Документооборот в логистике – Вопрос 32. Документооборот в логистике

alexxlabОпубликовано

Электронный документооборот в логистике

Ни одна область деятельности, в которой необходимо обмениваться данными, не избежала электронного документооборота. Не стала исключением и логистика. Оптимизации процессов уделяется все большее внимание, так как от ее эффективности зависит увеличение товаропотока.

При оптимизации логистических процессов в рамках электронного документооборота EDI чаще всего используется внедрение однотипных документов, связанных с доставкой и сортировкой грузов. Это всевозможные уведомления на отгрузку и приемку партии товаров, внутренние накладные и передаточные документы. Использование таких документов позволяет значительно сократить время приемки или отгрузки, упорядочить работу склада и магазинов. Если пользоваться логистической этикеткой, на которую нанесен транспортный штрих-код, это еще больше оптимизирует работу объектов. Такая этикетка позволит максимально быстро передать или получить уведомление об отправке товаров.

В электронные документы можно внедрить информационные блоки, несущие информацию о весе груза, его точных габаритах, составе и прочих параметрах. Не лишней будет и информация о виде и способе упаковки товаров. Данный подход очень актуален, наибольшую ценность он имеет для кроссдокиговых поставок, так как позволяет значительно сократить время переупаковки, а зачастую и вовсе отменяет этот процесс.

Однако при составлении электронных документов и внедрении EDI на предприятии, не стоит забывать и о стандартных видах документов, которые крайне важны при совершении сделок с третьим лицом, например логистическим оператором. Логистические виды документов позволяют управлять не только находящимся на хранении у клиентов товаром. Они дадут возможность посылать электронные уведомления и организовывают обмен важной информацией в процессе транспортировки и передачи грузов.

skladovoy.ru

Вопрос 54. Использование штриховых кодов в логистике

1. Проведенные исследования показывают, что введенные с клавиатуры компьютера вручную данные о товаре в среднем содержат одну ошибку на каждые 300 введенных знаков. При использовании штриховых кодов этот показатель снижается до одной ошибки на 3 млн знаков. Среднюю стоимость работ по выявлению и устранению последствий одной такой ошибки американская ассоциация менеджмента определила в 25 долл.

Согласно другим исследованиям, цена одной ошибки превышает 100 долл.

В основе технологии штрихового кодирования и автоматического сбора данных лежат простые физические законы. Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины, построенных в соответствии с определенными правилами. Изображение штрихового кода наносится на предмет, который является объектом управления в системе. Для регистрации этого предмета проводят операцию сканирования. Совокупность сведений, полученных с помощью сканирования, образует базу данных о товаре. В последующем база данных должна передаваться по цепи товародвижения с помощью сети электронной связи или на машиночитаемых носителях.

В области внешней торговли наличие штрихового кода на товаре — обязательное требование при поставке товара на экспорт. Отсутствие кода порой делает ее реализацию невозможной.

2. Автоматизированный сбор информации основан на использовании штриховых кодов разных видов1 , каждый из которых имеет свои технологические преимущества. Наиболее распространенные:

→ код с прямоугольным контуром — печатается намного легче остальных кодов, что позволяет применять его на гофрированных упаковках. Используется для кодирования товарных партий;

→ код «2 из 5 с чередованием» — применяется для кодирования большого объема информации на ограниченной поверхности;

→ код 128, которым могут быть закодированы номер партии, дата изготовления, срок реализации и т.д. Применяется вместе с другими кодами для кодирования дополнительной информации;

→ код EAN, который часто можно встретить на товарах массового потребления;

→ иные коды.

В качестве примера рассмотрим использование кода EAN в логистических процессах.

Имеется алфавит кода EAN, в котором каждой цифре соответствует определенный набор штрихов и пробелов. На этапе запуска товара в производство ему присваивается 13-значный цифровой код, который впоследствии в виде штрихов и пробелов будет нанесен на этот товар. Первые две или три цифры обозначают код страны, который присвоен ассоциацией. EAN в установленном порядке. Принято называть эту часть кода флагом. Следующие четыре цифры — индекс изготовителя товара. Совокупность кода страны и кода изготовителя является уникальной комбинацией цифр, которая однозначно идентифицирует предприятие, производящее маркируемый товар. Оставшиеся цифры кода предоставляются изготовителю для кодирования своей продукции по собственному усмотрению. При этом кодирование можно просто начать с нуля и продолжать до 99999. Таким образом, первые 12 цифр кода EAN однозначно идентифицируют любой товар в общей совокупности товарной массы. Последняя, 13-я, цифра кода является контрольной. Она рассчитывается по специальному алгоритму на основе 12 предшествующих цифр. Неправильная расшифровка одной или нескольких цифр штрихового кода приведет к тому, что ЭВМ, рассчитав по 12 цифрам контрольную, обнаружит ее несоответствие контрольной цифре, нанесенной на товаре. Прием сканирования не подтвердится и считывание кода придется повторить. Таким образом, контрольная цифра обеспечивает надежное действие штрихового кода, является гарантией устойчивости и надежности всей системы.

studfiles.net

6. Складская документация. Логистика: конспект лекций

6. Складская документация

Оформление, учет и перемещение товаров должны осуществляться в соответствии с нормативными актами.

Поступление, передвижение и выдача товарно-материальных ценностей сопровождается оформлением первичных документов, которые содержат количественные и качественные показатели.

Первичные документы оформляются на основании требований «Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской федерации».

В некоторых случаях в первичные документы включаются дополнительные реквизиты.

Ответственность за срочное и точное оформление, предоставление их в оговоренные сроки для составления бухгалтерского учета, за правдивость данных, указанных в документе, несут лица, сформировавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, сопровождающие операцию приема, складирования и отпуска товара на предприятиях торговли после окончания ревизии хранятся три года на основании нормативного списка.

Если появляются споры или разногласия и возбуждения судебных дел, документы сохраняются до принятия конечного судебного решения.

Перемещение заказа от поставщика к потребителю сопровождается товаросопроводительными документами, которые оформляются согласно правилам перемещения груза, накладными – товарно-транспортной, железнодорожной, счетом.

Накладная выписывается материально ответственным лицом при оформлении отпуска товара со склада, при принятии товаров в торговой организации и выступает как приходный ордер, или расходно-товарный документ.

Для накладной обязательно указание номера и даты выписки, также указывают сведения о наименовании поставщика и покупателя, обязательно наименование и краткое описание товара, его количество и вся сумма выпуска товара. Накладная обязательно подписывается материально ответственным лицом, которое сдает или принимает товар, и заверяется круглой печатью организации.

Количество экземпляров накладной находится во взаимосвязи с видом организации, местом передачи товара и условиями получения товара.

Принятие (оприходование) пришедших товаров оформляется путем наложения штампов на сопровождающем его документе: товарно-транспортной накладной, счете и других документах.

При условии, что товар получает материально ответственное лицо не на складе у покупателя, нужным документом выступает доверенность, которая является подтверждением права получения товара этим материально ответственным лицом.

Сертификат соответствия на закупаемый товар необходим при закупке или приемке товара, поэтому необходимо следить за его наличием.

Журнал поступления товара ведется в произвольной форме и служит для учета первичных документов по приходу товаров материально ответственными лицами, содержит название приходного документа, его дату и номер, краткое описание документа, дату регистрации документа и сведения о поступивших товарах.

Основанием для расчетов с поставщиками являются оформленные документы на приемку товара, и их данные не могут пересматриваться после приемки товара в организации (за исключением естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары ставятся на приход в день завершения приемки по реальному количеству и сумме.

Для оформления права выступать доверенным лицом организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяется доверенность. Доверенность выписывается в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю.

Форму М-2а используют предприятия, где получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. В заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выдачи доверенностей регистрируют выданные доверенности. Доверенности лицам, не работающим в организации, не выдаются. Доверенность полностью заполняется и должна иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности, как правило, 15 дней. На получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность возможно выписать на месяц.

Приходный ордер (форма М-4) выписывается для учета материалов, поступающих от поставщиков для переработки. В день поступления ценностей на склад приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо.

Он отражает реальное количество принятых материальных ценностей. Графа «номер паспорта» заполняется при условии принятия материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Для движения материала на складе по каждому конкретному сорту, виду и размеру применяется карточка учета материалов (форма М-17), заполняется на каждый номер материала и ведется материально ответственным лицом. Записи в карточке ведутся в день прохождения операции, на основании первичных приходно-расходных документов.

При наличии лимита применяется лимитно-заборная карта (форма М-8) для отпуска и оформления материалов, периодически используемых при изготовлении продукции, и для текущего контроля за соблюдением принятых лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Она играет роль оправдательного документа при списании материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта оформляется в двух экземплярах на один вид товара (номенклатурный номер). Первый экземпляр до начала месяца отдается структурному подразделению (потребителю материалов), второй экземпляр выписывается для склада.

При предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты осуществляется отпуск материалов со склада в производство.

Кладовщик должен отметить в обоих документах дату и количество отпущенных материалов, после чего подсчитывается остаток лимита по номенклатурному номеру материала. Лимитно-заборная карта визируется кладовщиком, а в экземпляре, который остается на складе, расписывается сотрудник структурного подразделения.

Для уменьшения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформление отпуска материалов непосредственно в карточках учета материалов (М-17). При такой форме расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция проходит на основании лимитных карт, которые оформляются в одном экземпляре и не имеют значения бухгалтерских документов.

Лимит отпуска возможно указать в самой карточке. Сотрудник структурного подразделения при получении заказа расписывается именно в карточке учета материалов, в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Лимитно-заборная карта применяется для учета материалов, которые не были использованы в производстве. При этом оформление дополнительных документов не требуется.

Выдача материала сверх нормы и замена одного вида материала другим возможны при разрешении руководства или лиц, на это уполномоченных.

Изменить лимит может тот человек, который его установил.

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые указаны в лимитно-заборной карте.

Кладовщик ставит дату и количество отпущенных материалов, после этого подводится итог лимита по каждому номенклатурному номеру материалов.

После использования лимита производится сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию.

При помощи средств вычислительной техники можно получить бланк лимитно-заборной карты с реквизитами.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, применяется требование-накладная (Форма М-11).

Материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающее материальные ценности, составляет накладную в двух экземплярах. Один экземпляр является основанием для сдающего склада для списания ценностей, а второй необходим принимающему складу для постановки в приход полученных ценностей.

Такими же накладными сопровождаются процессы по сдаче на склад или в кладовую остатков производства, неиспользованных материалов, если они были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Этот вид накладных визируют материально ответственные лица, сдатчик и получатель.

Потом накладные сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Для учета отпуска материальных ценностей структурам своей организации, расположенным за ее территорией, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15).

Работник структурного подразделения выписывает накладную в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других документов по предъявлении получателем доверенности, заполненной в установленном порядке, на получение материальных ценностей.

Первый экземпляр отдают складу как основание для отпуска материалов, второй находится у получателя материалов.

Возврат товара поставщику при нахождении дефекта или брака в ходе реализации товара или при несоответствии товара стандартным требованиям и оговоренному образцу по качеству, если выявлена некомплектность товаров, осуществляется оформлением накладной на отпуск товаров на сторону (форма М-15). Условия возврата товара поставщику различны и специально оговариваются в договоре поставки.

Учет и оформление отпускаемого товара на сторону зависит от способа оплаты за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Стороны при заключении договора могут выбрать любую форму расчетов.

Обычно в комплекте товаросопроводительных документов находятся: счет либо счет-фактура с указанием распределения товара по грузовым местам, отгрузочная спецификация на все грузовые места, комплект упаковочных листов, сертификат соответствия или сертификат качества, транспортная накладная, страховой полис.

При доставке товара автомобильным транспортом выписывается транспортная накладная, которая состоит их двух отделов, товарного и транспортного. К товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, сопровождающие груз, в зависимости от особенностей товаров.

При использовании для доставки железнодорожного транспорта в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная.

К ней прилагаются упаковочные листы, о чем делается пометка в накладной.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

64. Документационное обеспечение логистических процессов.

Классификация документов, используемых в логистических системах, их функции. Нормативные и правовые акты в сфере делопроизводства. Общие нормы и правила оформления служебных документов. Особенности оформления различных логистических операций, порядок их документационного оформления и контроля. Размещение и отсылка заказа на покупку. Организация документационного оформления в процессе приёмки, хранения и отгрузки товарно-материальных ценностей. Порядок оформления, учёта и регистрации товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, инвойсов и т.п. Контроль выполнения и экспедирования заказа.

Литература по дисциплине «Прогнозирование и планирование логистических процессов»:

  1. Бабич, Т. Н. Прогнозирование и планирование в условиях рынка [Электронный ресурс]: Учебное пособие / Т. Н. Бабич, И.А. Козьева, Ю. В. Вертакова, Э. Н. Кузьбожев. — М.: НИЦ Инфра-М, 2012. – 336 с. Режим доступа: http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=236944 (дата обращения 02.11.2015).

  2. Корпоративная логистика в вопросах и ответах [Электронный ресурс] / Национал. исследоват. универ. «Высшая школа экономики»; Под общ. и науч. ред. В. И. Сергеева. -2-e изд., перераб. и доп. -М.:НИЦ Инфра-М, 2013.- 634 с. Режим доступа: http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=355046 (дата обращения 02.11.2015).

  3. Степанов, В. И. Логистика производства [Электронный ресурс]: Учебное пособие / В.И. Степанов. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. — 200 с. Режим доступа: http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=454253 (дата обращения 02.11.2015).

Дисциплина «Логистика складирования»

65. Основные задачи, цели и функции логистики складирования.

Классификация складов в логистике. Основные задачи и функции склада в логистической системе предприятия. Технический паспорт складского объекта. Планировка склада. Варианты грузопотоков для складов различного назначения и планировок. Основные конструктивные элементы складских устройств.

66. Разработка системы складирования.

Структура системы складирования. Технико-технологическая подсистема. Функциональная подсистема. Модули. Складские автоматизированные системы управления в логистике. Критерии оценки конкурентоспособных вариантов системы складирования. Проектирование рациональных объемно-планировочных решений. Внедрение информационной системы управления складом. Оценка экономической эффективности от предлагаемого варианта оптимизации складского хозяйства.

67. Управление логистическим процессом на складе.

Основные принципы создания оргструктуры управления складским хозяйством. Управление складом в логистической системе. Организационная структура управления складскими операциями. Модуль «управление грузопереработкой» на складе. Отличие систем «он-лайн» («on-line») и «офф-лайн» («off-line»). Формирование системы учёта и документооборота на складе. Информационно-компьютерные технологии управляющие складом. Автоматизированные системы учёта. Задачи и процедура оптимизации действующего складского хозяйства. Основы анализа деятельности складского хозяйства. Оценка экономической эффективности складского хозяйства.

studfiles.net

Информационное обеспечение логистики — Ростовская Школа Логистики

6.1. РОЛЬ И МЕСТО ЛОГИСТИКИ В КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМАХ

Должен знать:

  • Логистическая информационная система.
  • Функциональные области логистики.
  • Механизм ценообразования.
  • Виды отчетов.
6.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБЕСПЕЧЕНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕНЕДЖЕРА ПО ЛОГИСТИКЕ

Должен знать:

  • Место информационного обеспечения и, в частности документооборота, в логистической деятельности предприятия.
  • Понятия и сущность документа, документооборота.
  • Цели и ресурсы при реорганизации системы документооборота.
  • Этапы и задачи создания системы документооборота.
  • Информационное моделирование деятельности предприятия.
  • Критерии оценки систем автоматизации документооборота.
  • Правовая база электронного документооборота.

Должен уметь:

  • Проводить классификацию документов на Вашем предприятии.
  • Построить маршрутов обработки документов.
  • Оценивать стоимость ресурсов и экономической целесообразности при реорганизации документооборота.
  • Разработать основы бизнес-плана для создания системы документооборота.
  • Строить и применять схемы документооборота.
  • Объективно оценивать эффективность систем автоматизации документооборота.
6.3. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЛОГИСТИКЕ

Должен знать:

  • Структуру документооборота в логистике.
  • Перечень документов, относящихся к логистической деятельности.
  • Документы, необходимые при учете товарно-материальных запасов.
6.4. ПРИМЕНЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ ШТРИХОВОГО КОДИРОВАНИЯ В КОРПОРАТИВНЫХ СИСТЕМАХ АВТОМАТИЗАЦИИ

Должен знать:

  • Определение корпоративной информационной системы.
  • Шаги внедрения КИС.
  • Основные задачи, решаемые КИС.
  • Преимущества использования технологии штрихового кодирования по сравнению с ручной обработкой данных.
  • Условия эффективного применения технологии штрихового кодирования в складской учет.
  • Сферы использования технологии штрихового кодирования.
  • Основных производителей оборудования штрихового кодирования.