Кто оформляет транспортную накладную: Как заполнить транспортную накладную — СКБ Контур

Отличия

Согласно требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Товарно-транспортная накладная является первичным учетным документом, на основании которой ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Форма №1-Т, предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и является единственным документом, который служит для их списания у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета (п. 6 Инструкции о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом (утв. Минфином СССР, Госбанком СССР, Центральным статистическим управлением при Совете Министров СССР, Минтрансом РСФСР 30 ноября 1983 г.

Данный документ составляется грузоотправителем в 4 экземплярах на каждую ездку автомобиля для каждого получателя в отдельности с обязательным заполнением всех реквизитов (п. 10 Инструкции).

Мнение Минфина

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза, обязательным участником которого должен быть перевозчик. Исходя из определения можно сделать вывод, что если доставка осуществляется силами поставщика или покупателя без привлечения третьего лица, составлять транспортную накладную не следует.

Однако чиновники Минфина настаивают на обратном.

Обязанность доставить товар покупателю по общему правилу лежит на поставщике. Если доставку с привлечением перевозчика организует продавец, то оформляет ТТН он.

Если покупатель приобретает товары на условиях самовывоза и привлекает в этом случае стороннего перевозчика, то покупатель обязан оформить ТТН (письмо Минфина России от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/1/333).

В форме № 1-Т два раздела: товарный и транспортный. На основании товарного раздела организации могут списывать и оприходовать материалы, даже без наличия ТОРГ-12 (письмо Минфина России от 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413). Хотя основным документом для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации является товарная накладная.

В свою очередь в новой форме транспортной накладной отсутствует товарный раздел, поэтому речи о списании и оприходовании груза вести не стоит (Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства России от 15 апреля 2011 № 272 ). Тем более, что данная форма не является унифицированной. А значит при использовании новой формы в любом случае придется оформлять товарную накладную.

Транспортный раздел взят за основу у 1-Т и дополнен новыми реквизитами необходимыми для нужд перевозки.

Сама по себе транспортная накладная — является перевозочным документом, который подтверждает заключение договора перевозки. Исходя из определения можно сделать вывод, что если нет третьей стороны — перевозчика, то не заключается договор, а значит выписывать транспортную накладную не следует.

Оформление транспортной накладной осуществляет отправитель груза. Он может быть физическое или юридическое лицо, которое указывается в транспортной накладной (ст. 2 Закона от № 259-ФЗ).

Оформление транспортной накладной иным лицом может быть предусмотрено договором перевозки. Согласно п. 9 Правил транспортная накладная составляется в 3 экземплярах (оригиналах), соответственно, для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Она может быть составлена как на одну так и на несколько партий груза. При этом количество накладных должно соответствовать числу транспортных средств, перевозивших груз.

Одна другую не заменит

Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что новая форма транспортной накладной не отменяет применение формы 1-Т, коллизии также не происходит. Оформление транспортной накладной является обязательным при заключении договоров перевозки в силу закона, а без ТТН опять же согласно закону перевозчик не вправе принять груз.

При этом данные накладные предназначены для разных целей. Транспортная накладная определяет условий перевозки груза и подтверждает выполнение перевозчиком услуг по доставке, а товарно-транспортная накладная необходима для бухгалтерского и налогового учета операций, связанных с реализацией товарно-материальных ценностей и услуг перевозчика.

Новая форма транспортной накладной не отменяет форму № 1-Т. Также не происходит и коллизии. Поэтому в случае доставки груза перевозчиком следует выписывать как новую транспортную накладную, так и накладные по форме № 1-Т и ТОРГ-12.

Как указывают сотрудники Минтранса: использование транспортной накладной не исключает также и применение накладных форм № 1-Т и ТОРГ-12 (письмо Минтранса России от 20 июля 2011 г. № 03-01/08-1980ис). Такой же вывод позже сделало и финансовое ведомство (письмо Минфина России от 2 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/540).

При этом в утвержденной Правилами перевозки грузов форме транспортной накладной содержатся все необходимые сведения о перевозчике, грузоотправителе, грузополучателе, условиях перевозки груза, а также данные, подтверждающие факт транспортировки груза и затраты на такую перевозку.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса расходами признаются обоснованные и оформленные в соответствии с законодательством затраты, понесенные организацией.

В случае наличия договора перевозки груза, подтверждение затрат организации на перевозку груза автомобильным транспортом и факта его транспортировки осуществляется на основании как транспортной накладной, так и накладной формы № 1-Т, используемой в бухгалтерском и налоговом учете.

Таким образом в случае доставки груза третьим лицом следует оформлять как транспортную накладную по новой форме, так и привычную товарно-транспортную накладную.

Первыми о применении сразу двух накладных на своей сайте сказали чиновники из Управления ФНС по Ростовской области. Они отметили, что транспортная накладная подтверждает заключение перевозки груза, тогда как ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автотранспортном. Транспортная накладная, в отличии от товарно-транспортной, не содержит товарного раздела, заполняемого грузоотправителем. Положения, отменяющие форму № 1-Т, в Постановлении № 272 не приведены, следовательно с 25 июля 2011 года при перевозке грузов автомобильным транспортном следует составлять одновременно формы ТН и ТТН.

Перевозка собственными силами

Мы выяснили, что выписывать транспортную накладную товарно-транспортную накладную нужно в любом случае, если к перевозке привлекалось третье лицо. Однако какие документы необходимы выставлять, если перевозка доставляется силами поставщика либо самостоятельно покупателем?

Рассмотрим отдельно две ситуации, первая, когда покупатель осуществляет самовывоз товара со склада продавца, вторая, когда поставщик самостоятельно доставляет товар до покупателя.

В настоящее время форма товарно-транспортной накладной N°1-Т обязательна к применению юридическими лицами, которые являются отправителями и получателями грузов. При этом она служит основанием для расчетов между заказчиком транспортной перевозки и перевозчиком. Если покупатель заказчиком перевозки не является, то действующий порядок наличия товарно-транспортной накладной у получателя груза (покупателя) не предусматривает (письмо ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).

В своем последнем письме чиновники Минфина также высказались по поводу применения новой формы транспортной накладной. Они указали, что в случае если покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя — услуги по перевозке никто не оказывает. Соответственно договор перевозки не заключается , а значит составлять транспортную накладную не следует. Затраты на перевозку груза и факт его транспортировки будут подтверждать путевые листы на транспортное средство (письмо Минфина России от 2 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/540). Оприходование груза следует сделать на основании накладной по форме № ТОРГ-12.

Также отметим, что отсутствие товарно-транспортной накладной не лишает покупателя права на вычет НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 9 декабря 2010 г. № 8835/10). Аналогию можно провести и с транспортной накладной.

Вопрос какие документы следует оформлять, когда продавец собственными силами без привлечения третьего лица доставляет товар до покупателя, до сих пор спорный. Финансисты недавно сделали вывод, что в случае если грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя, возникают гражданско-правовые отношения при оказании услуг по перевозке, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки груза. В данном случае затраты налогоплательщика на перевозку груза автомобильным транспортом и факт его транспортировки подтверждаются как транспортной накладной, так и накладной формы № 1- Т (письмо Минфина России от 2 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/540).

Позиция Минфина не бесспорна и многим компаниям удавалось доказать, что при доставке поставщиком груза без привлечения третьего лица ТТН выписывать не следует.

Так здесь может быть две ситуации: когда доставка товара отдельно не выделяется, то есть включена в стоимость товара и когда доставка товара силами поставщика выделена отдельной строкой.

Если продавец доставляет товары собственными силами и стоимость доставки входит в цену товара, то для оприходования и отражения в учете стоимости товаров достаточно только товарной накладной. Выписывать транспортную накладную не следует.

В первой ситуации, когда доставка товара покупателем отдельно не оплачивается, для оприходования и отражения в учете стоимости товаров достаточно товарной накладной (ТОРГ-12) (письма Минфина России от 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413, УФНС России по г. Москве от 25 февраля 2009 г. № 16-15/016352, постановления ФАС Поволжского округа от 29 апреля 2010 г. № А12-15936/2009). Поскольку покупатель не оплачивает транспортные расходы и не заключает договор перевозки, то оформлять транспортную накладную и товарно-транспортную накладную не обязательно.

Во второй ситуации, когда доставка товара оплачивается отдельно, поставщику все же следует оформить документ по транспортировке, хотя бы в свободной форме. Главное включить в него все необходимые реквизиты первичного документа. Например, это может быть акт оказанных услуг, в котором прописаны сведения по транспортным расходам (постановление ФАС Центрального округа от 15 января 2010 г. по делу № А54-366/2007-С4-С5, ФАС Московского округа от 25 мая 2009 г. № КА-А40/4486-09). Также это может быть и форма № 1-Т. Как видите здесь без транспортного документа не обойтись, а значит компании безопаснее оформить как ТТН, так и ТН, по установленным формам.

Таблица Документы, которые подтверждают перевозку

Ответственность

Чем рискует компания, которая не оформляла своевременно транспортную накладную?

Поскольку она подтверждает наличие договора перевозки, проверяющие могут трактовать ее отсутствие как неисполнение услуги по транспортировки груза автомобильным транспортом. А значит, если услуги не было, то и затраты, которая понесла организация не могут быть признаны расходами и уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли. Возможно также чиновники постараются признать, что товаров вообще не было и они не были оприходованы. В этом случае под угрозой окажется сама стоимость товара и вычет НДС по ним.

Поэтому во избежании конфликтов с налоговыми органами, следует своевременно оформлять транспортные документы: как транспортную накладную по новой форме, так и привычную ТТН.

С. Стрижов, главный экономист «Практическая бухгалтерия»

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Закрыть

Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса

Попробовать бесплатно

Коносамент: что это такое и что вам нужно знать : Redwood Logistics

Кажется, что у многих грузоотправителей возникает много вопросов о коносаменте (BOL), используемом при отправке груза. Этот документ необходим как грузоотправителям, так и перевозчикам. Что еще более важно, информация должна быть точной.

В этой статье мы рассмотрим, что такое коносамент, кто им занимается, как он создается, и еще несколько важных моментов, о которых следует помнить.

Коносамент является юридически обязательным документом между грузоотправителем и перевозчиком, в котором указывается вид, количество и пункт назначения перевозимого груза. BOL также служит квитанцией об отправке после ее получения в согласованном пункте назначения. Этот документ должен сопровождать каждую грузовую партию и должен быть подписан уполномоченным представителем перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя.

Коносаменты являются официальными документами и могут приниматься в суде. Они представляют собой официальное соглашение между грузоотправителем и перевозчиком, в котором указывается, куда будет перевезен товар и когда он прибудет. BOL также может служить титулом на перемещаемые товары или официальным описанием залога по кредиту.

Здесь иногда могут возникнуть сложности, особенно если у вас есть очень конкретная информация, которая вам нужна в вашем BOL, например, конкретные номера заказов, ссылочные номера или подробные описания. В конце концов, BOL может быть создан одним из трех лиц: грузоотправителем, перевозчиком или 3PL, работающим от имени грузоотправителя.

Часто грузоотправители предпочитают использовать свой собственный BOL, созданный с помощью его системы ERP, поскольку он может быть очень конкретным и адаптированным к тому, что ему нужно. Например, у одного из наших клиентов есть очень подробный BOL, который они используют как в упаковочной накладной, так и в BOL, поэтому в нем должна быть дополнительная информация. Это также полезно, когда номера продаж/заказов используются и отслеживаются в ERP, вся информация находится в одном месте.

BOL также может быть создан через систему управления грузоперевозками сторонней логистической компании. Они также легко настраиваются, что дает грузоотправителю возможность добавлять ссылочные номера, которые могут ему понадобиться. Эти BOL могут быть очень похожи на BOL грузоотправителя, но часто они используют свои собственные, чтобы избежать дополнительной работы, связанной с возвратом и повторным вводом этой информации в свою ERP.

Наконец, если вы работаете напрямую с перевозчиком и не создаете свой собственный BOL, перевозчик создаст его для вас. В них будет самая основная информация, в основном только то, что нужно перевозчику для завершения отправки.

Если вы осуществляете регулярные поставки FTL или LTL , когда у вас есть процесс производства BOL, это довольно просто. Но есть несколько особенностей, которые следует помнить, когда дело доходит до процесса оформления коносамента.

Общей проблемой для перевозчиков является ответственность за ущерб грузам, когда водитель отсутствует при погрузке груза или забирает предварительно загруженный прицеп. Это часто происходит с грузоотправителями LTL, у которых есть трейлеры у одной или нескольких дверей их доков. Из-за этой проблемы они включили соглашение о загрузке и подсчете грузоотправителя в соответствии с Законом о коносаменте .

В этом соглашении в основном указано, что перевозчик не может нести ответственность за подсчет и состояние груза, если водитель не может подсчитать груз или проверить его состояние перед отъездом из дока грузоотправителя. В этой ситуации важно, чтобы водитель задокументировал «погрузку и подсчет грузоотправителя» в коносаменте и подписал его.

Другим важным разделом BOL является Раздел 7, который конкретно касается сбора отправлений. Важно заранее помнить, что груз автоматически считается оплаченным, если он не помечен как самовывоз. Когда BOL для отгрузки помечен как сбор, а Раздел 7 подписан грузоотправителем, это означает, что, если грузополучатель не оплачивает фрахтовые расходы, перевозчик не может вернуться к грузоотправителю для оплаты. Таким образом, перевозчик может удерживать груз до получения оплаты от грузополучателя.

В этой ситуации лучше всего, если водитель немедленно позвонит своему диспетчеру, чтобы можно было потребовать оплату до доставки. Эта отправка должна рассматриваться как наложенный платеж или «оплата наличными до востребования».