Как заполнить путевой лист грузового автомобиля: Как заполняется путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя? — Оренбург

Как заполнять путевой лист и кто это должен делать

Если вы столкнулись с вопросом о том, как заполнять путевые листы в 2022 году, эта публикация ответит на них. Мы рассмотрим основные особенности задачи, а также те изменения, которые появились недавно, а потому требуют более пристального внимания.

Оглавление

• 1 Что представляет собой путевой лист и кто отвечает за его составление, заполнение
• 2 В каких случаях требуется документ
• 3 Ответственный за заполнение путевого листа
• 4 Время действия и сроки заполнения путевого листа
• 5 Какие изменения учитывают с 2022 года
  • 5.1 Появление дополнительного реквизита
  • 5.2 Указание развернутой информации о ТС (транспортом средстве)
  • 5.3 Изменения в отметке о техконтроле, медосмотре
  • 5.4 Возможность ведения регистрационного журнала в электронной форме
• 6 Обязательные, дополнительные реквизиты — что должно быть в путевом листе
• 7 Инструкция, порядок заполнения путевого листа
• 8 Заключение

Что представляет собой путевой лист и кто отвечает за его составление, заполнение

Путевым листом называют специальный документ, с помощью которого контролируется работа водителя, а также самого транспортного средства. Это необходимо для учета разных данных, которые еще пригодятся в работе организации. От информации, полученной из этого документа, зависит обоснование (либо подтверждение) разных расходов. Среди них:

• заработная плата и надбавки, положенные водителям;
• траты на горюче-смазочные материалы;
• вложения в покупку запасных частей, ремонты;
• затраты на оплату парковочных мест и т. д.

Если организация либо индивидуальный предприниматель используют машины для бизнеса или своих нужд, необходимо точно знать, как заполнять путевой лист, в чем особенности такой процедуры.

В каких случаях требуется документ

В новых правилах возникла некая путаница, потому что поменялась формулировка самого закона. Но суть его осталась прежней — еще с 2020 года. Путевые листы обязательно оформляются в том случае, если организация осуществляет транспортировку грузов, багажа, а также перевозку пассажиров. На пустые транспортные средства, даже если они находятся на балансе предприятия или в собственности ИП, это требование не распространяется.

Ответственный за заполнение путевого листа

Разбираясь, как правильно заполнять путевой лист, нужно определиться и с тем, кто будет ответственен за решение такой задачи. Уточним, что закон не предусматривает серьезных ограничений. То есть нет такого условия, что оформлением документа занимается исключительно водитель или только бухгалтер. Предполагается, что организация и ИП самостоятельно назначают уполномоченных лиц, которые будут нести за это ответственность. И уже эти работники занимаются заполнением бланков, контролем всей информации.

Время действия и сроки заполнения путевого листа

Поскольку это документ, у него есть свои правила. То, сколько действует путевой лист и когда он заполняется, зависит от особенностей рейсов. Если рейс или рейсы укладываются в рамки одного дня, то путевой лист заполняется перед первым выездом и действует как раз в течение этого самого дня. Но есть и другие ситуации, когда поездка слишком долгая, поэтому захватывает более длительный период. В таком случае путевой лист оформляется тоже до первого выезда, но действует уже дольше — столько календарных дней, сколько вмещается в долгую смену.

Разобраться с тем, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля по срокам, несложно. Логика в этой схеме предельно простая, заполнять по несколько листов на разные дни в рамках одной перевозки не требуется.

Какие изменения учитывают с 2022 года

Непосредственно в 2022 году дополнительные изменения в имеющиеся правила не вводились. Но они вступали в силу с начала 2021 года. Если какая-то организация только сейчас занялась подобным вопросом, есть большие риски путаницы. Обсудим перемены, актуальные с начала прошлого года. Тогда они коснулись четырех моментов.

Появление дополнительного реквизита

Речь идет о строчке “Сведения о перевозке” — причем реквизит относится к разряду обязательных, при заполнении его нельзя оставлять пустым. В этой строке указывается один из шести видов перевозки:

• грузов;
• пассажиров либо багажа при помощи легковых автомобилей такси;
• организованных групп детей;
• пассажиров и багажа по заказу;
• для собственных нужд;
• а также регулярная перевозка багажа и пассажиров.

Такое количество пунктов было добавлено по той причине, что раньше в бланке указывался один из трех типов перевозки — и этого было недостаточно, чтобы предоставить полную информацию об оказываемой услуге.

Указание развернутой информации о ТС (транспортом средстве)

До 2021 года в документе обозначали только модель и тип автомобиля. Но с новыми правилами требования к информации о транспортном средстве расширились. Теперь в соответствующем разделе дополнительно указываются марка ТС и, если есть, марка прицепа. В нем же пишутся показания одометра — причем как при выезде с территории парковки, так и при возвращении на нее после смены. Километры пробега указываются в полном формате. Вроде бы все то же самое, но до 2021 года сведения при заезде на парковку не были обязательными.

Изменения в отметке о техконтроле, медосмотре

Правила касаются не только того, кто должен заполнять путевой лист водителя, но и формулировок, которые разрешают выезд транспортному средству за пределы парковки. Если по технической части все хорошо, используется штамп “Выпуск на линию разрешен”.

Важно. После прохождения медосмотра предусмотрено сразу две отметки (одна из них). Первая касается предрейсового осмотра и предполагает, что водитель получил доступ к работе, а вторая относится к послерейсовому осмотру. В ней уже никакой допуск не указывается.

Возможность ведения регистрационного журнала в электронной форме

С 2021 года организация или ИП сами выбирают, как они будут вести журнал, в котором хранятся сведения о путевых листах. Можно использовать бумажный вариант, а можно — электронный. Во втором случае требуется завести специальную электронную подпись, с помощью которой уполномоченное лицо будет подписывать (то есть заверять) все внесенные сведения. Также нужно понимать, что электронный журнал может при необходимости распечатываться — например, для некоторых видов проверки. Важно, чтобы формат его ведения такую возможность изначально предусматривал.

Для бумажной книжки тоже есть свои правила — это прошнурованный и пронумерованный журнал, который исключает факт подмены данных.

Обязательные, дополнительные реквизиты — что должно быть в путевом листе

Обязательные реквизиты делятся на две группы: дающие право доступа ТС к эксплуатации и позволяющие использовать путевой лист для учета.

Для допуска техники к эксплуатации указываются:

• Название документа, его номер и вид транспорта, на который лист составляется.
• Срок действия документа. Он будет ограничивать время действия путевого листа.
• Сведения о перевозке — об этом пункте мы рассказали выше.
• Данные о владельце, собственнике ТС. Это все, что касается информации об организации либо ИП, включая ОГРН и ОГРНИП.
• Сведения о ТС. Это касается типа транспорта, модели и марки, номера, показаний одометра, времени последней техпроверки, а также даты, выезда со стоянки (возвращения на нее).
• Информация о водителе. В нее входят Ф. И. О., а также данные о медицинском осмотре. При использовании ТС разными водителями на каждого из них можно оформлять отдельный путевой лист. Медосмотр указывается свой для всех работников.

Перечисленные данные относятся непосредственно к вопросам эксплуатации. А чтобы путевой лист был учтен и имел юридическую силу, нужно заполнить другие сведения — это:

• название документа, дата составления;
• название субъекта, составившего путевой лист;
• содержание факта хозяйственной деятельности, а также величина его денежного измерения;
• должность лица, ответственного за оформление;
• подписи ответственных лиц со сведениями, которые позволяют их найти.

На личный транспорт, который был использован для рабочих нужд, тоже заполняются путевые листы.

Важно. Ответственное лицо может заполнять и дополнительные реквизиты. К ним относятся маршрут, расход топлива по заранее установленным нормам, а также его экономия либо перерасход (относительно установленных значений).

Инструкция, порядок заполнения путевого листа

Мы разобрались с тем, кто должен заполнять путевой лист, — остается только познакомиться с примерами. В интернете много готовых бланков, которые можно скачать, а также образцы, помогающие не допустить ошибок. По этим примерам вы легко заполните все поля — нужно только подставлять свои реквизиты и сведения.

Заключение

Даже при первом заполнении путевого листа особых проблем возникнуть не должно. Бланки, которые используются для этой задачи, уже содержат достаточное количество сведений, чтобы ответственное лицо не допускало ошибок. Достаточно следовать за образцом, последовательно вносить всю информацию — и дополнительных вопросов не будет. А если они и возникнут, можно посмотреть любой готовый документ и последовать его примеру. Заполнением путевых листов занимаются тысячи ИП и организаций, поэтому сведений по этому вопросу всегда достаточно — даже с учетом новых правил, которые вступили в силу с 2021 года.

Путевой лист грузового автомобиля — как заполнить?

• Для чего он необходим и какую функцию выполняет? v
• Кому нужен путевой лист? v
• Как правильно заполнить бланк путевого листа формы № 4-С v
• Как правильно заполнить бланк путевого листа формы № 4-П v
• Как правильно вносить записи в бланк путевого листа? v
• Как заполнить путевой лист до выезда из гаража? v
• Как заполнять путевой лист на маршруте? v
• Для чего необходимо производить медицинский осмотр водителя? v
• Задайте вопрос юристу > бесплатная консультация v

Путевым листом (по-простому — «путевкой») называется специальный документ первичного характера, с помощью которого ведется учет деятельности водителя транспортного средства, контролируется маршрут и пробег автомашины.

Для чего он необходим и какую функцию выполняет?

Путевой лист подтверждает, что автомобиль выпущен на линию для осуществления определенных действий.

Соответственно, тот, груз, который он перевозит, вполне законно находится на его борту.

Осуществляя движение, транспортное средство затрачивает определенное количество горюче-смазочных материалов, которые оплачиваются за счет средств юридического лица.

С целью подтверждения факта того, что топливные средства были потрачены обоснованно, а также для учета их количества должны вестись соответствующие подтверждающие документы. К таким документам относится путевой лист.

Кому нужен путевой лист?

Путевой лист необходим при осуществлении служебной деятельности водителя.

Без путевого листа автомобиля не сможет:

• водитель грузового транспортного средства, который занимается перевозкой и доставкой грузов;
• водитель автобуса, будь то рейсовое транспортное средство или осуществляющее разовые перевозки по предварительному заказу;
• инструктор учебной машины в автошколе;
• водитель такси;
• водитель любого другого служебного транспортного средства.

Как правильно заполнить бланк путевого листа формы № 4-С

Форму №4-С применяют при осуществлении грузоперевозок.

При этом буква «С» неслучайно появилась в названии бланка. Она означает сдельную оплату труда, иными словами, оплату услуг по сдельным расценкам.

Документ состоит из двух частей.

• Нижняя часть — отрывная, и заполняется заказчиком.

Указывается правильная информация о том, выполнена ли доставка, ее расценки и общая стоимость оказанной услуги.

Нижняя часть подтверждает, что водитель выполнил свои обязанности по осуществлению грузоперевозки.

• Верхняя часть заполняется организацией – перевозчиком.

В ней указывается дата выдачи, порядковый номер документа, а также задание для водителя с указанием адресов погрузки и разгрузки.

В этом же документе учета делается отметка механика о количестве израсходованных горюче-смазочных материалов, а также медика о состоянии водителя.

Как заполнить поля формы №4-С:

• Заполняется название организации, ее адреса и телефоны. Обязателен код ОКПО.
• Указываются сведения о шофере — ФИО, номер водительского удостоверения, табельный номер.
• В поле грузового автомобиля —  название машины, номерной знак, номер гаража, сведения о прицепах.

Скачайте бесплатно бланк и образец заполнения путевого листа по форме №4-С

[box type=»info»] Скачать Бланк путевого листа формы 4-С.xls [/box]

[box type=»info»] Скачать Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-С).xls[/box]

Как правильно заполнить бланк путевого листа формы № 4-П

Документ указанной формы заполняется также для грузовых автомобилей. Однако в этом случае, речь идет о повременной оплате услуг, о чем свидетельствует буква «П» в названии бланка.

Документ имеет две части.

• Нижняя — отрывная и обязательна к заполнению заказчиком.
• В верхней части — реквизиты документа (дата, номер, печать выдающей организации), задание для водителя, а также место для отметок специализированных сотрудников.

Скачайте бесплатно бланк и образец заполнения путевки

[box type=»info»] Скачать Бланк путевого листа формы 4-П.xls[/box]

[box type=»info»] Скачать Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-П)[/box]

Как правильно вносить записи в бланк путевого листа?

1. Документ начинается с названия. Ниже расположена строка, где указывается дата, когда соответствующий документ выдается.
2. В следующей строке указывается код производимых работ.
3. Заполняется строка, в которой указаны обязательные сведения об автомобиле.
4. Заполняются графы, содержащие информацию о водителе в соответствии с наименованием строк обсуждаемого документа.
5. В случае, если грузоперевозка подразумевает наличие лицензии, данные о ней также фиксируются в путевом листе.
6. Указываются сведения о том, когда автомобиль покинул территорию транспортного предприятия, и когда он на нее вернулся. Информация фиксируется в графе «Работа водителя и автомобиля».
7. В строке под названием «Задание водителю» фиксируется место, где расположен заказчик, для которого будут осуществляться услуги.
8. Строка «Время прибытия» — в какое время автомобиль поступил в распоряжение заказчика.
9. Заполняется строка «Наименование груза» — для определения груза, перевозимого в рамках осуществления того или иного рейса.
10. В строке «Расстояние» указываются данные о длине маршрутной линии. Данная информация позволит произвести расчет затраченных ГСМ.

Как заполнить путевой лист до выезда из гаража?

Перед выездом автомобиля из гаража заполняются не все графы путевого листа.

На момент, когда автомобиль начинает движение, в путевом листе содержится следующая информация:

1. Объем топливных средств, которые были выданы водителю с учетом остатка от предыдущего рейса.
2. Отметка автомеханика о состоянии транспортного средства, а также фиксацией показаний спидометра.
3. Отметка медицинского работника о состоянии здоровья водителя перед выходом на линию.
4. Фактическое время выхода автотранспортного средства на линию.

Без указания вышеуказанных сведений начинать движение водитель не имеет права.

Как заполнять путевой лист на маршруте?

В документ вносится информация, которая неизвестна при отправке транспортного средства из гаража.

К такой информации относятся:

• данные о накладных, которые прилагаются к данному документу, и подтверждают факт совершения грузоперевозки;
• данные о возникших неожиданных простоях на линии;
• особые отметки дорожных служб о совершении правонарушений со стороны водителя транспортного средства.

Для чего необходимо производить медицинский осмотр водителя?

Процедура находит свое отражение в графах путевого листа. Обязательно ли ее осуществлять и кто является надлежащим лицом в данном случае?

Производить медицинский осмотр водителя необходимо в соответствии с законодательными нормами.

[box type=»download»] Осуществлять его и делать соответствующее заключение имеет право только медицинский работник.[/box]

Далеко не в каждой организации есть свой медицинский работник.

Как поступить, если такой ставки в штатном расписании нет?

В случае отсутствия собственного медицинского работника существует два пути решения проблемы:

• В первом случае юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, выпускающие на линию грузовой автомобиль могут заключить договор с медицинским учреждением на оказание услуг по медицинскому осмотру водителей.

Кроме медицинских учреждений данную услугу оказывают крупные транспортные предприятия, имеющие свой медицинский кабинет, штат соответствующих работников и лицензию на оказание подобного вида услуг.

Расчет между организациями производится в порядке, установленном договором.

• Заключается такой договор с медицинским работником, имеющим необходимое разрешение.

В этом случае отношения между юридическим лицом и специализированным персоналом оформляются путем заключения договора подряда. Цену услуги и порядок расчетов стороны определяют самостоятельно.
[box type=»download»] Процедура предрейсового и послерейсового медицинского осмотра позволяет удостовериться, что физическое состояние водителя удовлетворительно для управления транспортным средством. Исключается возможность нахождения его в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.[/box]

 

Если у Вас остались вопросы, получите бесплатную консультацию прямо сейчас:

Как правильно заполнить коносамент

Посмотреть задержки и закрытия терминалов Узнать больше »

COVID-19 — с 25 марта 2020 г.

было принято решение о приостановке всех возмещений в связи с отказом от гарантийного обслуживания Узнать больше »

Успешные поставки начинаются и заканчиваются точными товаросопроводительными документами.

• Найти маршрут
• Получить предложение
• Запросить Самовывоз
• Отследить Отправление

Close

С севера на юг и с востока на запад, если вы перевозите грузы в Северной Америке, вы находитесь на нашем маршруте.

Найти маршрут

Получите тариф для вашего груза с помощью нашего простого в использовании инструмента расчета стоимости или войдите в систему, чтобы узнать предпочтительные для вашего клиента цены.

Рассчитать стоимость

Готов ли груз к выдаче? Просто скажите нам, когда и где — вот и все.

Запрос на самовывоз

Статус доставки в режиме реального времени для ваших доставленных и недоставленных отправлений.

Отслеживание отправления

Коносамент является юридическим договором между грузоотправителем (вами) и перевозчиком (YRC Freight). В коносаменте точно указывается, что отгружается, откуда оно прибывает и куда направляется.

Вы можете купить коносаменты в канцелярских магазинах. Коносамент YRC Freight можно бесплатно получить в Центре обслуживания клиентов YRC Freight. Другой вариант — заполнить грузовую накладную YRC онлайн и распечатать копию. Передайте заполненный коносамент водителю YRC Freight, который заберет ваш груз.

Коносаменты также можно заполнять и отправлять в электронном виде при регистрации для использования наших безопасных инструментов.

Как правильно и полностью подготовить коносамент

Просмотрите изображение коносамента ниже, где пронумерованные поля и соответствующие пронумерованные описания были предоставлены, чтобы помочь вам в правильном заполнении.

1. Введите дату.
2. Введите номер коносамента, если применимо.
3. Прикрепите или напечатайте штрих-код в этой области.
4. Введите номер Pro (идентификатор, присвоенный YRC Freight), если применимо.
5. Вставьте ссылочные номера, которые вы используете для внутренних целей (необязательно).
6. Четко печатать имена грузоотправителя (отправителя товаров) и грузополучателя (получателя товаров) и полные адреса там, где они указаны. Обязательно укажите почтовые индексы.
7. Если третья сторона (кроме грузоотправителя или грузополучателя) оплачивает счет, четко напечатайте название компании, адрес и номер телефона.
8. Включите любые специальные примечания или маркировку, например:
   • Номера специальных счетов, используемые внутри вашей компании
   • Номера заказов на поставку от вашего клиента
   • Специальные инструкции по обеспечению быстрой доставки
   • Прикрепите наклейку Pro
9. Для ускоренной или гарантированной доставки выберите желаемую повременную доставку. Укажите дату и время доставки. Установите соответствующий флажок для упреждающего уведомления, если это необходимо.
10. Пометить коносамент как наложенным платежом; если вы хотите, чтобы YRC Freight взимала плату за фактический продукт (а не за доставку) при доставке. Как правило, сборы за обработку взимаются за суммы наложенного платежа. Коносамент YRC Freight включает специальный блок для отправлений наложенным платежом.
11. Введите сумму наложенного платежа (стоимость продукта), которую необходимо получить.
12. Укажите, приемлем ли чек компании клиента для наложенного платежа.
13. Введите количество единиц отгрузки. Если посылка защищена таким образом, что отдельные части нельзя отделить друг от друга, у вас есть одна единица отгрузки, независимо от того, сколько штук в посылке.
14. Введите тип упаковки (типичная упаковка включает картонные коробки, салазки и бочки).
15. При отправке отдельных частей введите номер.
16. Введите единицу измерения ( например, EA = каждый).
17. Поставьте крестик в этом столбце, если продукт является опасным материалом Департамента транспорта (DOT). К опасным продуктам применяются особые правила и требования. Свяжитесь с YRC Freight, чтобы обсудить отправку опасных продуктов.
18. Написать описание статей. Укажите материал, из которого изготовлен продукт, и его общепринятое название. Помните, что к опасным материалам DOT предъявляются особые требования. Ваш представитель YRC Freight может помочь вам определить технические характеристики вашего продукта.
19. Включите номер позиции Национальной автомобильной грузовой классификации (NMFC). Обратитесь в NMFC или YRC Freight за правильным описанием и номером товара. Стоимость доставки будет зависеть от классификации отправления.
20. Введите правильную спецификацию класса.
21. Введите правильный вес вашего груза. Если отгружается несколько продуктов, укажите вес каждого продукта отдельно.
22. Введите длину, ширину и высоту отправления. Если отгружается несколько продуктов, укажите размеры каждого из них отдельно.
23. Если вы отправляете опасные материалы, введите номер телефона для экстренной связи.
24. Укажите, кто несет ответственность за оплату доставки. «Предоплата» означает, что грузоотправитель будет платить; «собрать» означает, что грузополучатель (получатель) будет платить.
25. Укажите объявленную стоимость товара.
26. После подписания этот раздел лишает грузоотправителя права требовать от перевозчика взимания любых сборов за доставку, которые выставляются грузополучателю.
27. Введите название вашей компании (в качестве грузоотправителя) и попросите вашего уполномоченного агента подписать коносамент.
28. Представитель YRC Freight подпишет коносамент и впишет дату и количество единиц отгрузки.
29. Представитель YRC Freight укажет, кто загрузил и пересчитал груз.

UPS Air Cargo — Заполнение авианакладной

Международные MAWB должны быть напечатаны на машинке или на компьютере. Клиенты могут предоставить дополнительную информацию, однако UPS Air Cargo требует информацию, указанную ниже.

Чтобы получить авианакладные, заполните форму запроса авианакладной (только для стран происхождения из США, Латинской Америки, Мексики и Канады).

Описание полей MAWB

Следующая информация требуется для всех основных авианакладных (MAWB).

• Раздел 1 Заполняется заказчиком

  Имя и адрес грузоотправителя.

• Раздел 2 Заполняется заказчиком

  Имя и адрес грузополучателя.

• Раздел 3 Заполняется заказчиком

  Трехбуквенный код аэропорта отправления. Это код аэропорта отправления, будь то грузовые автомобили или самолеты.

• Раздел 4 Заполняется заказчиком

  Трехбуквенный код аэропорта назначения.

• Раздел 5 Заполняется заказчиком

  Объявленная стоимость варианта перевозки

• Раздел 6 Заполняется заказчиком

  Стоимость отгрузки для таможенных целей. Если в блоке 5 не отображается значение, требуется соответствующая формулировка исключений SED.

• Раздел 7 Заполняется UPS/CFS или заказчиком

  Информация по обращению – содержит любые специальные инструкции или примечания относительно фрахт, размеры, номера ULD и вес отдельной позиции.

• Раздел 8 Заполняется заказчиком

  Количество штук

• Раздел 9 Заполняется заказчиком

  Общий вес

  ПРИМЕЧАНИЕ: Не включает собственный вес авиационных поддонов и/или контейнеров, однако он включает вес деревянных полозьев

• Раздел 10 Заполняется заказчиком

  килограммов (кг) или фунтов (фунтов).

• Раздел 11 Заполняется заказчиком

  Оплачиваемый вес. Фактический вес или объемный вес, в зависимости от того, что лучше.

• Раздел 12 Заполняется заказчиком

  Ставка/плата — только международный MAWB

• Раздел 13 Заполняется заказчиком

  Итого — только международные MAWB

• Раздел 14 Заполняется заказчиком

  Характер и количество товара, описание груза. Это может включать размеры или объем.

  ПРИМЕЧАНИЕ: Использование термина «Консолидация» или подобных терминов не является приемлемым описанием товаров. Описание должно быть конкретным.

• Раздел 15 Заполняется заказчиком

  Подпись грузоотправителя или агента.

• Раздел 16 Заполнен UPS/CFS

  Дата подписания

• Раздел 17 Заполнен UPS/CFS

  Время подписания.

• Раздел 18 Заполнен UPS/CFS

  Место подписания — трехбуквенный код шлюза.

  ПРИМЕЧАНИЕ: См. пример MAWB в разделе «Бланки авиагруза».

• Раздел 19 Заполнен UPS/CFS

  Подпись выдавшего перевозчика или его агента относится к:

  • Представитель UPS ИЛИ
  • Сотрудник КФС

  ПРИМЕЧАНИЕ: Уточнить все подписи.

• Раздел 20-23 Заполняется заказчиком

  Подписи грузополучателя

  ПРИМЕЧАНИЕ: 20, 21, 22 и 23 должны быть заполнены грузополучателем или его агентом на шлюзе назначения или в CFS.

  No related posts.