Гтд документы: ГТД на авто и комплектующие. Что это такое и как оформлять?

II. Документы, необходимые для проверки ГТД \ КонсультантПлюс

II. Документы, необходимые для проверки ГТД

15. После оформления принятия ГТД проверка сведений, необходимых для принятия решения о возможности помещения товаров под заявленный таможенный режим (далее — проверка ГТД), начинается не позднее 3 рабочих часов после представления:

а) декларации таможенной стоимости (ДТС) и ее электронной копии, если в соответствии с нормативными правовыми актами ГТК России предусмотрена их подача;

б) транспортных документов или их копий, по которым будет осуществляться (осуществлялась) международная перевозка товаров или перевозка товаров, находящихся под таможенным контролем, за исключением случаев, когда декларируемые товары (при изменении или завершении действия таможенного режима) не пересекают государственную границу Российской Федерации либо оформление транспортных документов в соответствии с транспортными правилами производится после погрузки товаров на транспортное средство при их вывозе с таможенной территории Российской Федерации <*>;

———————————

<*> Транспортные документы должны быть представлены в таможенный орган после их оформления, если требование об их представлении установлено нормативными правовыми актами ГТК России.

в) товаросопроводительных документов или их копий:

— счета на оплату и (или) поставку товаров (счета-фактуры, счета-проформы), в котором в том числе содержатся сведения о наименовании, количестве, массе и стоимости товаров;

— упаковочных листов, списков товаров, спецификаций и тому подобных документов, если такие документы составляются при перевозке товаров;

г) паспорта сделки (паспорта импортной сделки), паспорта бартерной сделки, оформленного в установленном порядке, если в соответствии с законодательством Российской Федерации при таможенном оформлении товаров требуется представление соответствующего паспорта сделки;

д) договора (включая дополнения, соглашения к нему, имеющие отношение к декларируемым товарам) или выписки из договора при условии, что в ней содержатся сведения, необходимые для таможенных целей <*>, если перемещение товаров через таможенную границу Российской Федерации или изменение таможенного режима производится с целью исполнения договора;

———————————

<*> Если представленная выписка из договора и дополнения (соглашения) не содержит всех сведений, необходимых для таможенных целей, должностное лицо таможенного органа, осуществляющее проверку ГТД, может запросить копию договора и (или) дополнения (соглашения) к нему.

е) разрешений, лицензий, сертификатов и иных документов, выдаваемых уполномоченными органами (далее — разрешения), сведения о которых заявлены в ГТД, если такие разрешения в соответствии с нормативными правовыми актами ГТК России являются документами, необходимыми для помещения товаров под заявляемый таможенный режим;

ж) документов, подтверждающих право на получение тарифных преференций или льготного налогообложения, не вытекающие из содержания или условий заявленного в ГТД таможенного режима, если в отношении декларируемых товаров в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах при их перемещении через таможенную границу Российской Федерации предоставляются льготы по уплате таможенных платежей <*>;

———————————

<*> Международные договоры, акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, нормативные правовые акты ГТК России не представляются, если в ГТД сделаны соответствующие ссылки на эти акты.

з) решения о классификации товаров в соответствии с ТН ВЭД России, выданного таможенным органом, если в соответствии с нормативными правовыми актами ГТК России такое решение должно быть получено предварительно;

и) документов, подтверждающих право лица, перемещающего товары, на использование объекта интеллектуальной собственности, подлежащего защите таможенными органами Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации об интеллектуальной собственности;

к) разрешения (лицензии) таможенного органа, если для помещения товаров под заявляемый таможенный режим в соответствии с нормативными правовыми актами ГТК России требуется получение предварительного разрешения (лицензии) таможенного органа;

л) копии предшествующей таможенной декларации (ГТД или иного документа, используемого в качестве таможенной декларации), если в отношении декларируемых товаров изменяется (завершается) таможенный режим.

16. Для проверки ГТД декларант может представить иные документы, если он считает, что такие документы могут быть использованы таможенным органом для принятия решения о выпуске товаров в соответствии с условиями заявленного таможенного режима.

17. Дата и время начала проверки ГТД указываются должностным лицом таможенного органа, осуществляющим проверку ГТД (далее — лицо, осуществляющее проверку ГТД), на оборотной стороне ГТД и заверяется подписью и оттиском личной номерной печати.

18. Документы, указанные в пункте 15, могут быть представлены отдельно от ГТД в срок, не превышающий 10 дней со дня оформления принятия ГТД, а для товаров, упомянутых в статье 133 Таможенного кодекса Российской Федерации, — 3 дней.

При непредставлении документов в указанные сроки рассматривается вопрос о наличии оснований для возбуждения дела об административном правонарушении в порядке, предусмотренном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, проверка ГТД и выпуск товаров не производится.

Сведения о невыпуске товаров с указанием причин вносятся в ГТД, а также в журнал регистрации ГТД.

ГТД на товар | Что такое и что означает этот документ?

1. Что такое грузовая таможенная декларация (ГТД)
2. Что указывается
3. Для чего нужно оформлять ГТД на таможне
4. Типы декларации
5. Когда подавать ДТ
6. Когда можно не заполнять
7. В каком порядке заполнять
8. Требования к оформлению
9. Какие документы подаются вместе с ГТД?
10. Образец таможенной декларации на текущий год
11. Как формируется номер декларации?

Каждый день государственную границу пересекают различные товары. Для того, чтобы провести их по всем правилам, необходимы соответствующие документы. Одним из них является ГТД.

Декларация на товары (ДТ) – документ, который необходимо подавать в таможенный орган при процедурах экспорта и импорта. Принятие Таможенного кодекса Таможенного союза определило новое наименование для ГТД — грузовой таможенной декларации, теперь (с 1 января 2011 года) это — Декларация на товары (ДТ).

Из этой статьи вы узнаете, что означает ГТД, ГТД зачем нужна, где указывается у ГТД номер, какой порядок заполнения и оформления. Также вы сможете ознакомиться с аббревиатурой ГТД и образцом готового документа.

Что такое грузовая таможенная декларация (ГТД)

На вопрос, что такое ГТД на товар, отвечает ст. 2 ТК ЕАЭС. В таможенной декларации указываются сведения о перевозимых грузах и сопутствующих им процессах. Документ нужен для совершения определённых операций. После декларирования грузы получают определённый статус и могут ввозиться на территорию Российской Федерации. Также ГТД подаётся на товары при процедуре экспорта.

Расшифровка ГТД — грузовая таможенная декларация. Взять ГТД можно в таможенном органе при пересечении товара.

Полное определение ГТД дано в ст. 2 Таможенного Кодекса ЕАЭС. Указаны в ГТД различные сведения о грузе, пункте его назначения и отправления. Если не знаете, где ГТД взять, то уточните этот вопрос в таможенном пункте.

Что указывается

Чтобы понять, что в ГТД нужно указывать, рекомендуем обратить внимание на следующую таблицу. Здесь в виде списка ГТД представлены все пункты, необходимые для заполнения.

№	Информация
1	Реквизиты отправителя
2	Данные получателя
3	Название страны, где была заключена сделка, ее код
4	Место происхождения
5	Государство назначения
6	Условия перевозки, транспортное средство, в какой валюте будут проводиться расчеты
7	Характеристики груза
8	Пункты пропуска на границе
9	Предусмотренные квоты
10	Пошлины, сборы

Для чего нужно оформлять ГТД на таможне

Если вы поняли, как расшифровывается ГТД, то должны знать, для чего этот документ нужно оформлять у таможенного органа.

Основные назначения таможенной декларации:

• Получить важные сведения. Таможенный органы должны знать всё о перевозимом товаре, о совершённой сделке между участниками внешнеэкономической деятельности.
• Юридическое. Если документ составлен верно, то это подтверждает юридическую чистоту сделки. И значит у таможенников не будет вопросов по правомерности провоза груза через границу.
• Статистическое. С помощью информации, суммы ГТД компании могут формировать свои отчёты, вести статистику, чтобы определить слабые и сильные места своей деятельности.

Документ нужен для того, чтобы таможенники убедились в правильности сделки, подтвердили с помощью сопутствующей документации и ГТД оплату за перевозимый товар. А участники ВЭД смогут использовать документ для отчётов и внутренней статистики.

Типы декларации

Для того, чтобы понять в какой ГТД что указывается, нужно разобраться с типами документа.

Выделяют следующие виды ГТД:

• Товарная. Она наиболее распространена. Используется при различных таможенных процедурах. Почти всегда декларант подаёт её в электронной форме, используя специальные программы или портал ФТС. При заполнении нужно пользоваться классификаторами.
• Транзитная. Её используют в том случае, если груз проходит границу с помощью процедуры транзита. Здесь не уплачивают пошлины и налоги. Зачастую к ней прикладывают транспортные и коммерческие документы.
• Пассажирская. Необходима для товаров личного пользования, которые перевозят физические лица. Зачастую она оформляется при перевозке личных авто и грузов, которые попадают под обязательное декларирование.
• На ТС. Декларация нужна для транспортного средства, которое перевозит через границу ЕАЭС товары. Помимо транспорта декларируют сопутствующие припасы, которые используют для обслуживания ТС, экипажа или пассажиров.

В ТС ЕАЭС выделяют четыре типа декларации. Товарная служит для перевозки грузов согласно большинству таможенных процедур. Транзитная необходима при транзите товара через территорию ЕАЭС. Пассажирскую заполняют физические лица для декларирования некоторых видов товаров. Декларации ТС нужны для транспорта, который перевозит грузы через границу.

Когда подавать ДТ

При импорте товаров ГТД можно подать в течение двух месяцев. Этот период равен временному хранению товаров. При необходимости срок увеличивается на два месяца. Товары должны быть оформление в течение 14 дней после того, как была подана ГТД.

При экспорте грузов нет срока подачи декларации. Но документ нужно предоставить до того, как груз пересечёт границу.

Когда можно не заполнять

Порой декларанты задаются вопросом, нужна ли ГТД? Нормативно-правовыми актами установлены ситуации, когда ГТД договора не заполняется. Основной случай — сделки, связанные с беспошлинными грузами. Товар при этом может ввозится или вывозиться через границу. Также заполнение ГТД таможня не требует при торговле в маленьких объёмах. Если вся продукция стоит меньше 100 евро, то оформлять документ не нужно. Третий случай — транспортировка специальной продукции, которая не подлежит мерам экономической политики. И последняя ситуация, когда можно не заполнять ГДТ, — перевозка товаров для личного использования.

Декларация не заполняется при транспортировке беспошлинных и специальных грузов, торговле в маленьких объёмах (до 100 евро) и при перевозке товаров для личного пользования. Правила просты, но перед пересечением границы лучше уточнить у юристов, подходит ли под режим ГТД конкретная ситуация.

В каком порядке заполнять

Заполняется по установленной комиссией ТС форме, которая выглядит в виде брошюры или бланков формата А4. Заполнение разделов ГТД регулирует специальный орган — ГТК. Все сведения о правильных ГТД содержатся в инструкции о порядке заполнения от ГТК.

Сначала декларант заполняет основной лист ГТД-1. Его оформляют на груз, который имеет одно наименование для заявленного таможенного режима. Количество ГТД — 4 штуки. Одна возвращается декларанту, другие уходят в таможенный орган, таможенных архив и отдел статистики.

Затем заполняют листы ГТД-2. Это дополнительные бланки. Их следует оформлять тогда, когда перевозятся товары с несколькими наименованиями. В каждом листе декларируют до трёх наименований.

Независимо от того, куда ГТД подаётся, порядок оформления един. Если нужно задекларировать груз только с одним наименованием, то заполняется основной лист ГТД-1. Если перевозятся несколько товаров с разными названиями, то декларант оформляет дополнительные листы ГТД-2.

Требования к оформлению

Законодательство установило требования по оформлению документа. Декларант должен:

• вносить все записи в сертификат ГТД на русском языке;
• заполнять бланки разборчиво, исправления и ошибки не допускаются;
• в ГТД маркировке указываются только те сведения, которые требует инструкция по заполнению;
• если есть исправления, то их должны заверить личными подписями декларант и таможенный представитель.

Какие документы подаются вместе с ГТД?

Чтобы таможенные органы были уверены в правильности указанной информации в ГТД декларации на товары, к ней нужно приложить документы, которые подтвердят сведения, содержащиеся в ней.

В таможенные документы ГТД входит документация, которая устанавливает взаимоотношения между покупателем и продавцом. К ним относятся контракт с поставщиком, копия паспорта внешнеэкономической сделки и инвойс.

Далее к грузовой таможенной декларации ГТД следует приложить документы, которые удостоверяют права и полномочия декларанта. Это паспорт декларанта, доверенность, приказ о назначении, если ГТД декларацию подаёт руководитель компании. Также нужно подтвердить подлинность компании, осуществляющей внешнеэкономическую деятельность. Сюда входят уставная документация, различные свидетельства, справки из банков о расчётном счёте, сведениях Госкомстата РФ.

Декларант вместе с ГТД предоставить должен информацию о транспортном средстве, которое осуществляет транспортировку груза во время пересечения границы. Указываются данные с ГТД о двух транспортах — ТС при отправлении и ТС на границе. К числу документов, входящих в состав ГТД, относят:

• CMR — международная товарно-транспортная накладная;
• TIR — документ о таможенном транзите, упрощающий таможенные процедуры;
• Коносамент — товарно-транспортная накладная при морских перевозках.

Для того, чтобы установить отношения грузовладельца и транспортной компании, при подаче ГТД таможенной декларации прикладывают договор на перевозку товара и счета с расходами на его транспортировку. Если груз застрахован, то необходим страховой полис и счёт на услугу со страховой компанией.

За два дня до таможенного оформления рекомендуется оплатить таможенные платежи. Поэтому, до того, как будет оформлена ГТД, декларант должен представить таможенным органам квитанции об оплате таможенных платежей.

Также таможенный инспектор попросит документы, подтверждающие таможенную стоимость и документацию, которая подтвердит контроль доставки грузов. В первых указывается цена, на основании которой будут рассчитываться таможенные налоги и пошлины. Вторые подтверждают правильность перевозки товара.

Последний документ, который следует предоставить — электронную копию ГТД. Это может быть фотография документа.

Перед тем, как получить ГТД от декларанта, таможенные органы запросят сопутствующие документы, которые подтвердят права и полномочия декларанта, перевозчика. Также они раскроют информацию о транспортных средствах, перевозящих товар, самом грузе, указанном в ГТД поставки, уплаченных таможенных платежах, которые необходимы для того, чтобы товар перешёл границу.

Образец таможенной декларации на текущий год

Чтобы избежать ошибок при заполнении полей ГТД и не переделывать документ, важно знать, как должна выглядеть заполненная грузовая таможенная декларация. На наш сайт мы добавили образец, по которому вы можете ориентироваться при заполнении документа. Как выглядит ГДТ, можно посмотреть ниже.

• Образец полностью заполненной грузовой таможенной декларации
• Бланк грузовой таможенной декларации

Как формируется номер декларации?

Номер в документе ГТД, как и заполнение ГТД импортного товара регулирует Решение Комиссии ТС №257 от 20.05.2010г. Номер ГТД товара присваивают после подачи. Его указывают в графе А.

Регистрационный номер грузовой таможенной декларации записывается в первой строке и выглядит следующим образом: XXXXXXXX/XXXXXX/XXXXXXX:

• В первой части указывается код таможни, которая зарегистрировала ГТД д. Код берут из классификатора таможенных органов, который используется в странах ЕАЭС.
• Вторая часть номера декларации ГТД обозначает дату её регистрации и имеет формат дд/мм/гг.;
• Третья часть номера таможенной декларации ГТД — её порядковый номер, который присваивает по журналу регистрации. За это отвечает таможенный орган, который занимается оформлением ГТД. Каждый календарный год отсчёт идёт с единицы.

Все части номера декларации ГТД по импорту разделены «/», и пробелы не используются. Этот номер проставляют в первую строку графы «А» на всех листах ДТ, а также в верхние углы всех дополнений. При этом дополнения своей подписью и печатью должно заверить должностное лицо, которое зарегистрировало таможенную ГТД.

Нужны номера ГТД для последующей идентификации документа. Таможенный орган в ГТД регистрирует и назначает номер документу согласно Решению Комиссии ТС №257 от 20.05.2010г. Номер состоит из трёх элементов. В первом указывают код таможенного органа, который осуществляет выпуск ГТД, во втором — дату дата выпуска ГТД, в третьем — её порядковый номер, присваиваемый при подаче ГТД.

11.05.2022

Как организовать свой справочный материал

Многие вещи, которые попадают к вам в руки, не требуют никаких действий, но содержат ценную и полезную информацию для каких-то ваших задач или какого-то будущего проекта.

В GTD мы называем этот тип информации справочным материалом, и, хотя это может быть физический материал (книги, журналы, счета, печатные отчеты и т. д.), я бы сказал, что сегодня подавляющее большинство справочного материала, который доходит до нас, имеет цифровую форму. поддержка (ссылки на статьи, электронные книги, текстовые документы, электронные таблицы, PDF-файлы, электронные письма и т. д.). В моем случае я не преувеличиваю, если говорю, что 95% моих справочных материалов цифровые.

Обычно мы не придаем слишком большого значения справочному материалу , потому что он не содержит никакой полезной информации. Это не то, что, кажется, имеет какое-то стратегическое значение или срочность, поэтому мы фиксируем это, и все. Однако , если это не будет выполнено должным образом, это может поставить под угрозу остальную часть нашей системы GTD и, следовательно, нашу личную продуктивность .

Организация справочного материала требует времени и усилий, и если это не сделано правильно, вполне нормально закончить работу с ящиками, полными бумаг. С другой стороны, простота захвата вещей в цифровом мире может привести к тому, что жесткие диски наших компьютеров будут заполнены гигабайтами данных, которые мы не можем найти.

Для того чтобы справочный материал был действительно полезным, он должен отвечать двум требованиям: во-первых, он должен всегда быть в пределах досягаемости, а во-вторых, он должен позволять хранить, а также находить и извлекать необходимую информацию быстро и легко.

Справочные материалы всегда под рукой

Первый и лучший совет Дэвида Аллена по внедрению системы справочных материалов заключается в том, что ее файлы должны быть под рукой .

Сохранить документ должно быть так же просто, как поместить его в папку с документами. Если вы не можете сохранить что-либо менее чем за одну минуту, ваш разум будет сопротивляться обработке этого материала , и вещи будут накапливаться в вашем почтовом ящике. Также вы перестанете собирать вещи, которые могли бы пригодиться уже только за то, что не доверяете своей системе хранения.

Для физического материала я использую картотеку, которая находится рядом со стулом, на котором я работаю. Каждая папка имеет метку вверху, чтобы четко определить тип содержащихся в ней документов. Также есть набор книг, с которыми я часто сверяюсь во время работы. Они лежат на моем столе, сложены в сторонку.

В цифровом мире у вас есть бесконечные возможности. Вы можете создать структуру каталогов для хранения файлов на своем компьютере или использовать облачный сервис для той же цели. Я не рекомендую вам использовать свой компьютер, потому что, хотя жесткие диски не очень часто выходят из строя, когда они выходят из строя, это может быть катастрофическим (и когда это происходит, мы случайно забыли сделать резервную копию, или резервная копия также не подлежит восстановлению) .

Наличие информации в облаке позволяет вам получать к ней доступ из любого места и с любого устройства, и это ближе всего к тому, чтобы «иметь всю информацию под рукой».

Одна единая система, хорошо отсортированная

Дэвид Аллен рекомендует единую алфавитную сортировку для физических контейнеров данных. Это не работает для меня, это слишком двусмысленно для моего мозга: например, счет за электроэнергию, должен ли он быть в H, дома, B, банка или счетов, или в P, платежей? У моих папок четкие и прямые названия, и я не трачу ни секунды на размышления. Счет за электроэнергию в папку «Дом». Я рекомендую вам начать использовать максимально естественные обозначения и адаптировать их к вашему образу мышления, когда вы найдете материал, который вы не знаете, куда сразу поместить.

В цифровом мире система, которую вы используете, должна иметь по крайней мере функцию поиска , чтобы помочь вам получить информацию немедленно. В конце концов, независимо от того, насколько хорошо вы структурируете папки или каталоги, содержащие данные, некоторые вещи, которые концептуально могут находиться в двух или более местах, будут появляться, и вы не будете помнить, куда вы их положили.

В идеале используемая вами система должна позволять классифицировать записи с помощью тегов . Использование тегов позволяет создавать категории, не требуя иерархической структуры между ними. Таким образом, вы можете присвоить несколько тегов чему-то, что может принадлежать к нескольким концептам (#дом, #банки, #квитанции), и его местоположение будет немедленным.

Основная проблема цифровых систем в том, что практически невозможно придерживаться одной. Вы можете использовать Dropbox или Box для статических файлов, но эти системы не позволяют включать заметки или ссылки на веб-сайты, поэтому вам придется использовать дополнительные инструменты, такие как Evernote и OneNote. Также, если вам нужно редактировать динамические файлы в облаке, вам потребуются дополнительные сервисы, такие как Google Drive или Microsoft Office. А как быть с теми электронными письмами, которые содержат данные, которые нужно сохранить? Еще один источник цифровой информации.

Это серьезная проблема, потому что иногда вы помните, что у вас есть информация о чем-то, но вы не помните, в каком формате вы ее захватили или в какой из всех этих служб она находится. И этот простой факт делает вашу комбинацию Evernote-Dropbox-Google Drive и т.д. услуги, в действительности, весьма нефункциональны.

В идеале иметь список справочных материалов в специальном приложении GTD , как FacileThings, которое позволяет вам включать элементы из разных источников, маркировать их и выполнять поиск. Единый список со ссылками на все ваши списки.

Последний совет: Время от времени очищайте справочный материал — не реже одного раза в год. Мы храним многие вещи только в том случае, если они нам когда-нибудь могут понадобиться, но обычно не «убираем», когда знаем, что они нам больше не нужны. Этот синдром Диогена может привести к обширной и устаревшей системе отсчета, которой вы больше не хотите управлять, и это негативно скажется на вашей продуктивности.

Освойте метод достижения целей (GTD) в 5 шагов [2023] • Асана

Не столь спорное мнение: ваш мозг не предназначен для хранения информации. Это потому, что, когда ваш разум загроможден задачами и напоминаниями, у вас остается меньше мозговой энергии, которую вы можете потратить на работу, которую вам действительно нужно выполнить.

Это основной принцип метода «Getting Things Done» (GTD). Перемещая свои задачи из мозга в инструмент списка дел, вы получаете больше умственных способностей для работы, которая имеет значение. Вот как начать.

Что такое метод GTD?

Метод GTD, или «доведение дел до конца», основывается на убеждении, что чем больше информации вы отслеживаете в уме, тем менее продуктивны и сосредоточены вы. Вместо того, чтобы полагаться на свой мозг, методология GTD побуждает вас хранить всю вашу рабочую информацию во внешнем, организованном источнике правды. Таким образом, вы всегда будете знать ответ на вопрос «Что мне нужно делать дальше?» не беспокоясь о том, что работа провалится.

Что означает GTD?

GTD — это аббревиатура от «Getting Things Done», метод повышения производительности, впервые разработанный Дэвидом Алленом в 2001 году. Аллен описывает метод GTD в своей книге «Getting Things Done: искусство продуктивной работы без стресса».

GTD — популярная стратегия тайм-менеджмента из-за простоты ее реализации и эффективности на практике. Даже если вы этого не осознаете, ваш мозг постоянно «включен» в фоновом режиме, перетасовывая и перестраивая предстоящие дела, чтобы убедиться, что ничего не упущено. Всякий раз, когда вы вводите в список новую задачу, ваш мозг должен обдумать все, что у вас есть в списке, и перераспределить приоритеты вашей работы относительно этой новой задачи.

Прочтите: 18 советов, стратегий и быстрых побед по тайм-менеджменту для достижения наилучших результатов Повысьте производительность с помощью Asana

Использование управления работой для внедрения метода GTD

Вместо того, чтобы пытаться хранить всю информацию о вашем проекте в голове, метод GTD использует пятиступенчатую систему для сбора и каталогизации ваших задач во внешнем источнике, таком как инструмент управления работой. Ваш мозг не предназначен для хранения больших объемов упорядоченной информации, но инструменты управления работой созданы. Преобразовав эту информацию в действенные элементы, вы лучше настроитесь на долгосрочный успех.

Используемые вами инструменты имеют значение. Ищите инструмент, который позволяет собирать и систематизировать личную информацию, информацию о проектах и ​​программах. Метод GTD не только помогает вам организовать ваши личные задачи — хотя он отлично подходит для этого — он также может помочь вам зафиксировать недействительную справочную работу, работу, которую должны выполнить другие члены команды, и цели, связанные с работой, которую вы выполняете. делаем.

Вместо того, чтобы хранить эту информацию в разных местах, метод GTD помогает вам вводить и систематизировать ее в одном инструменте, таком как инструмент управления работой. Естественно, мы считаем Асана хорошим вариантом. Asana воплощает в жизнь метод GTD, организуя вашу работу и снижая умственное напряжение, чтобы вы могли вовремя завершить важную работу.

Плюсы и минусы метода GTD

Метод Getting Things Done — это всего лишь одна из стратегий тайм-менеджмента. Как и все методы тайм-менеджмента, он имеет свои плюсы и минусы. Стратегия, которую вы выберете для реализации, во многом зависит от того, какие навыки вы хотите улучшить с помощью тайм-менеджмента.

Плюсы

Система GTD проста в настройке и гибка в использовании. It:

• Снижает когнитивную нагрузку и умственное напряжение, возникающие при попытке вспомнить все, что у вас на тарелке.

• Устраняет многозадачность, чтобы у вас было больше времени, чтобы быть в потоке.

• Создает центральный источник всей информации, даже информации, не требующей принятия мер.

• Обеспечивает четкое представление о работе на вашей тарелке, поэтому при необходимости легко изменить приоритеты или перенести расписание.

Минусы

Прежде чем приступить к работе с методом GTD, следует помнить о некоторых ограничениях. Метод GTD:

• Требуется время для настройки. Если вы еще не используете систему управления задачами, создайте ее для документирования всей своей работы.

• Может быть слишком гибким. Метод GTD помогает только организовать ваши задачи, но не помогает планировать еженедельную или ежедневную работу. Некоторые люди борются с этим уровнем неограниченной гибкости. Если вы один из них, соедините метод GTD с другим методом тайм-менеджмента, таким как блокировка времени или тайм-боксинг.

Прочтите: Попробуйте тайм-боксинг: стратегия целенаправленного управления временем

Попробуйте эти 5 шагов рабочего процесса GTD

Пять шагов метода «Getting Things Done» настроят вас на успех. Эти шаги помогут вам каталогизировать и упорядочить предстоящую работу во внешнем инструменте, таком как Asana, чтобы вам больше не приходилось мысленно отслеживать предстоящие задачи. Затем, когда ваша работа организована по методу GTD, вы можете приступить к выполнению задач.

1. Захват

Прежде чем вы сможете организовать свою работу, вам сначала нужно зафиксировать ее — в месте за пределами вашего мозга. Дэвид Аллен называет это «Входящие» независимо от того, какой инструмент вы используете. Это потому, что любая задача, часть информации или напоминание (или, как любит это называть Аллен, «материал») попадают прямо в папку «Входящие». Думайте об этом не столько как о почтовом ящике, сколько как о списке задач с данными, которые будут обработаны позже.

Где собирать информацию

Если вы пытаетесь повысить личную продуктивность, рассмотрите возможность использования списка дел для отслеживания своей работы. В качестве альтернативы, если вы работаете в команде, попробуйте платформу управления работой, чтобы не только собирать и отслеживать свою собственную работу, но также организовывать и управлять работой вашей команды.

Сосредоточьтесь на фиксации, а не на организации

Не волнуйтесь, если работа, которую вы фиксируете, не организована или хорошо задокументирована. Первый шаг — просто получить ваши вещи 9.0148 из вашего мозга во внешний источник. Захват — это первый шаг к организации ваших задач в лучшую систему производительности.

Убедитесь, что вы используете систему, которая упрощает сбор информации. Ключевым принципом метода GTD является захват информации, как только она поступает в ваш мозг. Это сразу же облегчает нагрузку и помогает гарантировать, что ничего не пропадет. Там, где это применимо, не забудьте добавить дополнительный контекст, например документы, соавторов, сроки выполнения или ключевые сведения.

Использовать виртуальную систему

Лучший способ собрать все эти вещи — использовать виртуальную систему, а не аналоговую. Письменные списки дел дают удивительно приятное ощущение вычеркивания чего-то, но они также являются худшим способом отслеживать ваши дела. На самом деле письменный список дел часто неорганизован, подвержен ошибкам, легко теряется и неэффективен.

Естественно, мы рекомендуем Asana. Asana — это система управления работой, которая организует работу так, чтобы ваша команда знала, что делать, почему это важно и как это сделать.

Повышайте производительность с помощью Asana

2.

Уточните…

После того, как вы все зафиксировали, пришло время уточнить. На этапе уточнения вы превращаете полученную информацию в практические задачи, подробные заметки или надежный контекст. Этап уточнения и этап организации идут рука об руку — когда вы уточняете, вы также организовываете эту работу в соответствующий проект.

Чтобы уточнить, убедитесь, что каждый элемент в вашем почтовом ящике содержит достаточно информации, в том числе:

• Заголовок, побуждающий к действию (рекомендуем начинать с глагола).

• Любой контекст, документы, файлы или соавторы, которые необходимо включить в работу.

• Соответствующая проектная инициатива, список дел или цели, к которым привязан элемент.

• Любой связанный контекст, например стадия, на которой находится работа, связанный бюджет, предполагаемое рабочее время или приоритет.

• Независимо от того, заблокирована ли эта работа другими результатами или ожидается дополнительная информация.

Пока не беспокойтесь о перемещении этих задач. Вы переместите задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект на этапе «Организовать».

Приоритет имеет значение

По мере уточнения добавляйте связанный приоритет к каждому элементу. Неизбежно появляются новые вещи, сдвигаются сроки и меняются приоритеты. Имея четкое представление о приоритете каждой задачи, вы можете при необходимости изменить сроки выполнения, чтобы всегда выполнять самую важную работу и знать, что отложить или делегировать, если это необходимо.

Прочтите: Четыре способа управлять жестким графиком и сменой приоритетов

Быстрые задачи

Иногда быстрее выполнить работу проще, чем провести ее сортировку и уточнение:

• Если для выполнения задачи требуется менее двух минут, сделайте ее немедленно. Это не только удалит его из вашего разума, но и из вашего списка дел.

• Если что-то не входит в ваши обязанности, делегируйте работу нужному человеку.

При необходимости разбейте элементы на несколько задач

Возможно, вы записали элементы, которые представляют более одной задачи. Например, представьте, что вас вдохновило создать новую электронную книгу, и вы добавили быстрое напоминание в папку «Входящие». Создание электронной книги требует много шагов и включает в себя множество заинтересованных сторон. Поэтому на этапе уточнения разбейте эту инициативу на несколько отдельных задач. Создайте задачу для «Структура электронной книги», задачу «Просмотреть схему», задачу для «Черновик электронной книги» и т. д. 

В качестве альтернативы, если захваченный вами элемент представляет собой всю информацию о проекте или программе, используйте инструмент управления проектами, чтобы зафиксировать все движущиеся части этой инициативы. Например, если вы работаете над запуском нового продукта, используйте инструмент управления проектами для отслеживания различных частей, связанных с запуском, — разработки и разработки продукта, стратегии выхода на рынок, пресс-релиза и т. д. на.

3. … и Организовать

Пока вы Уточняете, вы также должны Организовывать. На этапе «Организация» переместите элементы в соответствующие проекты в вашем инструменте управления работой. Вы можете думать о проектах как о виртуальных папках для хранения важной связанной информации. Организуя и перемещая задачи в соответствующие проекты, вы превращаете эти задачи из заметок в полезную работу.

Прочтите: 11 шаблонов проектов, чтобы начать работу в правильном направлении

Настройка организационной структуры

Каждый раз, когда вы получаете элемент в папке «Входящие» — после уточнения и добавления любого дополнительного контекста — перемещайте его из папки «Входящие» и в соответствующий проект. Если вы еще этого не сделали, настройте проекты для размещения ваших различных инициатив. Мы рекомендуем:

• Проект для всей вашей практической работы, отсортированный по приоритету 

• Проект для заметок или справочных материалов

• Проект или инструмент для отслеживания личных и командных целей

• Проект для инициатив, на которые у вас нет времени, но вы хотите вернуться в будущем

• Проект или раздел для заблокированной работы

• Групповой проект для обмена информацией и повестки дня встреч

Организация является важной частью метода GTD, но точную организационную систему вы выбираете сами. В Asana все, что вам назначено, автоматически попадает в ваши «Мои задачи». Это вид всей работы, которую вам нужно выполнить. Вы можете создать дополнительные разделы в «Моих задачах», чтобы упорядочить высокоприоритетные задачи, которые необходимо выполнить сегодня, задачи, которые необходимо выполнить на этой неделе, и более долгосрочные задачи.

Очистка папки «Входящие»

Все мы сохранили задачи как «непрочитанные» в папке «Входящие», чтобы вернуться к ним позже. Но эти вещи занимают умственное пространство и на самом деле не продуктивны. Вместо этого превратите каждую задачу в действенную задачу и сразу же переместите ее в соответствующий проект.

По завершении шагов «Уточнить и упорядочить» ваш почтовый ящик должен быть пуст. Все должно было быть перенесено в соответствующий проект или рабочий документ, чтобы в следующий раз, когда вы будете проверять папку «Входящие», вы сортировали совершенно новые задачи.

4. Рефлексия

Метод GTD — это не метод «установил и забыл». Вместо этого вам нужно часто пересматривать свои задачи и при необходимости перерасставлять приоритеты. Вот почему так важно понимать приоритет каждой задачи. Если новые задачи имеют более высокий приоритет, чем старая работа, понимание относительного приоритета каждой задачи поможет вам изменить график работы и легко справляться со сменой приоритетов.

Когда задуматься

Шаг «Размышление» может оказаться скользкой дорожкой — последнее, что вам нужно, — это постоянно проверять папку «Входящие», поскольку это сокращает потенциальное время сосредоточения внимания.

Мы рекомендуем Отражать два раза в день — в начале и в конце каждого дня. Сделайте размышления частью своего утреннего ритуала, а в конце дня повторите сортировку, чтобы лучше подготовиться к завтрашнему дню. Таким образом, вы подходите к каждому дню с ясной головой, не чувствуя необходимости проверять свой список дел и реорганизовывать свой ежедневный календарь. Помните: метод GTD предназначен для облегчения умственной нагрузки, поэтому убедитесь, что вы не слишком часто размышляете, потому что это противоречит цели.

Затем сделайте более тщательный еженедельный обзор работы, которую вы выполнили за последние несколько дней, и задач, которые предстоит выполнить на следующей неделе. Убедитесь, что ничего не провалилось, и при необходимости уточните приоритеты, чтобы начать следующую неделю готовыми к работе.

5. Engage

На этапе Engage вы выполняете большую часть своей работы в рамках метода GTD. Вы очистили свой разум и организовали все, что вам нужно сделать. Теперь все, что осталось, это, ну, сделать что-то.

Что делать, когда

Не существует строгих правил или рекомендаций относительно того, что и когда делать. Если вы предпочитаете такую ​​структуру, сочетайте метод GTD с другими методами тайм-менеджмента, такими как метод Pomodoro.

Четыре рекомендации по вовлечению

Если вы не знаете, с чего начать, прежде чем приступить к работе, ознакомьтесь с четырьмя рекомендациями по привлечению. Затем выберите задачу, наиболее подходящую для вашей текущей ситуации.

1. Приоритет: Какие задачи имеют наивысший приоритет? Что вам обязательно нужно сделать сегодня?

2. Контекст: Подобно тому, как наш мозг не может работать в режиме многозадачности, также лучше выполнять схожие задачи одновременно. Это методология блокировки времени. Работа со всеми электронными письмами одновременно — вместо переключения между задачами, электронной почтой и обратно — помогает вам выполнять задачи быстрее, потому что ваш мозг уже находится в этом контексте. Если вы думаете о том, что делать дальше, попробуйте выполнить всю аналогичную работу в одном временном блоке.

3. Свободное время: Сколько у вас сейчас есть времени? В идеале выберите задачи, которые вы можете выполнить в то время, которое у вас есть, чтобы вам не пришлось останавливаться на полпути.

4. Доступная энергия: Как вы себя чувствуете? Важно учитывать не только ваши теоретические способности, но и ваши реальные возможности.

   No related posts.