Секретарь референт журнал официальный сайт: Секретарь-референт №8 2022 :: Profiz.ru

Секретарь-референт №8 2022 :: Profiz.ru

ПРОФЕССИЯ

Претензии к секретарю: 20 поводов для недовольства коллег

Автор узнала у своих коллег, что в секретаре или помощнике раздражает сотрудников и посетителей. Список оказался внушительным – 20 позиций! Изучим все и узнаем, как всегда оставаться профессионалом и не пасовать перед претензиями, которые вы слышите из каждого угла приемной в течение рабочего дня.

Зимина О.М.

Мир BANI: новые вызовы для ассистентов, секретарей и помощников

Изучим BANI-концепцию: вrittle – хрупкий, anxious – тревожный, nonlinear – нелинейный, incomprehensible – непостижимый. И выясним, какие вызовы ждут ассистентов и личных помощников в существующем мире «сгущающегося хаоса», как адаптироваться к новым условиям и где найти точки опоры.

Федоткина Н.В.

ШПАРГАЛКА

Как оформить реквизит «Отметка об исполнителе»?

Разберем общие требования к оформлению реквизита «Отметка об исполнителе», определим, на каких документах нужно оформлять эту отметку и какие технические требования к ней существуют, нужна ли отметка об исполнителе, если исполнитель и подписант совпадают, и может ли исполнитель указать в отметке об исполнителе другого работника. А также на примерах покажем, какие сведения включают в отметку об исполнителе и как в ней указать несколько должностных лиц.

Буслаева Е.С.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Ознакомление сотрудников с содержанием локальных нормативных актов. Листы ознакомления. Нюансы работы

Узнаете, как нужно знакомить работников с локальными нормативными актами, чтобы иметь право требовать исполнения документов и контролировать результаты. Ведь если при производственном конфликте или серьезной ошибке руководству не удастся подтвердить и доказать, что работник был ознакомлен с ЛНА, то и требовать выполнения директив документа неправомерно.

Назарова Л.А.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО АЗБУКА

Информативный заголовок к тексту электронного письма: как сделать коротко, понятно и читаемо

В статье рассмотрим форму и содержание заголовков (тем) электронных писем. А также подскажем, как использовать заголовок, чтобы выделиться из «океана» электронной переписки.

Савинова А.С.

Создаем удобные и читаемые тексты документов: четыре простых совета

Предлагаем воспользоваться нашими советами, с помощью которых вы сможете создавать грамотные и удобочитаемые деловые документы.

Савинова А.С.

ОТДЕЛ КАДРОВ

Процедура сокращения штата: пошаговая инструкция на основе судебной практики

Пошагово рассмотрим процедуру сокращения штата и на примерах актуальной судебной практики разберем важные нюансы, которые следует учитывать при увольнении во избежание негативных последствий для работодателя.

Громова О.А.

АРХИВНОЕ ДЕЛО АЗБУКА

Инструкция по хранению документов: передача дел на архивное хранение

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. Из очередного материала вы узнаете правила передачи дел в архив организации структурными подразделениями. Он посвящен обеим сторонам этого процесса: и подразделению, которое должно передать дела в архив, и архиву, который с момента подписания сдаточной описи несет полную ответственность за принятые документы.

Кожанова Е.Н.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

7 сложных ситуаций в оперативном хранении документов

В статье рассмотрим сложности, с которыми сталкиваются структурные подразделения при оперативном хранении документов, закрытых делопроизводством. Как формировать дела без номенклатуры дел? Как повлиять на подразделения, которые отказываются формировать дела? Как обосновать отказ принимать в архив дела с 5-летним сроком хранения? Ответы на эти и другие вопросы вы получите, изучив материал.

Кожанова Е.Н.

Ручная работа, или Тонкости подготовки дел к длительному хранению: прошивка дела, неформат и другие нюансы

Из нашего иллюстрированного путеводителя вы узнаете, как выполнить требования архивного законодательства по подготовке дел к длительному хранению и потратить минимум времени и усилий, а также что потребуется для того, чтобы правильно сшить дела.

Ворушина А.П.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Ошибки, допускаемые при приеме-передаче документов на хранение в архив организации. Практикум

В контрольной работе рассмотрим вопросы, которые возникают и у ответственных за хранение, и у работников структурных подразделений при приеме-передаче документов на хранение в архив организации.

САМООБРАЗОВАНИЕ

Деловое письмо на английском языке: завершающие фразы и прощание

В зависимости от того, как вы закончите свое сообщение, у адресата либо возникнет желание ответить и выполнить все, о чем просите, либо навсегда отпадет необходимость с вами общаться. Изучите наши советы и используйте их для того, чтобы научиться прощаться с деловыми партнерами на правильной ноте.

Зимина О.М.

ВАШ КОМПЬЮТЕР

Еще раз о MS Project. Часть 1

Познакомимся с программой MS Project из пакета MS Office, которая предназначена для управления проектами. Остановимся на ключевых параметрах редактора и узнаем, как обращаться с диаграммой Ганта, выставлять крайний срок и сдвигать его, сохранять файл и использовать два режима планирования задач.

Артонкина Н.В.

ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ

Бытовые сложности в офисе. Этикет, подскажи!

Нормы поведения в области «офисного общежития» нацелены на то, чтобы каждый сотрудник в отдельности и все вместе чувствовали себя достаточно хорошо и комфортно, чтобы не искать другую работу. Разберемся, как согласно этикету действовать в сложных бытовых ситуациях.

Юдакова М.А.

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

Психолог и коуч: чем они могут помочь компании и сотрудникам

Мы спросили наших экспертов – бизнес-тренеров, эйчаров, руководителей: стоит или нет организации иметь в штате корпоративного коуча или психолога, как выбирать такого специалиста и выстраивать с ним работу.

Сипатова М.В.

Синдром FOBO: что делать, когда сложно принимать решения

Ценные, компетентные и профессиональные сотрудники часто страдают синдромом перфекциониста или отличника. В том числе и хорошие секретари. Отсюда – переработки, стресс и недовольство собой. Но все это не идет ни в какое сравнение с FOBO (англ. fear of better option) – страхом, что где-то есть лучший вариант или решение, которые вы еще не рассмотрели. Чем он грозит и как его побороть?

Зимина О.М.

СЕКРЕТАРЬ-ПЛЮС

Байки из приемной. Отпуск для несравненного

Лебедева С.М.

Секретарь-референт №7 2011 :: Profiz.ru

ПРОФЕССИЯ

Любому менеджеру по персоналу известно, сколько приходится отсеять кандидатов, прежде чем удастся найти Ее: ту, которой смело можно доверить офис или приемную директора.

Самбутян Л.М.

Ваш вопрос

Как организовать прием посетителей?

В командировку или на отдых – по воде

При подготовке деловых и личных поездок руководителей секретарю зачастую приходится организовывать морские или речные переезды – заказывать билеты на паромы, теплоходы, трансатлантические круизные лайнеры.

Юдакова М.А.

SEKRETAR-INFO.RU

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Положение. Правила. Инструкция

Положения, правила, инструкции широко используются в самых разных сферах деятельности. Каков статус этих документов и порядок их принятия? Чем они отличаются от других видов документов и друг от друга?

Чуковенков А.Ю.

Какую форму и режим регистрации документов целесообразно использовать в настоящее время?

Каменева Е.М.

Ваши вопросы

Каким документом работника можно наделить правом подписи? Каким документом следует оформить разрешение на направление денежных средств? Нужен ли реквизит «Место составления или издания документа» на внутренних документах? Обязательно ли в приказе должно быть слово «приказываю»? Как внести изменение в распорядительный документ?

ОТДЕЛ КАДРОВ

Сам себе аудитор: проверка кадровой документации (продолжение)

Журавлева И. В., Журавлева М.В.

Ваши вопросы

Как составить приказ о персональном повышающем коэффициенте к окладу работника организации? Как организуется прием сотрудников по личным вопросам?В каких случаях руководитель имеет право требовать от работника объяснительную записку?

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Ваши вопросы

ЮРИДИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

Что нужно знать об обязательном медицинском страховании?

Рогожин М.Ю.

Арбитражная практика: копия с копии не считается

Не так часто встречаются судебные решения, в которых судам приходится разбираться в существующем понятийном аппарате в области управления документами. На этот раз Арбитражному суду Новосибирской области, принимая решение по делу № А45-11585/2010, пришлось разбираться с понятием «копии документа».

Храмцовская Н.А.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

Документы по расчету и выдаче заработной платы

Ланина И.Б.

ЮРИДИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

Новые правила лицензирования и госаккредитации в сфере образования

О новшествах законодательства, которые касаются управления образовательной и научной организацией, ее руководитель должен быть осведомлен хотя бы в общих чертах.

А его помощнику следует иметь под рукой ссылки на нормативный акт, куда можно заглянуть в ответственный момент.

Потапова Т.И.

САМООБРАЗОВАНИЕ

Офисный сленг

Офисный, или корпоративный, сленг используют, как явствует из названия, сотрудники офисов, то есть определенные профессиональные группы. Сотрудники обмениваются словами, давно вошедшими в обиход, смысл которых не вызывает у них недопонимания. Все они заимствованы из литературного языка, но приобрели новое значение.

Махмутова Р.Р.

ВАШ КОМПЬЮТЕР

Microsoft Word 2010: работа с большими таблицами

При работе с большими таблицами возникает много проблем, начиная от необходимости повтора заголовков столбцов на каждой странице и заканчивая применением формул.

Анохина А.А.

ТЕХНОЛОГИИ

Приватность под защитой

Существует несколько эффективных способов сделать компьютер практически неуязвимым, сохранив данные о ваших предпочтениях и конфиденциальные файлы в неприкосновенности. Для этого придется пересмотреть некоторые традиционные принципы его использования и взять на вооружение ряд полезных программ.

Михайлов Ю.К.

КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА

Украшаем офис к празднику

Любые праздники – государственные, корпоративные, личные – могут сдружить и сплотить коллектив. И этому будет способствовать  обстановка, созданная в офисе силами секретаря.

Вершинина Е.А.

ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ

Рекомендательное письмо повышает шансы на успех

На российском рынке труда практика применения рекомендательных писем только начинает активизироваться, заменяя столь распространенные в прошлом характеристики.

Никифорова Н.А.

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

У страха глаза велики, или Как бороться с тревожностью?

Овчинникова С.В.

Повышение

Почти реальная история.

Горшкова Е.Г.

КРАСОТА И ЗДОРОВЬЕ

Когда набирать 03?

Рылов А. Л.

Календарь событий

СПРАВОЧНОЕ БЮРО

Узбекистан

 

Официальный сайт Объединенного комитета начальников штабов

  

 

Председатель Объединенного комитета начальников штабов генерал Марк А. Милли о коронавирусе, безопасности и эффективности вакцины
 

«Я полностью верю и уверен, что вакцина безопасна и эффективна и защитит наши силы, пока мы работаем над защитой американских граждан».

«Мы находимся в состоянии войны. Это война другого типа, но, тем не менее, война. Мы — военные Соединенных Штатов, и мы победим в этой войне, как нация, так и вооруженные силы».

»Это не первая проблема, с которой когда-либо сталкивались Соединенные Штаты. Это не первая война, в которой мы когда-либо участвовали… Мы справимся с этим благодаря твердому лидерству, заботе о наших войсках и концентрации на миссии. »

«Мы привержены здоровью и безопасности вас и ваших семей… Мы лучшая боевая сила в мире, и это благодаря вам. Следите за миссией и заботьтесь о себе и друг о друге».

«Воздействие на военных в форме минимально… Мы также готовимся помочь – в чем бы ни нуждалась нация… Мы можем поддерживать другие агентства по мере необходимости и по требованию президента и Конгресса».

«[Забота о солдатах и ​​их семьях] является одним из главных приоритетов министра обороны, это один из главных приоритетов всех нас в военной форме, это одна из наших торжественных обязанностей — заботиться о наших солдатах и ​​семьях, и мы намерены это делать. И мы окажем им всю необходимую помощь».

«Здесь, в Соединенных Штатах, мы делаем все необходимые приготовления для защиты наших баз, лагерей и станций, а также для оказания поддержки здравоохранению и социальным службам. Таким образом, у нас есть много возможностей, медицинских возможностей, жилья и т. д. и т. д., и если потребуется и по указанию министра обороны, мы внесем свой вклад».

Бригадный хирург Объединенного штаба. Генерал д-р Пауль Фридрихс о коронавирусе и вакцине

 

«Мы продолжаем следить за тем, чтобы наш подход был научно обоснованным, основанным на публикациях @CDCGov, и что мы делаем все возможное, чтобы заботиться о наших военнослужащих, чтобы они могли продолжать защищать нашу страну».

Прослушайте полное заявление нашего хирурга Объединенного штаба, сделанное на брифинге для прессы в Пентагоне 28 января.

«У нас есть обязательства не только перед здоровьем наших военнослужащих и их семей, мы также обязаны сохранить нашу способность выполнять нашу военную миссию и перед нашими сообществами, в которых у нас есть базы».

«Непосредственный риск для наших сил остается низким. У нас было несколько случаев по всему миру — никто серьезно не болен, и все, у кого был диагностирован диагноз, получали надлежащее лечение или получали необходимую помощь».

«Текущие подтвержденные случаи невелики, и мы хотим сохранить эти цифры на низком уровне, принимая разумные меры по смягчению последствий. Эти практические меры могут оказать значительное влияние на контроль над распространением COVID-19».

«Каждый человек обязан соблюдать эти основные меры, включая меры по социальному дистанцированию на рабочем месте и частое протирание поверхностей».
 

Загрузить указания CDC по тканевым покрытиям для лица

«В течение многих лет [у нас] была очень надежная программа исследований и разработок, посвященная вирусным заболеваниям. Наши лаборатории работали над вакцинами, и мы сотрудничаем с [Health and Human Services] и CDC в разработке вакцин-кандидатов».

 

   

Узнайте больше о приоритетах Министерства обороны США в борьбе с коронавирусом.

Лидерство — Секретарь организации

Ведение записей всегда большая ответственность. Ваша работа в качестве секретаря жизненно важна, потому что ваш клуб не может эффективно функционировать без текущих и точных записей.

Ваши обязанности

Подумайте о своей должности секретаря. Это важно и подробно, и важно, чтобы вы ознакомились и выполнили каждую часть работы секретаря. Утерянная запись, несоставленный список или незаполненный отчет могут создать проблемы для вашей организации. Детали встают на свои места намного лучше, если вы организованы. Это означает выполнение работы, когда это необходимо, наличие записей, когда они необходимы, и знание того, где что находится.

В ваши обязанности секретаря входит следующее:

• Составление протоколов.
• Поддержание списка участников в актуальном состоянии.
• Проверка присутствия на каждой встрече.
• Запись всех комитетов и уведомление членов, если они были назначены в комитет, когда они отсутствовали.
• Работа с корреспонденцией.
• Председательствовать на собрании в отсутствие президента и вице-президента.
• Составление отчетов и отправка в нужное место.
• Хранение копии устава с правильно внесенными поправками.
• Участие в каждой встрече.

Ведение протокола

Первым в списке секретарских обязанностей является ведение и написание протокола. В вашем клубе, вероятно, есть книга рекордов, предназначенная для протоколов. Ваша работа заключается в том, чтобы точно записывать отчеты о каждой встрече в том порядке, в котором проводились дела и программы. Протоколы — это больше, чем просто «удобный справочник», если они правильно написаны. Они станут письменной историей вашей организации.

Во время деловой встречи может быть полезно вести протокол в виде заметок, не слишком заботясь о чистоте. Таким образом, вы можете сосредоточиться на том, что люди говорят и делают. Вы можете внести протоколы в официальную книгу записей, когда вернетесь домой, потратив все время, необходимое для расшифровки ваших заметок. Использование магнитофона во время совещаний полезно. Вы можете добавить записанную информацию в книги рекордов позже.

Описание протокола включает следующее:

1. Открытие протокола
   1. Отмечает вид собрания (регулярное или специальное).
   2. Указывает название клуба.
   3. Указывает дату, время и место встречи.
   4. Указывает имя председательствующего.
   5. Отмечает наличие кворума.
2. Материалы протокола
   1. Отмечает, были ли прочитаны, исправлены и утверждены протоколы предыдущего собрания.
   2. Указывает тему каждого отчета, имя лица, представившего его, и действие, предпринятое по нему. Иногда протоколы также содержат резюме важных отчетов.
   3. Записывает все движения и их результаты. Протокол не должен содержать обсуждения предложений.
   4. Отмечает все пункты порядка, апелляции и их результаты.
3. Закрытие протокола
   1. Отмечает час перерыва.
   2. Дает подпись секретаря.

В протоколе фиксируется то, что было сделано, а не то, что было сказано. Протоколы не должны содержать обсуждений, личных мнений, прилагательных или интерпретаций. Секретарь подписывает протоколы, когда они написаны, а председатель подписывает после их утверждения.

Исправления к протоколу вносятся путем выделения слова или слов, подлежащих исправлению, и написания исправления выше или на полях, а затем парафирования.

Обработка корреспонденции

Секретарь несет ответственность за всю корреспонденцию клуба (например, уведомление членов о собраниях, написание сочувствующих или поздравительных сообщений, отправку благодарственных писем и ответы на все письма и запросы). В качестве любезности секретарь направляет копию корреспонденции лицам, упомянутым в письме, и/или председателю соответствующего комитета. Президент вашего клуба должен получать копии всей корреспонденции. Будьте готовы прочитать всю корреспонденцию на деловой встрече.

Учет посещаемости

Секретарь несет ответственность за ведение учета посещаемости. Запишите имена всех участников и следите за их посещаемостью. Разработайте символы для отсутствующих, присутствующих, оправданных и других часто используемых терминов, чтобы облегчить понимание и запись записей о посещаемости. Поддерживайте актуальность записей, будьте разборчивыми и аккуратными. Подчистки или исправления должны быть проверены и парафированы. Если бросок ведется по расписному листу, немедленно внесите данные в книгу учета рабочего времени.

Прочие обязанности

На самом деле вы помощник секретаря президента; поэтому всегда будьте готовы объяснить, какие дела ожидаются. Как секретарь, вы имеете все права членства. Вы можете вносить предложения, обсуждать их и голосовать по всем мерам. Вы должны присутствовать на всех собраниях, и если вы не можете присутствовать, вы должны отправить книгу записей президенту.

 

Информационный лист 1407 (POD-05-19)

Распространяется Сильвия Кларк , старший специалист I, 4-H & Family & Consumer Sciences.

Copyright 2019 Университет штата Миссисипи. Все права защищены. Эту публикацию можно копировать и распространять без изменений в некоммерческих образовательных целях при условии указания ссылки на Службу распространения знаний Университета штата Миссисипи.