Номер накладной это: как узнать номер декларации, как создать экспресс накладную (ТТН) / 01.03.2023

Отследить груз по номеру накладной

Отследить груз по номеру накладной

Добавить название посылки

Отслеживание грузов по накладной

Отследить груз транспортной компании по накладной можно на нашем удобном сайте с простым интерфейсом, который интегрирован с системами отслеживания грузов всех популярных компаний России.

Транспортные компании созданы для предоставления транспортных перевозок по стране и за ее пределами. Логистика сейчас выходит на новый уровень, ни один прибыльный бизнес не может существовать без каких-либо перевозок. Для того чтобы все работало на высшем уровне и не выбивалось из графика, необходимы высококачественные транспортные услуги. Основная цель большинства компаний – это оказание профессиональных услуг в сфере транспортной логистики и грузовых перевозок.

Отслеживание перевозки сборных грузов

Технически и организационно доставка такого груза намного сложнее обычной перевозки товара. Зависит это от оформления и транспортировки сборных грузов по самой России, а также важна особая материальная база. В наше время компании которые предоставляют данный вид перевозок достигли высокой скорости и надежности поставок.

Отследить груз по номеру накладной

Для получателя груза, не всегда понятно на каком сайте отслеживать груз. Номера накладных различаются форматом и забивать себе голову лишней информацией о том какой номер накладной принадлежит какой транспортной компаниии, нет смысла.

Мы создали сервис отслеживания грузов транпортных компаний, который знает в каких системах отслеживания грузов проверить ваш номер накладной.

Просто введите ваш номер транспортной накладной в поле поиска грузов выше и нажмите Отследить Груз.

Сроки доставки

Вся «большая четверка» всегда возит грузы через пункты перегрузки (сами они в этом вам никогда не признаются и будут говорить, что у них все машины идут напрямую). Если вы сдали груз, например, в Йошкар-Оле на Москву, он сначала поедет в Нижний Новгород, там его выгрузят, потом его загрузят уже в другую машину с маршрутом Нижний Новгород-Владимир, далее из Владимира в третьей машине он уже поедет на Москву. Схема не обязательно в точности такая, у каждой ТК своя логистика, но в общем это так.

В итоге расстояние между ЙО и Москвой примерно 800 км, можно доехать за сутки, но у ТК срок доставки будет 3-4 дня.

Транспортные компании России

Транспортная компания – это предприятие, которое организовывает доставку груза от поставщика до получателя.

Основная специализация -перевозки сборных грузов в больших 20-титонных грузовиках (еврофурах), т. е. грубо говоря машина стоит целый день и наполняется всякими-разными грузами (варенье от бабушки, велосипеды, автомобильные стекла, биотуалеты, ткани — все едет в одной машине).

Самые крупные транспортные компании оказывают услуги не только по перевозке грузов, но и дополнительное сопровождение клиента на всех этапах (подготовка необходимых документов, сопровождение грузов, таможенное декларирование и т.д.).

Если сравнивать перевозку с помощью ТК и перевозку «Почтой России», стоимость доставки будет в среднем примерно та же, а вот скорость и сервис — намного лучше. По количеству мест выдачи транспортным компаниям пока до Почты далеко: отделения ее есть в каждом селе, в то время как филиалы ТК — в областных и районных центрах, да и то не во всех.

СДЭК

СДЭК (Служба Доставки Экспресс-Курьер) — российский оператор экспресс-доставки документов и грузов. Компания СДЭК доставляет срочные и не срочные грузы и документы в более чем 34 000 городов и населенных пунктов России, а также в 220 стран мира: США, ЕАЭС, Европы и Азии. У компании более 1400 офисов, половина из которых франчайзинговые. Порядка 5 000 машин для доставки документов и грузов и более 6 000 курьеров. Центральный офис СДЭК находится в Новосибирске. Основные сортировочные центры расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Новосибирске. Транспортная компания СДЭК отслеживание груза.

ПЭК

Еще один явный лидер на рынке логистики. Несколько лет подряд эта ТК выигрывала конкурсы на лучшего перевозчика России. «ПЭК» перевозит грузы с помощью авиа- и автомобильной доставки — конечно, не легковыми машинами, а фурами. Способ перевозки определяет сам отправитель. Понятно, что самолетом быстрее — в этом случае покупатель получит свой заказ уже в течение одного-трех дней. Но этот способ подходит не для всех городов, да и стоит дороже. Также в «ПЭК» отлажены дополнительные услуги: дополнительная упаковка товара, возврат документов для подтверждения получения груза, страхование товара от случайной потери. Транспортная компания ПЭК отслеживание груза.

Деловые Линии

ТК Деловые Линии предоставляет рефрижераторные перевозки, перевозки сборных грузов, международные перевозки, ЖД перевозки, авиа перевозки. одна из ТК, которая зарекомендовала себя на рынке грузоперевозок. Это питерская компания, которая создала развитую сеть филиалов по всей стране и обслуживает около двух тысяч населенных пунктов в России, Беларуси и Казахстане. «Деловые линии» перевозят грузы всеми возможными способами: у них есть возможность авто-, ж/д- и авиадоставки. Транспортная компания Деловые Линии отслеживание груза.

КИТ (GTD)

Российская транспортная компания “КИТ” была основана 16 октября 2004 года городе Екатеринбурге. Транспортная компания “КИТ” осуществляет перевозку сборных грузов от 1 кг в любой город ЕАЭС в кратчайшие сроки по минимальной стоимости. Представительства работают более чем в 180 городах ЕАЭС (ЕврАзийский Экономический Союз). Обратившись в транспортную компанию “КИТ” можно не переживать о сохранности и целостности заказа, поскольку у всех клиентов появилась уникальная возможность отслеживать свой груз в режиме реального времени, что очень важно при отправке ценных вещей. Транспортная компания КИТ отслеживание груза.

Энергия

ТК «Энергия» сотрудничает с владельцами интернет-магазинов и доставляет заказы покупателям по России и странам СНГ. Зона обслуживания – более десяти тысяч городов РФ разного территориального значения: 281 в России, 1 в Армении, 5 в Беларуси, 8 в ДНР, 4 в ЛНР, 16 в Казахстане, 5 в Киргизии, 6 в Китае и 5 в Польше. «Энергия» работает по проверенной схеме: принимает товары, которые нужно доставить, перевозит их и хранит в офисе.

Клиент может забрать свой заказ самостоятельно или получить с доставкой на дом. Транспортная компания Энергия отслеживание груза.

ДПД

Транспортная компания DPD предлагает для интернет-магазинов сразу несколько решений. DPD Online Classic имеет более 1200 пунктов приема и выдачи товаров, доставляет заказы в 2-часовой интервал, обрабатывает посылки и пакеты по штрих-коду интернет-магазина – дополнительная маркировка не требуется. Отследить груз ДПД легко, просто введите номер заказа, номер накладной или любой другой номер груза. Транспортная компания ДПД отслеживание груза.

ЖелДорЭкспедиция

«ЖелДорЭкспедиция» является крупнейшей в России транспортно-экспедиционной компанией. Она занимается осуществлением как автомобильных, так и железнодорожных грузоперевозок, а также экспедированием на территории России различных сборных грузов. Представительства компании, число которых составляет 117, находятся практически во всех федеральных и областных центрах. «ЖелДорЭкспедиция» обладает всей необходимой инфраструктурой, которая позволяет доставлять грузы в более чем 3,5 тысячи населенных пунктов.

Транспортная компания ЖелДорЭкспедиция отслеживание груза.

Байкал-Сервис

Транспортная компания «Байкал Сервис» более 20 лет перевозит сборные грузы по России. За это время мы зарекомендовали себя в бизнес-сообществе надежным перевозчиком, исполняющим взятые на себя обязательства и всегда оправдывающим ожидания партнеров и клиентов. Более 150 городов присутствия позволяют предоставлять клиентам лучшие решения в организации грузоперевозок по России и осуществлять транспортные и логистические услуги в едином стандарте обслуживания. Транспортная компания Байкал-Сервис отслеживание груза.

Курьер Сервис Экспресс

Транспортно-экспедиторская компания Курьер Сервис Экспресс предлагает своим клиентам широкую линейку транспортных услуг. Проработанные маршруты, недорогие складские услуги позволяют обеспечить оптимальную по соотношению скорости и стоимости доставку. Транспортная компания Курьер Сервис Экспресс отслеживание груза.

Пони Экспресс

Универсальный логистический оператор PONY EXPRESS является независимой международной непубличной компанией, принадлежащей частным владельцам. Сеть PONY EXPRESS насчитывает 60 экспресс-центров и 128 представительств. Компания осуществляет доставку почты и грузов по России, 13 странам ближнего зарубежья (Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызстан, Латвия, Литва, Молдова, Таджикистан, Узбекистан, Украина, Эстония) и 210 странам мира. Транспортная компания Пони Экспресс отслеживание груза.

IML

Компания IML – одна из старейших на рынке отечественных логистических услуг. Она была создана в 2007 году, когда сфера e-commerce в России только начала развиваться, можно сказать, становилась на ноги вместе с ним. Сейчас услугами IML пользуются такие интернет-магазины, как Л’Этуаль, TOPSHOP, Ulmart, DNS.shop, Мamsy.ru, Play-today и многие другие. Транспортная компания IML отслеживание груза.

ГлавДоставка

ГлавДоставка это 127 представительств во всех крупных городах России, Беларуси, Казахстана, Киргизии и Армении есть точки приёма и выдачи грузов! Перевозка по всей России и СНГ. Перевозка по городу и области. Транспортная компания ГлавДоставка отслеживание груза.

Основные виды транспортных компаний

Направления у транспортных компаний различаются стоимостью и сроком доставки. Например ЖД доставка может оказаться самой дешевой, но срок доставки может оказаться весьма длительным, а Авиа доставкой вы получите быстрее всех свой груз, но заплатите дороже за перевозку компанией. Некоторые компании работают по конкретным направлениям в зависимости от ваших потребностей можно определиться какая компания будет более эффективная для вас. Если вы везете с Китая, то появится 4 пункт контейнерные перевозки, где ваш груз повезут уже морем, это будет наиболее выгодно по цене, но придется планировать заказ перевозки с учетом долгой доставки.

Направления деятельности транспортных компаний по типам грузовых перевозок делятся на такие типы:

• перевозка сборных грузов;
• авиаперевозки;
• железнодорожные перевозки;
• перевозки фурой;
• быстрая доставка;
• доставка негабаритного груза;
• контейнерные перевозки;
• перевозка опасных грузов;
• рефрижераторные перевозки;
• морские перевозки.

На что обратить внимание при выборе ТК

1. Насколько быстро доставляется груз. Как правило, четко обозначенные даты никто не называет — все же в дороге может случится любой эксцесс. Но обычно это несколько дней, максимум — тридцать.
2. Сколько филиалов или терминалов у ТК и в каких городах они открыты. Понятно, что забрать товар из офиса в Краснодаре жителю Нальчика или Сочи будет трудновато. Поэтому заботьтесь о покупателях и отслеживайте, удобно ли будет им забрать свои покупки.
3. Сколько стоят услуги ТК. Имеет смысл обзвонить несколько компаний и выбрать наиболее оптимальный вариант.
4. Гарантирует ли компания сохранность упаковки при перевозке, предлагает ли страховку груза, предлагает ли дополнительную упаковку
5. Возмещает ли транспортная компания ущерб при потере груза или его повреждении.

Наземные/автоперевозки

Автоперевозки — это самый популярный вариант. Перевозку грузов наземным транспортом часто заказывают как физические, так и юридические лица. У этого вида грузоперевозок есть ряд преимуществ. Это и недорогая стоимость, и возможность отправки грузов в самые удаленные уголки страны.

Наземным транспортом вы можете отправлять грузы практически любой массы и габаритов. Нужно лишь правильно выбрать машину. В чем вам обязательно помогут сотрудники организации, осуществляющей грузоперевозки.

Автомобильные перевозки можно контролировать все время, пока груз в пути. Это задача водителя. А еще заказчик может отправиться сам сопровождать груз, или поручить это одному из своих сотрудников.

Железнодорожные перевозки

Очевидными достоинствами являются надежность и высокий уровень сохранности груза, а также мобильность железнодорожных грузоперевозок.

Но есть и недостатки. Например, для оформления груза требуется много времени и большое количество документов. Отправить его вы сможете лишь в те местности, где есть железнодорожные пути и станции.

Воздушные/авиаперевозки

Это очень популярный способ доставки грузов в пределах одной страны или по всему миру.

Преимуществ у авиаперевозок довольно много. Это максимальная безопасность и сохранность грузов. Хрупкие и редкие вещи лучше перемещать именно по воздуху. Также при доставке самолетом ваш груз максимально защищен от краж, в связи со строжайшим контролем в аэропортах.

Если ваш груз путешествует на самолете, то он пройдет таможенный досмотр только два раза — во время погрузки и разгрузки, а не при пересечении каждой границы. Самолет может доставить груз в самые отдаленные уголки планеты, где нет ни автомобильных, ни железных дорог. Причем сделает это максимально оперативно.

В целом, авиаперевозки — это самый быстрый способ доставки груза. Что делает его единственно приемлемым для перевозки скоропортящихся продуктов.

Рассмотрим, какие минусы есть у воздушных перевозок. В первую очередь, это высокая стоимость и ограничения по вместимости — особо крупногабаритные грузы могут не принять на борт. Ну и, конечно, вы не сможете отправить по воздуху груз туда, где нет аэропорта. Стоит еще отметить зависимость от погоды, как один из недостатков авиаперевозок.

Морские и речные перевозки

Это достаточно недорогой вид грузоперевозок. Благодаря чему он, конечно, мог бы быть очень популярным. Но воспользоваться таким способом доставки груза вы сможете только в районах, где хорошо развито морское и речное сообщение, а их не очень много.

Преимущества, помимо низкой стоимости грузоперевозки, это и большая вместимость морского и речного транспорта, и практически полное отсутствие ограничений пропускной способности.

Недостатки грузоперевозок по воде это очень невысокая скорость передвижения и малый охват районов, в которых развито морское или речное сообщение, и есть порты со специальным оборудованием для разгрузки и погрузки судов.

Наверх

Нумерация Накладные…

Поля номера накладной:

Номер накладной может состоять как из цифр, так и из сочетания символов и цифр. Во время создания новой накладной Вы можете ввести любое символьное значение в сочетании с цифрами в поле «Номер».
Если при создании накладной Вы ничего не внесли в поле «Номер», номер накладной будет заполняться автоматически в соответствии с выбранным Вами способом нумерации.
Способ нумерации накладных задают в пункте главного меню «Сервис» – «Нумерация» – «Накладные…».
Окно настройки нумерации накладных:
Переключатель Тип нумерации:
Нет нумерации – в этом положении переключателя система присваивает накладной номер RID (внутренний уникальный неизменяемый номер документа), определяемый внутренней системной нумерацией.
Сквозная нумерация – в этом положении переключателя автоматически каждому следующему создаваемому документу будет присваиваться номер на единицу больше, чем номер предыдущего документа, независимо от типа документа, предприятия и юридического лица. Префиксы документов будут выведены в начале номера документа, если они определены в соответствующих полях таблицы Префиксы типов накладных.
По юридическим лицам – установив переключатель в это положение, Вы выбираете способ, когда независимая нумерация ведется для документов каждого собственного юридического лица вне зависимости от типа документов. Префикс юридического лица определяется в словаре Юридические лица в поле Префикс для накладных и будет выведен в поле номера накладной перед префиксом типа накладной, если он определен в соответствующем поле таблицы Префиксы типов накладных.
По предприятиям – в случае выбора этого способа нумерации накладных независимая нумерация ведется для документов каждого предприятия вне зависимости от типа документов. Префикс предприятия определяется в словаре Предприятия в поле Префикс для накладных и будет выведен в поле номера накладной перед префиксом типа накладной, если он определен в соответствующем поле таблицы Префиксы типов накладных.
Флаг Раздельная нумерация по входящим, исходящим и внутренним накладным – установив переключатель в это положение, Вы выбираете способ, который предполагает, что независимая нумерация ведется для каждого типа документа. Префиксы документов будут выведены в начале номера документа, если они определены в соответствующих полях таблицы Префиксы типов накладных.
Префиксы типов накладных – определенные в поле Префикс символьные значения будут использованы в номере документа для нумерации создаваемых документов соответствующего типа. На Рис. 1255 изображено поле «Номер» накладной, в котором изображена нумерация приходной накладной с типом нумерации «Сквозная».
Поле Счетчики сквозной нумерации отображают количество накладных со сквозной нумерацией:

• Входящие / все – при выставленном флаге Раздельная нумерация по входящим, исходящим и внутренним накладным отображается количество приходных накладных и возвратов от покупателя. Если флаг Раздельная нумерация по входящим, исходящим и внутренним накладным не выставлен, отображается общее количество документов в программе;
• Исходящие – количество расходных накладных и возвратов поставщику;
• Внутренние – количество внутренних перемещений, сличительных ведомостей, документов комплектаций и декомплектаций.

В этих же полях можно сбросить счетчики накладных, установив новые значения в полях области Счетчики сквозной нумерации (например, для нового отчетного периода). Таким образом, накладным, созданным после установки нового значения счетчиков, в цифровой части будет присваиваться номер начиная с того, который Вы указали в полях области окна Счетчики сквозной нумерации.

Для установки нового номера отсчета накладных необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши в одном из полей области окна Счетчики сквозной нумерации, ввести с помощью клавиатуры необходимый номер входящим и/или исходящим накладным и нажать кнопку [ОК].

Также можно просмотреть и сбросить счетчики нумерации документов По предприятиям. Для этого необходимо открыть словарь Предприятия, вызвать контекстное меню из наименования интересующего предприятия и выбрать пункт Счетчики нумерации документов…

Откроется окно:

Таким же образом можно просмотреть и сбросить счетчики нумерации документов По юридическим лицам. Для этого необходимо открыть словарь Юридические лица, вызвать контекстное меню из наименования интересующего предприятия и выбрать пункт Счетчики нумерации документов… Откроется окно, изображенное выше.

Что это такое и как его создать

10 мин. Читать

1 марта 2023 г.

Счет — это счет, который включает в себя список продуктов или услуг, предоставленных клиенту для оплаты. Продавцы или поставщики выставляют счета в конце транзакций после доставки продукта или предоставления услуги.

В счете-фактуре указывается ранее согласованная цена, которую покупатель платит теперь, когда заказ выполнен.

Как владелец бизнеса, когда ваш бизнес будет расти, вы будете рассылать тонны таких писем — это хорошая проблема, но ее трудно отследить. Вот тут-то и появляются номера счетов. Настройте систему для присвоения номеров счетов и поддерживайте единый формат номеров счетов. Эти удобные цифры позволяют владельцам малого бизнеса управлять каждым отчетным периодом, избегать дублирования платежей, быстрее получать платежи и выходить из налоговой проверки невредимыми.

Давайте узнаем больше об этих магических цифрах, известных как номера счетов или идентификаторы счетов, а также о том, как их выбирать, назначать, отслеживать и записывать. С примерами, конечно!

Вот что мы рассмотрим:

Что такое номер счета?

Что должен включать счет?

Почему важен номер счета?

Зачем счетам-фактурам нужен номер счета-фактуры?

С какого номера счета следует начинать?

Как исправить ошибки в номере счета?

В чем разница между счетом-фактурой и квитанцией?

Требуется ли квитанция для счета-фактуры?

Часто задаваемые вопросы

Что такое номер счета?

Номер счета-фактуры или идентификатор счета-фактуры — это уникальный номер, созданный компанией, выставляющей счет-фактуру клиенту. Вы найдете номера счетов-фактур на цифровых и бумажных счетах-фактурах для отслеживания платежей. Когда клиент совершает платеж, он ссылается на этот идентификационный номер счета-фактуры, чтобы узнать, для чего предназначен платеж, и отслеживать, куда идут его деньги.

Отслеживание счетов-фактур между несколькими проектами и клиентами может быть проблематичным, а после отправки счета-фактуры отслеживать платежи становится еще сложнее. Этого достаточно, чтобы не спать по ночам. Кто заслуживает хорошего сна больше, чем вы?

Здесь FreshBooks сделает вашу жизнь проще всего за несколько кликов. Логическая система нумерации счетов позволяет вам спать спокойно, зная, что вам заплатили за товары и услуги, которые вы предоставляете. (Однако, если ваш партнер храпит, FreshBooks не сможет вам в этом помочь.)

Что должен включать счет?

Надлежащий счет должен включать:

• Дата
• Номер счета-фактуры
• Контактное имя поставщика, название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты
• Контактное имя клиента, название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты
• Номер заказа на поставку
• Описание товаров или услуг, включая цены и количество
• Сроки поставки товаров или услуг
• Итого
• Налоги
• Итого
• Условия платежа (т. е. срок платежа)
• Предупреждение о несвоевременной оплате
• Варианты оплаты

Попрактикуйтесь в создании своего первого счета с помощью этого бесплатного шаблона счета.

Почему важен номер счета?

Присвоение номеров счетов важно, поскольку они позволяют компании отслеживать, были ли произведены платежи и кем.

Пример времени! В сентябре Hollywood Limousine Services (HLS) выставляет 50 профессиональных счетов. К декабрю HLS может сказать, что 45 из этих счетов были оплачены. Как они могут сказать? Потому что каждый клиент указал номер счета при оплате. Теперь все, что им нужно сделать, это связаться с пятью оставшимися клиентами, которым все еще нужно оплатить свои счета.

Бухгалтерское программное обеспечение, такое как FreshBooks, делает это еще проще, упрощая поиск неоплаченных счетов. Это огромное облегчение, когда номера ваших счетов-фактур достигают дву- или даже трехзначных цифр. Система выставления счетов FreshBooks помогает отслеживать старые счета, избегать дублирования платежей и готовиться к будущим счетам.

Зачем счетам-фактурам нужен номер счета-фактуры?

Для идентификации счетов-фактур требуется номер счета-фактуры. Поскольку номер счета-фактуры представляет собой уникальный номер записи, присваиваемый последовательно, и покупатель, и продавец ссылаются на него в целях налогообложения и бухгалтерского учета. Часто клиенты отклоняют счета, в которых не указан номер счета или идентификатор счета, поскольку их оплата делает невозможным или сложным отслеживание платежей и может привести к дублированию платежей.

Если идентификатор счета-фактуры отсутствует, поставщику приходится тратить время на повторную выписку счета — а кому нужна дополнительная работа и путаница?

С какого номера счета следует начинать?

Вы можете выбрать любую логическую систему нумерации, наиболее подходящую для вашего бизнеса. Отличным примером является хронологическая нумерация счетов. Эта система основана на присвоении последовательных номеров счетов-фактур, т. е. каждый выставленный счет-фактура на один номер выше, чем предыдущий. Если вы выставляете одному клиенту три отдельных счета, номера счетов не обязательно будут последовательными для этого клиента, поскольку в промежутке между ними может быть выставлен счет другой компании.

Номера счетов не ограничиваются последовательной или хронологической системами нумерации счетов. Пользовательские номера счетов-фактур полностью зависят от компании, выставляющей счета-фактуры. Нет никаких федеральных законов или государственных финансовых правил относительно того, что должна включать система нумерации счетов компании. Компания может генерировать последовательность номеров счетов, используя любой наиболее подходящий метод, хронологический или иной.

Важно выбрать логическую систему нумерации счетов, чтобы сделать отслеживание более управляемым, но помимо этого вы можете нумеровать счета по своему усмотрению.

Вот несколько советов и рекомендаций по созданию наиболее подходящей для вас системы нумерации счетов.

Используйте идентификатор

Давайте снова воспользуемся нашим старым другом Hollywood Limousine Services для этого примера. Бухгалтерии компании нужен уникальный идентификатор для записи номеров счетов, поэтому они решили использовать первую букву каждого слова в своем имени для начала всех номеров счетов. Таким образом, он читается как «HLS0001».

Если вы выставляете счет компании с большим количеством поставщиков, эти буквенно-цифровые номера счетов могут отделить вас от всех остальных, которые просто используют «0001», на случай, если вам понадобится отследить платеж позже.

В качестве альтернативы можно использовать номер клиента в качестве идентификатора. Предположим, ваш бизнес больше, и у каждого клиента есть эксклюзивный номер клиента. В этом случае вы можете создать эффективную систему нумерации счетов, которая начинается с номера клиента, за которым следуют последовательные номера счетов. Например, если Hollywood Limousine Services выставляет счет клиенту № 742, номер счета будет «742-0001». Использование этого формата номера счета позволяет быстро идентифицировать клиента, которому он принадлежит.

Наконец, вы можете просто использовать дату создания счета. Например, если HLS выставила счет клиенту 18 декабря 2018 года, номер счета будет «121818-0001», или если они хотят использовать комбинированную систему даты/номера клиента, номер будет «121818-742». -0001».

Использование последовательной нумерации

Последовательная нумерация является передовой практикой бухгалтерского учета и аудита. Вы достойны самого лучшего! Еще раз пример: если ваша система говорит, что вы выставили десять счетов в этом месяце, но вы проверяете свои распечатки и находите только девять, это может указывать на несколько вещей. Возможно, ваши записи неполные. Или, может быть, сотрудник выставлял поддельные счета в вашей системе. В любом случае система последовательной нумерации позволяет лучше следить за своими счетами и точно определять, в чем заключается проблема.

Сделайте так, чтобы ваши счета было легко отслеживать, и всегда начинайте сначала. Вы не хотите придумывать номера счетов, например «HLS0009», для своего первого счета. Начните с «HLS0001» и берите оттуда. Каждый раз, когда вы выставляете новый номер счета, это должен быть следующий порядковый номер — в данном случае «HLS0002».

Использовать программное обеспечение для выставления счетов

Ваш первый счет перегружен? Незачем! Бухгалтерское программное обеспечение, такое как Freshbooks, упрощает нумерацию счетов и обработку платежей. Большинство онлайн-программ для выставления счетов-фактур автоматически генерирует для вас счета-фактуры с полями для ввода необходимой информации. Программное обеспечение также создаст номер счета, который вы можете использовать, изменять или заменять, если предпочитаете назначать номера счетов другим способом.

В целях отслеживания программное обеспечение для выставления счетов сообщит вам, когда платеж просрочен. В этот момент вы можете легко сослаться на любой номер счета-фактуры, когда вы обратитесь к клиенту, чтобы проверить статус платежа.

Используйте номера счетов только один раз, даже если вы выставляете счета разным компаниям. Программное обеспечение для бухгалтерского учета и бесплатные шаблоны счетов помогут вам обеспечить точную нумерацию счетов во всех компаниях, с которыми вы сотрудничаете, гарантируя, что каждый номер клиента будет уникальным кодом.

Как я могу исправить ошибки в номере счета?

Ошибки случаются. Если вы выставляете дубликат номера счета, решение зависит от того, на каком этапе платежа вы находитесь. Если вы поймаете его до отправки счета клиенту, измените его и отправьте клиенту. Если он отправлен, но еще не оплачен, отправьте быстрое электронное письмо или позвоните по телефону, чтобы сообщить клиенту, что вы отправите новый счет с внесенными исправлениями.

Для платежей, сделанных на счет-фактуру с повторяющимся номером, необходимо выполнить несколько дополнительных действий. В идеале вы хотите пересмотреть дублированный номер счета и отправить этот исправленный счет плательщику. В письменном виде обе стороны соглашаются, что оплата будет идти на новый номер счета. Для очень строгих учреждений, таких как банки, вы захотите вернуть деньги, отменить дубликат счета-фактуры и переоформить его должным образом.

Эти опции позволяют вам и плательщику вести бухгалтерский учет точно и избежать осложнений в будущем.

FreshBooks помогает избежать этих ошибок, избавляя от необходимости отслеживать количество номеров счетов.

В чем разница между счетом-фактурой и квитанцией?

Поставщик выставляет счет-фактуру, чтобы уведомить клиента о сроке оплаты. Чек, обычно выдаваемый розничным продавцом, показывает, что оплата была произведена. Как правило, розничная торговля не предоставляет счета-фактуры — вы просто покупаете товар, а магазин выдает вам квитанцию ​​об оплате.

Требуется ли квитанция для счета-фактуры?

Хотя квитанции и счета-фактуры отслеживают платежи, обычно для счета-фактуры не требуется квитанция. Поясним на примерах.

Tom’s Coffee доставляет кофе различным предприятиям в районе Сан-Диего. Он выставляет клиенту, Sal’s Surf Cafe, счет на 842 доллара. По условиям Сэл должна заплатить Тому в течение 30 дней. Сал производит оплату в течение трех недель в виде чека Тому. Том обналичивает чек. В этот момент, если есть какое-либо несоответствие в оплате, Сэл может подтвердить в своем банке, что Том обналичил чек. Квитанция не нужна.

Возьмем другой пример. Компания Тома вообще не выставляет счета. Вместо этого, когда он приходит в кафе Sal’s Surf Cafe и доставляет кофе, Сал тут же платит ему наличными. Затем Том выдает квитанцию, показывающую, что товар оплачен.

Часто задаваемые вопросы о номере счета

Что такое номер заказа на покупку в счете?

Номер заказа на покупку (PO) указывает, к какому заказу относится счет. Это важно для отслеживания заказов и подтверждения количества и цены.

Номер счета-фактуры совпадает с номером квитанции?

Номера счетов-фактур отличаются от номеров квитанций. Номер счета-фактуры помогает отслеживать несколько счетов-фактур, отправленных клиентам, чтобы указать, что платеж подлежит оплате. Номер квитанции помогает отслеживать квитанции, которые выдаются при совершении платежа.

Когда следует изменить номер счета?

Меняйте номер счета с каждым новым счетом. Начиная с первого номера счета-фактуры никогда не должно быть повторяющегося номера. Присвоение каждой бизнес-транзакции присвоенного номера счета-фактуры значительно упрощает отслеживание транзакций, особенно если вы получаете дву- или трехзначные суммы.

Могу ли я добавить номер счета-фактуры к счету-проформе?

Как правило, предварительный счет-фактура, также известный как предложение, не имеет номера счета-фактуры. Если вы включите его, вам придется зарезервировать этот номер счета, что может создать пробелы в вашей системе последовательной нумерации счетов. Рассмотрите возможность перечисления проформы как «Цитаты» вверху для менее запутанной терминологии.

---

Джейсон Дин, CPA

Об авторе

Джейсон Дин — опытный бухгалтер с более чем 15-летним опытом работы в сфере финансов и бухгалтерского учета в различных отраслях. Джейсон имеет степень бакалавра делового администрирования Университета Саймона Фрейзера и назначенного дипломированного бухгалтера. Фирма Джейсона, Notion CPA, является бухгалтерской фирмой, ориентированной на бизнес. Фирма специализируется на подготовке индивидуального и корпоративного налогообложения, одновременно выполняя частичную работу финансового директора и руководя бухгалтерскими и финансовыми функциями для нескольких предприятий малого и среднего бизнеса. В свободное время Джейсон играет на баскетбольной площадке, путешествует и проводит время с семьей.

СВЯЗАННЫЕ СТАТЬИ

Что это такое и почему это важно?

Номер счета-фактуры является важной частью счета-фактуры. Нумерация помогает правильно различать купюры. Идентификация продаж и покупок является важной частью финансовой системы, которая держит ваш бизнес на плаву. Присвоение номера счета-фактуры каждому счету-фактуре — это то, что вы должны сделать, чтобы соответствовать нормативным требованиям вашей страны. Эти уникальные коды обычно генерируются с помощью упорядоченной системы нумерации. Правила выставления счетов могут сильно различаться в зависимости от вашего места жительства. Вот почему они могут повлиять на сложность и стоимость соблюдения налогового законодательства. Если налоговые органы признают ваш бизнес не соответствующим требованиям законодательства, это может привести к серьезным рискам, связанным с налоговой проверкой, или даже к значительным штрафам.

В бухгалтерском учете номер счета-фактуры является важным элементом в процессе расчета кредиторской и дебиторской задолженности и используется в качестве ссылки для сопоставления платежа с правильным счетом-фактурой. В этой статье мы описали, как правильно выставить счет. И если вы не уверены в счетах и ​​квитанциях, вы можете увидеть их основные различия здесь.

Хорошо продуманная система управления счетами поможет вам легко отслеживать и анализировать свою финансовую деятельность. Вы можете часами пытаться оптимизировать его самостоятельно или воспользоваться первоклассным сервисом выставления счетов Finom. Этот финансовый инструмент от Finom обеспечивает автоматическую нумерацию счетов и автоматическую сверку. Таким образом, каждый платеж проверяется по соответствующему счету без вмешательства человека. Клиентам Finom не нужно думать о том, как генерировать номера счетов. Это помогает посвятить свое время более важным бизнес-процессам.

В этой статье мы постараемся объяснить, почему номера счетов-фактур так важны, и наметим наиболее популярные форматы нумерации, используемые владельцами бизнеса.

Советы Finom: Как создать свой первый счет с Finom?

Что такое номер счета?

Давайте вспомним, для чего служат счета. Это счета, которые определяют и описывают услуги или товары, которые клиент приобрел у вас; они также включают точную сумму, которую должны заплатить ваши клиенты.

Создание профессионального процесса выставления счетов — это то, о чем разумный человек должен подумать, пытаясь построить бизнес. Номер счета-фактуры, также называемый «ссылочным номером» или «идентификатором счета-фактуры», представляет собой уникальный номер, последовательно присваиваемый каждому счету-фактуре. Это код, состоящий из цифр или букв (или их комбинации).

Присвоение номеров счетов не так просто, особенно если у вас много клиентов. Существует несколько способов генерации номеров счетов-фактур; вы можете выбрать любой из существующих методов нумерации, который кажется наиболее подходящим для вашего малого бизнеса.

Сколько цифр в номере счета

Не существует установленного стандарта количества цифр в номере счета. Он может варьироваться в зависимости от страны и конкретного бизнеса или организации. В некоторых счетах-фактурах может быть 3 цифры, а в других — 10 или более, но следует отметить, что номер счета-фактуры должен быть уникальным для каждого выставленного счета-фактуры.

Важно проверить правила или инструкции страны, в которой выставлен счет, на предмет конкретных требований, касающихся номеров счетов.

Четыре основных метода создания номера счета с примерами

Не существует универсальной нумерации счетов, подходящей для каждого поставщика. Это означает, что окончательное решение о том, какой метод использовать, полностью зависит от вас. Делайте свой выбор в зависимости от того, что кажется наиболее удобным и прибыльным методом для вашего бизнеса. Существует четыре стандартных формата нумерации, которые используются во всем мире. Давайте узнаем больше о каждом из них.

Последовательный метод нумерации счетов-фактур

Сгенерированный номер счета в этом формате будет выглядеть так: 001, 002, 003 и т. д. Настоятельно рекомендуется использовать 3 или 4 цифры (например, в нашем примере это 001 вместо 1). Таким образом, вы избежите путаницы в будущем, поскольку число ваших клиентов растет, а ваш бизнес продолжает расширяться. Последовательная нумерация подразумевает, что для каждого вновь выставленного счета вы создаете для него уникальный номер, увеличивая номер счета на единицу. Вы можете начать номер счета с нескольких нулей (наиболее распространенный подход — использовать девять нулей), за которыми следует фактический номер счета.

При использовании программного обеспечения для выставления счетов, такого как сервис от Finom, система будет автоматически присваивать счетам номера счетов при каждой новой транзакции. При попытке ввести ранее записанный номер сервис не позволит вам это сделать.

Хронологический метод нумерации счетов

Хронологический метод нумерации счетов – еще один метод, к которому вы можете прибегнуть. Хронологический номер счета-фактуры включает в себя не только уникальный номер, но и дату выставления. Этот метод используется, чтобы избежать неоднозначности, гарантируя, что счета за один и тот же день не будут иметь повторяющихся номеров. Хронологические номера счетов обычно выглядят так: 202209.28-001, 20220928-002 и т. д. Поэтому вы создаете более подробные и информативные номера счетов, в которых фиксируется дата выставления счета.

Давайте рассмотрим пример, упомянутый выше:

Номер счета-фактуры : 20220928-001
Хронологический формат : yyyymmdd-001

, что означает, что это первый вставка, выпущенный 28 сентября. определить номер заказа; последний поднимается на единицу с каждой новой продажей.

Существуют также альтернативные форматы хронологической нумерации. Например, 28 сентября 2022 г. также можно представить как 28092022-001 (ДДММГГГГ), 09282022-001 (ММДДГГГ) и т. д.

. Хронологический номер счета-фактуры можно сделать еще более персонализированным, если добавить к нему номер клиента. Например, если номер клиента 50 (CC), идентификатор счета будет выглядеть следующим образом:

Номер счета: 20220928-50-001

Хронологический формат: ГГГГММДД-CC-001

Нумерация счетов клиентов

Как мы упоминали выше, вы также можете присваивать своим клиентам индивидуальные номера клиентов. Эти числа можно добавить к номеру счета, тем самым сформировав свою систему нумерации счетов клиентов. Представьте, что у вас есть клиент, чей индивидуальный номер клиента равен 50. В этом случае система на основе номеров клиентов будет иметь такие номера счетов: 50-001, 50-002 и т.  д.

свидание. В этом случае ссылочный номер начинается с номера клиента. После этого вы должны добавить дату выдачи (необязательно) и порядковый номер в конце. Убедитесь, что ваш номер счета всегда заканчивается порядковым номером. Эта простая предосторожность помогает владельцам бизнеса отслеживать количество выставленных счетов.

Вот как будет выглядеть продажа для клиента с номером клиента 50 28 сентября 2022 года:

Номер счета: 50-001

Номер счета с датой:  50-202209290-0031

Нумерация счетов по проектам

Другим вариантом ссылки на счета является нумерация счетов по проектам, которая имеет много общего с нумерацией счетов клиента. В этом случае владельцы бизнеса присваивают номера проектов как уникальные номера, указывающие на конкретный проект. Например, если проект имеет номер 183, счет-фактура, связанная с ним, может быть 183-01, 183-02 и т. д. Этот метод нумерации будет наиболее выгоден для малых предприятий, которые работают с большим количеством различных проектов или предлагают услуги для компаний, которые требуют наличия номеров проектов в счетах-фактурах.

Советы Finom: как персонализировать свой счет с помощью Finom?

Где найти номер счета-фактуры 

Номер счета-фактуры обычно указан в самом документе счета-фактуры, обычно вверху или в заголовке страницы. Обычно он представляется в виде уникального идентификационного номера, которому часто предшествуют слова «Счет», «Счет», «Заказ на покупку» или другой подобный термин.

Вот основные правила номеров счетов, которые вам необходимо знать:

• Номер счета-фактуры должен быть четко виден на каждом из ваших счетов
• Очень важно, чтобы номер счета-фактуры был точным и разборчивым во всех соответствующих документах, чтобы обеспечить надлежащее отслеживание и управление финансовой отчетностью
• Номера счетов-фактур могут быть буквенно-цифровыми, что означает, что они включают как цифры, так и буквы
• Номера счетов обычно не содержат специальных символов или символов
• Номер счета может также включать имя клиента
• Номер счета-фактуры зависит от формата номера счета-фактуры или выбранной вами системы нумерации.
• Законодательство некоторых стран требует включения уникального номера счета-фактуры в каждый из ваших счетов-фактур.

Почему номера счетов так важны для вашего бизнеса?

Присвоение счетов-фактур уникальным номерам выгодно для малого бизнеса по нескольким причинам. Это жизненно важные инструменты управления, которые помогают отслеживать множество факторов и обеспечивать прибыльность вашего бизнеса. Что еще более важно, нумерация счетов часто требуется по закону. Уникальный номер, сгенерированный для каждого счета, позволяет:

Отслеживание платежей 

Если у клиента возникают проблемы, связанные со счетом, выставленным несколько месяцев назад, счет можно легко найти, если у поставщика есть надежная система нумерации. Без системы логической нумерации отслеживание старых счетов-фактур может занять очень много времени как у поставщика, так и у покупателя. В целом, номера счетов избавляют продавцов от головной боли, выступая в качестве отличного инструмента, который может поддерживаться любым программным обеспечением для бухгалтерского учета и пригодится при создании нового счета.

Без номера счета вам будет сложно фильтровать счета по типу работы или информации о клиенте. Однако вы должны понимать, что эти детали не являются полностью уникальными для каждого счета.

Что еще более важно, номера счетов позволяют быстро проверить, какие счета еще не оплачены. Таким образом, вы можете определить, сколько денег ожидать, и соответственно спланировать свой бюджет и расходы. Кроме того, их можно использовать для быстрого определения того, какой конкретный клиент имеет более одного неоплаченного или просроченного счета, чтобы вы могли связаться с ним или установить индивидуальное напоминание (с помощью программного обеспечения для выставления счетов, такого как Finom) для лиц, уклоняющихся от выставления счетов.

Избавьтесь от дублирующих платежей 

Двойное списание средств с ваших клиентов или отправка неверного счета могут привести к значительным потерям для вашего бизнеса с точки зрения репутации, денег или такого ценного ресурса, как время. Уникальные номера счетов гарантируют, что вы не будете запрашивать повторные платежи от своих клиентов, тем самым помогая завоевать доверие клиентов и создать имидж надежного предприятия с безупречной репутацией.

Практически невозможно найти нужный счет, если ему не присвоен номер счета. Это может доставить немало хлопот, когда вам нужно быстро подтвердить платеж от клиента, или ответить на вопрос клиента о счете, или отправить тот или иной счет в бухгалтерию.

Кроме того, вам не нужно запоминать такую ​​информацию, как тип оказанной услуги или доставленного товара, а также вам не нужно помнить о стоимости работы. Просто включив в счет уникальный ссылочный номер, вы позаботитесь о себе в будущем, сделав поиск в своих записях чрезвычайно простым и удобным для пользователя.

Выглядеть профессионально и предоставлять законные услуги

В зависимости от страны вы не обязаны генерировать идентификаторы счетов. Тем не менее, большинство клиентов, как правило, требуют, чтобы они присутствовали в счетах-фактурах, поскольку ссылочные номера обеспечивают прозрачность и служат подтверждением вашего профессионализма. Чем более организована ваша компания и ее система выставления счетов, тем более легитимным и профессиональным вы являетесь в глазах своих клиентов.

Упростите процесс уплаты налогов

Налоговая инспекция использует номера счетов для проверки счетов по продажам и расходам вашей компании. Поскольку владельцам бизнеса обычно приходится выполнять несколько заказов и отправлять товары значительному количеству людей каждый год, вам лучше иметь точное представление о том, скольким клиентам были выставлены счета и какой доход вы заработали. Эта основная задача становится намного проще для выполнения с внедрением системы последовательной нумерации ссылок. Последовательные номера счетов-фактур точно показывают, сколько счетов-фактур было выставлено за определенный период времени. Вот почему бухгалтеры ценят нумерацию счетов: им не нужно беспокоиться, когда наступает налоговый сезон. Расчет доходов вашей организации и отслеживание платежей становится проще простого.

Выставление счетов стало проще благодаря Finom

Благодаря передовому программному обеспечению для учета и выставления счетов, такому как Finom, вам больше не придется часами следить за каждой транзакцией.