Можно ли подписывать документы гелевой ручкой?
Можно ли подписывать первичные документы гелевой ручкой? Адаптируя к современным реалиям нормы п. 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, делаем вывод: записи в первичных документах должны производиться чернилами, шариковой ручкой, с помощью электронной компьютерной техники либо иных средств механизации, которые обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения первичных документов в архиве. То есть прямого запрета на подписание первичного документа гелевой ручкой в приведенном Положении не содержится. Кроме того, аналогичное заключение сформулировано в письме УФНС РФ по г. Москве от 07.10.2010 № 16–15/104968@. Письмо, правда, посвящено порядку оформления счетов-фактур, но в его заключительной части говорится: Гражданский кодекс РФ, равно как и Налоговый кодекс РФ, не содержит запретов и ограничений в части подписания документов перьевыми или гелевыми ручками. Однако еще неизвестно, каким образом отреагируют на «первичку» , подписанную гелевой ручкой, наши доблестные налоговики, обнаружив такой документ в ходе проверки. Ведь в судебной практике уже имеется прецедент, когда налоговые инспекторы отказали налогоплательщику в принятии налоговой декларации лишь потому, что форма налоговой отчетности была заполнена гелевой ручкой (см. постановление ФАС Центрального округа от 30.11.2005 № А09-1916/05–22).
Почему нельзя подписывать документы гелевой ручкой?
Поэтому, с нашей точки зрения, необязательно пользоваться гелевой ручкой, куда безопаснее подписать первичный документ стандартным и привычным способом — синей шариковой ручкой. Тогда вам не придется переделывать документ по просьбе вашего контрагента либо дожидаться из налоговой инспекции решения о привлечении вашей организации к налоговой ответственности за недоплату налога на прибыль в связи с завышением расходов или НДС в связи с отказом в вычете по налогу.
Можно, но не желательно. Она обычно очень долго сохнет и потому постоянно размазывается и получается не красиво, не брежно да и грязно! И вообще говорят, что она очень часто протекает
Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?
Общие требования к подписанию документов.
Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте «Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.
В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.
Счёт-фактура.
Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.
Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 NА19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).
Договоры.
Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.
Расчётные документы.
Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 «Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации», утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).
Трудовая книжка.
Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
Листок нетрудоспособности.
Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 «О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности»).
Карточка с образцами подписей и оттиска печати.
Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2. Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».)
Вывод.
Нюансы заполнения документов
Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.
Старший юрист ЗАО АФ «Аудит-Классик»
Новокрещенова Т.Г.
[email protected]
Какой ручкой подписывать документы?
Интересные статьи
obd2bluetooth.ru
Подпись черной ручкой в документах можно ли
При рассмотрении споров по данному вопросу арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Московского округа от 26.09.2007, 03.10.2007 № КА-А40/ 10140-07 по делу № А40-314/07-141-3, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2007 по делу № А05-13752/2006-11) обращают внимание на то, что положения законодательства о налогах и сборах не содержат запрета на заполнение счетов-фактур как рукописным, так и машинописным способом, либо двумя способами одновременно. Совмещение различных способов заполнения счетов-фактур не может являться основанием для отказа налогоплательщику в осуществлении вычетов, уплаченных поставщикам сумм НДС по таким счетам-фактурам.
Какими ручками и чернилами подписывать документы?
ВниманиеК решению конкретного вопроса о выборе цвета чернил при оформлении идентификационных реквизитов документов организации рекомендуем подходить с позиций общих требований к обеспечению сохранности документов. Средства оформления документов (нанесения текста) должны быть светостойкими, водостойкими, износостойкими. Представьте, сколько раз делаются ксерокопии оригиналов, когда идентификационные реквизиты подвергаются «световой атаке», после которой сразу начинается процесс выцветания, и при последующей сдаче документов в архив возникает риск просто не обнаружить подписи на документе, а только ее следы.
В бумаге, обладающей пористой структурой и большой гигроскопичностью, могут начаться физико-химические процессы, которые вызывают поглощение водорастворимой краски капиллярной ручки.
Можно ли подписывать документы черной ручкой?
Так, статья 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», раздел 2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Министерством финансов СССР 29.07.1983 № 105 (далее — Положение о документообороте), пункты 12-18 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета), в которых закреплены требования по оформлению первичных документов, не содержат ограничения в способе заполнения первичных документов. Отсутствие как прямого, так и косвенного запретов позволяет налогоплательщикам заполнять документы комбинированным способом.
Подпись в счете-фактуре черной пастой
Приходя в организацию для работы, нужно разузнать, как правильно заполнять бумаги, можно ли подписывать документы черной ручкой, сколько экземпляров должно быть, в каком порядке их подавать. Только обладая данной информацией, можно не чувствовать себя неловко при столкновении с бюрократическими организациями.
Читайте также
- Определение об оставлении заявления без движения в гражданском процессе
- Ответственность директора ООО по долгам
- Поздние переселенцы в Германию: особенности программы и документы
- Заявление о выдаче паспорта на несовершеннолетнего гражданина.
Какой ручкой подписывать документы?
Так, ФАС Московского округа принял в качестве допустимых доказательств протокол опроса свидетеля, подтвердив таким образом подписание документов неустановленным лицом. Также суд принял во внимание следующие противоречия:
- в представленных в инспекцию счетах-фактурах имеется подпись главного бухгалтера, а в счетах-фактурах, представленных в суд, этой подписи нет;
- в представленной выписке из книги покупок отражены спорные счета-фактуры, но с датой оплаты, не соответствующей данным документам.
Так как спорные документы подписаны неустановленным лицом, содержат противоречивые и недостоверные сведения, составлены с нарушением требований статьи 169 НК РФ, суд признал правомерным позицию налоговиков (см. постановление от 21.02.2006, 01.03.2006 № КА-А40/ 652-06).
Нюансы заполнения документов
Наталия Лобанова, главный редактор журнала Если приведенные в этом ответе аргументы не покажутся вашему руководителю убедительными, то можете предложить ему принять участие в шуточном эксперименте:
- подберите несколько видов ручек, в т.ч. самые «ненадежные»;
- на листе бумаги напечатайте текст – перечень ручек (с указанием производителя и модели, типа ручки и используемых чернил, цвета чернил). Среди ручек, участвующих в эксперименте, должны быть не только подобранные вами, но и любимая ручка шефа, которой он подписывает документы. После описания каждой ручки оставьте достаточно пустого места для последующей рукописной надписи;
- перечень ручек можете предварить заголовком «Эксперимент начат <дата <должность и <собственная »;
- с отпечатанным таким образом листом и перечисленными в нем ручками загляните к руководителю, когда у него будет хорошее настроение.
Вопрос-ответ по теме
- Почему дела имеют срок хранения?
- Нужно ли регистрировать оригинал письма под новым номером?
- Как перейти к технологиям интеллектуальной обработки текстов?
Вопрос Недавно у нас была проверка из вышестоящей организации и нам сделали замечание, что руководитель учреждения подписывает документы (письма, приказы и т.д.) черной (чернильной) пастой, а не синей шариковой ручкой. Руководитель с этим не согласен. Нигде не могу найти специальных требований по поводу цвета подписи и вида ручки (шариковая, перьевая, гелевая или чернильная)? Ответ Общих законодательно-нормативных требований к виду ручек или цвету чернил в законодательстве нет. Такого рода требования порой встречаются в ведомственных нормативных актах и в отдельных постановлениях Правительства (всего их порядка 200).
Единственное пожелание налоговиков заключается в последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление № 914), в типовой форме счета-фактуры. При соблюдении данного требования считается, что налогоплательщик составил документ без нарушений налогового законодательства. Вместе с тем, заполнение счета-фактуры смешанным способом (одновременно машинописным и рукописным) налоговые органы зачастую квалифицируют как внесение исправлений в счет-фактуру, которые должны быть заверены в установленном порядке.
Так, в письме УФНС России по г.
Подпись черной ручкой в документах можно ли
Более того, перечень возможных средств, используемых для нанесения надписи, является открытым. В свою очередь, НК РФ, равно как и Постановление № 914, не содержат особых указаний о типе и видах средств, которые необходимо использовать при заполнении счетов-фактур. Таким образом, на сегодняшний день отсутствуют нормативные документы, не позволяющие налогоплательщику использовать гелевую ручку.
Что касается цвета пасты, чернил или геля, то, как ни странно, именно по заполнению первичных документов и счетов-фактур опять же какие-либо указания свыше отсутствуют. Минфин России очень подробно разъяснил порядок заполнения деклараций по ряду налогов, обязав использовать синие или черные чернила. Такие «ограничения» можно увидеть, например, в приказах финансового ведомства об утверждении декларации по налогу на имущество, единому социальному налогу, транспортному налогу и т.
д.
И, наконец, смазывание, стирание, расплывчатость линий могут обнаружиться после применения неизвестной новой ручки, полученной руководителем в качестве сувенира из дальних стран. Поэтому службе делопроизводства необходимо проверять рекламные заявления компаний-производителей средств изготовления документов (научно они называются «рукописными средствами текстонанесения»), требовать сертификаты и по договоренности с руководством устанавливать обязательность применения светостойких и водостойких современных чернильных и шариковых ручек при подписании документов. С точки зрения противодействия выцветанию, удобства чтения и копирования собственно текст официального документа должен быть черным, контрастным, без применения принтерных режимов экономной печати.
Часто такие требования связаны с текущими или давно забытыми технологическими особенностями (например, с тем, что плохо копируются надписи зеленого или красного цвета и хорошо – сделанные черной гелевой ручкой, а также с тем, что паста/чернила плохо ложатся на бланк или расплываются и т.п.). Причем, требования в разных законодательных актах неодинаковые и могут даже противоречить друг другу: Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» 56. Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств.
Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Не допускается использование шариковой ручки.
alishavalenko.ru
Можно ли подписывать документы черной ручкой и если да, то где об этом можно почитать?
можно, но смотря какие документы гелевыми ручками нельязя документы подписывать потому что они растекаются. ну а вот где это прописано не знаю мне кажется что такого нет.. . есть только некоторые пожелания заполнения документации в кадровом делопроизводстве… но закона нет. (
нельзя, по-моему в гк
Только синей и не гелевой!!!
Существует ГОСТ по делопроизводству — там можно поглядеть. Но я что-то не припоминаю, чтобы он это запрещал. Единственная проблема — черная ручка гораздо ближе к ксерокопии, чем синяя.
Вы не уточнили какие именно документы вас интересуют. На примере финансовых, могу посоветовать почитать:<br>Согласно пункту 2.8. Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденных ЦБ России 12.04.2001 N 2-П, расчетные документы на бумажных носителях заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета, за исключением чеков, которые заполняются ручками с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета (допускается заполнение чеков на пишущей машинке шрифтом черного цвета). Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. <br> Анализ нормативно-правовых актов Российской Федерации об организации документооборота позволяет следать вывод, что Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 N 28, также не содержит указания на допустимость применения каких-либо определенных цветов пасты при подписании различных документов. То есть прямого запрета использования других цветов, кроме черного и синего, законодательством не установлено.<br>
А КАКОЙ РУЧКОЙ ВЫ РАСПИСЫВАЛИСЬ В ПАСПОРТЕ ? -ТОЛЬКО ЧЕРНОЙ ГЕЛЕВОЙ-
В паспорте применяются специальные чернила, не имеющие никакого отношения к гелевым ручкам
touch.otvet.mail.ru