ФНС утвердила формат электронной транспортной накладной: разбираем, что изменилось
1 октября 2021 года ФНС опубликовала проект Приказа «Об утверждении форматов электронных перевозочных документов». 30 декабря 2021 года подписанный Приказ зарегистрировали и опубликовали. В подписанном проекте Приказа формат электронной транспортной накладной изменился.
Приказ ФНС вступил в силу 10 января 2022 года. Наши эксперты, руководитель направления логистики Ediweb Алексей Квятковский и бизнес-аналитик Вера Каракчиева, разобрали, что изменилось в каждом титуле ЭТрН, и как это повлияет на бизнес-процессы грузоперевозок.
Что изменилось в ЭТрН
Электронная транспортная накладная состоит из восьми титулов обмена. Изменения коснулись каждого титула, но некоторые — общие для всех.
Изменения для всех файлов обмена
Уникальный идентификатор номера транспортной накладнойОформлять ЭТрН по формату ФНС можно пока что без участия ГИС ЭПД. После запуска системы каждый файл обмена оператор будет передавать в ГИС ЭПД, который будет присваивать идентификатор номера накладной. До начала функционирования ГИС ЭПД уникальный идентификатор принимает значение «Без номера».
Учитывая, что у каждого файла обмена есть код налогового документа, а формат ЭТрН утвержден ФНС, до запуска ГИС сдавать ЭТрН в налоговую можно будет в электронном виде.
Расчет и размер штрафаРаньше заполнять итоговый размер штрафа было необязательно. Теперь нужно указывать итоговый размер или в валюте РФ или в другой валюте. Дополнительно, но не обязательно можно указать формулу расчета штрафа.
Адрес доставки и место погрузки грузаИзменили формат сведений об адресе и координатах — учли запросы бизнеса. В файле обмена можно указывать код ГАР, адрес РФ или адрес за пределами РФ на выбор. Дополнительно можно указать GLN и координаты места — их теперь нужно указывать в градусах, минутах и секундах. Минуты и секунды представлены как десятичные доли с точностью до 13 символов.
Компании могут использовать точные координаты, чтобы усилить прозрачность перевозок. Например, задавать в титуле ГО маршрут следования ТС, использовать данные телеметрических устройств или данные о геолокации с мобильных устройств водителя, чтобы сравнивать план следования авто с фактом.
Электронная доверенностьРаньше файл доверенности нужно было включать в каждый пакет электронных документов, подписанных представителем. По новому Приказу можно указывать сведения об ИС, в которой хранится доверенность — в дальнейшем пригодится для автоматизации при работе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Информация грузоотправителя
Содержание ТрН, информация грузоотправителяДобавили идентификатор файла обмена заказа-заявки необязательным атрибутом. Зачем это нужно?
В соответствии с требованиями законодательства заказ-заявка (предварительный договор на перевозку) и основной договор должны оформляться в единой форме — в электронном виде или на бумаге. После перехода на ЭТрН участники обмена смогут на основе электронного заказа-заявки создавать первый титул ЭТрН. Такой подход ускорит процесс оформления ЭТрН — данные из ранее сформированного заказа-заявки перенесутся в ЭТрН автоматически.
Участники факта хозяйственной жизниРегулятор добавил однозначность к данным — это увеличит прозрачность и упростит мониторинг со стороны ФНС.
-
Теперь обязательно нужно указывать номер телефона. Дополнительно можно указать другие номера телефона, факс, несколько адресов электронной почты.
- Сведения о перевозчике теперь нужно заполнять только для ИП и юридических лиц — иностранные и физические лица теперь не могут быть перевозчиками (п. 108 ПП 2126).
- Для ИП и физических лиц (участников перевозки кроме перевозчика) теперь нужно обязательно указывать ИНН, а данные паспорта — не нужно, этот пункт исключили.
Теперь важно указывать:
-
способ упаковки и вид тары;
-
отметку о товаре, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе — намек в сторону прослеживаемости перемещения грузов;
-
Не обязательно указывать:
Убрали:
-
сведения о контейнерах — оставили только номер контейнера, остальные данные, скорее всего, перенесут в сопроводительную ведомость.
Пока что нет ясности, всегда ли необходимо заполнять сопроводительную ведомость при перевозке груза в контейнере, или только при снятии контейнера с транспортного средства. В первом случае без информации о весе контейнера или прицепа станет сложно проверять массу брутто и нетто.
Сведения о сопроводительных документах на груз
Теперь можно указать несколько реквизитов, позволяющих идентифицировать документ, подтверждающий отгрузку товара — удобно для отображения перевозки сборных грузов в одном ТС.
Сведения о водителе
Раздел привели к более удобному виду: теперь достаточно заполнить ИНН, а указывать сведения о водительском удостоверении не обязательно. При этом, если нет ИНН, можно указать данные ВУ.
Сведения грузоотправителя о передаче груза при приеме груза перевозчиком
Регулятор учел просьбу бизнеса и сценарии, при которых участники обмена ЭТрН могут не знать владельца объекта инфраструктуры погрузки — заполнять этот пункт теперь не обязательно.
Подписант
Появилась возможность сценария с отгрузкой со стороннего склада. Например, если производство находится в одном городе, а склад — в другом, подписывать титул может тот, кто осуществляет погрузку со склада.
Доверенность при этом необязательна, но если она есть, можно использовать бумажную, электронную или машиночитаемую доверенность. Мы наблюдаем за проектом и сообщим новости.
Протестируйте электронные транспортные накладные на DropCat
Информация перевозчика о приеме груза к перевозке
Перевозчик теперь не заполняет сведения об акте взвешивания — это делает грузоотправитель, но может добавить отметку в отношении акта взвешивания.
Информация о переадресовке
Содержание ЭТРН, информация о переадресовке
Добавили отметку об электронном уведомлении перевозчика о переадресовке — в перспективе государство разработает и формализует формат. Сведения о лице, от которого получено указание, указывать не нужно, их придется указать в сведениях о новом грузополучателе.
Указание на переадресовку в перспективе позволит достичь большей автоматизации и лучше контролировать инициаторов переадресовки. Это снизит риски мошенничества или пропажи груза, когда доверчивый водитель передает груз мошенникам.
Сведения о новом грузополучателе
-
Вместо контактов нового грузополучателя теперь нужно указывать данные лица, от которого получено указание на переадресовку. Мы предполагаем, что это ошибка, и ждем пояснений ведомства. Дело в том, что в сведениях о новом грузополучателе должны быть контактные данные. При переадресовке может не быть нового грузополучателя, а, значит, данные лица, от которого получено указание о переадресовке, указать будет невозможно.
-
Для ИП и физических лиц теперь нужно указывать ИНН, данные паспорта — исключили.
-
Сведения о коммерческих и иных актах, в том числе о погрузке или выгрузке груза, об актах взвешивания указывать не нужно, так как возможны сценарии с частичной приемкой и отказом в приемке с последующей переадресацией или возвратом.
Информация о заменах водителя и/или транспортного средства
Регулятор упростил заполнение файла обмена: теперь достаточно указать сведения о замене водителя и/или ТС и указать причину. Место замены, категорию ВУ и номер СТС указывать не нужно.
Информация грузополучателя
Содержание ТрН, информация грузополучателя
Раньше нужно было обязательно указывать сведения о приеме груза грузополучателем. Сейчас — только при содержании операции: прием груза. Если принятого товара нет, то и заполнять не нужно.
Сведения о приеме груза грузополучателем от перевозчика
-
Убрали метод определения груза — не всегда его масса определяется на приемке, поэтому пункт был лишним.
-
Исключили данные, связанные с лицом, управомоченным на получение груза. Если оно не совпадает с грузополучателем, указанным в информации грузоотправителя, то подразумевается переадресовка.
-
Исключили способ упаковки, вид тары, габариты груза и сведения о контейнере, но добавили необязательный атрибут — объем груза.
Информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю
Сценарий приемки стал проще. Раньше в разделе «Оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза» использовали три поля — в отношении массы груза, количества грузовых мест и состояния груза. Сейчас оставили одно поле о состоянии груза: если потребуется, замечания по количеству грузовых мест и массе можно оставить здесь.
Информация перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения грузовой перевозки
-
Стоимость перевозки с налогом теперь указывать не нужно. Если потребуется ее рассчитать, можно использовать данные о налоговой ставке и стоимости перевозки без налога — эти поля остались
-
Теперь можно указать сведения о перевозчике: коды ОКПО, структурное подразделение, наименование и банковские реквизиты.
-
В реквизитах сторон документа для иностранного юридического лица теперь нужно указать его идентификатор, для физического лица — данные документа, удостоверяющего личность.
Информация грузоотправителя об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения грузовой перевозки
Аналогично предыдущему файлу обмена можно указать дополнительные сведения о грузоотправителе: коды ОКПО, структурное подразделение, наименование, банковские реквизиты.
Как перейти на электронный обмен транспортными накладными
Предварительно полный отказ от бумажных ТН стартует с 1 января 2023 года. До этого момента создавать и передавать ЭТрН можно добровольно, чтобы наладить и отточить бизнес-процессы.
Что для этого потребуется:
Получить сертификат УКЭП. Напоминаем, что с 1 января 2022 года действуют новые правила получения сертификата УКЭП согласно 476 ФЗ от 27.12.2019 (ред. от 30.12.2021):
-
Для ИП и представителей юрлиц, действующих без доверенности, с 1 января 2022 года сертификат УКЭП издает только УЦ ФНС.
-
Представители юрлиц, действующие по доверенности, могут получить сертификат УКЭП в коммерческом аккредитованном УЦ, при этом:
-
сертификаты УКЭП, выданные по старому образцу (в сертификате указана информация и о ФЛ и о ЮЛ), действуют до 31.12.2022, даже если срок сертификата превышает 31.12.2022;
-
представители, действующие по доверенности, могут применять УКЭП физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД) с 1 марта 2022 года, но не все системы будут готовы поддерживать МЧД сразу. Этот способ станет основным с 1 января 2023 года.
Заключить договор с оператором ЭДО. В перспективе оператор должен будет числиться в специальном реестре Минтранса. Обмениваться ЭТрН через операторов, не включенного в реестр, будет нельзя. Пока что государство не разработало нормативно-правовую базу, которая будет регулировать процесс включения операторов в реестр.
Выбрать способ обмена с оператором: через облако или интеграцию с учетной системой. Не все операторы работают с ЭТрН. Если вы уже используете решения для ЭДО, узнайте у оператора, во-первых, о включении в реестр Минтранса, а, во-вторых, о возможности интеграции. Интеграция позволит работать с ЭТрН в интерфейсе своей учетной системы.
Заключить соглашение об обмене электронными документами. Участникам перевозки понадобится заключить соглашения об электронном документообороте, которые будут определять сценарии обмена ЭТрН.
Узнайте больше о сценариях обмена электронной транспортной накладной, опыте компаний, которые уже начали менять бизнес-процессы и ключевых этапах внедрения в дорожной карте.
26 января 2022 г.
Как правильно заполнить транспортную накладную
При доставке товаров и грузов могут применяться разные виды транспорта, действовать различные условия. Но существуют общепринятые правила и нормативы. Часть из них касаются вопроса сопроводительных документов.
С 2011 года в список обязательных сопроводительных бумаг вошла транспортная накладная. Только не нужно путать её с товарно-транспортной накладной. Это два разных документа, но одинаково часто требующиеся при организации грузоперевозок. В 2021 году вступили в силу новые правила оформления, а также обновилась сама форма ТН.
Что это за документ
Если отталкиваться от статьи No785 ГК РФ, то транспортной накладной называют документ, который подтверждает факт доставки груза покупателю грузоперевозчиком. Сторона, принимающая товар, делая отметки в документе, подтверждает правомерность оплаты за предоставленную услугу. Транспортная накладная выполняет несколько основных функций:
- позволяет оплатить транспортную услугу;
- контролирует маршрут доставки;
- сопровождает товар от поставщика до получателя;
- гарантирует законность и легальность сделки;
- подтверждает факт выполнения условий соглашения;
- проверяется сотрудниками налоговой службы;
- отражает любые изменения, которые могли возникнуть при перевозке.
Заполняя эту форму, важно учесть все нюансы и правила. Если возникнет хоть какое-то несоответствие, то контролирующие органы могут заняться внеплановой проверкой.
Когда нужно и когда не нужно оформлять
Начиная с 1 января 2021 года, на территории РФ официально действуют новые правила по грузоперевозкам автомобильным видом транспорта. Соответствующие изменения утверждены правительственным постановлением от 21.12.2020 No2200. В этом постановлении есть Приложение 4. Оно утверждает новую форму сопроводительной транспортной накладной, а также определяет правила заполнения. Обновлённую транспортную накладную образца 2021 года необходимо оформлять в следующих ситуациях:
- доставка товара осуществляется силами перевозчика, которого привлекла сторона грузоотправителя или грузополучателя, на основе подписанного договора;
- за перевозку груза отвечает экспедитор, и в договоре предусматривается его обязанность заключить соглашение на грузоперевозку (в этом случае в роли грузоотправителя будет выступать именно экспедитор).
Но есть и такие ситуации, когда накладная транспортного типа на перевозку груза не требуется. Это актуально для таких транспортировок:
- Грузополучатель сам прибывает на склад и собственными силами забирает продукцию. В этом случае требуется другой документ — ТОРГ-12. Плюс требуется поставить соответствующую отметку в путевом листе.
- При договоре фрахтования. Если перевозчик работает на основе такого договора, тогда нужно составить и заполнить заказ-наряд.
Важно добавить, что при перевозке алкогольной продукции оформляется товарно-транспортная накладная, то есть ТТН. И она выступает как дополнение к ТН, основному документу для такой перевозки. ТТН заполняется грузоотправителю, грузоперевозчику и грузополучателю.
В чём разница между ТН и ТТН
Многие ошибочно считают, что ТТН и ТН являются синонимами. Это два дополняющих друг друга документа, но каждый из них является самостоятельным видом официальной бумаги. Товарно-транспортная накладная имеет следующие отличительные особенности:
- оформляется с целью контролировать перемещение товара от производителя до конечного получателя;
- наличие ТТН в составе сопроводительных документов снимает любые возможные вопросы при проверке перевозчика представителями контролирующих служб, ДПС;
- ТТН выступает как основа для оплаты за услугу по перевозке груза;
- документ содержит в себе два основных раздела;
- первый раздел товарный, и в нём представлены сведения о грузе;
- второй раздел транспортный, где вносят данные о транспортировочном процессе;
- если возникают какие-либо изменения, корректировать ТТН должен грузоперевозчик;
- ТТН всегда оформляется в 4 экземплярах.
У ТН имеются следующие особенности:
- этот документ — гарантия законности и легальности транспортировки;
- накладная выступает основанием для составления договора;
- в документе есть только один транспортный раздел, куда вписывают данные про всех участников сделки, а также про товар и этапы доставки;
- здесь указывают подробные данные перевозчика;
- в ТН нет платёжных реквизитов плательщика;
- описываются требования со стороны отправителя груза в отношении транспорта, используемой тары, особых условий перевозки и так далее;
- содержится информация про тару, количество грузовых мест, габаритные размеры продукции и нанесённую маркировку;
- это гарантия оплаты за грузоперевозку;
- учитывает затраты в ходе автомобильной перевозки товара;
- не содержит данные про стоимость единицы товара и общий объем;
- не может выступать как основание для списания или оприходования продукции;
- составляется в 3 экземплярах — для перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя;
- если перевозчик и поставщик это одна организация, тогда ей выдаётся 2 экземпляра ТН.
То есть разница есть. И она существенная.
Какие требования по заполнению ТН
Занимаясь вопросами оформления транспортной накладной на перевозку того или иного груза, теперь нужно отталкиваться от правил, которые прописаны в Приложении No4 к правительственному постановлению No2200. Здесь говорится о том, как нужно заполнять транспортные накладные, необходимые на перевозку груза автомобильным ТС или просто автотранспортом.
- В пункте 7 правил говорится, что транспортная накладная является документом, который служит подтверждением факта заключения договора на оказание транспортных услуг.
- ТН составляется на одну или несколько товарных партий, которые перевозятся с помощью одного транспортного средства. Исключением являются ситуации, когда иные условия прописаны договором о перевозке, заключённым между сторонами.
- Всего требуется оформить 3 оригинальные формы накладной. Одна передаётся грузоотправителю, вторая предназначена для грузополучателя, а третья для самого перевозчика. В пункте 10 правил говорится о том, что подписывать форму может грузоперевозчик или грузоотправитель, а также их уполномоченные представители, имеющие соответствующие документы.
- Заполнять транспортную накладную должен отправитель товара, если иное не предусмотрено в договоре. В роли отправителя продукции может выступать покупатель или поставщик, а также экспедитор.
- Согласно пункту 11 правил оформления ТН нового образца, при внесении исправлений в документ их следует заверить подписями тех лиц, которые составляли эти исправления. Нужно указать фамилию и инициалы как расшифровку подписи.
- Если перевозимый груз загружается в несколько транспортных средств, то на каждую транспортную единицу составляется собственная накладная.
Именно на эти правила нужно опираться, заполняя форму нового установленного образца.
Скачать пустой бланк транспортной накладной можно здесь, а заполненный образец – здесь.
Пошаговое заполнение ТН
Крайне важно, чтобы бланк транспортной накладной был именно нового образца, официально утверждённого в 2021 году. Если взять образец старой формы, до 2021 года, тогда возникнут закономерные вопросы относительно заполнения транспортной накладной со стороны проверяющих органов. Использовать старый формат ТН уже нельзя.
Пошагово процесс оформления ТН нового установленного образца 2021 года можно описать следующим образом:
- Нужно прописать данные об отправителе груза. Полное наименование организации, адрес (юридический и фактический), реквизиты банка, контактные данные.
- По аналогии следует указать информацию о получателе груза. Все те же сведения, что и в предыдущем пункте.
- Затем фиксируются данные про отправляемый груз. Это наименование, состояния, а также другая дополнительная информация, включая количество грузовых мест, габаритные характеристики, масса брутто и нетто.
- Следующий пункт — это перечень сопроводительных документов, которые идут вместе с доставляемым товаром. Сюда относятся сертификаты, паспорта, разного рода разрешения и удостоверения.
- Если нужно, тогда отдельным пунктом прописываются особые требования, предъявляемые к грузоперевозке. Это могут быть конкретные характеристики выбранного транспортного средства, применение холодильного оборудования, нагревателей, запорно-пломбировочных устройств и так далее.
- Потом на очереди данные про приём груза к проведению погрузочных работ. Здесь следует указать, по какому адресу проводилась погрузка, в какой день, в какое время. Также нужно прописать, сколько товара было загружено по массе и количеству, указать фактическое состояние. Отправитель груза и водитель, представляющий транспортную компанию, по завершению погрузки должны поставить свои подписи с расшифровкой.
- Далее сведения о сдаче груза. Тоже дата, адрес, время, количественные и весовые характеристики. Подписи с расшифровкой. Только теперь водителя и грузополучателя.
- Условия перевозки. Их нужно внести дополнительно, либо выбрать из тех, которые уде представлены. Здесь указываются данные временного хранения на складе, возможных штрафных санкциях при транспортировке.
- Потом идёт информация о том, что заказ был принят к исполнению.
- Необходимо внести информацию о самом перевозчике. Это полное наименование организации, юридический и фактический адрес, телефонные номера и другие контактные данные. Плюс информация о водителе, который доставляет указанный в транспортной накладной груз. Достаточно вписать его ФИО и номер телефона. Иногда вписывают паспортные данные.
- Затем вносят информацию об используемом транспортном средстве. Марка, модель, тип ТС, грузоподъёмность, регистрационный государственный номер.
- Следующий пункт — это информация о фактическом состоянии товара, упаковке при погрузочных и разгрузочных работах. Нужно указать на изменения, которые возникли в процессе транспортировки.
- Прочие условия прописываются лишь при необходимости. К примеру, режим труда, время для отдыха водителя, особые требования по перевозке опасного или негабаритного груза.
- Также в новой форме ТН предусматривается графа с указанием изменения места доставки товара, если это требуется.
- Нужно ещё поставить дату и оставить подписи сторон договора с расшифровкой. Расписываться должен грузоотправитель и сам перевозчик.
- Ещё ТН служит для отображения стоимости услуг, порядка расчёта, расходов при грузоперевозках, которые должен покрыть заказчик.
- Следует прописать полное название компании, которая будет оплачивать доставку груза. Тут указывается юридический и фактический адрес. Также нужен адрес и банковские реквизиты плательщика.
- Дополнительно вносится информация о возможных нарушениях и претензиях со стороны отправителя груза, получателя товара и перевозчика.
Удобнее всего заполнять транспортную накладную в электронной форме. Здесь предусмотрено наличие уже частично заполненных граф, строк и столбцов. Где-то достаточно просто поставить галочку или другую отметку. Другие разделы нужно заполнять.
Поскольку требуется создать 3 одинаковых оригинала, печатный вариант заполнения объективно считается более предпочтительным, нежели оформление от руки с помощью ручки. Ручкой выше вероятность допустить ошибку. А поскольку исправления делать не рекомендуется, тогда к заполнителю предъявляются повышенные требования в плане внимательности и аккуратности.
Вы тоже думали, что ТН и ТТН — это одинаковые документы? Может стоит поменять официальное название одной из форм? Кому лучше доверять заполнение формы?
Что такое коносамент?
Коносаменты являются юридически обязательными документами, которые грузоотправители выдают перевозчикам. В дополнение к доказательству отгрузки коносамент также служит документом о праве собственности, квитанцией и контрактом. Узнайте больше о различных типах счетов и узнайте, как создавать, заполнять и использовать цифровые коносаменты.
Что такое коносамент?
Коносамент — это форма для отправки груза или товаров. Эти векселя используются для морских перевозок и международной торговли, а также для широкого спектра внутренних или внутренних способов перевозки. Заказные коносаменты обычно используются для отгрузки товаров до оплаты. Помимо авиа, морских и других коносаментов на разные виды транспорта в коносаментах также указывается состояние груза.
Чистый коносамент свидетельствует о полном соблюдении договора без расхождений между описанием грузоотправителем состояния груза и фактическим состоянием груза. Оговоренный, грязный или некачественный коносамент указывает на повреждение или утерю. Импортеры могут отказаться от поставок с оговоренными счетами.
Что такое основные инструкции по коносаменту?
Грузоотправители должны ввести точную информацию в поля коносамента. Юридически обязательный характер этих документов требует точности в следующих разделах:
- Используйте правильный БЖ: Грузоотправители используют различные типы коносаментов для внутренних, внутренних, океанских или международных перевозок. В собственных, основных или ордерных коносаментах должно быть указано, какие стороны выдают, получают и оплачивают отгрузки.
- Предоставьте точные данные о грузе: Укажите номер заказа на поставку или отгрузку вместе с датой отгрузки. Счет также должен включать любые применимые классификации грузов, обозначения опасных материалов или Инкотермс.
- Опишите тип упаковки: Обратите внимание на тип упаковки в коносаменте. Обычные упаковочные материалы включают ящики, картонные коробки, бочки, интермодальные контейнеры и поддоны.
- Укажите ответственного за оплату: В коносаменте должны быть четко указаны наложенный платеж или другие платежные требования. Эти требования различаются для прямых или открытых коносаментов.
- Получить подпись BoL: Подписи могут фиксировать перемещение груза и указывать отправку или получение. В коносаменте должно быть достаточно полей для подписи для способа отгрузки.
Любые ошибки в коносаменте могут иметь юридические и финансовые последствия. Важно четко и точно заполнять счета. Наиболее эффективным способом создания, изменения и заполнения коносаментов является сохранение этих форм в переносимом формате документа.
Для чего используется шаблон коносамента в формате PDF?
Коносамент в формате PDF легко открывается и заполняется авторизованными пользователями. Fluix поддерживает распространение коносаментов и других PDF-файлов. Начав с шаблона коносамента, PDF-файлы можно легко настроить и заполнить.
Грузоотправитель может создавать коносаменты для любого метода транспортировки, а также прямые или открытые коносаменты для любого метода оплаты. Прямой счет используется, когда оплата производится до отгрузки, и может ограничить ответственность перевозчика.
Открытый коносамент является оборотным документом. Подпись грузополучателя может передавать право собственности один или несколько раз. Грузоотправитель также может создавать PDF-формы для коносаментов на предъявителя и смены.
Можно ли настроить форму коносамента в формате PDF?
Грузоотправителям часто приходится изменять или редактировать различные части коносаментов. Администратор может предоставлять права редактирования PDF авторизованным пользователям. В дополнение к разрешениям, встроенным в файлы PDF, Fluix предлагает предприятиям еще больший контроль над разрешениями.
Поскольку коносаменты имеют обязательную юридическую силу, все изменения должны вноситься в соответствии с применимыми правилами. Каждый коносамент должен соответствовать способу перевозки и содержать информацию об отгрузке.
Тип коносамента PDF определяет, какие поля появляются в форме. Грузоотправителям может потребоваться использовать определенный шаблон или отредактировать поля фрахта и оплаты в коносаменте. Авторизованные пользователи могут изменять разделы в цифровом коносаменте легче, чем в бумажном.
Каковы разделы примера коносамента?
Коносаменты обычно содержат несколько стандартных разделов. Другие поля формы BoL в формате PDF могут различаться в зависимости от способа доставки и типа счета. Большинство накладных содержат следующие разделы:
- Контактное лицо: Коносамент обычно включает имена и адреса грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Некоторые формы учитывают только определенные этапы процесса доставки.
- Заказ: Четко укажите позиции в заказе на поставку в коносаменте. В этом документе должны быть указаны типы груза, количество и единицы измерения.
- Доставка: Многие коносаменты содержат контактную информацию перевозчика и условия оплаты фрахта. В зависимости от типа счета информация о доставке может включать отправителя, грузового перевозчика, компанию по доставке или грузополучателя.
- Инструкции: Грузоотправители могут включить в коносамент специальные инструкции по обработке груза. У грузовых перевозчиков и компаний доставки могут быть разные требования.
- Подписи: Некоторые коносаменты требуют подписи для обозначения передачи во время транспортировки. Открытый вексель является оборотным, и подпись грузополучателя может передавать право собственности.
Перевозчик или грузополучатель не должен получать неполный коносамент. Возможности заполнения форм Fluix могут проверять формы на полноту перед отправкой. Решение для автоматизации цифрового рабочего процесса также может генерировать расчеты и добавлять соответствующую документацию.
Каковы преимущества цифрового коносамента?
Заполнение и передача цифровых коносаментов быстрее и безопаснее, чем использование бумажных накладных. Возможности создания форм Fluix и наличие шаблонов могут помочь грузоотправителям создавать и изменять подходящие коносаменты.
Цифровые коносаменты можно быстро и безопасно передавать, тогда как бумажные накладные необходимо отправлять с курьером. Электронные счета также могут генерировать контрольные журналы, требуя от уполномоченных агентов или грузополучателей предоставления электронных подписей или ввода безопасных PIN-кодов.
Международная группа клубов защиты и возмещения ущерба рекомендует использовать электронные коносаменты. Эти неправительственные и некоммерческие ассоциации судовладельцев, операторов и фрахтователей оценивают риски для обеспечения морского страхования. Цифровые купюры снижают риск подделки и ускоряют отгрузку и выпуск товаров.
Как Fluix может упростить процесс оформления коносамента?
Fluix — это платформа управления и автоматизации рабочих процессов, которая упрощает распространение, заполнение и утверждение форм. Это решение позволяет грузоотправителям настраивать документацию и следить за тем, чтобы коносаменты сопровождали груз или товары.
У Fluix есть ресурсы, необходимые грузоотправителям для использования цифровых коносаментов в качестве внутреннего контроля и юридических документов. Запросите бесплатную пробную версию, чтобы узнать, как Fluix оптимизирует внутренние и международные перевозки.
Ускорьте процессы доставки
Экономьте время и уменьшите количество ошибок с помощью цифровых коносаментов
Управляйте всеми коносаментами в одном месте
Быстро и легко подписывайте документы с любого устройства
Отправляйте быстрее
Скачать бесплатно, создать , Заполнить, Распечатать
Все > Форма коносамента > Шаблон формы коносамента
- Советы по заполнению шаблона
Создать бланк коносамента не так сложно, как кажется. При правильном понимании формата вы можете легко создать базовый документ за считанные минуты, используя документ Microsoft Word, следуя инструкциям.
1. Откройте пустую страницу в документе Microsoft Word и используйте ее в качестве рабочей области.
2. Создайте первую часть шаблона коносамента, которая является «отправкой». Создайте около семи разных полей, которые будут содержать название компании, адрес электронной почты, адрес, город, почтовый индекс, страну, штат, провинцию. Обратите внимание, что здесь фиксируется информация о грузоотправителе.
3. Создайте такое же количество полей для части «Доставка» и пометьте поля названием компании, адресом электронной почты, адресом, городом, почтовым индексом, страной, штатом и провинцией. В этой части ожидается сбор информации о получателе.
4. Создайте столбец для информации о заказе клиента. Информация должна содержать номер заказа, описание товара, вес, количество и цену товара. Также включите условия оплаты фрахта. Это может быть сбор, предоплата или условия третьей стороны. Затем создайте apace для промежуточной суммы, налогов, суммы доставки и всей суммы.
5. В некоторых типовых формах коносамента специальная инструкция по отгрузке может стоять на первом месте, однако на самом деле это не проблема. Это может быть где угодно в документе. Создайте поле для специальной инструкции по отгрузке при создании пустого коносамента. Убедитесь, что коробка достаточно велика, чтобы в нее можно было вставить длинные записи, если в этом возникнет необходимость.
Перечисленные шаги являются стандартным способом создания базовой формы коносамента. Хотя это стандартная форма, может потребоваться дополнительная информация в какой-либо другой форме коносамента, и это будет зависеть от товаров, транспортной компании и характера всей транзакции. В этом случае вы можете создать форму коносамента в соответствии с вашими требованиями.
- Что такое форма коносамента
- Форма коносамента, которая часто сокращается как BoL, представляет собой юридический документ, выдаваемый перевозчиком, и содержит сведения о товаре, отправляемом указанной стороне. Форма коносамента должна содержать сведения о типе товаров в отгрузке, адресе назначения и количестве продуктов. Коносамент должен быть подписан сторонами, участвующими в сделке. Например, его должны подписать продавец, представители транспортной компании и получатель при получении товара. Коносамент очень полезен, потому что он защищает продавца, судоходную компанию и получателя, а проблемы можно легко отследить, если они возникнут.
- Основной формат формы коносамента
- Форма коносамента имеет простой формат, который легко понять и использовать. Он состоит из подробной информации о том, откуда товары отправляются, информации о месте назначения товаров, номере коносамента, имени перевозчика и другой подробной информации. Важно понимать, что подробная информация о продавце и покупателе будет включать полное имя, адрес, город, штат и почтовый индекс. Другая информация в формате включает описание товара, количество и специальные указания, если таковые имеются. Стандартный формат коносамента должен включать место для подписей грузоотправителя, перевозчика и получателя.