Путевые листы можно заполнять и на компьютере, и от руки
Чтобы упростить работу с путевыми листами, в ряде компаний специалисты сначала заполняют их в программе, а потом распечатывают и ставят подпись. От читателей нам стало известно, что налоговики снимают расходы по таким документам, мол, путевые листы должны быть заполнены только от руки. Ведь сведения в них вносят во время поездок.
В путевом листе действительно есть реквизиты, которые обычно заполняют во время поездок. Например, это дата выезда, маршрут и расход ГСМ. Однако жесткого требования заполнять листы исключительно от руки в законодательстве нет. Если они будут заполнены после поездки, это не значит, что документы составлены неверно или имеющиеся в них данные недостоверны. Путевой лист – это обычный первичный документ, а он может быть составлен не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).
Таким образом, ничто не запрещает заполнять такой документ и комбинированным способом, то есть частично от руки, а частично на компьютере. Повышенные требования предъявляются только к банковским и кассовым документам (п. 2.8 Положения, утв. ЦБ РФ от 03.10.02 № 2-П, п. 19 Порядка, утв. решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40).
То, что путевой лист, частично заполненный на компьютере, пригоден для подтверждения расходов на ГСМ, нам подтвердили и в Минфине России. Косвенно об этом свидетельствует и письмо этого ведомства от 25.08.09 № 03-03-06/2/161.
КСТАТИ. Компании, которые не специализируются на перевозках, могут составлять путевые листы в произвольной форме. Главное, чтобы в них были реквизиты, названные в приказе Минтранса России от 18.09.08 № 152. В частности, наименование и номер путевого листа, сведения о сроке его действия, машине, ее собственнике и водителе.
www.gazeta-unp.ru
Можно ли оформлять один путевой лист на машину в месяц
Вопрос:
Коммерческая организация имеет на балансе легковые автомобили и не является профессиональным перевозчиком. Организация перевозит грузы и работников для собственных нужд. Можно ли оформлять один путевой лист на машину в месяц? Можно ли составлять эти листы полностью на компьютере, а не вписывать маршрут вручную?
Ответ:
Организация может оформлять один путевой лист на каждую машину сроком на один месяц. Путевой лист можно заполнять частично на компьютере, а частично вручную, а также использовать специальные компьютерные программы для заполнения путевых листов. Если маршрут известен заранее и не меняется, заполнение маршрута на компьютере не будет являться нарушением. Отметки медицинского работника, механика и подписи других ответственных лиц должны быть проставлены вручную.
Поскольку организация нетранспортная, то на основании п. 10 Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 она имеет право выписывать путевые листы сроком действия на один месяц. Это же подтверждает письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51, в котором указано, что профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78), а нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Срок в путевых листах нужно будет указывать так — с 1 августа 2017 года по 31 августа 2017 года.
Для подтверждения расходов по налогу на прибыль необходимо обеспечить в путевом листе наличие всех обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе № 152, а также соблюсти требования, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Таким образом, организация может разработать и утвердить форму путевого листа самостоятельно.
Согласно п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» медицинское обеспечение безопасности дорожного движения включает в себя обязательные предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры. Предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы водителя. Послерейсовые медосмотры проводятся в течение всего времени работы водителя, если такая работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.
Пунктами 7 и 16 Приказа № 152 предусмотрено обязательное указание в путевых листах даты, времени проведения медосмотров водителя медицинским работником с заверением его штампом и подписью с указанием фамилии, имени, отчества. В связи с этим путевые листы должны содержать отметки о предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах водителей, даже если организация не является профессиональным перевозчиком. Это подтверждается судебной практикой, например, Постановлением Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.12.2013 по делу № А33-12312/2013 (Определением Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529 оставлено без изменения).
С 26.02.2017 вступили в силу изменения, внесенные Приказом Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17 в Приказ № 152. Печать или штамп организации в заголовочной части путевого листа теперь ставить не нужно. Но отныне в путевом листе обязательно должна быть отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, проставленная уполномоченным лицом и заверенная его подписью с указанием фамилии и инициалов. Проводить такой контроль должны все организации, даже если они не являются специализированными перевозчиками. В силу нормы ст. 20 Закона № 196-ФЗ все организации обязаны обеспечивать техническое состояние транспортных средств в соответствии с требованиями безопасности дорожного движения и не допускать автомобили к эксплуатации при наличии неисправностей.
Приказ № 152 не содержит требований заполнять путевые листы вручную. Учитывая судебную практику, организациям, эксплуатирующим легковые автомобили для собственных нужд, для избежания проблем с признанием расходов на ГСМ лучше заполнять путевой лист частично на компьютере, а частично — вручную.
Можно использовать специальные компьютерные программы, предназначенные для автоматизации заполнения путевых листов. При этом отметки медработника, механика и подписи других ответственных лиц должны быть проставлены вручную.
Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА
www.v2b.ru
Заполнение путевого листа
Допустимо ли заполнять путевой лист частично на компьютере, а частично от руки? Ведем учет ГСМ в 1С, но распечатывать оттуда полностью заполненный путевой лист не представляется возможным, поскольку не известен заранее маршрут следования автомобиля. Можно ли распечатать из 1С бланк с заполненными данными об организации, транспортном средстве, водителе, а маршрут и движение горючего водитель и диспетчер заполнят сами от руки?
Законодательство не содержит жесткого требования к заполнению путевых листов строго от руки. Таким образом, учреждение может заполнять путевой лист любым удобным способом, от руки или на компьютере, а также комбинированным способом, то есть частично от руки, а частично на компьютере.
Обоснование
Из статьи газеты «Учет. Налоги. Право», № 34, сентябрь-октябрь 2010
Путевые листы можно заполнять и на компьютере, и от руки
Людмила Семушкина, эксперт «УНП»
Чтобы упростить работу с путевыми листами, в ряде компаний специалисты сначала заполняют их в программе, а потом распечатывают и ставят подпись. От читателей нам стало известно, что налоговики снимают расходы по таким документам, мол, путевые листы должны быть заполнены только от руки. Ведь сведения в них вносят во время поездок.
В путевом листе действительно есть реквизиты, которые обычно заполняют во время поездок. Например, это дата выезда, маршрут и расход ГСМ. Однако жесткого требования заполнять листы исключительно от руки в законодательстве нет. Если они будут заполнены после поездки, это не значит, что документы составлены неверно или имеющиеся в них данные недостоверны. Путевой лист – это обычный первичный документ, а он может быть составлен не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания* (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).
Таким образом, ничто не запрещает заполнять такой документ и комбинированным способом, то есть частично от руки, а частично на компьютере.* Повышенные требования предъявляются только к банковским и кассовым документам (п. 2.8 Положения, утв. ЦБ РФ от 03.10.02 № 2-П, п. 19 Порядка, утв. решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40).
То, что путевой лист, частично заполненный на компьютере, пригоден для подтверждения расходов на ГСМ, нам подтвердили и в Минфине России. Косвенно об этом свидетельствует и письмо этого ведомства от 25.08.09 № 03-03-06/2/161.*
КСТАТИ. Компании, которые не специализируются на перевозках, могут составлять путевые листы в произвольной форме. Главное, чтобы в них были реквизиты, названные в приказе Минтранса России от 18.09.08 № 152. В частности, наименование и номер путевого листа, сведения о сроке его действия, машине, ее собственнике и водителе.
Журнал «Учет в учреждении»
— рекомендации с практическими примерами, проводками и ссылками на нормативно-правовые документы, готовятся при участии специалистов Минфина.
Справочная Система Госфинансы — База документов, практические рекомендации, экспертная поддержка, сервисы и расчетчики, видео-семинары, журналы, и многое другое.
Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении» – особенности оплаты труда, расчет отпускных, пособий, надбавок, премий и иных выплат. Бухгалтерский и налоговый учет всех расчетов.
Школа главбуха госучреждения — курсы повышения квалификации для бухгалтеров госучреждений по всем направлениям деятельности. Соответствуют профессиональному стандарту «Бухгалтер».
www.budgetnik.ru
Обязаны ли организации заполнять маршрут в путевом листе подробно? Обязаны ли водители путевые заполнять вручную, или можно предоставлять в компьютерной обработке? — НТВП Кедр
Распечатать
Вопрос: Обязаны ли организации заполнять маршрут в путевом листе подробно: 1) адрес; 2) наименование организации? Или наименование организации писать не обязательно? Или можно указать наименование, а адрес не обязательно?
Если водитель ездит от гаража до офиса, нужно ли прописывать адреса, или можно обойтись записью «гараж — офис»?
Обязаны ли водители путевые листы заполнять вручную, или можно предоставлять в компьютерной обработке?
Отвечают специалисты АУДИТОРСКОЙ КОНТОРЫ «КОЛЬЧУГА»:
В соответствии с п. 3, п. 5 Приказа Минтранса РФ от 18.09. 2008 г. №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ Минтранса №152) путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве; 5)сведения о водителе.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона.
Таким образом, указание наименования организации и ее местонахождения обязательно.
Пунктом 13 Приказа Минтранса № 152 установлено, что уполномоченные лица, назначенные руководителем организации, фиксируют дату, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и при его заезде на постоянную стоянку, что необходимо для расчета пробега автотранспортного средства, и заверяют их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.
Сведения о маршруте (пунктах назначения в течение срока действия путевого листа) не отнесены Приказом Минтранса № 152 к числу обязательных, однако, по мнению налоговых органов, путевой лист, несодержащий в составе реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает обоснованность приобретения горючесмазочных материалов. Следовательно, осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов не могут быть учтены при расчете налога на прибыль (письмо УФНС России по г. Москве от 7.07.2008 г. № 20-12/064123.2, письмо УФНС России по г. Москве от 13.11.2006 г. №20-12/100253).
Арбитражная практика по данному вопросу также неоднозначна.
Существуют судебные акты, в которых арбитры приходят к выводу о том, что для признания расходов на топливо указание маршрута в путевых листах необязательно (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 г. № Ф04-3922/13 по делу № А46-29337/2012, постановление ФАС Московского округа от 29.02.2012 г. № Ф05-653/12 по делу № А40-63465/2011).
Имеют место и судебные решения, содержащие иную позицию судей: путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ (постановление ФАС Поволжского округа от 20.06.2013 г. № Ф06-3844/13 по делу № А55-26509/2012, постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 г. № Ф06-3255/13 по делу № А55-23291/2012).
Во избежание споров с налоговыми органами рекомендуем заполнять в путевых листах маршрут следования автомобиля.
Требования о заполнении путевых листов в рукописном варианте Приказ Минтранса №152 не содержит.
По нашему мнению допустимо заполнение путевых листов в печатном виде.
При этом нужно соблюдать требования к первичным учетным документам, содержащиеся в п.2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в частности, обязательными реквизитами первичного документа являются наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
www.ntvpkedr.ru
Нужно ли оформлять путевой лист?
КОМУ НЕ НУЖЕН ПУТЕВОЙ ЛИСТ? 1. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется им в собственных целях или передается другому физическому лицу по доверенности, то этот случай мы вообще не рассматриваем. Он из другой оперы. 2. Если автомобиль принадлежит юридическому лицу и для этого юридического лица не имеет значения учет расходов на топливо. То есть предприниматель или владелец компании по каким-то соображениям приобретенный для личных нужд автомобиль «оформил» на фирму. Ситуация эта не выдуманная, рассмотрим ее на примерах. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную систему налогообложения и выбравшему в качестве налогооблагаемой базы доходы. Говоря простыми словами, налогами облагаются только доходы этого юридического лица, независимо от его расходов. В таком случае не имеет особого смысла заниматься оформлением путевых листов, так как это приведет лишь к дополнительным затратам времени на заполнение бумаг. В данном случае юридическое лицо может выдать водителю специальную доверенность на управление автомобилем, которую водитель и будет предъявлять сотрудникам ГИБДД вместо путевого листа. Бланк доверенности для юридического лица рассмотрим ниже. В моей практике был случай, когда в качестве документа, подтверждающего право управления автомобилем, зарегистрированным на юридическое лицо, был договор безвозмездного пользования, который со стороны инспекторов вопросов не вызывал. Однако в дискуссии о правомочности оформления различных документов взамен путевого листа мне выдвинули версию, что коммерческие организации, имеющие своей целью зарабатывание денег, с точки зрения налоговой не имеют права оформлять договоры на безвозмездной основе. Но это с точки зрения налоговой, мы же в данном случае рассматриваем вопрос об оформлении документа, который с точки зрения законности устроит инспектора на дороге и автомобиль у вас не отнимут и не увезут на штрафстоянку. Тем более, ни для кого секрет, что даже путевые листы, которые выписывают водителям в дорогу, в большинстве случаев при подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности все равно переписываются заново. КОГДА ЗАПОЛНЕНИЕ ПУТЕВОГО ЛИСТА ОБЯЗАТЕЛЬНО? Читаем статью 6 федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Статья 6. Путевые листы. 1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном правительством Российской Федерации. 2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Обратите внимание на второй пункт статьи. Именно в нем перечислены ситуации, в которых управление транспортными средствами без путевого листа запрещено (перевозка пассажиров и багажа, грузов). Можно ли считать перевозкой пассажиров, когда директор или полномочный сотрудник фирмы возит самого себя? Наверное, нет. Пассажиром водитель не считается. НА КАКОЙ ПЕРИОД ВЫДАЕТСЯ ПУТЕВОЙ ЛИСТ? Ежедневное заполнение путевых листов — довольно трудоемкое занятие. Особенно для маленьких организаций, где нет отдельного диспетчера. Кстати, здесь же надо упомянуть и о нюансах с отсутствием в штате медсестры, которая должна осматривать водителей перед выходом в рейс, а также механика, проверяющего и выпускающего автомобили. Поэтому возникает вопрос, можно ли выписывать путевой лист на несколько дней? Ответ на него мы можем найти в п. 10 приказа Министерства транспорта РФ «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путе
Путевой лист необходим обязательно! Мало ли что! Вдруг автомобилю понадобятся <a rel=»nofollow» href=»http://www.m1-service.ru/» target=»_blank» >ремонт, диагностика, запчасти</a>… а как вы докажите, что дело было на работе, а не по Вашей личной поездке?
<a rel=»nofollow» href=»https://homsters.kz/» target=»_blank»>https://homsters.kz/</a>
touch.otvet.mail.ru
Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ
Мы выплачиваем компенсацию за использование личного автомобиля сотрудникам организации. В конце месяца заполняем путевые листы, маршрут движения одинаковый каждый месяц. Можно ли путевые листы за месяц писать не от руки, а на компьютере печатать, с указанием маршрута, километража?
в законодательстве нет ограничений по способу заполнения путевого листа. Организация имеет право заполнять путевой лист, как на компьютере, так и от руки.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для упрощенки
Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные
Организация может использовать:
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листовзафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).*
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Ситуация: Как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля.
В путевом листе укажите конкретный пункт назначения. Например так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если организация эксплуатирует автомобиль в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо записать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы могут признать необоснованными.* Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.
Главбух советует: расходы на бензин можно признать даже в том случае, если в путевом листе не обозначен конкретный маршрут следования автомобиля. Но, применяя такой подход, будьте готовы к спорам с проверяющими.
Аргументы в споре помогут следующие. Чтобы отнести стоимость ГСМ на расходы, нужны правильно оформленные первичные документы, подтверждающие производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФ, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, приведенные в разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, а также те, что должны быть в любой первичке (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не названы среди обязательных реквизитов. Поэтому признать стоимости ГСМ в расходах можно, даже если не вписать такие данные в путевой лист. Но не исключено, что такую позицию придется отстаивать в суде. А заранее предугадать, на чью сторону встанут судьи, сложно.
Так, есть примеры из арбитражной практики, когда судьи поддержали организацию (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 26 августа 2010 г. № КА-А41/9668-10, от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10, Северо-Западного округа от 18 ноября 2009 г. № А44-1106/2009, от 6 июля 2009 г. № А56-50333/2008, Уральского округа от 12 октября 2010 г. № Ф09-8425/10-С3).
Вместе с тем, есть и решения в пользу налоговых инспекторов (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. по делу № А27-10606/2011, Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009, от 21 октября 2009 г. № А33-13602/08).
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
www.26-2.ru