Отслеживание писем онлайн: Отслеживание Почта России

alexxlabОпубликовано

Содержание

Отслеживание сообщения электронной почты Outlook путем перемещения сообщения в отслеживаемую папку в Exchange

  • Статья
  • Чтение занимает 8 мин

Практическое руководство

Отслеживайте взаимодействия с клиентом из любого места, практически с любого устройства с помощью отслеживания папок. После настройки отслеживаемой папки можно перетащить или переместить сообщение электронной почты в эту папку, чтобы оно автоматически отслеживалось в Dynamics 365 for Customer Engagement. Кроме того, если установить запись «в отношении» (например, конкретную запись организации или возможной сделки) для папки, то Customer Engagement автоматически связывает все сообщения электронной почты в этой папке с такой конкретной записью. Отслеживаемые папки работают в Dynamics 365 for Outlook, Exchange Online, Outlook в Интернете и в любых других мобильных приложениях, которые поддерживают Exchange.

Совет

Отслеживаемые папки работают с правилами «Входящих» в Exchange. Это позволяет легко автоматически перенаправлять сообщения электронной почты в определенную папку. Например, можно настроить правило Exchange, которое будет автоматически направлять сообщения электронной почты от контакта Contoso в отслеживаемую папку Contoso, связанную с определенной возможной сделкой Contoso. Узнайте больше о настройке правил.

Требования для использования отслеживаемых папок

  • Эта функция впервые появилась в Dynamics CRM Online 2015 Update 1 и CRM 2016 (on-premises).

    Заинтересовались этой функцией? Как найти администратора Dynamics 365 или специалиста по поддержке

  • Функция папок отслеживания также должна быть включена администратором. За дополнительными сведениями обращайтесь к администратору Customer Engagement. Сведения для администраторов по включению отслеживаемых папок см. в разделе Настройка отслеживания на уровне папок Outlook или Exchange.

  • В вашей организации должна быть включена синхронизация на стороне сервера в качестве метода синхронизации электронной почты. Если вы не знаете, какой метод синхронизации электронной почты используется в вашей организации, обратитесь к администратору приложений Dynamics 365. Сведения для администраторов о настройке синхронизации на стороне сервера см. в разделе Настройка синхронизации электронной почты, встреч, контактов и задач на стороне сервера.

Настройка отслеживаемой папки

  1. Перейдите в раздел Параметры:

  2. В диалоговом окне Настройка личных параметров перейдите на вкладку Электронная почта и затем в разделе Выбрать сообщения электронной почты для отслеживания в Dynamics 365 for Customer Engagement щелкните Настройка правил отслеживания папок.

  3. В диалоговом окне Отслеживание на уровне папок в разделе Папка Exchange щелкните + Создать сопоставление папки, щелкните стрелку вниз в отобразившемся окне и выберите папку, которую требуется отслеживать.

    Заметка

    Отслеживать можно только папки и вложенные папки в ваших «Входящих» Exchange. Отслеживаться будет только выбранная вами папка. Например, если выбрать папку, которая содержит вложенные папки, то вложенные папки не будут отслеживаться, если только вы явно не выберете их в этом диалоговом окне. Максимальное число отслеживаемых папок — 25.

  4. Если нужно связать папку с конкретной записью, — например, с организацией или возможной сделкой, — то в области Запись «В отношении» в приложениях Dynamics 365 нажмите кнопку Поиск и найдите запись.

  5. Повторите шаги 3 и 4 для других папок, которые требуется отслеживать, и при необходимости свяжите их с записями «в отношении».

  6. Закончив добавлять и связывать папки, щелкните Сохранить.

Рекомендации по отслеживанию папок

  • Не забудьте воспользоваться преимуществами отслеживания папок на ваших мобильных устройствах. Если ваше устройство поддерживает Exchange, то отслеживание папок будет работать автоматически. Ничего устанавливать не требуется. Просто перетащите или переместите сообщение электронной почты в отслеживаемую папку, чтобы автоматически отслеживать это сообщение в Customer Engagement.

  • Будете ли вы устанавливать запись «в отношении» или нет для папки, зависит от планируемого использования папки:

    • Если вы получаете небольшое число сообщений от многих разных клиентов, можно создать одну папку под именем «Отслеживание в приложениях Dynamics 365» (или аналогичным), которая не связана с конкретной записью. После этого можно будет перетаскивать сообщения в данную папку, чтобы они отслеживались автоматически. Если позднее вы захотите связать сообщение электронной почты в этой папке с конкретной записью в Customer Engagement, откройте эту запись действия в Customer Engagement и заполните поле «В отношении».

    • Если вы получаете большое число сообщений электронной почты от конкретного клиента, создайте папку (или воспользуйтесь существующей папкой) только для этого клиента и свяжите ее с конкретной записью. Например, создайте папку Contoso и выберите запись организации или возможной сделки Contoso в качестве записи «в отношении».

  • Можно настроить несколько папок, связанных с одной и той же записью «в отношении». Например, можно связать папку «Предложения по продажам Contoso» и папку «Юридические вопросы Contoso» с одной и той же записью организации Contoso.

  • Лучше всего не использовать одну и ту же папку для различных записей в разное время. Например, предположим, что вы отслеживаете обмен электронной почтой по возможной сделке с Клиентом 1, но вы получили этот заказ, и теперь вам не нужно отслеживать дальнейшую переписку с этим клиентом. Вы можете захотеть просто изменить запись «в отношении» для этой папки на нового клиента (Клиента 2), с которым вы работаете. В этом случае все сообщения электронной почты в этой папке, включая сообщения, которые относятся к Клиенту 1, будут связаны с Клиентом 2. В этом случае лучше создать новую папку, связанную с Клиентом 2, а затем задать запись «В отношении» для такой новой папки Клиента 2. Затем можно удалить запись «В отношении» для папки Клиента 1.

  • Неотслеживаемую папку можно поместить внутрь отслеживаемой папки. Например, допустим, вы хотите сохранить личные сообщения электронной почты от контакта из Contoso. Вы можете создать вложенную папку «Личное» в папке «Contoso» и оставить ее неотслеживаемой.

  • Если отслеживать папку уже не требуется, будет разумно отключить отслеживание из соображений производительности. Чтобы отменить отслеживание папки, удалите ее из диалогового окна Отслеживание на уровне папок.

Что происходит при прекращении отслеживания, перемещении, удалении или переименовании папок либо при изменении записи «в отношении»?

В приведенной ниже таблице указано, что происходит при прекращении отслеживания папок, их перемещении, удалении, а также при изменении записи «в отношении», которая связана с отслеживаемой папкой.

ДействиеРезультат
Отмена отслеживания папки посредством ее удаления из диалогового окна
Отслеживание на уровне папок.		Все сообщения электронной почты, ранее включенные в эту папку, продолжат отслеживаться, и запись «в отношении» останется связанной с этими сообщениями электронной почты. Новые сообщения электронной почты, добавляемые вами в эту папку, отслеживаться не будут.
Удаление папки из Outlook или ExchangeВсе сообщения электронной почты, включенные в эту папку, будут удалены из Outlook или Exchange Online. Однако сообщения электронной почты, уже отслеживаемые в этой папке, не будут удалены из приложений Microsoft Dynamics 365.
Перемещение папки в Outlook или ExchangeПапка и все ее содержимое продолжают отслеживаться. Если переместить папку за пределы ваших «Входящих», правила отслеживания на уровне папок будут отключены.
Переименование папки в Outlook или ExchangeПапка и все ее содержимое продолжают отслеживаться. Совет. В случае переименования папок программное обеспечение использует идентификатор папки Exchange для отслеживания — его работа не зависит от фактического имени папки. Это важно учитывать в случае, если вы удалите папку, а потом переименуете другую папку, задав ей то же имя, что было у удаленной. Например, вы удалили папку 1, создали папку 2 и затем переименовали папку 2 в папку 1. В этом случае данные отслеживания для исходной папки 1 не сохранятся.
Удаление связи между отслеживаемой папкой и конкретной записью посредством удаления связи в диалоговом окне Отслеживание на уровне папокВсе сообщения в этой папке, которые были связаны ранее, останутся связанными. Новые сообщения, добавляемые в эту папку, связываться не будут.
Перемещение сообщения электронной почты в отслеживаемой папке, которая связана с определенной записью, в другую папкуЕсли у новой папки нет записи «в отношении», то сообщение электронной почты останется связанным с исходной записью. Если у новой папки есть запись «в отношении», то сообщение электронной почты окажется связанным с этой записью «в отношении».
Изменение вручную записи «в отношении» для сообщения электронной почты, связанного с другой записью «в отношении» через отслеживаемую папкуПравило отслеживаемой папки имеет приоритет. При синхронизации папки сообщение электронной почты будет вновь связано с записью, указанной в правиле отслеживания папки, даже если вы изменяли запись «в отношении» вручную. Чтобы изменить запись «в отношении» в данном случае, выполните одно из следующих действий.

— Переместите сообщение в отслеживаемую папку, которая связана с требуемой записью.
— Удалите связь с записью «в отношении» в диалоговом окне

Отслеживание на уровне папок, прежде чем изменять запись «в отношении» вручную.
— Переместите отдельное сообщение электронной почты за пределы отслеживаемой папки, а затем вручную измените запись «в отношении» для этого сообщения электронной почты.

Два пользователя перемещают одно и то же сообщение электронной почты в разные папки с различными записями «в отношении»Для сообщения электронной почты можно выбрать только одну запись «в отношении». В данном случае запись, которая обрабатывается первой, связывается с записью «в отношении».

Смотреть этот видеоролик

Хотите увидеть отслеживание папок в действии? Ознакомьтесь с этой демонстрацией.

Субтитры к видео

Значительная часть работы в Dynamics 365 for Customer Engagement заключается в создании и записи различных типов действий, которые связаны с процессом продаж или обслуживания, таких как отправка электронной почты, создание возможных сделок и назначение задач. Если вы хотите связать действие с более конкретной записью, например возможной сделкой, можно установить запись «в отношении» для этого действия.

Используя отслеживание на уровне папок, можно легко отслеживать и устанавливать запись «в отношении» для сообщений электронной почты, просто перетаскивая или перемещая их в папку Exchange.

Рассмотрим ситуацию с отслеживанием на уровне папок.

Ольга, специалист по продажам, находит и квалифицирует интересы. Ольга только что начала работу над новой возможной сделкой с компанией под названием Northwind Traders. Ей нужно отслеживать и связывать все сообщения электронной почты, которые связаны с этой возможной сделкой.

Во-первых, Ольге необходимо создать папку в Exchange. У нее уже есть папки для своих текущих организаций и возможных сделок, так что она просто создает новую вложенную папку в папке «Возможные сделки». Затем ей необходимо сопоставить только что созданную папку Exchange с Customer Engagement.

Ольга щелкает Параметры, затем выбирает вкладку Электронная почта. Она щелкает Настроить и создает новое соответствие между папкой Exchange и запрошенной записью Customer Engagement — Northwind Traders в нашем примере. Теперь каждый раз, когда Ольга получает по почте сообщение, связанное с Northwind Traders, она может просто перетащить сообщение в эту созданную папку.

Новое сообщение электронной почты в Customer Engagement будет связано с возможной сделкой Northwind Traders. Кроме того, Ольга может отслеживать сообщения электронной почты и в дороге, используя мобильное устройство. Она может просто переместить сообщение электронной почты в папку Northwind Traders, используя приложение электронной почты на ее устройстве.

Наконец, поскольку главное контактное лицо в Northwind Traders — это Петр, все электронные сообщения от него связываются с этой возможной сделкой. Вместо того, чтобы копировать сообщения электронной почты от Петра вручную, Ольга может создать правило Exchange, которое будет автоматически копировать все отправленные Петром сообщения в папку Northwind Traders.

При этом все сообщения электронной почты будут автоматически отслеживаться в Customer Engagement и будут связываться с возможной сделкой Northwind Traders.

Отслеживание на уровне папок позволяет легко отслеживать сообщения электронной почты и связывать их с Customer Engagement, как вручную на любом устройстве, так и автоматически, посредством настройки правил Exchange.

См. также

Отслеживание сообщений электронной почты Outlook по нажатию кнопки в Dynamics 365 for Outlook
Обзор отслеживания записей в Dynamics 365 for Outlook
Вопросы и ответы о синхронизации записей между приложениями Microsoft Dynamics 365 и Microsoft Outlook
Настройка отслеживания на уровне папок Outlook или Exchange

Онлайн-расследование. Как незаметно отследить электронное письмо

НАСТОЯЩИЙ МАТЕРИАЛ (ИНФОРМАЦИЯ) ПРОИЗВЕДЕН И РАСПРОСТРАНЕН ИНОСТРАННЫМ АГЕНТОМ THE BELL ЛИБО КАСАЕТСЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИНОСТРАННОГО АГЕНТА THE BELL. 18+

Часто почтовые сервисы позволяют запросить у получателя уведомление о том, что он открыл ваше письмо. Но есть и сторонние сервисы для отслеживания своих писем. Причем для получателя они незаметны. Кроме факта открытия письма, они позволяют проследить, кому его переслали, а также во сколько открыли и иногда даже где. Рассказываем, как настроить такое отслеживание и что нужно иметь в виду, открывая электронные письма.

🔎 Большая часть журналистских расследований основана на открытых данных. В рубрике «Онлайн-расследование» мы рассказываем о методах расследования в сети, доступных каждому. Мы хотим показать, как с их помощью вы сами можете проверить любую сомнительную информацию. Тренироваться можно с помощью наших «домашних заданий», а отправлять вопросы — автору рубрики специальному корреспонденту The Bell Ирине Панкратовой.

Сервис Read notify, несмотря на старомодный интерфейс, пожалуй, самый удобный инструмент для отслеживания писем. В 2018 году в исследовании ученых Принстонского университета отмечалось, что Read notify был «пионером» массового трекинга писем в начале 2000-х, а в 2006 году сервис фигурировал в иске к HP, которая отслеживала письма в маркетинговых целях. По подсчетам исследователей, на тот момент, общий ежедневный объем незаметно отслеживаемых писем в мире достигал нескольких миллионов.

Подобные трекеры включают в тело письма строчку кода (обычно это изображение размером пиксель на пиксель, такое маленькое, что его невозможно заметить невооруженным взглядом, или элементы вроде гиперссылок или кастомизированных шрифтов), а при открытии письма фиксируют, как и где код был загружен.

Сначала трекеры использовались для рекламных и маркетинговых целей — для сбора статистики об открытых письмах, для профилирования пользователей, для отслеживания их действий и интересов в онлайне. Эти данные затем используются, например, в рекламных стратегиях. Обычно в коммерческих целях данные используются обезличенно для выявления общих тенденций, а не сбора информации персонально о вас. Также трекинги используют спамеры, чтобы составлять базы «живых» электронных адресов и исключать оттуда заброшенные. Но эти же технологии можно использовать для отслеживания конкретных людей, в том числе в интересах спецслужб.

— Для начала в сервисе нужно зарегистрироваться. При регистрации вводите e-mail, с которого будете отправлять отслеживаемые письма. При покупке подписки вы сможете добавить и другие свои адреса, чтобы отслеживать письма и с них. Расценки на подписку здесь, стандартный распространенный у обычных пользователей план подписки — 4$ в месяц.

— Сайт — на английском языке, но его содержимое легко переводится автопереводом в браузере. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки по пустому месту страницы и выбрать опцию «Перевести на русский».

— Инструкция по использованию сервиса есть здесь. В двух словах, после регистрации от вас требуется лишь одно действие: добавлять в конце электронного адреса получателя «readnotify.com», то есть, например, «[email protected]». Получатель, скорее всего, не увидит эту надстройку. Чтобы он не увидил ее гарантированно, нужно добавить в конце адреса «silent.readnotify.com», но это повышает вероятность попадания вашего письма в спам.

— Есть еще две интересных опции. Добавив «selfdestruct.readnotify.com», вы делаете письмо самоуничтожающимся, а также если получатель попытается переслать или распечатать письмо. Но он может сфотографировать экран или скопировать текст, также письмо хранится на сервисе readnotify, так что не стоит рассчитывать на это как на стопроцентную гарантию нераспространения вашего письма. Копирование и пересылка также блокируются надстройкой «noprint. readnotify.com».

— В своем профиле вы будете видеть список писем, отправленных с этими надстройками. Когда письмо получено, в правой графе «Opened» появляется время его открытия. По нему можно кликнуть и посмотреть другие детали, которые трекеру удалось отследить: сколько раз, когда и в каком городе письмо открывали и куда пересылали.

— В отслеживании возможны ошибки с геолокацией, но сам факт открытия письма устанавливается безошибочко.

В зарубежной практике, в том числе журналистской, феномен мэйл-трекеров начал широко обсуждаться еще 10 лет назад. Например, в 2017 году издание Wired выпускало подробную статью о подобных Readnotify сервисах, в которой описывало ощущения пользователя: «Со включенным Streak (аналог Read notify — The Bell) я чувствовал себя инсайдером, глядя на «Входящие» и получая, возможно, слишком много информации о них». На тот момент в мире отслеживалось около 40% из 269 млрд отправляемых ежедневно электронных писем, писало издание со ссылкой на компанию-разработчика антитрекинговых программ. Автор текста делился в нем опытом использования Streak: с помощью него он обнаружил, что глава Apple Тим Кук открывает письма на рабочий мэйл на Windows, а сотрудники его пресс-службы месяцами игнорируют сообщения журналиста, хотя читают и многократно пересылают их коллегам.

  • Эффективность Read notify во многом зависит от того, на какой почтовый сервис отправляется письмо. Зачастую наименее защищенными оказываются корпоративные электронные ящики, которые показывают и месторасположения получателя, и прочие детали.
  • Почта на gmail, а также на таких сервисах как protonmail, чутко реагирует на надстройки вроде Read notify и не позволяет увидеть местоположение получателя, но может показать факт открытия письма.
  • Письмо может попасть в спам, и тогда получатель вовсе его не увидит. Это стоит учитывать при использовании сервиса.
  • Если вы хотите переслать письма и быть уверенными, что отправитель не увидит, кому оно направлено, то стоит скопировать текст и отправить новое сообщение, а не нажимать кнопку «Переслать».
  • В целом, совет специалистов по кибербезопасности относительно любых сомнительных писем всегда один: вовсе их не открывать.

Пожалуйста, пишите, что бы вы хотели научиться искать в интернете, автору рубрики Ирине Панкратовой на [email protected] или в телеграм.

— Дата-отдел New York Times показал в графиках, как и чем разные страны помогают России в обходе санкций и ограничений.

— Испанская El Pais визуализировала сигналы воздушной тревоги в Украине за минувший год войны. Аналитика основана на данных приложения «єТривога», предупреждающего украинцев о возможном обстреле зоны их местонахождения. Судя по графикам, жители некоторых украинских областей, например, Харьковской, за год слышали звуки тревоги более 1000 часов, это около полутора месяца бесконечного сигнала.

— Индонезийское издание Project Multatuli сделало расследование об индонезийских угольных магнатах и гендиректорах крупнейших предприятий страны в формате компьютерной игры (на английском языке). В игре нужно угадывать ответы на вопросы о бизнесах олигархов, а потом можно почитать карточки о них.

Бесплатный трекер электронной почты для Outlook и Gmail

Точно рассчитывайте свои последующие действия

Загрузите бесплатный плагин программного обеспечения для отслеживания электронной почты для Chrome или Outlook и начните отслеживать свои электронные письма

Для Gmail Для Outlook

Мгновенное отслеживание электронной почты

Программное обеспечение для отслеживания электронной почты