Офисные дачные квартирные переезды: Квартирный переезд — компания «Успешный переезд»

Квартирные и офисные переезды – все нюансы и тонкости

Каждый из нас хотя бы раз в жизни испытывал на себе все сложности, сопряжённые с переездом. Современный квартирный или офисный переезд должен обходиться без рисков и возникновения вероятности потери документов и личного имущества. При организации переезда участие профессиональной бригады грузчиков, специализирующихся на предоставлении качественных услуг по грузоперевозкам, становится обязательным. К их приезду надо предварительно подготовиться. Как подготовиться к переезду на новую квартиру, читаем тут.

Выбор компании

В случае обращения за помощью к специализирующей на переездах компании с профессиональным уровнем оказания услуг владельцы транспортируемого имущества значительно упрощают себе поставленную задачу. В этой ситуации отпадает необходимость в осуществлении дополнительных звонков в различные транспортные компании и в поиске подходящего автомобиля. Заказчик сразу же получает работу профессиональных специалистов без дополнительных затрат на выяснения их благонадёжности. Выбор подходящего транспортного средства полностью ложится на плечи компании-организатора, которая обязуется загрузить, перевезти и разгрузить вверенное имущество без причинения ущерба. Компания всегда гарантирует профессиональную работу своих грузчиков.

Возьмем, к примеру, офисный переезд. Это сложный процесс, требующий колоссальных сил, внимательности, аккуратности. Без помощи профессиональной бригады здесь не обойтись. Ведь переезд, осуществляемый силами сотрудников офиса, а не профессиональными грузчиками, может занять не один день. А потом еще потребуется «передышка» для утомленных менеджеров, секретарей, технического персонала. И не факт, что такой переезд не станет похож на пожар, после которого непременно что-нибудь потеряется, что-то испортится и так далее.

Подготовка к переезду

У грамотных специалистов при осуществлении грузоперевозок при офисном переезде заранее подготовлена схема выполнения всех необходимых мероприятий. Предварительно на место выезжает специалист, оценивающий сроки выполнения работ, необходимый транспорт и количество задействованных в переезде специалистов. Бригада мастеров выезжает только после проведения оценочных работ. Вещи аккуратно упаковываются и маркируются во избежание потерь при транспортировке, после чего мебель разбирается для успешного перемещения.

Офисный переезд

Основной целью профессиональных грузчиков является осуществление оперативных и аккуратных грузоперевозок при квартирном переезде. Доставка груза по указанному адресу осуществляется только после полной погрузки всех вещей в транспортное средство. В перечень обязательных работ входит разгрузка мебели. При заключении дополнительного соглашения сотрудники транспортной компании могут осуществить распаковку вещей, расстановку мебели и установку оборудования, а также подключение оргтехники.

Квартирный переезд

Квартирный переезд имеет аналогичный алгоритм действий, что и офисный или переезд на дачу или за город, но с небольшими нюансами. Грузоперевозки при квартирном переезде сопровождаются транспортировкой ценных и хрупких вещей или крупногабаритной мебели, поэтому осуществления переезда собственными силами иногда не представляется возможным. Здесь необходимо обратиться за профессиональной помощью опытных и надёжных перевозчиков.

Компания, деятельность которой специализированная в сфере услуг по осуществлению перевозок газелью, предоставляет комплексный объём работ, опираясь на первоначально поставленные задачи и пожелания со стороны заказчика. Базовый перечень включает организацию грузоперевозок при квартирном переезде, дачных переездов, перевозки габаритных вещей и ценных предметов, а также упаковочные, сборные и разборные работы.

Домашние и офисные переезды из Москвы по РФ|

Ежедневно в стране происходят квартирные, офисные и дачные переезды в черте города, по области, в другие регионы. Далеко не всегда у людей есть свой транспорт достаточной вместимости, чтобы, к примеру, быстро доставить мебель, окна и двери, бытовую технику, оргтехнику, компьютеры.

Если вам предстоит квартирный переезд, потребуется не только машина, но и помощь грузчиков. Необходимо спустить с этажа, а затем поднять габаритные предметы. Работники компании «ТопТрансСервис» помогут перенести шкафы, кровати, диваны и кресла, другие предметы мебели, а также различную технику, требующую бережного обращения.

Если вам нужно из города перевезти вещи на дачу, мы также всегда готовы помочь в решении этой задачи. От вас требуется указать дату и время, описать количество и габариты груза, чтобы менеджер выбрал подходящий грузовой автомобиль.

Частным компаниям часто необходима доставка вещей в офис – стендов и стоек, серверного оборудования, компьютеров, принтеров, столов и стульев. Всё это также аккуратно погружается, упаковывается, и так же бережно выгружается по факту доставки.

Наша команда готова прийти на помощь в любой день недели и в любое время.

Наши преимущества:

• Более 30000 перездов любой сложности по всей стране;
• Страхование вашего имущества на момент перевозки и погрузки/разгрузки;
• Опытные, квалифицированные работники, знающие все нюансы квартирных/офисных или дачных перерздов;
• Время и дату перезда вы выбираете сами, мы работаем 24/7;
• Огромный автопарк с машинами любого тоннажа;
• Личная бригада грузчиков, делающих свою работу по высшему разряду.

 

 

 

:

„ТопТрансСервис” – надежность, соизмеримая с возможностью передать товар из рук в руки! Коллектив
ТопТрансСервис

2450
постоянных клиентов

Виды переездов

 Квартирные переезды                             Дачные переезды

Офисные переезды                                 Перевоз склада для юридических лиц

Переезд для военнослужащих

Компания «ТопТрансСервис» выполняет перевозки любой сложности для физических и юридических лиц по Москве и всей России. Гибкая политика ценообразования, высококлассный сервис, ответственные сотрудники и график работы 24/7. Мы делаем всё, чтоб груз прибыл в целостности и точно в срок. Будте вы крупной компанией или частным лицом — мы выполним Ваше задание на высшем уровне.

 

 

Порядок работы. Как оформить ваш заказ?

У вас есть несколько вариантов оформления заявки:

• Нажать кнопку «заказать». Автоматически вы попадёте на страницу с формой. В ней указываете все данные и оставляете телефон, электронную почту.
• Позвонить по телефону, указанному в контактах. Для разных городов также есть отдельные номера офисов.
• Выбрать «бесплатный звонок». Менеджер сам вас наберёт, расскажет обо всех условиях и ценах.

С клиентом подписывается договор, в котором указаны стоимость, сроки, другая информация. Этот документ устанавливает права и обязанности сторон. Клиент получает надёжную юридическую защиту своих интересов. Мы предоставляем консультацию по всем вопросам.

Сотрудники «ТопТрансСервис» работают аккуратно, быстро, надёжно. Обращаясь к нам, вы получаете качественное обслуживание по выгодным ценам. Пишите, звоните, мы с радостью вам поможем перевезти вещи.

Узнать стоимость у наших менеджеров:

Расчет от 300 кг

Откуда *

Куда *

Ваше имя

Вес

Объем

Ваш телефон *

Нажимая кнопку «Отправить», Вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности

Окончательный контрольный список и график переезда в офис

Переезд в новое офисное помещение — это такой же сложный процесс, как и переезд в новый дом. У вас есть большая, громоздкая офисная мебель, электроника, которую трудно упаковать, и несколько комнат с безделушками, которые нужно упаковать. И, как правило, не так много времени, чтобы все это сделать (вы не можете точно закрыть работу на неделю, чтобы разобраться). Независимо от того, переезжаете ли вы на новый этаж или путешествуете по стране, переезд офиса — это большая работа, независимо от размера вашей компании. Если вы пытаетесь сориентироваться, используйте нашу временную шкалу и контрольный список в качестве руководства по переезду в новое офисное помещение.

Планирование офисного переезда можно начать уже за год до даты переезда, но обычно шесть месяцев — это время, когда вы начинаете искать услуги по переезду и начинаете планировать логистику делового переезда. Вот наш пошаговый график, который поможет вам оставаться организованным.

За 6 месяцев до переезда

Вот что вам нужно учесть за шесть месяцев до офисного переезда.

Просмотрите текущую аренду

Если срок аренды вашего текущего офиса еще не истек, потеряете ли вы свой залог? Какой ремонт нужно сделать, прежде чем передать ключ арендодателю? Вы несете ответственность за материальный ущерб, такой как разбитые фары или сколы краски?

Назначьте команду по переезду в офисе

Вы хотите участвовать во всех аспектах процесса переезда или только в некоторых? Вы ответственный человек или вам следует возложить эту ответственность на кого-то еще из вашей команды? Делегируйте некоторые задачи своей команде управления проектом, четко определяя роли. Кто планирует, упаковывает, распаковывает, организует, украшает?

Составьте план вывода из эксплуатации

Вывод из эксплуатации выходит далеко за рамки простой уборки вашего старого офиса. Вывод из эксплуатации больше похож на восстановление его первоначального состояния до того, как вы въехали. Он включает в себя удаление кабелей и электрических установок, светильников, вывесок и логотипов, мебели и так далее. Это также включает ремонт поврежденного имущества и даже небольшие вещи, такие как замена перегоревших лампочек. В договоре аренды должны быть указаны детали, и если вы не хотите проблем с законом или потери залога, необходимо соблюдать условия аренды. Заранее составьте план вывода из эксплуатации и обсудите с вашей командой по переезду, как распределить соответствующие задачи.

Укажите бюджет

Возможно, вам придется скорректировать его в будущем, но, по крайней мере, иметь некоторое представление о том, сколько вам придется потратить с самого начала, будет очень полезно, когда вы общаетесь с транспортными компаниями. Определите, что не подлежит обсуждению, и подумайте, где вы можете сократить расходы, чтобы сэкономить немного денег. Также обратите внимание на процесс покупки. Кто будет делать все покупки, связанные с переездом, и как будут оплачиваться продавцы?

Определитесь с уровнем охвата переезда  

Профессиональные мувинговые компании предлагают как минимум один тип страхового покрытия, который называется защитой выпущенной стоимости. Однако это базовая цена до 60 центов за фунт. Эта страховка при переезде является обязательной на федеральном уровне и включена в переезд, но покрывает только определенную часть. Вы всегда можете заменить поврежденную мебель, но что может быть важнее для вашего бизнеса, например, электроника? Стоит быть защищенным. Подумайте, следует ли вам приобрести полную страховую защиту, которая обеспечивает значительно более надежную защиту, или расширить страховую защиту перевозчика, купив страховку третьей стороны. Решение о том, какой тип страховки вам понадобится, поможет более точно составить бюджет переезда, а также сообщить транспортным компаниям о ваших потребностях в страховании переезда.

Начать поиск транспортных компаний

Если вы переезжаете на месте (переезд считается местным, если вы переезжаете в пределах 50 миль), вот наши советы о том, как исследовать и сравнивать местные транспортные компании. Независимо от того, перемещаетесь ли вы на месте или на большое расстояние, выбор транспортной компании должен включать в себя получение рекомендаций, чтение отзывов, проверку BBB на наличие истории жалоб и проверку профессиональной аккредитации, при этом следите за потенциальными красными флажками. Убедитесь, что грузчик лицензирован и застрахован.

Также важно, чтобы вы нашли несколько коммерческих грузчиков. Услуги офисного переезда отличаются от жилых, и у вас будет совершенно другой опыт переезда, если вы наймете компанию по офисным переездам, имеющую опыт коммерческого переезда. Все мувинговые компании в нашем текущем списке лучших мувинговых компаний предлагают коммерческие мувинговые услуги. Как правило, вам будет назначен координатор переезда, имеющий опыт коммерческого переезда, который будет работать с вами, чтобы спланировать ваш уникальный переезд. Перевозчики, которые предлагают офисные переезды, также, как правило, более гибки в выборе дат и времени и сделают все возможное, чтобы перевезти ваш офис, например, в выходные дни, чтобы ваша работа не прерывалась.

Для получения более подробной информации ознакомьтесь с нашими советами по найму грузчиков и ответьте на важные вопросы, прежде чем нанимать транспортную компанию.

Получите по крайней мере три расценки на переезд

Как только вы найдете грузчиков, которые справятся с вашим коммерческим переездом и обслужат ваш район, получите бесплатную расценку от нескольких. Мы рекомендуем получить как минимум три. На сайте Moving.com вы можете получить бесплатные расценки на переезд в режиме онлайн от офисных грузчиков.

Создайте список дел

Поскольку в планировании и организации офисного переезда будет задействовано несколько человек, рекомендуется завести ящик или папку со всеми своими заметками и списками. Еще лучше, если это будет сделано онлайн. Например, как набор документов Google в простой папке на Google Диске. Централизация информации — хорошая стратегия.

Сообщите своим сотрудникам о переезде и запросите отзыв

Запланируйте отправку электронного письма, а затем проведите личную или онлайн-встречу. Электронное письмо должно включать адрес нового офиса, дату переезда, основные характеристики нового офиса, причину переезда и ключевые даты процесса переезда, о которых должны знать сотрудники. Через неделю или две запланируйте личную встречу, если это возможно (или сотрудники могут присутствовать удаленно), чтобы получить обратную связь и ответить на любые вопросы.

Ваши сотрудники могут запросить изменения в требованиях к рабочему пространству или предпочтениях в стиле работы, особенно если новый офис имеет как открытую, так и закрытую планировку. Если ваша компания небольшая, рассмотрите возможность проведения встреч один на один. Если он большой и провести собрание, на котором могут присутствовать все, не представляется возможным, вы можете попробовать отправить опрос или организовать собрания отдела. Поощряйте всех сотрудников помнить о переезде, когда они планируют или берутся за новые проекты.

Убедитесь, что все поместится в новом офисе

Хотя вы, возможно, намереваетесь взять с собой этот массивный холодильник для комнаты отдыха, размеры кухонного пространства в вашей новой комнате отдыха могут не позволять этого. Вместо того, чтобы тратить время, энергию и деньги на транспортировку предметов, которые не будут работать в вашем новом офисе, получите размеры ваших самых больших предметов и сравните их с размерами вашего следующего места. Это относится к таким вещам, как столы для конференц-залов, большое электрическое оборудование и все остальное, что требует много места. Надеюсь, вы выбрали новый офис, который позволяет разместить имеющуюся у вас мебель и технику, но если нет, вам нужно знать это до того, как вы въедете, а не после.

Проведите инвентаризацию

Теперь, когда вы знаете, что подойдет, а что нет, запишите, что вы берете и что оставляете. Даже если у вас ограниченный бюджет, вам, возможно, придется оставить некоторые вещи, особенно если план этажа нового офиса отличается. Полная инвентаризация поможет вам сообщить о ваших потребностях в переезде вашему координатору переезда и даст вам четкое представление о предметах, которые вам нужно будет оставить (и заменить их после переезда, если это необходимо).

3-4 месяца до переезда

Вот что вам нужно сделать за 3-4 месяца до офисного переезда.

Зафиксируйте дату переезда

К настоящему моменту вы сравнили цены и остановились на одной транспортной компании. Сделайте заказ как можно скорее, чтобы обеспечить дату.

Уточните свой план переезда

Установите даты и задачи для вашего плана переезда. Подумайте о том, когда телефоны отключаются. Когда нужно убирать столы? Выясните, когда в новом офисе будет установлено интернет-соединение. Назначьте руководителей групп и раздайте обязанности членам команды (или попросите их сделать это).

Сообщите своим сотрудникам дату переезда

Сообщите своим сотрудникам дату переезда. Сообщите о своих ожиданиях относительно того, когда их кабинки, офисы или рабочие станции должны быть упакованы, когда отключаются коммунальные услуги и т. д. Если вы ожидаете, что сотрудники будут поднимать какие-либо коробки, спросите их, есть ли какие-либо ограничения по здоровью. Убедитесь, что каждый сотрудник знает, что от него ожидается и когда.

Сообщите своему текущему арендодателю

Как только вы подтвердите дату переезда вашей компании, сообщите своему нынешнему арендодателю или управляющему недвижимостью, когда вы планируете расторгнуть договор аренды.

Сообщите за пределы компании

Сообщите своим партнерам, клиентам, поставщикам и всем, с кем у вас есть деловые связи, о том, что вы переезжаете. Им нужно будет знать вашу новую контактную информацию, и у них могут возникнуть вопросы о том, как переезд повлияет на них.

Придумать план специализированного оборудования

Вам нужна помощь в перемещении особенно тяжелого оборудования или опасных материалов? Заказывать заранее товары, которые требуют времени для сборки и отправки? Вы заменяете или модернизируете какое-либо специализированное оборудование, требующее особого обращения?

Наймите поставщиков транспортных услуг

Даже если вы наняли транспортную компанию с полным спектром услуг, которая сделает для вас упаковку и распаковку, вам, возможно, придется искать других поставщиков для удовлетворения ваших потребностей, связанных с переездом. Если ваш новый офис нуждается в озеленении или декорировании, сейчас самое время нанять дизайнера интерьера. Вам также может понадобиться нанять уборщицу, если перевозчики или ваше здание не предлагают эту услугу, а ваш нынешний не сможет справиться с уборкой после переезда.

Начните собирать инвентарь для переезда

Если в вашем офисе еще нет всего необходимого для упаковки вещей, или грузчики будут упаковывать вас, начните с покупки и организации упаковочных материалов и материалов для переезда. Скорее всего, в вашем офисе уже есть много расходных материалов (коробки, маркеры, ножницы, этикетки), но вам, вероятно, все еще нужно приобрести специальные коробки, упаковочную ленту и упаковочную бумагу. Купить сейчас. Подойдите к выбору расходных материалов творчески. Вы можете получить бесплатные коробки и другие бесплатные упаковочные материалы во многих местах. Для получения дополнительной информации о том, какие расходные материалы вам нужны, ознакомьтесь с нашим руководством по выбору правильных расходных материалов для перевозки и упаковки.

Сокращение

Непредвзято относитесь к очистке и помечайте все, что будет продано или подарено. Подумайте о продаже офисного склада или организуйте благотворительную деятельность, чтобы бесплатно забрать пожертвования.

Еще раз поговорите со своими сотрудниками

Наверняка вы уже внесли некоторые коррективы в план переезда и получили обновления. Продолжайте постоянно общаться со своими сотрудниками, поскольку у них будут вопросы и опасения. Предлагайте вопросы или отзывы по электронной почте, рассылайте важные новости о переезде и напоминайте им об особенностях нового офиса, включая все, что им нужно знать о парковке на территории, входе в здание, картах доступа, новом районе и так далее.

За 2 месяца до переезда

Вот что вам нужно сделать за два месяца до офисного переезда.

Разработать план этажа

Определить, где будет располагаться оргтехника и мебель, где будут сидеть сотрудники и где будут места общего пользования. Если возможно, получите представление о том, где находятся соединения Ethernet и розетки питания, чтобы вы знали, где настроить техническое оборудование.

Услуги по отключению по расписанию, переносу и настройке

Настройка интернета, установка телефона и коммунальных услуг в новом офисе. Помимо подключения к водопроводу и электричеству, вам, возможно, потребуется организовать услуги по вывозу и переработке мусора или службы безопасности. Спланируйте вместе с ИТ-отделом настройку компьютеров на новом месте. Могут ли они сделать это внутри компании или им нужна помощь внешних поставщиков? Сообщите всем поставщикам (озеленение, охрана, уборка), обслуживающим ваш текущий офис, что вам придется прекратить или передать их услуги.

Купить новую мебель или оборудование

Если вы заменяете или добавляете какое-либо офисное оборудование и мебель, начните покупать прямо сейчас, так как потребуется доставка и сборка. Вам может понадобиться помощь в установке мебели, а декорирование требует времени.

Зарезервируйте внешнее хранилище

Зарезервируйте коммерческое хранилище рядом с вашим новым офисом, если у вас нет места для таких вещей, как старые файлы, праздничные украшения и офисная мебель, которые вам не нужны сейчас, но могут понадобиться в будущем.

Придумать систему маркировки для всей компании

Ваша любимая система маркировки — цифры, цвета, формы — при условии, что она едина для всего офиса и ее используют все сотрудники.

Начать собираться

Все, что вам не понадобится в течение нескольких недель до переезда, можно упаковать прямо сейчас. Уберите его с дороги сейчас, чтобы вы могли расставить приоритеты для важных задач, таких как упаковка предметов первой необходимости.

Разместите заказы на изменение адреса

Лучше начать обновление документов с вашим новым адресом раньше, чем позже, поэтому размещайте заказы на новые визитные карточки, фирменные бланки, конверты, этикетки для возврата и т. д., как только вы узнаете свой новый адрес. Гораздо лучше иметь все ваши обновленные документы под рукой до переезда, чем рисковать днями или неделями без них на новом месте.

Проверка нового офиса

Нужна ли уборка? Можете ли вы начать украшать и принести ненужные предметы, которые вы упаковали?

За 1 месяц до переезда

Вот что вам нужно сделать за месяц до офисного переезда.

Продолжайте маркировать мебель, оборудование и канцелярские товары

Это процесс, поэтому вы не справитесь за один день. Свяжитесь со своей командой по переезду, чтобы убедиться, что маркировка идет по плану и что у сотрудников есть все необходимое для упаковки своих столов.

Окончательное согласование планов с вашей командой по переезду

Еще раз подтвердите дату переезда и посмотрите, нужен ли маршрут на день переезда для координации логистики переезда.

Закажите ключи и карты доступа

Закажите ключи и, если они используются, карты доступа для сотрудников в ваш новый офис заранее, чтобы они были готовы выдать их до того, как старый офис закроется навсегда.

Резервное копирование данных

Создайте резервную копию всех важных данных на вашем компьютере и используйте программное обеспечение для зеркалирования жесткого диска, чтобы сделать копию жесткого диска. Таким образом, если что-то случится с вашими компьютерами в пути, вы сможете реплицировать свой текущий жесткий диск на новую систему. Возможно, вы захотите отсканировать некоторые файлы, чтобы оцифровать их, и уничтожить бумажные версии, чтобы облегчить нагрузку.

Координация отправления и прибытия движущихся грузовиков

Работайте с вашими нынешними и новыми управляющими зданиями, чтобы обеспечить время погрузки и разгрузки. Если есть погрузочные доки, отлично, но если парковка ограничена или в районе интенсивное движение, это может потребовать некоторого планирования. Не ждите дня переезда.

Ознакомьтесь с правилами застройки

Если ваша компания не владеет зданием, из которого вы переезжаете или в которое вы переезжаете, вам потребуется получить полную информацию о всех правилах застройки, связанных с переездом. Возможно, вам разрешено передвигаться только в нерабочее время или вы должны подать специальный запрос на использование служебного лифта. Получите эти правила от руководства здания как можно раньше, так как они будут определять логистику дня переезда.

Сначала попробуйте самостоятельно перевезти кое-что второстепенное

Упростите день переезда, перевозя мелкие вещи, насколько это возможно, при условии совпадения сроков с вашим новым договором аренды. Вы можете упростить весь процесс переезда, взяв на себя такие предметы, как растения и офисные принадлежности, особенно если вы можете установить их на новом месте до официального переезда.

Поручите всем собрать вещи собственный стол

Несмотря на то, что к вам может приехать транспортная компания, чтобы позаботиться о больших вещах, все равно будет очень полезно, если каждый будет отвечать за свое рабочее место. Сообщите своим сотрудникам, когда им нужно будет собрать свои столы, и постарайтесь поощрять их делать это понемногу, чтобы никто не пытался собрать все в последнюю минуту. Возможно, вам придется просто дать вашей команде пару часов свободного времени за день до переезда, чтобы привести их столы в порядок.

За неделю до переезда

Вот что вам нужно сделать за неделю до офисного переезда.

Обновите свой адрес

Обновите веб-сайт компании, свои финансовые счета, учетные записи в социальных сетях, подписки и списки компаний (Google, Yelp, местные каталоги), указав свой новый адрес офиса. Не знаете, кого еще уведомить о переезде? См. наш контрольный список изменений адреса. Большинство пунктов применимы как к жилым, так и к коммерческим переездам.

Пересмотрите свой график переезда вместе с командой по переезду

Обсудите, что еще нужно сделать, когда прибудут грузчики, какие предметы должны быть отправлены в первую и последнюю очередь, кто будет на месте контролировать работу по переезду и будет запирать после того, как они уйдут, и будете ли вы давать чаевые грузчикам и предлагать закуски.

Напомните сотрудникам закончить упаковку

Ваша ИТ-команда, вероятно, будет упаковывать ноутбуки, мониторы и другое ИТ-оборудование, но все сотрудники должны закончить уборку своих столов и рабочих мест от канцелярских принадлежностей и личных вещей.

Не забывайте об ИТ

Одной из самых больших сложностей, связанных с переездом в новое офисное помещение, является отключение и повторное подключение всех ваших технологий. Это большая работа, которую вы не можете поручить грузчикам, поэтому очень важно, чтобы ваша команда приступила к работе как можно раньше. Если есть предметы оборудования, от которых вы собираетесь избавиться, составьте план их утилизации или пожертвования. Если вместо этого вы планируете утилизировать ненужное оборудование, ознакомьтесь с ресурсами EPA о том, где и как это сделать правильно.

За день до переезда

Завершить упаковку и маркировку

К завтрашнему дню все должно быть упаковано и готово к переезду. Проведите обход, чтобы убедиться, что это так, и сделайте (или попросите кого-нибудь сделать это) необходимую упаковку в последнюю минуту.

Соберите карты доступа и ключи сотрудников

Обязательно соберите все ключи компании, пропуска на парковку и карты доступа, чтобы вернуть их арендодателю или управляющему недвижимостью.

В день переезда

Вот что нужно сделать в день переезда.

Быть в старом офисе, чтобы встретить грузчиков

Убедитесь, что вы (или кто-то из вашего офиса) находитесь там, чтобы впустить и высадить грузчиков, дать им чаевые и угостить их напитками (последние два действия не являются обязательными). Кто-то также должен быть там, чтобы расчистить путь для грузчиков, если это не было сделано, и модерировать перемещение. Это включает в себя информирование грузчиков о том, что следует загружать в первую и последнюю очередь, указание на любые хрупкие коробки (даже если они помечены) и указание на то, какие предметы мебели необходимо разобрать.

Проведите последний обход вашего освободившегося офиса

Это необходимо для того, чтобы проверить, не остались ли какие-либо предметы, и задокументировать любой материальный ущерб. Сейчас самое время сдать все ключи и парковочные талоны, если только вы не договорились с владельцем или управляющим. Одновременно рекомендуется подтвердить расторжение договора аренды.

После переезда

После завершения переезда офиса вот несколько действий, которые помогут вам обустроиться в новом офисе.

Распакуйте и проверьте свою технологию

Распакуйте все необходимое и проверьте свой телефон, компьютеры, серверы, принтеры и все, что вы используете. Устраняйте неполадки по мере необходимости, чтобы не пропустить время ведения бизнеса.

Дважды проверьте информацию об изменении адреса

Убедитесь, что все, кому необходимо знать, были уведомлены о вашем переезде, что в вашем онлайн-присутствии указан новый адрес, а также что все канцелярские принадлежности, визитные карточки, этикетки и т. д. которые вы используете, также были обновлены.

Встретьтесь с вашей командой после переезда

Чтобы убедиться, что вы быстро вернетесь в нужное русло и что ваше место работы выглядит как профессиональный офис, обсудите с вашей командой, кто удаляет метки, кто распаковывает и кто снабжает кухню, туалет(ы) и шкафы с припасами. Они должны разделить эти задачи между сотрудниками.

Отметьте свои новые раскопки

Переезд офиса — это стресс для всех, включая ваших сотрудников. Они заслуживают некоторого простоя и признания за свою тяжелую работу. В качестве «спасибо» всем за сотрудничество в его реализации и в качестве способа отпраздновать ваше новое пространство, запланируйте небольшую вечеринку после переезда. Вам еще не нужно полностью готовиться, и это не должно быть чем-то серьезным — даже праздничный обед в середине дня в первую неделю после переезда покажет вашим сотрудникам, насколько вы цените их помощь и приветствуете захватывающие вещи в новом офисе.

Часто задаваемые вопросы о переезде офиса

Переезд офиса может быть сложной задачей, и мы уверены, что у вас есть вопросы. Вот несколько ответов на часто задаваемые вопросы.

Что входит в офисный переезд?

Планирование и организация вашего переезда включает в себя работу с командой по переезду вашего офиса, чтобы выполнить все шаги, необходимые для переезда вашего офиса. К ним относятся исследование, проверка и поиск транспортной компании, имеющей опыт офисных переездов, и работа с ними над деталями вашего уникального переезда в зависимости от ваших потребностей и вашего бюджета. Это также включает в себя приведение вашего нового офиса в форму, будь то уборка, декорирование или реконструкция. Вы также должны оставить свой старый офис в том состоянии, в котором он был до вашего въезда. В противном случае вы рискуете потерять свой депозит и столкнуться с юридическими проблемами.

Переезд офиса также включает в себя изменение вашего адреса везде, где он указан на ваших канцелярских принадлежностях и присутствие в Интернете, а также информирование людей. Вы будете сокращаться, как только решите, что должно прийти с вами, а что вам больше не нужно или не впишется в новый офис. Конечно, требуется изрядное количество упаковки и работы с вашими сотрудниками, чтобы убедиться, что они знают свои задачи и сроки. Затем вам нужно отключить, перенести и настроить всю технику и коммуникации, включая интернет, электричество, компьютеры, телефоны, серверы и так далее. После переезда вам, возможно, придется убрать свой старый офис. Затем начните настройку нового офиса. И, надеюсь, после всего этого будет какой-то праздник.

Сколько времени занимает переезд офиса?

Вы можете начать планирование уже за год вперед, но мы рекомендуем начинать процесс не позднее, чем за шесть месяцев до переезда. Еще многое предстоит сделать, прежде чем приедут грузчики, чтобы все погрузить. Фактическое перемещение должно быть выполнено в течение нескольких часов и до суток для локальных перемещений. Для дальних расстояний это зависит от того, сколько миль ваши вещи должны будут пройти в дороге, что может занять несколько дней.

Как я могу успешно переместить свой офис?

При условии соблюдения графика, указанного выше, мы рекомендуем вам:

• Начать раньше (за шесть месяцев до переезда в идеале)
• Создать команду по переезду и назначить ее менеджера
• Провести исследование, чтобы найти лучшую опытную транспортную компанию при коммерческом переезде
• Назначьте сотрудникам задачи (например, упакуйте их собственные столы)
• Имейте четкий план отключения/переноса/установки ИТ
• Знайте свои новые и старые правила строительства
• Заблаговременно размещайте заказы на изменение адреса
• Будьте внимательны при маркировке своих коробок
• Убедитесь, что все поместится в ваше новое пространство (и соответственно уменьшите размер)
• Сначала перенесите ненужные вещи (и, возможно, даже самостоятельно)
• Устройте корпоративную вечеринку в честь переезда. Вы все это заслужили!

Что нужно сделать, чтобы переместить мой офис?

Планирование и организация офисного переезда должны начинаться с составления бюджета и определения ваших потребностей в переезде. Затем вы работаете над поиском и наймом транспортной компании и работаете с ними и вашими сотрудниками над планом переезда с установленными сроками. Для получения более подробной информации см. наш полный контрольный список выше.

Готовы организовать офисный переезд?

Переезд в новый офис требует много работы, но есть вероятность, что вы делаете это не зря. Планируйте заранее как можно больше, чтобы задачи не ускользали от вас, и создавайте движущуюся команду на самом раннем этапе процесса. Знание того, что кто-то контролирует все движущиеся части, поможет снять стресс и не сбиться с пути. И помните, любая транспортная компания, которую вы нанимаете для коммерческого переезда, должна иметь лицензию и страховку. Ознакомьтесь с нашим каталогом транспортных компаний , чтобы получить проверенный список авторитетных грузчиков.

Ваш путеводитель по безболезненному офисному переезду

Контрольный список для офисного переезда 2023: Ваш путеводитель по безболезненному офисному переезду перейти к основному содержанию Искать:

09 февраля 2023 г.

Чтение через 8 мин.

Краткий обзор

Есть много шагов, которые нужно предпринять, если вам нужно переместить весь офис. Мы составили контрольный список, который охватывает все: от продления срока аренды и выбора одной из лучших компаний по переезду офиса до планирования обновленных карт-ключей и установки новых телефонных систем. Мы даже включили советы по потенциальной экономии средств, такие как поиск ближайших вариантов хранения и минимизация запасов перед переездом.

Позвольте нашему бесплатному консьержу помочь вам с офисным переездом

Переезд — это нечто большее, чем доставка ваших вещей из пункта А в пункт Б. Если настройка страховки, интернета, коммунальных услуг или домашней безопасности во время планирования переезда заставляет вас учащенно дышать, мы У нас есть ответ для вас!

Move.org предлагает бесплатное комплексное решение , предоставляющее вам личного консьержа, который поможет вам настроить все эти услуги (и многое другое!). От поиска лучших грузчиков в вашем районе до пересылки вашей почты на новый адрес — наш консьерж по переезду избавит вас от хлопот, связанных с самостоятельной настройкой, и поможет вам сэкономить деньги.

Контрольный список офисных переездов

За шесть месяцев до переезда

Планирование логистики

• Просмотрите текущий договор аренды.  Вам придется заплатить залог или комиссию, если вы досрочно расторгнете договор аренды? Несете ли вы ответственность за материальный ущерб (например, облупившуюся краску, сломанные светильники и т. д.), в том числе за все, что произошло во время переезда?
• Получите предложения от транспортных компаний.  Узнайте, какие транспортные компании соответствуют вашему бюджету и могут обслуживать ваш район. Ознакомьтесь с нашим выбором лучших офисных грузчиков и сравните расценки как минимум трех компаний.
• Определите, нужно ли вам движущееся покрытие.  Ваш бизнес может полностью зависеть от одной единицы оборудования или механизмов, поломка которых может привести к остановке работы. Но даже если это не так, вы можете выбрать более высокое покрытие при переезде, чем отраслевой стандарт в 0,60 доллара за фунт. (Да, это действительно означает, что если ваш 50-фунтовый стол сломается, вы получите за него колоссальные 30 долларов.)
• Установить бюджет.  Перенос бюджета с самого начала поможет вам избежать перерасхода средств, особенно в тех областях, где вы можете легко сократить расходы, например, отказаться от профессиональной упаковки в пользу того, чтобы сотрудники сами упаковывали свои вещи.
• Соберите группу планирования.  Вы назначили ответственного за перемещение? Необходимо ли участие высшего руководства? Решите, кто должен (и не должен) участвовать в процессе планирования и делегировать полномочия оттуда.

Спросите своего грузчика

Если в вашем бизнесе есть тяжелая, громоздкая или громоздкая техника, убедитесь, что транспортная компания, с которой вы работаете, имеет достаточное количество грузчиков и подходящее оборудование для ее обработки.

За три-четыре месяца до переезда

Планирование логистики

• Зафиксируйте дату переезда.  После того, как вы подтвердите свое новое офисное помещение, сделайте заказ в транспортной компании или обеспечьте другие договоренности о переезде.
• Сообщите своему нынешнему арендодателю.  Как только вы подтвердите дату переезда вашей компании, свяжитесь с вашим текущим управляющим недвижимостью и сообщите ему, когда вы планируете расторгнуть договор аренды.

Внутренняя связь

• Создайте план переезда.
   Составьте контрольный список вашего переезда, включая участников, необходимые действия (например, настройку телефона и подключение к Интернету) и сроки.
• Распределить обязанности между членами команды.  Назначьте руководителей для координации переезда, а затем распределите задачи между большей группой, чтобы каждый сотрудник знал, какие задачи ему решать.
• Оповестить всех сотрудников о предстоящем переезде.  Определите ожидания в отношении переезда, чтобы сотрудники заранее знали свои обязанности и могли соответствующим образом планировать свои действия.

Связь с внешним миром

• Сообщите местным партнерам, филиалам и поставщикам о своем переезде.  Повлияет ли ваш переезд на партнеров или клиентов? Если да, убедитесь, что они знают вашу новую контактную информацию и то, как переезд может повлиять на сроки проекта.

Планируйте заранее

• Обзор специальной офисной мебели или оборудования.  Рассмотрите любые оставшиеся предметы мебели, с которыми необходимо обращаться во время переезда. Вам нужна профессиональная помощь в разборке сложного оборудования или перемещении потенциально опасных материалов?
• Наймите дизайнера интерьеров.  Если ваш новый офис нуждается в озеленении, декорировании или любых других эстетических заботах, сейчас самое время сделать это.
• Заказ спецтехники.  Если ваша компания заменяет или модернизирует какое-либо оборудование, на изготовление или доставку которого уйдут месяцы, закажите его сейчас, чтобы оно было доставлено в день переезда.

Внимание

Если ваш офис находится в здании с другими предприятиями, обязательно согласуйте свой переезд с руководством вашего здания. Возможно, вам придется зарезервировать лифты и погрузочные платформы или предоставить грузчикам специальный доступ в здание в день переезда.

За два месяца до переезда

Планируйте заранее

• Составьте план этажа.  Составьте план своего существующего и нового офиса, чтобы определить, где разместить оборудование, столы и мебель. Если у вас есть информация, подумайте о таких вещах, как количество и расположение подключений к сети Ethernet, розеток и мест общего пользования — таким образом, большие предметы можно будет сразу же разместить на своих местах, и вам не придется потом их перетасовывать.
• Организовать установку телефона и интернета.  Найдите компанию, которая может предоставить эти услуги, и настройте установку оттуда. Если вы работаете с офисным перевозчиком с полным спектром услуг, они, вероятно, могут работать с вами напрямую, чтобы организовать эту установку.
• Составьте план настройки компьютеров и ИТ-систем.  Подтвердите, могут ли ваши ИТ-специалисты сделать это самостоятельно или вам нужно нанять дополнительную помощь.

Внутренняя связь

• Ревизионные ключи, парковочные пропуска и карты доступа.  Создайте основной список ключей и пропусков каждого сотрудника и обращайтесь к нему, когда вам нужно забрать карты доступа перед переездом.

Связь с внешним миром

Прекратите предоставление каких-либо специальных услуг в вашем нынешнем офисе.  Если вы в настоящее время пользуетесь услугами по озеленению, охране или уборке, уведомите их о своем переезде, чтобы они могли прекратить ваши услуги после ухода вашей компании

На что следует обратить внимание

• Изучите варианты страхования бизнеса.  Если вы не можете перенести свою текущую политику в новый офис, начните изучать доступные варианты прямо сейчас.
• Приобретение новой мебели или оборудования.  Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники пришли в первый же день в новый офис и увидели тот же обшарпанный диван в холле из предыдущего офиса. Используйте возможность украсить свою мебель и декор. Если вы расширяете свою рабочую силу с переездом, не забудьте запастись стульями для рабочего стола, купить столы оптом и (что наиболее важно) получить набор шипастых мячей для комнаты отдыха.
• Безопасное внешнее хранилище.  Если в вашем новом офисе нет места для ваших архивных файлов или ежегодных рождественских украшений, зарезервируйте место для хранения поблизости.

Знаете ли вы?

Некоторые офисные перевозчики предлагают планирование перехода, что означает, что они будут работать с вами, чтобы составить план вашего текущего офиса и вашего нового офиса, а также помочь вам стратегически разместить оборудование и мебель.

За месяц до переезда

Планируйте заранее

• Инвентаризация и маркировка мебели, оборудования и канцелярских принадлежностей.  Наклейте ярлыки на предметы вашего офиса, чтобы не потерять при транспортировке наградные плакетки вашей компании (или, что еще хуже, коллекцию трофеев). Кроме того, не забудьте сделать фотографии во время каталогизации инвентаря на случай, если вам нужно будет пройти процесс подачи претензий.
• Соберите припасы для переезда.  Если ваши сотрудники сами упаковывают свои столы, убедитесь, что у них есть картонные коробки, упаковочная лента и материалы для маркировки.
• Средства передачи.  Установите дату отмены коммунальных услуг в вашем текущем офисе и изучите варианты коммунальных услуг для вашего нового местоположения

Внешняя связь

• Создание списка смены адреса . Отправьте уведомление по электронной почте или обычной почте, чтобы ваши клиенты и клиенты знали, где они могут связаться с вами в будущем.
• Обновление списков адресов компаний. См. приведенный ниже список подписок, списков рассылки и веб-сайтов, где ваш текущий адрес необходимо будет обновить, чтобы ваш бизнес не остался на обочине во время переезда.
  • Коммерческие счета
  • Сайт компании
  • Аккаунты в социальных сетях
  • Банки и финансовые учреждения
  • Дебиторская и кредиторская задолженность
  • Подписка на журналы и газеты
  • Списки в Google, Yelp и других обзорах сидят

Совет для профессионалов

Архивируйте и создавайте резервные копии старых файлов перед переездом на случай повреждения нескольких компьютеров или ИТ-систем. (Это еще одна причина обратить внимание на движущееся покрытие.)

За две недели до переезда

Планируйте заранее

• Уточните планы с вашей командой по переезду.  Поделитесь подробным маршрутом на дни, предшествующие переезду, особенно если упаковка и транспортировка начнутся, когда другие части офиса еще работают.
• Заказ ключей и карт доступа.  Закажите ключи от нового офиса заранее, чтобы их можно было выдать в день въезда.
• Подтвердите установку Интернета и телефона.  Убедитесь, что вы наняли команду для настройки этих служб, чтобы вы могли вернуться к работе в обычном режиме, как только переедете в новый офис.
• Подтвердите настройку компьютера и ИТ-служб.  Если у вашей команды есть навыки для настройки этих сервисов, убедитесь, что вы связались внутри компании, чтобы выяснить, кто этим займется. Если нет, дважды проверьте, наняли ли вы профессионалов, которые могут это сделать.
• Убрать офисный инвентарь.  Если в вашем офисе есть ветхая мебель на последнем издыхании или устаревший офисный декор, проведите весеннюю уборку и сократите офисный инвентарь. (Пссс: некоторые транспортные компании даже предлагают услуги по утилизации.)

Внутренняя связь

• Резервное копирование важных документов и данных.  Если вы еще этого не сделали, сделайте резервную копию своих файлов. На случай, если что-то повредится во время транспортировки или будет трудно перезагрузиться в новом офисе, обязательно сохраните все важные документы или данные перед переездом.

Несколько слов о мебели

Стоимость переезда с полным спектром услуг обычно зависит от общего веса, поэтому, если у вас есть офисная мебель, которую вы планируете заменить, рассмотрите возможность ее продажи или утилизации до переезда.

За неделю до переезда

Планируйте заранее

• Осмотрите свой новый офис перед днем ​​переезда.  Если у вас уже есть доступ к вашему новому пространству, мы рекомендуем осмотреть его перед тем, как въехать (убедиться, что с потолка не свисают провода или не работает свет).

Внутреннее общение

• Просмотрите расписание дня переезда.  Уточните, когда прибудут грузчики, кто должен быть на месте, чтобы впустить их, какие предметы должны быть готовы для грузчиков, когда они прибудут, кто будет присутствовать во время переезда и кто будет заниматься запиранием объекта после грузчики уходят.
• Напомните сотрудникам собрать личные вещи.  Мы рекомендуем привлекать сотрудников к ответственности за их личные вещи, но если ваша компания предоставляет сотрудникам ноутбуки, мониторы и другое ИТ-оборудование, вы можете сохранить их для своего ИТ-отдела или профессиональных грузчиков.

На что обратить внимание

• Загрузите упаковочные материалы.  Если вы беспокоитесь, что вам не хватит упаковочных материалов, купите дополнительные материалы и верните неиспользованные материалы позже, чтобы избежать переборки в последнюю минуту.
• Запаситесь защитными средствами для поверхностей, движущимися одеялами или другими профилактическими средствами.  Используйте упаковочные материалы, чтобы предотвратить появление сколов краски, потертостей, вмятин, сломанных светильников или других повреждений как ваших вещей, так и вашего нынешнего офисного помещения

Не забудьте

Измените свой адрес и пересылайте почту с помощью USPS, чтобы не пропустить важную корреспонденцию

За день до переезда

Планируйте заранее

• Завершить упаковку и маркировку.  Если вашему ультрасовременному копировальному аппарату и настольному футболу в комнате отдыха требуется особое обращение или упаковка, сообщите об этом всем, кто находится на палубе (будь то ваши профессиональные грузчики или тот парень в офисе, который всегда продает билеты на «оружейное шоу»). ).

Внутреннее общение

• Соберите парковочные пропуска, карты безопасности и ключи.  Используя список инвентаря, соберите карты доступа каждого сотрудника. Убедитесь, что они деактивированы и утилизированы надлежащим образом.

В день переезда

Логистика

• Включите свет.  Никто не хочет вести дела в темноте или на морозе. Дважды проверьте, подходит ли ваше новое пространство для коммунальных услуг. Если электричество (или вода) в вашем новом офисе не работает, позвоните в коммунальные службы, чтобы устранить проблему.
• Обустройте свой офис.  Используйте план или схему, которую вы создали для своего нового офиса, чтобы расставить все ваши машины, оборудование и мебель. Если вы работаете с транспортной компанией, здесь вам пригодится планирование перехода. (Некоторые транспортные компании также предлагают профессиональные услуги по постановке.)
• Подключите телефон, Интернет и ИТ-системы.  Если вы работаете с профессиональным грузчиком, эта услуга может быть включена. В противном случае свяжитесь с вашим местным провайдером, чтобы убедиться, что ваш офис полностью подключен.
• Обойдите освободившийся офис и задокументируйте любые повреждения.  Это важно, чтобы увидеть, не пропустили ли вы какие-либо предметы, которые необходимо переместить на новое место, а также изучить и сообщить о любом повреждении имущества, произошедшем во время перемещения.

После переезда

На что следует обратить внимание

• Протестируйте телефоны, компьютеры, Wi-Fi, кабельные соединения и ИТ-системы.  Протестируйте свою технологию, чтобы убедиться, что ваш бизнес сможет вернуться в онлайн как можно скорее, и при необходимости устраните неполадки.
• Подтвердите прекращение действия старого договора аренды и изменение адреса.  Дважды (или даже трижды) проверьте, правильно ли расторгнута ваша старая аренда, что каждый клиент и деловой партнер был уведомлен о вашем переезде и что ваш новый адрес точно рекламируется.
• Поручите сотрудникам распаковывать вещи, снимать бирки с оборудования и мебели и инвентаризировать шкафы.  Если ваши профессиональные грузчики еще не позаботились об этом, поручите сотрудникам распаковать и пополнить запасы. Чем больше у вас рук на палубе, тем скорее ваш бизнес сможет снова начать работать.

Опередите масштабную логистику, заранее определив бюджет переезда, распределив обязанности внутри компании и обратившись за профессиональной помощью там, где она вам нужна.

Другие мероприятия, такие как планировка вашего нового офиса и заказ новых ключей, должны быть выполнены до начала недели переезда, чтобы переезд прошел более эффективно (особенно если возникнут какие-либо неожиданности в последнюю минуту).