Руководитель по обслуживанию офиса: кто он?
Не секрет, что бизнес — это та область деятельности, где кадры решают всё. Привлекая на работу лучших из лучших, вы выводите свой бизнес на новый уровень, создаете ему условия для процветания.
Ведущие компании мира знают, что для того, чтобы их сотрудники работали с полной отдачей, нужно создать для них идеальную рабочую среду, место, куда спешишь попасть утром, и откуда не хочется возвращаться в конце рабочего дня.
Управляющий офиса и есть тот волшебник, который создаёт нужную атмосферу в компании.
Посещая офисы разных компаний, вы наверняка испытывали разные ощущения в связи с этим местом. Где-то вам было уютно, а откуда-то ноги сами просились прочь. В немалой степени, такая обстановка — заслуга управляющего офиса.
Управляющий офиса, или, в уже прижившейся у нас в стране терминологии, специалист АХО, это сотрудник, который отвечает за «жизнеобеспечение» всех систем офиса — от выдачи пропуска до заключения договора на обслуживание интернета или договора с клининговой компанией.
Спектр обязанностей управляющего офиса весьма широк. В его каждодневный список дел входят самые разнообразные задачи.
Обязанности в управлении обслуживанием офиса
Обычно список задач управляющего офисом включает, но не исчерпывается, следующие вопросы:
- Подготовкой всей необходимой информации, документов для работы, заключением договоров технического обслуживания, организацией проведения ремонтных, профилактических работ, связанных с жизнеобеспечением и обслуживанием офиса, оформлением и выдачей пропусков, разрешений, доверенностей.
- Организацией проведения ремонтных работ, текущего обслуживания техники и устройств офиса, поиском подрядчиков для проведения таких работ и анализом оптимальных расценок на соответствующие услуги.
- Разработкой «кодекса поведения» в офисе, контроль за соблюдением правил поведения в нем.
- Организацией и обеспечением работы секретарей, операторов, водителей, курьеров, уборщиков.
- Ведением бюджета расходов на офисные нужды, обеспечением необходимыми для работы канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями.
- Хранением материальных ценностей и контролем за их выдачей и распределением.
- Определением порядка получения товарно-материальных ценностей, назначением материально ответственных лиц.
- Организацией встреч, переговоров.
- Координацией делопроизводства.
- Проведением инвентаризации.
- Помощью сотрудникам в разрешении возникающих в ходе работы проблем.
- Предупреждением и разрешением конфликтных ситуаций.
Управляющий офиса — это тот редкий человек в компании, который взаимодействует с сотрудниками на всех уровнях, от руководства до работников самого последнего уровня, практически каждый день.
Какими же чертами должен обладать хороший управляющий офисом?
Первое, и самое главное, — это гибкость.
Гибкость — это свойство адаптироваться под любые возникающие задачи. У управляющего офисом таких разноплановых задач очень много, и в каждой он должен уметь быстро и компетентно разобраться, в постоянно меняющихся условиях находить правильное решение, выбирать из них оптимальное.
У управляющего офисом нет типичного «распорядка дня». Сейчас он организует ремонт сломавшегося копира, а через два часа нужно организовать встречу на 200 персон в отеле. Так что для управляющего офисом, не существует понятия «обычный день на работе».
Второе качество — это высокая степень самоорганизации.
Людям, не способным планировать свой день, нет места на этой работе. Хороший управляющий офисом не только ведет календарь задач, но и оценивает свой уровень выполнения задач, работает над совершенствованием себя и оптимизирует график.
Третья черта хорошего управляющего офисом — это его доступность: как физически, так и ментально.
На эту роль подойдет приятный, общительный человек, к которому нет страха обратиться по поводу возникшей проблемы, и до которого всегда можно дозвониться либо связаться с ним иным всем известным способом.
Управляющий офисом – это сотрудник, который вызывает всеобщее доверие.
Четвертое качество идеального управляющего офиса — безусловный оптимизм и жизнелюбие, доброе отношение к миру.
Управляющий офисом может быть первым человеком, который встречает вас в офисе. А встречают не только «по одежке», но и по естественной, радушной улыбке, которая должна быть надета в дополнение к этой «одежке». Только так вы заставите гостя офиса чувствовать, что вы к нему расположены и настроены на успешное сотрудничество. Подавленный хмурый вид управляющего офисом, его безмолвие или занудство с порога, могут отпугнуть вашего потенциального клиента или партнера, который подумает, что в вашей компании не всё в порядке.
Пятое — креативность.
Креативность рождает успех, это общеизвестно. Управляющий офисом время от времени должен воодушевлять сотрудников «креативить» для общей пользы, либо решать какие-то творческие задачи время от времени самостоятельно по поручению руководства или из личной инициативы.
Например, это может быть задача провести редизайн переговорной. Вопрос о том, насколько обстановка в офисе влияет на успешность работы сотрудников в целом, это отдельная большая тема, но безусловно, в сферу влияния управляющего офисом входит задача создания креативной среды для сотрудников.
Шестое нужное качество хорошего управляющего офисом — способность говорить «нет».
Вы не можете удовлетворить запросы всех и сразу насчет любой мелочи, которая может понадобиться. Если управляющий начинает отвечать на любой самый ничтожный запрос, он рано или поздно будет погребен под ворохом возросших задач, с которыми уже не в состоянии будет в одиночку справиться.
Каждый день к управляющему офисом будут обращаться за решением сотни вопросов. Иногда нужно дать сотруднику понять, что решение его проблемы второстепенно либо вовсе невозможно, но сделать это твёрдо и в уважительной, понятной сотруднику форме.
Седьмая необходимая черта в нашем списке — здоровая уверенность в себе, твердость.
Управляющему офисом нужно взаимодействовать с руководством компании по поводу решения целого ряда задач. Поэтому он должен быть достаточно уверен в себе, чтобы обращаться к руководству, чтобы обсудить предложения, обозначить возникшие проблемы, предложить свои решения.
Восьмое — это хорошие манеры.
Их отсутствие может запомниться вашему посетителю надолго. Вряд ли кому-либо захочется обращаться к управляющему офисом, если он способен нагрубить или вести себя вызывающе, бестактно или невнимательно по отношению к гостям офиса, сотрудникам или коллегам.
Хорошие манеры, впрочем, являются крайне желательным качеством для сотрудников любой уровня и любой профессиональной принадлежности. Ведь именно созданный ими фундамент взаимного уважения создает фон для роста успеха любого начинания, а отсутствие такой среды способно расстроить любой, даже самый звездный, коллектив.
Подробнее об услуге «Комплексное обслуживание зданий»
Полезная рассылка по технической эксплуатации зданий
Каждую неделю совместно с техническим отделом мы готовим полезный практический материал для своих клиентов.
Примеры наших писем.
10 вещей, которые ждет клиент от поставщика услуг эксплуатации
Услуги уборки помещений для офисных, торговых и производственных помещений
Затраты на обслуживание офиса в Москве растут
Вернуться
Ваш E-mail
Поле заполненно не корректно Без спама и смс. Всего 2 письма в месяц
В компанию требуется офис-менеджер…
Ваша компания растет в количественном и качественном отношении, Вы довольны своими сотрудниками и их успехами в работе. Однако Вы можете заметить, что с ростом достижений не всегда удается полностью контролировать процессы, происходящие в офисе. В частности, может сложиться такая ситуация, что специалистам приходится отвечать на телефонные звонки, принимать и отправлять факсимильные сообщения, а также заниматься другой деятельностью, которая не имеет отношения к их прямым обязанностям.
Для начала составьте подробное описание вакансии. Этот подготовительный этап чрезвычайно важен — он поможет Вам четче понимать, какого сотрудника Вы хотите найти, какие задачи он будет выполнять, как будет взаимодействовать с остальным персоналом компании.
На что стоит обратить внимание при выборе кандидата на данную позицию?
Прежде всего, это опыт административной деятельности: согласитесь, новичок может не осознавать всей ответственности, которая ляжет на его плечи, и Вы можете потратить немало времени на объяснение ему таких моментов, как работа с оргтехникой, деловой этикет и дресс-код, не говоря уже о субординации.
Кроме того, немаловажную роль играют личные качества кандидата. Несомненно, хорошим офис-менеджером может стать человек ответственный, исполнительный, стрессоустойчивый и коммуникабельный.
Также не забудьте учесть тот момент, что если Ваша компания занимается внешнеэкономической деятельностью, международными закупками или каким-то образом связана с иностранными клиентами, то обязательным пунктом при приеме на работу будущего сотрудника является знание иностранного языка, а по возможности и нескольких. Офис-менеджер в данном случае является ни много ни мало лицом Вашей фирмы и должен уметь грамотно и вежливо встретить Вашего клиента, предложить ему напитки и, в случае необходимости, тактично попросить его подождать.
Проверить знание иностранного языка можно самостоятельно, задавая вопросы кандидату, с помощью теста или предложить составить деловой документ. Также можно обыграть возможную рабочую ситуацию. Обратите внимание на то, какое именно владение иностранным языком Вам необходимо: письменное (умение вести деловую переписку, составлять документы и договора), устное (типичные вежливые выражения, ответы на звонки, синхронный и подстрочный перевод) или знание узконаправленных терминов конкретной предметной области, в которой работает Ваша фирма.
На собеседовании обращайте внимание на внешний вид соискателя: деловой стиль одежды, аккуратность и соответствие внешнего вида ситуации. Пунктуальность будущего офис-менеджера также является важным фактором при приеме на работу, равно как и его грамотная речь, тактичность и вежливость.
Для создания более точного портрета кандидата можете предложить ему пройти психологический тест. Оцените результаты: лидерские качества, креативность или повышенная эмоциональность могут препятствовать ему в успешной работе на данной должности. Существуют различные варианты тестов на профориентацию, результаты которых помогут Вам определиться с выбором.
С Вашей же стороны требуется четко определить функции и должностные обязанности Вашего офиса-менеджера. Таковыми могут являться:
- жизнеобеспечение офиса (заказ канцелярии, воды),
- прием и распределение входящих звонков и корреспонденции,
- ведение деловой переписки (в том числе на иностранном языке),
- административная поддержка деятельности руководителя,
- координация деятельности всех сотрудников офиса,
- прием посетителей и их размещение,
- ведение отчетности,
- ведение первичной бухгалтерии и КДП,
- подготовка документации,
- бронирование и заказ билетов, номеров в гостиницах;
- осуществление заказа хозяйственных средств,
- расчет бюджетирования расходов,
- оперативное решение возникающих вопросов, личных поручений.
Когда Вы уже определились с выбором кандидата, очень важно четко и подробно проговорить соискателю все условия и компенсационный пакет, которые Ваша компания готова ему предложить. Уделяйте внимание мелочам и деталям, которые для Вас и для Вашего будущего работника принципиальны: график работы, система оплаты, непосредственное подчинение, внешний вид и многое другое.
Если же наши советы по выбору хорошего специалиста и помощника в лице офис-менеджера не смогли Вам помочь, то можем дать последний полезный совет: воспользуйтесь услугами рекрутингового агентства. Специалисты быстро и качественно подберут Вам именно такого человека, который быстро освоится в Вашей фирме и станет неотъемлимым звеном в команде. И Ваш офис заработает как хорошо отлаженный механизм!
Марина Карлова
«Акцент Консалтинг»
Наверх »
Базовое жизнеобеспечение | Обучение СЛР, PALS и ACLS | Образование и обучение | Clinician Resources
Курс BLS AHA обеспечивает основу для спасения жизней от остановки сердца.
Он обучает основам жизнеобеспечения как одного спасателя, так и команды, с акцентом на высококачественную СЛР и командную динамику.
Содержание курса
- Новые научные данные из обновленных рекомендаций AHA по СЛР и неотложной помощи при сердечно-сосудистых заболеваниях 2015 г.
- Компоненты высококачественной СЛР для взрослых, детей и младенцев
- The AHA Chain of Survival для поставщиков медицинских услуг на догоспитальном и стационарном уровне
- Важное раннее использование AED
- Эффективная вентиляция с использованием барьерного устройства
- Важность команд в реанимации с участием нескольких спасателей и их эффективность в качестве эффективного члена команды во время сердечно-легочной реанимации с участием нескольких спасателей
- Устранение обструкции дыхательных путей инородным телом (удушье) у взрослых и детей
Сертификацию можно получить двумя способами:
Вариант 1: HeartCode® BLS
HeartCode® BLS использует различные активы электронного обучения, такие как инсценировки, электронное моделирование, анимацию, самостоятельное обучение и интерактивные действия, чтобы обучать учащихся знаниям и навыкам BLS.
После завершения онлайн-части учащиеся посещают структурированное практическое занятие BLS с инструктором AHA и проходят проверку навыков.
Участники должны пройти онлайн-познавательную часть курса HeartCode BLS до оценки своих навыков по расписанию. Участники должны предъявить инструктору сертификат о прохождении курса.
Вариант 2: Традиционный учебный курс под руководством инструктора
На этом курсе под руководством инструктора учащиеся изучают навыки базового жизнеобеспечения, активно участвуя в смоделированных клинических сценариях и учебных станциях. Студенты работают с инструктором AHA BLS, чтобы завершить практику навыков BLS и тестирование навыков. Студенты также сдают письменный экзамен.
Этот четырехчасовой курс предлагается ежемесячно.
Руководство поставщика медицинских услуг:
Американская кардиологическая ассоциация требует, чтобы все учащиеся имели в своем распоряжении актуальное руководство BLS Provider «до, во время и после» занятий.
Учащиеся, получившие руководство до занятий, могут более полно участвовать в занятиях и получать более высокие баллы на практических и письменных экзаменах. Доступны руководства для поставщиков услуг, включенные в стоимость вашего курса.
Карманная маска:
Вентиляция рот-маска является обязательным навыком курса BLS. Все студенты должны иметь свои карманные маски. Студентам не разрешается делиться масками. Карманные маски можно приобрести в отделе жизнеобеспечения при регистрации на курс
Важные примечания:
Для получения дополнительной информации или для регистрации на курс BLS или HeartSaver, пожалуйста, свяжитесь с Программой жизнеобеспечения по телефону 617-355-2649.
Для курсов BLS возврат средств не производится, если зарегистрировавшийся отменяет курс в течение 1 недели до курса, не завершает необходимые материалы для предварительного курса, если это применимо, или не посещает курс (т. время или опаздывают на занятие более чем на 15 минут.
Что такое BLS? | Базовое жизнеобеспечение
Функциональность Javascript вашего браузера отключена. Пожалуйста, включите его, чтобы вы могли испытать все возможности этого сайта.
Найти класс
Базовое жизнеобеспечение, или BLS, обычно относится к типу помощи, которую службы экстренного реагирования, поставщики медицинских услуг и специалисты по общественной безопасности оказывают любому, у кого есть остановка сердца, респираторный дистресс или затрудненное дыхание. Это требует знаний и навыков в сердечно-легочной реанимации (СЛР), использовании автоматических наружных дефибрилляторов (АНД) и устранении обструкции дыхательных путей у пациентов любого возраста.
- В дополнение к физическим навыкам, необходимым для оказания помощи BLS нуждающимся, те, кто работает в сфере базового жизнеобеспечения, также должны обладать навыками критического мышления и решения проблем, а также быть в состоянии работать в команде, чтобы оказывать помощь. наилучший возможный уход и улучшить результаты лечения пациентов.
- Чтобы узнать больше о конкретных классах, которые являются частью нашей программы BLS, посетите страницу BLS/CPR . Или, для более глубокого понимания того, что такое BLS, вы можете приобрести и просмотреть наши Руководство участника по основам жизнеобеспечения в магазине Красного Креста.
- Базовые курсы жизнеобеспечения Американского Красного Креста разработаны под руководством и проверены Научным консультативным советом Американского Красного Креста. Содержание этой программы соответствует:
- Международный комитет связи по реанимации (ILCOR) 2015–2018 Международный консенсус по сердечно-легочной реанимации и неотложной сердечно-сосудистой помощи с рекомендациями по лечению.
- Обновление рекомендаций Американской ассоциации кардиологов по сердечно-легочной реанимации и неотложной сердечно-сосудистой помощи на 2015–2018 гг.
- Созданные на основе самой последней доступной информации, наши курсы BLS позволят вам освоить методы спасения жизни и могут помочь вам подготовиться к карьере в области медицины, в качестве полицейского или пожарного или к другой карьере, частью которой является забота о других. работы.
- В Американском Красном Кресте вы можете взять различные личные и онлайн-курсы обучения технике безопасности BLS – и получите лучшее из обоих миров. Выбрав нашу инновационную программу смешанного обучения, вы не только получите лекционный онлайн-материал, но и примете участие в интерактивных сценариях, которые позволят вам улучшить свои навыки принятия клинических решений. После завершения курса вы будете участвовать в личных занятиях по развитию навыков. Таким образом, вы можете учиться в своем собственном темпе и оттачивать свои навыки с инструктором в групповой обстановке.
Конечно, как профессионалы, мы знаем, как важно не только пройти необходимое обучение, но и сделать это максимально эффективно, поэтому наши курсы смешанного обучения BLS также включают функцию адаптивного обучения, которая позволяет вам для получения персонализированных, целенаправленных курсов. Выполнив необязательную предварительную оценку для каждого урока, вы не только получите независимую траекторию обучения, но, в зависимости от результатов предварительной оценки, у вас также будет возможность протестировать урок или протестировать его.
- В дополнение к физическим навыкам, необходимым для оказания помощи BLS нуждающимся, те, кто работает в сфере базового жизнеобеспечения, также должны обладать навыками критического мышления и решения проблем, а также быть в состоянии работать в команде, чтобы оказывать помощь.
наилучший возможный уход и улучшить результаты лечения пациентов.
работы.