Форму путевого листа можно разработать самостоятельно
Оформление и заполнение путевого листа — процесс непростой. Он традиционно вызывает множество вопросов у бухгалтеров. Рассмотрим последние разъяснения Минфина по тому, как правильно заполнять путевые листы и исключить ошибки в них. Форму путевого листа можно разработать самостоятельно Начиная с 1 января 2013 года компании самостоятельно разрабатывают формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ »О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Это относится и к путевому листу. Заполнение путевого листа: Когда суды признают расходы на ГСМ обоснованными и без путевого листа Нередко на практике суды соглашаются, что для документального подтверждения затрат на ГСМ путевой лист не нужен. Но только в том случае, если организация, отражающая в учете расходы на ГСМ, не является автотранспортной.
Как заполнить путевой лист (образец и рекомендации)
В путевом листе нужно фиксировать время выезда и возвращения и данные, которые показывал при этом спидометр. Эти сведения должны заверять своей подписью диспетчер-нарядчик и механик. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего.
Тут нужно указать, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Помимо этих фактических данных в бланке предусмотрены строки для отражения норматива потребления топлива и количества сэкономленного или перерасходованного горючего. Пример заполнения лицевой стороны типовой формы путевого листа приведен на с.
54. Типовая межотраслевая форма N 3 Место для штампаорганизации АВ 020103ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ N серия14 июля 2008“ “ г. ¬¦ Коды ¦ООО “Полет“, г. Иваново, + +ул. Станкостроителей, д. 2, Форма по ОКУД ¦ 0345001¦тел.
Путевой лист делаем «путёвым»
ВниманиеТранспортные документы оформляют в порядке, установленном Минфином по согласованию с Минтрансом, за исключением оформления CMR-накладной, которое осуществляют в порядке, установленном Минтрансом по согласованию с Минфином. Обязанности по составлению путевого листа возложены на автомобильного перевозчика, товарно-транспортной накладной – на грузоотправителя, заказа-поручения – на автомобильного перевозчика, если иное не установлено законодательными актами или соглашением сторон. Таким образом, первичным учетным документом, оформляющим работу автомобильного транспортного средства и лица, управляющего им, является путевой лист.
До 18 февраля 2011 г. формы путевых листов и порядок их оформления были утверждены постановлением Минфина РБ от 31.03.2000 № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению». С 18 февраля 2011 г.
Форму путевого листа можно разработать самостоятельно
ИнфоИнструкции № 62. Следовательно, если организация самостоятельно разрабатывает форму путевого листа, ее целесообразно утвердить учетной политикой организации. Организация также может утвердить форму путевого листа и отдельным приказом (иным аналогичным документом). ПУТЕВОЙ ЛИСТ МОЖЕТ СОДЕРЖАТЬ ЛЮБУЮ ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ Транспортные документы можно оформлять как вручную, так и с помощью технических средств (п.
2 Инструкции № 138). Кроме этого в путевые листы допустимо вносить дополнительную информацию, не предусмотренную Инструкцией № 138, которая не должна препятствовать прочтению иных записей (п. 4 Инструкции № 138). Таким образом, субъекты хозяйствования имеют право в путевых листах фиксировать любые показатели и информацию, необходимую для учетной и другой работы (например, показатели работы дополнительного оборудования, разбивку пробегов, перевод километров в мили и т.д.).
Путевые заметки
Организация по ОКПО¦ 3365594¦наименование, адрес, номер телефона L ВАЗ-2112 ¬Марка автомобиля ¦ ¦С656РМ37 + +Государственный номерной знак Гаражный номер ¦ ¦Семенов Игорь Михайлович + +Водитель Табельный номер ¦ 0125 ¦фамилия, имя, отчество L 37МТ N 128535 BУдостоверение N Класс -стандартная, ограниченная-Лицензионная карточка ненужное зачеркнутьРегистрационный N Серия N Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен¦ ¬В распоряжение ¦ Показание спидометра, км ¦66 573¦наименование ¦ Выезд разрешаю L ¦ Гусев Гусев В.П. ООО “Полет“ ¬¦ Механик L ¦ подпись расшифровкаорганизация ¦ подписиул. Станкостроителей,¦ Автомобиль в техническиАдрес подачи ¦ исправном состоянии принялд.
2 ¦ Семенов Семенов И.М. ¦ Водитель ¦ подпись расшифровка¦ подписи ¬¦Время выезда из ¦ 9:15 ¦¦ T ¬гаража, ч, мин.
Онлайн журнал для бухгалтера
Сразу оговоримся: в Налоговом кодексе речь о каком-либо лимитировании затрат на топливо не идет. Но организациям лучше все же использовать некие нормативы. И уж если не утвержденные Минтрансом России (на чем настаивает Минфин России), так хотя бы разработанные самостоятельно <1.
Для налоговиков это будет свидетельством того, что компания действительно контролирует расход топлива, и, возможно, позволит организации избежать лишних вопросов при проверке. <1 Подробнее об этом читайте в статье “Учет расходов на ГСМ. По нормам или по факту?“ N 6, июнь, 2008. На оборотной стороне бланка путевого листа следует подробно расписывать маршрут движения машины, приводя время и километраж каждой поездки. Кроме того, здесь есть раздел, предназначенный для расчета заработной платы водителю за пройденные километры или отработанное время.
Путевые листы: правила заполнения и новые бланки 2017 года
По мнению финансистов и налоговиков, в бланке путевого листа обязательно должны быть указаны данные о конкретном пути следования автомобиля. А вот судьи различных округов не столь единодушны. Так, например, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 23 апреля 2007 г. N А28-7048/2006-250/21 не признал расходы на ГСМ документально подтвержденными.
По той причине, что путевые листы, составленные фирмой, не содержали данных о пути следования транспорта. Однако ФАС Уральского округа в Постановлении от 5 марта 2008 г. N Ф09-1053/08-С3, напротив, поддержал организацию, которая включила в расходы затраты на покупку ГСМ, несмотря на то что в путевых листах не был конкретизирован маршрут автомобиля.
Свою позицию арбитры аргументировали тем, что “что отражение пути следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами путевых листов“.
Путевой лист легкового автомобиля (для нетранспортной компании)
ВажноВажно! Как первичный учетный документ, оформляющий хозяйственные операции, связанные с работой автомобиля, путевой лист по общему правилу подлежит оформлению вне зависимости от того, на каких основаниях служебный легковой автомобиль привлечен для работы в организации (является собственностью организации, получен по договору лизинга, аренды, безвозмездного пользования, в т.ч. с физическим лицом, либо личный автомобиль используется работником организации в служебных целях). В случае использования работником личного автомобиля в служебных целях автомобиль во владение организации не переходит, а остается у работника. Поэтому возможна ситуация, когда в рабочее время работник использует автомобиль для нужд нанимателя, а в нерабочее – для личных поездок.
Должны ли компании использовать именно унифицированный бланк путевого листа? Некогда специалисты Росстата разъяснили в Письме от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257, что типовая межотраслевая форма N 3 обязательна для всех компаний, использующих в работе легковые автомобили. Причем то, что фирма транспортной организацией не является, по их мнению, не давало ей никаких поблажек при заполнении путевого листа.
Все реквизиты должны быть заполнены (в том числе и маршрут следования). Периодичность составления — на один день или смену (за исключением командировок) — должна соблюдаться. Заметим, что налоговики и финансисты придерживались в то время аналогичной позиции (см., например, Письма Минфина России от 15 июля 2005 г. N 03-03-04/1/75, УФНС России по г. Москве от 25 июля 2005 г. N 20-12/53147).
Форму путевого листа можно разработать самостоятельно
Если же организация решит пользоваться формой и порядком, изложенными в Инструкции № 138, ей необходимо учесть следующие особенности оформления путевых листов служебного легкового автомобиля (см. табл. 3). Путевых листов ежедневно может быть несколько Путевой лист оформляют на водителя (водителей) в зависимости от принятой в организации системы материальной ответственности (за автомобиль, его принадлежности, топливо и т.п.): индивидуальной либо коллективной, а также иных факторов, связанных с учетом эксплуатации автомобиля (учет времени работы водителей, учет появления возможных неисправностей, ДТП и т.п. в момент управления автомобилем конкретным лицом и т.д.). Поэтому, если автомобилем управляет один водитель, который обслуживает сотрудников организации, следует оформить один путевой лист на водителя вне зависимости от того, скольких сотрудников организации данный автомобиль обслуживает.
Ведомство подчеркнуло, что профессиональные перевозчики оформление и заполнение путевого листа должны осуществлять ежедневно. А вот организации, не являющиеся автотранспортными, могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка заполнения путевого листа, утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 »Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»). Сейчас все компании могут разрабатывать форму путевого листа сами.
А значит, и самостоятельно устанавливать срок, на который они оформляют этот документ. Соответственно оформление и заполнение путевого листа осуществляется в порядке и сроки, которые установит руководитель огранизации.
prodhelp.ru
Форму путевого листа можно разработать самостоятельно
ПЕРВИЧНЫМ УЧЕТНЫМ ДОКУМЕНТОМ, КОТОРЫМ ОФОРМЛЯЮТ РАБОТУ АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА, ЯВЛЯЕТСЯ ПУТЕВОЙ ЛИСТ При осуществлении перевозок существует ряд специфических требований, вытекающих как из особенностей процесса перевозки, так и из того факта, что автомобильное транспортное средство является средством повышенной опасности. Перечень транспортных документов при выполнении автомобильных перевозок установлен ст. 40 Закона: – путевой лист; – товарно-транспортная накладная; – международная товарно-транспортная накладная «CMR» (далее – CMR-накладная), составленная согласно Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), принятой в г. Женеве 19.05.1956; – заказ-поручение; – иные документы в соответствии с законодательством. Использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки груза следует оформлять путевым листом.
Как заполнить путевой лист (образец и рекомендации)
ВажноПо мнению налоговиков и финансистов, именно этот документ позволяет подтвердить служебный характер поездок. В данной статье мы не будем касаться вопросов выплаты компенсации. Этой теме будет посвящена отдельная статья в следующем номере журнала.
Типовая форма… Как известно, к бухгалтерскому учету можно принимать те первичные документы, которые составлены по унифицированной форме. Если же типового бланка для оформления какой-либо операции не существует, организация может разработать необходимый документ сама. Такие правила установлены ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.
N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“. А поскольку ст. 252 НК РФ позволяет включать в налоговую себестоимость расходы, “подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации“, данные правила влияют и на налоговый учет.
Путевой лист делаем «путёвым»
ИнфоПутевые листы оформляют для того, чтобы в последующем отраженные в них данные о показателях учета работы транспортных средств и водителей могли быть использованы: – для учета работы транспортных средств и водителей; – определения данных, отражаемых в бухгалтерском учете; – расчета налоговой базы для целей исчисления налогов; – осуществления расчетов за перевозки; – формирования статистической отчетности. ЗАПОЛНЯТЬ НУЖНО ТОЛЬКО НЕОБХОДИМЫЕ РЕКВИЗИТЫ Важной также является норма п. 6 Инструкции № 138. Ею предусмотрено, что заполнение всех необходимых сведений в путевых листах производит уполномоченное лицо (лица) автомобильного перевозчика.
При этом реквизиты, по которым отсутствует информация или не ведется учет, можно не заполнять. Это значит, что информацию, которую субъекты хозяйствования не используют, но которая предусмотрена в форме путевого листа, можно не указывать.
Форму путевого листа можно разработать самостоятельно
Минфин России не против оформления путевых листов более чем на день. Главное, чтобы они позволяли организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. Если зарплату водителю компания начисляет исходя из оклада, то составление путевых листов не за каждый день или смену, а за месяц ничему не повредит.
Раздел, касающийся расчета заработка, в таком случае можно вообще не предусматривать. Нет необходимости и в указании времени выезда и возвращения применительно к каждой поездке. С организацией учета ГСМ немного сложнее. Во-первых, нужны ли данные о расходе горючего с разбивкой по дням, финансисты не поясняют.
На наш взгляд, место для указания такой информации лучше предусмотреть. Хотя бы для того, чтобы облегчить процесс заполнения раздела о движении горючего в целом за период, на который выдан путевой лист.
Путевые заметки
ВниманиеВедь, согласитесь, без каких-то промежуточных записей хотя бы о количестве заправленного бензина тут не обойтись. Так почему бы их не делать в самом бланке? А во-вторых, учитывая, что наличие подробного описания маршрута, по мнению чиновников, в путевом листе необходимо, даже в бланке на месяц придется приводить данные о поездках за каждый день. Если, конечно, организация не согласна доказывать проверяющим, что и без этих сведений путевой лист может служить подтверждением затрат на ГСМ.
При наличии большого числа поездок уместить всю информацию на оборотной стороне формы не получится. Можно разработать форму путевого листа с приложениями. А можно просто оформлять документ на срок меньше месяца, скажем на неделю.
Онлайн журнал для бухгалтера
Но в таком случае нужно иметь в виду, что самостоятельно разработанной форме должны присутствовать все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Путевые листы нужны, чтобы подтвердить производственный характер поездок и списать в налоговом учете горючее, запчасти и компенсацию за использование личного транспорта. Новые обязательные реквизиты с 26 февраля С 26 февраля Минтранс расширил перечень обязательных реквизитов путевого листа (Приказ Минтранса России от 18 января 2017 г.
№ 17).
С этой даты в путевом листе обязательно требуется ставить отметку о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик должен указать дату и время проверки машины, подпись, фамилию и свои инициалы. Прежде такие отметки тоже можно было ставить, но совсем не обязательно.
Путевые листы: правила заполнения и новые бланки 2017 года
Что касается путевого листа, то у этого документа унифицированная форма есть. Причем для разных типов автомобилей предусмотрены свои бланки. Утверждены они Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г.
N 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте“. В частности, для легковых автомобилей предусмотрен путевой лист по типовой межотраслевой форме N 3. В этом документе необходимо отражать сведения о работе автомобиля в течение дня или смены.
На более длительный срок путевой лист выписывают, только если работник едет на автомобиле в командировку. Бланк должен содержать наименование организации, марку и номер автомобиля. Здесь нужно также указывать, кто управляет автомобилем, и приводить реквизиты водительского удостоверения данного сотрудника.
Путевой лист легкового автомобиля (для нетранспортной компании)
Автопоезд – состав транспортных средств, состоящий из автомобиля (колесного трактора) и буксируемого им прицепа, прицепа-роспуска, полуприцепа. Кроме того, установлено, что автобус – это автомобиль с числом мест для сидения более 9, включая место водителя. Операции, связанные с эксплуатацией автомобильного транспорта, в частности с движением топлива в баках транспортных средств, подлежат документальному оформлению. Только в этом случае стоимость израсходованного топлива в бухгалтерском и налоговом учете может быть отражена в составе соответствующих расходов. Факт совершения хозяйственной операции необходимо подтверждать первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляет ответственный исполнитель совместно с другими участниками операции (ст. 9 Закона РБ от 18.01.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности»).
Если коротко, то в правилах появились нововведения о новых обязательных реквизитах. Поясним подробнее. ОГРН Кроме реквизитов, которые уже есть в путевом листе, с 15 декабря 2017 года требуется указывать дополнительно ОГРН компании или индивидуального предпринимателя. С 15 декабря 2017 года указание ОГРН и ОГРНИП в путевых листах – обязательно.
Без этих реквизитов путевые листы будут считаться заполненными с нарушением. Где указывать ОГРН в путевых листах? Этот вопрос остается на усмотрение компании или ИП. По нашему мнению, ОГРН можно фиксировать в графе, предназначенном для информации об организации или ИП.
Дата и время предрейсового контроля В порядке заполнения путевых листов с 15 декабря 2017 года дата и время предрейсового контроля технического состояния транспорта — это обязательный реквизит путевого листа.
Если служебным легковым автомобилем в течение одного дня управляют несколько сотрудников, то, как правило, оформляют путевой лист на каждое лицо. При этом необходимо предусмотреть процедуру передачи автомобиля от одного лица другому: удостоверение факта исправности, отсутствия повреждений, комплектности, фактического наличия учтенного количества ГСМ и т.д. Можно оформить один путевой лист на группу водителей (работников – пользователейавтомобиля) в случае, если они несут коллективную материальную ответственность и организован учет их работы с точки зрения возможного наличия негативных факторов (ДТП, утрата имущества и т.д.). Особенности использования личного автомобиля работника Использовать для служебных поездок автомобиль работника по соглашению с нанимателем может только сам работник-владелец. Этот вывод вытекает из трудовых правоотношений, основанных на ст. 106 Трудового кодекса РБ.
Форму путевого листа можно разработать самостоятельно
Им предусмотрено, что Совет Министров устанавливает органы государственного управления, уполномоченные утвердить формы первичных учетных документов, перечень которых также определяет Совет Министров. Данные формы являются обязательными для субъектов хозяйствованияи применяются в том порядке, который регламентирован уполномоченным органом государственного управления. Постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов» были установлены перечень таких обязательных для всех форм первичных учетных документов (их 8) и государственные органы, которые уполномочены утверждать эти документы (Минфин и Минстройархитектуры). Путевые листы среди таких обязательных документов не поименованы. Следовательно, с 1 апреля 2011 г.
Оборотная сторона разработанной компанией формы путевого листа, на основе которого не нужно рассчитывать зарплату водителю, может выглядеть, например, так: Оборотная сторона формы N ПЛ-1 Дата Nп/п Место Пройдено, км Движениегорючего, л Подпись лица, пользовавшегосяавтомобилемотправления назначения расход заправлено07.07.2008 1 Офис, ул. Строителей, 15 Вокзал, ул. Железнодорожная, 1 45 5 — Иванов2 Вокзал, ул. Железнодорожная, 1 Гостиница “Мечта“, Сиреневый б-р, 25 47 4,5 — Иванов3 Гостиница “Мечта“, Сиреневый б-р, 25 Офис, ул.
Строителей, 15 13 1,4 — Иванов08.07.2008 1 Офис, ул. Строителей, 15 ООО “Стрела“, ул. Почтовая, 7 30 3,3 — Иванов2 ООО “Стрела“, ул. Почтовая, 7 Офис, ул. Строителей, 15 33 3,6 30 Иванов10.07.2008 1 Офис, ул.
Строителей, 15 Филиал 1, пос. Октябрьский 122 11,7 — Иванов2 Филиал 1, пос. Октябрьский Офис, ул. Строителей, 15 122 12 — Иванов11.07.2008 1 Офис, ул.
buh-nds.ru
Как заполнить путевой лист (образец и рекомендации)
Оформление и заполнение путевого листа — процесс непростой. Он традиционно вызывает множество вопросов у бухгалтеров. Рассмотрим последние разъяснения Минфина по тому, как правильно заполнять путевые листы и исключить ошибки в них.
Форму путевого листа можно разработать самостоятельно
Начиная с 1 января 2013 года компании самостоятельно разрабатывают формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ »О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Это относится и к путевому листу. Заполнение путевого листа:
Когда суды признают расходы на ГСМ обоснованными и без путевого листа
Нередко на практике суды соглашаются, что для документального подтверждения затрат на ГСМ путевой лист не нужен. Но только в том случае, если организация, отражающая в учете расходы на ГСМ, не является автотранспортной. Такие выводы, в частности, содержит постановление ФАС Московского округа от 25.10.12 № А40-13623/12-75-66 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 21.02.13 № ВАС-1181/13).
Кроме того, важно, чтобы такие затраты были подтверждены иными документами (чеками ККТ на приобретение топлива)
На какой срок можно оформить путевой лист
В то время, когда компании обязаны были применять форму путевого листа, утвержденную постановлением № 78, они могли оформлять этот документ только на один день или смену. Такой порядок был предусмотрен пунктом 2 Указаний по применению и заполнению форм, приведенных в приложении к постановлению № 78.
При этом Минфин России в письме от 30.11.12 № 03-03-07/51 пришел к выводу, что первичные документы налогоплательщик составляет таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. Ведомство подчеркнуло, что профессиональные перевозчики оформление и заполнение путевого листа должны осуществлять ежедневно.
А вот организации, не являющиеся автотранспортными, могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка заполнения путевого листа, утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 »Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»).
Сейчас все компании могут разрабатывать форму путевого листа сами. А значит, и самостоятельно устанавливать срок, на который они оформляют этот документ. Соответственно оформление и заполнение путевого листа осуществляется в порядке и сроки, которые установит руководитель огранизации.
Маршрут следования автомобиля обязательно надо отобразить в путевом листе
Минфин России не раз отмечал, что при заполнении путевого листа водителю необходимо отразить весь маршрут движения по всем пунктам следования автомобиля.
Дело в том, что цель составления путевого листа — подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.
Указанные разъяснения финансовое ведомство давало в отношении самостоятельно разработанных форм путевых листов в тот период, когда автотранспортные компании обязаны были применять унифицированные формы. Напомним, что на оборотной стороне этого документа организация отражала информацию о маршруте следования автомобиля: место отправления и назначения, время выезда и возвращения, количество пройденных километров.
Доводы чиновников справедливы и в настоящее время, поскольку сейчас все компании могут утвердить свою форму путевого листа (образец смотрите выше).
Путевой лист нужен и в том случае, если сотрудник использует личное авто
Нередко работники используют личный транспорт в служебных целях, а компания выплачивает им компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Для этого сотрудник должен подтвердить право собственности на автомобиль, а также величину расходов, понесенных в связи с его использованием.
В частности, в письме от 27.06.13 № 03-04-05/24421 Минфин России отметил следующее: только при наличии путевого листа выплаченная за использование личного транспорта компенсация освобождается от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Учитывать при расчете налога на прибыль такую компенсацию можно также лишь в том случае, если сотрудник надлежаще оформил путевой лист. На это прямо указал Минфин России в письме от 23.09.13 № 03-03-06/1/39406. При отсутствии путевого листа инспекторы, вероятнее всего, исключат сумму спорной компенсации из налоговых расходов компании. То есть в данной ситуации заполнение путевого листа необходимо.
Если путевого листа нет, придется удерживать НДФЛ
Минфин России напомнил, что если сотрудник компании использует служебный автомобиль без путевых листов и иных подтверждающих документов, то у такого физлица возникает экономическая выгода (ст. 41 НК РФ).
Следовательно, из заработной платы и иного дохода водителя компании-работодателю в качестве налогового агента придется удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.14 № 03-04-05/28243). Или сообщить сотруднику и инспекторам о невозможности такого удержания (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Редакция журнала «Российский налоговый курьер»
hr-portal.ru
Образец путевого листа грузового автомобиля для ООО
Образец путевого листа грузового автомобиля для ООО допускается разрабатывать самостоятельно, но чаще всего в хозяйственной практике используется стандартный бланк, разработанный специалистами Госкомстата. В статье пойдет речь о назначении этого документа и его содержании.
Нужен ли на грузовой автомобиль путевой лист?
Применяющийся бланк и образец его заполнения
Нужен ли на грузовой автомобиль путевой лист?
Бухгалтерия любого предприятия начисляет заработную плату согласно поступившим сведениям о продолжительности работы водителя, объеме выполненной работы. Все эти сведения черпаются из путевого листа.
ВАЖНО! Помимо информации для расчета оплаты труда этот документ дает возможность вести учет израсходованному топливу. В результате имеющиеся в путевом листе данные напрямую влияют на стоимость оказанных услуг.
Организациям предоставлено право выбора: создавать бланк самим, используя наработанный опыт и существующие формы, или предпочесть унифицированную форму. В любом случае в документе должны найти место реквизиты, обязательные для таких случаев. Список их есть в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 с коррективами от 18.01.2017.
На данный момент предприятия пользуются путевыми листами из перечня, определенного постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Изменения в реквизиты Минтрансом вносились так, чтобы не изменить сложившейся практике и не отменять уже существующие бланки. В итоге ставшие необязательными реквизиты просто не заполняются, а те, что необходимы, напротив, фиксируются, поскольку место было предусмотрено изначально.
Применяющийся бланк и образец его заполнения
Для юридического лица наиболее предпочтительной формой путевого листа для грузовика признан бланк 4-С. Он как раз и утвержден уже упомянутым 78-м постановлением Госкомстата. Оформлением его ведает диспетчерская служба компании, внося в путевку сведения о водителе транспортного средства и о лице, заказавшем грузоперевозки.
Если требуется уточнение, то в секторе путевого листа «Особые отметки» приводится информация о соглашении, заключенном между владельцем грузовика и лицом, заказавшим перевозку.
Скачать форму 4-С можно на нашем сайте:
Скачать бланк
Этот бланк удобен тем, что нижняя часть путевого листа имеет небольшие отрывные листы, позволяющие оформлять перевозку в одном путевом листе для двух заказчиков. Если, конечно, такое возможно по грузоподъемности и по совпадению маршрутов. Такие талоны предназначены для получателя, который с их помощью сможет подтвердить получение услуги. В качестве платежного документа они выступать не могут, но дополнить пакет учетных бумаг способны.
На нашем сайте доступен для скачивания образец заполнения 4-С:
Скачать образец
***
Путевой лист для грузового автомобиля можно использовать стандартного вида (4-С), а можно разработать его самостоятельно. Главное — чтобы в форме присутствовали обязательные реквизиты.
okbuh.ru
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Бланк путевого листа организация может разработать самостоятельно и закрепить эту форму в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета. О правилах заполнения путевых листов в 2017 году расскажем в нашем материале.
Обязательные реквизиты путевого листа
Несмотря на то, что форму путевого листа организация вправе утвердить сама, существует перечень обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в таком бланке (Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152, Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).
К обязательным реквизитам путевого листа относятся (п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152):
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
К примеру, сведения о транспортном средстве предполагают указание:
- типа транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модели транспортного средства, а также модели прицепа, полуприцепа, если они используются;
- государственного регистрационного номера;
- показаний одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж;
- даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его возвращения.
А сведения о водителе должны включать следующую информацию:
- фамилия, имя, отчество водителя;
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
При этом на путевом листе могут приводиться дополнительные реквизиты, которые учитывают особенности ведения деятельности, связанной с перевозками.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Унифицированная форма путевого листа легкового автомобиля утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Однако учитывая, что указанная форма не содержит все обязательные реквизиты (к примеру, в ней отсутствуют сведения о медицинском осмотре водителя), приведем пример заполнения самостоятельно разработанного путевого листа.
Путевой лист легкового автомобиля: образец заполнения
Унифицированная форма путевого листа легкового автомобиля
При разработке формы путевого листа организациям и ИП, оказывающим транспортные услуги, необходимо учитывать изменения, введенные с 26.02.2017 и рассмотренные нами в отдельной консультации.
glavkniga.ru
Путевой лист легкового автомобиля (самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа) (образец заполнения) 2019
Путевой лист легкового автомобиля N 3
С 1 по 31 марта 2012 г. <1>
---------------------------------------------------------------------------
срок действия путевого листа
ООО "Компания", г. Москва, пр-т Андропова, д. 15,
тел. 111-22-33
Организация ---------------------------------------------------------------
наименование, адрес, телефон
-------------------------------------------------------------------------------
Тип и модель Легковой автомобиль ¦ Работа водителя и автомобиля ¦
транспортного "Тойота Камри 2.2" +-----------------------------------------------------------------------------+
средства ------------------- ¦ Период ¦Выезд из¦Возвращение¦ Показания ¦ Подпись ¦ Ф.И.О. ¦
О151МВ77 ¦ ¦ гаража ¦ в гараж ¦ одометра, км <2> ¦ ¦уполномоченного¦
Госномер ------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ лица ¦
Петров Василий +----------+--------+-----------+-------------------+---------+---------------+
Александрович ¦ число, ¦ время ¦ время ¦ перед ¦ после ¦(механик)¦ (механик) ¦
Водитель ------------------- ¦месяц, год¦ ¦ ¦выездом¦возвращения¦ ¦ ¦
Ф.И.О. +----------+--------+-----------+-------+-----------+---------+---------------+
77 ЕМ 445033 ¦14.03.2012¦ 09.15 ¦ 17.00 ¦ 11 125¦ 11 160 ¦ Иванов ¦ Иванов С.А. ¦
Удостоверение ------------------- +----------+--------+-----------+-------+-----------+---------+---------------+
¦15.03.2012¦ 09.10 ¦ 17.40 ¦ 11 160¦ 11 210 ¦ Иванов ¦ Иванов С.А. ¦
+----------+--------+-----------+-------+-----------+---------+---------------+
¦20.03.2012¦ 09.10 ¦ 17.30 ¦ 11 210¦ 11 250 ¦ Иванов ¦ Иванов С.А. ¦
-----------+--------+-----------+-------+-----------+---------+----------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
¦ Дата ¦ Сведения о маршруте ¦ Движение горючего ¦
+----------+-----------------------------------+----------------------------------------------------------------+
¦ Число, ¦ Место ¦ Место ¦Пройдено,¦ Остаток ¦Заправлено¦ Расход ¦ Остаток ¦ Расход ¦ Перерасход/ ¦
¦месяц, год¦отправления¦ назначения ¦ км ¦ горючего¦ ¦ ¦горючего на¦по норме¦ экономия ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦на начало¦ ¦ ¦ конец дня ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дня ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+-----------+-------------+---------+---------+----------+--------+-----------+--------+-------------+
¦14.03.2012¦пр-т ¦ООО ¦ 35 ¦ 44,5 ¦ - ¦ 5,5 ¦ 39,0 ¦ 4,4 ¦ 1,1 ¦
¦ ¦Андропова, ¦"Покупатель",¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦д. 15 ¦ул. Земляной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Вал, д. 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦<3> ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+-----------+-------------+---------+---------+----------+--------+-----------+--------+-------------+
¦15.03.2012¦пр-т ¦ООО ¦ 50 ¦ 39,0 ¦ - ¦ 6,2 ¦ 32,8 ¦ 6,2 ¦ - ¦
¦ ¦Андропова, ¦"Поставщик", ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦д. 15 ¦пр-т Мира, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦д. 12 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+-----------+-------------+---------+---------+----------+--------+-----------+--------+-------------+
¦20.03.2012¦пр-т ¦Маршрут N 1 ¦ 40 ¦ 32,8 ¦ - ¦ 5,5 ¦ 27,3 ¦ 5 ¦ 0,5 ¦
¦ ¦Андропова, ¦<4> ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦д. 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+-----------+-------------+---------+---------+----------+--------+-----------+--------+-------------+
¦ Итого ¦ 125 ¦ 44,5 ¦ - ¦ 17,2 ¦ 27,3 ¦ ¦ 1,6 ¦
¦ за месяц ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-----------+-----------------------------------+---------+----------+--------+-----------+--------+--------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
¦ Сведения о медицинском осмотре водителя <5> ¦
+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
¦ Дата (число, ¦ Вид медицинского ¦ Фактическое время ¦ Подпись ¦ Фамилия, имя, отчество ¦
¦ месяц, год) ¦ осмотра ¦проведения медосмотра¦ ответственного ¦ ответственного лица ¦
¦ ¦ ¦ (часы, минуты) ¦ лица ¦ ¦
+--------------+------------------+---------------------+-----------------+-------------------------------------+
¦ 14.03.2012 ¦Предрейсовый ¦ 09.10 ¦ Петрова ¦ Петрова Ирина Сергеевна ¦
+--------------+------------------+---------------------+-----------------+-------------------------------------+
¦ 14.03.2012 ¦Послерейсовый ¦ 17.10 ¦ Петрова ¦ Петрова Ирина Сергеевна ¦
+--------------+------------------+---------------------+-----------------+-------------------------------------+
¦ 15.03.2012 ¦Предрейсовый ¦ 09.05 ¦ Петрова ¦ Петрова Ирина Сергеевна ¦
+--------------+------------------+---------------------+-----------------+-------------------------------------+
¦ 15.03.2012 ¦Послерейсовый ¦ 17.55 ¦ Петрова ¦ Петрова Ирина Сергеевна ¦
+--------------+------------------+---------------------+-----------------+-------------------------------------+
¦ 20.03.2012 ¦Предрейсовый ¦ 09.00 ¦ Петрова ¦ Петрова Ирина Сергеевна ¦
+--------------+------------------+---------------------+-----------------+-------------------------------------+
¦ 20.03.2012 ¦Послерейсовый ¦ 17.50 ¦ Петрова <6> ¦ Петрова Ирина Сергеевна ¦
---------------+------------------+---------------------+-----------------+--------------------------------------
Петров Петров В.А.
Водитель --------------- -------------------
(подпись) (фамилия, инициалы)
Васильева Васильева А.Г.
Бухгалтер --------------- -------------------
(подпись) (фамилия, инициалы)———————————
<1> Срок действия может быть любой в пределах месяца.
<2> Без показания спидометра вряд ли удастся подтвердить расходы.
<3> Маршрут безопаснее указывать максимально подробно.
<4> Частые маршруты можно закрепить внутренним документом как маршруты N N 1, 2 и т.д.
<5> Указание сведений о медосмотре обезопасит не только от налоговых споров в этой части, но и от претензий в области безопасности дорожного движения.
<6> Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра проставляются медработником и заверяются его штампом и подписью с указанием Ф.И.О.
Примечание. При подтверждении расходов иными документами возможно использование систем навигации
vse-documenty.ru
Работа с путевыми листами в 1С
Согласно общих правил работы с маршрутными документами, перед началом работы водитель получает путевой лист, согласно которому выполняет задание. После выполнения задания, водитель сдает путевой лист диспетчеру. Только после этого диспетчер имеет право выдать водителю новый путевой лист. Как правило, документ выдается на один день или смену, но программа позволяет выписывать документы на месяц и на любой другой срок. В работе с программой мы так же будем придерживаться этого правила – выписывать новый путевой лист только после проведения предыдущего. Условно разделим работу на 2 этапа.
1. Создание путевого листа, печать и выдача водителю
Рассмотрим на примере путевого листа грузового автомобиля (форма №4-С).
Создаем новый документ. Для этого перейдите в пункт «Путевые листы» > «Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)».
Для введения нового путевого листа в программу используйте кнопку «Создать», после чего откроется форма редактирования.
Организация и подразделения заполняются автоматически из значения по умолчанию (может быть указана в карточке ТС или константой), либо выбором, нажав .
Дата должна соответствовать дате выезда ТС из гаража.
Автомобиль выбираем из справочника, нажав . Если за автомобилем закреплен прицеп, то он автоматически заполнится в строке «Прицеп №1», либо выбрать соответствующий, нажав .
Заполняем строку «Водитель 1», нажав .
Дата и время выезда из гаража в блоке «Работа и ГСМ» заполняются автоматически и равна дате документа. Показатели спидометра и ГСМ при выезде заполнятся автоматически из предыдущего путевого листа, или если на этот автомобиль были введены начальные данные. При необходимости вы можете принудительно обновить остатки при выезде и пересчитать путевой лист. Это удобно при исправлении документов задним числом. Для группового пересчета используйте обработку «Пересчет ГСМ и Спидометра».
Далее выбираем «Заказчика» из справочника. Если в карточке заказчика указан адрес по умолчанию, он будет подставлен в колонку адреса. Адреса можно заполнять вводом с клавиатуры или выбором из справочника.
Можно выбрать любой ранее сохранный адрес, не обязательно принадлежащий выбранному заказчику.
На этом этапе можно распечатать путевой лист, поставить соответствующие подписи и выдать его водителю. Можно печатать с данными возврата и без.
После чего нажать . Документ запишется, но не будет проведен. Проводить будем на следующем этапе, после того как водитель вернет документ обратно. Оставлять документ не проведенным удобно ещё и потому, что сразу видно какие документы выданы, но не возвращены и не обработаны.
2. Получение путевого листа от водителя, заполнение фактическими данными и проведение.
По окончании смены водитель сдает путевой лист, где у него будут заполнены: показатели спидометра и топлива при въезде в гараж, количество топлива, выданного по заправочному листу за этот день, ездки, количество перевезенного груза. Эти данные нам необходимы для правильного расчета топлива по норме.
Для этого заходим в пункт «Путевые листы» > «Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)» или «Путевые листы (все)», находим путевой лист, открываем и заполняем все недостающие данные: дату и время при въезде в гараж, «нулевой пробег» (если известно, сколько км ТС двигалось без груза), выдано ГСМ, табличную часть, а именно, для точного расчета расхода ГМС по норме нужно заполнить графы , где пробег за все ездки.
Поправочный коэффициент (D) заполняется либо автоматически из автомобиля (если при вводе в справочнике «Транспортные средства» этот коэффициент был учтен), либо в ручную руководствуясь разделом 2 п. 5, п.6 методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте или спецификацией ТС.
Когда табличная часть будет заполнена, то показатель спидометра «на конец дня» заполнится автоматически.
Для автобусов, самосвалов, специальных автомобилей нужно заполнить «Т-Количество работы спец. оборудования».
Если все данные внесены верно, то автоматически рассчитается расход по норме, который может соответствовать или не соответствовать фактическому расходу ГСМ.
Если нужно, чтобы фактический расход был равен расходу по норме, можно нажать кнопку «=», либо установить вручную.
Вкладка «Топливо» заполняется автоматически, заглядывать в неё имеет смысл только если ТС использует несколько видов топлива. На этой вкладке, при необходимости можно вручную отредактировать «фактический расход» и «выдано» по конкретному виду топлива. Подробнее о работе с несколькими видами топлива.
Иногда возникает необходимость списать топливо датой возвращения (например, если путевой лист выдан на длительный срок и переходит на другой месяц). В этом случае установите галочку «Провести датой возврата» на вкладке топливо. Следующий путевой лист должен быть позже даты возврата, чтобы не нарушалась последовательность.
Кроме того, вы можете рассчитать заработную плату водителя, на вкладке «Заработная плата». Подробнее о настройках расчета.
Если пробег между адресами не известен, вы можете загрузить его из бесплатного он-лайн сервиса. Подробнее о автоматическом заполнении пробега.
Если на ваших ТС установлена одна из поддерживаемых систем мониторинга транспорта, вы можете загрузить данные по пробегу и маршруту из этой системы в путевой лист. Подробнее о настройке модуля «Мониторинг».
На этом создание путевого листа завершено. Записываем и проводим. Печатаем при необходимости. Подробнее о режимах печати путевых листов.
mospostavka.ru