Документооборот в транспортной логистике: Документальное оформление в транспортной логистике: Основные направления оптимизации

Содержание

Документальное оформление в транспортной логистике: Основные направления оптимизации

Упс! Эта статья вышла в 2017 году.

По этой теме есть более свежие материалы, найти их можно по тегу ЭТрН.

По прогнозам специалистов, рынок внутрироссийских грузоперевозок в 2017 году ожидает определенный передел в пользу крупных компаний. Введение нового налога, так называемого «Платона», в совокупности с повышением тарифов на топливо, транспортным налогом и введением тахографов послужило отправной точкой всероссийской забастовки дальнобойщиков. Дополнительные поборы вынуждают водителей большегрузов, ИП и малые компании, имеющих собственный транспорт, уходить с рынка транспортных услуг и даже менять род деятельности. В таких условиях крупному бизнесу необходимо искать новые пути снижения издержек, которые не окажут влияния на качество оказываемых услуг и позволят укрепить свои позиции на рынке.

Один из вариантов – автоматизация документооборота между участниками отрасли и их клиентами.

Рынок транспортных услуг

Грузоперевозки – это огромная инфраструктура со своими правилами, законами и особенностями. Главная цель бизнеса здесь это своевременная доставка продукции с минимальными издержками. Оперативность и качество доставки груза зависят и от грамотного и правильно организованного процесса перевозки.

В России сегодня нет единой общепризнанной классификации игроков рынка логистики. Клиент, которому необходимо перевезти груз, может запутаться как в терминологии, так и в предоставляемых услугах. Даже сами компании, порой называя себя «транспортно-логистическими», предоставляют только услуги по перевозке. Чтобы легко ориентироваться в терминах, используемых представителями рынка логистики, давайте наведем в них порядок.

Логистика – часть экономической науки и экономической деятельности, основная задача которой состоит в продвижении товара и услуг от производителя к потребителю. Включает в себя подбор упаковки, упаковывание товара, выбор транспорта, выстраивание оптимального маршрута, организацию промежуточного хранения и многое другое.

Экспедирование предполагает сопровождение перевозимого груза, поиск подходящей спецтехники, оформление необходимых документов. Иначе говоря, экспедиторы – это, в первую очередь, люди, которые отвечают только за доставку груза (например, водители).

Транспортная логистика – это управление транспортировкой грузов, то есть изменением местоположения материальных ценностей с использованием транспортных средств с минимальными затратами, выстраиванием оптимального маршрута и подбором складов на пути следования груза.

Внутренняя транспортная логистика занимается внутрипроизводственными перевозками, а внешняя транспортная логистика занимается снабжением предприятий и сбытом их продукции. При традиционном подходе к транспортировке, информационный поток движется вместе с материальным потоком от грузоотправителя, через экспедитора по транспортным средствам, и далее от экспедитора к грузополучателю.

При таком подходе как транспортная логистика, к системе добавляется ещё один элемент – единый оператор интермодальных перевозок, который управляет информационным потоком и координирует действия. 

Основными логистическими посредниками (третьей стороной — 3PL) для фирмы-производителя или торговой компании являются: перевозчики, экспедиторы, грузовые терминалы, склады общего пользования и другие юридические или физические лица, осуществляющие основные логистические функции или комплекс таких функций.

К вспомогательным логистическим посредникам обычно относят страховые и охранные фирмы, таможенных брокеров, сюрвейеров, банки и другие финансовые учреждения, осуществляющие расчеты за логистические функции/операции, предприятия информационно-компьютерного сервиса и связи и т.д.

Основные игроки на российском рынке

Условно на рынке логистики можно выделить три группы игроков:

  1. Транспортные компании (ТК) – чаще всего это региональные или оказывающие услуги на внутренних и международных направлениях компании, занимающиеся перевозкой грузов. Их задача – доставить груз в указанное клиентом место в заранее оговоренные сроки.
  2. Транспортно-экспедиционные компании (ТЭК) также занимаются организацией перевозок грузов. Являются посредниками между клиентом и перевозчиком, помогают в поиске исполнителя и транспорта, удовлетворяющих критериям перевозки груза, оказывают экспедиционные услуги. Сюда же мы можем отнести онлайн-площадки для поиска водителей и груза.
  3. Логистические компании оказывают услуги по транспортировке, обработке и, самое главное, по хранению грузов. Логистическая компания может стать выгодным партнером для тех организаций, которые планируют расширять рынки сбыта, снижать себестоимость товара за счет минимизации затрат на доставку, потому как в отличие от предыдущих игроков могут проводить в интересах клиента распределение товара до конечного потребителя. Данный вид услуги может в себя включать складирование, распределение товара по торговым точкам, поиск клиентов и др. Хорошая логистическая компания может заменить аналогичную службу предприятия и обеспечить полную логистическую цепочку от производителя до потребителя.

Транспортные компании чаще всего владеют транспортом и сдают его в аренду транспортно-экспедиционным и логистическим организациям, а также могут осуществлять перевозки самостоятельно.

Основные перевозчики на рынке – именно транспортно-экспедиционные компании. Неудивительно, что именно они являются лидерами рынка логистики. ТЭК работают со множеством ТК и имеют возможность предоставить необходимый транспорт в тот момент, когда это бывает необходимо. Соответственно, ТЭК имеют возможность оказывать широкий спектр услуг, включая страхование, сопровождение, охрану груза, а также хранение и оформление необходимых документов.

Логистические компании также могут выступить в роли арендатора транспорта у ТК, однако это не означает то, что у них не может быть своего транспорта.

Оптимизация процессов

Основная задача транспортной логистики состоит в обеспечении технической, технологической и экономической сопряженности участников транспортного процесса.

 

Кроме этого, транспортная логистика имеет следующие задачи: 

  • Создание транспортных систем в транспортной логистике, в том числе транспортных коридоров и цепей;
  • Совместное планирование транспортных процессов на различных видах транспорта;
  • Совместное планирование транспортного процесса со складским и производственным процессом;
  • Выбор вида транспортного средства;
  • Выбор типа транспортировки;
  • Определение рационального маршрута.

Принципы транспортной логистики – основная цель минимизация издержек на транспортировку и в том числе:

  • максимально полное использование грузоподъемности подвижного состава в логистике;
  • кратность транспортируемой партии груза, единицам заказа, отправки и складирования;
  • стандартизация тары;
  • экономия от масштаба и дальности перевозок содержит транспортная логистика;
  • концентрация грузопотоков на отдельных каналах — распределение и отказ от неэкономичных товаров;
  • доставка грузов точно в срок.

Для оптимизации логистики могут использоваться принципы «бережливого производства» LEAN и минимизации потерь на всех этапах и во всех процессах.

Lean Logistics – это комплекс методов и инструментов, направленных на создание вытягивающей системы в общей цепи логистики, но с акцентом на оптимизацию и улучшение процессов управления закупками и запасами, включая транспортную и складскую логистику.

Основной результат внедрения данных технологий – это оптимизация совокупной логистической стоимости в цепи поставок с одновременным повышением показателя дисциплина поставок.

По данным исследовательского агентства MA-Research.ru рынок в 2018-2019 гг. будет иметь слабо положительную динамику, в реальностях которой компаниям придется работать над оптимизацией процессов.

Среди конкурентных преимуществ, позволивших целому ряду компаний в 2015—2016 гг. не только достаточно успешно работать в условиях экономической рецессии, но и усилить свои позиции на рынке ТЛУ, следует отметить наличие диверсифицированной клиентской базы, компетенций в организации перевозок сборных грузов, в обслуживании e-commerce и экспортного грузопотока. Большое значение имеют быстрая реакция на изменение спроса и географии грузопотоков, способность предложить эффективные решения для снижения логистических издержек и оптимизации процессов.

Направлениями оптимизации аналитиками указываются повышение уровня профессионализма и клиентоориентированности компаний, а также использование технологических решений для оптимизации процессов и повышения их управляемости.

Документальное оформление в транспортной логистике

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность. Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи – залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств. Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении.

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании –> оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) –> получение счета на оплату –> поступления денежных средств (предоплата) –> доставка товара –> оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) –> получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.

Транспортировка

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:

  1. Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
  2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
  3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
  4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

  • Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
  • Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
  • Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.

Также дополнительными документами могут быть:

  • Товарная накладная, прилагается, в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза
  • Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
  • Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД).

Хранение, размещение, отпуск

Состав документов, сопровождающих и регламентирующих порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

  1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
  2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
  3. Товарная книга
  4. Заказ-заявка
  5. Договор поставки
  6. Журнал регистрации заказов покупателей
  7. Карточки неудовлетворительного спроса
  8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку
  9. Счет-фактура
  10. Упаковочный ярлык
  11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию
  12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям
  13. Товарно-транспортная накладная
  14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия
  15. Заявки на автотранспортные перевозки
  16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств
  17. Карточка учета инвентарной тары
  18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции
  19. Карточка учета исполнения договоров поставки
  20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям

Посредничество в логистической цепи

Документальное оформление происходит и в процессе получения посреднических услуг, таких как

  • подбор автотранспорта
  • расчет маршрута
  • подбор и заключение договора с перевозчиком

Для этого используются документы: счет-фактура (СФ), акт, ТТН, ТОРГ 12 (только между ТК и грузоотправителем).

* * *

Система электронного документооборота (СЭД) для логистических компаний в Москве: оформление ЭДО для логистических и транспортных компаний

БОЛЕЕ 54 ТИПОВ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Возможность подключить обмен электронными документами в любой отрасли под любые потребности бизнеса.

НОВЫЙ ФОРМАТ УПД С ПОЛЯМИ ДЛЯ МАРКИРОВКИ

LERADATA позволяет работать с системой маркировки (ЦРПТ) с помощью нового формата УПД.

АВТОПОДПИСАНИЕ УПД

Массовое автоподписание квитанций по прохождению УПД избавит сотрудника от монотонной работы.

ОТЛОЖЕННАЯ ОТПРАВКА

Отложенная отправка документов позволит автоматически отправлять электронные документы в выходные и по завершении рабочего дня.

БЕЗОПАСНОСТЬ

Электронные документы передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных.

SLA

В любой момент времени гарантируем высокий уровень доступности нашего сервиса и круглосуточную техническую поддержку.

Электронный документооборот в ритейле предоставляет компаниям массу преимуществ и избавляет от ряда проблем, которые раньше возникали из-за работы с бумажной документацией. 

Электронный документооборот в логистике предполагает замену множества стандартных бумажных документов, которые сопровождают отгрузку товаров, на их электронные образцы, имеющие ту же юридическую ценность, что и бумажные варианты.

Структурированная система хранения и лёгкий поиск по архиву делает ЭДО для фармацевтических компаний исключительно полезным. Найти нужные файлы теперь не составит труда.

Территориальная отдаленность и курьерская доставка бумаг больше не играют значимой роли, все процессы обмена документами происходят в электронном виде. ЭДО для IT компаний позволяет сократить расходы и организовать более эффективное взаимодействие.

Электронный документооборот автопроизводителей помогает повысить эффективность работы и ускорить множество процессов, связанных с бумажными документами. Ежедневно компании проводят сделки по продаже автомобилей и автозапчастей, которые сопровождаются составлением документации, отправляемой по всей территории страны.

Электронный документооборот для строительной компании напрямую влияет на её производительность. От своевременного и надёжного обмена документами зависят сроки поставок от производителей, а также сделки между застройщиками и арендаторами. 

Электронный документооборот в логистике предполагает замену множества стандартных бумажных документов, которые сопровождают грузы, на их электронные образцы, имеющие ту же юридическую ценность, что и оригинальные варианты. Логистические компании работают с клиентами по всей стране, из-за чего пересылка документов в бумажном виде становится затратной по финансам и времени.

ЭДО решает большинство проблем, возникающих при работе с бумажными версиями:

  • процесс отправки документов ускоряется;
  • документооборот для всех участников процесса оптимизируется;
  • риск ошибок и потерь данных сводится к минимуму;
  • процесс полностью прозрачен, всегда можно отследить статус и путь файлов;
  • задержки и приостановка работы исключаются, а оплата ведётся согласно заранее согласованному графику.

Важной деталью становится сокращение расходов на канцелярию и хранение архива. У сотрудников, ответственных за бумажные документы, появляется больше времени на решение других задач.

Польза системы

ЭДО (EDI) в логистике разработан для быстрого и бесплатного получения документов, благодаря чему можно существенно экономить на доставке, а также печати и хранении файлов. Время на поиск и отслеживание также сокращается, так как все сообщения структурируются и хранятся в электронном архиве.

Новый подход практически исключает возможность возникновения технических ошибок, так как формат документов строго регламентирован законодательными нормами. Через платформу можно обмениваться счетами-фактурами, актами, счетами и любыми другими документами.

Интеграция ЭДО возможна в большинство учётных систем, а значит, сотрудники продолжат работать в привычном интерфейсе. Отправка данных будет производиться напрямую из них. Компания LERADATA ориентирована на подключение к сети новых контрагентов, поэтому оказывает содействие в привлечении бизнес-партёров.

Логистические системы

Основной задачей логистики является эффективное продвижение товара от производителя к потребителю, что включает в себя упаковку, выбор транспорта и построение оптимального маршрута, организацию хранения и прочее. Специалисты стремятся организовать максимально быструю доставку товара с минимальными затратами.

Логистические компании занимаются не только доставкой, но и распределением товара по конечным точкам. Всё это связано с множеством бумажной документации, операции с которой чреваты ошибками, сбоями в работе и неточностями. Электронный документооборот минимизирует целую сферу затрат, облегчая планирование, формирование и обмен документацией.

Типы документов

ЭДО в логистике основывается на пересылке однотипных документов, которые при этом имеют юридическую значимость. В системе ведётся обмен такими типами сообщений, как:

  • Orders — заказ на поставку товара;
  • Recadv — сообщение о получении;
  • Desadv — уведомление об отгрузке;
  • Retann — возврат продукции;
  • Indes — инструкция с параметрами поставки;
  • Ordrsp — подтверждение;
  • Iftmin — полная информация о параметрах поставки;
  • и другие.

ЭДО автоматизирует весь процесс обмена документацией, определяя для каждого вида бизнес-процесса отдельный тип сообщений. Компании могут использовать их совместно, кооперируя в группы, или же по отдельности.

Заказать подключение к системе или получить консультацию можно, оставив заявку на официальном сайте LERADATA, позвонив по телефону или обратившись в офис в городе Москва. Платформа LERADATA обеспечивает надёжную, стабильную и безопасную работу в системе ЭДО. Также мы способствуем присоединению ваших партнёров к EDI.

ЭДО – Электронный документооборот в логистике – компания «Loginof» в Москве

Дата: 19.04.2019

Внедрение электронного документооборота в логистике позволяет снизить количество времени на подготовку и обработку корпоративных документов и таким образом сделать функционирование транспортной компании более эффективным. Документооборот в логистическом бизнесе очень важен для установления взаимоотношений со всеми участниками. Автоматизация рабочих процессов по части документооборота стала отличным решением для выведения контроля корпоративной информации на более высокий уровень.

Особенности электронного документооборота в логистике

До того, как компаниями начал применяться ЭДО, рабочую документацию готовили и обрабатывали в оговоренные с клиентами сроки в бумажном виде. Отправка пакета документов производилась с помощью службы курьерской доставки или почтовым отправлением по Почте России. Документы отправлялись заранее, с учетом времени на доставку, обусловленного отдаленностью адресата. Также существовал риск утери документации при пересылке.

С внедрением ЭДО подготавливать и отправлять необходимую информацию клиентам стало проще. Для этого к документам применяется электронно-цифровая подпись, и отправка осуществляется по каналам ЭДО. Отправлять таким способом можно сопроводительные документы к грузам, реестры, акты сверок и др. Значительно сократилось время на обработку и отправку информации через ЭДО, а также уменьшились расходы на пересылку.

Преимущества ЭДО в логистике:

  • документы можно предоставить в течение одного рабочего дня после доставки груза;
  • обработка и доставка документации отнимает меньше времени и финансовых ресурсов транспортной компании;
  • внедрение электронного документооборота способствует сохранности всех отправленных документов;
  • вся электронная документация может сохраняться в течение 5 лет, бумажными громоздкими архивами на предприятии можно не пользоваться;
  • с помощью функционала электронного документооборота можно пересылать клиентам всю необходимую информацию и документацию в сжатые сроки, что значительно ускоряет предоставление логистических услуг.

Как обычно бывает со всеми новыми технологиями, внедрение ЭДО многих пугает. Предполагается, что ЭДО в логистике может вызывать технические сложности или потребуется много финансовых ресурсов. На самом деле, бояться работать с ЭДО не стоит. Все процессы данной технологии работают без особых сбоев и постоянно обновляются с устранением возникающих ошибок. Установка ЭДО в транспортной компании не требует больших денежных вложений, зато значительно облегчает работу админкорпуса, бухгалтерии и секретарей.


Автоматизация документооборота в логистике

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 3 1.Теоретические аспекты документооборота в логистике. Транспортная логистика 7 1.1Понятие и сущность транспортной логистики 7 1.2Автоматизация документооборота 16 2.Анализ документооборота организации на примере ООО «КДВ» 20 2.1Характеристика организации 20 2.2Анализ ведения документооборота в организации 22 2. 3Совершенствование системы документооборота ООО «КДВ» 24 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 32

Введение

Актуальность. Основой любой логистической системы является система описания, структурирования, хранения и навигации документов — система документооборота. Данная система позволяет правильно структурировать весь документооборот компании по единым принципам, в соответствии, с так называемом, «Деревом документооборота». Очевидно, что нет смысла описывать и внедрять бизнес-процессы, если не будет системы, при помощи которой все документы будут правильно согласовываться, актуализироваться и храниться. Для того, чтобы вновь созданные документы эффективно работали, они должны быть написаны в соответствии с установленным регламентом их согласования, иметь соответствующий формат, соответствующий режим доступа и соответствующее место на «Дереве документооборота». Некоторые руководители компаний, созданных в постсоветское время, до сих пор хорошо помнят, как было не просто работать в условиях излишней бюрократии и формализма, и до сих пор продолжают считать, что различные «лишние документы» только портят созданную ими систему работы в команде, основанную на хороших личных отношениях и на доверии. Неформальная работа, основанная на доверии и порядочных отношениях в коллективе — это очень хорошо для небольшой и слабоструктурированной компании, но с развитием бизнеса, чтобы выстроить системный бизнес, обязательно необходима его формализация. В настоящее время предприятия оптовой и розничной торговли в России сталкиваются с проблемой конкуренции. Рыночные отношения в нашей стране развиваются. Чтобы предприятие было конкурентоспособным, необходимо разработать эффективную систему управления материальным и сопутствующим потоками. Эффективность работы любого современного предприятия во многом зависит от грамотной системы закупок. От эффективности закупочной деятельности зависит успех любого бизнеса. Наиболее актуальными трендами, которые будут формировать облик закупочной отрасли в ближайшие годы, являются следующие. Интернет стирает границы между партнёрами и целыми государствами. Высокие технологии позволяют осуществлять тысячи крупных закупок за считанные секунды, при этом выбирая оптимальные варианты из огромного числа доступных на рынке предложений. Автоматические системы логистики минимизируют риски, экономят время, рассчитывая наиболее эффективный и недорогой способ доставки заказа получателю. В числе наиболее популярных тенденций исследователи рынка отмечают резко увеличившуюся популярность бизнес-сетей. По мнению специалистов из Oxford Economics автоматизированные B2B-системы окажут наибольшее влияние на закупочную деятельность в ближайшие три года. Исследования показывают, что наиболее успешные компании активно переходят на электронный документооборот, позволяющий им не только сэкономить на расходных материалах и минимизировать временные затраты, но также сделать свой бизнес более прозрачным. Цель исследования в данной работы – разработка рекомендаций совершенствования автоматизации документооборота компании ООО «КДВ». Для достижения поставленной цели в рамках работы необходимо решить следующие задачи:  изучить понятие и сущность транспортной логистики;  рассмотреть теоретические аспекты автоматизации документооборота;  представить характеристику предприятия ООО «КДВ»;  проанализировать систему ведения документооборота в логистике предприятия;  определить направления развития системы автоматизации документооборота в логистике компании ООО «КДВ». Объектом работы является ООО «КДВ», предметом – документооборот в логистике. В экономической литературе относительно трактовки сущности логистических процессов и методов их реализации не существует единого мнения. Вопросы анализа логистических процессов освещены в материалах таких современных ученых, как: Аникин Б.А., Афанасенко И.Д., Берг И.П. Ван Ден, Волгин В.В., Григорьев М.Н., С. М. Мочалин, Г. Г. Левкин, А. В. Терентьев, Д. И. Заруднев, Нагапетьянц Н.А., Неруш Ю.М. и др. В целях получения ответов на вышеперечисленные вопросы необходимо в рамках работы применить такие исследовательские методы, как сравнительный анализ моделей закупочной деятельности, анализ действующих документов, регламентирующих процессы, влияющих на закупочную деятельность, анализ данных открытых источников информации, в том числе сети Интернет и информационно-аналитической системы СПАРК. Основная гипотеза исследования состоит в том, что все проекты, которые были запущенны до кризиса имели основную цель – поддержание интенсивного роста бизнеса, экспансии и прочее. Сейчас акцент сместился на инновационное развитие, на проекты по автоматизации различных бизнес-процессов – с прицелом на возобновление роста. Сложившуюся ситуацию компании используют для своего рода «наведения порядка», шлифовку процессов, на которую раньше просто не хватало времени. Таким образом, тактических изменений не так много, и связаны они в основном именно с улучшением качества различных элементов бизнеса – как с точки зрения используемых технологий, так и в части изменений. Следовательно, новизна исследования состоит в том, что проблема совершенствования логистической системы управления закупками в силу протекающего в России финансового кризиса и роста случаев банкротств предприятий носит все более острый характер, а также является одним из основных инструментов повышения эффективности деятельности предприятия. Теоретическая значимость работы состоит в проведении аналитического исследования сложных экономических вопросов, а практическая в приобретения навыка формирование самостоятельных выводов и рекомендаций по исследуемому вопросу. Также практическая значимость исследования заключается в возможности дальнейшего использования работы в учебном процессе, а также для более углубленного понимания современной теории и практики логистических процессов. Структура работы представлена в виде двух глав с двумя подпунктами в каждой главе. В первой главе работы рассматриваются теоретические аспекты логистики и документооборота в логистике. Во второй главе работы анализируется деятельность торгового предприятия и проводится анализ документооборота в логистике компании. В третьем пункте главы представлены рекомендации оптимизации документооборота в логистике компании при использовании автоматизации документообоорота. Курсовая работа включает 2 рисунка, 14 источников списка литературы.

Заключение

Результатом написания работы следующий. Сформировано понимание логистической системы ведения документооборота и применение инструментов логистики в процессе оптимизации процессов. Также получены практические навыки исследования логистической системы управления закупками на примере конкретной организации, а также организации автоматизации документооборота. В процессе написания работы достигнуто выполнение ранее поставленных задач в виде следующих выводов. В рамках анализа современных подходов к управлению закупками выявлено, что универсальной схемы организации закупок не существует, так как руководство каждой компании ставит определенные цели и задачи перед своими службами, исходя из которых и определяются методы работы. При этом общим направлением оптимизации процесса закупок на крупных предприятиях является централизация их системы, так как централизованный процесс закупок на предприятии в рамках единой компании позволяет четко определить функции каждого сотрудника, участвующего в процессе. Также централизованная система закупок целесообразна и экономически эффективна при условии, что все процессы четко регламентированы и максимально предусмотрены все возможные непредвиденные ситуации и выбраны пути их решения. В зарубежных странах накоплен достаточно обширный опыт по организации деятельности закупок. В настоящее наиболее характерны публичные закупки, так как они позволяют обеспечить конкурентную среду, прозрачность, доступность информации, а также двойной контроль над итогами публичных конкурсов (государственный и общественный). Также за рубежом система закупок сочетает централизацию и децентрализацию закупочной деятельности, что также направленно на снижение коррупционных явлений в публичных закупках. В рамках работы выдвинуто предложение о применении автоматизации документооборота на примере ООО «КДВ», так как это позволит обеспечит потребности в ресурсах и прочих ценностях государственного и корпоративного

Список литературы

Нормативно-правовые акты 1. Федеральный закон от 30 июня 2003 Г. N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности «. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://giod.consultant.ru/documents/762465?items=10 2. Об утверждении Правил транспортно-экспедиционной деятельности Постановление Правительства от 08.09.2006 №554. 3. Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 (ред. от 12.12.2017) «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» Литература 4. Аникин Б.А. Логистика и управление цепями поставок. Теория и практика. Основы логистики: учебник / под ред. Б. А. Аникина и Т. А. Родкиной. — Москва : Проспект, 2015. — 344 с. 5. Аникин Б.А. Логистика: учеб. пособие для бакалавров / Б. А. Аникин [и др.]; под ред. Б. А. Аникина, Т. А. Родкиной. — Москва : Проспект, 2015. -408 с. 6. Волгин В.В. Склад: логистика, управление, анализ / В. В. Волгин. — 11-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. — 724 с. 7. Зубин С.И. Логистика: учебно-практическое пособие/ С.И. Зубин. / Логистика: учебно-практическое пособие. — Евразийский открытый институт. 2010 г. — 56 с. [Электронный ресурс]: http://www.knigafund.ru/books/185402 8. Левкин Г. Г. Основы логистики. — М.: Инфра-Инженерия, 2016. — 240 с. 9. Левкин, Г. Г. Коммерческая логистика : учебное пособие для вузов / Г. Г. Левкин. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 375 с. — [Электронный ресурс]: https://biblio-online.ru/book/18F84C3B-B4F3-4756-9B49-29832862EA28 10. Миротин Л.Б. Ресурсы логистики в управлении транспортным предприятием: учеб. пособие / Л.Б. Миротин, А.К. Покровский, Е.А.Лебедев. — М.: Инфра-Инженерия, 2017. — 230 с. 11. Нестеров С.Ю. Управление и организация грузоперевозок автотранспортным логистическим предприятием [Электронный ресурс] : монография / С.Ю. Нестеров. — 2-е изд., стер. — М. : ФЛИНТА, 2017. — 180 с. 12. Основы логистики транспортного производства [Электронный ресурс]: Учеб. пособие / Лебедев Е.А., Миротин Л.Б. — М. : Инфра-Инженерия, 2017. — http://www.studentlibrary.ru/book/ISBN9785972901609.html 13. Экономика и логистический рынок России в 2017-18 гг.: предварительные результаты и прогнозы. [Электронный ресурс]: http://www. logistics.ru/management/news/ekonomika-i-logisticheskiy-rynok-rossii-v-2017-18-gg-predvaritelnye-rezultaty-i 14. Основы логистики транспортного производства. ЭБС «КОНСУЛЬТАНТ СТУДЕНТА». [Электронный ресурс]: http://www.studentlibrary.ru/

Электронный документооборот для логистической компании

Электронный документооборот для логистической компании

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Основополагающим регламентирующим актом в данном случае выступает Федеральный закон №227-ФЗ от 2010-го года. Электронный документооборот (ЭДО) для логистической компании имеет большое значение, т.к. этот вид деятельности предполагает оперативное принятие решений и практически моментальный обмен документами с контрагентами.

Суть ЭДО

Переход на электронный обмен документами требует привлечение посредника, который должен обеспечивать безопасный канал связи и поддерживать процесс с технической точки зрения. Для организации системы ЭДО необходима установка специализированного программного обеспечения, которое позволяет решить сразу несколько задач:

  • загрузка документов;
  • их прием и отправка;
  • хранение в электронных архивах.

Чтобы повысить безопасность передаваемых файлов, они подписываются усиленной квалифицированной подписью, которая выступает юридическим аналогом подписи собственноручной. Подделка ЭЦП в России — уголовно преследуемое деяние. Взломать цифровую подпись практически невозможно.

Функционал автоматизированной системы

Электронный вариант документооборота призван справляться с теми же задачами, что его бумажный аналог. Вот основные функции внедряемой системы:

  • загрузка документации с возможностью ее корректировки и обработки;
  • организация бесперебойного потока документов, установление разграничения прав различных пользователей;
  • формирование внутренних связей между подразделениями, возможность работы с одним документом сразу нескольким сотрудникам;
  • отправка документации деловым партнерам и контрагентам, что сокращает время на дальнейшие учетные операции с первичными документами в несколько раз;
  • формирование электронных хранилищ, которым не страшны пожары и наводнения. Файлы на сервере могут сохраняться десятилетиями, при этом скорость поиска нужного документа не страдает.

Деятельность логистической компании связана с обработкой огромного объема различной документации. Оптимизация многих рабочих операций становится возможной с внедрением современной системы ЭДО.

Преимущества электронного документооборота

Положительные стороны электронного документооборота для компании, занимающейся логистикой, являются следующие моменты:

  • сокращение временных затрат на прохождение всех документов до 75%;
  • увеличение скорости принятия управленческих решений для корректировки выбранной стратегии или политики общения с контрагентами;
  • экономия материальных ресурсов — нет нужды закупать бумагу, заправлять оргтехнику, платить курьеру, содержать архивные помещения и т.д.;
  • рост производительности труда на 20-25% за счет установления четких взаимосвязей между исполнителями;
  • риск утраты документации — минимальный;
  • рост корпоративной культуры, переход ее на новый уровень.

Логистические фирмы, использующие ЭДО, развиваются интенсивнее. Их деятельность на рынке отличается большей эффективностью. Есть некоторые моменты при внедрении электронного документооборота, о которых стоит упомянуть:

  • сотрудников придется обучить новым навыкам;
  • партнерская сеть также должна пользоваться системой ЭДО;
  • внедрение новых правил занимает определенное время, главное искусственно не затягивать переходный этап.

Стоимость проекта по внедрению электронного документооборота ощутима, но окупаемость затрат весьма высокая. Компания за короткое время почувствует увеличение объемов продаж и изменение общей финансовой ситуации в лучшую сторону. Пользователем ЭДО внутри организации может быть не только бухгалтер или руководитель, системой могут успешно пользоваться менеджеры и экономисты.

ЭДО в логистике

Компания «Такснет» предлагает удобный инструмент для организации любой логистической сети на рынке — систему электронного документооборота «Транскрипт» . Несомненные плюсы: быстрое получение денег от клиентов, оптимизация цепочек поставки продукции, формирование максимально понятного и эффективного инструмента для развития бизнеса.

Мы устанавливаем систему электронного документооборота экспедиторским и транспортным компаниям, 3PL-операторам, таможенным брокерам, участникам морского сообщения грузов и т.д. Готовый программный продукт оптимизирует деятельность организации, позволяет сократить часть сотрудников и повысить производительность оставшихся.

Подписывать первичные документы теперь можно парой кликов компьютерной мышкой.

Самые популярные виды документов уже переведены в электронный формат:

  • универсальные передаточные документы;
  • счета-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • товарно-транспортные накладные;
  • доверенности;
  • прочие документы, которыми пользуется конкретный клиент компании.
Важно: все документы, отправленные и полученные по системе ЭДО, признаются судами всех юрисдикций и полностью заменяют бумажные аналоги.

ПЭК подвел итоги эксперимента Минтранса по ЭДО

Эксперимент Минтранса по использованию электронной транспортной накладной и электронного путевого листа, который длился месяц, завершен. За это время ПЭК оформила в новом формате 160 транспортных накладных и 50 путевых листов. В течение месяца транспортно-логистический провайдер ежедневно тестировал использование электронных транспортной накладной (ЭтрН) и путевого листа (ЭПЛ) на пяти своих маршрутах: из Москвы в направлении Пензы, Воронежа, Нижнего Новгорода, Белгорода и Великого Новгорода.

«В рамках эксперимента ПЭК отработала все запланированные сценарии грузоперевозок: классическую перевозку «грузоотправитель – грузополучатель», перевозку с заменой водителя в рейсе, а также вариант перевозки с заменой точки выгрузки на маршруте,.Все сценарии были реализованы по плану, серьезных трудностей не наблюдалось», – рассказал руководитель службы транспортной логистики ПЭК Магомед Гасанов.

С 1 по 30 октября 2020 года транспортные компании, надзорные органы и операторы электронного документооборота (ЭДО) взаимодействовали в рамках эксперимента Минтранса. Отработан процесс контроля ЭТрН и ЭПЛ на постах Ространснадзора. Электронные данные были доступны и водителям, и сотрудникам ведомства.

«В целом технология оформления и архивации электронных первичных транспортных документов понятна и вопросов не вызывает», – сообщил Магомед Гасанов. Он также добавил, что сотрудники ФГУП «ЗащитаИнфорТранс», отвечающего за техническую поддержку системы, быстро реагировали на все сигналы участников эксперимента. Настроенные каналы коммуникации позволяли оперативно решать все возникающие вопросы.

ПЭК сформирует свой пакет предложений по итогам эксперимента Минтранса. По словам Магомеда Гасанова, дополнительного внимания требует само оборудование: планшеты или мобильные телефоны, используемые перевозчиком в процессе транспортировки груза. Необходимо предусмотреть ситуацию с потенциальным повреждением устройства водителя при погрузке и разработать пошаговый план действий, указал руководитель службы транспортной логистики ПЭК.

В ПЭК также отметили некоторые нюансы, связанные с организацией процесса. Так, по регламенту нужно подписать документы квалифицированной электронной подписью (КЭП) перевозчика в момент получения груза, до начала движения рейса. «Но нередко рейсы «стартуют» ночью, что затрудняет оперативное оформление КЭП перевозчиком», – отметил внимание ИТ-директор ПЭК Владислав Сарнацкий.

Второй вопрос, на который стоит обратить внимание, неавтоматизированный процесс изменения данных о водителях и транспортных средствах, участвующих в эксперименте. «Поскольку изменения вносились разными сотрудниками вручную и не всегда своевременно, часть рейсов «отбраковывалась» из-за несоответствия данных в разных системах. Мы также будем рекомендовать регламентировать и автоматизировать этот процесс», – указал Владислав Сарнацкий.

Цифровизация сектора автоперевозок — одна из ключевых задач современной логистики в России, уверены в ПЭК. «Электронный документооборот в транспортной отрасли, внедряемый в настоящий момент Минтрансом, позволит повысить прозрачность рынка и эффективность развития транспортной отрасли, а также свести к минимуму число проверок на дороге», – указал заместитель директора ПЭК Вадим Филатов.

Что касается дальнейших перспектив внедрения электронных транспортных документов, то, по оценкам экспертов ПЭК, рынку потребуется время. «Мы надеемся, что, учитывая все преимущества оформления первичных перевозочных документов в цифровом формате, как для бизнеса, так и для государства, Минтранс приложит все усилия для внедрения ЭТрН и ЭПЛ на законодательном уровне уже в 2021 году» – сказал Вадим Филатов.

Вместе с тем, в ПЭК не исключают масштабирования эксперимента на весь автопарк компании еще до внедрения электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.

Внедрение ЭТрН и ЭПЛ – плюсы и минусы

Внедрение ЭТрН и ЭПЛ – плюсы и минусы

Адрес материала: http://bamap.org/information/smi/2021_01_19_137685/
Время распечатки: 17.03.2022 05:56:42
Источник информации: «Транслер»


Министерство транспорта России начало эксперимент по введению в транспортный процесс документов в электронном виде. Это касается ЭТрН (электронная транспортная накладная) и ЭПЛ (электронный путевой лист), которые будут использоваться при перевозке грузов и пассажиров.

Как будет организовано внедрение цифровой ТН

Внедрить электронный документооборот в работу транспортных компаний планировалось уже давно. И в 2018, и 2019 году министерство обещало дать разрешение на использование первичной документации в цифровом виде, но проекты остались проектами. В ноябре прошлого года правительство обнародовало окончательное решение о признании электронки в 2020 году, что и было осуществлено, пока в тестовом режиме.

Минтранс тогда вынес решение о том, что ЭТрН можно будет формировать при помощи любых программных комплексов, но участвовать в процессе должен специальный оператор. Операторы получают допуск на эту деятельность, их всех заносят в особый государственный реестр. Чтобы иметь возможность работать с электронными документами, транспортные компании заключают соглашение с оператором.

Создается единая информационная система электронных накладных, куда и поступают все документы от операторов. Там документы хранятся в течение какого-то времени. К накладным смогут получать доступ различные государственные структуры – от судебных органов и прокуратуры до налоговой службы РФ. Согласно расчетам Министерства транспорта, транспортные компании смогут перейти на использование цифровой документации в 2021 году, хотя сам закон о введении в информационную систему электронных документов вступит в силу только в 2024 году.

Цифровой сервис пассажиро- и грузоперевозок

Чтобы перевести транспортно-логистические компании в цифровую среду, в последнее время активно разрабатываются различные информационные платформы. Одна из них – Единая информационная система для тяжеловесных и крупногабаритных ТС.

Она разработана в Росавтодоре и одобрена Минтрансом, внедрять ее будут после 2020 года. Платформа позволит оформлять запрос и получать разрешение для передвижения тяжеловесов, которое будет формироваться в электронном виде.

Все вопросы перевозчики смогут решать в «едином окне» через личный кабинет. Там же контрольно-надзорные органы будут взаимодействовать с пользователем. Задачи, которые можно будет решить на портале: регистрация ТС, возможность занести маршруты движения, там же сохраняются выданные разрешения. Можно создать шаблоны перевозок, воспользоваться платформой для оплаты пошлины и возмещения вреда.

Для согласования маршрута достаточно оформить заявку в личном кабинете информационной платформы и отправить ее. В результате собственники дорог, по которым проложен маршрут ТС, одновременно получат запрос на согласование. В итоге разрешение на движение тяжеловесных ТС можно будет получить за один рабочий день, для нестандартных случаев срок оформления увеличивается до четырех дней.

Пользователь всегда может отследить онлайн, какой этап согласования проходит его заявка. Электронное разрешение можно не распечатывать – его увидят все контрольно-надзорные органы любого региона РФ. Службы получают возможность проверить наличие разрешения, его срок действия, соответствие параметрам по весу и габаритам.

Продать заявку в электронном виде уже сейчас можно в Московской области через госуслуги, а в Татарстане есть специализированный сайт, работающий по принципу описанной системы. Но эти модели работают только при перевозках в пределах их субъекта, не касаясь федеральных трасс. Цифровая платформа объединит все регионы страны, а с цифровым разрешением можно будет передвигаться по всей территории страны.

В рамках цифровизации отрасли Минтранс разрабатывает также сервис «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Это будет единая платформа, в которой перевозчики смогут все свои действия осуществить сразу в одном месте: оформить электронные документы, получить разрешение на транспортировку опасного груза, на передвижение тяжеловесного транспорта, в случае пересечения границы забронировать очередность в пункте пропуска. Платформа, как ожидается, заработает в 2023 году.

РФ запускает проект по использованию ЭТрН и ЭПЛ

Переход на цифровой документооборот, который откладывался уже несколько лет подряд, запущен с 1 октября. Он продлится один месяц и будет действовать только в шести регионах страны. Хотя некоторые ТК уже внедрили у себя электронную документацию, но проект сможет показать эффективность работы на уровне всей страны в целом. После его успешного завершения, как планируется, будет вводиться электронный документооборот уже повсеместно и в полном объеме.

Минтранс почти готов к цифровизации транспортно-логистической системы, и с января 2021 года начнут действовать нормативные акты, которые разработаны с целью внедрения электронного документооборота. Так, с нового года начинают действовать правила, по которым путевые листы, транспортные накладные, заказы-наряды оформляются уже в электронном виде. Правила дорожного движения получат новые поправки, согласно которым на проверку документы на перевозку можно будет предъявлять на электронных устройствах – планшетах или смартфонах.

Электронный документооборот в тестовом режиме

В ходе эксперимента проверят механизмы оформления первичных документов на перевозку в электронном виде. Напомним, что цифровой товарооборот уже внедрен в международные автомобильные грузоперевозки, а сейчас министерство опробует эту систему для транспортно-логистических цепочек внутри страны.

Единая государственная информационная система разработана ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». Цифровая платформа должна обеспечить обмен документацией и взаимодействие между компаниями и государством. Разработка даст возможность пересылать юридически значимые документы транспортно-логистической цепочки (накладные, путевые листы) в госорганы. При этом обмен цифровой документацией возможен круглосуточно, без выходных и праздников.

Пока документы должны будут оформляться как в электронном, так и в бумажном формате. Это связано с тем, что, согласно закону, информация должна храниться едином центре, который будет создан только к 2024 году.

Тестовый запуск цифрового документооборота проводит ФБУ «Росавтотранс», подчиненное Минтрансу. Регионы, в которых будет проходить эксперимент – Москва и Татарстан, а также МО, Калужская и Рязанская области, Краснодарский край. Выбраны именно они, так как обладают дорожными сетями большой протяженности, в них широко представлена логистика и активно осуществляются перевозки.

Министерство рассчитывает на то, что внедрение цифровизации в транспортно-логистическую сферу при перевозках создаст единые стандарты информационного обмена между бизнесом и государством, сократит издержки компаний, позволит быстрее и проще проходить контрольно-надзорные процедуры.

Достоинства и недостатки электронных первичных документов при грузоперевозках

Для государственных органов плюсы цифровых документов очевидны: абсолютная прозрачность транзакций между участниками транспортно-логистической деятельности, возможность охватить налогами наиболее полно всех агентов, упрощение и ускорение документооборота.

Компания АЙТОБ (ITOB), которая занимается автоматизацией транспортной логистики, описывает выгоды и преимущества ЭТрН. Накладная на транспорте является учетным документом, подтверждающим перевозку товаров, на ее основе производится расчет с транспортной компанией. После введения ее электронной версии компании получают преимущества.

Во-первых, главный плюс – это быстрое получение оплаты за перевозку груза от контрагента. Обычно оплата поступает с отсрочкой платежа, к этому времени прибавляется срок поступления бумажной накладной – до двух недель. В случае использования ЭТрН она поступает за считанные минуты.

Второе преимущество – документ доступен из любого места и сразу готов к пересылке или редактированию. Вероятность того, что ЭТрН потеряется или в нее будут внесены ошибочные данные, имеет нулевое значение.

Перемещение груза благодаря ЭТрН легко отследить на всех этапах его движения даже при сложных составных маршрутах. Хранятся электронные документы в единой базе, доступ к которой смогут иметь как госорганы, так и сами ТК. ЭТрН легко разыскивать для проведения сверок с партнерами или при проверках контролирующими органами.

Но цифра имеет и некоторые недостатки для бизнеса, на которые обращает внимание эксперт по логистике Алексей Квятковский. Он говорит, что могут возникнуть трудности при предъявлении претензий контрагентов друг к другу. Если в цепочке поставщик-покупатель суды учитывают ЭТрН при рассмотрении дел, то при появлении третьего участника – оператора могут проявиться сложности, потому что такая судебная практика отсутствует.

Цифровые документы на общегосударственном уровне находятся на стадии тестирования, пока еще не разработаны инструкции и не сформированы регламенты, это тоже может затруднить на первых порах внедрение ЭТрН и ЭПТ повсеместно.

Квятковский упоминает такое следствие внедрения цифры для бизнеса, как прозрачность. Если для ФНС это явный плюс, то компаниям будет сложно, а может быть, даже невозможно использовать в своей работе «серые» схемы. Для некоторых компаний это может оказаться минусом.

Кроме электронных документов, транспортные компании все равно должны будут выписывать и бумажные накладные, которые водитель должен предъявить дорожной полиции. Тут вопрос экономии на издержках становится сомнительным, так как работники и средства должны будут задействованы, как и прежде. Ситуация поменяется в 2024 году, когда будет сформировано единое государственное хранилище информационных данных, и транспортно-логистические компании будут работать только с электронными документами.

Всем транспортным компаниям, как крупным, так и небольшим, придется оснастить своих водителей техническими средствами и оборудованием для внедрения ЭТрН и ЭПЛ. Это смартфоны, планшеты, ноутбуки с установленным программным обеспечением – это дополнительные затраты для компаний.

Диспетчерский онлайн-сервис «Перевозка 24» приводит перечень трудностей, с которыми столкнулись те логистические компании, которые уже перешли на электронные накладные при перевозке грузов. Среди них – безопасность. ЭТрН должна подписываться электронной подписью, которую нетрудно подделать любому участнику процесса перевозки. Выход видится в присвоении водителю идентификационного ключа, который будет храниться в базе данных компании.

Следующая проблема – не учтены нюансы работы перевозчиков. При разработке цифровых транспортных документов не учитывались более сложные схемы, где присутствуют экспедиторы. Решение вопроса компания видит в том, чтобы присвоить экспедиторам отдельный индекс и включить в ЭТрН. Еще одна тонкость, где может оказаться подводный камень – проект предусматривает прямую схему перевозки, но не предусматривает ситуацию, когда получатель решит переадресовать груз. Для этого случая конкретного решения пока нет.

Преимущества электронных путевых листов

Наряду с транспортной накладной в цифровой вид переводится и такой вид транспортных документов, как путевой лист, который отражает маршрут, время работы и пробег автомобиля каждого водителя. О том, что будет представлять собой ЭПЛ, рассказывает коммерческий директор АЙТОБ Андрей Занин. ЭПЛ будут запущены в декабре 2021, а единая информационная система для их отражения будет создана к середине 2022-го. Проверяющие инстанции смогут увидеть любой путевой лист онлайн, говорит Занин.

Руководитель АЙТОБ – компании, которая работает с продуктами для автоматизации транспортной логистики, говорит, что в ЭПЛ есть поля для заполнения марки и номера ТС, данные водителя, остатки ГСМ, ранее зафиксированный пробег. Трекеры авто и датчики фиксируют (причем в непрерывном режиме) точки, где находится ТС, его направление движения, точки маршрута, расход топлива и заправки. Данные поступают в центр спутникового мониторинга. В системе управления транспортом путевые листы заполняются автоматически.

Работа с ЭПЛ сокращает затраты на обработку путевых листов, при этом полностью исключены ошибки в учете или фальсификации. ЭПЛ позволит работникам ГИБДД отслеживать при аварии сведения, когда водитель прошел медосмотр, или его отсутствие.

Заключение

Запустив процесс цифровизации в транспортно-логистической сфере, Минтранс приводит ее работу к высокому современному технологическому уровню. Даже если еще не все транспортные компании готовы к переходу на цифровой документооборот, они должны рассмотреть все те преимущества, которые дает этот метод учета и отчетности. Введение электронного документооборота существенно облегчит работу как грузоперевозчиков и логистиков, так и компаний – отправителей и получателей грузов.

Более эффективной станет и работа государственных контролирующих органов, ГИБДД. Перевозки будут прозрачными и весь процесс полностью выйдет из зоны серого рынка. Те недостатки и подводные камни, которые могут сопровождать внедрение ЭТрН и ЭПЛ, связаны с недостаточно наработанной базой по их использованию, и со временем они будут устранены.

Дизайн и программирование:
Abiatec

Как разработать систему управления документами (пример логистики)

Эта статья — универсальное руководство по разработке системы управления документами. Содержание основано на опыте Acropolium в области логистики.

Если вы работаете в сфере логистики, велика вероятность, что вы уже используете какую-либо систему электронного документооборота (eDMS) для работы с документами. Вы также будете знать о времени сотрудников, затрачиваемом на процессы документации, и о высокой стоимости ошибок при подаче документов.

Итак, есть хорошие новости.

Во-первых, с появлением новых технологий и, в частности, достижений в области автоматизации преимущества eDMS для логистических и транспортных компаний стали еще больше. От улучшенного администрирования и более прозрачных рабочих процессов до более быстрого выхода и утверждения POD — сейчас самое подходящее время для обновления вашей системы.

И, во-вторых, если вы планируете разработать систему управления документами для своей организации, Acropolium поможет вам.

В этой статье для руководителей компаний рассматриваются преимущества современной электронной системы управления данными для управления логистикой, а также основные моменты, которые необходимо учитывать, если вы планируете инвестировать в индивидуальное решение.

Ключевым следствием событий 2021 года является потребность в большей прозрачности транспорта и логистики. Ужесточение трансграничного контроля, растущий потребительский спрос и потребность в более надежном отслеживании цепочки поставок заставляют предприятия совершенствовать свои административные рабочие процессы.Электронный документооборот является частью решения этой проблемы.

В Acropolium у нас есть полный набор функций, которые могут быть включены в программное обеспечение для управления документами. Наши опытные разработчики могут помочь вам определить тип системы, которая лучше всего подходит для вашей организации, принимая во внимание ее размер, структуру и индивидуальные потребности.

В этой статье подробно описаны основные бизнес-преимущества создания пользовательской системы управления документами для логистических компаний, а именно:

  • Более быстрый поиск ключевых документов, таких как POD, записи клиентов и счета-фактуры, заказы на покупку, квитанции о доставке и табели учета рабочего времени
  • Расширенный безопасность и доступ для управления документами
  • Оптимизация хранения
  • Улучшение рабочего процесса между автопарком, складами и офисами компании
  • Ускорение операций в цепочке поставок

В нем также излагаются ключевые функции и соображения, связанные с разработкой решения для управления документами с помощью аутсорсингового программного обеспечения поставщик разработки.

Как система управления документами может помочь оптимизировать расходы вашего бизнеса

Старый способ ведения дел может быть дорогостоящим, особенно если вы работаете с цепочками поставок, которые охватывают государственные или международные границы. Замена ручной бумажной системы или разрозненной электронной системы оптимизированным решением eDMS может иметь большое значение для повышения эффективности вашей работы. Эти улучшения могут привести к огромной экономии средств.

Рассмотрим некоторые преимущества более подробно.

Извлечение файлов

Благодаря системе управления электронными документами сотрудники могут легко хранить, извлекать и обмениваться документами. Вместо того, чтобы рыться в стопке бумаг, им нужно всего лишь ввести ключевое слово или фразу, чтобы найти нужный документ. Это значительно повышает эффективность рабочего процесса и производительность сотрудников, что приводит к снижению затрат.

Более того, отказ от бумаги не только избавит вас от беспорядка и работы; это также помогает обеспечить соответствие нормативным требованиям и стандартизации ISO. Последствия неправильного заполнения транспортно-логистических документов огромны. Оцифровка документов и автоматизированное хранение документов могут помочь вам избежать таких проблем.

Безопасность и хранение документов

Физические документы могут быть повреждены или скомпрометированы в результате потери или кражи. Если у вас все еще есть бумажный рабочий процесс, вы, вероятно, тратите деньги на меры безопасности для своего хранилища. Восстановление после стихийных бедствий также может быть дорогостоящим.

Благодаря настраиваемой облачной системе управления документами вы можете защитить электронные файлы экономичным способом.Кроме того, вы можете защитить содержащиеся в них данные, ограничив доступ сотрудников к определенным файлам в зависимости от характера их работы. Вы также можете использовать веб-интерфейс программного обеспечения для управления документами, чтобы отслеживать действия и изменения для каждого файла.

Бизнес-процессы

Создание индивидуальной системы электронного документооборота помогает оптимизировать бизнес-процессы в отделах продаж, бухгалтерии, кадров, обслуживания клиентов и других отделах. Оптимизированные рабочие процессы могут привести к большему удержанию сотрудников, более быстрому сбору платежей, повышению удовлетворенности клиентов и снижению затрат на закупки.

Оборудование и расходные материалы

eDMS позволяет быстро создавать заказы на покупку, квитанции и другие документы, а также легко получать доступ к данным, связанным с пунктом отгрузки, группой погрузки и типом доставки. Более того, разработка системы управления документами означает, что вы можете обойтись без бумаги в большинстве областей своих бизнес-процессов. Это означает немедленную экономию на бумаге, чернилах, тонере, картотеках, принтерах, обслуживании и ремонте. Безбумажные системы также уменьшают углеродный след.

Читайте также: Что такое ЭДО в логистике.

Отрасли, которые получают наибольшую выгоду от разработки решения для управления документами

Системы управления документами могут стать крайне необходимым спасательным кругом для малых, средних и глобальных поставщиков логистических услуг и других предприятий. Они особенно полезны для компаний в следующих отраслях:

Логистика

Программное обеспечение для управления документооборотом помогает логистическим компаниям избегать узких мест, вызывающих задержки в доставке и отгрузке.Он обеспечивает централизованную систему управления фрахтовыми накладными, коносаментами, подтверждением концепции и другими важными документами. Он улучшает рабочий процесс, позволяет отслеживать заказы и обеспечивает поддержку на различных этапах доставки. Компании могут эффективно работать и процветать на рынке, чувствительном к марже.

Помимо управления документами, которые создаются во время операций, система управления документами позволяет управлять информацией во всех отделах, включая отдел кадров, бухгалтерию и службу поддержки клиентов.Он также может помочь со сканированием и ведением записей.

Розничная торговля

Управление документооборотом в розничной торговле помогает розничным торговцам аккуратно регистрировать, хранить и отслеживать такие документы, как инвентарные списки, комиссионные отчеты и контракты.

Ускоряя эти процессы, система управления документами снижает нагрузку на сотрудников и улучшает обслуживание клиентов.

Здравоохранение

Резкий рост числа случаев COVID-19, а также развитие телездравоохранения привели к стремительному росту данных о здравоохранении и пациентах.Эффективное управление этими данными сейчас важнее, чем когда-либо. Эти изменения способствуют быстрому внедрению систем цифровой документации в секторе здравоохранения.

Благодаря оптимизации документооборота система управления документами позволяет организациям здравоохранения повысить эффективность работы, сократить расходы и обеспечить соблюдение отраслевых стандартов и правил.

Бухгалтерский учет и юриспруденция

С программным обеспечением для управления документами управление записями, такими как кассовые авизо, ваучеры, квитанции и электронные чеки, становится намного проще и точнее для бухгалтерских и юридических фирм.Электронная система также помогает фирмам обеспечивать безопасность конфиденциальных файлов.

Юридические и финансовые документы очень длинные. Специальное облачное программное обеспечение для управления документами делает документы легко доступными для всех сотрудников с любого удобного для них устройства. Это означает, что им не нужно распечатывать несколько копий одного и того же документа, и они могут получить доступ к определенным записям в любое время, когда они им понадобятся, что предотвращает дорогостоящие задержки.

Читайте также: Разработка программного обеспечения системы управления аэропортом на заказ.

Тенденции рынка eDMS в 2021–2025 годах

Прогнозируется, что мировой рынок систем управления документами, оцениваемый в 5,51 миллиарда долларов в 2020 году, достигнет 11,47 миллиарда долларов к 2026 году. Это составляет совокупный ежегодный рост на 13,05%. Тенденции на рынке систем электронного документооборота (eDMS) отражают новые требования изменяющегося бизнес-ландшафта, а именно удаленный доступ, автоматизацию и переход от собственных систем к облачным решениям.

Удаленный доступ

Пандемия COVID-19 в 2020 году вынудила компании перейти на удаленную работу, что привело к множеству рабочих процессов, которые изначально заставляли сотрудников торопиться использовать различные инструменты и каналы связи.Теперь организации начинают использовать центральный общий репозиторий документов, который обеспечивает совместные рабочие процессы и новые способы взаимодействия, а также улучшает автоматизацию документооборота.

Удаленный доступ к центральному хранилищу позволяет логистическим компаниям справляться с огромной нагрузкой, связанной с обеспечением надлежащего хранения и организации складов. Упрощенный доступ к данным документов упрощает выполнение требований клиентов и изменение бизнес-ландшафта.

Роботизированная автоматизация процессов и искусственный интеллект

По мере того, как организации готовятся к восстановлению после пандемии, руководители рассматривают сбор документов или автоматизацию как способ оптимизации расходов. Сокращение ручных процессов позволяет сотрудникам уделять больше энергии работе с добавленной стоимостью. Вывод для логистических компаний заключается в том, что они смогут лучше справляться с колебаниями цен на топливо, меняющимися дорожными сборами и тарифами, а также огромным давлением по доставке товаров вовремя. Читайте также о примерах использования ИИ в логистике.

Облачное хранилище

В 2021 году наблюдается рост гибкой организации, при этом операции становятся все более и более независимыми от местоположения. Сотрудники могут подключаться и подключаться к основным процессам компании из любого места.Это нововведение стало возможным благодаря облачному хранилищу, которое обеспечивает быстрый и легкий доступ к файлам и документам в Интернете с любого устройства и из любого места. Читайте также, как перенести ваше программное обеспечение в облако.

Необходимые функции программного обеспечения для управления документооборотом

Преимущества системы электронного документооборота для логистики очевидны. Если вы планируете обновить существующую систему или создать новую с нуля, полезно знать основные термины и функции, с которыми вы столкнетесь при поиске решений.Вот основной список для начала.

Архивирование и хранение документов

Критерии надлежащего хранения документов назначаются автоматизированной системой. Он также управляет автоматическим уничтожением файлов в фоновом режиме. Сотрудникам не придется кропотливо маркировать документы хранилища или планировать сеансы очистки.

Отслеживание соответствия

Вы можете создать онлайн-систему управления документами, которая позволит вам последовательно измерять, поддерживать и демонстрировать соблюдение правил и требований через централизованную систему.Благодаря отслеживанию соответствия ваша организация сможет улучшить нормативную отчетность и контроль рисков.

Генерация документов

Автоматизированная платформа работает как создатель PDF и генератор документов, позволяя вам переносить данные из сторонних источников в локализованные шаблоны. Он позволяет создавать, создавать и редактировать документы на основе данных, такие как отчеты, предложения, формы, заметки и контракты. Платформа управления документами может обеспечивать условное форматирование и согласованность брендов.

Электронная подпись

Интеграция электронной подписи в вашу систему может упростить такие процессы, как доставка, выписка, передача груза и внутреннее утверждение. Вместо сканирования или отправки документов по факсу вы можете легко заполнять и юридически подписывать цифровые формы, используя онлайн-шаблоны.

Восстановление файлов

Средства резервного копирования позволяют защитить важные документы в случае аварии или недосмотра. Своевременные и автоматические процессы резервного копирования и восстановления позволяют восстановить случайно потерянные данные.

Оптическое распознавание символов

Оптическое распознавание символов (OCR) превращает отсканированные документы в редактируемые и доступные для поиска документы. Электронный ридер преобразует изображения в файлы PDF, Word или текстовые файлы.

Инструменты для совместной работы

Вы можете построить систему управления цифровыми документами с помощью инструмента, который дает заинтересованным сторонам мгновенный доступ и четкое представление о документальном следе, связанном с рабочим процессом. Инструменты для совместной работы должны иметь интуитивно понятный интерфейс и структуру, обеспечивающую простые в использовании этапы и группы утверждения для каждого документа.

Классификация документов

Используя алгоритмы машинного обучения, интеллектуальная платформа документации способна распознавать и классифицировать документы по типу содержимого. Он автоматизирует извлечение данных индекса, позволяя исключить ручные процессы и легко получить доступ к нужным файлам.

Преобразование типов файлов

Добавление конвертера файлов в систему позволяет легко преобразовывать документы из одного типа файла в другой. Чтобы повысить эффективность рабочего процесса, программное обеспечение также должно позволять выполнять пакетные преобразования.Таким образом, вы можете быстро преобразовать несколько документов в определенный формат.

Автономный доступ

Чтобы поддержать эру удаленной работы, разработайте безопасную систему управления документами, обеспечивающую автономный доступ. Встроенное средство чтения файлов должно предоставлять репозиторий, который позволяет сотрудникам загружать, просматривать и изменять документы из любого места и в любое время.

Контроль версий

Отслеживание и управление изменениями, внесенными в документы, с помощью контроля версий. Инструмент должен позволять вам видеть, кто внедрил изменения и когда они были сделаны.Он также должен гарантировать, что самый последний контент будет легко доступен.

Конфигурация безопасности системы будет определять уровни доступа к файлам и видимости. Предыдущие версии хранятся в системе и остаются видимыми только для людей, имеющих доступ.

Читайте также: Разработка программного обеспечения оперативного центра на заказ.

Процесс разработки программного обеспечения для управления документами на заказ

Системы автоматизации управления документами и документооборотом предлагают мощные функциональные возможности, которые позволяют предприятиям повысить производительность и снизить затраты.Если ваши потребности выходят за рамки стандартной функциональности готового программного обеспечения, лучшим вариантом обычно является аутсорсинг разработки индивидуального решения.

Что нужно для создания такого программного обеспечения? Знание основ поможет вам более продуктивно обсудить свои потребности с командой разработчиков. Вот краткое изложение основных компонентов архитектуры DMS, а также описание процесса разработки.

Компоненты программных решений

Для обеспечения оптимальной функциональности необходимо разработать систему управления документами, включающую следующие основные компоненты и функции.

Метаданные

В eDMS хранятся метаданные для каждого документа, такие как личность человека, хранящего файл, и дата внесения изменений. Система может извлечь метаданные автоматически или предложить вам добавить их. Извлеченный текст помогает пользователям находить файлы с помощью ключевых слов и других возможностей поиска.

Capture

Этот компонент позволяет системе обрабатывать изображения бумажных документов с многофункциональных принтеров или сканеров. Он использует программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) для преобразования изображений в машинно-кодированный текст.

Интеграция

Система управления документами может предоставлять функциональные возможности другим приложениям, позволяя пользователям извлекать документы из репозитория и вносить в них изменения. Эта интеграция стала возможной благодаря интерфейсу прикладного программирования (API).

Хранение

Хранение электронных документов подразумевает управление файлами или определение места хранения документов и их продолжительности. Он также охватывает перенос файлов на другой носитель, сохранение документов и возможную очистку.

Индексация документов

Индексация, используемая для отслеживания электронных документов, может варьироваться по сложности от простого отслеживания уникальных идентификаторов документов до предоставления классификаций метаданных файлов. Индексация поддерживает поиск файлов и запрос информации.

Проверка данных

Система может устанавливать правила для проверки имен с ошибками, отсутствия подписей, ошибок в документах и ​​других проблем. Он может предложить исправления перед подтверждением импорта данных в eDMS.

Поиск

Поиск документов в электронном контексте может быть сложным. Система может использовать базовую индексацию или разрешать использование уникальных идентификаторов документов. Гибкий поиск позволяет пользователям извлекать нужные файлы, используя только частичные условия поиска.

Распространение

Чтобы документы были готовы к распространению, файлы должны храниться в безопасном формате. Зрители документов не должны иметь возможности изменять их содержимое. Вместо того, чтобы делиться исходной копией файла, eDMS обычно предоставляет электронную ссылку на документ.Организации, которые работают в строгой нормативной среде, должны убедиться, что их система обеспечивает прослеживаемость и управление версиями.

Рабочий процесс

Системы управления документами могут иметь различные рабочие процессы в зависимости от отрасли, которую они обслуживают. В ручном рабочем процессе пользователи определяют, кто получает документы. С другой стороны, рабочий процесс на основе правил имеет предустановленные правила, определяющие, как документы проходят через организацию. Это особенно полезно для файлов, требующих утверждения.

Безопасность

Системы управления документами устанавливают требования соответствия для определенных документов. Программное обеспечение может использовать модуль управления правами, чтобы предоставить администраторам возможность предоставлять или ограничивать доступ к документам в зависимости от роли сотрудников в организации.

Читайте также: Разработка программного обеспечения для управления корпоративными рисками на заказ.

Этапы процесса разработки программного обеспечения для управления документами

Разработка программного обеспечения для управления документами включает всестороннее планирование и тщательное выполнение.Понимание основных шагов поможет вам оставаться на вершине проекта.

После определения потребностей вашего проекта и тщательного аудита вашей документации и рабочего процесса поставщик программного обеспечения разработает ваше решение в четыре основных этапа:

  1. Создание команды опытных инженеров, дизайнеров UI/UX, менеджеров и тестировщиков.
  2. Создание минимально жизнеспособного продукта (MVP), который можно использовать для целей тестирования.
  3. Сбор отзывов от пользователей MVP и создание соответствующих итераций и бета-тестов.
  4. Доставка.

Команда разработчиков должна тщательно изучить вашу текущую систему, чтобы обеспечить интеграцию с ERP и другими подобными инструментами. Они также должны убедиться, что система интегрирована с вашей существующей WMS. В конце концов, вам нужно будет создать команду соответствующих штатных сотрудников, которые будут доступны для обсуждения.

Читайте также: Как построить систему экспедирования.

Как внедрить систему управления документами в вашей организации

Мы надеемся, что эта статья дала вам обзор преимуществ eDMS, функций, на которые следует обратить внимание, и того, что вы можете ожидать от аутсорсингового поставщика разработки.Все, что осталось, — собрать кусочки воедино и составить дорожную карту для вашего проекта, если вы решите погрузиться глубже.

Профессиональный поставщик программного обеспечения поможет вам пройти основные этапы создания индивидуальной системы электронного документооборота. Вот они, по порядку:

  1. Получите глубокое понимание ваших уникальных бизнес-потребностей

Системы управления документами не являются универсальным решением. Вам необходимо спроектировать его так, чтобы он идеально соответствовал бизнес-процессам и рабочему процессу вашей организации.На этапе аудита вам нужно будет выделить проблемные области и выяснить, где eDMS может повысить эффективность. 2. ### Определите типы пользователей и их полномочия. Ваша eDMS будет контролировать доступ к документам на основе типов пользователей, полномочий и потребностей. Наблюдайте за тем, как взаимодействуют разные отделы и сотрудники, и выясните, как лучше всего система может повысить общую эффективность. 3. ### Выберите соответствующие функции Системы управления документами могут включать широкий набор функций. Чтобы избежать ненужных расходов и сложностей, вам следует выбирать только те из них, которые помогут вашей организации работать более эффективно.4. ### Определите свои бизнес-процессы для автоматизации Ваше программное обеспечение для управления документами должно автоматизировать повторяющиеся бизнес-процессы, связанные с файлами и документами. Интегрируйте форматы и шаблоны, которые ваша организация часто использует. Убедитесь, что система позволяет создавать и редактировать рабочие процессы без технической помощи. 5. ### Обеспечить бесшовную интеграцию с существующим программным и аппаратным обеспечением. Разработка системы управления документами, которая легко интегрируется с приложениями, поможет ускорить адаптацию пользователей, снизить затраты и повысить производительность.Использование существующего программного и аппаратного обеспечения позволяет защитить доступ к бизнес-информации, экономя время и деньги.

Опыт Acropolium

Эффективное управление документами не только повысит эффективность работы вашей организации. Это также гарантирует, что ваш бизнес соответствует законодательным и нормативным требованиям. В Acropolium мы понимаем важность безопасной системы управления документами, которая отражает и совершенствует ваши бизнес-процессы. Мы готовы разработать систему управления документами, которая способствует повышению эффективности и устранению человеческих ошибок.

Обладая 14-летним опытом разработки интегрированных решений, наши опытные инженеры могут создать комплексную систему, отвечающую уникальным потребностям вашего бизнеса.

Прочитать тематическое исследование: Цифровизация международной торговли и автоматизация документооборота.

Что дальше?

Пандемия COVID-19 заставила логистические и транспортные компании быть более прозрачными и эффективными в своих процессах. Один из способов не отставать от меняющейся тенденции и превзойти конкурентов — это внедрить индивидуальную систему автоматизации документооборота, которая повысит вашу операционную эффективность, улучшит вашу прибыль и снизит затраты.

Вы готовы внести изменения? Просто свяжитесь с Акрополем, чтобы начать разговор. Наша команда готова обсудить наилучшие спецификации для вашей пользовательской системы управления документами уже сегодня!

Транспортно-логистическая система управления документами DMS

Наведите порядок в беспорядке и грудах бумаги!

Если вы похожи на большинство людей в транспортной отрасли, вы тасуете бумаги. тонн бумаги.

У вас есть несколько картотек, может быть, даже комнат, полных документов, занимающих ценную и дорогую недвижимость в вашем офисе. Когда вам нужно что-то найти — счет-фактуру, упаковочный лист, договор — вы начинаете паниковать, копаясь в папках и восклицая: «Где же этот документ?!» Ваше время — это деньги, а время, потраченное на поиск неуместных документов, равносильно деньгам из вашего кармана.

eFileCabinet — РЕШЕНИЕ! Позвольте нам помочь вам сэкономить время, деньги и нервы, поскольку мы помогаем вам упростить процессы, восстановить ценное рабочее пространство, уменьшить беспорядок и многое другое!

Сейчас самое подходящее время, чтобы подумать о переходе на безбумажную документацию или перейти на лучшую систему управления документами на рынке.Независимо от того, предпочитаете ли вы локальное или облачное решение, eFileCabinet 2015 сделает вашу жизнь проще. И мы понимаем транспортную отрасль! У нас есть сотни автотранспортных, логистических и транспортных организаций, которые успешно сократили бумажную работу в бухгалтерии, отделе кадров, операциях и других отделах. Мы знаем, что вы бумажны с файловыми номерами полные:

  • СЧЕТЫ
  • Сотрудники
  • Заливки
  • Билкости
  • Пиломатериалы
  • Toll Ceatipts
  • Топливные квитанции
  • Технические квитанции
  • Тендеры нагрузки
  • Претензии Документы
  • Контракты
  • Налоги
  • и многое другое…

    Плохое управление документами означает ненужный хаос, плохое восприятие услуг и затраты для вашего бизнеса.

    Вы не поверите, как легко обойтись без бумаги!

    Не подвергайте риску свой бизнес — убедитесь, что вы используете самую безопасную, надежную и удобную систему управления документами.

    Независимо от того, предпочитаете ли вы хранить все свои файлы на собственном сервере или разместить их на нашем, у нас есть решение для вас.

Программное обеспечение для управления документооборотом в сфере транспорта и логистики

Рассмотрите возможность использования DocTech для улучшения ваших бизнес-процессов

Хотите знать, как будет выглядеть успех с DocTech? Давайте нарисуем вам картину.

Склад, транспорт и логистика — сложный бизнес. Прозрачные процессы имеют решающее значение, потому что накладные о доставке подобны золоту. В DocTech мы понимаем ценность качественного обслуживания и то, насколько важно для компаний в секторе транспорта и логистики, а также для тех, кто работает в автомобильных, морских и воздушных перевозках, отвечать на запросы клиентов до и после перевозки.

Мы знаем, что отрасль быстро развивается и требует большого количества бумажных документов: постоянные изменения и новая конкуренция, компании испытывают давление со стороны развивающихся рынков, меняющихся дорожных сборов и тарифов, а также меняющихся цен на топливо.Мы также знаем, что персоналу нужна система, удобная и несложная.

Веб-решения от DocTech предлагают всем пользователям преимущество и возможность доступа к информации из любого места, в любое время и с любого устройства, подключенного к сети (ПК, планшеты, смартфоны и т. д.). Никогда не нужно обслуживать какое-либо оборудование, устанавливать программное обеспечение или платить за обновление. И вы можете приступить к работе за часы или дни, а не за месяцы.

Решения DocTech позволяют обрабатывать счета за считанные секунды, улучшая поток наличности.Счет-фактура может быть сгенерирован, как только придет квитанция о доставке, пока водитель еще в пути. Интеллектуальные функции, такие как этикетки со штрих-кодом, автоматически закрепляются в записи, создавая рабочий процесс, который сохраняет счет и уведомляет сотрудника о необходимости просмотреть его и проверить наличие расхождений.

Благодаря нашим решениям компании могут отвечать на запросы клиентов за считанные секунды. Клиенты могут проверить все документы, касающиеся их груза, через Интернет, используя уникальное имя пользователя и пароль.Ограниченный доступ гарантирует, что клиент может просматривать только свои записи.

Свяжитесь с нами по электронной почте [email protected] или по телефону 0161 647 7040

Document Management Solutions for Freight

Решения для управления документооборотом в области грузоперевозок, перевозок и транспортировки

DOCUMENT MANAGER ПРЕДОСТАВЛЯЕТ МОЩНОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ДЛЯ ГРУЗОВЫХ КОМПАНИЙ, КОТОРОЕ ПРИВОДИТ ВСЮ ДОКУМЕНТАЦИЯ ДЛЯ ГРУЗОВ В ПОРЯДОК.

Обработчики железнодорожных, морских и воздушных грузов могут управлять множеством документов для каждого груза, с которым они работают, начиная от транспортных накладных и заканчивая накладными на опасные грузы, накладными и коносаментами.

Важно, чтобы все документы были доступны, когда они требуются получающим агентам, таможне или другим сторонам. Наличие надлежащей документации позволяет эффективно осуществлять погрузку, разгрузку, таможенную очистку, отгрузку и отслеживание, сводя к минимуму задержки, расходы на хранение, штрафы и потерянные грузы.

Многие транспортные контейнеры состоят из нескольких партий, которые должны обрабатываться и документироваться отдельно. Стоимость и время обработки прибывающих грузов, особенно при перегрузке, могут значительно возрасти, если сопроводительные документы не в порядке.

Document Manager для грузовой документации — это программное решение, которое позволяет собирать всю документацию по отгрузке и доставке по мере ее создания и мгновенно делать доступной при необходимости, облегчая беспроблемную перевозку.

СКОРОСТЬ ДОСТАВКИ:  БЫСТРЕЕ ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В НУЖНЫЕ РУКИ

Document Manager представляет собой мощное цифровое решение для управления документами для грузовых компаний, позволяющее упорядочивать всю документацию по грузам и держать их под рукой у тех, кому необходимо работать с грузом, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную перевозку.

Document Программное обеспечение Logistix для управления визуализацией документов захватывает документацию, связанную с грузом, и связывает ее с номером контейнера. Клиенты, экспедиторы и таможня могут просматривать документацию через Интернет с помощью дополнительного веб-модуля управления документами.

Системы

ECM (Enterprise Content Management), предоставляющие экспедиторам расширенный доступ к документации на консигнацию, позволяют более эффективно планировать товары, требующие таможенной очистки, или новую экспедиторскую документацию.

Document Manager с программным модулем рабочего процесса также ускоряет процесс выставления счетов, обеспечивая более раннее подтверждение полученных товаров и более быстрое разрешение споров по поводу деталей отгрузки.

Система также позволяет агентам по доставке очень легко предоставлять документацию о соответствии, когда это необходимо, чтобы подтвердить, что вся документация верна и все процедуры выполняются.

Управление документооборотом в судоходстве и логистике происходит уже сейчас

Для судоходства, как и для других отраслей, трансформация имеет решающее значение в эпоху цифровых технологий.

В 1802 году в письме министру финансов Томас Джефферсон написал сильное заявление: «Информация — валюта демократии». Спустя более двухсот лет концепция Томаса Джефферсона «информация как валюта» громко находит отклик в эпоху цифровых технологий. Сегодня информация — это глобальная валюта, расходуемый товар, которым нужно очень хорошо управлять, точно так же, как гигант с Уолл-стрит Exxon приближается к неиспользованному нефтяному месторождению: добывать его, перерабатывать и делать прибыльным.

Мы живем в мире, где весь контент становится цифровым, мобильным, виртуальным и личным. Персональный аспект — это не только персонализация контента и сервисов, но и возможность для любого контролировать получаемую информацию, а также когда, где и на каком устройстве ее получать. Информация — это валюта, которая поддерживает связи и продвигает бизнес вперед.

В то время как объем информации быстро накапливается, транспортные и логистические компании по всему миру должны управлять данными, как гиганты Уолл-стрит Exxon, IBM, Google, Facebook и Microsoft. «Информация как валюта» находится в авангарде безбумажной революции, а также способности преобразовывать информацию в значимые и подробные данные, которые организации могут использовать для принятия более эффективных решений и увеличения своей доли на рынке. Инициативы по управлению информацией и документами играют жизненно важную роль в этой эволюции, но предприятиям следует глубже изучить возможности управления документами, помимо простого управления и отказа от бумаги.

Бумага — это то, что мы знаем и умеем использовать

Безбумажный офис больше не является недостижимой целью, особенно с учетом того, что COVID-19 переместил многие предприятия в дома или другие удаленные среды.Многие судоходные компании начали превращаться в безбумажную среду для внутренних процессов, таких как бухгалтерский учет и обслуживание клиентов. Эти системы обладают повышенной эффективностью, обеспечивают более быструю связь и предоставляют жизненно важные данные для принятия более эффективных бизнес-решений. Исследование, проведенное в 2014 году Ассоциацией управления информацией и изображениями (AIIM), показало, что 68 процентов респондентов наблюдают стабилизацию или сокращение использования бумаги в своих организациях. Реальность такова, что статистика громко говорит о том, что мы все еще застряли на бумаге, и особенно это касается доставки и логистики.

Когда AIIM спросили, что происходит с информацией, созданной в цифровом виде из Интернета, форм или PDF-файлов, более 40 процентов респондентов ответили, что распечатывают ее, а затем сканируют. Они поступают в организацию в электронном виде, но в конечном итоге остаются на бумаге, а затем сканируются в электронный формат.

Двумя основными причинами дальнейшего использования бумаги являются низкий уровень внедрения цифровых подписей, особенно в компаниях, которым требуется физическая подпись, и тот факт, что автоматизация бизнес-процессов и рабочий процесс никогда не развивались на предприятии.В исследовании AIIM 2013 года по управлению бизнес-процессами более 50% респондентов указали, что половина или более их бизнес-процессов не являются предсказуемыми и прямолинейными.

Например, в сфере транспорта и логистики до сих пор существует бумажная форма подтверждения доставки или коносамента. В здравоохранении рецепты должны храниться как часть записи рецептов. Обработка этих бумажных форм требует много времени, подвержена ошибкам и является дорогостоящей. Информация поступает в ваши бизнес-системы через работников, которые вводят данные в компьютер или сканируют документы.Представьте себе передачу этой информации прямо с места работы в ваши бизнес-системы за считанные секунды?

Получите конкурентное преимущество благодаря мобильности, где бы вы ни работали

Судоходные и логистические компании начинают переводить свой бизнес на цифровые технологии, но во многих организациях бумажные документы по-прежнему хранятся в старых папках с файлами. В офисе мы используем технологии для сбора, систематизации и обмена информацией в бумажной форме посредством сканирования документов, но у этого процесса есть свои недостатки.Вам нужен ноутбук и подключение к Интернету, а что если вы находитесь где-то без того и другого и вам нужно быстро записать важную информацию? Иногда электронные версии неразборчивы, а бумага часто бывает разных размеров и форм. Список вызовов длинный.

Сбор важной транспортной документации выходит за рамки простого сканирования документов и изображений. Грузоотправители во всем мире начинают упрощать свои бизнес-процессы с помощью мобильных технологий, и в настоящее время документы вообще не нужно отправлять на сканер.Мобильный захват данных из документов, где бы и когда бы они ни были созданы, набирает все большую популярность. Используя планшеты и смартфоны, мобильный захват расширяет возможности захвата отгрузочных документов до пункта отправления. Он предоставляет возможность захватывать важные фрагменты информации из форм или документов, а также автоматически оцифровывать и отправлять данные. Клиенты и сотрудники могут безопасно загружать отгрузочные документы туда, где им нужно, что облегчает реагирование в режиме реального времени и немедленную обработку документов, делая информацию доступной для лучшего и более быстрого принятия решений.

Операционная эффективность, получаемая от мобильного захвата, огромна:

  • Повышение оперативности грузоотправителей
  • Повышенная точность данных
  • Снижение затрат на обработку документов
  • Оптимизация процессов отгрузки и транспортировки
  • Улучшенная доступность информации
  • Увеличено время, затрачиваемое работниками на выполнение более важных бизнес-задач
  • Повышенный денежный поток
Управление документами прокладывает путь к управлению корпоративной информацией

Данные поступают на предприятие в больших объемах и в более широком разнообразии, и организации пытаются решить, как снизить бизнес-риски и максимизировать ценность. Правильные решения для управления документами могут решить проблемы интеграции физических документов в электронные системы и предоставить грузоотправителям дорожную карту перехода к полностью цифровой среде. В рамках этой дорожной карты управление корпоративной информацией (EIM) является необходимой дисциплиной для структурирования и управления информационными активами в масштабах предприятия для повышения эффективности, повышения прозрачности и получения более глубокого понимания бизнеса. EIM признает информацию активом, который влияет на результаты бизнеса и преобразует то, как мы рассматриваем данные — информацию в валюту или знания.

EIM — это уникальная возможность контролировать объемы данных, расположенных в хранилищах структурированных и неструктурированных баз данных по всему предприятию. Он предлагает комплексный подход к идентификации, классификации и управлению данными, которые находятся на почтовых серверах, планировании ресурсов предприятия, системах управления документами и многом другом. EIM — это предисловие к стратегии больших данных.

Общей проблемой для инициатив в области больших данных являются неструктурированные данные, а более 85 процентов данных на предприятиях неструктурированы, то есть информация в различных файлах и форматах не может быть легко интерпретирована традиционными базами данных.Важно понимать, что анализ больших объемов данных для создания интеллектуальной аналитики зависит от структурированных данных или данных, размещенных в базах данных. В основе революции больших данных лежит интеллектуальный анализ данных, машинное обучение, расширенная аналитика и многое другое для обнаружения золотых самородков в данных. Грузоотправители могут быстро анализировать данные, превращая их в полезные идеи и максимизируя их ценность.

Дальновидные судоходные и логистические компании, которым нужны инициативы в области больших данных и аналитика больших данных, нуждаются в правильных инструментах и ​​стратегии управления информацией.Система управления документами лежит в основе управления, чтобы придать энергию вашему предприятию и добиться положительных результатов.

Система управления документами Модернизация бизнес-процессов логистики

Если вы занимаетесь логистикой, вам приходится иметь дело с бесконечным количеством документов.

Большинству людей, работающих в сфере транспорта и логистики, приходится ежедневно перетасовывать бумаги. У вас должно быть несколько документов, хранящихся в шкафах, комната, заполненная важными бумагами, или, возможно, электронные счета, хранящиеся внутри телефона.

Когда вам нужно найти этот конкретный счет, контракт, счет или что-то в этом роде, вы просто произносите: «Где этот документ»?

Наверное, многие из вас сталкивались с такой ситуацией. Это требует огромных затрат времени, производительности и управления рабочим процессом.

Итак, здесь вам необходимо внедрить комплексную систему управления документами для вашей организации.

Этот блог предназначен для специалистов, связанных с управлением транспортом и логистикой.Прочитав это, вы получите более полное представление о быстром принятии решений и беспрепятственном процессе управления документами.

Что такое система управления документами?  

Document Management System — это технологическое программное обеспечение для логистических фирм, позволяющее управлять электронными документами и отслеживать их. Многофункциональное программное обеспечение помогает вашей организации безопасно хранить, отслеживать и управлять электронными документами, бумажной информацией в электронном виде и отсканированными документами.

DMS позволяет логистическим компаниям беспрепятственно управлять всеми документами вместо того, чтобы следовать устаревшим способам заполнения шкафов тоннами бумаг.Кроме того, система обеспечивает оптимальную гибкость для транспорта и других вертикалей, позволяя получать доступ к важным электронным документам в любом месте и в любой момент времени.

Почему системы управления документами?

На протяжении десятилетий несколько предприятий сталкивались с проблемой организации огромного объема документов. Он может храниться в виде электронных файлов, баз данных или может быть на бумаге.

Чтобы справиться с ситуацией, несколько компаний начали вести соответствующие документы в физическом и электронном формате.Но такое сосуществование привело к массовым проблемам с дублированием, что позволило компаниям тратить больше времени на управление, обработку и фильтрацию документов.

Используя систему управления документами корпоративного уровня, вы можете легко хранить, защищать и оптимизировать заказы, цепочку поставок, логистику, счета и другие документы.

Как DMS снижает беспорядок и оптимизирует логистические операции  

Давайте рассмотрим, как многофункциональная и структурированная система управления документами может обеспечить прозрачность и оптимизацию рабочего процесса.

  1. Немедленный доступ к файлам и поиск

Держитесь подальше от своих неорганизованных картотечных шкафов и переключитесь на полностью интегрированное программное обеспечение DMS для более удобного доступа к документам. Используя простую функцию поиска по ключевым словам программного обеспечения, быстро найдите любой документ. Будь то записи водителей, счета-фактуры, счета или любой другой электронный документ для более быстрого и эффективного управления операциями.

  1. Извлечение больших объемов данных  

Программное обеспечение DMS эффективно анализирует данные вашей логистической фирмы.Вы можете быстро извлечь информацию о клиентах, поставщиках или данные, связанные с драйверами, из самой системы. Благодаря этому нет необходимости перетасовывать кучу бумажных документов.

Мгновенно находите точную информацию на самом корпоративном устройстве для оценки или любых других целей.

  1. Безопасность документов

Несомненно, физические записи могут быть легко повреждены или скомпрометированы. Материалы на бумажной основе имеют короткий срок годности, если за ними не ухаживать должным образом. Однако для поддержания его актуальности нужны дополнительные меры безопасности.

С собственной или облачной системой управления документами не возникнет такой проблемы, связанной с обязательными здоровенными мерами безопасности. Сама система достаточно защищена, чтобы защитить электронные файлы. Как предприятие, вы можете ограничить доступ сотрудников к определенным файлам в зависимости от характера их работы.

  1. Водители вовремя

Логистический и транспортный бизнес эффективно работает на скорости и времени.Любая задержка с поставками чревата серьезными последствиями для репутации компании.

Внедрив DMS, вы можете обеспечить цифровой и мгновенный доступ к информации для водителей. Это помогает им эффективно изменять или добавлять маршруты, не тратя много времени. Кроме того, отправляйте водителям SMS и уведомления по электронной почте в режиме реального времени, чтобы запросить конкретную услугу.

  1. Интеграция с существующими системами

Система управления документами эффективно предотвращает создание дубликатов логистических документов и ручной ввод данных. Он может интегрироваться с существующей системой бизнес-подобных CRM, бухгалтерским программным обеспечением и т. д.

Успешная интеграция DMS с другими корпоративными системами обеспечивает прозрачность данных и безопасность для принятия решений о продукте между отделами.

  1. Сокращение офисных расходов

Внедрение системы DMS может помочь логистическим компаниям значительно сократить расходы. С этой системой вам не нужно много тратить на печать, рассылку, хранение и безопасность.Он создает цифровой репозиторий для вашей организации, чтобы управлять огромным объемом данных в электронном виде.

Основные характеристики системы управления документами для логистических компаний

Хранилище документов:  Автоматизированная система помогает поддерживать структурное хранилище для обширной стопки корпоративных логистических документов. Это также позволяет сотрудникам автоматически маркировать документы хранилища, а также планировать сеансы очистки.

Отслеживание соответствия:  Создает функцию для регулярной оценки и демонстрации соблюдения установленных стандартов и условий соответствия.Это помогает улучшить нормативную отчетность и снизить факторы риска.

Генерация документов: Платформа также выступает в качестве создателя и генератора документов для удовлетворения требований корпоративного уровня. При этом вы можете передавать данные из сторонних источников в локализованные шаблоны для справки. Платформа помогает создавать, создавать и редактировать документы на основе данных, такие как отчеты, заметки, контракты, предложения и многое другое.

Восстановление файлов: Эта особая функция защищает важные документы в случае недосмотра или сбоя данных.Система ведет регулярное и автоматическое резервное копирование корпоративных файлов.

Возможности оптического распознавания символов:  Более известное как оптическое распознавание символов (OCR). Эта функция помогает сканировать бумагу в редактируемый и доступный для поиска документ на платформе. Кроме того, это приводит к преобразованию изображений в Word, PDF или любой другой формат, который вы хотите.

Электронная подпись:  Это одна из полезных функций DMS, позволяющая использовать цифровую подпись. Это помогает подписывать определенные задачи, включая доставку, передачу груза, внутреннее утверждение и многое другое.Вместо сканирования документов легко заполняйте требования цифровой подписью.

Классификация документов: Платформы использовали алгоритмы машинного обучения для поиска определенного контента и типа документа. Эта функция классифицирует документы, что делает извлечение простым и беспроблемным.

Офлайн-доступ: DMS также предлагает автономную поддержку, особенно в нынешнюю эпоху удаленной работы. Это позволяет сотрудникам получать доступ к хранилищу документов в автономном режиме, а также загружать, просматривать и изменять документы соответствующим образом.

Заключительные мысли  

Система управления документами (DMS) — это ориентированный на результат актив вашего логистического предприятия. Это помогает командам быть более совместными, подключенными к цифровым технологиям и гибкими благодаря обширному хранилищу документов и беспрепятственному доступу.

Здесь вы ознакомились с обзором DMS для организации логистики, основных функций и того, чего от нее ожидать. Свяжитесь с профессиональным поставщиком решений для систем управления документами, чтобы узнать больше о том, как внедрить и получить помощь в режиме реального времени.

 В OrangeMantra мы помогаем вам создавать полностью интегрированные и прибыльные решения DMS для создания комплексной системы управления документами.

 

Часто задаваемые вопросы  
  1. Для чего используется DMS?

Система управления документами автоматически упорядочивает, защищает и оцифровывает документы компании. Он создает центральное цифровое хранилище документов, к которому легко получить доступ, отредактировать и упорядочить. Первоначально DMS была реализована, чтобы избавиться от традиционного и загромождающего способа управления бумажными документами, такими как счета, контракты, предложения и т. д.

  1. Как работает система управления документами?

DMS выполняет хорошо интегрированные функции для захвата, хранения и распространения корпоративных документов в цифровом виде. Он создает центральный репозиторий документов организации из разных источников следующим образом: 

  • Сканирование и оцифровка файлов из газет
  • Вложения и электронные письма
  • Захват документов из внешних приложений, таких как ERP, CRM и т. д.
  • Сохранить пользовательский контент
  1. Каковы ключевые преимущества внедрения DMS в нашей организации?

Внедрив систему управления документами на своем предприятии, вы не только получите онлайн- и офлайн-доступ ко всем документам в цифровом виде.Но также ощутите следующие преимущества: 

  • Повышение производительности труда
  • Улучшение совместной работы и связи
  • Уменьшить угрозу безопасности
  • Поддерживать соответствие требованиям безопасности
  • Быстрый и простой способ поиска и доступа к документам

 

Treeno Software предлагает системы электронного документооборота для транспорта и логистики.

Мы можем оптимизировать рабочий процесс и управление кредиторской задолженностью.

Транспортные и логистические компании улучшают обслуживание клиентов с помощью решений Treeno Workflow Management и Electronic Document Management Solutions

Транспортные и логистические компании работают на топливе и бумаге.Каждая отгрузка сопровождается коносаментом, подтверждением доставки, счетами-фактурами, авиагрузовыми накладными, грузовыми манифестами, грузовыми накладными и другой необходимой документацией. Компании всех размеров часто испытывают трудности с доступом к клиентской документации в режиме реального времени. Treeno Electronic Document Management (EDM) может помочь вашей организации обеспечить высококачественное обслуживание клиентов, снизив при этом ваши операционные расходы, позволяя авторизованным пользователям мгновенно получать доступ к материалам поддержки клиентов независимо от отдела или местоположения.

Типичная транспортная и логистическая компания ежегодно обрабатывает сотни тысяч документов и изображений, требуя выделения физического пространства для хранения физических файлов. Транспортные отделы должны быть готовы предоставить записи об отгрузочных/складских квитанциях, коносаменты, паспорта безопасности материалов (MSDS), журналы водителей, копии коммерческих водительских прав (CDL), отчеты, электронные письма и многое другое. Большая часть этой информации обрабатывается вручную, что часто требует перемещения бумажных документов из удаленных мест в главный офис и многократного копирования документов в разных местах.Дублирование, хранение и доступ приводят к высоким затратам на управление информацией и рабочими процессами.

Транспортные и логистические компании полагаются на Treeno EDM для:

  • Автоматизация отслеживания и подотчетности автоматизации документооборота (DWA) для повышения внутренней производительности и обслуживания клиентов
  • Упростите доступ к документам, обеспечив безопасный мобильный доступ к информации в любое время и в любом месте
  • Устраните необходимость в дублировании документов, предоставив авторизованным пользователям доступ к файлам поддержки клиентов из любого места через безопасное проверенное средство просмотра
  • Устранение расходов на хранение и доставку за счет сканирования и электронной маршрутизации информации о клиентах
  • Сокращение времени и затрат на обработку и повышение качества обслуживания клиентов
  • Упростить и сократить операционные расходы, связанные с аудитом третьей стороны
  • Оптимизация и автоматизация процессов хранения и уничтожения документов с помощью настраиваемых бизнес-правил
.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.