10 вещей, которыми нужно управлять SI
Будучи экспортером, вы каждый день имеете множество контейнеров, отправляющихся со склада в разные пункты назначения. Отслеживание содержимого каждого контейнера, типа груза, его веса, таможенных требований, сведений о грузополучателе и т. д. может привести к путанице. Недостающая информация может задержать всю вашу цепочку поставок. Например, если контейнер прибыл в порт без соответствующих таможенных документов, он не будет выпущен из порта. Или, если имя грузополучателя не указано четко, во время доставки может возникнуть путаница. Таким образом, вам необходимо иметь всю отгрузочную документацию на месте
Это начинается с создания подробных инструкций по доставке. Именно данные этого документа впоследствии будут использованы для создания коносамента или морской накладной. Продолжайте читать, чтобы узнать больше об инструкциях по доставке и о том, как упростить документацию по отгрузке.
Что такое инструкции по отправке?
Инструкции по отгрузке относятся к юридическому документу, который содержит подробную информацию об инструкциях по отгрузке и логистике.
Этот документ создается экспортером и передается перевозчику или экспедитору. Как только экспедитор получит этот документ, он начнет соответствующим образом организовывать транспортировку и логистику.
Некоторые грузовые компании требуют, чтобы инструкции по доставке были отформатированы в пользовательских форматах, соответствующих их процессам. Таким образом, создание этих инструкций вручную может занять много времени.
Какая обязательная информация требуется в инструкциях по отгрузке?
Независимо от формата, в котором представлены инструкции по отправке, некоторые детали являются обязательными.
Номер поставки
Каждая посылка должна иметь уникальный номер отправления. В одном контейнере может быть несколько упаковок с разными номерами отправлений. Этот номер отправления важен для сквозного отслеживания.
Каждая компания может использовать свой способ форматирования номеров отправлений.
Обычно он буквенно-цифровой. Этот номер отправления также будет сообщен покупателю, ожидающему доставки заказа.
Номер контейнера
Номера контейнеров — это уникальные последовательности, используемые для идентификации и отслеживания контейнеров при их перемещении между портами. Этот номер указан на дверце контейнера вверху справа. Номер контейнера обычно состоит из 4 букв, за которыми следуют 7 цифр. Он состоит из 4 частей.
Первые три буквы отражают префикс владельца. Например, все контейнеры Maersk начинаются с MAE, а номера контейнеров Hapag Lloyd начинаются с HAM.
Четвертая буква — идентификатор категории оборудования. 7 цифр, следующих за буквами, также можно разбить на две части. Первая часть имеет 6 цифр. Это относится к серийному номеру и присваивается владельцем контейнера. Последняя цифра известна как контрольная цифра. Это используется для проверки полной последовательности идентификации в Бюро международных контейнеров (BIC).
Общее количество упаковок
Ваши инструкции по отправке должны включать общее количество упаковок в каждом контейнере, а также общее общее количество упаковок во всех контейнерах, отправляемых как одна отправка. Это помогает гарантировать, что ничего не потеряется во время транспортировки.
Тип отправляемой упаковки
Тип упаковки определяет, где контейнер загружается на судно, а также где он хранится в порту. Например, допустим, вы отправляете свежие продукты в рефрижераторных контейнерах. Эти контейнеры необходимо будет загружать и разгружать быстро, поскольку контейнер не сможет поддерживать свою внутреннюю температуру и давление в течение более чем нескольких часов, когда он отключен от сети.
Вес брутто груза
Относится к общему весу отправления. Ваш грузоотправитель должен знать общий вес продукта и вес упаковочного материала, используемого для транспортировки.
Это важно по двум причинам. Во-первых, вес груза и контейнера будет определять место его загрузки на судно. Чтобы груз не опрокидывался, самые тяжелые контейнеры загружаются снизу, а самые легкие — сверху. Кроме того, они сталкиваются с импортными/экспортными сборами в зависимости от веса груза. Во-вторых, знание веса брутто груза помогает экспедиторам выбрать правильный автомобильный транспорт для доставки груза из порта в пункт доставки.
Условия платежа
Перевозка товаров через океан сопряжена со значительным риском. Следовательно, важно выбрать подходящие условия оплаты. Затем это должно быть указано в инструкциях по доставке, чтобы избежать недоразумений.
Когда вы обсуждаете условия платежа, необходимо учитывать несколько факторов; погрузочные сборы, страхование, импортные и экспортные пошлины, налоги, терминальные сборы в пункте отправления и назначения, транспортные расходы и т. д.
Оплата может быть произведена заранее, посредством банковского аккредитива, открытого счета или телеграфным переводом.
Описание груза
При таможенном оформлении груз должен быть подробно описан, иначе он может быть задержан. Грузоотправителю недостаточно знать, что в контейнере перевозится сельскохозяйственная продукция. Приемлемым описанием груза может быть тип перевозимой сельскохозяйственной продукции, т. е. яблоки, рис, бананы и т. д. Точно так же, если вы отправляете провода, в описании груза должно быть указано, какие провода в контейнере — медные или стальные.
Имя и адрес грузоотправителя
Грузоотправитель относится к экспортеру. Они несут ответственность за упаковку и подготовку груза, а также обработку всей документации и документов.
В инструкциях по отгрузке должны быть четко указаны зарегистрированное имя грузоотправителя и адрес главного офиса.
Имя и адрес грузополучателя
Грузополучателем обычно является владелец товара и лицо, получающее груз.
Грузополучателем может быть компания или физическое лицо. Если не оговорено иное, грузополучатель должен получить груз лично.
Поэтому важно, чтобы полное имя и адрес грузополучателя были указаны в инструкциях по отправке.
Прочие сведения
В зависимости от страны, из которой отгружаются товары, и конечного порта или пункта получения, в инструкциях по отгрузке может также потребоваться указать многие другие сведения о местных обычаях или правилах.
Например, для пищевых продуктов, экспортируемых из Индии, потребуются сертификаты, выданные Советом по инспекции экспорта (EIC), подтверждающие безопасность и качество товаров.
Когда истекает срок получения инструкций по отправке?
Последний день подачи инструкций по отгрузке зависит от пункта назначения груза и судна. Обычно после подтверждения бронирования грузоотправитель информируется о сроках получения инструкций по доставке.
Есть более простой способ.
Вы можете делиться информацией с экспедиторами и перевозчиками на платформе BuyCo и автоматизировать инструкции по доставке в соответствии с характеристиками груза. Заинтересованные стороны будут автоматически уведомлены об их обязанностях.
Это помогает избежать захламления почтовых ящиков и упрощает управление документами, а также экономит ваше время. Это также гарантирует, что каждый имеет доступ к точным и актуальным документам.
Как отправить инструкции по доставке?
Инструкции по доставке можно отправить непосредственно на веб-сайте перевозчика. Как упоминалось ранее, перевозчики могут использовать разные форматы инструкций по доставке. Следовательно, важно связаться с перевозчиком, использовать его онлайн-процессы или использовать платформу контейнерных перевозок, такую как BuyCo, чтобы убедиться, что у вас есть вся необходимая информация для каждого перевозчика.
Могу ли я отправить инструкции по доставке на своем родном языке?
При международной торговле все инструкции по доставке должны быть на английском языке. Это гарантирует, что они понятны всем властям в портах отправления и назначения, а также в любых промежуточных портах, в которых может остановиться судно.
Почему мои инструкции по доставке были отклонены?
Инструкции по отгрузке могут быть отклонены по разным причинам. Это может быть как просто неправильно введенная информация, которую можно отредактировать и отправить повторно, так и локальные или товарные ограничения. Когда инструкции по отгрузке отклоняются, указывается причина отклонения вместе с возможными шагами, которые можно предпринять. Чтобы избежать отклонения ваших инструкций по доставке, используйте платформу контейнерных перевозок, чтобы убедиться, что у вас есть все, что вам нужно, и уменьшить вероятность ручной ошибки.
Как не создавать инструкции по доставке вручную?
Создание инструкций по отгрузке вручную занимает много времени и подвержено ошибкам.
Существует высокий риск отклонения инструкций по отправке. Чтобы избежать этого, автоматизируйте создание инструкций по доставке с помощью BuyCo.
BuyCo упрощает запрос и обмен данными. Все эти общие данные хранятся централизованно, чтобы избежать беспорядка в электронной почте и обеспечить доступность информации. Для создания инструкций по отгрузке в BuyCo информация может быть получена через API-интерфейсы непосредственно из клиентских ERP или из определения/требований к отгрузке. Таким образом, нет необходимости вводить данные снова.
Точность гарантирована, и ваша команда может работать более эффективно.
Как автоматизировать отправку инструкций по доставке?
BuyCo автоматизирует процесс создания и отправки инструкций по отгрузке. Когда данные вводятся или обнаруживаются в планировании доставки, BuyCo использует эти данные для автоматического заполнения инструкций по доставке для вас.
Если вам нужно отправить несколько инструкций по отгрузке для нескольких одинаковых отправлений, SI можно заполнить и отправить оптом и в масштабе.
Как наиболее эффективно управлять инструкциями по отгрузке?
BuyCo упрощает контейнерные перевозки и помогает вам максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Когда дело доходит до управления документами и инструкций по отгрузке, эта платформа для совместной работы централизует все коммуникации и автоматизирует процессы.
Во-первых, BuyCo позволяет управлять всеми запланированными и текущими грузоперевозками на одной платформе. Он связан с 97% всех мировых морских перевозчиков, поэтому нет необходимости посещать сайты отдельных перевозчиков.
Во-вторых, систему можно легко интегрировать с существующими ERP/SAP/TMS через API. Это упрощает извлечение и обмен информацией и сводит к минимуму риск ошибки.
В-третьих, вся информация хранится централизованно и доступна всем заинтересованным сторонам. Если документ обновляется одним игроком, все остальные также увидят последнюю информацию.
Это объединяет всех игроков и помогает избежать путаницы в портах.
Наконец, BuyCo помогает автоматизировать различные операционные процессы, включая создание инструкций по отгрузке и обмен ими. В случаях, когда груз, перевозчики, пункты назначения и т. д. одинаковы, ссылки на груз, требования к грузу, документы и т. д. могут быть продублированы для дополнительной экономии времени.
Пример шаблона инструкций по отгрузке
В заключение
Полная и точная документация имеет решающее значение для бесперебойной работы отгрузочных операций. Ваши Инструкции по отгрузке можно считать основой всей документации для каждой отгрузки. Другие документы, такие как коносамент, используемый для отслеживания и т. д., будут созданы на основе этого документа. Вместо того, чтобы создавать инструкции по доставке вручную, BuyCo позволяет автоматизировать этот процесс. Это экономит время и усилия, обеспечивает упоминание всех важных деталей и сводит к минимуму риск ошибки.
Узнайте больше о BuyCo
Изменение, отклонение и отмена электронных накладных по налогу на товары и услуги
В этой статье вы узнаете, как управлять уже сгенерированными электронными накладными (EWB)/консолидированными электронными накладными.
Последние обновления электронных накладных
29 августа 2021 года
GSTR- 3B (два месяца или более для ежемесячно подающих декларацию и один квартал или более для налогоплательщиков QRMP) за период с марта 2021 г. по май 2021 г.
4 августа 2021 г.
Блокировка электронных накладных в связи с непредставлением резюме GSTR-3B возобновляется с 15 августа 2021 г.
1 июня 2021 г.
примечания к выпуску уточнил, что номер GSTIN с приостановленным номером не может генерировать электронную накладную. Однако получатель или перевозчик с приостановленным номером GSTIN может получить сгенерированную электронную накладную.
2. Вид транспорта «Судно» теперь обновлен на «Судно/Дорожное вместе с Судном», чтобы пользователь мог ввести номер транспортного средства, в котором товары первоначально перемещаются автомобильным транспортом, а также номер и дату коносамента для перевозки судном. . Это поможет воспользоваться преимуществами ODC для передвижения с использованием судов и облегчит обновление сведений о транспортном средстве по мере движения по дороге.
18 мая 2021 г.
CBIC в Уведомлении 15/2021-Центральная налоговая служба уведомила, что блокирование номеров GSTIN для создания электронных накладных теперь рассматривается только для GSTIN поставщика, нарушившего правила, а не для GSTIN получателя или перевозчика, нарушившего правила. .
Процесс обновления номера транспортного средства в EWB
Номер транспортного средства является необязательным полем при создании части-A электронной накладной. Но электронная накладная без номера транспортного средства недействительна для перемещения товаров.
Портал электронной накладной предоставляет возможность обновить номер транспортного средства в документе. Этот вариант можно использовать в следующих случаях:
- Номер транспортного средства не был введен при формировании электронной транспортной накладной ИЛИ
- Товар перемещается на другое транспортное средство/транспортное средство во время транзита из-за поломки или перегрузки.
Эту опцию можно использовать многократно для электронной накладной в течение срока ее действия. Обратите внимание, что никакие другие реквизиты электронных накладных редактировать нельзя. Кроме того, на портале электронных накладных доступна опция массового обновления номера транспортного средства, где шаблон Excel можно заполнить и загрузить на портал для обновления сведений об автомобиле для нескольких электронных накладных за один раз.
Вот пошаговый процесс обновления номера транспортного средства:
Шаг 1: Войдите на портал электронных накладных и Выберите подопцию «Обновить номер транспортного средства» в разделе «Электронная накладная».
опция, появляющаяся в левой части приборной панели.
Примечание. Если сводная электронная накладная нуждается в обновлении сведений о транспорте/транспортном средстве, выберите «Повторно создать» в разделе «Сводная EWB», отображающемся в левой части приборной панели.
Остальные шаги остаются прежними.
Шаг 2: В поле «Показать электронную накладную по:» выберите «Номер электронной накладной» или «Дата создания». Введите номер или дату электронной накладной и нажмите «Перейти».
Список отфильтрованных e-Way Bills появится в соответствии с вашим выбором.
Выберите соответствующую электронную накладную, для которой вы хотите обновить номер транспортного средства.
Шаг 3: Введите данные на этой странице:
- Номер автомобиля
- С места
- выберите причину изменения из раскрывающегося списка – Перегрузка, Поломка транспортного средства или Не обновлено ранее
- примечания, если таковые имеются
Нажмите кнопку «Отправить».
Примечание. Вместо номера транспортного средства введите номер документа перевозчика, если используется железнодорожный, воздушный или морской транспорт.
Электронная накладная мгновенно обновляется новыми данными. Ошибки (если есть) будут отображаться. Даже консолидированные счета Eway могут быть обновлены для деталей транспортного средства.
Обновление идентификатора перевозчика в счетах eWay
Первоначально назначенный перевозчик/продавец, сгенерировавший электронные накладные, может изменить/переназначить идентификатор перевозчика, тем самым заменив существующего перевозчика новым перевозчиком. Если изначально назначенный перевозчик назначает другого перевозчика путем изменения TransID, то продавец не может внести какие-либо изменения. Кроме того, можно редактировать только детали Part-B.
Вот пошаговое переназначение другого транспортера:
Шаг 1: Выберите подопцию «Обновить EWB Transporter» в опции «Электронная накладная», отображаемой
на левой боковой панели приборной панели.
Шаг 2: Введите номер счета Eway и нажмите «Перейти».
Шаг 3: Введите новый/измененный идентификатор перевозчика (название перевозчика появится в вашем чеке) и нажмите «Отправить».
На экране появится обновленная электронная накладная. Нажмите «Печать», чтобы распечатать счет Eway. Обратите внимание, что номер счета Eway не меняется при изменении данных перевозчика.
Как отклонить EWB?
Налогоплательщик может использовать эту опцию, чтобы отклонить электронные накладные, созданные другими сторонами (в качестве получателей/поставщиков) на GSTIN первого.
Например, если посылка вообще не дошла до места назначения, так как была отменена в пути, получатель может отклонить электронную накладную.
Предварительные условия:
- Дата создания электронной накладной
- Номер электронной накладной, которую вы хотите отклонить
Войдите на портал электронных накладных, нажмите «Отклонить» слева.
приборной панели.
Появится следующий экран:
Выберите дату создания электронной накладной и нажмите «Отправить» Список электронных накладных, созданных на выбранную дату. Отметьте галочкой соответствующую электронную накладную, которую вы хотите отклонить, с правой стороны. Вы получите сообщение на экране, как только электронная накладная будет успешно отклонена.
Примечание: В качестве второй стороны можно сообщить о принятии или отклонении такой отправки, указанной в электронной накладной. Если о принятии или отклонении не сообщается в течение 72 часов с момента создания электронной накладной, считается, что он принял данные.
Аннулирование электронных накладных
Если товары никогда не перевозились или перевозятся не в соответствии с данными, указанными в электронной накладной, то создатель таких электронных накладных может аннулировать электронную накладную, следуя эти шаги.
Примечание:
- электронные накладные могут быть аннулированы только генератором таких электронных накладных.
- Срок для отмены составляет 24 часа с момента создания электронной накладной.
- После отмены использование такой электронной накладной является незаконным.
- Если электронная накладная проверена любым уполномоченным сотрудником, она не может быть аннулирована.
Вот шаги, которые нужно выполнить:
Шаг 1: Нажмите «Электронная накладная» или «Консолидированная EWB» и выберите «Отмена» в раскрывающемся списке
Шаг 2: Введите 12-значный номер электронной накладной для EWB, который вы хотите отменить, и нажмите «Перейти».
Появится выбранный EWB. Укажите подходящую причину отмены. Например, товар не перемещается, введена неверная запись в Э-накладной.
Как продлить срок действия счетов eway?
Срок действия счетов Eway может быть продлен составителем счетов Eway либо за восемь часов до истечения срока действия, либо в течение восьми часов после истечения срока действия счетов Eway.