
Из перечисленных выше причин неудач видно, что успех фирмы в работе ярмарки или выставки зависит не только от работников, непосредственно участвующих в данном мероприятии, но и от работы фирмы в целом и ее высшего руководства в частности.
studfiles.net
Как правильно принять участие в выставке — правила и рекомендации
Ежедневно в выставочном деле происходят какие-то изменения. Меняется мода, используются новейшие технологии… Однако, многим до сих пор не понятно, зачем принимать участие в выставках и как это нужно правильно делать?
Самое главное — выставка это шанс производителя встретиться лично с будущим клиентом. Какой бы удачной не была реклама, она не заменит межличностного общения, да еще и возле вашего же стенда, где «товар» показан в самом выгодном для вас свете.
В ситуации, когда вы все же решили участвовать в выставке, то вам понадобятся ювелирные витрины. Благодаря им, вы сможете разместить свой товар и сопутствующую информационную продукцию.
Стилистический образ выставочного стенда должен представлять собой имиджевую композицию, привекающую внимание потенциального клиента.
В ситуации, когда вы приобретете выставочное оборудование — оно вам обязательно пригодится неоднократно. Ведь качественно сделанное оборудование всегда помогает упорядочить пространство и подразумевает наглядность демонстрации. В дальнейшем его можно использовать для любых презентаций, последующих выставок, воркшопов и других похожих мероприятий. Кроме того, с помощью стендов можно выставить вашу продукцию в офисе вашей фирмы.
Надо знать, что учитывается все — и внешний вид вашего стенда, и то, как работают ваши люди, обслуживая стенд.
Выставочное оборудование нужно заставить работать на кампанию экспонента, выделить среди прочих индивидуальный стиль Вашего бренда.
«Аксессуары» для выставки совсем не ограничиваются одними только витринами и стендами. Есть еще такие нужные приспособления, как напольные стенды которые обязательно помогут вам выиграть в «битве» за клиента.
Его необходимо разместить в предполагаемых местах максимального скопления людей. К примеру, для стендов идеально подойдут входы и выходы из выставочного зала.
Кроме того, на выставке можно организовать опрос среди посетителей о впечатлениях произведенных предлагаемым продуктом. Для этой цели нужно установить прямо в выставочном зале избирательные урны. Подобный опрос поможет Вам учесть ценные замечания и пожелания клиентов, это позволит найти правильные пути модернизации вашей продукции.
Главное в участии на выставке — вежливый, коммуникабельный персонал. Одежда стендистов обязательнодолжна быть не броская, но со вкусом. Нужно избегать яркой одежды, чтобы не отвлекать клиентов от стоек с товаром.
Попробуйте применить наши советы на практике — и вы сразу заметите, что эффективность вашего участия в выставках значительно увеличилась!
searchbiznes.ru
Выставка: как правильно подготовить участие
Если Ваша компания впервые участвует в выставке, или Вам просто раньше не приходить заниматься вопросами подготовки, воспользуйтесь нашими советами. С чего начать, или цель диктует средства?
Правильно, как и в любом проекте, начать стоит с определения целей участия в выставке. Среди всего многообразия целей выделим наиболее популярные.
Презентация компании продукции услуг целевой аудитории (посетителям выставки, Вашим клиентам и партнерам).
Проведение переговоров с клиентами партнерами и заключение бизнес – соглашений с ними.
Проведение на выставочной площадке специальных акций с целью создания паблисити (инициирования сообщений о Вашей компании в СМИ, работы «сарафанного радио» — посетители, увидевшие Вашу акцию, расскажут о ней другим людям).
Просто участвовать. Бывает и такое. Причины различны, но факт остается: Вы должны быть представлены на выставке.
При участии в выставке Вы можете сразу достичь конкретных целей (например, подписать Договоры о намерениях с 15-ю поставщиками) или так называемых PR-целей. PR-целями мы называем те, когда после выставки у посетителей появляется знание о Вашей компании продукте услуге, а также формируется отношение к ним.
Однако PR-цели через какой-то период времени (начиная от нескольких месяцев и заканчивая несколькими годами) становятся конкретными. Когда через год Вам позвонит клиент, который узнал о Вас на выставке, Вы получите достижение конкретной цели.
Определившись с целями, выработайте концепцию участия в выставке: какими путями Вы будете достигать цели, какие ресурсы (материальные, человеческие) необходимы.
Эффективное сотрудничество с организаторами выставки
Несмотря на старейшую историю выставочно-ярмарочного бизнеса в России, сервис в этой сфере не идеален. Поэтому будьте готовы к тому, что Вам придется контролировать все процессы самостоятельно. Конечно, организаторы будут регулярно высылать Вам напоминания «Оплатите счет», «Предоставьте информацию в каталог», «Заполните бланки на выдачу бэджей». И за это им участники обычно бывают благодарны. Но случаются и неприятные неожиданности, которых при правильном контроле можно избежать. Об этом далее.
С организаторами Вы столкнетесь на следующих этапах подготовки к выставке.
1. Подписание Договора и оплата счета.
Если до выставки осталось несколько месяцев, то Вам предложат внести предоплату. Внесение оставшейся суммы обычно происходит за месяц до выставки. Подписывая Договор, внесите в него все услуги, оказания которых Вы ожидаете от организаторов:
— Выставочная площадь
— Необходимое освещение на стенде. Советуем за несколько дней до выставки позвонить организаторам и напомнить, что Вам необходимо такое-то освещение. Иначе Вы можете остаться без света, потому что заявки на освещение теряются. Или электрики забывают о Вашем стенде, так как он у них 300-тый по счету, нуждающийся в розетках. Бывает и такое.
— Необходимое оборудование. Здесь Вам предложат выбрать застройщика стандартных стендов. Или, что сегодня становится популярным, порекомендуют компанию, производящую мобильные выставочные стенды.
— Аренда и монтажников лифта на время монтажа выставки
2. Размещение информации о компании в каталоге участников выставки.
Организаторы предоставят Вам технические требования к рекламным макетам и расскажут о сроках и процессе передачи макетов в дирекцию выставки.
3. Получение документов, разрешающих монтаж выставки.
Обычно эти документы выдаются за 1-3 недели до начала выставки. Серьезные организаторы приглашают экспонентов на семинар для участников выставки, где, помимо документов, выдают Вам бэджи (заранее Вас попросят прислать список ФИО сотрудников стенда) для монтажников и сотрудников стенда, пригласительные билеты на выставку.
Когда Вы используете мобильные стенды, Вам нужно встретиться с начальником пожарной охраны выставочного комплекса. Контакты дают организаторы.
Пожарные попросят от Вас ряд документов (правила, бывает, меняются, поэтому уточняйте перечень уже у них). Одним из документов, разрешающих ввоз выставочного оборудования на стенд, является Сертификат на мобильные стенды. Сертификат или документ, подтверждающий, что мобильный стенд не нуждается в сертификации, Вам должен выдать поставщик стенда.
Уточняйте параметры ввозимого оборудования у пожарных. Например, ЦДХ усиленно следит за типом ковролина, если Вы покупаете его самостоятельно. Ковролин должен иметь низкую степень возгораемости.
Команда подготовки выставки
Наверняка, Вы уже осознали масштабность процесса подготовки к выставке. Естественно, это не только Ваша задача. Вам придется работать со следующими людьми:
— Ваши коллеги (дизайнеры, менеджеры, работники производства)
— Ваши поставщики (рекламное агентство, производители стендов, полиграфической и сувенирной продукции и другие)
— Организаторы выставки (дирекция и службы выставочного комплекса)
Подготовив концепцию и график подготовки выставки, рекомендуем Вам провести собрание с Вашими коллегами и объяснить им, чего Вы ожидаете от них и в какие сроки.
Бюджет участия в выставке
При подготовке концепции напишите бюджет выставки, куда включите расходы на:
— Аренду выставочной площади и дополнительного оборудования
— Дизайн (если у Вас нет своего дизайн-бюро) и производство выставочного стенда
— Монтаж выставочного стенда (если Вы не используете мобильные стенды)
— Доставка оборудования на выставку
— Рекламная и полиграфическая продукция
— Промо-персонал
— Напитки и закуски (особенно актуально на региональных выставках) для партнеров
— Дополнительные расходы
Выставочное оборудование
Под выставочным оборудованием мы подразумеваем мобильные выставочные стенды . О них подробно Как рассказывалось в ст. «Мобильные стенды, что это?» Поэтому здесь остановимся лишь на нескольких моментах.
Помните о требовании пожарных сертифицировать мобильные стенды.
Планируйте монтаж выставки, исходя из сложности Вашей мобильной эскпозиции. Небольшие стенды Вы и Ваши сотрудники сможете собрать самостоятельно, затратив на это от нескольких минут до часа. Нестандартные экспозиции на большой площади Вам помогут собрать монтажники Вашего поставщика.
Используйте упаковку для мобильных стендов по максимуму. БОКС трибуна послужит Вам столом-reception, и в то же время в нее можно сложить Ваши буклеты.
Персонал и работа на стенде
Независимо от того, кто будет работать на стенде: Ваши коллеги или приглашенные специалисты и промоутеры, персонал необходимо тренировать.
Перед выставкой проведите тренинг для сотрудников, объясните им цели участия в выставке, функции каждого сотрудника.
Объясните, как вести тетрадь учета клиентов. Тогда после выставки Вы сможете максимально эффективно и оперативно использовать полученную информацию о потенциальных клиентах и партнерах.
Нелишним будет наладить четкую связь между сотрудниками на стенде и персоналом офиса. Особенно это важно, если Вы планируете прямо на выставке инициировать покупки Вашей продукции услуг.
И не забудьте обеспечить Ваш персонал мобильной связью. Иногда лучше позвонить, чем ждать до завтра. Конкуренты не дремлют.
И еще, — важно позаботиться о приглашениях. Лучше разослать приглашения Вашим клиентам и партнерам, с которыми Вы хотели бы пообщаться на выставке, за 2-4 недели до самого мероприятия. И за несколько дней напомнить им о выставке. Отлично, если у Вас или Вашего call центра есть возможность лично позвонить каждому приглашенному.
А также эффективность участия в выставке повысит размещение релизов в СМИ: до и после мероприятия.
Автор: Наталья Фриш
expomap.ru
Как организовать выставку правильно
9 августа 2017 г.
Вы все уже слышали о выставках, а некоторые из них посещаете для развития вашего бизнеса. И, конечно же, уже слышали о так называемом inbound маркетинге или входящем маркетинге, – типе маркетинга, где вместо рекламы вы делаете полезный контент, который дает аудитории ответы на вопросы и совпадает с ее интересам. Как он меняется со временем и насколько важен для бизнеса? Попробуем разобраться.
Подготовка к выставке может начаться уже за полгода и включать в себя важное стратегическое планирование. Важно понимать, что посещение выставки и участие в выставке – два процесса, разных по подготовке. Маркетинг в сфере торговли требует определения цели и смысла, вкладываемого в сценарии для обоих процессов, поэтому и подход к подготовке должен отличаться.
Ваша маркетинговая стратегия и кампании должны помочь вашему бизнесу достичь определённых целей. Выставки предоставляют возможность генерировать качественные лиды, развивать узнаваемость бренда, повышать рентабельность инвестиций в эти события и соответствовать индивидуальным целям компании.
В чём различие между участием в выставке и её посещением?
Представьте: вы либо организуете вечеринку, либо приходите в качестве гостя: в обоих случаях нужна подготовка. При организации вы приглашаете гостей, составляете меню, готовите место встречи, ориентируясь на потребности людей. Когда вы идёте на вечеринку гостем, то непременно продумываете свой внешний вид, своё поведение и что будете делать на мероприятии.
То же касается организации выставки и участия в ней. Когда вы посещаете выставку, организованную другой компанией, вы являетесь гостем, как и ваши потенциальные партнёры и клиенты. Когда вы проводите выставку или владеете стендом, ваша компания несёт ответственность за коммуникации и привлечение партнёров.
И то, и другое является отличным способом привлечения новых клиентов и их подготовки через вашу маркетинговую стратегию. Важно просить сотрудников вашей компании о помощи в реализации вашей стратегии. Отдел продаж может привнести идеи, которые были упущены отделом маркетинга – так вы получите новые инструменты для развития.
Подумайте и о том, кто заинтересован в участии в выставке. Кто должен представлять вашу компанию? Что должны транслировать и показывать эти люди? Поощряйте совместное планирование этих деталей – вместе отделы могут сгенерировать содержательную презентацию.
Когда вы организуете выставку, подумайте, кого бы вы хотели видеть участниками, что вы хотите дать участникам.
Наконец, убедитесь, что решение об участии в выставке принимается сообща. Выставки и в Москве, и в небольших российских городах требуют значительных финансовых вливаний, поэтому всем сотрудникам полезно знать, почему выставка – хорошее бизнес-решение.
Организация выставки предполагает, что вы будете продавать мероприятие и вдохновлять людей посетить его или представить стенд. Поэтому ваша стратегия должна включать следующие моменты:
- совместное обсуждение целей с командой;
- подтверждение контактов тех, кто изъявил желание участвовать в выставке;
- предварительную e-mail рассылку
- тестирование;
- e-mail рассылку во время мероприятия;
- рассылку после выставки.
Часть этих задач можно и вовсе возложить на планнеры. ExpoPlanner от Protoplan отлично справится с подготовкой выставки любого масштаба. Запланировать рассылку и настроить уведомления, чтобы ничего не забыть – то, что нужно, когда задач по организации участия становится много. Если вы являетесь участником выставки, то задач становится меньше, но они являются важными:
Обсуждение целей участия и определение целевой аудитории;
- Сбор лидов на выставке;
- Сегментирование собранных контактов;
- e-mail рассылка новым потенциальным клиентам.
Что делать со следующей выставкой?
Торговые выставки стали частью бизнес-мира с момента их создания в Средневековой Европе, а «отцом» нынешних выставок стала «Великая выставка», прошедшая 1 мая 1851 года. Выставки обладают богатым прошлым и интригующим будущим. Международные выставки показывают тренды и обязательны для тех, кто хочет вести свой бизнес в соответствии с последними тенденциями. Знание практической разницы между посещением выставки и участием в выставке означает, что Вы и ваша компания можете выгодно отличаться, применяя лучшие стратегии «входящего» маркетинга. Не забудьте при подготовке к следующей выставке заранее назначить планирование, определить цели и посоветоваться со своей командой, а продукты компании Protoplan станут вашими надежными помощниками и позволят сэкономить и силы, и деньги!
protoplan.pro
Как правильно принять решение по участию в выставке
мире ежегодно проходит около двадцати тысяч выставок, только в России – около двух тысяч, участвовать в каждой невозможно, да и не нужно. Главное – правильно определить тот круг выставочных мероприятий, который позволит получить вашей компании максимальную отдачу и избежать неоправданного риска, т.е. напрасно потраченных денег, сил и времени.
Для разработки верной выставочной политики необходимо определиться в том, чего фирма хочет достичь, участвуя в выставке – представить ли во всем объеме ее деятельность, продать ли ее новые услуги и/или продукцию, расширить дилерскую сеть и т.п. Необходимо заранее решить – на какой выставке компания будет участником, а на какой – посетителем. Неверно решение об участии в выставке, основанное на наименьших расходах, так как если не будут достигнуты поставленные перед компанией цели, то и эти выделенные небольшие деньги просто пропадут впустую.
Решение об участии в выставке должно быть основано на взвешенном и творческом подходе, а также подкрепляться конкретной программой выставочной политики фирмы, которая будет вытекать из маркетинга, учитывать долгосрочную или как минимум среднесрочную тенденцию развития компании, ее перспективы и ожидания. Принятие решения об участии только по принципу «как все, так и мы» ошибочно. Если задачи фирмы можно решить другими средствами с меньшими затратами, то участвовать в выставке совсем необязательно. Для того, чтобы решить в каких выставках вашей компании необходимо принять участие, нужно сопоставить имеющиеся у вас рынки сбыта продукции и/или услуг, каналы и сеть для их распространения, проанализировать уже сложившиеся деловые связи вашей фирмы и планы по развитию всех этих факторов и согласовать эти данные с направленностью и временем проведения той или иной выставки.
Анализ по участию в выставочном мероприятии надо начинать с информационных пакетов, предоставляемых организаторами каждой выставки, и непосредственного общения с организаторами данного выставочного мероприятия. В ходе этой работы необходимо составить целостную картину будущей выставки, а значит прояснить следующий круг вопросов:
время существования выставки
целевая аудитория посетителей
численность и профиль ожидаемой аудитории
заполняемость выставочных залов в прошлом году
список экспонентов прошлого года
мероприятия, организуемые на выставке
Если выставка новая, обязательно необходимо узнать у ее организаторов, о том, какого рода реклама будет использована, проводился ли ранее аудит выставки и к каким заключениям он пришел.
Если внутренние возможности фирмы и преследуемые ею цели участия соответствуют тематике выставки, если на выставке представлен репрезентативный спектр предлагаемых продуктов и/или услуг и охвачены главные целевые группы пользователей и партнерских компаний или выставка открывает выход на них, выбор такой выставки будет эффективным.
Приняв решение об участии в выставочном мероприятии, необходимо не упустить из виду и другие важные вопросы организационного характера – насколько заблаговременно нужно зарезервировать выставочное место, можно ли установить свои собственный стенд и стойку, каковы часы открытия выставки, есть ли сверхурочное время по пребыванию персонала на выставке, какова высота и ширина дверей в выставочных залах, какая страховка экспозиции предполагается на время проведения выставки и пр.
Участие в международных выставках из-за их высокой стоимости и значительных трудозатрат по подготовке к участию в них требует особо тщательного обдумывания принятия решения. Международные выставки являются главным средством продвижения на рынок любой торговой марки. Желающая выйти и укрепиться на мировом рынке фирма, должна быть если не постоянно, то довольно часто и регулярно представлена на отраслевых международных выставках (не менее 3-5 раз в год) – только тогда ее узнают и только тогда можно будет ожидать серьезных коммерческих результатов. Однократное появление не только искажает общую картину, но и лишает возможности углубить первые контакты, завязанные на предыдущей выставке, ослабляет доверие к возможностям компании.
Участвовать в международных выставках для компании имеет смысл, если сфера сбыта ее продуктов и/или услуг ориентирована на достаточно широкую клиентскую структуру, охватывающую значительное количество регионов, имеется ноу-хау или эксклюзивные высококачественные продукты, или существует реальная возможность и целесообразность создания совместного бизнеса с компаниями других стран.
Крупные фирмы – флагманы отрасли, как правило, участвуют в ведущих отраслевых выставках систематически, организуя свою работу в рамках больших стендов оригинального дизайна. Чаще всего, они используют выставочные мероприятия не столько для реализации продукции, сколько для чисто имиджевых и маркетинговых целей, в том числе – маркетинговых исследований. Небольшие фирмы участвуют в выставках менее представительно, обычно ограничиваясь выставочными мероприятиями местного масштаба, и участвуют в них нерегулярно, но это не должно сдерживать их выставочную деятельность как таковую. Более того, выставки обладают способностью привлечь внимание в первую очередь к средним и малым компаниям, поэтому не следует «стесняться больших соседей».
Если вы решили не делать свою экспозицию на этом мероприятии, еще не означает, что из этой выставки вам нельзя извлечь выгоду – большинство потенциальных потребителей и партнеров будут несколько дней ходить на выставку. На выставку сотрудникам фирмы стоит идти работать, даже если там не будет собственной экспозиции.
Стоит заранее договориться с некоторыми потенциальными или настоящими клиентами, которые наверняка будут на выставке, и назначить им встречу, объяснив, что у вашей фирмы не будет экспозиции, но выставку как деловое мероприятие она не пропускает. Если такая договоренность будет достигнута заблаговременно, то ваш клиент или партнер наверняка согласится уделить вам время, он для того и посещает выставки, чтобы установить новые или упрочить имеющиеся деловые контакты. У данной стратегии есть свои преимущества для сотрудников фирмы, не имеющей экспозиции на выставке: гибкость их ежедневного расписания, мобильность, уменьшение расходов, менее сложное завязывание контактов, возможности беспрепятственного посещения деловой программы выставки. Даже если вы не выставляетесь на выставке, все равно можно успешно поработать на ней, главное все правильно рассчитать и предусмотреть, и тогда бестендовое участие при меньших затратах может принести вашей компании не менее пользы, чем очное участие.
www.greencom.ru