Журнал секретарь референт: Секретарь-референт — профессиональный журнал для секретарей и управленческих работников. :: Profiz.ru

Секретарь-референт — профессиональный журнал для секретарей и управленческих работников. :: Profiz.ru

ПРОФЕССИЯ

Зоркий взгляд, или Откуда берется проактивность секретаря и ассистента

Почему любому ассистенту и секрета­рю сейчас стоит развивать такую ком­петенцию, как проактивность? Что нуж­но сделать для того, чтобы это умение стало вашей второй натурой? Какие навыки попутно надо формировать в себе? Что дает проактивность челове­ку в обычной жизни?

Миклашевская С.Н.

Автоматизация работы секре­тарей с помощью внедрения Справочника секретаря

Автор на примере своей компании рассказывает, как автоматизировать бизнес-процессы секретариата. Вы уз­наете, что необходимо будет сделать, чтобы создать полезный документ с описанием всех рутинных операций и необходимой информацией – Справочник секретаря, а затем ввести его в работу.

Иофик О.Ю.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Как снять с себя ответственность за печати подразделений компании

Секретарь просит, чтобы с нее сня­ли ответственность за учет печатей и штампов организации, а ответствен­ными назначили тех руководителей структурных подразделений, которые ими пользуются. Расскажем, как посту­пить в такой ситуации.

Савинова А.С.

Отметка о направлении докумен­та в дело: кем используется и как оформляется

Напомним, как оформлять отметку о на­правлении документа в дело, которая несет двойную функцию: во-первых, свидетель­ствует о том, что документ исполнен и снят с контроля, во-вторых, указывает номер дела, в которое он должен быть подшит.

Кожанова Е.Н.

Внесение изменений в правовые акты: языковые формулы в за­головках документов о внесении изменений. Часть 2

Мы продолжаем разбираться, какие нормативные акты устанавливают пра­вила оформления документов о внесе­нии изменений. Во второй статье цикла рассмотрим семь важных принципов, которые отражают особенности применения языковых формул в заголовках документов.

Чуковенкова О.А.

Зачем нам выстраивать докумен­тооборот: к вопросу об ответствен­ности и штрафах

Вы узнаете, существуют ли штрафы за неправильную организацию до­кументооборота или необходимость представлять отчеты о ведении де­лопроизводства в контролирующие органы. Объясним последствия оши­бок, а также поговорим о нарушениях в архивном деле, за которые юридиче­ские лица, должностные лица и граждане, виновные в нарушении, не­сут ответственность.

Буслаева Е.С.

Положение о производственном подразделении: как его составить и использовать

Рассмотрим каждый из разделов по­ложения о производственном подраз­делении применительно к подразде­лению (цеху), занятому производством стального литья. Подскажем, чему сле­дует уделить внимание, какие формули­ровки применять, а также разберемся, как вносить изменения в этот ЛНА, как его оформлять, регистрировать и хранить.

Назарова Л.А.

ШПАРГАЛКА

Как оформить реквизит «Адресат»?

Изучите правила оформления реквизи­та «Адресат» в деловых письмах и вну­тренних документах. Воспользуйтесь образцами оформления реквизита для разных случаев деловой коммуника­ции, разберитесь, когда в состав рек­визита включается почтовый адрес и в каком порядке должны идти элементы реквизита.

Буслаева Е. С.

ОТДЕЛ КАДРОВ

Инструкция по кадровому дело­производству: для чего нужна, особенности разработки и оформ­ления. Часть 1

Из первой статьи цикла вы узнаете, какие проблемы может решить ин­струкция по кадровому делопроизвод­ству, как правильно ее оформить, кто должен разрабатывать и согласовывать этот ЛНА, как часто инструкцию нужно обновлять и какие разделы включать. Рекомендуем структуру документа, а также публикуем примеры разделов «Общие положения» и «Требования к оформлению кадровых документов».

Славинская А.Н.

Чек-лист «Прием на работу ино­странного гражданина или лица без гражданства»

В чек-листе – алгоритм действий, вос­пользовавшись которым вы не со­вершите ошибок, когда будете принимать на работу иностранного гражданина или лицо без гражданства. Жителям Украины мы уделили особое внимание.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Три вопроса о сроках хранения до­кументов, которых нет в Перечне 2019

Вы узнаете, сколько хранятся акты прие­ма-передачи документов от ответствен­ных лиц при их смене, а также каково место расположения заголовков дел с такими актами в номенклатуре дел; сколько хранятся приказы по беремен­ности и родам; где в Перечне 2019 отра­жены акты приема-передачи договоров и журнал вводного инструктажа по безопасности дорожного движения и како­вы сроки хранения этих документов.

Ворушина А.П.

Составные дела

Расскажем, как поступать с составными делами, как и когда оформлять их на хранение, какие дела относятся к со­ставным и как такие дела отражаются в номенклатуре дел.

Кожанова Е.Н.

Экспертиза ценности. Часть 1. Законодательство об экспертизе ценности: 10 главных выводов

Из первой статьи цикла вы узнаете, что российское законодательство под­разумевает под экспертизой ценности. Мы изучим терминологию, а также научимся отличать экспертизу ценности от упорядочения докумен­тов.

Ворушина А.П.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Ошибки, допускаемые при архиви­ровании личных дел работников. Практикум

В контрольной работе ответим на во­просы, которые возникают при архиви­ровании личных дел работников.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Организация хранения докумен­тов с использованием информаци­онной системы хранения

Обсудим существующие проблемы архивного хранения электронных до­кументов и способы их решения. Рас­смотрим, как реализовать хранение, комплектование, учет, применение та­ких документов с помощью информа­ционной системы «1С:Архив».

Иванова Л.А.

ВАШ КОМПЬЮТЕР

Работа с датами в MS Excel

Рассмотрим полезные встроенные ко­манды популярной офисной програм­мы, с помощью которых вы научитесь корректно вводить и копировать даты, быстро сдвигать их на заданный диа­пазон, выделять цветом и не только, на­ходить пересечения временных интер­валов.

Артонкина Н.В.

ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ

День рождения в офисе: 15 практических вопросов

Празднование дня рождения на ра­боте – благо или обязанность? Дей­ствительно ли необходимо устраивать пир на весь мир или можно забыть про эту обременяющую традицию как про страшный сон? Что принято дарить сослуживцу, боссу и секретарю? Как вру­чать конверт с деньгами или сертифи­кат имениннику?.. Разберем все щекот­ливые моменты, которые касаются дня рождения, когда мы празднуем его в офисе.

Юдакова М.А.

СЕКРЕТАРЬ-ПЛЮС

Байки из приемной. Боссы и их женщины

Поговорим о том, о чем никогда не рас­скажут на собеседовании в компании, – о взаимодействии с дамами, которые входят в близкий круг руководителя. Узнаем, как секретарю и ассистенту виртуозно строить отношения с ма­мой босса, умело скрывать деликатные встречи от супруги шефа и не путать его многочисленных подружек. Объясним, почему важно проявлять инициативу и быть внимательными к мелочам.

Лебедева С.М.

Секретарь-референт — профессиональный журнал для секретарей и управленческих работников. :: Profiz.ru

ПРОФЕССИЯ

Зоркий взгляд, или Откуда берется проактивность секретаря и ассистента

Почему любому ассистенту и секрета­рю сейчас стоит развивать такую ком­петенцию, как проактивность? Что нуж­но сделать для того, чтобы это умение стало вашей второй натурой? Какие навыки попутно надо формировать в себе? Что дает проактивность челове­ку в обычной жизни?

Миклашевская С.Н.

Автоматизация работы секре­тарей с помощью внедрения Справочника секретаря

Автор на примере своей компании рассказывает, как автоматизировать бизнес-процессы секретариата. Вы уз­наете, что необходимо будет сделать, чтобы создать полезный документ с описанием всех рутинных операций и необходимой информацией – Справочник секретаря, а затем ввести его в работу.

Иофик О.Ю.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Как снять с себя ответственность за печати подразделений компании

Секретарь просит, чтобы с нее сня­ли ответственность за учет печатей и штампов организации, а ответствен­ными назначили тех руководителей структурных подразделений, которые ими пользуются. Расскажем, как посту­пить в такой ситуации.

Савинова А.С.

Отметка о направлении докумен­та в дело: кем используется и как оформляется

Напомним, как оформлять отметку о на­правлении документа в дело, которая несет двойную функцию: во-первых, свидетель­ствует о том, что документ исполнен и снят с контроля, во-вторых, указывает номер дела, в которое он должен быть подшит.

Кожанова Е.Н.

Внесение изменений в правовые акты: языковые формулы в за­головках документов о внесении изменений. Часть 2

Мы продолжаем разбираться, какие нормативные акты устанавливают пра­вила оформления документов о внесе­нии изменений. Во второй статье цикла рассмотрим семь важных принципов, которые отражают особенности применения языковых формул в заголовках документов.

Чуковенкова О.А.

Зачем нам выстраивать докумен­тооборот: к вопросу об ответствен­ности и штрафах

Вы узнаете, существуют ли штрафы за неправильную организацию до­кументооборота или необходимость представлять отчеты о ведении де­лопроизводства в контролирующие органы. Объясним последствия оши­бок, а также поговорим о нарушениях в архивном деле, за которые юридиче­ские лица, должностные лица и граждане, виновные в нарушении, не­сут ответственность.

Буслаева Е.С.

Положение о производственном подразделении: как его составить и использовать

Рассмотрим каждый из разделов по­ложения о производственном подраз­делении применительно к подразде­лению (цеху), занятому производством стального литья. Подскажем, чему сле­дует уделить внимание, какие формули­ровки применять, а также разберемся, как вносить изменения в этот ЛНА, как его оформлять, регистрировать и хранить.

Назарова Л.А.

ШПАРГАЛКА

Как оформить реквизит «Адресат»?

Изучите правила оформления реквизи­та «Адресат» в деловых письмах и вну­тренних документах. Воспользуйтесь образцами оформления реквизита для разных случаев деловой коммуника­ции, разберитесь, когда в состав рек­визита включается почтовый адрес и в каком порядке должны идти элементы реквизита.

Буслаева Е.С.

ОТДЕЛ КАДРОВ

Инструкция по кадровому дело­производству: для чего нужна, особенности разработки и оформ­ления. Часть 1

Из первой статьи цикла вы узнаете, какие проблемы может решить ин­струкция по кадровому делопроизвод­ству, как правильно ее оформить, кто должен разрабатывать и согласовывать этот ЛНА, как часто инструкцию нужно обновлять и какие разделы включать. Рекомендуем структуру документа, а также публикуем примеры разделов «Общие положения» и «Требования к оформлению кадровых документов».

Славинская А.Н.

Чек-лист «Прием на работу ино­странного гражданина или лица без гражданства»

В чек-листе – алгоритм действий, вос­пользовавшись которым вы не со­вершите ошибок, когда будете принимать на работу иностранного гражданина или лицо без гражданства. Жителям Украины мы уделили особое внимание.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Три вопроса о сроках хранения до­кументов, которых нет в Перечне 2019

Вы узнаете, сколько хранятся акты прие­ма-передачи документов от ответствен­ных лиц при их смене, а также каково место расположения заголовков дел с такими актами в номенклатуре дел; сколько хранятся приказы по беремен­ности и родам; где в Перечне 2019 отра­жены акты приема-передачи договоров и журнал вводного инструктажа по безопасности дорожного движения и како­вы сроки хранения этих документов.

Ворушина А.П.

Составные дела

Расскажем, как поступать с составными делами, как и когда оформлять их на хранение, какие дела относятся к со­ставным и как такие дела отражаются в номенклатуре дел.

Кожанова Е.Н.

Экспертиза ценности. Часть 1. Законодательство об экспертизе ценности: 10 главных выводов

Из первой статьи цикла вы узнаете, что российское законодательство под­разумевает под экспертизой ценности. Мы изучим терминологию, а также научимся отличать экспертизу ценности от упорядочения докумен­тов.

Ворушина А.П.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Ошибки, допускаемые при архиви­ровании личных дел работников. Практикум

В контрольной работе ответим на во­просы, которые возникают при архиви­ровании личных дел работников.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Организация хранения докумен­тов с использованием информаци­онной системы хранения

Обсудим существующие проблемы архивного хранения электронных до­кументов и способы их решения. Рас­смотрим, как реализовать хранение, комплектование, учет, применение та­ких документов с помощью информа­ционной системы «1С:Архив».

Иванова Л.А.

ВАШ КОМПЬЮТЕР

Работа с датами в MS Excel

Рассмотрим полезные встроенные ко­манды популярной офисной програм­мы, с помощью которых вы научитесь корректно вводить и копировать даты, быстро сдвигать их на заданный диа­пазон, выделять цветом и не только, на­ходить пересечения временных интер­валов.

Артонкина Н.В.

ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ

День рождения в офисе: 15 практических вопросов

Празднование дня рождения на ра­боте – благо или обязанность? Дей­ствительно ли необходимо устраивать пир на весь мир или можно забыть про эту обременяющую традицию как про страшный сон? Что принято дарить сослуживцу, боссу и секретарю? Как вру­чать конверт с деньгами или сертифи­кат имениннику?. . Разберем все щекот­ливые моменты, которые касаются дня рождения, когда мы празднуем его в офисе.

Юдакова М.А.

СЕКРЕТАРЬ-ПЛЮС

Байки из приемной. Боссы и их женщины

Поговорим о том, о чем никогда не рас­скажут на собеседовании в компании, – о взаимодействии с дамами, которые входят в близкий круг руководителя. Узнаем, как секретарю и ассистенту виртуозно строить отношения с ма­мой босса, умело скрывать деликатные встречи от супруги шефа и не путать его многочисленных подружек. Объясним, почему важно проявлять инициативу и быть внимательными к мелочам.

Лебедева С.М.

Шаблон должностной инструкции секретаря | Workable

 

Этот шаблон описания работы секретаря оптимизирован для размещения на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий, и его легко настроить для вашей компании.

В обязанности секретаря входит:

• Ответ на телефонные звонки и их перенаправление при необходимости
• Управление ежедневной/еженедельной/ежемесячной повесткой дня и организация новых встреч и встреч
• Подготовка и распространение корреспонденции, служебных записок и форм

Краткое описание работы

В качестве секретаря вы возьмете на себя канцелярскую и административную поддержку, чтобы оптимизировать рабочие процессы в офисе.

Вы будете помогать коллегам и руководителям, поддерживая их в планировании и распространении информации.

Вы будете точкой отсчета для всех запросов, запросов или проблем и будете неотъемлемой частью рабочей силы компании.

Обязанности

• Отвечать на телефонные звонки и переадресовывать их при необходимости
• Управление ежедневной/еженедельной/ежемесячной повесткой дня и организация новых встреч и встреч
• Подготовка и распространение корреспонденции, служебных записок и форм
• Файл и обновление контактной информации сотрудников, клиентов, поставщиков и внешних партнеров
• Поддержка и помощь в заполнении регулярных отчетов
• Разработка и поддержка системы хранения документов
• Часто проверяйте уровень канцелярских товаров и размещайте соответствующие заказы
• Организовать поездку
• Документировать расходы и сдавать отчеты
• Время от времени выполнять обязанности администратора

Требования и навыки

• Подтвержденный опыт работы в качестве секретаря или помощника по административным вопросам
• Знакомство с офисной организацией и методами оптимизации
• Высокая степень многозадачности и умение управлять временем
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
• Честность и профессионализм
• Знание MS Office
• Диплом средней школы

Часто задаваемые вопросы

Чем занимается секретарь?

Секретари проделывают невероятное количество работы, чтобы компания работала. Они выполняют рутинные административные функции, такие как составление корреспонденции, назначение встреч, систематизация файлов и предоставление информации звонящим.

Каковы обязанности и ответственность секретаря?

Они играют жизненно важную роль, помогая своему работодателю управлять повседневными операциями, отвечая на телефонные звонки, отправляя электронные письма, организуя встречи и записывая важные обсуждения. Они также могут нести ответственность за помощь в согласовании цен на различные товары, такие как офисная мебель. Другие обязанности включают создание отчетов, адаптацию новых членов команды, ввод данных и выполнение поручений.

Что отличает хорошего секретаря?

Хорошие секретари всегда на высоте, умеют работать в режиме многозадачности, оставаться организованными и в то же время дружелюбными. Им также необходимы отличные коммуникативные навыки, в том числе профессиональные телефонные манеры. Секретари иногда имеют дело с конфиденциальной информацией; таким образом, они должны быть дискретными и соблюдать конфиденциальность.

С кем работает секретарь?

Секретари часто первыми взаимодействуют с покупателями и клиентами. Они работают с другими офисными сотрудниками и обычно подчиняются непосредственно офис-менеджеру.

Сайт по трудоустройству Университета Трои | Секретарь отдела II

• Часто задаваемые вопросы

Секретарь отдела II

Ниже вы найдете подробную информацию о вакансии, включая любую дополнительную документацию и вопросы, которые вы должны рассмотреть, прежде чем подавать заявку на вакансию. Чтобы подать заявку на вакансию, нажмите ссылку/кнопку Подать заявку на эту вакансию .

Если вы хотите добавить эту позицию в закладки для последующего просмотра, нажмите на Добавить в закладки ссылку. Чтобы отправить эту вакансию другу по электронной почте, нажмите ссылку Отправить другу по электронной почте. Если вы хотите распечатать копию этой позиции для своих записей, нажмите на ссылку Предварительный просмотр .

Добавить эту публикацию в закладки | Предварительный просмотр печати | Подать заявку на эту работу

Сведения о публикации 

Информация о местоположении

Почтовый номер	СФ1855П
Должность Должность	Секретарь отдела II
Тип позиции	Секретный персонал/почасовой
Отдел	Школа бухгалтерского учета — Троя
Подразделение	Колледж бизнеса Соррелла
Кампус	Трой
Рабочий статус	Полный рабочий день (FT)
Временный	№
Местоположение	Троя — T01
Краткое описание работы	Секретарь отдела II в Колледже бизнеса Соррелла отвечает за канцелярскую поддержку директора Школы бухгалтерского учета и бухгалтерского отдела в целом. Обязанности включают профессиональные ответы на телефонные звонки и направление звонков соответствующему лицу, ведение календаря событий, открытие и распределение входящей почты, а также ведение файлов и записей для отдела. Позиция будет отвечать за бронирование помещений/площадей для встреч и мероприятий, а также за организацию питания и выдачу разрешений на парковку для посетителей. Позиция отвечает за регистрацию студентов, заявки на стипендии и планирование собеседований в кампусе для приема на работу. Должен владеть Windows, Microsoft Excel и Outlook. Опыт работы в Datatel желателен, но не обязателен.
Минимальная квалификация	1. Диплом средней школы или его эквивалент. 2. Минимум один год секретарского опыта.
Предпочтительная квалификация
Требует ли эта должность вождения (личный автомобиль, университетский автомобиль, грузовой автомобиль или гольф-кар) для выполнения служебных обязанностей?	Вождение может быть необходимо, но не является основной обязанностью
Рабочее время	8:00 – 12:00 и 1:00 – 5:00
Перечислите любые опасные условия или физические требования, требуемые этой должностью
Включает ли эта должность надзорные функции?	№
Дата публикации	07. 11.2022
Дата закрытия
Открыто до заполнения	Да
Специальные инструкции для заявителей
Быстрая ссылка	https://www.troyuniversityjobs.com/postings/36233

Рекомендательные письма

Рекомендательные письма

Запрашивать ссылки через систему?	№
Последний день, когда справочный провайдер может представить справку
Специальные инструкции заявителя	Квалифицированные заявки будут предоставлены в отдел/комитет для рассмотрения сразу же после подачи. Мы просим вас предоставить адреса электронной почты для ваших справочных поставщиков и, пожалуйста, убедитесь, что адреса электронной почты, которые вы указываете, являются точными. Если вы будете выбраны в качестве кандидата для рассмотрения отделом/комитетом, вашим поставщикам справочных материалов будет отправлено электронное письмо с инструкциями с просьбой представить рекомендательное письмо от вашего имени через ссылку на наш справочный портал. Для каждой должности, на которую вы подаете заявку (если применимо), будут запрошены отдельные рекомендательные письма, поэтому с вашими поставщиками рекомендаций будут связываться отдельно по каждому заявлению, в котором вы их перечисляете. Рекомендательные письма не будут копироваться из одного приложения в другое. Вы можете заверить своих справочных поставщиков в том, что наша система безопасна и что все письма конфиденциальны. Если у ваших справочных поставщиков возникают проблемы с использованием справочного портала, сообщите им об этом по адресу jobs@troy. edu.

Дополнительные вопросы

Обязательные поля отмечены звездочкой (*).

1. * Как вы узнали об этой возможности трудоустройства?
   • Веб-сайт по трудоустройству Университета Трои (www.troyuniversityjobs.com)
   • Хроника высшего образования
   • Высшее образование Джобс
   • Веб-сайт социальных сетей
   • Действительно
   • Другой веб-сайт по трудоустройству (пожалуйста, укажите ниже)
   • Направление сотрудника (пожалуйста, укажите ниже)
   • Местная газета (пожалуйста, укажите ниже)
   • Профессиональный журнал (пожалуйста, укажите ниже)
   • Другой источник (пожалуйста, укажите ниже)
2. Пожалуйста уточни:

   (Открытый вопрос)

3. * Что касается вашего текущего статуса занятости, пожалуйста, выберите один из следующих вариантов:
   • Не является действующим сотрудником Университета Трои
   • Текущий сотрудник Troy, работающий неполный рабочий день (включая вспомогательный преподавательский состав)
   • Текущий штатный сотрудник Troy — период первоначальной оценки завершен
   • Текущий штатный сотрудник Troy — все еще в пределах периода первоначальной оценки (шесть месяцев для новых сотрудников и три месяца для сотрудников, получивших повышение)
4. * У вас есть диплом средней школы или его эквивалент?
   • Да
   • №
5. * У вас есть опыт работы секретарем не менее года?
   • Да
   • №

Документы заявителя

Необходимые документы

1. Резюме
2. Сопроводительное письмо
3. Список литературы

Дополнительные документы

— Занятость зависит от удовлетворительной проверки биографических данных.