В каких случаях нужна транспортная накладная: Полная информация для работы бухгалтера

Транспортная накладная

Поставщикам, которые работают по договору реализации или закупки, нужно привозить товары на склад по правилам из Инструкции для поставщиков.

Когда может потребоваться транспортная накладная

Принимаем поставки без сопроводительных документов, но подпишем транспортную накладную:

• если она нужна для логистической компании или вашей внутренней отчётности;
• при передаче излишков и брака — отметим в ней количество товара к возврату. Подробнее про возвраты

Другие документы не подойдут: товарно-транспортная накладная, товарная накладная или УПД-1 обозначают переход права собственности к нам, а это противоречит нашему договору.

Как заполнить транспортную накладную

1. Скачайте пустой шаблон транспортной накладной и заполните все обязательные поля:

   Поле или блок	Что указывать
   Заказ (заявка)	Дату и номер заявки на поставку, как в личном кабинете.
   Грузоотправитель	Название, адрес и банковские реквизиты вашей компании.
   Грузополучатель	Юридическое лицо, адрес и банковские реквизиты склада, на который вы физически привозите товар. Реквизиты складов Ozon
   Отгрузочное наименование груза	Названия товаров, например, «Книги».
   Количество грузовых мест, вид тары и маркировка	Количество палет или коробок, которое указано в заявке на поставку. Например, «2 палеты» или «5 коробок». Для товаров без маркировки укажите — «маркировка отсутствует».
   Массу и габариты	Суммарные вес и габариты всех товаров, например, «Масса брутто: 51 кг, 1,5 м3».
   Сопроводительные документы	При поставках без ЭДО — оставьте поле пустым. При поставках маркированных товаров, ювелирных изделий, на склады в Твери или «Хоругвино (негабарит)» — укажите номер УПД-2. Например, «УПД-2 123456».
   Объявленная стоимость (ценность)	Суммарную объявленную ценность всех товаров. Это нужно на случай споров с транспортной компанией, а вот если мы случайно повредим или потеряем продукцию — будем ориентироваться на цены в личном кабинете (п. 5.2 Приложения 1 Договора).
   Перевозчик, транспортное средство	Если доставляет транспортная компания, укажите её данные, иначе — вашей компании. Добавьте данные водителя — номер ИНН или водительского удостоверения и информацию из заявки на поставку.
   Прием груза и Выдача груза	Адреса мест погрузки и разгрузки, массу товаров и количество грузовых мест (палет или коробок). Укажите кто загружал товар — сам грузоотправитель или уполномоченное лицо, например, экспедитор.
   Подпись и печать (если есть)	На первой странице — в разделе 8. На второй странице — в разделе 12.

   Образец заполненной транспортной накладной

2. Распечатайте нужное количество экземпляров и подпишите их со своей стороны. Загружать накладную в системе ЭДО не нужно.

Как подписать транспортную накладную на складе

Заполненные транспортные накладные передайте водителю, который повезёт товары на склад. Если пользуетесь услугами транспортной компании:

• сложите все документы в файл или прозрачный непромокаемый пакет;
• напишите на нём «Документы»;
• приклейте к одной из коробок с внешней стороны.

На складе водитель должен отдать документы в диспетчерскую — подпишем транспортные накладные, если там будут верно указаны:

• количество грузовых мест;
• данные склада, на который сдаёте товар;
• дата и номер поставки.

Кому и зачем нужна ТТН-1?

__________________________
* Инструкция по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192.

ТТН-1 должна быть при перевозке в обязательном порядке

Организация собственным транспортом перевозила груз по территории Республики Беларусь из г. Минска в г. Витебск. ТТН-1 была оформлена в месте отгрузки. Однако во время движения (перевозка груза) при проверке транспортного средства у водителя на руках не оказалось ТТН-1. Налоговые органы составили протокол об административном правонарушении. Организацию как перевозчика груза привлекли к ответственности за нарушение правил торговли и оказания услуг населению (ст. 12.17 КоАП

**).
__________________________
^** Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).

Под нарушением понимаются приобретение, хранение, использование в производстве, транспортировка, реализация товаров в нарушение установленного законодательством порядка: без наличия требуемых в предусмотренных законодательством случаях сопроводительных документов, документов, подтверждающих приобретение (поступление) либо отпуск товаров для реализации. Наказание за данное правонарушение – штраф на юридическое лицо в размере до 50 базовых величин с конфискацией товаров, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, или без конфискации (ч. 4 ст. 12.17 КоАП).

Организация признала факт данного нарушения, пояснив, что груз перевозился для собственных нужд, ТТН-1 была своевременно выписана, но по вине водителя на момент проверки отсутствовала; накладная была представлена в налоговый орган и приобщена к материалам дела.

Суд вынес постановление о наложении административного штрафа без конфискации имущества.

Свое решение суд мотивировал следующими нормами.

Законодательством предусмотрена необходимость оформления грузосопроводительных документов, включая ТТН-1 (ст. 41 Закона № 278-З^*). Эти документы должны быть переданы перевозчику.
__________________________
^* Закон Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее – Закон № 278-З).

Перевозчик не должен принимать груз к автомобильной перевозке в случаях, если грузы товарного характера не оформлены товарно-транспортными накладными (п. 22 Правил № 970^**).
__________________________
^** Правила автомобильных перевозок грузов, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 970 (далее – Правила № 970).

Оформление ТТН-1 не требуется

До 25 марта 2015 г. оформление ТТН-1 требовалось в ситуациях, когда груз ввозился в Республику Беларусь различными видами транспорта и размещался на таможенных складах для прохождения таможенного оформления и таможенной очистки.

От склада до места разгрузки, указанного в транспортных документах международного образца, груз перевозился автомобильным транспортом. Организации подвергались административному наказанию, а груз конфисковывался, если на транспортном средстве не было ТТН-1.

В Правила № 970 были внесены изменения. В настоящее время не требуется оформления ТТН-1 при автомобильной перевозке грузов, поступивших из-за пределов Республики Беларусь, до пункта разгрузки, указанного в транспортных документах грузоотправителя. В этом случае сопроводительными документами на груз являются авиационная накладная (AWB), железнодорожная накладная (СМГС), международная товарно-транспортная накладная «CMR» с приложением счета-фактуры (invoice) и других документов, оформленных грузоотправителем.

От редакции:

Обратите внимание, что если пункт разгрузки, указанный в международных транспортных документах, не будет совпадать с реальным местом доставки, то контролирующие органы имеют право на возбуждение административного процесса.

Это может произойти в ситуации, когда местом разгрузки грузоотправитель по какой-то причине укажет таможню ввоза (в г. Гродно), а груз следует в адрес юридического лица, расположенного в Гомеле.

И так тоже бывает…

Перевозчик выполнял перевозку груза в международном автомобильном сообщении из Республики Беларусь в Голландию. При загрузке грузоотправитель представил пакет документов на груз с оформлением CMR-накладной. Для таможенного оформления (на вывоз товара) ТТН-1 не требуется, поэтому таможня в месте нахождения грузоотправителя не сделала никаких отметок в ТТН-1, а водитель не сложил ТТН-1 в папку с документами, сопровождающими груз (в последующем этот экземпляр затерялся).

Таможенный орган в месте пересечения государственной границы потребовал представления ТТН-1. Поскольку данный документ перевозчиком представлен не был, груз конфисковали.

Доводы перевозчика о том, что перевозка является международной и регулируется международными конвенциями, а не Законом № 278-З и Правилами № 970, не были учтены ни таможенными органами, ни впоследствии судом.

Заявления перевозчика о том, что ТТН-1 является документом отправителя товара, документом, по которому в т.ч. происходит списание товара и отражение этой операции в бухгалтерском учете, а для перевозчика важен его транспортный документ, по которому ведется учет его услуг, не были приняты во внимание.

Суд сослался на п. 340 Правил № 970, часть первая которого требует наличия ТТН-1 при выполнении внутриреспубликанской перевозки, а часть вторая говорит о том, что водитель, выполняющий международные автомобильные перевозки грузов, дополнительно к перечисленным в части первой настоящего пункта документам должен иметь еще некоторые документы.

При отсутствии ТТН-1 в течение 1 года перевозчика могут наказать

Контролирующий орган при проверке в 2015 г. автоперевозчика, оказывающего услуги в международном сообщении, потребовал в пакете документов, подтверждающих выполнение такой услуги, наличие национальной ТТН-1 на уже перевезенный груз в 2014 г. При отсутствии этой накладной в бухгалтерской документации в отношении грузоперевозчика (а не грузоотправителя, который должен был выписать эту накладную) был начат административный процесс по ч.

 4 ст. 12.17 КоАП.

Перевозчик был подвергнут административному взысканию в виде штрафа, а также с него была взыскана стоимость перевезенного груза, поскольку груз в 2014 г. был доставлен получателю и конфисковывать в 2015 г. было уже нечего.

Решение областного экономического суда было оставлено в силу вышестоящим судебным органом.

От редакции:

Редакция следит за ситуацией. В рубрике «Вопрос недели» на с. 7 приведены мнения различных специалистов транспортной отрасли, комментирующие сложившуюся проблему.

Мнение автора

Сложившая судебная практика буквально толкует нормы Закона № 278-З и Правил № 970.

Рекомендуем требовать от грузоотправителей – резидентов Республики Беларусь при выполнении перевозки даже в международном сообщении ТТН-1 и хранить эту товарно-транспортную накладную вместе с пакетом документов, подтверждающих выполнение транспортной услуги.

От редакции:

В настоящее время по данному вопросу инициативная группа представителей транспортной отрасли направила письмо в адрес Администрации Президента Республики Беларусь.

49 CFR § 375.505 — Должен ли я выписывать коносамент? | CFR | Закон США

§ 375.505 Должен ли я выписывать коносамент?

(a) Прежде чем вы получите партию товаров для дома, которые вы будете перевозить для индивидуального грузоотправителя, вы должны подготовить и выдать коносамент. Коносамент должен содержать условия контракта.

(b) В коносамент необходимо включить следующие 17 пунктов:

(1) Ваше юридическое или торговое наименование (т. е. ведение бизнеса под именем), зарегистрированное в FMCSA, включая ваш физический адрес.

(2) Названия, номера телефонов, адреса и номера DOT США любых автомобильных перевозчиков, если они известны, которые будут участвовать в перевозке груза.

(3) Имя, адрес и номер телефона отдельного грузоотправителя.

(4) Форма оплаты, которую вы и ваши агенты будете соблюдать при доставке. Платежная информация должна совпадать с той, которая была указана в смете и заказе на услугу.

(5) При перевозке на условиях самовывоза имя, адрес и, если указано, номер телефона, номер факса или адрес электронной почты лица, которое уведомляет об оплате. Уведомление может быть сделано любым способом связи, включая, помимо прочего, передачу по факсу; Эл. адрес; ночной курьер; или заказным письмом с уведомлением о вручении.

(6) Для негарантированного обслуживания — согласованная дата или период времени для получения груза и согласованная дата или период времени для доставки груза.

(7) Для гарантированного обслуживания, при условии соблюдения тарифных положений, дат вывоза и доставки, а также любых штрафов или суточных, причитающихся отдельному грузоотправителю в соответствии с соглашением.

(8) Фактическая дата получения.

(9) Идентификационный номер компании или перевозчика транспортного средства (автомобилей), на которое вы загружаете отправление отдельного грузоотправителя.

(10) Сроки и условия оплаты всех сборов, включая уведомление о любых минимальных расходах.

(11) Максимальная сумма, которую вы потребуете во время доставки, чтобы завладеть отправлением, если вы перевозите его на условиях самовывоза.

(12) Заявление об оценке, представленное в приказе Совета по наземным перевозкам об опубликованных тарифах, требует, чтобы отдельные грузоотправители либо выбрали Защиту полной стоимости для вашей ответственности, либо отказались от Защиты полной стоимости в пользу опубликованных тарифов STB. Выпущенные ставки могут ежегодно увеличиваться автоперевозчиком на основании корректировки стоимости жизни Министерства торговли США. Обратитесь в БВУ за копией Разрешённых норм автомобильных перевозок хозяйственных товаров. Если отдельный грузоотправитель отказывается от вашей Защиты полной стоимости в письменном виде в отчете об оценке STB, вы должны включить сборы, если таковые имеются, за дополнительное покрытие оценки (кроме Защиты полной стоимости).

(13) Свидетельство любого страхового покрытия, проданного или приобретенного для отдельного грузоотправителя у независимого страховщика, включая сумму премии за такое страхование.

(14) Полное описание любых заказанных специальных или дополнительных услуг и минимальные сборы за вес или объем, применимые к отправке, при соблюдении следующих двух условий:

(i) Если вы предоставляете услуги отдельным грузоотправителям по ставкам, основанным на перевозке минимального веса или объема, вы должны указать в коносаменте минимальные ставки, основанные на весе или объеме, и минимальные сборы, применимые к отгрузка.

(ii) Если вы не указываете минимальные тарифы и сборы, ваш тариф должен предусматривать, как вы будете рассчитывать окончательные сборы, связанные с такой отправкой, исходя из фактического веса или объема отправки.

(15) Каждое приложение к коносаменту. Каждое приложение является неотъемлемой частью договора коносамента. Следующие два пункта должны быть добавлены к коносаменту, если они не предоставлены грузоотправителю в другом месте.

(i) Обязательная или необязательная оценка.

(ii) Инвентаризация.

(16) Любой идентификационный или регистрационный номер, который вы присваиваете отправлению.

(17) Заявление о том, что коносамент включает посредством ссылки все услуги, включенные в смету.

(c) Копия коносамента должна всегда сопровождать груз, пока он находится у вас (или у вашего агента). До того, как транспортное средство покинет место отправления, коносамент должен быть у водителя, ответственного за отгрузку.

(d) Вы должны сохранять копию коносамента для каждого выполняемого вами перемещения в течение как минимум 1 года с даты создания коносамента.

(e) Вы, ваш агент или ваш водитель должны информировать отдельного грузоотправителя, если вы обоснованно ожидаете, что для безопасной перевозки груза потребуется специальная или дополнительная услуга. Вы должны отказаться принять груз, если вы разумно предполагаете, что для безопасной транспортировки груза необходима специальная или дополнительная услуга, а отдельный грузоотправитель отказывается приобрести специальную или дополнительную услугу. Вы должны сделать письменное уведомление, если грузоотправитель отказывается от каких-либо специальных или дополнительных услуг, которые, по вашему разумному мнению, будут необходимы.

(f) Вы и отдельный грузоотправитель должны подписать коносамент перед погрузкой груза. Коносамент должен быть подписан как в пункте отправления, так и в пункте назначения. Вы должны предоставить датированную копию коносамента отдельному грузоотправителю в момент подписания коносамента.

(g)

(1) Вы можете предоставить отдельному грузоотправителю пустые или неполные сметы, коносаменты или любые другие незаполненные или неполные документы, относящиеся к перевозке.

(2) Вы можете потребовать от грузоотправителя подписать неполный документ до загрузки груза, если он содержит всю соответствующую информацию о доставке, кроме фактического веса груза, и любую другую информацию, необходимую для определения окончательной стоимости всех оказанных услуг. Вы можете опустить только ту информацию, которую невозможно определить до погрузки, например, фактический вес отправления в случае отправлений, перемещаемых по необязательным оценкам или непредвиденным расходам, понесенным в пути.

(3) Вы не можете требовать от отдельного грузоотправителя подписи пустого документа.

(h) Коносамент должен быть предоставлен, подписан и датирован отдельным грузоотправителем не менее чем за 3 дня до запланированной погрузки груза. Вы должны предоставить отдельному грузоотправителю возможность аннулировать коносамент без каких-либо штрафных санкций в течение 3-х дней после того, как индивидуальный грузоотправитель подпишет коносамент. Если отдельный грузоотправитель предлагает дополнительные предметы для перемещения или требует дополнительных услуг в день перевозки, что приводит к новой обязательной оценке в соответствии с § 375. 403(a)(6)(ii) или новой необязательной оценке в соответствии с § 375.405( b)(7)(ii), соответствующие изменения в коносаменте по сравнению с новой оценкой не требуют нового 3-дневного периода, как это требуется в этом пункте (h).

[68 FR 35091, 11 июня 2003 г., в редакции 69 FR 10576, 5 марта 2004 г.; 72 ФР 36774, 5 июля 2007 г.; 77 FR 25373, 30 апреля 2012 г.; 80 ФР 59071, 1 октября 2015 г.; 83 FR 16224, 16 апреля 2018 г.; 87 FR 24447, Apr. 26, 2022]

Юридические требования к коносаменту: что вам нужно знать

В этом посте я расскажу о коносаменте — что он влечет за собой и, в частности, о юридических требованиях, связанных с ним . Здесь вы узнаете о нескольких вещах. Во-первых, вы узнаете, что согласно федеральным законам должно быть указано в коносаменте. Я сравню это с тем, какие дополнительные пункты иногда также указываются в коносаменте. Также коснемся требований при выездном техосмотре. Должен ли водитель иметь коносамент? Если да, то может ли он быть цифровым? Есть ли какие-либо последствия отсутствия этой документации?

Давайте начнем с самого начала.

Что такое коносамент?

Коносамент по своей сути является юридическим документом. Он защищает грузоотправителя, заказчика и перевозчика — все в одном документе. Коносамент действует как договор между всеми сторонами.

Вот последовательность событий: Грузоотправитель расписывается, что перевозчик загрузил весь назначенный груз. Затем перевозчик проверяет информацию в коносаменте и доставляет груз грузоотправителю. После этого грузоотправитель подписывает товар, как только он прибудет, как ожидалось.

Ваш коносамент является доказательством того, что грузоотправитель дал разрешение на перевозку своего товара. Тогда это квитанция о доставке.

Наконец, коносамент действует как право собственности на товары. Изначально товар принадлежит грузоотправителю. Далее грузоотправитель передает товар на попечение перевозчику. Наконец, грузополучатель получает, подписывает и принимает груз в собственность.

Теперь я хотел бы рассмотреть, почему коносамент имеет такое большое значение.

Почему важен коносамент?

Коносамент является одним из самых важных документов во всей логистической отрасли. Он защищает потребности всех трех основных сторон в транспортной сделке. Грузоотправители, перевозчики и грузополучатели могут обеспечить защиту на всех этапах процесса.

По сути, на каждом этапе процесса есть доказательства того, что груз доставляется в соответствии с ожиданиями. Вы гарантируете правильный тип, количество и места назначения продукта. Имея юридический документ, такой как коносамент, вы можете обратиться в суд в случае, если что-то не так.

Возможно, вы ищете пример. Допустим, грузоотправитель ожидает доставки ему 10 поддонов. Перевозчик доставляет только девять поддонов. Коносамент теперь служит защитой для стороны, которая не несет ответственности: либо грузоотправителя, либо перевозчика. В этом примере в коносаменте указано, что было отправлено только девять поддонов. Таким образом, коносамент защищает перевозчика от любых регрессных требований.

Перевозчик доставил именно то, что им предоставил грузоотправитель. Теперь это позволяет грузоотправителю связаться с грузоотправителем, чтобы выяснить, где между ними произошла ошибка. Между тем, перевозчик движется дальше и будет получать оплату за свою работу, как и ожидалось.

Теперь, когда вы освежили информацию о коносаменте, я расскажу, что требуется в коносаменте.

Юридические требования к коносаменту

В коносаменте так много информации. Однако вы можете не знать, что определенная информация в коносаменте требуется в соответствии с федеральным законом. Федеральное управление по безопасности автотранспортных средств, или FMCSA, перечисляет следующие требования:

• Имя грузоотправителя
• Наименование грузополучателя
• Название и адрес происхождения
• Название и адрес пункта назначения
• Количество груза
• Описание груза
• Вес, объем или размер груза (если это применимо к оценке груза)

Каждый перевозчик должен иметь при себе коносамент, показывающий, как минимум, всю эту информацию во время перевозки. Однако это далеко не вся информация о коносаменте.

Что еще указано в коносаменте?

Помимо установленного законом минимума, коносаменты часто содержат много дополнительной информации. Часто это делается в интересах перевозчика. Ниже приведены некоторые примеры:

• Условия оплаты фрахта (включая предоплату или получение при доставке)
• Специальные инструкции
• Часы работы для пунктов отправления и назначения
• Время приема, если применимо
• Информация о перевозчике (код SCAC, номер MC, номер прицепа, номер пломбы и т. д.)

Форматы коносамента

Итак, вы знаете, что такое коносамент. Вы также знаете, для чего он нужен и что на нем должно быть. Но как люди распределяют и обрабатывают коносамент?

В течение многих лет бумажные коносаменты были единственным вариантом. Если вы перевозчик, скорее всего, вы получили коносамент либо от брокера, либо непосредственно от грузоотправителя. Компания не обязана выдавать «стандартный» коносамент. Однако они существуют, например, Единый прямой коносамент.

Вот небольшая заметка о Едином прямом коносаменте. Я включил ссылку, описывающую это подробно. Но основное отличие от некоторых других BOL заключается в том, как в нем конкретно излагаются обязательства перевозчика по отгрузке.

Грузоотправители часто предоставляют вам собственный коносамент. Они часто предназначены для упрощения необходимой информации, в частности, для грузоотправителя.

Еще одна небольшая заметка. Некоторые грузоотправители могут попытаться предоставить вам только «заказ на работу» или «билет на выбор». Будьте осторожны с этим как с перевозчиком, потому что это не служит той же правовой защите коносамента, как описано выше. Это связано с тем, что он не соответствует вышеупомянутым юридическим требованиям к тому, что указано в коносаменте.

Электронные коносаменты

В последние годы электронные коносаменты стали более популярными, и на то есть веские причины. Помимо простого сокращения беспорядка, электронные коносаменты ускоряют процесс для всех сторон. Они также обеспечивают гораздо более высокий уровень эффективности с улучшенными рабочими процессами. Все стороны могут найти одну и ту же информацию в любое время.

Вы можете просматривать электронные счета на компьютере или через мобильное устройство. Кроме того, очень просто отправить документ по электронной почте или даже распечатать его, если это необходимо. Более того, электронные подписи теперь также разрешены во многих случаях, что делает электронный BOL намного более удобным.

Требования к придорожной инспекции

Наконец, я хочу обратиться к ответственности водителя и юридическим требованиям в отношении коносамента.

Придорожный техосмотр – неизбежная случайность каждого водителя. Каждый водитель и перевозчик стремится избежать нарушений во время этих проверок. Подробнее о том, почему, можно прочитать здесь.

Итак, каковы юридические требования коносамента во время придорожной инспекции?

Короткий ответ: их нет.

Грузоотправители должны предоставлять перевозчикам коносаменты. Некоторые перевозчики могут иметь собственный внутренний коносамент для использования внутри грузовика. Третьи могут использовать вышеупомянутый электронный коносамент. Но, в конечном счете, по стандартам FMCSA не существует нормативного требования о хранении копии коносамента внутри транспортного средства для целей проверки.

В лучшем случае вы можете предоставить копию в знак любезности офицеру. Для этого подойдет любой из вышеперечисленных способов.

Единственное реальное положение FMCSA в отношении коносаментов заключается в том, что перевозчик должен хранить каждый из них не менее одного года. Тем не менее, очевидно, что их не обязательно хранить внутри самого грузовика.

Проще, чем вы думаете

Коносамент, пожалуй, самый важный документ во всей логистике. Тем не менее, информация, которую он требует, и его использование очень просты.

Логистика может быть сложной отраслью, особенно когда речь идет о бумажной работе и документации.