Оформление накладных: законодательные пробелы и противоречия. Товарная накладная, ТОРГ-12, нужна ли печать на товарной накладной

Шаблон накладной ТОРГ-12 | Шаблон товарной накладной

⚡ Все статьи / ⚡ Ближе к делу

Диана Шигапова

Товарная накладная — первичный документ бухгалтерского учета, заполняемый продавцом при передаче товара покупателю. Для ее оформления используют только утверждённую форму ТОРГ-12. 

Содержание

• Какие сведения содержит товарная накладная
• Как оформить товарную накладную
• Cколько экземпляров товарной накладной оформлять
• Сроки хранения документа
• Электронная накладная ТОРГ-12
• Бланк накладной ТОРГ-12

Какие сведения содержит товарная накладная

В основном накладная применяется в оптовой торговле, когда со склада отгружают несколько упаковок товара и передают поставщику либо сразу покупателю. Но ее могут оформлять и в розничном магазине.

В унифицированной накладной содержатся такие сведения:

• дата составления, номер документа;
• даты загрузки транспорта поставщика и отгрузки покупателю;
• кто продавец, грузоотправитель, грузополучатель, покупатель;
• все, что касается передаваемого товара — наименование, количество, вес, цена;
• реквизиты договора, на основании которого передают товар,
• подписи сторон.

При необходимости в ТОРГ-12 добавляют иные сведения.

Как оформить товарную накладную

Необязательно заполнять все поля, можно писать только нужную информацию. Но учтите: чтобы накладная была первичным учетным документом, в ней обязательно должно быть указано:

• название документа;
• дата его составления;
• наименование поставщика;
• факт хозяйственной жизни — отпуск груза, принятие груза;
• величина измерения факта хозяйственной жизни — вес, количество, сумма;
• должность лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо должность лица, ответственного за оформление свершившегося события, его подпись.

В документе ставят несколько подписей и печатей.

1. Со стороны продавца ее подписывают главный бухгалтер, работник, разрешивший отпуск груза, например тот же главбух, и сотрудник, который произвел отпуск груза, например складской работник. 

2. Со стороны покупателя подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Это может быть один и тот же человек, например, товаровед, бухгалтер, старший продавец.
   

   В этой же части накладной пишут реквизиты доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар.

Cколько экземпляров товарной накладной оформлять

Товарную накладную составляют в двух экземплярах. 

Один экземпляр остается у поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.

Второй экземпляр товарной накладной передают покупателю, он является основанием для оприходования полученных ценностей.

Сроки хранения документа

Как хранить товарные накладные в законе нигде не сказано. Обычно накладные хранят в отдельной папке, и через 5 лет их уничтожают. 

Особенно важно хранить документ на спецрежиме УСН «Доходы минус расходы». Накладная подтверждает расходы на покупку товаров и пригодится на случай налоговой проверки. 

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Электронная накладная ТОРГ-12

Электронную накладную составляют в том же порядке, что и бумажную. В этом случае ее нужно подписывать электронной подписью. Например, при помощи Диадока. 

Бланк накладной ТОРГ-12

Скачать бланк

Статья актуальна на  25.05.2022

Продолжайте читать

Все статьи

Уличная торговля: нужно ли разрешение, онлайн‑касса и регистрация?

Как закрыть ИП: пошаговая инструкция

Как самостоятельно закрыть ООО: пошаговая инструкция

Ещё больше полезного

Рассылка для бизнеса

Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц

Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.

Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Соцсети

Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе

III. Порядок оформления требований-накладных в аптечную организацию на получение лекарственных препаратов для медицинских организаций

КонсультантПлюс: примечание.

С 1 июля 2016 года на изготовление и отпуск лекарственных препаратов аптечными организациями и индивидуальными предпринимателями, в том числе по требованиям-накладным медицинских организаций распространяются Правила изготовления и отпуска лекарственных препаратов, утв. Приказом Минздрава России от 26.10.2015 N 751н.

III. Порядок оформления

требований-накладных в аптечную организацию на получение

лекарственных препаратов для медицинских организаций

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.1. Для обеспечения лечебно-диагностического процесса медицинские организации получают лекарственные препараты из аптечной организации по требованиям-накладным, утвержденным в установленном порядке.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

Требование-накладная на получение из аптечных организаций лекарственных препаратов должна иметь штамп, круглую печать медицинской организации, подпись ее руководителя или его заместителя по лечебной части.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

В требовании-накладной указывается номер, дата составления документа, отправитель и получатель лекарственного препарата, наименование лекарственного препарата (с указанием дозировки, формы выпуска (таблетки, ампулы, мази, суппозитории и т.п.), вид упаковки (коробки, флаконы, тубы и т. п.), способ применения (для инъекций, для наружного применения, приема внутрь, глазные капли и т.п.), количество затребованных лекарственных препаратов, количество и стоимость отпущенных лекарственных препаратов.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

Наименования лекарственных препаратов пишутся на латинском языке.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

Требования-накладные на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, выписываются на отдельных бланках требований-накладных для каждой группы препаратов.

Медицинские организации при составлении заявок на наркотические средства и психотропные вещества списков II и III должны руководствоваться расчетными нормативами, утвержденными в установленном порядке.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

3. 2. Требования-накладные структурного подразделения медицинской организации (кабинета, отделения и т.п.) на лекарственные препараты, направляемые в аптечную организацию, оформляются в порядке, определенном пунктом 3.1 настоящей Инструкции, подписываются руководителем соответствующего подразделения и оформляются штампом медицинской организации.

При выписывании лекарственного препарата для индивидуального больного дополнительно указывается его фамилия и инициалы, номер истории болезни.

(п. 3.2 в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.3. Стоматологи, зубные врачи могут выписывать за своей подписью требования-накладные только на лекарственные препараты, применяемые в стоматологическом кабинете, без права выдачи их пациентам на руки.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.4. Требования на ядовитые лекарственные средства, кроме подписи стоматолога или зубного врача, должны иметь подпись руководителя учреждения (отделения) или его заместителя и круглую печать медицинской организации.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.5. Требования-накладные на отпуск частнопрактикующим врачам лекарственных препаратов (за исключением наркотических средств и психотропных веществ списков II и III, а также лекарственных препаратов, содержащих эти средства и вещества) оформляются в порядке, определенном п. 3.1 — 3.4 настоящей Инструкции, на основании договора купли-продажи между частнопрактикующим врачом и аптечной организацией и лицензии на медицинскую деятельность, выданной в установленном порядке.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.6. В аптечных организациях требования-накладные лечебно-профилактических учреждений на отпуск наркотических средств и психотропных веществ списков II и III хранятся в течение 10 лет, на отпуск иных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, — в течение 3-х лет, остальных групп лекарственных препаратов — в течение одного календарного года.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.7. Требования-накладные медицинских организаций должны храниться в аптечной организации в условиях, обеспечивающих сохранность, в сброшюрованном и опечатанном виде и оформляться в тома с указанием месяца и года.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.8. Утратил силу с 1 марта 2022 года. — Приказ Минздрава России от 24.11.2021 N 1094н.

(см. текст в предыдущей редакции)

Что такое обработка счетов? | NetSuite

Обработка счета-фактуры включает в себя полный цикл получения счета-фактуры от поставщика, его утверждения, установления даты перевода, оплаты счета-фактуры и последующей регистрации в главной книге. Это важный аспект ведения бизнеса.

Когда счета поставщика не оплачиваются вовремя, это может прервать ваш входящий поток услуг, материалов и сырья и повредить вашим отношениям с поставщиками. Один или два пропущенных платежа можно простить, но дальнейшее опоздание нанесет ущерб вашему бизнесу.

Благодаря достижениям в области технологий отговорки вроде «чек уже по почте» больше не работают, когда дело доходит до обработки счетов. Ваши поставщики знают, что большинство компаний используют тот или иной тип автоматизированной системы для получения и регистрации своих счетов и размещения этих счетов в конвейере оплаты.

Если ваши поставщики не получат своевременных платежей, они примут меры для защиты своих балансовых отчетов.

Что такое обработка счетов?

Отслеживание и оплата счетов поставщиков, обработка счетов — это ряд шагов, которые выполняются с момента получения счета поставщика до его оплаты и регистрации в главной книге.

Независимо от того, получен ли счет по почте, в виде PDF-файла, прикрепленного к электронному письму, или в виде электронного счета, содержащаяся в нем информация должна быть сначала вручную или автоматически отсканирована в вашу систему учета. Оттуда счет проходит через определенный рабочий процесс утверждения и оплаты.

Ключевые выводы

• Без эффективного рабочего процесса обработки счетов счета не будут оплачиваться своевременно.
• Проверяйте точность всех счетов-фактур поставщиков по мере их получения, чтобы убедиться, что товары или услуги, по которым выставляется счет, были получены.
• Направляйте счета соответствующим утверждающим до планирования их оплаты.
• Если есть расхождения в начисленных суммах или полученных количествах, устраните их на ранней стадии процесса, чтобы счета не оплачивались неправильно.
• После оплаты счета его следует внести в главную книгу.

Видео: объяснение обработки счетов

Рабочий процесс обработки счетов

Важно наладить эффективный рабочий процесс обработки счетов. На базовом уровне этот рабочий процесс включает:

Получение счета-фактуры: Бухгалтерия проверит, что продукт или услуга были закуплены. Затем он сопоставит выставленную сумму с суммой в исходном заказе на покупку (PO). Если есть несоответствие в начисленных суммах (по сравнению с заказом на поставку), проблема должна быть решена с поставщиком до того, как счет-фактура будет направлен на утверждение.

Утверждение счета: Если информация верна, счет направляется на утверждение в соответствии с политикой компании.

Оплата счета : После утверждения счет будет установлен для оплаты на условиях, согласованных с поставщиком. В некоторых случаях компании могут решить оплатить счет досрочно, чтобы воспользоваться скидкой (например, 1% нетто 10 или экономия 1%, если вы оплачиваете счет в течение 10 дней или раньше).

Наличие налаженного рабочего процесса обработки счетов повышает эффективность отдела кредиторской задолженности, поскольку он отслеживает причитающиеся поставщикам суммы, обеспечивает надлежащее утверждение платежей и обрабатывает платежи. Точная информация о кредиторской задолженности необходима для составления точного баланса.

Когда можно обработать счет?

Счет может быть обработан для оплаты после того, как все вышеперечисленные шаги будут выполнены, а счет будет утвержден и введен в систему.

Как обработать счет на оплату?

Что такое проводка журнала для обработки счетов?

После получения счета поставщика его необходимо ввести в систему учета вашей компании. Отраженная в балансе как обязательство, сумма счета становится кредиторской задолженностью (AP) и обычно зачитывается как расход в отчете о прибылях и убытках.

Как ввести счет в систему расчетов с кредиторами за 5 шагов

Используйте эти пять простых шагов, чтобы ввести счет в систему расчетов с поставщиками:

1. После того, как счет-фактура будет утвержден (используя шаги, описанные выше), введите счет-фактуру в качестве кредита на счет кредиторской задолженности вашей главной бухгалтерской книги.
2. После ввода позиция классифицируется как «открытая накладная».
3. Введите дату платежа по счету на основе заранее определенных условий (рассмотрите возможность использования любых предоставленных скидок).
4. Дебетовать сумму на соответствующие счета (большинство статей АП отражаются как расходы в отчете о прибылях и убытках, но бывают случаи, когда зачет может быть отнесен на предоплаченные активы или основные средства).
5. После того, как открытый счет был оплачен, он удаляется из кредиторской задолженности с дебетом и зачетным кредитом наличными.

Автоматизация обработки счетов

Ручная обработка счетов требует много времени, денег и подвержена ошибкам. По оценкам Levvel Research, 50% фирм еще не автоматизировали процессы обработки кредиторской задолженности, в то время как 24% сканируют и отправляют свои счета по электронной почте, а 23% полагаются на ручные процессы. Затраты, связанные с этими ручными процессами, высоки: там, где ручная обработка счета стоит около 10 долларов, эти расходы резко падают на 79.% до $2,07 за счет при внедрении программного обеспечения для автоматизации обработки счетов.

Благодаря автоматизации процесса управления счетами группы бухгалтеров могут:

1. Постоянно быстрее и эффективнее обрабатывать счета поставщиков.
2. Избегайте потери счетов-фактур и необходимости искать или возвращаться к поставщикам за копией этих документов.
3. Устранение штрафов за просрочку платежа, взимаемых поставщиками в случае несвоевременной оплаты счетов.
4. Воспользуйтесь скидками за досрочную оплату, которые многие поставщики предлагают в обмен на оплату счетов в течение 10–15 дней с момента их получения.
5. Искорените ручной повторный ввод данных в нескольких системах, который требует времени, рабочей силы и усилий.
6. Поддерживайте хорошие отношения с поставщиками в мире, где следующий клиент находится буквально в одном касании экрана или щелчке мыши.
7. Поддерживайте движение цепочки поставок, гарантируя, что поставщики будут получать оплату, а материалы/запасы поступают в вашу компанию в соответствии с ожиданиями.
8. Сосредоточьтесь на более важных проектах, от которых зависит успех бизнеса (вместо повторяющихся задач по вводу данных).

Программное обеспечение для автоматизации обработки счетов

Программное обеспечение для автоматизированной обработки счетов позволяет компаниям применять более «автоматический» подход к управлению кредиторской задолженностью. Это также помогает освободить бухгалтерские отделы, чтобы они могли сосредоточиться на более важных задачах. Ключевые функциональные возможности программного обеспечения включают стандартизированное кодирование, автоматизированные рабочие процессы утверждения и информационные панели, которые показывают, каким поставщикам были оплачены, какие счета установлены для оплаты, а какие еще необходимо утвердить.

Некоторые платформы автоматизации обработки счетов напрямую интегрируются с платформами ERP, что помогает повысить точность и своевременность платежей. Упрощая процесс работы с кредиторской задолженностью, эти программные платформы помогают организациям улучшить управление денежными средствами и ускорить процесс финансового закрытия.

Что такое обработка счетов? Определение, этапы, блок-схема и программное обеспечение

Обработка счетов Определение

Обработка счетов по определению — это бизнес-функция, выполняемая отделом кредиторской задолженности, которая состоит из ряда шагов по управлению счетами поставщиков или поставщиков от получения до оплаты и регистрируется в Главная бухгалтерская книга. Обработка счетов часто выполняется с помощью программного обеспечения, и ее обычно называют автоматизированной обработкой счетов или автоматизацией счетов для краткости. Блок-схема обработки счетов — это структурированное руководство, подробно описывающее шаги по обработке счетов поставщика счетами к оплате.

Вот шаги для обработки счета:

1. Захват, код главной книги (GL) и сопоставление подтверждающих документов , таких как заказ на покупку и/или квитанция о доставке
2. Отправка счетов авторизованным утверждающим для утверждения или отклонения счетов
3. Авторизация и отправка счетов на оплату в финансовой системе
4. Обработка счетов-фактур для оплаты с помощью распространенных способов оплаты, таких как чек, ACH или банковский перевод
5. Архивировать счета-фактуры и платежную информацию в GL и для целей аудита

Преимущества автоматизированной обработки счетов

Программное обеспечение для автоматизированной обработки счетов используется отделом расчетов с поставщиками для оптимизации процессов выставления счетов, расширения контроля над внутренними функциями обработки с функциями отслеживания и повышения скорости обработки счетов поставщиков. Программное обеспечение для автоматической обработки счетов похоже на AP Automation. Эти автоматизированные системы обработки счетов помогают группам по работе с кредиторами автоматизировать сбор, кодирование и отправку счетов на утверждение в дополнение к автоматическому назначению утверждающих и отправке счетов в финансовые системы для оплаты.

Руководство по программному обеспечению для обработки счетов 

В этом руководстве мы обсуждаем, как инструменты автоматизации обработки счетов позволяют отделам счетов к оплате (AP) сохранять свои текущие рабочие процессы и как технология AP оптимизирует существующие процессы выставления счетов. Если вы хотите оптимизировать работу отдела по работе с кредиторской задолженностью и сэкономить время и деньги как для своей организации, так и для группы AP, вот подробное руководство по обработке счетов:

1. Безбумажная обработка счетов

Откровенно говоря, если вы не хотите отказываться от бумажных документов для обработки счетов, ваши возможности по оптимизации функции AP будут ограничены. Переход на безбумажный начинается со счетов, которые вы получаете от своих поставщиков, но если они не желают отправлять электронные счета (электронные счета-фактуры), у вас есть два варианта. Во-первых, убедить своих поставщиков выставлять счета в электронном виде, указав на все преимущества. Второй — сканировать счета поставщиков в систему автоматизации вашей точки доступа.

2. Централизуйте свои данные и процессы

Прелесть безбумажной функции AP (помимо сохранения деревьев) заключается в том, что когда все становится цифровым, счета-фактуры превращаются в полезные данные для автоматизации рабочих процессов, возможностей интеграции и унифицированных коммуникаций поверх счета-фактуры.

Например, рассмотрим автоматизацию кредиторской задолженности QuickBooks. Допустим, в вашей системе есть счет, который необходимо проверить. Если заказ на поставку (PO) можно извлечь из вашей интегрированной системы учета, ваше программное обеспечение для автоматизации счетов поможет сопоставить данные вашего счета с заказом на покупку, чтобы убедиться, что он действителен. Тем самым предоставив вашим утверждающим достаточно документации для более быстрого принятия решения по самому счету.

Но если ваши данные, документы и инструменты находятся в разных системах и не могут быть интегрированы, вам придется дублировать усилия и вручную вводить данные, чтобы обеспечить учет и обработку ваших счетов. Как только все окажется под одной крышей, вы сможете сотворить магию AP.

3. Установите (и отслеживайте!) ключевые показатели эффективности

Если вы собираетесь предпринять шаги по улучшению процессов выставления счетов с целью рационализации вашего отдела AP, вам лучше чертовски хорошо измерить свои усилия! Хорошая новость заключается в том, что если вы будете следовать двум рекомендациям, перечисленным выше, установить ключевые показатели эффективности станет проще.

Безбумажные системы отслеживают все и создают метки времени, когда произошли действия. Это оставляет контрольный след, который легко найти с помощью расширенного поиска и отчетности.

Журналы аудита обеспечивают большую отчетность и контроль, регистрируя все действия в средней ленте , чтобы все пользователи находились на одной странице, а действия можно было проверить, если это необходимо для справки позже.

Еще один способ отслеживать ключевые показатели эффективности — использовать функции отчетности, доступные на панели управления счетами, которая обеспечивает общее представление обо всех действиях, связанных со счетами, и отстающих.

Если вы обнаружите повторяющиеся узкие места или процесс утверждения занимает слишком много времени, вы можете изучить его глубже и выяснить, почему это происходит. После того, как вы внесете соответствующие корректировки (например, увеличите частоту уведомлений для этого утверждающего), вы сможете отслеживать эффективность своих оптимизаций.

При определении ключевых показателей эффективности рассмотрите следующие вопросы: 

• Сколько времени в среднем занимает оплата счета?
• Сколько времени занимает проверка и утверждение счета?
• Сколько стоит обработка счета?
• Как часто вы задерживаете платежи?
• Как часто вы пользуетесь скидками за раннюю оплату?
• Как часто вы делаете дублирующие платежи?

Вы поняли. Начните думать о своих самых больших препятствиях на пути к утопии AP, назначьте каждому препятствию метрику, а затем приступайте к работе, перемещая иглу.

4. Упростите обмен счетами

У вас когда-нибудь было ужасное чувство, что вы уже получили одобрение на счет, но просто не можете найти доказательство? Или, что еще хуже, вы получили информацию о счете, который заставляет вас усомниться в его легитимности, но опять же не можете найти документацию.

Копаться в электронных, текстовых и голосовых сообщениях — это не только трудоемкий и утомительный процесс, но и совершенно ненадежный.

Если вы собираетесь обсудить счет-фактуру в своей организации, вы действительно хотите убедиться, что все эти коммуникации происходят в удобном и централизованном месте, на которое можно будет ссылаться позже. Это также доступно в средний канал , упомянутый выше, где все сообщения о счетах централизованы от комментариев и вопросов до ответов. Это не только упрощает обмен счетами, поскольку каждый счет снабжен контекстом, но также помогает с подотчетностью.

Экономьте время и деньги, автоматизировав обработку счетов

Одна огромная ошибка, которую совершают некоторые люди при рассмотрении вопроса об автоматизации AP, состоит в том, что они рассматривают систему как двойную — 100 % автоматизации или 0 % автоматизации.

На самом деле обработка счетов состоит из нескольких более мелких процессов, некоторые из которых требуют участия человека, например, утверждение стоимости или проверка точности. В то время как другие созрели для автоматизации, такие как рабочие процессы сбора данных и утверждения счетов.

С учетом сказанного давайте выделим некоторые из процессов AP, которые идеально подходят для автоматизации, и предоставим некоторые подробности о том, как и почему. Блок-схема обработки счетов также может помочь вам выявить и устранить неэффективность.

Получение счетов-фактур

Если вы еще не внедрили автоматизацию AP для обработки счетов, есть большая вероятность, что счета-фактуры будут поступать отовсюду из разных отделов и с разных носителей — обычной почтой, по факсу, с вложениями изображений электронной почты и в электронном виде.

Скорее всего, нам не нужно сообщать вам, сколько времени ваши сотрудники тратят на сбор, организацию и сканирование счетов и насколько утомителен этот процесс, поэтому вместо этого мы скажем следующее: 

Если вы можете получать счета в электронном виде , вы можете отправить все счета-фактуры поставщиков в систему автоматизации точки доступа, чтобы сэкономить время при получении счетов-фактур.

И знаете что? На самом деле у ваших поставщиков есть много преимуществ для отправки своих счетов-фактур в электронном виде.

Если ваши счета приходят в электронном виде — отлично! Программное обеспечение для автоматизации AP уникально подходит для сбора и извлечения этих данных без вмешательства человека. Это верно; вашим сотрудникам больше не нужно вручную вводить данные.

Ручной ввод данных не только утомителен для вашей команды, но и отнимает много времени и подвержен опечаткам и человеческим ошибкам. С другой стороны, программное обеспечение, предназначенное для чтения и понимания данных в счете-фактуре, является очень точным и почти мгновенным после изучения ваших процессов.

С помощью Stampli вы также можете собирать и извлекать данные счета-фактуры под заголовком, включая отдельные или настраиваемые позиции. И если по какой-то причине ваши поставщики еще не отправляют электронные счета, вы все равно можете сканировать свои документы, и Stampli извлечет данные с помощью OCR с невероятной точностью.

Кодирование главной книги

Поскольку вы уже используете программное обеспечение для извлечения данных из своих счетов, почему бы не закодировать его? Благодаря интеграции API ваша платформа автоматизации AP будет синхронизирована с вашей финансовой системой, чтобы классифицировать ваши счета и автоматически кодировать их с вашими счетами главной книги.

Трехстороннее сопоставление

Проверка счетов — огромная ответственность для отдела AP — именно так мы избегаем дублирования и мошеннических платежей. Однако при утверждении счетов вручную проверки занимают много времени, а трехстороннее сопоставление может быть почти невозможным для счетов, в которых отсутствует такая информация, как номер заказа на поставку.

Благодаря автоматизации AP программное обеспечение может автоматически считывать данные в счетах-фактурах и искать в своей центральной базе данных соответствующие данные в заказах на поставку или других подтверждающих документах. Кроме того, если ваш поставщик забыл указать номер заказа на покупку, вы можете искать открытые заказы на покупку в своих интегрированных системах учета с помощью решений AP, таких как Stampli.

Программное обеспечение для обработки счетов маршрутизации и утверждения

Если счет теперь находится в вашей системе, он правильно закодирован, почему бы просто автоматически не отправить его человеку, который должен его утвердить? Подумайте об альтернативе: 

После кодирования один из членов вашей команды AP должен напечатать электронное письмо коллеге из другого отдела, прикрепить счет, а затем отправить электронное письмо… своими руками? Это практически варварство.

С платформой автоматизации AP система согласуется с вашими рабочими процессами утверждения обработки счетов, и все, что нужно сделать AP, — это просмотреть любые предложения и проверить. Более того, если кто-то ушел из компании или находится в отпуске по семейным обстоятельствам, добавить/удалить утверждающих очень просто. После направления на утверждение AP счет-фактура отправляется соответствующему утверждающему(-им) в правильном порядке. Использование автоматизации для маршрутизации утверждений, включая последующие уведомления, может значительно сократить время, необходимое для утверждения счета.

С программным обеспечением Stampli обработка счетов осуществляется централизованно, при этом все утверждения и обмен данными происходят «поверх» фактического счета, поэтому, если есть проблема, которую необходимо решить, обработчик или утверждающий может делать примечания в контексте фактического счета. — больше не нужно копаться в отдельных письмах, чтобы выяснить, почему что-то еще не одобрено.

Программное обеспечение для обработки счетов – просмотр утверждающего

Отправка платежа

Вся причина, по которой мы делаем то, что мы делаем в AP, заключается в том, чтобы гарантировать, что счета действительны, а поставщики получают оплату. Это требует немалых усилий, учитывая количество шагов, меры по предотвращению мошенничества с кредиторской задолженностью и количество людей, вовлеченных в жизненный цикл обработки счетов.

Итак, к тому времени, как вы выполнили весь длинный список задач и все в порядке с процессами выставления счетов, почему бы просто не сделать так, чтобы ваша платежная система автоматически переводила средства?

После успешного завершения шагов проверки и утверждения, наряду с внутренними средствами контроля кредиторской задолженности, имеющимися в вашей организации, ваше решение для автоматизации AP должно автоматически отправлять утвержденный счет для оплаты непосредственно в вашу систему учета. Затем, когда платеж будет обработан, обновите данные обратно в вашей системе автоматизации AP.

Опять же, решение автоматизировать многие из этих задач не вызывает сомнений — компьютеры просто более точны и усердны, когда дело доходит до извлечения данных и т. д., не говоря уже о том, что ваша команда в любом случае ненавидит такую ​​занятость. !

Поиски повышения эффективности обработки счетов AP

В современной бизнес-среде не только отделы продаж, маркетинга или операций ищут наилучший вариант, когда речь идет о технологическом стеке. Финансовые отделы также входят в число бизнес-подразделений, которые ищут лучшее программное обеспечение для автоматизированной обработки счетов, чтобы добавить больше контроля над своими внутренними процессами в удаленной реальности. В дополнение к оптимизации сбора и кодирования счетов финансовые руководители рассматривают такие функции, как интеллектуальная маршрутизация утверждений с контекстом, сохраняя при этом свои текущие процессы, даже если их рабочая сила распределена.

Поскольку кредиторская задолженность не является центром прибыли, отделы ищут другие способы создания ценности, и ключом к увеличению ценности является повышение эффективности, что означает экономию времени и снижение операционных расходов.

Автоматизация точек доступа — отличный способ сэкономить время и деньги. Но для команд AP эффективность означает нечто иное: сокращение количества невыполненных счетов для наблюдения за денежным потоком в режиме реального времени, уменьшение количества ошибок и устранение повторяющихся ручных задач с помощью технологий.

---

Автоматизация AP — это ключ к оптимизации рабочих процессов выставления счетов при одновременном повышении точности вашей работы. Посмотрите, как программное обеспечение Stampli для автоматизации работы с кредиторской задолженностью позволяет вам контролировать счета и обработку счетов.

Часто задаваемые вопросы об обработке счетов

Для чего используется обработка счетов?

Обработка счета — это функция расчетов с поставщиками, которая обрабатывает жизненный цикл счета, состоящий из получения счета, утверждения или отклонения счета, оплаты счета и процессов архивирования счета.

Каковы шаги для обработки счета?

Вот этапы обработки счета:

Захват. Счета-фактуры поставщиков принимаются по факсу, почте, электронной почте или фиксируются системой расчетов с кредиторами.
Регистр. Счета готовятся к утверждению путем кодирования и обновления данных счета.
Отправка. Уполномоченным утверждающим отправляются счета для принятия решения об оплате.
Утверждение/отклонение. Утверждающие лица либо одобряют, либо отклоняют отправленный счет на оплату.
Оплата. Затем утвержденные счета обрабатываются для оплаты.
Архив. Оплаченные счета хранятся либо в картотеке, либо в онлайн-системе с историей обработки счетов для последующего использования или аудита.

Что такое программное обеспечение для обработки счетов?

Программное обеспечение для обработки счетов по сравнению с ручным бумажным процессом представляет собой цифровую технологию и используется отделом кредиторской задолженности для электронной обработки счетов поставщиков от получения до архивирования.