Гтд справка: Приложение. Справка к ГТД \ КонсультантПлюс

Вот краткий обзор методологии:

• 📥 Захват:  По словам Аллена, человеческий мозг превосходно генерирует новые идеи, но он не предназначен для хранения этих идей до бесконечности . Во-первых, вам нужно перенести все, что вы обычно маринуете в своем уме — идеи, задачи, наблюдения, цели — в (цифровую) папку «Входящие» или «Входящие». Это может быть приложение для управления задачами или создания заметок.

• 💡 Уточнить: Далее ваша задача состоит в том, чтобы «уточнить», что делать с вещами в папке «Входящие», и, в конечном итоге, превратить их в «Следующие действия». В отличие от обычных задач, следующие действия являются точными и действенными пунктами. Например, «закончить черновик» довольно двусмысленно, но «закончить 1-й черновик моего следующего романа к 24 марта 2022 года» все проясняет.

Вы можете обрабатывать входящие сообщения несколькими способами:

• 🗑️ Корзина: если не требуется никаких действий (сейчас или в будущем).
• 🗃️ Хранить в справочных файлах: если вам это нужно для текущих или будущих проектов.
• 👉 Сделать: завершить действие, если оно занимает менее 2 минут.
• 👥 Делегат: передать предмет кому-то другому (если возможно).
• ⏰ Отложить: добавить в календарь (установить дату) или в папку «Когда-нибудь/Может быть» (без даты).

• 🧹 Организовать
  : GTD ничего не оставляет на волю случая. Вам необходимо регулярно просматривать и систематизировать каждый элемент, который вы добавляете в систему. Это можно сделать с помощью тематических списков, папок или тегов. На этом этапе вы также должны продолжать удалять любые недействующие элементы.

• 🧘‍♂️ Размышление: GTD призывает вас регулярно анализировать и анализировать свой рабочий процесс. Аллен предлагает проводить сеансы Еженедельного обзора, чтобы просмотреть все списки GTD, добавить любые задачи и документы, которые ускользнули, проявить творческий подход и зафиксировать свежие идеи.

• ⚡ Engage: Наконец, когда ваша система запущена и работает, вы можете начать выполнять задачи и отмечать задачи в списках задач по мере использования настройки GTD.

Действует? Абсолютно!

Просто? Не совсем…

Сказать, что «Getting Things Done®» (GTD®) популярен, было бы преуменьшением. Когда Аллен опубликовал свою книгу «Как привести дела в порядок» в 2001 году, он единолично создал пространство личной продуктивности. Более 20 лет спустя GTD все еще жив и здоров.

Но это не значит, что это для всех.

Многие новые пользователи GTD смотрят на «Следующие действия» Аллена и говорят: «Эй, а разве это не то же самое, что и мои скомканные задачи, только в причудливой маркетинговой обертке?» И мы получаем это. В конце концов, и задачи, и следующие действия должны быть «завершены», так что конечная цель почти одинакова, верно?

Ну, не совсем так. Как мы уже объясняли, задачи и следующие действия — это два разных существа. По словам Аллена, в списках дел отсутствует контекст. Это просто бесформенные скопления несоответствующих задач и напоминаний календаря, которым не хватает приоритета и детализации, чтобы с ними можно было действовать.

Неоднозначные действия/задачи, такие как «срочно отправить отчет», недостаточны для принятия мер. Кому вы должны его отправить? Как вы должны отправить отчет? Что именно означает «срочно»? Какой отчет вы должны отправить в первую очередь?

Перенос этих дел из головы в список дел приносит облегчение, но ненадолго. Просто потому, что неполная система не надежна. И если вы не можете доверять системе, которую используете, вы обязательно вернетесь к старым привычкам и продолжите хранить задачи и идеи повсюду.

Скорее всего, ваш текущий рабочий процесс включает в себя как аналоговые, так и цифровые инструменты, которые могут включать календарь, записную книжку, приложения для создания заметок, облачное хранилище и даже ваш бездонный почтовый ящик. Использование нескольких инструментов для управления вашим рабочим процессом создает сильно фрагментированный рабочий процесс.

Эти проблемы усугубляются с каждой новой переменной. Вы выполняете меньше задач из своих списков задач и перемещаете больше элементов в невыполненную работу. На следующий день вы добавляете новые задачи, и список увеличивается, а не сокращается. Как писал Ницше, «если долго смотреть в бездну, бездна смотрит в ответ».

Этот порочный круг является распространенной проблемой для многих пользователей to-do. И бессмысленный список задач слишком неоднозначен, чтобы увидеть закрытие. GTD не сработает для вас, если вы не научитесь отказываться от этого «менталитета дел» и не станете целенаправленно относиться к своей работе и личной жизни.

Наконец, давайте не будем забывать, что Getting Things Done® — это инвестиции на всю жизнь. Требуется обязательство — подстригать траву, поливать растения, удобрять почву — чтобы увидеть долгосрочные результаты. Отношение к вашей зарождающейся установке GTD как к «просто еще одному списку дел» противоречит цели.

Но эй, мы здесь, чтобы помочь вам это исправить! 🥳

1.

Знаете ли вы, что популярная мантра «доверься процессу» пришла из мира профессиональный спорт? Он был придуман в 2013 году генеральным менеджером Philadelphia 76es Сэмом Хинки, который упомянул его журналистам, чтобы описать недавно реализованную стратегию своей команды.

💬 «Мы много говорим о процессе, а не о результате, и пытаемся постоянно получать всю возможную информацию и последовательно принимать правильные решения. Иногда они работают, а иногда нет, но вы все их переоцениваете».

Если вы хотите, чтобы GTD работал на вас, вам нужно доверять процессу И доверять системе. Это непросто. Когда вы не можете обрабатывать информацию достаточно быстро, вы начинаете переключаться между подручными средствами — блокнотами, самоклеящимися заметками или приложениями для создания заметок.

Вся цель вашего GTD состоит в том, чтобы стать вашим единственным источником правды (SSOT). Будь то работа или личные дела, которыми вы хотите управлять, вам нужна ОДНА система для управления всеми вашими заметками, следующими действиями, идеями, мыслями, наблюдениями и напоминаниями.

И вот здесь на помощь приходит Taskade!

Taskade — это платформа управления проектами и задачами, которая упрощает сбор , организацию и обработку всех ваших элементов GTD. Taskade позволяет хранить заметки, задачи, проекты, напоминания и документы в одном месте, чтобы вам не приходилось тратить время на переключение между приложениями.

Многие отказываются от GTD, потому что при сборе информации возникает слишком много хлопот. Taskade позволяет просматривать и добавлять элементы в ваш рабочий процесс GTD на настольном компьютере (Mac, Windows), мобильном устройстве (iOS, Android) и в веб-браузере, и все это с безопасной синхронизацией в реальном времени через облако. Управляйте списками своих проектов с помощью Taskade уже сегодня!

2.

Ключевым моментом в Getting Things Done® является оперативность. Но как сделать большие и сложные проекты, такие как «запустить успешное приложение», «изучить программирование» или «привести себя в форму», действенными, а не пугающими? Вы можете использовать силу обводки, чтобы разбить эти камни на гальку!

Не слышали об обводке? В двух словах, наброски — это процесс создания иерархических списков, содержащих все, о чем вы думаете или над чем работаете. Структура позволяет разбивать сложные задачи или проекты на более мелкие, более управляемые части и легко видеть все движущиеся части.

Составление списков проектов поможет вам разработать точные и контекстно-зависимые следующие действия. Это также даст вам четко определенные отправные точки для всех задач, над которыми вы работаете. Кроме того, небольшие задачи менее пугающие, а значит, вы с меньшей вероятностью будете их откладывать.

💬 ”Вещи редко останавливаются из-за нехватки времени. Они застревают, потому что их действие не определено».

― Дэвид Аллен, Приведение дел в порядок: искусство продуктивной работы без стресса

Всякий раз, когда вы добавляете элементы в свою систему GTD, вам необходимо визуализировать основные задачи в виде серии практических шагов или подзадач, если хотите, которые вы будете выполнять в определенной последовательности. Возвращаясь к нашему примеру, вы можете легко разбить «запуск приложения» на следующие разделы:

• 🛫 Предзапуск
• 🛩 Во время запуска
• 🛬 После запуска

Но нашему списку по-прежнему не хватает контекста. Taskade позволяет добавить глубины следующим действиям несколькими способами. Вы можете использовать теги #tags для классификации элементов или определения их приоритета, добавлять сроки выполнения для срочных элементов и даже загружать изображения и другие документы, чтобы просматривать все ресурсы в одном месте. Запланируйте еженедельный обзор своего списка проектов, чтобы убедиться, что вы на правильном пути!

3.

У всех нас есть положительные рабочие привычки. Но, скорее всего, у вас также есть немало вредных привычек, которые стоят между вами и продуктивностью. Это может быть что угодно: от дезорганизации, откладывания дел или откладывания проекта при малейшем намеке на сопротивление.

Если вы хотите закрепить GTD, вам нужно заменить эти вредные привычки новыми, которые помогут вам развивать свою систему. Прелесть выработки привычки заключается в том, что небольшие изменения со временем накапливаются и значительно облегчают внедрение улучшений в другие аспекты вашей жизни.

💬 «Когда люди укрепляли свои мышцы силы воли в какой-то части своей жизни — в спортзале или программе управления финансами — эта сила перетекала в то, что они ели или как усердно работали. Как только сила воли стала сильнее, она коснулась всего».

—Чарльз Дахигг, Сила привычки

Не знаете, с чего начать? Сосредоточьтесь на наиболее проблемных областях GTD, таких как ежедневные заметки и еженедельные обзоры. Вы можете создавать повторяющиеся задачи в Taskade, чтобы напоминать вам, когда пора сесть и проверить свою систему или заполнить папку «Входящие» новыми интересными идеями.

Но это еще не все. Если вы новичок в GTD, попытка справиться со всеми вашими жизненными поручениями и всеми вашими рабочими обязанностями может оказаться слишком сложной задачей. Независимо от того, насколько вы организованы или насколько хороша ваша программа управления задачами (не показывая пальцами!), вам необходимо провести некоторые полевые испытания.

Не прыгайте на GTD так, как будто от этого зависит ваша жизнь. Мы рекомендуем вам придерживаться текущего распорядка при создании настройки GTD в фоновом режиме. Продолжайте читать и перечитывать книгу, выделяя отрывки и внедряя GTD постепенно.

Например, вы можете создать новую папку в Taskade и начать создавать настройку GTD отдельно от остального рабочего процесса. После того, как у вас есть структура, вы можете начать заполнять свой лоток задачами и идеями, связанными с одним небольшим проектом.

Создание установки GTD в фоновом режиме поможет вам провести A/B-тестирование установки, не мешая вашим текущим задачам. Это также облегчит заделку любых дыр, поскольку вы будете постоянно возвращаться к книге Дэвида Аллена и внедрять новую механику Getting Things Done®. Кроме того, не забудьте добавить еженедельный обзор, чтобы отслеживать настройку GTD.

Система Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» — это мощный инструмент повышения производительности, который поможет вам вернуть контроль над своей личной и профессиональной жизнью. Это до тех пор, пока вы готовы потратить время и усилия, чтобы правильно настроить все и использовать систему каждый божий день.

Не волнуйтесь, если вы прочитали книгу, сделали заметки и остались вещи, которые вы не поняли или не реализовали. Относитесь к GTD как к проекту длиною в жизнь. В конце концов, цель состоит в том, чтобы использовать Getting Things Done®, как рекламируется: избавиться от стресса в своей жизни.

Чтобы облегчить вашу работу, мы создали простой шаблон Getting Things Done, который вы можете использовать бесплатно.

Понравилась эта статья? Мы многое узнали о личной продуктивности и эффективном управлении задачами. Вот несколько похожих статей, которые вы можете проверить дальше.

1. 🌐 Зачем распределенным командам нужны рабочие процессы GTD
2. ✔️ Сила контрольных списков и манифест контрольного списка Атула Гаванде
3. 🧘‍♂️ Как уменьшить переключение контекста и достичь состояния потока

1. https://gettingthingsdone.com/

Полное руководство по GTD

Эта статья является кратким, но исчерпывающим введением в методологию Getting Things Done (GTD), методологию личной продуктивности.

Содержит 27 наиболее важных точек методологии и 39 ссылок на статьи , в которых более подробно рассматриваются аспекты, которые я считаю наиболее важными.

Почему?

1. Сегодня для большинства из нас нет четких границ между проектами, которые мы должны выполнять. У нас растет число внутренних и внешних обязательств, и нам нужны новые методы, технологии и рабочие привычки, чтобы эффективно с ними справляться.

Как?

2. Чтобы управлять своими обязательствами, вы должны: (1) зафиксировать все, что вы считаете незавершенным, в логической и надежной системе, выкинув из головы, (2) прояснить, что представляет собой каждое обязательство, и решить, что делать, чтобы выполнить прогресс в его достижении и (3) хранить организованные напоминания о них в системе, которую вы можете регулярно просматривать.

3. «Если ваш ум пуст, он всегда готов ко всему; он открыт для всего» — Сюнрю Судзуки.

4. Основной рабочий процесс состоит в том, чтобы (1) зафиксировать все, что привлекает ваше внимание, (2) уточнить, что они означают и что вы хотите с ними делать, (3) организуйте результаты, над которыми вы будете (4) размышлять, чтобы выбрать, чем (5) заниматься.

Проекты

5. Проект – это любой результат, для достижения которого требуется более одного шага действия . На самом деле, вы не можете выполнить проектов, вы можете только выполнить действий, связанных с ними.

6. Естественное планирование проектов — продуктивный способ подумать о тех проектах, которые требуют некоторой проработки. Он создает максимальную ценность с минимальными усилиями и затратами времени и включает (1) определение цели — почему? — и принципов — ценностей — проекта, (2) визуализация желаемого результата — что?—, (3) мозговой штурм —как?—, (4) организация идей и (5) определение следующих шагов действий .

Захват

7. Вы можете чувствовать себя хорошо из-за того, что вы не делаете , когда вы знаете, что вы не делаете .

8. Чтобы ваш разум мог свободно работать, вы должны знать, что зафиксировали все, что может означать то, что вам нужно сделать, и что вскоре вы обработаете и просмотрите все, что зафиксировали.

9. Вы должны захватить все, что вы считаете незавершенным в вашей вселенной ; личные или профессиональные, большие или маленькие, срочные или нет.

10. Чтобы фаза сбора работала, вы должны захватить 100% открытых циклов, использовать минимально возможное количество почтовых ящиков и регулярно их очищать.

Уточнить

11. Когда вы позволяете чему-то прийти в вашу жизнь или на работу, вы берете на себя обязательство, с которым вам приходится иметь дело. Уточнение — это процесс определения и уточнения, одно за другим, всех вещей в вашем почтовом ящике, пока он не опустеет.

12. Если материал не требует каких-либо действий, вы можете (1) отправить его в корзину , если он бесполезен, (2) инкубировать его в списке Когда-нибудь/Может быть или в Tickler File , если вы считаете, что вам может понадобиться что-то сделать в будущем или (3) сохранить его как справочный материал , если это потенциально полезная информация.

13. Если что-то нужно сделать, вы должны точно определить, каким должно быть следующее действие, и (1) сделать это, если действие занимает менее двух минут, (2) делегировать это, если вы не тот человек или (3) отложить это, чтобы сделать это в нужное время.

14. Если вам нужно более одного действия для получения желаемого результата, вы должны добавить этот результат в список проектов , чтобы вы могли напомнить, что еще многое предстоит сделать.

Организовать

15. Чтобы организовать действий, вам нужен Список проектов, место для хранения материальной поддержки этих проектов, Календарь , список напоминаний о ваших следующих действиях и список напоминаний о вещах, которые вы ожидаете (делегированные действия).

16. Когда вы откладываете действие, вы либо вносите его в свой календарь , если оно должно произойти в определенный день или время, либо в список Следующие действия , если оно должно быть выполнено как можно скорее насколько это возможно.

17. Лучший способ организовать ваши Следующие действия — это дать им контекст, в котором они должны выполняться (на работе, дома, за компьютером, в сети и т. д.), поэтому вы всегда можете знать, какие действия можно совершать в том или ином контексте.

18. Календарь — священная территория. Если вы что-то помещаете туда, это потому, что это должно быть сделано в указанную дату.

19. Чтобы упорядочить вещей, которые не подлежат действию, вам понадобится Корзина , Список когда-нибудь/может быть , Tickler File и Справочный материал 9Список 0057. Для правильного управления этими списками рекомендуется разделить их на категории , так как они со временем увеличиваются.

20. Tickler File — это умный способ управления «приостановленными» или «будущими» действиями, которые вы хотите выполнить в определенную дату, позже, в будущем.

Reflect

21. Система не может быть статичной. Если вы хотите иметь возможность правильно выбирать свои действия, вы должны поддерживать систему в актуальном состоянии. Вам необходимо через регулярные промежутки времени и на соответствующих уровнях пересматривать всю картину своей жизни и своей работы .

22. Каждый день вам нужно будет просматривать свой Календарь и Список следующих действий , организованный по контекстам.

23. Каждую неделю вы должны просматривать оставшиеся списки, чтобы содержать вашу систему в чистоте, ясности, полной и обновленной . Цель Еженедельного обзора состоит в том, чтобы ваш разум снова стал пустым.

24. Время от времени вы должны просматривать общую картину; прояснение ваших долгосрочных целей, видений и принципов, которые в конечном итоге определяют, как вы принимаете свои решения.

Engage

25. Целью всего этого управления и рабочего процесса является облегчение принятия решения о том, что вы должны делать в любое время .

26. Чтобы выбрать следующее действие, вы (1) фильтруете следующие действия, которые вы можете выполнить в контексте, в котором вы находитесь, (2) учитываете время требуется для каждого действия и время, которое у вас есть, (3) учитывайте энергию , необходимую для каждого действия и вашу текущую энергию, и (4) доверяйте своей интуиции , чтобы выбрать действие, которое, в вашем контексте и доступное вам время и энергия, может принести более высокую прибыль.

27. Ваши приоритеты устанавливаются иерархией уровней перспективы, сверху вниз: (1) ваша жизненная цель , (2) ваше видение себя в будущем, (3) ваша среда- срок целей , (4) ваших областей ответственности , (5) ваших текущих проектов и (6) действий , которые вам нужно выполнять каждый день.