Последние статьи из журнала
Как передать документы в архив
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9 сентябрь 2019.
Как передать в архив журналы регистрации приказов и распоряжений с постоянным сроком хранения? Как правильно это оформить? Что нужно отразить в описи? Каждый лист? Нужно ли полное оформление? Что делать, если необходимо сформировать дело приказов по основной деятельности?
Новый порядок выдачи сертификатов КЭП и ее использования с 01.01.2022: ответы на вопросы
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9 сентябрь 2021.
ФНС уже начала выдавать квалифицированную электронную подпись. Новый механизм получения и использования КЭП вызывает много вопросов. Из статьи вы получите ответы на самые распространенные из них.
Инструкция по делопроизводству: оформление отдельных видов документов
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9 сентябрь 2021.
Узнайте, как сформулировать правила подготовки управленческих документов (ЛНА, приказов и распоряжений) в вашей инструкции по делопроизводству, а также получите пример текста раздела «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов».
Как секретарям и помощникам преодолеть прокрастинацию и лень
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9 сентябрь 2021.
Мы спросили ваших коллег и экспертов: как бороться с бичом ХХI века – прокрастинацией? Лень и прокрастинация – это синонимы? Какие методы действительно помогают обмануть наш ленивый мозг?
Деловое письмо: как создавать, согласовывать и хранить
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1 январь 2020.
Статья поможет вам разобраться с особенностями такого документа, как деловое письмо, а также вдохновит объяснить коллегам четкие правила оформления деловых писем.
Приказ: как его создавать и согласовывать
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2 февраль 2020.
Разбираемся со спецификой такого документа, как приказ. Вы узнаете, какие виды приказов бывают, в чем заключаются особенности работы с каждым видом приказа.
Работник не хочет или не может ознакомиться с документом под подпись: что делать?
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7 июль 2020.
Трудовой кодекс Российской Федерации и другие документы требуют знакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями и прочими документами организации. Но бывает так, что работник уклоняется от подписи или по каким-то причинам не может подписать документ. В статье объясним, как правильно действовать в таких случаях.
Курьерские отправки – 2021.
Как выбрать курьерскую службу и выстроить с ней работу. Часть 1
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8 август 2021.
Посоветуем, как секретарю или помощнику выбрать удобную и надежную курьерскую службу. Какими критериями руководствоваться при поиске? Какие инструменты облегчат выбор? Как выстроить стратегию работы с курьерскими службами, чтобы они доставляли документы в срок и без неприятных неожиданностей?
Ответственность в делопроизводстве: кто за что отвечает и как это закрепить документально?
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8 август 2021.
Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.
Инструкция по делопроизводству: организация исполнения документов и поручений
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8 август 2021.
Узнаете, как описать процесс исполнения поручений руководителя по документам в инструкции по делопроизводству, а также получите пример текста соответствующего раздела «Организация исполнения документов и поручений».
Руководство для работников подразделения
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8 август 2021.
Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний. Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с описанием порядка выполнения всех действий.
Прием посетителей и сотрудников. Помогаем руководителю его организовать
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1 январь 2020.
Как упорядочить прием посетителей так, чтобы он занимал как можно меньше времени? Как обустроить приемную, чтобы жаждущие попасть в кабинет руководителя не толпились с утра до вечера?
Сроки хранения документов по Перечню 2019: переписка
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9 сентябрь 2020.
В последнем квартале нам надо уточнять и утверждать номенклатуру дел на следующий год. Вам в помощь – новый цикл статей о сроках хранения по Перечню 2019, который мы начинаем со статьи о сроках хранения переписки. Письмо имеет множество разновидностей, поэтому не всегда срок его хранения равен пяти годам.
Созависимые отношения в профессиональной и личной жизни секретарей и помощников
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3 март 2020.
Разобраться в вариантах созависимых отношений можно, только проследив динамику их развития. Вы узнаете, что поможет выбраться из замкнутого круга, а на самом деле треугольника – треугольника Карпмана. Прочтете о четырех секретарях, которые нашли в себе силы признаться в созависимости с шефом и разорвать порочные отношения.
Инструкция по делопроизводству: организация работы с документами
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5 май 2021.
Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции
по делопроизводству.
В этой статье говорим о разделе инструкции,
в котором должны быть описаны основные правила и принципы
организации работы с документами в компании.
Как перестать комплексовать и портить себе жизнь и карьеру: нестандартные советы
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7 июль 2021.
Поговорим о том, что такое комплексы, как с ними бороться, и всегда ли стоит это делать. Если вы тайно страдаете от комплекса самозванца или провинциала, вам на помощь придут пять полезных советов из статьи.
Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек: что изменилось?
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7 июль 2021.
С 01.09.2021 работать с трудовыми книжками мы должны уже с учетом новых требований. Рассмотрим основные изменения, которые нас ожидают.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству: полезные советы для любой организации
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7 июль 2021.
Обновленные рекомендации уточняют существующие правила и стандарты по ДОУ, особый акцент – на обращении с электронными документами и использовании СЭД. Возьмите на заметку положения рекомендаций, которые помогут усовершенствовать документирование, документооборот и архивное дело как в государственных, так и в коммерческих организациях.
Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 4 апрель 2020.
Продолжаем цикл статей о создании документов в соответствии с последними требованиями законодательства. В этом номере детально рассмотрим акты – документы, которые составляют с целью фиксации какого-либо факта или ситуации.
Прием и передача дел в архив: типичные ошибки
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5 май 2021.
В вашей организации нет графика передачи дел в архив? В подразделениях не раскладывают дела на тома? Документы с разными сроками хранения помещают в одно дело? Перед передачей электронных дел в архив их распечатывают? Это неправильно! Так не должно происходить! Объясним, как исправить эти и другие ошибки, которые возникают в процессе приема и передачи дел.
Мы. Деньги. Этикет
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5 май 2021.
Как брать взаймы, просить вернуть долг, говорить о прибавке к заработной плате, отвечать на вопросы коллег и родственников о доходах, платить за ужин с друзьями и на свидании? Всё о деньгах с точки зрения этикета в статье.
Совещания и заседания: как организовывать и документировать?
Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5 май 2021.
Вы узнаете, какую документационную и информационную работу должен проводить секретарь, чтобы не подвести руководителя и помочь ему сделать совещание эффективным управленческим инструментом. Пользуйтесь таблицей, в которой мы собрали требования к протоколам совещаний, а также шаблонами краткого протокола, повестки дня, приказа о проведении внутренних совещаний.
« Первая ← Пред.1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 След. → Последняя (13) »
Библиография по делопроизводству
Статьи и доклады на конференциях
Организация обучения группы пользователей работе в СЭД, журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», № 6, 2011 г.
Работа с проектами документов, журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», №№ 10 и 11, 2011 г.
Приложение и отметка о его наличии, журнал «Секретарь-референт», № 8, 2011 г.
Формы регистрации документов, журнал «Секретарь-референт», № 7, 2011 г.
Использование форм и шаблонов в MS Word, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2011 г.
Организация обучения группы пользователей работе в СЭД, журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», № 6, 2011 г.
Проект документа и способы его согласования, журнал «Секретарь-референт», № 3, 2011 г.
Особенности оформления приказов и распоряжений, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 1, 2011 г.
Номенклатура дел, журнал «Секретарь-референт», № 12, 2010 г.
Бланк документа, журнал «Секретарь-референт», № 11, 2010 г.
Служба делопроизводства (служба ДОУ), журнал «Секретарь-референт», № 7, 2010 г.
Жизненный цикл исходящего документа, журнал «Секретарь-референт», № 5, 2010 г.
Жизненный цикл внутреннего документа, журнал «Секретарь-референт», № 4, 2010 г.
Жизненный цикл входящего документа, журнал «Секретарь-референт», № 3, 2010 г.
Справки, копии и выписки из документов, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 1, 2010 г.
Документационное обеспечение управления и делопроизводство в терминологии ГОСТ Р 51141-98, журнал «Секретарь-референт», № 1, 2010 г.
Основные этапы контроля за исполнением поручений, журнал «Секретарь-референт», № 10, 2009.
ЭЦП и электронное согласование проектов документов с использованием СЭД, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 9, 2009 г.
Совместный документ и внешнее согласование – близнецы-братья?, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 9, 2009 г.
Контроль за исполнением поручений и способы его организации, журнал «Секретарь-референт», № 8, 2009.
Установка паролей на файлы MS Word, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2009 г.
Реквизиты, оформляемые на входящих письмах, журнал «Секретарь-референт», № 6, 2009.
Ошибки в служебных письмах, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 5, 2009 г.
Гриф утверждения документа, журнал «Секретарь-референт», № 4, 2009.
Технологии работы с проектами документов, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 1, 2009 г.
Где должны располагаться инициалы? Журнал «Секретарь-референт», № 11, 2008 г.
Бланк письма и его реквизиты, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 10, 2008 г.
Служебные письма, журнал «Секретарь-референт», № 11, 2008 г
Особенности подготовки и оформления приказов, журнал «Секретарь-референт», № 7, 2008 г.
Использование календаря MS Outlook для планирования рабочего времени, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №№ 6, 7 2008 г.
Особенности оформления совместных приказов, журнал «Секретарь-референт», № 6, 2008 г.
Реквизит «адресат»: все тонкости оформления, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 5, 2008 г.
Некоторые особенности оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, журнал «Секретарь-референт», № 4, 2008 г.
Докладные, объяснительные и служебные записки, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 4, 2008 г.
Какие реквизиты нам нужны? Журнал «Секретарь-референт», № 3, 2008 г.
Функция «слияние» программы MS Word – к вашим услугам, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 3, 2008 г.
Организация контроля за исполнением поручений, журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 2, 2008 г.
Бланк документа, журнал «Секретарь-референт», № 12, 2007.
«Все секреты регистрации документов», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №11, 2007 г.
«Особенности оформления совместных документов», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №10, 2007 г.
«Слепой» метод печати: используем программы – тренажеры» , журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 9, 2007 г.
«Слепой» метод печати: способы его освоения», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №8, 2007 г.
«Подготовка многостраничных документов с помощью Microsoft Word», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №7, 2007 г.
Автоматизация документационного обеспечения управления на базе системы «ДЕЛО» (презентация MS PowerPoint, 10332K), лекция на семинаре «Делопроизводство в организации. Организация деятельности секретарей», организованном Учебно-методическим центром документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис» и Администрацией г. Сочи, 23 мая 2007 г.
«Обращения граждан и порядок их рассмотрения», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №4, 2007 г.
«Процедура издания приказов и распоряжений на предприятиях» , журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №2, 2007 г.
«Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №1, 2007 г.
«Некоторые тонкости оформления приложений», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №11, 2006 г.
«Контроль за исполнением поручений с помощью специализированного программного обеспечения», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №10, 2006 г.
«Способы контроля за исполнением поручений, доступные каждому», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №9, 2006 г.
«Делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»: есть ли разница значений?», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №9, 2006 г.
«MS Word – защитник бланков документов», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №8, 2006 г.
«Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №7, 2006 г.
«Составление и оформление служебных писем», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №6, 2006 г.
«Разработка бланков организационно-распорядительных документов», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №8-9, 2005.
«Информационно-справочная система архивной отрасли – официальная база данных Федерального архивного агентства и информационная система архивистов России. Новый этап развития», в сборнике: «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на одиннадцатой Международной научно-практической конференции 23-25 ноября 2004 г.», М., Росархив/ВНИИДАД, 2005 г.
«Использование информационных технологий при обучении по дисциплине «Документационное обеспечение управления», в сборнике: «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на одиннадцатой Международной научно-практической конференции 23-25 ноября 2004 г. », М., Росархив/ВНИИДАД, 2005 г.
«Системы информационной поддержки документационного обеспечения управления и архивного дела: «Документовед-Архивист» и «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО) – официальная база данных Федеральной архивной службы России», в сборнике: «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: Доклады и сообщения на десятой Международной научно-практической конференции 25-26 ноября 2003 г.», М., Росархив/ВНИИДАД, 2004 г.
-
Шрифтом какого размера нужно оформлять реквизиты бланка письма? (журнал «Секретарь-референт», № 8, 2011).
-
Каким нормативным документом регламентируется регистрация документов? (журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», № 7, 2011).
-
Нужно ли во внутренних распорядительных документах организации (распоряжениях, приказах) указывать реквизит 14 «Место составления или издания документа»? (журнал «Секретарь-референт», № , 2011).
-
Нужно ли на распорядительные документы ставить печать организации? Как оформлять такие документы в соответствии с современными правилами делопроизводства? (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 6, 2011).
-
Допустимо ли при внешнем согласовании ставить оттиск печати в грифе согласования? (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 5, 2011).
-
В тексте вновь издаваемого внутреннего документа (Правила) имеется ссылка на ранее изданный внутренний документ (Инструкция по делопроизводству). Утвержденная ранее Инструкция поддерживается в актуальном состоянии, на сегодняшний день внесены 4 изменения, которые необходимо отражать и во вновь издаваемом документе. Допускается ли при ссылке на Инструкцию писать только ее название, без указания реквизитов утверждения? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 10, 2010).
-
Можно ли сделать нумерацию исходящей корреспонденции заново, точнее, присвоить дробные номера? ДЕЛО в том, что в исходящей корреспонденции подшиты служебные записки и прочие документы, которые там быть не должны, но им присвоены номера исходящих (документы 2008 года). Как правильно поступить, чтобы убрать ненужные документы и чтобы номера были в порядке? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 10, 2010).
-
Я работаю в группе компаний, мой отдел обрабатывает корреспонденцию для нескольких юридических лиц. Как правильно это отразить в номенклатуре? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2010).
-
Существуют ли нормативные документы, регламентирующие правила скрепления многостраничных документов? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2010).
-
Как проставляются дата и номер на приказах – авторучкой или их можно печатать?(журнал «делопроизводство и Документооборот на предприятии», № 6, 2010).
-
В этом году бухгалтерия решила сдать нам в архив свои документы, сшитые на 2 прокола (а не на 4), и без твердой обложки. Как мне обосновать отказ? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 6, 2010).
-
Как правильно оформить список рассылки для адресатов документа и сделать на него ссылку в тексте? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 6, 2010).
-
Нам поставили задачу вести архив исходящей корреспонденции только в электронном виде, сканируя исходящие документы. Сколько теперь экземпляров документа направлять руководителю на подпись? И где должен храниться оригинал документа? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 3, 2010).
-
Как правильно оформить реквизит Адресат, если письмо адресуется исполняющему обязанности? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 2, 2010).
-
Если локальный нормативный акт утверждается и вводится в действие распорядительным документом, а также является приложением к нему (возможно не единственным), что стоит писать на самом акте: надпись «Приложение №… к приказу от… №…» или гриф утверждения «Утверждено приказом от… №…»? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2009).
-
Номер и дату инициирующего документа правильнее писать не в тексте письма-ответа, а в специальном реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Но как его оформить, когда на два, три или более входящих писем мы готовим ответ одним своим письмом? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 6, 2009).
-
Как правильно написать в приказе об утверждении нормативного локального акта: «Утвердить с…» или «Ввести в действие с…»? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 5, 2009).
-
Чья фамилия должна быть указана в реквизите «отметка об исполнителе», оформляемом на приказе: сотрудника, который напечатал приказ, или того, кто составил его? У нас нет сотрудника, который набирает текст; как правило, приказы печатают сами руководители структурных подразделений, но иногда обращаются к секретарю (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 5, 2009).
-
Как часто нужно обновлять (актуализировать) приказы по основной деятельности? Руководитель требует делать это ежегодно, независимо от того, произошли какие-либо изменения или нет, с целью напоминания сотрудникам (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 3, 2009).
-
Как организовать документооборот между головной организацией и ее новым территориально удаленным филиалом? Где ставится регистрационный номер создаваемого документа, если в бланке для него не отведено место? (журнал «Секретарь-референт», № 1, 2009).
-
Нужно ли заверять подпись исполняющего обязанности? Может ли регистрационный номер приказа начинаться с нуля? Кто готовит проекты приказов по основной деятельности? Как организовать документооборот между головной организацией и ее новым территориально удаленным филиалом? Можно ли нумеровать страницы документов в нижнем правом углу? Кто должен присваивать делопроизводственные индексы структурным подразделениям? В какой срок должны рассматриваться обращения граждан? Необходимо разработать инструкцию по документационному обеспечению, на какой актуальный документ Росархива при этом можно ссылаться? (журнал «Секретарь-референт», № 12, 2008).
-
На нашем предприятии часто практикуется внесение изменений и дополнений в ранее изданные распорядительные документы, как правильно это оформлять? Нужно ли обновлять приказ о назначении ответственных за обучение, если содержание приказа не меняется, а сменился только руководитель, подписавший его? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 12, 2008).
-
Как избежать двойной регистрации? С какой периодичностью меняются бланки деловой документации? Можно ли заменить ознакомление согласованием? Обязательно ли указывать на бланке организации ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП? (журнал «Секретарь-референт», № 11, 2008).
-
С какими должностными лицами и в какой последовательности проводится согласование приказов, оформленных по унифицированной форме № Т-1 и № Т-1а? Если внутреннее согласование не проводится, то почему? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 11, 2008).
-
Кто должен контролировать сроки исполнения входящих документов? Как правильно регистрировать распорядительный документ с приложением на нескольких листах? Как осуществляется регистрация входящих заявлений, докладных и служебных записок? Каковы особенности работы с объяснительными записками? (журнал «Секретарь-референт», № 10, 2008).
-
Обязательно ли указывать фактическую должность лица, подписывающего документ? Каким должен быть регистрационный номер на исходящих документах? Правомерно ли размещение реквизита «Справочные данные об организации» на справках и приказах? Можно ли отказаться от телефонограммы? (журнал «Секретарь-референт», № 9, 2008).
-
Обязательно ли размещать Государственный герб Российской Федерации на бланке совместного письма? Где на бланке можно располагать данные о компании? (журнал «Секретарь-референт», № 8, 2008).
-
В каком виде нужно вести регистрацию приказов по основной деятельности? В случае регистрации нескольких писем с одинаковым содержанием, но разными адресатами, каждому письму присваивается отдельный номер или все письма должны иметь один номер? (журнал «Секретарь-референт», № 7 2008).
-
В каких документах по делопроизводству сказано, что печать не ставится на подпись руководителя на фирменном бланке организации? Коллеги утверждают, что при подготовке письма в нижнем левом углу сейчас не пишется слово «Исп.
» (исполнитель), а сразу указываются инициалы и фамилия, правильно ли это? Можно ли регистрировать приказ по основной деятельности прошедшей датой в связи с тем, что он не был подготовлен вовремя? (журнал «Секретарь-референт», № 6, 2008). -
Кто имеет право подписывать приложения к приказу по основной деятельности и нужно ли вообще их подписывать? Может ли главный инженер подписывать приложения, если сам приказ подписывает директор? Существуют ли нормативные документы, определяющие необходимость наличия согласования проекта приказа? Как правильно оформить дополнение к приказу? (журнал «Секретарь-референт», № 5, 2008).
-
Как правильно оформлять ссылки/сноски в письмах? В реквизите «Адресат» инициалы всегда указываются перед фамилией? Как регистрировать электронные сообщения? Как в тексте организационно-распорядительных документов правильно указать суммы вознаграждения (премии и т.п.)? (журнал «Секретарь-референт», №3, 2008).
(журнал «Секретарь-референт», №3, 2008). -
Относится ли докладная записка к внутренним служебным документам, в каких случаях она составляется? Каким документом регламентируется оформление заявления? Как правильно пишется название должности в реквизите «Подпись»: «Генеральный директор» или «генеральный директор»? Нужно ли в начале нового года заводить новые журналы командировок, регистрации входящей и исходящей документации, приказов? В ГОСТ Р 6.30-2003 в образце оформления реквизита «Адрес получателя» указана такая последовательность: Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393. Почему «ул.» ставится после наименования улицы, а «д.» и «г.» – перед номером дома и названием города соответственно и почему именно с наименования улицы указывается адрес? Кто имеет право утверждать документы, относящиеся к организационно-распорядительной деятельности? (журнал «Секретарь-референт» , №2, 2008).
-
Обязательно ли регистрировать командировочное удостоверение, и кто этим должен заниматься в организации? Как оформляется реквизит «Подпись» на документах (письмах, приказах) при отсутствии генерального директора (он находится в отпуске)? Как правильно оформить регламент? Как корректно составить письмо – отказ от участия в конференции? Как правильно оформить текст констатирующей части приказа о предоставлении права подписи ряда финансовых документов заместителю директора? (журнал «Секретарь-референт» , №1, 2008).
-
Как правильно оформить заявление? Можно ли в приказе о назначении лиц, ответственных за соблюдение правил пожарной безопасности, приводить только должности без фамилий, а сами фамилии указать на оборотной стороне приказа, где есть запись «Ознакомлен»? Нужно ли использовать бланки для оформления писем, отсылаемых в филиал? (журнал «Секретарь-референт» , №12, 2007).
-
В организации, в которой я работаю, нет номенклатуры дел, сейчас хочу убедить руководство в необходимости ее создания, как аргументировать свою позицию?
- Ситуация: издание совместного приказа пяти юридических лиц (пяти подрядных организаций одной компании), канцелярия каждого юридического лица на своем оригинале на первое место ставит свой регистрационный номер, затем через косую черту записывает все остальные номера, правильно ли это?
- Необходимо ли ознакомление сотрудников под роспись со всеми распорядительными документами, если в организации введен электронный документооборот? Как правильно написать обращение, если письмо адресовано в две организации? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №1, 2008 г. )
-
Подскажите, какой шрифт и какой размер шрифта следует использовать при подготовке документов? (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №6, 2007 г.)
-
Какие существуют правила по подписанию многостраничных документов, их скреплению и проставлению надписи, подтверждающей количество листов? Как правильно заверять копию многостраничного документа? Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется параллельно с прошивкой документа, или прошивка заменяет заверение копии?(журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №4, 2007 г.)
-
В организации с прошлого года используется система автоматизации делопроизводства, которую настраивали наши программисты. Данная система не обнуляет регистрационные номера документов с начала года, а программисты не хотят перенастраивать систему и просят показать документ, а точнее, его пункт, в котором регламентировано, что регистрационные номера документов с начала года должны начинаться с единицы.
Самостоятельно ничего не могу найти, поэтому прошу вас помочь и подсказать такой документ, а точнее, его пункт. (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №3, 2007 г.) -
«Время от времени появляется необходимость зарегистрировать внутренний документ «задним числом» (например, приказ о командировке – вечно не успевают оформить, а главное сообщить вовремя). Понимаю, что такого не должно быть, но когда ОЧЕНЬ НАДО, можно ли присваивать документам номера с дробью. Слышала, что можно оставлять резервные номера каждый день, в таком случае как быть, если эти номера останутся не востребованными? И как быть, пока «завалявшихся номеров нет?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №1, 2007 г.)
-
«Подскажите, в каком случае документы могут утверждаться должностным лицом, а когда требуется издавать специальный документ для утверждения? Какие документы подлежат утверждению?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №12, 2006 г.
) -
«Существует ли какая-то разница между делопроизводителем и документоведом?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», N12, 2006 г.)
-
«5 января 2004 года было принято постановление Госкомстата России, утвердившее новые формы первичной учтенной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов на выплату премии и вознаграждений (N Т-11 и №Т-11а) отличаются от требований к оформлению организационно-распорядительных документов, установленных ГОСТом Р 6.30-2003. В соответствии с этим возникает вопрос, как следует оформлять приказы на выплату премий и вознаграждений – по требованиям, закрепленным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1, или по ГОСТу Р 6.30-2003? Прошу вас также ответить на следующий вопрос. Где должна проводиться регистрация организационно-распорядительных документов – в месте формирования и хранения или в службе документационного обеспечения управления, а храниться документы могут в другом месте?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №8, 2006 г.
) -
«Если заседание начинается 15 мая и после частичного проведения переносится на следующее число, как это следует отразить в протоколе? Как при этом следует начинать или продолжать протокол на следующем заседании по тем же вопросам? Таким образом, какую дату документа следует присвоить протоколу, если заседание длилось два дня, а оригинал протокола окончательно оформляется на следующий – третий день?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №7, 2006 г.)
-
«В какой срок (на основании какого официального документа) я должна ознакомить с приказом заинтересованных в нем лиц? В какой срок (на основании какого официального документа) организация должна дать ответ на письмо-запрос другой организации?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №7, 2006 г.)
-
«Почему в ГОСТе Р 6.30-2003 закреплено два реквизита: «23 – гриф согласования документа» и «24 – визы согласования документа».
В чем их разница?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №6, 2006 г.) -
«У нас в организации ведется регистрация служебных записок в каждом подразделении. Посоветуйте, пожалуйста, где лучше регистрировать документ – в подразделении, которое его готовит, или в подразделении, на имя чьего сотрудника направлен документ?» (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», №6, 2006 г.)
Возврат к списку
AP Стиль — Purdue OWL®
Резюме:
Эти ресурсы содержат обзор журналистского письма с объяснением наиболее важных и наиболее часто используемых элементов журналистики и стиля Associated Press. Этот ресурс, пересмотренный в соответствии с The Associated Press Stylebook 2012 , предлагает примеры для общего формата стиля AP. Для получения дополнительной информации обратитесь к The Associated Press Stylebook 2012 , 47 th 9выпуск 0012.
Введение
Стиль Associated Press содержит рекомендации по написанию новостей. Многие газеты, журналы и отделы по связям с общественностью в Соединенных Штатах используют стиль AP. Хотя некоторые издания, такие как New York Times, разработали свои собственные рекомендации по стилю, базовые знания стиля AP считаются необходимыми для тех, кто хочет работать в печатной журналистике.
Эта веб-страница предназначена для введения в стиль AP и сводки некоторых правил стиля AP; тем не менее, книга стилей Ассошиэйтед Пресс включает более 5000 записей — гораздо больше, чем здесь можно охватить. Чтобы получить полное руководство по стилю AP, авторам следует обратиться к самому последнему изданию книги стилей Associated Press или посетить веб-сайт книги стилей AP.
Назначение
Содержание газет и других средств массовой информации обычно является результатом совместной работы множества разных авторов и редакторов. Стиль AP обеспечивает последовательные рекомендации для таких публикаций с точки зрения грамматики, орфографии, пунктуации и использования языка. Некоторые руководящие принципы стиля AP:
- Консистенция
- Ясность
- Точность
- Краткость
Стиль AP также направлен на то, чтобы избегать стереотипов и непреднамеренно оскорбительных выражений.
Общие правила стиля
Книга стилей Associated Press содержит руководство от А до Я по таким вопросам, как использование заглавных букв, аббревиатура, пунктуация, правописание, числительные и многие другие вопросы использования языка. Далее следует краткое изложение некоторых из наиболее распространенных правил стиля.
Сокращения и сокращения
Некоторые широко известные сокращения необходимы в определенных ситуациях, в то время как другие допустимы, но не требуются в некоторых контекстах. Например, Dr., Gov., Lt. Gov., Rep., Rev. и Sen. необходимо указывать перед полным именем человека, когда они встречаются вне прямой цитаты. Обратите внимание, что медицинские и политические титулы необходимо использовать только при первом упоминании, когда они появляются вне прямой цитаты. Для любезных заголовков используйте их при повторном упоминании или по специальному запросу. Другие сокращения и аббревиатуры допустимы, но не обязательны (например, ФБР, ЦРУ, Республиканская партия). Такие решения должны определяться контекстом.
Однако, как правило, вам следует избегать того, что в книге стилей Associated Press называется «алфавитным супом». Обратитесь к книге стилей Associated Press для конкретных случаев.
Адреса
Для нумерованных адресов всегда используйте цифры. Сокращение Ave., Blvd., и St. и указатели направления при использовании с пронумерованным адресом. Всегда произносите по буквам другие слова, такие как переулок, подъезд и дорога . Если название улицы или указатель направления используются без пронумерованного адреса, они должны быть написаны заглавными буквами и прописаны. Если название улицы представляет собой число, напишите 9 по буквам.0007 Первые — Девятые и используйте цифры для 10-е и выше. Вот несколько примеров правильно отформатированных адресов: 101 N. Grant St., Northwestern Avenue, South Ninth Street, 102 S. 10th St., 605 Woodside Drive.
Возраст
Для возрастов всегда используйте цифры. Если возраст используется как прилагательное или как замена существительному, то он должен быть написан через дефис. Не используйте апострофы при описании возрастного диапазона. Примеры: 21-летний студент. Студентке 21 год. У девочки 8 лет есть брат 11 лет. Конкурс для 18-летних. Ему за 20.
Книги, периодические издания, справочники и другие виды сочинений
Используйте кавычки вокруг названий книг, песен, телевизионных шоу, компьютерных игр, стихов, лекций, речей и произведений искусства. Примеры: Автор Портер Шрив прочитал отрывок из своей новой книги «Когда Белый дом был нашим». Перед игрой они спели «Знамя, усыпанное звездами».
Не используйте кавычки вокруг названий журналов, газет, Библии или книг, являющихся каталогами справочных материалов. Примеры: The Washington Post впервые сообщила об этой истории. Он читает Библию каждое утро.
Не подчеркивайте и не выделяйте курсивом ничего из вышеперечисленного.
Даты, месяцы, годы, дни недели
Для дат и лет используйте цифры. Не используйте st, nd, rd, или th с датами и используйте арабские цифры. Всегда используйте месяцы с большой буквы. Укажите месяц, если он не используется с датой. При использовании с датой сокращайте только следующие месяцы: Январь, февраль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь и декабрь
Запятые не нужны, если указаны только год и месяц, но запятые должны использоваться для выделения года, если указаны число, месяц и год. Используйте букву s, но не апостроф после цифр, когда обозначаете десятилетия или столетия. Однако используйте апостроф перед цифрами, обозначающими десятилетие, если цифры опущены. Примеры: Занятия начинаются 25 августа. Университет Пердью был основан 6 мая 1869 года. Семестр начинается в январе. 1800-е годы. 90 с.
Если вы ссылаетесь на событие, которое произошло за день до публикации статьи, не используйте слово вчера. Вместо этого используйте день недели. Дни недели писать с заглавной буквы, но не сокращать. Если событие происходит более чем за семь дней до или после текущей даты, используйте месяц и цифру.
Линии дат
Газеты используют даты, когда информация для статьи получена за пределами родного города газеты или общей области обслуживания. Линии дат появляются в начале историй и включают название города заглавными буквами, обычно после названия штата или территории, в которой расположен город. В книге стилей Associated Press перечислены 30 городов США, за которыми не нужно указывать название штата. См. штатов и городов ниже. Примеры:
- ДЕНВЕР – Национальный съезд Демократической партии начал…
- СТ. ПОЛ, Миннесота – Национальный съезд Республиканской партии начался. ..
- ЯНГСТАУН, Огайо – Президент Буш выступил перед группой…
Размеры
Когда вы пишете о росте, весе или других измерениях, используйте цифры и произносите такие слова, как футы, мили и т. д. Примеры: Ее рост 5 футов 3 дюйма. Он писал двухдюймовым карандашом.
Мили
Используйте цифры для любых расстояний больше 10. Для любых расстояний меньше 10 указывайте расстояние по буквам. Примеры: Мой полет преодолел 1113 миль. Длина взлетно-посадочной полосы аэропорта составляет три мили.
Имена
Всегда используйте имя и фамилию человека, когда он впервые упоминается в истории. Используйте только фамилии во второй ссылке. Не используйте вежливые титулы, такие как Мистер, Миссис, Мисс или Мисс , если только они не являются частью прямой цитаты или необходимы для различения людей с одинаковой фамилией.
Цифры
Никогда не начинайте предложение с цифры, за исключением предложений, начинающихся с года. Примеры: Присутствовало двести первокурсников. На сцену вышли пять актеров. 1776 год был важным годом.
Используйте римские цифры для описания войн и отображения последовательности для людей. Примеры: Вторая мировая война, Папа Иоанн Павел II, Елизавета II.
Для порядковых номеров напишите от сначала до девятого и используйте цифры для 10 и выше при описании порядка во времени или месте. Примеры: вторая база, 10-я по счету. Некоторые порядковые номера, например те, которые указывают политический или географический порядок, должны использовать цифры во всех случаях. Примеры: 3-й районный суд, 9-е отделение.
Для количественных чисел обратитесь к отдельным записям в книге стилей Ассошиэйтед Пресс. Если использование не указано, укажите числа меньше 10 и используйте цифры для чисел 10 и выше. Пример: У мужчины было пятеро детей и 11 внуков.
Говоря о деньгах, используйте числительные. Для центов или сумм в 1 миллион долларов и более введите слова центы, миллион, миллиард, триллион и т. д. Примеры: 26,52 доллара, 100 200 долларов, 8 миллионов долларов, 6 центов.
Пунктуация
Использовать один пробел после точки.
Не ставьте запятые перед союзом в простом ряду. Пример: На уроке рисования они узнали, что красный, желтый и синий являются основными цветами. Его братья Том, Джо, Фрэнк и Пит. Однако запятая должна стоять перед конечным союзом в сложном ряду, если часть этого ряда также содержит союз. Пример: Факультет английского языка Университета Пердью предлагает докторские специальности по литературе, изучению второго языка, английскому языку и лингвистике, а также риторике и композиции.
Запятые и точки заключаются в кавычки. Пример: «Я не сделал ничего плохого, — сказал он. Она сказала: «Пойдем на игру Purdue».
Штаты и города
Когда название штата появляется в тексте, произносите его по буквам. По возможности следует избегать сокращений штатов в заголовках. Государства следует сокращать, когда они используются как часть краткой политической принадлежности. Примеры: Он ехал в Нэшвилл, штат Теннеси. Мирное соглашение было подписано в Дейтоне, штат Огайо. Шторм начался в Индиане и переместился на запад в сторону Пеории, штат Иллинойс. Обновленное руководство к примечаниям в стиле AP о том, что названия штатов также можно сокращать в следующих целях:
- Именование состояний в тексте даты
- Именование состояний в подписях к фотографиям
- Именование состояний в списках или таблицах
- Именование состояний в примечаниях редактора и кредитных строках
Вот как каждый штат обозначается аббревиатурой в стиле AP (с аббревиатурами почтовых индексов в скобках):
| Сокращения штатов | |
| Алабама (AL) | Небраска (NE) |
| Аризона (Аризона) | Нев. (Невада) |
| Арканзас (АР) | NH (NH) |
| Калифорния (Калифорния) | Нью-Джерси (Нью-Джерси) |
| Цвет (CO) | Н. М. (Нью-Мексико) |
| Соединение (CT) | NY (Нью-Йорк) |
| Дел. (Германия) | НЗ (НЗ) |
| Фланец (Флорида) | Н.Д. (Н.Д.) |
| Джорджия (Джорджия) | Оклахома (ОК) |
| Иллинойс (Иллинойс) | Оре. (ИЛИ) |
| Индивидуальный (IN) | Па. (ПА) |
| Кан. (Канзас) | Р.И. (Р.И.) |
| Кыргызская Республика (KY) | СК (СК) |
| Ла. (Луизиана) | С.Д. (СД) |
| Мд. (MD) | Теннеси (Теннесси) |
| Масс. (МА) | Вт.(ВТ) |
| Мичиган (Мичиган) | Ва. (ВА) |
| Миннесота (MN) | Вашингтон (Вашингтон) |
| Мисс. (МС) | Западная Вирджиния (Западная Вирджиния) |
| Пн (Миссури) | Висконсин (Висконсин) |
| Монт. (МТ) | Вайо (Вайоминг) |
Вы заметите, что в этом списке отсутствуют восемь штатов. Это потому, что Аляска, Гавайи, Айдахо, Айова, Мэн, Огайо, Техас и Юта никогда не сокращаются.
СтильAP не требует, чтобы название штата сопровождало названия следующих 30 городов:
| Города, не требующие названий штатов | |
| Атланта | Феникс |
| Балтимор | Питтсбург |
| Бостон | Сент-Луис |
| Чикаго | Солт-Лейк-Сити |
| Цинциннати | Сан-Антонио |
| Кливленд | Сан-Диего |
| Даллас | Сан-Франциско |
| Денвер | Сиэтл |
| Детройт | Вашингтон |
| Гонолулу | |
| Хьюстон | |
| Индианаполис | |
| Лас-Вегас | |
| Лос-Анджелес | |
| Майами | |
| Милуоки | |
| Миннеаполис | |
| Новый Орлеан | |
| Нью-Йорк | |
| Оклахома-Сити | |
| Филадельфия | |
Раз
Точное время, когда событие произошло или произойдет, не требуется для большинства историй. Конечно, бывают случаи, когда важно время суток. В таких случаях используйте цифры, но запишите полдень и полночь . Используйте двоеточие, чтобы отделить часы от минут, но не используйте :00 . Примеры: 13:00, 3:30
Титулы
Как правило, формальные титулы пишутся с заглавной буквы, когда они появляются перед именем человека, но строчные буквы, если они носят неформальный характер, появляются без имени человека, следуют за именем человека или выделяются запятыми перед именем. Также строчные прилагательные, обозначающие статус заголовка. Если заголовок длинный, поместите его после имени человека или отделите его запятыми перед именем человека. Примеры: Президент Буш; избранный президент Обама; сенатор Гарри Рид; Эван Бэй, сенатор от штата Индиана; старший сенатор от Индианы Дик Лугар; бывший президент Джордж Х.У. Куст; Пол Шнайдер, заместитель министра внутренней безопасности.
Технологические термины
Вот правильные правила написания и использования заглавных букв для некоторых распространенных технологических терминов:
- Блэкберри, Блэкберри
- скачать
- eBay Inc. (используйте EBay Inc. , когда слово начинает предложение)
- электронная книга
- устройство для чтения электронных книг
- электронная книга
- электронная почта
- мобильный телефон
- Гугл, Гугл, Гугл
- хэштег
- IM ( IMed, IMing ; для первой ссылки используйте программу обмена мгновенными сообщениями )
- Интернет
- iPad, iPhone, iPod (используйте iPad, iPhone, или iPod , когда слово начинает предложение)
- социальные сети
- смартфон
- Твиттер, твит, твит, ретвит
- World Wide Web, веб-сайт (см. твит AP об изменении) , веб-страница
- вебмастер
- YouTube
Список профессиональной литературы начальника штаба армии США
Посетите профессиональный список чтения официального начальника штаба Генерал Джеймс С. МакКонвилл, начальник штаба сухопутных войск, 15-го числа каждого месяца будет объявлять о новой подборке литературы для добавления в список литературы CSA 21st Century Reading List.Курс личного обучения и размышлений является важным компонентом индивидуального развития каждого армейского профессионала. Каждый из нас сталкивается с плотным графиком каждый день, и найти время для чтения и размышлений — это повторяющаяся проблема. Но даже когда мы тренируем наши подразделения и физически тренируем наши тела, мы должны улучшать свой ум посредством чтения и критического мышления.
Наша армия действует в сложной стратегической среде, которая требует от каждого из нас улучшения наших знаний не только в военном деле, но и в экономике, политике и международных делах. Мы должны знать, как готовиться к новым типам миссий, как быстро перебрасывать силы в отдаленные регионы по всему миру и как добиваться инноваций и изменений, сохраняя при этом основные возможности армии в эпоху финансовых ограничений. Книги из этого списка могут углубить наше понимание стратегической сухопутной мощи как инструмента национальной мощи, незаменимой роли этического лидерства и чрезвычайных требований сухопутных боев. Я призываю каждого из вас прочитать эти книги и обсудить, обсудить и критически осмыслить содержащиеся в них идеи.
С 1775 года наша армия охраняла Соединенные Штаты, их союзников и наши интересы и служила примером профессионального мастерства. Мы добились успеха, потому что наши солдаты, семьи, ветераны и гражданские лица самоотверженно тренировались и готовились как в мирное, так и в военное время. Наше армейское наследие известно. Когда мы читаем и изучаем нашу профессию, мы создаем новые возможности для служения нашей нации сегодня и в будущем.
Список профессиональной литературы начальника штаба армии США разделен на шесть категорий:
- Стратегическая среда
- Регионоведение
- История и военная история
- Лидерство
- Армейская профессия
- Художественная литература
Эти подсписки предназначены для того, чтобы направлять читателей к наиболее интересующим их темам. Каждая из этих книг подходит для читателей любого ранга и положения.
Книги, включенные в этот список, являются отправной точкой для многих доступных публикаций о военном искусстве и науке. Они представлены в виде избранных работ, которые могут помочь солдатам, гражданским лицам Департамента армии и всем, кто интересуется армией, узнать больше об армейской профессии и углубить свои знания о долгой и выдающейся истории армии, а также о решающей роли, которую она сыграла. сухопутной силой в конфликтах на протяжении веков.
Постоянная личная приверженность критическому изучению широкого круга литературы является важной профессиональной обязанностью военнослужащих. Армия США сегодня сталкивается с чрезвычайной сложностью в стратегической среде с новыми и появляющимися миссиями, конкурирующими с основными требованиями ведения боевых действий, чтобы бросить вызов армейским профессионалам. Этот список для чтения предназначен для того, чтобы служить путеводителем по многим темам, достойным профессионального рассмотрения, размышления и серьезного обсуждения.