Формат мероприятия это – Что такое формат события (мероприятия)

Как проводить профессиональные мероприятия с пользой для бизнеса? / Habr

В одной из моих предыдущих статей (Как тематические мероприятия могут помочь вашему бизнесу?) я рассказывал, как проведение мероприятий может помочь вашему бизнесу получить новых клиентов и выйти на новый уровень развития. Я хотел бы продолжить данную тему и рассказать, как и где можно проводить свои собственные профессиональные мероприятия, как сделать их эффективными для всех участников, что нужно предусмотреть заранее.

Для начала давайте определимся и составим небольшой список того, что нам нужно, чтобы организовать свое мероприятие:

1) Помещение;
2) Тема встречи;
3) Формат мероприятия;
4) Кому может быть интересно;
5) Стоимость проведения;

На наш взгляд, это минимальный список задач, который должен быть решен перед проведением каждого нового мероприятия. Рассмотрим подробнее каждый пункт.

Где можно проводить мероприятия?

Очевидно, что аренду конференц-зала в современных бизнес центрах могут позволить себе далеко не все компании. Но, тем не менее, помещение найти можно. Вот список мест, где вам с радостью дадут помещение на пару часов за небольшую оплату или даже бесплатно.

1) Аудитории в колледжах и университетах. Большинство из них будут рады не только предложить вам аудиторию, но и позовут своих студентов к вам на встречу. Для этих целей вам следует связаться с профкомом или студенческим советом.

2) Коворкинги и открытые пространства. Это места, где чаще всего собираются молодые профессионалы. Заинтересовавшись вашим мероприятием, они расскажут о нем всем друзьям, что обеспечит хорошую вирусную рекламу.

3) Анти-кафе. Проводить мероприятие в таких местах буде выгодно и вам, и им. Многие из них делают объявления о подобных мероприятиях в своих соц сетях, что обеспечивает дополнительную рекламу вам.

4) Конференц-залы. Несмотря на то, что они достаточно дорогие, существует способ существенно снизить плату или вовсе свести ее к нулю. Если ваши мероприятия достаточно популярны и их посещают не менее 50 человек, то вам стоит задуматься о поиске спонсоров. Это могут быть компании со смежным бизнесом, которые могут рекламировать свою продукцию или услуги на ваших мероприятиях. Упомяните о них в своей лекции или выступлении, и спонсоры захотят работать с вами дальше.

Тема встречи.

Как бы ни казался этот пункт легким, над ним также стоит поразмыслить некоторое время. Конечно, можно написать просто: «Обсуждаем современные стратегии продвижения сайта в рунете», и ждать, что пользователи сами будут проявлять интерес и регистрироваться на мероприятие. Но такое случается крайне редко.

Я бы порекомендовал прочитать несколько статей о том, как правильно составлять заголовки, которые привлекают внимание читателей. Это значительно может повлиять на интерес публики к вашим встречам и обеспечить аншлаг.

Не забудьте дать небольшое описание того, что ждет участников вашего мероприятия. Будет лучше, если вы также добавите несколько фотографий лекторов, материалов или помещения к аннотации встречи.

Формат мероприятия.

Из личного опыта могу обозначить несколько форматов мероприятий:

1) Семинар, тренинг или лекция. Зачастую такие форматы проводят небольшие компании, рассказывающие истории из своего личного опыта. Они долгое время занимаются, скажем, продвижением в сети и хотят найти новых клиентов на своих мероприятиях. Иногда они проводят конкурсы прямо на встречах, где разыгрывают бесплатные услуги или продукты. Это обеспечивает интерес участников и мотивирует их посетить последующие мероприятия.

2) Конференции. Этот формат объединяет несколько компаний – профессионалов в одной отрасли. Они рассказывают о новых достижениях, устраивают открытые лекции с вопросами экспертам, и дают бесплатные консультации участникам встречи. На конференциях всегда присутствуют лидеры рынка, имена которых на слуху у участников.

3) Презентационные вечера. Здесь возможно присутствие как одного организатора, так и нескольких. Очень часто организатор приглашает выступить своих коллег в смежной области. Они рассказывают о своих продуктах и узнают мнение гостей о них. К таким вечерам можно отнести встречи, где стартапы презентуют свои проекты и получают первые отзывы от потенциальных клиентов и инвесторов.

4) Нетворкинг. Самый неформальный вид мероприятий. Его участники приходят, чтобы познакомиться друг с другом, найти бизнес партнеров или просто отлично провести время в кругу людей с такими же интересами. На некоторых встречах организаторы предлагают участникам бесплатные напитки и еду (например, пиццу).

Если я не назвал какой-нибудь другой формат мероприятий, то вы всегда можете дополнить статью в комментариях. Но на мой взгляд, эти 4 встречаются гораздо чаще других.

Кому может быть интересно данное мероприятие?

«Оно будет интересно всем!» — такое заявление можно услышать от большинства организаторов. Но нужно учитывать и то, что «все» не всегда будет приходить на ваши мероприятия, рассказывать о них в сети и приводить знакомых. В первую очередь, нужно стараться привлечь именно клиентов, которым нужны ваши мероприятия. Наверняка, у вас есть своя база клиентов и партнерская сеть. На мой взгляд, начать нужно именно с них. И пусть на ваших первых встречах будет всего 10-15 человек. Именно они будут рекламировать вас своим знакомым.

Хотелось бы еще отметить, что из 20 приглашенных, встречу посетит один – два человека, а из 10 подтвердивших свое участие – только 5-6. Поэтому рассчитывайте размеры помещений и всего остального исходя из этих цифр.

Стоимость проведения.

Многих людей, решивших организовать свое мероприятие, уже на начальном этапе пугает стоимость его проведения. Изначально они закладывают в нее дорогие помещения, аппаратуру, рекламу в соц сетях и поисковиках и расходные материалы, не понимая, что этого можно было бы избежать.

Не бойтесь искать партнеров и спонсоров. Обзвоните своих коллег по бизнесу и предложите взаимовыгодное партнерство. Подумайте, кто бы мог стать спонсором вашего мероприятия в обмен на рекламу его продуктов: вы можете раздавать их листовки всем участникам или разрекламировать их со сцены, а также не забудьте обозначить их в описании мероприятия. Мне кажется, таким способом вы сможете снизить стоимость проведения мероприятия или даже сделать его бесплатным.

В дальнейшем, когда количество участников на каждом мероприятии будет не меньше 50, вы сможете начать продавать билеты.

Как видите, проведение мероприятия может быть не таким уж трудным и проблематичным занятием, если постараться предусмотреть некоторые нюансы. Сейчас даже небольшие компании начинают проводить свои мероприятия, и этот тренд будет только расти в будущем.

Остается только один вопрос: «А когда Вы начнете?»

habr.com

Деловые мероприятия: форматы, особенности организации

Деловые мероприятия — это общественные события в бизнесе: конференции, презентации, круглые столы, форумы, семинары, встречи, которые по составу, длительности, географическому охвату превосходят классические офисные совещания.

Такое простое и исчерпывающее определение деловым мероприятиям дал Маартен Ваннесте, автор международного бестселлера «Архитектура делового мероприятия». Будучи президентом Института проектирования деловых мероприятий (MDI), он изнутри изучил множество реальных конференций, форумов, сопоставил их организацию и итоги.

Основываясь на своем огромном практическом опыте, Ваннесте пришёл к твёрдому убеждению, что подготовка деловых мероприятий и их организация — это до 60% успеха в достижении бизнес-целей, ради которых мероприятие проводится:

• в создании, укреплении и поддержании положительного делового имиджа компании;
• в привлечении партнёров, клиентов, инвесторов;
• в успешном выводе на рынок нового продукта;
• в повышении узнаваемости торговой марки.

Что учитывают опытные компании по организации деловых мероприятий в своей работе

Чтобы организовать деловое мероприятие успешно, необходимо:

• сопоставить цели инициатора/заказчика мероприятия с существующими форматами и выбрать максимально подходящий или их сочетание;
• обеспечить баланс культурно-развлекательной и деловой частей мероприятия.

Форматы деловых мероприятий в контексте решаемых бизнес-задач

Конференция

Инициаторами бизнес-конференций становятся коммерческие и некоммерческие организации. Они проводят деловые мероприятия такого типа для своих партнёров (реальных и потенциальных) и коллег с целью обсудить различные проблемы, частные и общие вопросы, связанные с отраслевым, региональным бизнесом и бизнесом вообще, с целью привлечь партнёров и клиентов и т. д.

По решаемым задачам конференции делятся на дилерские, маркетинговые, презентационные, отраслевые и т. д., по способу организации — на локальные (в одном месте) и распределённые (в разных местах), аудио- и видеоконференции.

Чтобы организовать деловое мероприятие-конференцию, необходимо:

• разработать деловую и креативную концепцию;
• подобрать и арендовать площадку, оборудование;
• создать базу участников и пригласить их, а также известных спикеров;
• продумать индивидуальный стиль мероприятия;
• привлечь медиа-партнёров;
• разработать программу мероприятия с удачным чередованием шоу-программ и деловых встреч;
• обеспечить проживание и питание участников и т. д.

Только тщательно разработанный план мероприятия, чёткая организация и оперативное решение всех возникающих вопросов обеспечат успех инициатора. Потому сегодня подготовку деловых мероприятий делегируют компаниям, которые занимаются этим профессионально.

Дилерское мероприятие

Деловые мероприятия для дилеров могут проходить в разных форматах, которые объединяют одинаковые цели — обмен информацией, анализ рынка, налаживание контактов, увеличение базы клиентов, презентация продукции и марки.

Обычно это масштабные выездные конференции, форумы, выставки, семинары, съезды, которые сочетают деловые встречи и развлекательные мероприятия. Потому подготовка деловых мероприятий для дилеров занимает от 1 до нескольких месяцев. За это время нужно эффективно решить те задачи, которые подразумевает конкретный формат события.

Бизнес-семинар

Это узко направленное деловое мероприятие, задача которого в первую очередь — обучение. Участники семинара обсуждают сообщения по актуальным деловым вопросам, проекты, удачный опыт, получают новую информацию по заданной теме, проводят дискуссии, обмениваются собственным опытом.

По форме и задачам семинары бывают:

• корпоративными (закрытыми) — их проводят для сотрудников компании с целью повышения их компетентности и квалификации;
• открытыми — для всех желающих; нередко открытые бизнес-семинары компании проводят с целью собственной рекламы.

Сложность организации семинаров зависит от размаха мероприятия и поставленных задач. Проще организовать корпоративный семинар, однако и он может быть довольно масштабным. Например семинар-поощрение, когда администрация, владельцы компании вывозят сотрудников в зоны отдыха внутри страны или за ее пределами.

Для организации семинара требуется подобрать место проведения, разработать оформление и рекламную поддержку, программу семинара, обеспечить техническое оснащение, организовать приглашения, питание, проживание, проезд (при необходимости).

Тренинги

Тренингами называют краткосрочные мероприятия преимущественно обучающего и воспитательного характера. В ходе тренинга отрабатывают конкретные узкие навыки, умения, получают новые знания, меняют поведенческие модели.

Большим спросом пользуются тренинги по продажам и деловому общению, деловые ролевые игры. Для их проведения приглашают бизнес-тренеров, выбирают площадку, оформление, составляют программу мероприятия, если оно планируется развёрнутым и т. д.

Несмотря на краткосрочность тренингов, компании по организации деловых мероприятий должны приложить максимум усилий, чтобы тренинг оправдал ожидания. Его успешность зависит и от выбора тренера, и от настроя команды, который формируется комплексом факторов — от даты проведения до места проживания.

Выставки

Выставки проводят с целью демонстрации продукта (продукции или услуг), его продажи, создания и поддержания репутации, имиджа компании.

Особенность организации выставки в том, что для её проведения необходимо подходящее помещение, его оснащение стендами, оборудованием. В ходе выставки также устраивают семинары, тренинги, конференции, мастер-классы, организуют фуршеты, шоу и т. д. Но чаще сама выставка является мероприятием-партнёром к другому бизнес-событию, например — форуму или конференции.

Выставки могут быть постоянными или разовыми, проходить в моно- и полиформате. Моновыставки инициирует одна компания, полиформат предполагает участие нескольких компаний и более масштабен.

Успех организации выставки зависит от того, где экспонируются компании, состава участников (чем конкурентнее он, тем больший интерес привлекает выставка), насыщенности деловой и развлекательной программы.

Компании по организации деловых мероприятий, планируя выставку, должны разработать креативную идею-концепцию (международные примеры: «Мудрость природы» — Япония, 2005 год; «Вода и устойчивое развитие» — Испания, 2008 год; «Лучше город — лучше жизнь» — Китай, 2010 год), на которую станут ориентироваться потенциальные участники. Если выставку инициирует одна компания, то она и предлагает концепцию, которую разрабатывает организатор.

Именно концепция определит место проведения, приглашённых, оформление, культурную программу и прочие моменты мероприятия.

Презентации

Задача этого мероприятия — представление продукта (продукции, услуги), рассказ о достижениях компании, а цель — продвижение продукции, поиск партнёров, клиентов.

Презентация обычно проходит как часть более масштабного мероприятия, а потому сложность в её проведении — сделать событие заметным и запоминающимся. Организатору презентации нужно тщательно разработать рекламу события — промоматериалы, подарки, освещение в медиа; найти помещение с отличными техническими условиями или обеспечить их там, где презентация будет происходить.

По форме организации и задачам презентации делятся на представление товаров, компании, стандартные и концептуальные, классические и креативные, самостоятельные и в рамках бизнес-встреч.

Деловые приёмы

Деловые приёмы по организации напоминают светские мероприятия и необходимы для налаживания контактов, связей, решения каких-либо вопросов.

Подобно презентациям, они чаще проводятся в рамках других мероприятий и представляют собой синтез делового события и развлекательного. Неформальная обстановка приёмов способствует раскрепощённому общению и лёгкому контакту участников.

Круглые столы

Круглый стол — мероприятие имиджевое. Его темы — это широкие вопросы бизнеса, политики, экономики, науки и т. д. Потому продвижение собственных интересов в рамках круглого стола — это яркие, интересные выступления, спонсорство — то, что будет непременно отражено в средствах массовой информации.

Бизнес-форумы

Форум — одно из особенно масштабных бизнес-мероприятий. Этот формат становится особенно популярным, потому что охватывает большую аудиторию, позволяет общаться полуформально, достаточно свободно для официальных мероприятий и включает все виды (или большую их часть) перечисленных выше бизнес-событий. На форумах можно громко заявить о себе даже тем, кто только начинает деятельность, установить важные контакты.

Но масштаб мероприятия и его структура чрезвычайно сложны в организации, потому требуют много времени для подготовки,а  также высокого профессионализма организаторов.

Подготовка деловых мероприятий-форумов требует поиска площадки, участников, разработки рекламной компании и информационной поддержки, бронирования жилья для гостей и организации трансфера из аэропортов, с вокзалов, питания гостей, оформления помещений, составления культурно-развлекательной программы и решения ещё множества вопросов.

Эти задачи типичны для организации бизнес-мероприятий, но их решение усложняется большим охватом участников, огромным количеством событий в рамках форума.

Подготовка деловых мероприятий: основные этапы

Выше мы указали, какие специфические и общие задачи приходится решать организатору деловых мероприятий. А теперь мы расскажем, в какие этапы укладывается решение:

• постановка цели мероприятия — она определяет масштаб события, круг участников, расходы;
• расчёт и согласование бюджета;
• определение концепции события и разработка плана мероприятий;
• составление графика подготовки, распределение задач;
• информационная поддержка события, рекламная кампания;
• собственно подготовка — аренда помещения, отбор и приглашение участников/спикеров/тренеров, составление развлекательной программы и приглашение артистов, организация питания, обеспечение безопасности гостей;
• техническая подготовка площадки мероприятия;
• встреча и размещение гостей.

За этими общими словами кроется напряжённая творческая и организационная работа, результатом которой станет запоминающееся и эффективное бизнес-мероприятие.

buyingbusinesstravel.com.ru

Копилка форматов событий. Соберем полную энциклопедию форматов?

Энциклопедия форматов мероприятий в блоге UXevent  — это пока что моя большая мечта. А мечты нужны для того, чтоб ими делиться, ведь правда?

Несколько постов на тему уже было в прошлые года в блоге, но это всего лишь малая часть существующих видов событий. Со временем я планирую собрать удобную копилку-энциклопедию разнообразных форматов мероприятий, чтобы каждый мог ей воспользоваться.

Этим постом я хочу объявить открытый сбор форматов событий, потому что, как известно, одна голова — хорошо, а много — лучше.

Давайте включим наш коллективный разум и поднакидаем, какие вообще в мире есть форматы событий? Для меня форматы — это как бы жанры событий.

Пока из собственного опыта и коллективными усилиями читателей UXevent получился вот такой список из 74 пунктов:

1. Конференция
2. Форум
3. Научная конференция
4. Отраслевая/профессиональная конференция
5. РеФорум (ReForum)
6. TED и TEDx
7. Анти-конференция (Unconference)
8. Нетворкинговая конференция
9. Пресс-конференция
10. ПечаКуча (PechaKucha)
11. Бизнес-завтрак
12. Тематический завтрак
13. Дебаты
14. Вечеринка Идей
15. Кейсы (Case studies)
16. Деловые игры
17. Ролевые игры
18. Игровые симуляции
19. Лекция
20. Диалог
21. Панельная дискуссия
22. Сессия вопросов-ответов
23. Симпозиум
24. Групповая дискуссия
25. Работа в малых группах
26. Мозговой штурм (брейншторминг)
27. Экспертная группа
28. Аквариум
29. Вебинар
30. Онлайн-конференция
31. Шоу историй
32. Технология открытого пространства (Open Space Technology)
33. Пикник
34. Митап (meetup)
35. Клуб по интересам
36. Выставка
37. Confibition
38. Обучатилка
39. Марафон
40. Чемпионат, турнир
41. Беседы у камина (Fireside chat)
42. Праздник
43. Концерт
44. Карнавал
45. Презентация
46. Квартирник
47. Церемония вручения (премий, стипендий, наград)
48. Экскурсия
49. День открытых дверей
50. Семинар
51. Тренинг
52. Мастер-класс
53. Воркшоп
54. Круглый стол
55. Хакатон
56. World Cafe
57. Science slam
58. Квест
59. Lightning talk
60. Ignite Talk
61. Speed dating
62. Speed geeking
63. Блиц-интервью (спасибо Эмилии!)
64. Саммит
65. Бизнес-ужин (спасибо Александре!)
66. Демонстрация/демо-встреча (спасибо Александре!)
67. Фокус-группа (спасибо Александре!)
68. Фасилитация (спасибо Александре!)
69. Дегустация (спасибо Александре!)
70. Аукцион (спасибо Александре!)
71. Немой аукцион/silent auction (спасибо Александре!)
72. Фестиваль (спасибо Алексею!)
73. Конвент (спасибо Александру!)
74. Открытый микрофон
75. Баркемп /barcamp (спасибо Инне!)
76. Митинг (спасибо Светлане!)
77. Показ (спасибо Катерине!)
78. Брифинг (спасибо Катерине!)
79. Ревю (Лейла, спасибо!)
80. Мастерская (Лейла, спасибо!)
81. Форсайт (Камчат, спасибо!)

Что бы вы добавили в список форматов событий?

Поделитесь в комментариях!

(Visited 13 297 times, 1 visits today)

• Поделись мнением в один клик! Было полезно?
• Да   Нет

uxevent.com

Форматы мероприятий

Баркемп

Категория мероприятия: networking, налаживание контактов.

Баркемп (англ. BarCamp), или неконференция — международная сеть конференций, которая создаётся её участниками. Конференции этого типа открыты для всех, проходят в формате докладов, тренингов, презентаций, обсуждений. Весь материал предоставляется самими участниками. Часто главными темами таких мероприятий являются: новые медиа, социальные сети, блоги, Веб 2.0, стартапы, open-source и т. п. Однако на сегодня этот формат ушел далеко за пределы IT. Подробнее тут.

В отличие от обычных конференций, программа мероприятия формируется самими участниками, а не организаторами. Это самый демократический вид конференций, поэтому он очень популярен в США и Европе. Существует сайт, на котором регистрируются баркемпы — http://barcamp.org/, но в действительности их проходит намного больше. Так в США примерно каждый день проходит несколько баркемпов. По сути феномен баркемпа является результатом таких трендов как user-generated content (UGC) и crowdsourcing. BarCamp часто называют participant-driven event. Мы бы хотели отдельно отметить такие мероприятия, как CityCamp, TransparencyCamp, TransportationCamp, которые близки нашей тематике.

Chris Messina — основатель движения баркемпов. Послушать историю создания баркемпов из уст Криса можно в этом интервью, которое мы взяли у него.

Фонд одним из первых запустил этот тренд в России и активно развивает и пропагандирует формат баркемпов, нами была организована серия баркемпо по разным тематикам: в области стартапов (NevaCamp), права (LegalCamp), программирования (CodeCamp), урбанистики (CityCamp). Сегодня в России организуется много различных баркемпов, если вы хотите организовать такое мероприятие или вам нужна помощь — пишите нам.

Это мероприятие отлично подходит для:

• развития новых трендов и инновационных направлений. Помогает выявить новых лидеров мнений и проекты.
• неформальных встреч
• развития инноваций и сообществ

Хакатон

Категория мероприятия: практическое.

Хакатон (англ. hackathon, от hack (см. хакер) и marathon — марафон) — мероприятие, во время которого специалисты из разных областей разработки программного обеспечения (программисты, дизайнеры, менеджеры) сообща работают над решением какой-либо проблемы. Сегодня хакатоны уже не относятся к хакерству, это просто марафоны программирования. Обычно хакатоны длятся от одного дня до недели. Формат также ушел за пределы чисто программистских задач Подробнее тут.

Наиболее часто встречающийся формат — это двухдневный 24-часовой хакатон. Утром первого дня участники собираются для обсуждения и презентаций идей проектов, следующие 24 часа (до середины следующего дня) они работают над проектом и презентуют его на второй день на закрытии на так называемом «демофесте». В рамках хакатонов зачастую реализуются проекты, которые в обычном режиме делались бы  в течении нескольких идей.

Это мероприятие отлично подходит для:

• быстрого прототипирования
• быстрого запуска проекта для дальнейшей проверки его жизнеспособности (посмотрите такие понятия как MVP и Lean startups)
• для развития инноваций, стартап сообщества, генерации новых идей и проектов
• поиска команды, программистов, дизайнеров и иных специалистов, и имеется возможность убедиться в их профпригодности прежде чем продолжить совместную работу
• демонстрации лучших решений, команд, проектов
• для внутренного использования в организации: стимулирование сотрудников к инновациям и team building.

Фонд одним из первых запустил эту серию мероприятий в России. В том числе, принимал участие в организации самой первой серии мероприятий HackDay в Санкт-Петербурге. С 2012 года Фонд организует хакатон по открытым данным.

Сегодня в России организуется много различных хакатонов, если вы хотите организовать такое мероприятие или вам нужна помощь — пишите нам.

Воркшоп

Категория мероприятия: практическое.

Воркшоп (или «мастерская») — вариант практического мероприятия, мастер-класса, в рамках которого участники совместно работают над решением какой-либо задачи, узнают новые технологии, работают совместно. В рамках мероприятия могут проходить мозговые штурмы, think tank,  ТРИЗ и др.

Митап

Категория мероприятия: networking, налаживание контактов.

Вариант регулярных встреч по определенной тематике. Обычно проходит 1 раз в неделю, или раз в месяц. или с иной регулярностью. В рамках каждого митапа могут быть организованы разные форматы мероприятия: лекция, воркшоп или что-то иное.

myopencity.org

Виды деловых мероприятий

Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, семинары, конференции, симпозиумы и так далее.

Важность проведения мероприятий делового характера сегодня даже не обсуждается: вне зависимости от того, в какой отрасли работает компания, организация деловых мероприятий – часть имиджа компании.

В современном мире существует классификация мероприятий делового характера:

Это собрание представителей различных организаций, сообществ, стран для обсуждения и решения актуальных проблем. В ходе конференции выступают докладчики с определенной темой, участники активно обмениваются опытом, обсуждаются актуальные проблемы и стратегии их решения.

Территориально конференция может проходить как в одном, так и в нескольких местах (распределенная конференция). Сейчас популярен формат аудио- или видеоконференций, позволяющих значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Организация конференции – это сложный процесс, требующий квалифицированного подхода и четко поставленных задач. Здесь не может быть мелочей: от того, насколько удачно выбрано место и время проведения мероприятия, организована работа вспомогательного персонала, известен в профессиональных кругах приглашенный спикер, подготовлен раздаточный материал или будет зависит успех и эффективность мероприятия.

• Семинар (бизнес-семинар)

Это интерактивное практическое учебное мероприятие, участники которого обсуждают тематические сообщения, доклады, рефераты и пр.

По форме проведения семинары бывают открытыми и корпоративными.

1. Открытый семинар – тематический семинар, предлагаемый специалистам одного профессионального направления или всем желающим.
2. Корпоративный семинар организовывают с целью повышения квалификации персонала компании-организатора.

Это краткосрочное мероприятие или несколько мероприятий, направленное на получение знаний, приобретение навыков, а также воспитание участников такого мероприятия. Корпоративный тренинг представляет собой систематическую тренировку или совершенствование определенных навыков и поведения участников тренинга. Различают тренинг делового общения, тренинг продаж, поведенческий тренинг, тренинг чувствительности, ролевой тренинг, видеотренинг и др. Зачастую корпоративные тренинги проходят в формате игры.

• Мероприятия для дилеров – это собрание представителей разных организаций или групп населения, деятелей в какой-либо области.

В первую очередь такие мероприятия представляют собой обмен информацией и выявление потребностей рынка. Они являются формой поощрения ведущих партнеров, сочетание делового общения с приятным отдыхом. Мероприятие предоставляет редкую возможность за сравнительно небольшой период времени встретиться с руководством компаний-партнеров, активно работающих на рынке, обсудить насущные проблемы и наметить перспективы дальнейшего сотрудничества.

Одной из важнейших задач при проведении мероприятий для дилеров – создание атмосферы, способствующей не только деловому, но и неформальному общению.

Съезд партнеров, дилеров часто проводится в загородном отеле или пансионате, в неформальной обстановке с деловой программой в первой половине дня (презентации, круглые столы, доклады) и спортивными и развлекательными мероприятиями во второй половине дня.

Обычно проводится в специальном выставочном зале.

Особенности выставки – продолжительность (как правило, несколько дней), оригинальные стенды-декорации, широкое освещение в прессе, СМИ, наружной рекламе. В рамках выставки могут проходить конференции, семинары, мастер-классы, деловые протокольные мероприятия (посещения официальных лиц, церемонии официального открытия и закрытия выставки, церемонии награждения участников выставок), вечерние развлекательные программы. Выставки являются важным, универсальным и высоко рентабельным инструментом бизнеса. Это неотъемлемая часть общего комплекса маркетинговых коммуникаций.

• Презентация – представление общественности компании, продукта, услуги, новых достижений, итогов, выход на новый сегмент рынка.

Презентации являются важнейшим маркетинговым инструментом – они играют важную роль в продвижении новых товаров/услуг, особенно в торговых центрах, на выставках или на общественных мероприятиях, которые привлекают необходимую аудиторию. Организация презентаций нуждается в комплексном подходе, который будет учитывать все особенности представляемого продукта или услуги, а также проведенные маркетинговые исследования и аналитику.

Современный уровень делового общения трудно представить себе без официальных приемов, которые проводятся с целью завязывания контактов, углубления и расширения связей, получения нужной информации и так далее.

Достаточно часто приемы могут быть частью большого мероприятия делового характера. Например, приемы, устраиваемые по случаю каких-либо праздников, юбилейных дат, прибытия иностранных делегаций, подписания договоров, заключения сделок, в порядке оказания почести или гостеприимства отдельным лицам в рамках деловых протокольных мероприятий и т.д.

На приемах деловые партнеры имеют возможность получить дополнительную информацию, расширить контакты. Для бизнеса прием – это, прежде всего, продолжение служебной деятельности, здесь происходит активный обмен мнениями, информацией, более эффективно происходит налаживание коммуникации в неформальной обстановке.

• Круглый стол – это одна из форм совместного обсуждения идей, проблем, ситуаций, имеющих значение для широких кругов общественности. Участниками круглого стола являются авторитетные представители науки, бизнеса, деловых кругов, общественных и государственных организаций. Участие в круглых столах руководителей коммерческих компаний и других организаций и спонсорство их проведения способствуют повышению имиджа и популярности компании. Как правило, проведение мероприятия такого формата получает широкий общественный резонанс. Для журналистов присутствие на подобном мероприятии удобно тем, что в одном месте они могут узнать мнение разных сторон о поставленной проблеме.

• Специальные мероприятия (шоу-маркетинг, event-маркетинг) – специальные программы продвижения товаров и услуг в рамках рекламных шоу.

Цели: создание известности и популярности, дополнительное привлечение внимания журналистов и широких целевых аудиторий к PR-объекту и/или компании, ее продукции или услугам в форме сценического зрелища, концерта, действия с участием известных актеров, спортсменов, политиков и т.д.

Коктейль, банкет, фуршет, развлекательная часть мероприятия может стать частью любого делового мероприятия. Это дает участникам возможность установления контактов с представителями компании-организатора и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения делового мероприятия. Это следует учитывать при планировании и подготовке мероприятия: пригласив известных в своей профессиональной среде персон, можно рассчитывать на присутствие ряда других «нужных» компании людей.

Малашенкова Елена

Менеджер проектов компании STYLE PROJECT

styleproject.ru

3 формата деловых мероприятий, которые вы захотите попробовать

Классическая скучная конференция, на которой, наверняка, был каждый из нас, обычно состоит из панельной дискуссии, пленарного заседания, кофе-брейка и тому подобное. Особенно нудно звучит “пленарное заседание”, и в большинстве случаев — таковым оно и является. Подобные, отжившие свое, форматы — это почти всегда провал, если не сказать приговор.

Формат в принципе играет большую роль, он в некоторой степени — лакмусовая бумажка мероприятия. Формат требует креатива, изобретательности, непрерывного профессионального образования, знания своей аудитории и (!) постоянного взаимодействия с ней. Некоторые компании-организаторы идут на хитрость и лишь меняют название, оставляя суть прежней. Однако, этим мероприятие не спасти. И остается лишь действительно повышать качество мероприятия вышеперечисленными путями.

В event-индустрии прогресс не менее стремителен, чем в сфере IT, где компьютерный хард и софт устаревает чуть ли не сразу по выпуску 🙂  К тому же, конкуренция в индустрии высока, запросы участников мероприятий растут, а их потребности становятся все более взыскательными. Все это обусловливает поиск, изобретение и применение все новых методов, форматов и концепций мероприятий. И делает нашу работу все более интересной и сложной 🙂 

Итак, что же мы имеем, кроме старых добрых панельных дискуссий? Опытные event-менеджеры наверняка слышали или даже применяли в своей практике такие методы, как Pecha-Kucha, Fishbowl-дискуссия или Unconference (Не-конференция). Давайте добавим в копилку новых, современных и самых что ни на есть трендовых на сегодняшний день форматов! 

1.Секретные мероприятия

Тренд зародился не в event-индустрии, но был быстро перенят и успешно внедрен event-профессионалами. “Секретное” мероприятие содержит в себе один или несколько секретов, которые не разглашаются до самого последнего момента. Например, неизвестно место проведения (при этом зачастую само место проведения должно быть необычным, неординарным), и лишь за несколько часов оно объявляется  — слава технологическому прогрессу и соцсетям, которые позволяют сделать это в один клик.

Секрет успешности этого формата — в извечном тяготении человека к тайнам и секретам (и снова психология тут как тут!) Хранить секрет, узнать секрет, отыскать ключ к тайне…Аудитория подогревается, аудитория ширится, аудитория хочет попасть на то самое действо, которое манит своей неизвестностью. Чувствуете, как можно использовать такой накал страстей и придать изюминку своему мероприятию?

Наша рекомендация: этот формат будет хорош в разных типах мероприятий: при правильном подходе его можно удачно применить при организации и свадьбы, и образовательных сессий, и делового мероприятия, и корпоративного выездного мероприятия. И еще: имейте ввиду, что одна из наибольших сложностей в организации секретного мероприятия — это держать его подготовку в секрете! (мы не шутим)

Кейс: Затерянные лекции

2. Мультисенсорный микс

Этот формат обеспечивает наиболее полное воздействие на участника мероприятия, т.к. задействует все возможные каналы восприятия. К тому же, известно, что у каждого из нас свой ведущий канал восприятия (зрительный, слуховой и т.д), поэтому такой микс с наибольшей вероятностью достигнет нужного эффекта у большинства аудитории.

Кроме того, мультисенсорный микс разбивает монотонность, свойственную презентациям, даже в их продвинутом виде (long live, Powerpoint!), а это дорогого стоит, ведь монотонность — главный враг креативных мероприятий и первый признак панельной дискуссии 🙂

Наша рекомендация: не бойтесь экспериментировать и смешивать самые разные, на первый взгляд, не смешиваемые вещи. Особенно интересно это будет смотреться именно в рамках делового мероприятия.

Кейс: Национальный праздник Мексики

3. Бесшумные конференции

Видим-видим ваши недоуменные взгляды. Да, оксюморон в чистом виде, но какой популярный! Тренд, опять же, пришел в event-индустрию извне,  и, помимо своей необычности, он привлекателен своей практичностью: если у вас не хватает помещений для разноплановых сессий, заложенных в программе; если вы хотите, чтобы внимание аудитории и отдельных групп фокусировалось на чем-то определенном; если ваше мероприятие проходит по соседству с чьим-то еще… — решение гениально и просто: используйте беспроводные наушники и привлекайте внимание к вашему мероприятию при его продвижении (одно название формата чего стоит!) и во время него (сфокусированность вашей аудитории обеспечена!)

Наша рекомендация:  используйте проверенного и надежного поставщика оборудования.

Кейс: The Silent Conference

P.S. Удачи в поиске наилучшего формата для вашего мероприятия. А мы будем и дальше рассказывать вам о самых интересных и полезных методах организации мероприятий.

В статье использованы материалы: http://tweakyourbiz.com/, www.sli.do, www.eventmagazine.co.uk

Сен 29, 2015MATEY EVENTS

matey.events

Формат-тема-атмосфера

 Наивысшей похвалой, которую может заслужить новое решение,

 

      служит отзыв: «Это же очевидно!»

     Питер Ф. Друкер 

     В последнее время делать «некреативные» мероприятия считается дурным тоном. При этом степень креативности того или иного организованного события определяется отдельным человеком по-разному: кто-то назовет организаторов креативными, как только увидит пригласительные билеты в виде железнодорожных билетов, а кто-то сможет воскликнуть «Вот это креатив!», только побывав на мероприятии в настоящей подводной лодке. Что же означает популярное слово-понятие – креатив?

     Согласно словарям, Креатив (от англ. create – творить, creativity — творчество) – это творческая составляющая рекламной деятельности, результат творческого труда. Этот термин впервые встречается в русской прессе в 1995 году в газете «Сегодня» в статье Натальи Кротовой «Группа «Менатеп»: Покупай все российское!»: «Раньше упаковки для «Колосса» изготавливала финская компания…. Сейчас комбинат работает с российскими производителями упаковки, у которых креатив находится на весьма невысоком уровне».

     Однако, когда речь идет о бизнесе, пусть даже таком «мегакреативном», как event-бизнес, одной оригинальности недостаточно, потому что творческая идея подразумевает также и ее уместность, т.е. полезность и выполнимость. Ее реализация должна тем или иным образом повлиять на бизнес. Поэтому очень важно среди множества креативных идей не потерять основной сути мероприятия.

     Итак, чтобы не потерять суть, мы все равно (как бы «некреативно» это ни звучало) идем по стандартной схеме подготовки мероприятия: сначала Клиент и event-менеджер одинаково отвечают на вопрос «Зачем нужно делать мероприятие?», и только получив четкий ответ, мы переходим к выбору формата события! Определенность с форматом мероприятия – это одна из самых важных частей в подготовке, потому что именно от Вашего выбора зависят все последующие действия, которые будут проходить накануне, во время и после мероприятия.

     Необходимо помнить, что на выбор формата будущего мероприятия влияют несколько факторов:

     • цели мероприятия,

     Например,

     цель мероприятия – найти покупателей на дорогое программное обеспечение. Соответственно, мероприятие может быть организовано в виде конференции (возможно, с развлекательными элементами), на которой будущие заказчики смогут получить полную информацию о необходимом продукте.

     • состав и количество гостей,

     Например,

     гости – женщины (в большинстве), которым не стоит предлагать загородное мероприятие с охотой на уток; или на мероприятие ожидается 500 человек, которые не смогут с головой окунуться в тихую атмосферу «семейно-домашнего» праздника.

     • имидж бренда,

     Например,

     бренд, который представляет продукцию luxery, по умолчанию имеет некие требования, которые не позволят проводить мероприятие на теплоходе «Москва-80» или в стиле пивной вечеринки.

     • время суток,

     Например, мероприятие проходит в первой половине дня и не стоит делать его в виде гала-ужина.

     • повод.

     Например,

     10-тилетие компании вовсе не подразумевает празднование юбилея в стиле Форума или семинара. 

     Правильный выбор формата мероприятия – это значительная часть Вашего успеха в организации event’а!

     Формат мероприятия определяет сценарий. Криминальная истина заключается в том, что все сценарии одинаковые! Нет, в самом деле! Обратите внимание, что формат мероприятия жестко определяет сценарий, как последовательность тех или иных традиционных элементов, которые лишь изредка меняются местами (слово главного спикера – руководителя, директора, гостя — может стоять не только в начале, но и в середине мероприятия).

     Event, организованный в формате круглого стола, всегда будет требовать своего особого сценария. Здесь не может быть подмены, поскольку как только Вы решите использовать сценарий конференции или вечеринки для организации круглого стола – именно в этот момент Ваш круглый стол превратиться во что угодно, но только не в самого себя. То же самое происходит абсолютно со всеми форматами. Не нужно утешать себя и твердить, что «какая разница, в результате получиться либо круглый стол, либо вечеринка», потому что совершенно точно не получиться ничего, кроме испорченного и плохо подготовленного мероприятия. Возьмем, например такие близкие форматы как банкет с обслуживанием за столами и сидячий ужин с едой сервированной на буфетной линии. Казалось бы и тут и там гости едят за столами, но на самом деле сценарии этих вечеров должны коренным образом отличаться. Потому, что в первом случае гости сидят как привязанные на своем месте в течение 3-4 часов, и их надо постоянно развлекать программой на сцене. А во втором случае гостям надо регулярно предоставлять паузы в программе, чтобы они смогли наполнить свои тарелки.  Да и выбирают этот формат обычно не ради экономии, а чтобы обеспечить максимальное общение между гостями и слишком уж насыщенная программа будет этому только мешать. А в случае банкета круг общения ограничен только соседями по столу, и если программа будет вялой, то гости соскучатся и успеют поднадоесть друг другу.

     Именно поэтому, приглядевшись к сценариям успешных мероприятий одного формата, вы сможете сами констатировать, что все они похожи друг на друга как близнецы.

     Но все не так уж плохо, поскольку креативные event-менеджеры нашли выход из этой, казалось бы, скучно-банальной жизни по правилам: можно совмещать несколько форматов, соответственно, и несколько сценариев, а также использовать различные виды креатива!

      Например,

     главный офис Клиента хочет рассказать о новой коллекции одежды известных брендов и поделиться профессиональными знаниями со своими региональными представительствами. В результате, поставленные цели мероприятия говорят о мероприятии в формате конференции либо семинара. Но! Кроме академических знаний, полученных в рамках конференции, Клиент хочет красиво преподнести коллекцию своим региональным топ-менеджерам. В итоге всплывает еще один формат – fashion-show. Абсолютно разные форматы, абсолютно разные сценарии – тем не менее, они отлично совмещаются! Здесь следует помнить только об одной маленькой детали: уже в рамках конференции следует готовить участников к другому формату — fashion-show – чтобы, в итоге, они плавно перешли из одного состояния (обучения) в другое (развлечения). Сделать это можно при помощи стандартных устных объявлений модератора конференции, либо всячески скрыть продолжение мероприятия и во время перерывов и обеда давать визуальные подсказки в виде салфеток с надписью  «fashion-show», расстановки столов в виде подиума и т.п. 

     Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что мероприятия, проходящие в одинаковых форматах, ничем не отличаются. Однако это не так, если за дело берется креативная команда. Потому что сделать День Города-2008 отличающимся от Дня Города-2003, это — прямая задача креативщиков. И именно работа творческих людей позволит Вам отличить гала-ужины, коктейли, дни рождения компаний друг от друга. Не стоит надеяться и верить, что другой дизайн баннеров, используемых в этом году, полностью решит проблему сделать мероприятие непохожим на прошлогоднее.

     Итак, в чем же отличие одного банкетного сценария от другого? Прежде всего, в теме. Если мы пригласили гостей на юбилей компании славящейся передовыми технологиями, вполне уместно использовать темы будущего, космоса или виртуального мира, а если компания юбиляр за последнюю пару лет распространила сеть филиалов по всей стране, то выбор может пасть на тему Римской империи, или кругосветного путешествия. Иными словами наиболее уместной будет та тема, которая образно и точно будет передавать основное сообщение, которое хотят донести до своих гостей организаторы.

Но даже и совпадение темы еще не гарантия похожести мероприятий. Ведь в каждом конкретном случае организаторы используют разные элементы, передавая конкретные оттенки одной и той же темы. В зависимости от целей и задач мероприятия на нем создается особая только ему свойственная атмосфера.

Что же означает это слово? Мы все чувствуем ее присутствие или отсутствие, но как определить это понятие? 

Анна Разбегина

     Атмосфера мероприятия зависит от ряда факторов, прежде всего, от его концепции, включающей место проведения, оформление мероприятия и сценарий. Составные части мероприятия должны быть тщательно продуманы, соответствовать друг другу, дополнять и усиливать впечатление, производимое ими на участников мероприятия.

     День компании можно провести по-разному. Дворцовый интерьер со струнным ансамблем в стиле XVIII века изначально задает атмосферу бала – торжественную и несуетливую. Конечно же, не обязательно всем надевать пудреные парики и на протяжении всего праздника танцевать полонезы и менуэты. Возможно, в ходе мероприятия будут интерактивные моменты и, наверняка, выступления современных популярных исполнителей, танцевальная программа. Но все это должно быть органично вписано в контекст данного стилизованного праздничного мероприятия.

     Открытая спортивная площадка с энергичными аниматорами – это совершенно другой праздник, имеющий иные задачи, иное содержание и, конечно же, другую атмосферу.  Демократичную, активную, веселую и состязательную.

     Правильное позиционирование EVENT-a поможет выбрать наиболее подходящую концепцию, которая поможет создать желаемую атмосферу. 

Дарья Исаакова, PR-директор компании SAV Entertainment

     Надо помнить, что атмосфера складывается из ощущения людей. Данное  ощущение определяется 5-ю органами чувств (зрение, слух, вкус, обоняние, осязание).

Евгений Ковалишин, Account director компании BOKOVFACTORY

     Атмосфера мероприятия складывается из многих составляющих: музыкальное и визуальное сопровождение, декорационное решение, entertainment и т.д. Кроме того, очень важны гости, присутствующие на мероприятии. Они также являются частью атмосферы.

     Опытный организатор может создать на мероприятии любую атмосферу – от вычурно-светской до по-домашнему уютной. Вопрос в том, какая именно атмосфера требуется для достижения цели мероприятия.

Елена Фадеева, Генеральный директор компании Fleishman-Hillard Vanguard

     Атмосфера мероприятия позволяет прекрасно донести до гостей и целевых СМИ эмоциональные ценности бренда. Таким образом, на мероприятии  гости должны ощущать себя комфортно, им должно быть интересно все происходящее — и здесь очень важно соблюсти все условия создания идеальной атмосферы.

     Только при правильной атмосфере аудитория может принять сообщение. И тогда цель event’а будет выполнена! Мероприятие считается успешным, если аудитория правильно поняла сообщение, которое хотел донести до нее организатор (Клиент).

     В принципе, для достижения этой цели, приемлемы все идеи — чем более неординарна атмосфера, тем больше шансов, что мероприятие запомнится посетителям. Однако в погоне за креативом не стоит забывать, что атмосфера не должна идти вразрез с целями мероприятия, концепцией бренда и фирменным стилем компании. Так, например, не стоит предлагать Клиенту, который выводит на рынок новое детское питание, провести мероприятие в новомодном столичном ночном клубе. Или, наоборот, мероприятие для производителя элитного кофе не может проходить в московском зоопарке… Креативно? Да, но совершенно бесполезно и неверно с точки зрения позиционирования бренда.

 

     Итак, в чем же состоит креативный подход к созданию идеи мероприятия? На наш взгляд это прежде всего поиск наиболее удачного сочетания формата, темы и атмосферы мероприятия, максимально точно передающего основное сообщения и обеспечивающего решение поставленных перед EVENTом задач.

Статья предоставлена журналом Event.ru

hr-portal.ru