Как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля образец: Образец путевого листа легкового автомобиля на месяц 2020 и 2021

Содержание

Бланк путевой лист форма 3


Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 2018 года: бланки и образцы заполнения для бесплатного скачивания в Excel, Word, PDF | КУБ

Путевой лист легкового автомобиля – документ, который ежедневно оформляется водителем для учета движения транспортного средства организации. Он необходим для отслеживания маршрута движения машины, учета расходов на обслуживание транспорта и закупку ГСМ, расчета зарплаты водителя. Для заполнения путевого листа используется форма 3.

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2018 года

Предлагаем бесплатно скачать новую форму 3 для акта путевого листа легкового автомобиля, действительную в 2018 году.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля?

В путевой лист по форме 3 вносятся следующие сведения:

  • Дата и номер составления документа
  • Информация об организации: наименование, адрес, телефон, факс, коды по ОКУД и ОКПО.
  • Информация об автомобиле: марка, модель, государственный регистрационный номер, гаражный номер.
  • Информация о водителе: ФИО, табельный номер, номер воительского удостоверения, категория, тип лицензионной карточки.
  • Задание водителю с указанием мест и времени отбытия и прибытия.
  • Информация об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж с подписью механика.
  • Информация о выдаче и расходе горючего с подписью механика.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

Образец заполнения формы 3 для путевого листа легкового автомобиля

Правильно оформить путевой лист легкового автомобиля по форме 3 2018 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Если вы часто оформляете путевые листы и выписываете другие документы, зарегистрируйтесь в сервисе КУБ. Он позволяет заполнять документацию в автоматическом режиме и отправлять ее контрагентам по e–mail.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

(1 Рейтинг, среднее: 5,00 из 5) Загрузка...

Бланк путевого листа легкового автомобиля (форма 3)

Источник/официальный документ: Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78 Название документа: Типовая форма №3 (ОКУД 0345001) Формат: .doc Размер: 94 кб Скачать Печать Предварительный просмотр В закладки

На сегодняшний день нечасто увидишь предприятие или компанию, которая не пользовалась бы автомобилем для служебных целей. Потребность стала увеличиваться после того, как начали повышаться расходы организаций. При различных поездках рабочего характера необходимо иметь бланк путевого листа легкового автомобиля.

Что это за документ

Путевой лист – главный документ, для создания первичного учета, который контролирует совместно с ТТН при транспортировке продукции критерии работы автомобиля и водителя. Помимо этого бумага позволяет правильно начислить з/п водителю, а также обеспечения итогового счета за транспортировку груза. Его выписывает диспетчер в единственном экземпляре раз за смену. Форма бланка путевого листа легкового автомобиля выглядит следующим образом:

Законодательство Российской Федерации постановило, что нужно использовать путевой лист форма 3. Это постановление было создано 28.11.97 №78. Однако, если компании неудобно пользоваться им, то они могут разработать собственный вариант.  Документ содержит информацию следующего характера:

  • дата получения и номер;
  • личная информация о водителе;
  • контактные данные;
  • характеристика автомобиля;
  • что переводится и краткая идентификация товара.

При составлении самостоятельного бланка необходимо знать следующую форму заполнения:

  • печать компании, на которую оформлен автомобиль, не надо ставить;
  • должны быть проставлены число и время техосмотра;
  • в обязательном порядке надо указать число и время выезда автомобиля в рейс;
  • с собой водитель должен иметь медицинскую карту о его здоровье.

Скачать бесплатно бланк путевого листа легкового автомобиля можно на нашем сайте.

Применение путевого листа

Путевой лист необходим обязательно при далеких поездках. Его использовать надо в следующих случаях:

  • при перевозке людей в различные страны;
  • при перевозке товарной продукции и тяжелых грузов.

Польза этого листа в том, что при предъявлении этого документа в бухгалтерию, они вычитают расходы на бензин и ГСМ. Поэтому водитель может работать на своем транспортном средстве, при этом ему будут компенсироваться все денежные издержки за топливо.

Сдача

Когда водитель возвращается обратно с поездки, в документе он должен расписаться под колонкой «Автомобиль сдал». После этого транспортное средство и бумага отдается механику. Тот в свою очередь снимает все показатели спидометра, а также проверяет остаток бензина в баке. После проведенной тщательной проверки всех заполненных данных он ставит подпись. Далее бланк отдается диспетчеру, который удостоверяется подписью и указанием времени и числа прибытия.

Затем уполномоченное лицо проводит расчет всех затрат, издержек, подписывает, и отдает в бухгалтерию для начисления заработной платы. Чтобы расчеты были правильные, делается ЭВМ.

Скачать  путевой лист легкового автомобиля форма 3 в Word

Предварительный просмотр
Полноэкранный предварительный просмотр

Путевой лист легкового автомобиля, форма №3

Для того чтобы использовать автомобили, находящиеся в собственности или распоряжении компании, ее водителю во время поездки надо при себе иметь путевой лист автомобиля. Он не только входит в состав обязательных бланков, которые при проверке запрашивают дорожными инспекторами, но является первичной формой по учету работы автомобиля и основанием для расчета зарплаты водителю и списания топлива.

Порядок применения путевого листа

Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером. Этот документ нужно оформлять ежедневно, особенно в автотранспортных предприятиях. Если рабочий день в компании состоит из нескольких смен, то желательно заполнение путевых листов производить на каждого водителя (смену).

На небольших предприятиях, на которых в распоряжении фирмы находится только служебный транспорт (например, автомобиль руководителя), допускается выписка этого бланка на несколько дней. Также один документ может быть оформлен на длительный период, если автомобиль используется при командировке.

В настоящее время форма путевого листа может быть разработана предприятием самостоятельно с учетом особенностей его деятельности. Тем не менее он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для бухгалтерских бланков. В основном используется типовая межотраслевая форма №3, утвержденная Госкомстатом.

Выписанный документ заносится в журнал регистрации путевых листов, согласно которому ему присваивается очередной номер. После этого он выдается на руки водителю.

При выезде из гаража в путевом листе обязательно должен расписаться механик, который проверяет исправность машины, показания спидометра и остаток в баке топлива.

Выполняя служебные обязанности, шофер на второй стороне путевого листа отражает места, которые он посещает, записывая информацию о времени и пройденных километрах.

При заезде в гараж, машину осматривает технический специалист, проверяет ее исправность, фиксирует показания спидометра и литраж в баке в соответствующих графах, а после этого визирует путевой лист.

Работник сдает данный документ в диспетчерскую, где специалист просчитывает его и отражает в журнале регистрации.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Рассмотрим подробнее, как заполнять путевой лист.

Заполнение лицевой стороны
Вверху проставляется штамп компании, ниже проставляются номер (при необходимости серия) и дата документа.

В следующей графе надо указать название компании, ее адрес и телефон. Здесь же отражается код регистрации фирмы в органах статистики (ОКПО).

После этого диспетчер заполняет марку автомобиля, его государственный номер, инвентарный гаражный идентификатор.

В соответствующей строке записывается Ф.И.О. водителя, табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, если есть — класс.

Следующий раздел путевого листа заполняется, если предприятие является специализированным, например, такси. Для таких фирм требуется оформление лицензионных карточек, их реквизиты нужно вписывать сюда.

Диспетчер определяет задание водителю, и указывает точный адрес подачи автомобиля. После этого специалист визирует документ и передает его шоферу.

Для механика предусмотрен специальный раздел в документе, где он отмечает исправность автомобиля и показания спидометра, остаток в баке, и визирует его с указанием своих Ф.И.О. Водитель также расписывается ниже в получении машины с расшифровкой своих личных данных.

Работник во время заправки отражает количество заправленного топлива, его марку. Рядом с литражом может расписываться в подтверждение сотрудник станции.

Диспетчер указывает фактическую дату и время возвращения в гараж, при необходимости делая отметку о простоях, опозданиях и т. д.

При возвращении водитель сдает машину механику, который проверяет ее состояние, отмечает остаток в баке на конец рабочего дня и счетчик пробега. Подтверждая получение автомобиля, технический специалист ставит свою подпись, а сдающий ее шофер – свою.

Дальше документ заполняет диспетчер, которая на основании показаний спидометра рассчитывает по норме расход топлива, сравнивая его с фактическим и выявляя перерасход или экономию.

Заполнение оборотной стороны
[ads-pc-4] [ads-mob-4] На оборотной стороне документа водитель собственноручно заполняет информацию о процессе выполнения своего служебного задания, указывая места выезда и назначения с расшифровкой периода времени и пройденного километража. При работе с третьими лицами, они могут расписываться в выполнении шофером задания напротив его записей.

В нижней части документа диспетчер рассчитывает общее количество отработанных за день часов и километраж по спидометру. В зависимости от применяемой системы оплаты труда она определяет зарплату работнику и передает путевой лист после фиксации в журнале регистрации в бухгалтерию. Правильность расчетов счетный работник подтверждает своей подписью.

Путевой лист образец заполнения можно посмотреть ниже.

Нюансы

Правильность оформления данного документа очень важна, для включения затрат на топливо в расходы для целей налогообложения. Именно он является основным документом, который запрашивают инспекторы во время проверки.

Для многих предприятий на путевом листе обязательна отметка о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотров.

Бланк путевого листа легкового автомобиля

Скачать бланк путевого листа – типовая межотраслевая форма №3, Word.

Скачать форму путевого листа легкового автомобиля в формате Excel.

Образец заполнения путевого листа скачать.

Бланк путевого лист грузового автомобиля по межотраслевой форме №4-М.

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2019

Путевой лист — это необходимый документ первичной отчетности. Лист применяется для учета работы легкового автотранспорта и будет помогать при начислении зарплаты водителю. Выписывается путевка диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего на один день или смену.

Путевой лист необходим, если:

  • бизнес организации связан с перевозкой людей, багажа, грузов с помощью городского транспорта (согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Это касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки вне зависимости, один пассажир в транспортном средстве (ТС) или больше;
  • организация услуг по перевозке не оказывает, но использует легковой автомобиль. Путевой лист подтверждает списание расходов на ГСМ;
  • водитель на собственном авто осуществляет поиск клиентов с компенсацией топливных затрат.

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 и правила его заполнения

В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28. 11.1997 № 78. Предприятие может разработать и использовать собственный путевой лист, главное — оформлять его правильно.

Скачать

Путевой лист легкового автомобиля форма 3 содержит перечень обязательных реквизитов документа, которые указаны в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. Новая его редакция была принята 26.02.2017 (Приказ Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17). Но с 1 марта документ претерпит еще некоторые изменения, о которых необходимо знать заранее (Приказ Минтранса России от 21.12.2018 № 467). Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 г. предусматривает следующие новшества при заполнении:

Что не изменилось

На что нужно обратить внимание

Что изменилось

Номер и время выдачи и срок действия листа

Дата и время проведения техосмотра ТС перед выездом в рейс. С указанием должности, Ф.И.О. и личной подписью механика.

Можно не ставить штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части.

Данные водителя (Ф.И.О., номер водительского удостоверения) и адрес организации с указанием ОГРН

Данные о медицинском предрейсовом осмотре и послерейсовом осмотре водителя. Если бланк путевки не имеет специальный граф для этого, ставится подпись и Ф.И.О. медработника, проводившего медосмотр. Штамп больше не является обязательным атрибутом.

Документ оформляют до начала выполнения рейса, если его длительность больше рабочей смены водителя, или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель делает один или несколько рейсов.

Данные одометра

Вместо слов «гараж», «стоянка» используется понятие «парковка».

Контроль технического состояния ТС должен быть либо предрейсовый, либо предсменный.

Информация о транспортном средстве (марка, госномер и др.)

Контролеры, записывающие дату, время и показания одометра при выезде машины, могут больше не заверять эти сведения отдельными штампами.

-

Особенности перевозки

-

-

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Лицевая сторона
Оборотная сторона

Скачать

Отметим, что до 01.03.2019 максимальный период, на который может оформляться путевой лист, — месяц (п. 10 Приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о том, когда автомобиль покинул гараж (место парковки), и дату его возвращения.

Ответственность за отсутствие документа

Отсутствующий лист может стать причиной привлечения к административной ответственности:

Организации обязаны регистрировать заполненные путевые листы в соответствующих журналах, а затем хранить их в течение минимум 5 лет.

Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в бухучете

Путевой лист легкового автомобиля - форма 3 унифицированная — неотъемлемый элемент бухгалтерского документооборота транспортных предприятий. Каковы ключевые нюансы формирования путевого листа легкового автомобиля в 2018-2019 годах, а также использования его в бухгалтерском учете?

Обязательно ли оформление путевого листа легкового автомобиля

Какой нужно использовать бланк путевого листа легкового автомобиля в 2018-2019 годах

Каковы основные бухгалтерские процедуры, проводимые на основании формы 3

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа легкового автомобиля 2018-2019 годов

Как выглядит образец путевого листа легкового автомобиля на месяц

Итоги

Обязательно ли оформление путевого листа легкового автомобиля

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ осуществление перевозок граждан, багажа, грузов посредством городского транспорта, в частности на автобусах или трамваях, легковых и грузовых машинах, без оформления такого документа, как путевой лист, не допускается. Эта норма закона касается деятельности субъектов, предоставляющих услуги посредством различных типов транспорта, используемого в рамках российской транспортной системы (п. 1 ст. 1 закона № 259).

Если фирма не предоставляет услуг в области транспортных перевозок, но использует в своей работе автомашины, то соответствующие листы могут рассматриваться как первичный документ, с помощью которого бухгалтерия может подтверждать и списывать расходы на ГСМ, учитывая их для уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если работник компании ездит по служебной необходимости на личной машине и получает денежную компенсацию за топливо, то он также обязан заполнять в необходимом количестве путевые листы, иначе работодателю придется начислять на соответствующую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина РФ от 27.06.2013 № 03-04-05/24421).

Подробнее о нюансах компенсации расходов сотруднику за использование личной машины читайте в статье «Возмещение работнику расходов на бензин для личного авто, используемого в служебных целях, может уменьшать вашу прибыль».

Какой нужно использовать бланк путевого листа легкового автомобиля в 2018-2019 годах

Возможно применение путевого листа на основе формы 3, которая была введена в обращение постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако она, как и другие унифицированные формы, не является обязательной для применения. То есть в 2018-2019 годах можно для оформления путевых листов легковых автомобилей использовать как самостоятельно разработанный бланк, так и введенный в обращение Госкомстатом.

О том, каким документом можно утвердить выбранную форму бланка, читайте здесь.

Содержание формы путевого листа легкового автомобиля, утвержденной Госкомстатом, в целом соответствует перечню обязательных реквизитов этого документа, приведенному в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152, несмотря на то, что этот приказ с 15.12.2017 действует в обновленной редакции (приказ Минтранса России от 07.11.2017 № 476). Состав обязательных реквизитов обновлен следующим образом:

  • обязательно указание регистрационного номера организации или ИП;
  • отменено требование о проставлении печати или штампа владельца транспорта в заголовочной части;
  • добавлена обязанность указывать дату и время проведения проверки технического состояния транспорта перед выездом в рейс с удостоверением этой записи подписью проверяющего (с ее расшифровкой).

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Чтобы учесть в бланке Госкомстата изменения по реквизитам, внесенные приказом № 476, нужно:

  • внести номер ОГРН в поле «Организация»;
  • не ставить штамп (печать) в отведенном для этого месте бланка;
  • использовать изначально предусмотренное в бланке место для указания даты и времени проведения проверки состояния транспорта.

То есть изменений унифицированной формы бланка нововведения не потребуют. Поэтому бланк путевого листа легкового автомобиля, составленный по унифицированной форме 3, можно продолжать использовать.  

Что изменилось в путевом листе с 01.03.2019, узнайте здесь.

Скачать этот бланк можно по ссылке ниже.

Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля

Каковы основные бухгалтерские процедуры, проводимые на основании формы 3

В бухгалтерском учете на основании путевого листа легкового автомобиля формы 3 осуществляется списание израсходованных ГСМ на затраты. Делается это путем отнесения соответствующих сумм с субсчета 10.3 счета 10 на счет 20 (если перевозки являются основным видом деятельности) или 23 (если перевозки представляют собой деятельность вспомогательного характера). Для списания ГСМ по автомобилям, используемым для нужд администрации, может задействоваться счет 26, а в торговых организациях, осуществляющих доставку товаров покупателю с включением ее стоимости в стоимость проданного товара, — счет 44.

Списание ГСМ в расходы осуществляется следующей проводкой: Дт 20 (23, 26, 44) Кт 10.3. При этом в регистрах бухучета фиксируется сумма, отражающая фактический объем израсходованных ГСМ, учтенный в путевом листе.

Об иных нюансах бухучета путевых листов читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?».

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа легкового автомобиля 2018-2019 годов

Познакомиться с образцом заполнения путевого листа легкового автомобиля 2018-2019 годов можно на нашем сайте. Образец путевого листа легкового автомобиля 2018-2019 годов создан на бланке унифицированной формы 3.

 

Скачать образец путевого листа легкового автомобиля

Как выглядит образец путевого листа легкового автомобиля на месяц

На месяц путевой лист мог оформляться до 01.03.2019. В целом путевой лист легкового автомобиля формы 3 на месяц заполнялся так же, как и обычный, но в нем, как правило, возникала необходимость указать конкретный день выезда машины на задание и возврата в гараж.

С 01.03.2019 возможность составлять путевой лист на месяц приказом Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152 не предусмотрена. Он составляется строго на смену или рейс.

Итоги

Путевой лист легкового автомобиля – первичный документ, на основании которого бухгалтерия списывает использованный ГСМ. Компании и ИП вправе использовать бланки, разработанные собственными силами, учитывая требования ст. 9 закона «О бухучете» от 06. 12.2011 № 402-ФЗ, а также приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152.

Последние требования Минтранса к реквизитам путевого листа см. в материалах:

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3). Образец заполнения, бланк

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) – первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью. Вы можете скачать другие бланки отчетности транспортного средства: путевой лист движения грузового автомобиля (форма 4) – скачать, путевой лист движения автобуса (форма 6) – скачать.

Путевой лист несет в себе несколько функций:

  • Отслеживается маршрут работника.
  • Производится расчет зарплаты водителя.
  • Списываются расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и обслуживание транспортного средства.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов является составленный водителем путевой лист, в котором указывается расход горючего.  Для того, чтобы произвести списание ГСМ, необходимо оформить акт на списание и приложить к нему заполненный путевой лист.

Три основные функции путевого листа

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3)

Лицевая сторона бланка содержит сведения о компании, которая является владельцем автомобиля, о самом транспортном средстве легкового типа и его водителе. Перед тем, как начать рабочую смену, в путевой лист следует внести время выезда и место, откуда подавался транспорт. Прежде чем передать автомобиль водителю, механик организации должен осмотреть и проверить транспортное средство на наличие неисправностей.

В документ путевого следствия вносятся сведения о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении горючего (сколько топлива было на начало дня, сколько было выдано по заправочному листу, какое количество осталось в конце рабочей смены и фактическое количество потраченного топлива в соответствии к установленным нормам).   Наличие этих данных позволяет проанализировать расход горючего и понять, происходит экономия топлива или его перерасход. Основанием для установления норм затрат топлива является приказ на списание горюче-смазочных материалов.

Когда водитель возвращает транспортное средство в автопарк, внизу лицевой части документа (форма 3) проставляются показания спидометра и времени. Далее водитель сдает машину механику компании.

Время выезда из автопарка и возвращения авто обратно, обязательно должны подтверждаться подписями механика и водителя.

На обратной стороне документа путевого следствия (форма 3) указывается подробный маршрут: водитель пишет, куда он ездил в течение рабочего дня, фиксирует время приезда и отъезда, а также расстояние в километрах.

Сотрудник бухгалтерии, получив заполненный путевой лист по форме 3, правильно рассчитает списание ГСМ и начисляет заработную плату  водителю в соответствии с указанными показателями. Записи, которые внесены в путевой лист, могут быть применены для составления акта контрольного замера топлива.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма 3)

На рисунке ниже представлен образец заполнения лицевой стороны бланка путевого листа.

На нашем сайте вы можете скачать другие бланки необходимые для транспортировки грузов: путевой лист грузового автомобиля (форма 4), путевой лист автобуса (форма 6), товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), транспортная накладная.

Скачать путевой лист легкового автомобиля (excel). Образец заполнения, бланк

Нравится статья

59 8 (голосов: 5, средняя оценка: 5,00 из 5) Загрузка...

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)

Путевой лист легкового автомобиля применяется в организациях имеющих служебный легковой транспорт. С помощью этого первичного документа ведется учет работы транспортного средства и водителя. Как написано в нормативных документах - «Путевой лист легкового автомобиля служит основанием для начисления заработной платы водителю». Кроме того, благодаря подробной информации о работе автомобиля бухгалтерия имеет возможность вести учет ГСМ с последующим их списанием. Обоснованность списания ГСМ можно подтвердить путевым листом, если этого потребуют контролирующие органы.

Важно правильно заполнять бланк путевого листа. Путевой лист легкового автомобиля с не заполненными обязательными полями считается не действительным.

Обязательные для заполнения реквизиты:

  • порядковый номер,
  • дата выдачи,
  • штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль

В большинстве случаев путевой лист выдается в руки водителю на один день или смену. В конце смены водитель должен вернуть путевой лист в организацию. Выдавать путевой лист на несколько суток или смен можно только в случае если водителя отправили в командировку. Командировка должна быть оформлена соответствующими документами. Водитель должен получить командировочное удостоверение. Первично заполняет и выдает путевой лист уполномоченное лицо. Это лицо несет ответственность за его заполнение.

Бланк путевого листа легкового автомобиля (форма № 3) имеет лицевую и оборотную сторону. На лицевой стороне содержаться следующие реквизиты:

  • номер
  • дата выдачи
  • печать и штамп организации
  • сведения об организации которой принадлежит автомобиль
  • сведения о автомобиле и его государственный регистрационный номер
  • ФИО водителя и другие его сведения
  • задание водителю
  • показания спидометра
  • сведения о расходе топлива

На оборотной стороне путевой листа легкового автомобиля по форме номер 3 фиксируется информация о ходе выполнения задания. С помощью этой информации можно определить последовательность выполнения задания, адреса отправления и назначения, временные интервалы.

Как было написано ранее, на основании путевого листа расчетчик рассчитывает зарплату водителю и записывает её в путевой лист, подкрепляя её своей подписью.

Для того чтобы правильно заполнить Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)скачайте образец заполнения по ссылке ниже.

Учет путевых листов в 1С

Путевой лист легкового автомобиля

В этом жестоком мире даже легковой автомобиль без бумажки – букашка. Чтобы отслеживать путь транспортного средства и правильно рассчитать все выплаты, ему нужен свой путевой лист. Такой, казалось бы, малозначительный документ все же таит множество нюансов. Он обязателен практически для каждого автомобиля, который как-то задействован в бизнесе. Тем более что с 2017 года появились новые правила заполнения. Итак, узнать, что такое путевой лист легкового автомобиля, увидеть его образец и выяснить, как заполнять документ, вы сможете в нашем материале.

Для чего используется

Путевой лист позволят отслеживать путь автомобиля и затраченное на него время. Такая информация нужна налоговой и вашей бухгалтерии, потому что благодаря ей можно уменьшить сумму налоговых выплат. Так, путевой лист легкового автомобиля помогает с расчетами по расходуемому топливу. Также по нему в подтверждение выполненной работы начисляется зарплата сотрудника.

Рассмотрим виды путевых листов.

  • На легковой автомобиль – типовая форма №3.
  • На специальный легковой автомобиль – форма №3 (специальная).
  • На таксиста на легковушке – форма №4.
  • На грузовой автомобиль с водителем, работающим сдельно, – форма №4-с.
  • На грузовой автомобиль с регулярным водителем – форма №4-п.
  • На автобус – форма №6.

Путевой лист как документ – это заполненная унифицированная форма №3, утвержденная Госкомстатом в Постановлении №78. Чтобы узнать, как она выглядит, вы можете скачать ее новый бланк. Это форма по ОКУД №0345001. В двух случаях путевой лист автомобилю точно не нужен: использование личного автомобиля в личных целях и случай, когда юридическому лицу не важен учет расхода топлива автотранспорта, предназначенного, например, для перевозки руководителя. А вот если легковой автомобиль перевозит пассажиров, грузы или багаж, путевой лист ему необходим.

Если легковой автомобиль перевозит пассажиров, грузы или багаж, путевой лист ему необходим.

Содержание путевого листа

Порядок заполнения путевого листа содержится в Приказе №152 Минтранса РФ. Инструкция начинается с заполнения информации о юридическом лице, водителе и самом автомобиле. Диспетчеру нужно четко указать, когда тот выехал из гаража, а когда заехал в него. Также механик добавляет в лист данные о состоянии автомобиля и имеющихся у него неполадках, и, конечно, о самом главном – расходе топлива. Водитель может разве что подтвердить прием и сдачу автомобиля. Кроме того, в путевом листе написано задание водителя. В целом, в документе нужно указать большое количество информации:

  • О самом путевом листе (дата, серия, номер). Если это путевой лист не на один день, должна появиться и дата окончания действия документа.
  • О владельце (название или имя, организационно-правовая форма, адрес, телефон, коды).
  • Об автомобиле (тип, марка, номера).
  • О водителе (имя, документы). Не заполняется, если водитель – владелец.
  • О маршруте (имя или наименование заказчика, адрес подачи).
  • Подтверждение исправности автомобиля.
  • О топливе и его движении (марка, остаток, расход).
  • Подтверждение принятия и сдачи автомобиля водителем с указанием времени.

Компания или предприниматель сама выбирает ответственных – тех, кто должен заполнять путевые листы. Механик отвечает за крайне важную информацию о горючем, а именно, об объеме выданного топлива. Он отслеживает его движение, записывает показания спидометра. Механик также подтверждает, что автомобиль уехал и вернулся в исправном состоянии. Это требование – новое, как и разрешение не ставить штамп или печать в специальном месте документа. Это изменения согласно Приказу №17 Минтранса. Не стоит забывать, что оборотная сторона путевого листа предназначена для указания места, времени, кода и пройденного пути, которые заверяют заказчики. Эта информация оформляется в таблицу.

Ведение путевого листа

Легковой автомобиль получает свой путевой лист, как правило, на один день или на одну смену. Транспорт может оформить и более долгий лист – максимум, на месяц, но это случай исключительно для командировок. Этот документ выписывается диспетчером. Достаточно будет одного экземпляра. Если в вашем бизнесе много служебного транспорта, каждый автомобиль требует свой путевой лист. То же самое с несколькими водителями на одном и том же транспортном средстве.

При желании вы можете разработать собственную форму для путевого листа. Правда, ее содержание должно остаться таким же, как в унифицированной.

Межотраслевая форма №3 – не единственный вариант путевого листа. Минфин в письме №03-03-06/2/161 разрешает бизнесу создавать свои собственные бланки путевых листов, а не использовать типовой шаблон. Они должны быть утверждены на локальном уровне и содержать все данные, о которых мы написали. Такие путевые листы учитываются, когда нужно подтверждение движения горючего для налоговой. Как правило, водитель должен вернуть путевой лист в течение суток. Но в случае с междугородними поездками этот срок растягивается. После сдачи документ отправляется в журнал регистрации и хранится там на протяжении 5 лет.

Хотя требования достаточно строгие, путевой лист легкового автомобиля не является сложным в обращении документом. Главное – следить за горючим и водителем, которому не положено там что-то писать. Тогда данные всегда будут заполнены правильно, и налоговая с удовольствием снизит ваши выплаты. Для вашего удобства предлагаем скачать пример и посмотреть его оформление.

Пример расчета путевого листа легкового автомобиля

Разные виды транспорта имеют различные унифицированные формы этого документа, которые подготовлены и внедрены в конце года Госкомитетом статистики России. Сотрудники ГИБДД имеют право проверять путевые листы у водителей механических транспортных во время их передвижения. Организации, занимающиеся грузовыми либо пассажирскими перевозками, обязательно должны использовать путевые листы. Для путевого листа легковой автомашины утверждена специальная форма под номером 3, удобная для заполнения. Правильное оформление ее осуществляется согласно требованиям, изложенным в Инструкции, регулирующей механизм проведения расчета за перевозку автотранспортом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Правила оформления и ведения путевых листов

Для того чтобы использовать автомобили, находящиеся в собственности или распоряжении компании, ее водителю во время поездки надо при себе иметь путевой лист автомобиля. Он не только входит в состав обязательных бланков, которые при проверке запрашивают дорожными инспекторами, но является первичной формой по учету работы автомобиля и основанием для расчета зарплаты водителю и списания топлива.

Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером. Этот документ нужно оформлять ежедневно, особенно в автотранспортных предприятиях. Если рабочий день в компании состоит из нескольких смен, то желательно заполнение путевых листов производить на каждого водителя смену. На небольших предприятиях, на которых в распоряжении фирмы находится только служебный транспорт например, автомобиль руководителя , допускается выписка этого бланка на несколько дней.

Также один документ может быть оформлен на длительный период, если автомобиль используется при командировке. В настоящее время форма путевого листа может быть разработана предприятием самостоятельно с учетом особенностей его деятельности. Тем не менее он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для бухгалтерских бланков. Выписанный документ заносится в журнал регистрации путевых листов, согласно которому ему присваивается очередной номер. После этого он выдается на руки водителю.

Выполняя служебные обязанности, шофер на второй стороне путевого листа отражает места, которые он посещает, записывая информацию о времени и пройденных километрах. При заезде в гараж, машину осматривает технический специалист, проверяет ее исправность, фиксирует показания спидометра и литраж в баке в соответствующих графах, а после этого визирует путевой лист.

Работник сдает данный документ в диспетчерскую, где специалист просчитывает его и отражает в журнале регистрации. В следующей графе надо указать название компании, ее адрес и телефон. Здесь же отражается код регистрации фирмы в органах статистики ОКПО. После этого диспетчер заполняет марку автомобиля, его государственный номер, инвентарный гаражный идентификатор. В соответствующей строке записывается Ф. Следующий раздел путевого листа заполняется, если предприятие является специализированным, например, такси.

Для таких фирм требуется оформление лицензионных карточек, их реквизиты нужно вписывать сюда. Диспетчер определяет задание водителю, и указывает точный адрес подачи автомобиля. После этого специалист визирует документ и передает его шоферу. Для механика предусмотрен специальный раздел в документе, где он отмечает исправность автомобиля и показания спидометра, остаток в баке, и визирует его с указанием своих Ф. Водитель также расписывается ниже в получении машины с расшифровкой своих личных данных.

Работник во время заправки отражает количество заправленного топлива, его марку. Рядом с литражом может расписываться в подтверждение сотрудник станции. Диспетчер указывает фактическую дату и время возвращения в гараж, при необходимости делая отметку о простоях, опозданиях и т. Дальше документ заполняет диспетчер, которая на основании показаний спидометра рассчитывает по норме расход топлива, сравнивая его с фактическим и выявляя перерасход или экономию.

В нижней части документа диспетчер рассчитывает общее количество отработанных за день часов и километраж по спидометру. В зависимости от применяемой системы оплаты труда она определяет зарплату работнику и передает путевой лист после фиксации в журнале регистрации в бухгалтерию. Правильность расчетов счетный работник подтверждает своей подписью. Правильность оформления данного документа очень важна, для включения затрат на топливо в расходы для целей налогообложения. Именно он является основным документом, который запрашивают инспекторы во время проверки.

Для многих предприятий на путевом листе обязательна отметка о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотров. Скачать форму путевого листа легкового автомобиля в формате Excel. Образец заполнения путевого листа скачать. Ваш e-mail не будет опубликован. Notify me of followup comments via e-mail. You can also subscribe without commenting. Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Вы здесь:. Оглавление статьи 1 Порядок применения путевого листа 2 Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2. При выезде из гаража в путевом листе обязательно должен расписаться механик, который проверяет исправность машины, показания спидометра и остаток в баке топлива. При возвращении водитель сдает машину механику, который проверяет ее состояние, отмечает остаток в баке на конец рабочего дня и счетчик пробега.

Подтверждая получение автомобиля, технический специалист ставит свою подпись, а сдающий ее шофер — свою. Вам также может понадобиться. Предыдущая запись Накладная на отпуск материалов на сторону, форма М Следующая запись Путевой лист грузового автомобиля форма 4-М. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:. На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист — это необходимый документ первичной отчетности. Лист применяется для учета работы легкового автотранспорта и будет помогать при начислении зарплаты водителю.

Для того чтобы использовать автомобили, находящиеся в собственности или распоряжении компании, ее водителю во время поездки надо при себе иметь путевой лист автомобиля. Он не только входит в состав обязательных бланков, которые при проверке запрашивают дорожными инспекторами, но является первичной формой по учету работы автомобиля и основанием для расчета зарплаты водителю и списания топлива. Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером. Этот документ нужно оформлять ежедневно, особенно в автотранспортных предприятиях.

Как рассчитать путевой лист и сделать это правильно

Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц образец. Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции. Путевые листы в организации должны выдаваться на все автомобили, которые она использует, включая арендованные. Говоря об организации в контексте данной статьи, мы имеем в виду и ИП, так как они также могут являться владельцами автопарка. Путевой лист выписывается, как правило, на смену или на один рабочий день. Однако законодатель предусмотрел вариант оформления документа на месяц, например в случае командировки водителя. Более того, если одним автомобилем управляют несколько водителей, то на каждого должен быть выписан свой маршрутный лист.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)?

Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности — ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно. Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа. Правила Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Путевой лист — это официальный документ, регламентированный соответствующими подзаконными актами и подлежащий учету.

Для того чтобы использовать автомобили, находящиеся в собственности или распоряжении компании, ее водителю во время поездки надо при себе иметь путевой лист автомобиля. Он не только входит в состав обязательных бланков, которые при проверке запрашивают дорожными инспекторами, но является первичной формой по учету работы автомобиля и основанием для расчета зарплаты водителю и списания топлива. Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером.

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2019

Путевой лист — основной документ, по которому происходит списание ГСМ, находящихся на балансе организации. Он подтверждает, что горючее было использовано именно в производственных целях, с целью выполнения определенной работы, а также свидетельствует о наличии действительно понесенных компанией расходов на приобретение топлива. Путевой лист — это официальный документ, регламентированный соответствующими подзаконными актами и подлежащий учету. Путевой лист состоит из двух частей.

Путевой лист легкового автомобиля — документ, который ежедневно оформляется водителем для учета движения транспортного средства организации. Он необходим для отслеживания маршрута движения машины, учета расходов на обслуживание транспорта и закупку ГСМ, расчета зарплаты водителя. Для заполнения путевого листа используется форма 3. Предлагаем бесплатно скачать новую форму 3 для акта путевого листа легкового автомобиля, действительную в году. Правильно оформить путевой лист легкового автомобиля по форме 3 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах. Если вы часто оформляете путевые листы и выписываете другие документы, зарегистрируйтесь в сервисе КУБ.

Путевой лист легкового автомобиля форма 3: образец заполнения

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность. Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль. Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:. Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели.

Несмотря на то что форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата РФ от № 78, в нем есть оговорка .

Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов. Для грузовых автомобилей, в зависимости от того, какие показатели используют для осуществления учета работы автомобиля, существуют две разновидности путевых листов: 4-С и 4П.

Путевой лист легкового автомобиля: бланк и образец заполнения

Вопрос, как рассчитать путевой лист, имеет достаточно большое значение. Все официальные выплаты и расчеты регламентированы законодательством РФ. Чтобы выполнить расчет путевого листа правильно, необходимо изучить основные официальные положения, связанные с этим вопросом. В Распоряжении Минтранса России АМр содержится формула, которой необходимо придерживаться для того, чтобы получить в итоге точную цифру.

Образец заполнения бланка путевого листа в 2019 году

Все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт, обязаны заполнять и использовать путевые листы. При этом компании и ИП, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В этом материале мы рассмотрим порядок и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля. В форму готовятся изменения, касающиеся новых реквизитов: Приказ от

Также можно самостоятельно разработать свою форму и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета.

Если владелец автомобиля — организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве? Ответы в материале PPT. При этом субъекты, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера.

Пример расчета путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист это — основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, выдаваемый ежедневно водителям транспортных средств. Бланк путевого листа относится к первичным документам, используемым в процессе учета грузоперевозок. Путевой лист вместе с бланком товарно-транспортной накладной ТТН являются документами, характеризующими работу водителя и автотранспортного средства. Оба документа служат основанием для начисления и выплаты заработной платы водителю, а также для расчета стоимости услуг по перевозке товаров. В году были утверждены две формы, которые до сих пор используются для работы грузового автотранспорта в России.

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:. На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля бланк 4-с

Организации, во владении которых есть грузовые транспортные единицы, обязаны заниматься заполнением определенных разновидностей документов. Исключением не является и путевой лист грузового автомобиля. Его заполнение осуществляется тогда, когда автомобиль отъезжает с базы в целях осуществления водителем работы. Целью создания данной бумаги является фиксация расходов, и учет рабочего времени каждого автомобиля. На базе ключевых параметров производятся расчетные мероприятия по сумме зарплат для водителей. Что представляет собой этот тип документации, и каковы особенности его заполнения – будет рассмотрено в статье.

Разновидности путевых листов, включая путевой лист грузового автомобиля

В рамках любого мероприятия по перевозке груза, которой занимается автомобиль компании, наблюдается соответствие определенной формы документа, которая подтверждена Министерством транспорта.

Существует несколько нормативов, на базе которых произошел процесс официального принятия шаблонов:

  • приказ Министерства транспорта №152, имеющие соответствующие редакции и поправки;
  • устав, сформированный на законодательной базе 259;
  • указ, созданный силами министерства транспорта;
  • законодательная норма, находящаяся под номером 402.

Это обязательные бумаги, заполнение которых должно быть осуществлено в строгом соответствии с законом. Любой рейс в определенное место сопровождается заполнением формы сотрудниками, например, уполномоченным директором или бригадиром. Заполнение происходит по 4-п, 4-с и междугородной бумаге 4-м. Можно без проблем скачать бланк путевого листа грузового автомобиля.

Общие принципы взаимодействия с документацией

Заполнение документа осуществляется разово в сутки до того, как машина отправится в путь. Есть оговорка, предполагающая тот факт, что листы, выданные за прошлые смены, уже были возвращены организации на базу. Заполнение отрывных бланков осуществляет партнер-заказчик. Именно он и осуществляет процесс оформления счета к оплате. Когда работа завершается, документ отправляется обратно в компанию, где происходит фиксация информации о числе отработанных часов и прочих данных. Рассмотрим образец заполнения путевого листа грузового автомобиля в четкой последовательности действий.

Предполагается содержание определенной информации, которая является ключевой:

  1. Данные о реквизитах компании, которая выдает документ.
  2. Дата – момент заполнения документа наряду с порядковым номером.
  3. Пометка исправности автомобиля, подтвержденная подписью лица, проведшего осмотровые мероприятия.
  4. Сведения о машине – регистрационный код, марка, прицеп или его отсутствие.
  5. Данные и сведения, связанные с личностью шофера: ФИО, удостоверение и его номер.
  6. Производится обязательное заполнение информативной таблицы, в рамках которой происходит отражение движения горючего вещества – его количестве, марки, продолжительности пребывания в рабочем состоянии.
  7. Происходит описание задания водителя, подлежащее обязательному процессу выполнения.

Пример заполнения данных об автомобиле и водителе в путевом листе

Существует специальный бланк путевого листа грузового автомобиля, на основании которого можно ознакомиться с информацией, требуемой к указанию. На следующем этапе происходит детальное заполнение таблицы, содержащей информацию о таких моментах, как «работа водителя и авто». В ней должны быть указаны следующие интересные сведения:

  • показания, отмеченные спидометром;
  • временные интервалы совершения рабочих действий;
  • время отработки по факту.

Во второй части путевого листа присутствует таблица, отражающая и характеризующая точную последовательность, в которой происходило выполнение задания. Ее заполняет непосредственно водительский специалист, а также здесь имеются данные обо всех передвижениях, совершенных в рамках времени работы, а также об итоге выполненных задач. Нахождение путевого листа должно быть у водителя в течение всего процесса поездки. Если понадобится, документ предоставляется сотруднику ГИБДД.

Проверка путевого листа инспектором ГИБДД

Заполнение путевого листа в рамках формы 4-п

Эта форма оформляется силами уполномоченного лица, несущего ответственность за выполнение всех норм и обязательств. Помимо этого, ответственными являются лица, которые руководят процессами. Если водитель успешно сдал документ, относящийся к прошлой смене, под расписку он может претендовать на получение очередной бумаги. Существует перечень дополнительных бумаг, предоставляемых водителю. Они даются в ситуации, когда происходит перевозка ТМЦ. В бухгалтерии обеспечивается их совместное хранение. Образец путевого листа грузового автомобиля прост и понятен, в нем содержится базовый набор всех данных.

В данном случае подразумевается применение повременного оплатного тарифа. Происходит вписывание номерных значений данных документов в путевой лист. Форма 4-п поступает к водителю непосредственно перед стартом смены, при этом важную роль играет сдача путевого листа за прежнюю смену. Далее водителю следует расписаться о получении листа, проверить факт наличия штампа и печати, а также ознакомиться с датой выдачи. Когда смена завершается, документация отправляется в компанию, являющуюся собственником грузового авто.

В рамках данного процесса заказчик получает отрывной талон, включающий определенные сведения:

  1. Время, которое оплачивается.
  2. Общий автомобильный пробег груженого и пустого авто.
  3. Показатель перепробега, если такой имеется.
  4. Тоннаж.
  5. Сумма, которую требуется оплатить.

Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля можно посмотреть на просторах интернета и сделать это достаточно просто. Выписка может осуществляться в рамках учетной программы.

Особенности заполнения путевого листа по 4-с

Вне зависимости от того, является ли транспортное средство арендованным или собственным, компания обязуется заниматься составлением документации в рамках сдельного образца 4-с. Обязательный тип формы документа предусмотрен в рамках действующего законодательства. Компания вправе заниматься самостоятельной разработкой бланка. Типовой лист типа 4-с применяется при использовании в ходе расчета сдельных показателей.

Что должно быть на лицевой стороне

В этом процессе компания проставляет штамп, код, наличие или отсутствие прицепа. В рамках первой таблицы следуют записи данных, связанных с работой шофера. Здесь же происходит предоставление плановых и фактических параметров, связанных с датой и временем. Последующие графы подразумевают указание типа и кода топливного ресурса, который применяется для заправки. Также отмечаются его показатели на начало дня и конец. Впоследствии наемный специалист осуществляет заполнение сведений о задании, которое стоит перед водителем. В нем включено указание названия, информация о грузе, число поездок, тоннаж и особенности километража. В документе имеет место быть раздел, связанный с особыми метками. В нем включена информация о ДТП. Это далеко не весь перечень сведений, обязательных к содержанию в рамках данного документа.

Что должно быть на обратном обороте

Рассматривая вопрос, как заполнить путевой лист грузового автомобиля, стоит обратить внимание на оборот бумаги. На другой стороне осуществляется запись о процессе выполнения задач: во сколько времени, и в какой пункт прибыла машина, в каком количестве присутствуют сопроводительные документы, и каковы их номера. Важно, чтобы происходило заверение данных посредством подписей и печатей. Ниже отмечаются сведения о простоях, а также их причинах, продолжительности. Заполняется и нижняя таблица, в которую диспетчером вносятся сведения о результатах, связанных с расходом топлива.

Каковы нюансы заполнения документации

Рассматривая образец заполнения путевого листа 4С, стоит обратить внимание на несколько моментов. Стоит учесть то, что вся ответственность за грамотность заполнения лежит на плечах директора фирмы и только впоследствии переходит на должностных лиц. Это относится к механику, диспетчеру и непосредственно водителю. Если есть иные уполномоченные лица, их подписи также играют важную роль.

Заполнение документа по форме 4-м

Транспортные и другие организации, которые занимаются осуществлением грузовой доставки на крупные расстояния, могут осуществлять оформление специализированного путевого листа, который выписывается на весь рейс и имеет длительность в несколько суток. Это межотраслевая форма 4-м. Особую роль играет ее заполнение в случае, когда отправка грузов происходит за пределы страны. Оформляется и заполняется такая путевка для грузового автомобиля достаточно просто, для этого необходимо соблюдать особенности для лицевой и оборотной стороны.

Образец бланка путевого листа форма 4-м

Лицевая часть и ее заполнение

В принципе, суть заполнения остается той же, что и при других формах, например, 4-п или 4-с. Данные остаются теми же и включают в себя штамп компании с наименованием, порядковое номерное число документации и дата, в которую она была составлена. Под штампом происходит указание общего режима работы авто и номера колонны. После этого ниже наблюдается заполнение наименования машины и ФИО водительского специалиста. Аналогично происходит заполнение таблицы о движении горючих веществ, указание всех данных происходит в литрах. В конце следуют подписи всех сторон.

Оборотная часть

Ее заполнение происходит в рамках процесса, в течение которого выполняется поставленная задача. В таблице, отображающей последовательность выполнения, содержатся номера сопутствующих документов, на основании которых происходит грузовая перевозка. Также есть таблица, содержащая сведения о простоях на линиях, в ней указываются факты простаивания машины без работы, а также причины и даты. Ниже отмечается количество накладных, передаваемых между специалистами. Все это заверяется посредством подписей руководящих сторон и сотрудников, пребывающих в подчинении.

Каждое предприятие должно ответственно подходить к этому моменту, чтобы все документы были в порядке. Это позволит избежать непониманий внутри фирмы и предотвратить штрафные взыскания со стороны государственных органов, служб и структур.

Образец маршрутного листа для водителя грузового автомобиля можно посмотреть далее. Если грамотно подойти к организации данного процесса и привлечь к труду более компетентных сотрудников, результатом станет грамотно заполненная форма, призванная обеспечить отражение текущей действительности.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Путевой лист легкового автомобиля форма 3: образец заполнения

Использование служебного автомобиля для нормального функционирования организации – нередкое явление, вне зависимости от профиля деятельности фирмы. На содержание транспорта уходит часть средств, которым необходим строгий учет. Для фиксации расходов на топливо и смазочные материалы используется путевой лист, который стоит заполнять особо тщательно, ведь именно этот документ находится под пристальным вниманием налоговых служб.

Как правильно заполнить бланк путевого листа? Рассмотрим образец и проясним основные моменты использования документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (804) 333-20-57
 
Это быстро и бесплатно!

О путевых листах: кому они необходимы

Путевой лист – это специальный унифицированный бланк, утвержденный Госкомстатом и предназначенный для использования в бухгалтерском учете расходов. В этом документе фиксируются расход топлива и смазочных материалов, отмечается пробег автомобиля, его технические характеристики и прочие данные, которые в дальнейшем служат обоснованием затрат на обслуживание транспорта.

Путевка считается обязательным документом, по мнению Министерства финансов и налоговых служб, и нередко она становится объектом тщательных проверок со стороны этих госорганов. Неправильно заполненный путевой лист может послужить поводом для штрафа.

Однако оформление путевок признано необходимостью для тех компаний, которые ведут учет расходов. Иначе говоря, те фирмы, чей налоговый режим отличен от ОСНО или УСН доходы-расходы, не нуждаются в использовании подобных документов.

Бухгалтер организации может использовать бланк не только для учета расходов списания горюче-смазочных материалов. Данные путевого листа применяют для расчета зарплаты водителя автотранспорта, а также для отслеживания его маршрута и передвижений.

Форма заявления

Первоначально специализированные бланки путевок были утверждены Госкомстатом для каждого вида транспорта в отдельности. Всего было предусмотрено 8 форм, а использовать их приходилось лишь юридическим лицам.

Министерство транспорта контролирует только обязательные данные и реквизиты, которые следует указывать в форме.

Для индивидуальных предпринимателей унифицированные путевые листы выпустило Минтранс, в количестве 3 штук для каждого типа транспорта – легкового, грузового, пассажирского. Позднее эти документы потеряли свою силу.

Сегодня порядок заполнения путевых листов контролирует Госкомстат, и утвержденные в нем и правила для легковых автомобилей и прочего транспорта распространяется и на индивидуальных предпринимателей, и на юридических лиц. Непосредственно для легкового транспорта применяется унифицированная форма бланка №3.

Предусмотрены ли исключения? По мнению налоговых служб, единую форму бланка путевого листа легкового автомобиля вынуждены использовать лишь автотранспортные компании, а остальные вправе выработать свой образец. Главное – чтобы он соответствовал требованиям закона «О бухгалтерском учете» и содержал предписанные Министерством транспорта реквизиты.

Реквизиты

Какие реквизиты следует включить в путевку? Рассмотрим их на примере оформления бланков путевых листов:

  1. Наименование формы бланка – Путевой лист легкового автомобиля.
  2. Номер документа – согласно системе нумерации предприятия, например, наименование и номер: например, ПЛ0000043
  3. Строка действия путевки – 11.04-12.04.2016. Рекомендуется вписывать период, ограниченный одним днем или одной сменой. Продолжительность действия путевого места в срок от нескольких дней до месяца может стать поводом для споров с налоговыми службами.
  4. Собственник (наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, адресом и контактными данными) – ООО «Автомоторс», г. Владивосток, ул. Стаханова, 45, или ИП Столыпин А.А., пос. Новоникольск, ул.Советская, 99, тел. 8(4234)32-35-55.
  5. ОКПО организации – код по Общероссийскому спецификатору.

Далее указывают сведения о транспорта:

  1. Тип автомобиля и марка – Toyota Corolla, легковой.
  2. Модель прицепа, при наличии.
  3. Регистрационный знак, присвоенный автодорожной инспекцией – п234тп25.
  4. Гаражный номер. Такой номер присваивается автомобилю в том случае, если организация владеет несколькими моделями автотранспорта.
  5. Данные спидометра в начале рабочего дня и при возврате в гараж – 146000-146280.
  6. Время выезда и возвращения – 07.30-16.30.
  7. Данные о расходе топлива – остатки при выезде и возвращении, в сравнении с нормой.

В путевке должны присутствовать места для подписи главного механика, который дает разрешение на выезд автотранспорта и осматривает его по прибытии.

В обязанности механика входит фиксация остатка топлива, подсчет экономии или перерасхода горючего. Если сотрудник отсутствует в штате, за него вправе расписываться водитель.
Время отбытия из гаража и возвращения в него транспорта фиксирует диспетчер. При наличии в штате организации медицинского работника, производится осмотр водителя до поездки и после. В путевке фиксируются данные каждого сотрудника – ФИО, должность. На каждого водителя заполняется отдельный путеводный лист.

Маршрут

Маршрут нельзя отнести к обязательным реквизитам для заполнения путевки. Однако в случае возникновения спорных ситуаций с налоговыми службами, без подобных данных будет трудно что-либо доказать в суде. Именно поэтому в документе рекомендуется указывать время выезда, возврата в гараж, пробег.

В унифицированной форме места для заполнения данных о маршруте находятся с обратной стороны. В ней предусмотрены строки для указания отправных точек или пунктов назначения. Адреса рекомендуется указывать с максимальной точностью, к примеру – ул. Некрасова, 239, оф.21, или ул. Лермонтова, 34, ПАО «Кредиты». Разумеется, не стоит забывать об указании города или поселка, если место отправки автомобиля и место назначения находятся в разных населенных пунктах.

Подробное заполнение адресной строки может оказаться трудоемким процессом, отнимающим много рабочего времени. На этот случай Минфин допускает утверждение постоянно повторяющихся маршрутов приказом руководителя, в котором им будут присвоены индивидуальные номера. После этого в путеводном листе можно будет указывать лишь «Маршрут №1», «Маршрут №2» и так далее.

На обратной стороне маршрутного листа допустимо вести расчет заработной платы водителя.

Возможные претензии проверяющих служб

Неправильное заполнение путевок становится поводом для претензий и штрафных санкций со стороны ИФНС. Вот какие ошибки чаще всего допускают неопытные бухгалтеры, если они не знают, как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля:

  • Образец заполнения рассчитан на месяц или неделю. Некоторые бухгалтеры полагают, что допустимо составлять путевой лист на больший период в собственных бланках, но это не так. Путаница возникает по причине того что Минфин не обязывает использовать унифицированные образцы те компании, деятельность которых не имеет отношения к автотранспорту. В итоге путевки, выписанные на срок более одного дня или одной трудовой смены, становятся поводом для разбирательств. Стоит отметить, что во многих случаях суды все же поддерживают налогоплательщика, признавая претензию налоговиков необоснованной.
  • Расходятся данные, указанные на конец предыдущей смены в одной путевке, и на начало следующей смены в другой.
  • Сведения, содержащиеся в строке расхода топлива, не совпадают с данными чеков и накладных.
  • Если в служебных целях использовался личный транспорт, путевой лист не заполнялся. В ряде подобных случаев суд чаще остается на стороне налогоплательщика. Однако, при существенной сумме расходов, путевку безопаснее оформлять.

В случае возникновения спорных ситуаций с налоговыми службами, без данных о маршруте будет трудно что-либо доказать в суде.

Образец путевого листа легкового автомобиля

С примером заполнения формы 3 можно ознакомиться здесь. Если фирма не связана с транспортной деятельностью, форму бланка можно несколько видоизменить, но не стоит сводить ее лишь к учету расхода топлива.

Путевой лист необходимо заверять печатью организации, а перед выдачей его на руки водителю следует внести соответствующую пометку в журнале учета путевок. Для этого используется унифицированная форма Госкомстата номер 8.

Путевой лист должен быть у водителя при себе, так как его могут потребовать сотрудники ДПС. Здесь стоит учитывать ряд моментов. Во-первых, при наличии доверенности на транспорт путевку можно не предъявлять. Во-вторых, если доверенность отсутствует, то произвольная форма бланка путевого листа не удовлетворит интереса сотрудника ДПС, и водителю придется понести наказание в виде штрафа.

О том, как заполнить путевой лист смотрите в данном видео.

Как правильно оформляется путевой лист для легкового авто, образец бланка.

Путевой лист – обязательный документа для каждого профессионального водителя. С его помощью ведется учет движения транспорта и на основе полученных данных формируются приходно-расходные операции. В сегодняшней статье мы подробно рассмотрим, как составляется путевой лист для легкового автомобиля и какие особенности нужно учитывать.

 

 

○ Что такое путевой лист легкового автомобиля?

Путевой лист – это документ строгой отчетности, на основе которого формируются важные сведения:

  • Рассчитывается заработная плата.
  • Фиксируются расходы на ГСМ.
  • Ведется учет затрат на автопарк.
  • Начисляется амортизация на ТС и т.д.

Путевой лист в основном нужен бухгалтеру, отвечающему за приходно-расходные операции, а также сотрудникам налоговых органов, совершающим ревизию.

Обычно документ выписывается на один рабочий день, если у автомобиля есть несколько водителей, на каждого оформляется отдельный лист. Срок может быть продлен, но не более, чем на 1 месяц.

Таким образом, путевой лист легкового автомобиля используется для машин коммерческого пользования. Если ТС принадлежит физическому лицу и используется в личных целях, дополнительная документация ему не нужна.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ В каких случаях требование обязательно?

Путевой лист проверяется сотрудниками ГИБДД, за его отсутствие положено предупреждение либо штраф. Он должен иметься у водителя в определенных случаях.

Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
(п.2 ст. 6 Федерального закона «Устав автомобильного транспорта и наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 №259-ФЗ).

✔ Перевозка граждан с багажом.

Если водитель перевозит пассажиров вместе с багажом за плату, это также коммерческая деятельность, подлежащая учету. Данный вид перевозок относится к тем, для которых оформление путевого листа является обязательным. Это объясняется наличием медицинской отметки, дающей право на перевозку людей и отметки о техническом состоянии, подтверждающей исправность ТС и возможность надлежащего осуществления перемещения.

✔ Транспортировка грузов иными видами транспорта.

Масса перевозимого груза и распределение нагрузки по осям не должны превышать величин, установленных предприятием-изготовителем для данного транспортного средства.
(п.23.1 Постановления Правительства РФ «О правилах дорожного движения» от 23.10.1993 №1090)

В зависимости от вида груза, используются различные типы ТС:

  • Для перемещения скоропортящейся продукции используются автомобили с особым температурным режимом.
  • Перевозка сыпучих материалов требует соблюдения специальных правил, призванных предотвратить создание опасной ситуации для остальных участников движения.
  • Перемещение неделимых грузов требует выбора специальной машины, имеющей определенные габариты и грузоподъемность.
  • Перевозка в контейнерах является самым популярным и удобным способом доставки, обеспечивающим компактность груза и удобство погрузки и разгрузки.

Вернуться к содержанию ↑

 

○  Какие реквизиты должен содержать путевой лист?

 В соответствии с п.3 гл. II Приказа Минтранса России от 18.09.2008 №152, в путевом листе должна быть указана следующая информация:

  • Название и номер документа.
  • Информация о сроке действия – дату, в течение которого может быть использован.
  • Данные собственника ТС: если это юрлицо – полное название, организационно-правовую форму, контактные данные (адрес и номер телефона), ОГРН. Для ИП это ФИО полностью, контактные данные (адрес и номер телефон) и ОГРН.
  • Данные об автомобиле – тип и модель ТС, госномер, километраж пробега, дата выезда и заезда на постоянную стоянку, дата проведения техконтроля.
  • Информация о водителе – ФИО полностью и время проведения предрейсового контроля в формате времени (часы и минуты).

Также на листе могут быть указаны дополнительные сведения, связанные с особенностями конкретной перевозки (п. 8 гл.II Приказа).

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Образец путевого листа.

На лицевой стороне документа указываются сведения о поездке, самом автомобиле, его собственнике и водителе. На оборотной стороне фиксируется маршрут поездки, заполняется водителем, который указывает, куда ездил в течение рабочего дня, а также фиксирует время приезда и отъезда, а также количество пройденных километров.

 

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Сроки путевого листа.

В стандартном порядке документ оформляется на один день, но законодатель допускает возможность его оформления на 1 месяц (п.9 гл. II Приказа Минтранса). Если в течение срока его действия ТС используется несколькими водителями, допускается оформление отдельного путевого листа на каждого водителя.

✔ Срок хранения.

В соответствии с п.18 гл.II Приказа Минтранса, оформленные путевые листы должны храниться в течение 5 лет. При этом на предприятии ведется журнал учета движения путевых листов. После истечения данного срока документ утилизируется.

Таким образом, путевой лист имеет важное значение для учета движения автопарка. Его отсутствие наказывается сотрудниками ГИБДД, если при остановке водитель не сможет предъявить документ, а также сотрудниками налоговой службы, если при проверке обнаружится неправильное ведение учета путевых листов либо их отсутствие.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Советы юриста:

✔ Если путевой лист был утерян до момента выхода срока хранения, можно ли его восстановить?

Документ может быть восстановлен по журналу ведения учета путевых листов. На новый лист переносятся все сведения из журнала, и ставится надпись «Дубликат».

✔ Обязательно ли оформлять листы в журнале учета организации?

Ведение журнала учета не является обязательным, но если у предприятия большой автопарк, его лучше вести, потому что он позволяет контролировать движение путевых листов и их сдачу в бухгалтерию.

Вернуться к содержанию ↑

 

Специалист Татьяна Иваненко расскажет, как правильно оформить путевой лист и покажет пример заполнения.

Вернуться к содержанию ↑

Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ 

Путевой лист образца 2021 года

Четвертый блок представлен, как таблица для нескольких видов записей об использовании автотранспорта. Сведения записываются от руки, так как носят непредсказуемый характер: невозможно указать время выезда и приезда заранее; обозначить фактический маршрут или срок действия путевого листа.
Показания одометра
Раньше, в устаревших формах п/л Госкомстата, заполнять эти сведения полагалось механику или диспетчеру предприятия. Теперь эти правила не действуют. Не все транспортные предприятия имеют в штате сотрудников, занимающих перечисленные должности. Поэтому от типа перевозок зависит, кто делает отметки в таблице.
В случаях, когда автомобиль выезжает из гаража под управлением одного водителя, а заезжает другой, сменивший его, то показания одометра вписывает сначала первый, потом сменщик. В каждом путевом листе будет зафиксировано время выезда и въезда автотранспорта (п. 15 действующего Закона Минтранса №152 от 18.09.08 г.)
Правила по заполнению дат и времени устанавливают руководители предприятия. Они могут прописывать данные сами, нанимать для этих целей работников, доверять делать отметки водителям. Кто-то может удалить графы вовсе, не требуя отчета о времени поездок. Но…
Учтите: Налоговые органы смотрят на эти данные по-иному. Придерживаясь старых правил, отсутствие показаний одометра и времени, проведенного в пути, может оказать негативное влияние на отказ в целях налогообложения по прибыли и расходам.
Задание . Если закон не требует, можно игнорировать эту графу. Но иногда создается впечатление, что у налогоплательщика одни правила, а у ФНС – другие. Для них это лишний повод проявить бдительность. Окончательное решение ложится на руководителей: заполнять или не заполнять. С другой стороны, это контроль над работниками. С них можно спросить, почему оказались вдалеке от маршрута. Какова цель поездки и т. п. Даже краткое обозначение задания, лишит проверяющих повода придраться.
Маршрут
Конечные пункты назначения прописывались всегда. Сейчас выбор предоставлен организациям. Хотите прописывайте, не хотите – не прописывайте. В судебной практике есть решения как за обязательное указание маршрута, так и его отсутствие. Чаще всего этот пункт не обременителен, его прописывают, так как на основании расчета пройденного расстояния списывается ГСМ.
Если же служебный автомобиль не имеет четкого маршрута, выезжает на линию с разными поручениями, то лучше указать хотя бы основные пункты назначения и желательно избегать общих формулировок (по городу). Налоговикам надо предъявлять обоснованные сведения о пройденном расстоянии и списании горючего. Даже такая мелочь может стать поводом оспаривать сведения первичного отчетного документа в суде.
Существует мнение: Если есть возможность подтвердить маршрут иным способом, например, данными навигационной системы Глонасс или JPS то п/л можно не вести совсем. Умы смутило Письмо Минфина №03-03-06/1 ДО 354 2011 г. Но в письме финансисты лишь обращают внимание на то, что первичный документ, подтверждающий расходы на ГСМ, это не всегда путевой лист по форме, утвержденной Приказом Минтранса.
Если руководствоваться этим Приказом вы не обязаны, то можете разработать первичку самостоятельно. При использовании таких документов допускается прилагать данные о перемещении транспорта с устройств Глонасс, JPS и др. для того, чтобы достоверно определить пройденный путь.

Примите к сведению: Если хотите подтвердить расходы для целей налогообложения, первичный документ оформлять обязательно. Данные Глобальной Спутниковой Системы Глонасс не являются безусловным доказательством. Из этого исходят и суды.

Отрывной листок на легковой автомобиль бланк 3. Образец заполнения грузовой накладной

Образец заполнения накладной легкового автомобиля (форма 3)

Название документа: Образец накладной на автомобиль (форма 3)
Формат: .doc
Размер: 54 кб

Накладная необходима для учета работы водителя и его машины. Заполненная накладная автомобиля - это основной документ, по которому рассчитывается количество рабочих часов.Форма имеет номер 3 и является основной формой, утвержденной государством.

Каждая транспортная компания должна хранить эту документацию не менее 5 лет в архивах компании. Его форма утверждается государственным органом и используется во всех транспортных компаниях, осуществляющих перевозки. На нашем сайте вы можете ознакомиться с образцом заполнения накладной на легковой автомобиль.

Для чего нужен документ?

Форма имеет специальный бланк и утверждается государством. Данная форма составлена ​​по особым правилам и в случае нарушения может быть признана недействительной.Формы имеют свою структуру и обязательные поля в зависимости от транспортного средства и его задач.

Если ваша компания занимается перевозками, то вам придется вести учет накладных, которые выставляются ежедневно или на несколько дней, но не более 1 календарного месяца. Статьи должны быть зарегистрированы в журнале, имеющем форму № 8. Ответственность за их заполнение и контроль несет диспетчер. Он вносит необходимые данные в бухгалтерский журнал. Важная информация: дата выдачи, а также номер документа.Посмотреть образец накладной можно бесплатно на нашем сайте.

Обязательно указывайте данные:

  • Точное название документа;
  • Регистрационный номер;
  • Информация о владельце автомобиля;
  • Информация о водителе;
  • Реквизит заполняется только в том случае, если владелец и водитель - разные люди;
  • Подробная информация о транспортном средстве: техническое состояние, последний ремонт, остаток и расход топлива, информация о пробеге;
  • Точная информация о маршруте и его пробеге.

Заполняется диспетчером в единственном экземпляре. Документ подписывается и передается водителю. По окончании рабочего дня водитель возвращает форму диспетчеру. Образец накладной вы можете найти на нашем портале.

Можно ли не заполнять накладную?

Закон ст. 6 п. 2 прописано, что без оформления документов запрещается осуществлять пассажирские перевозки или перевозки грузов. Это обязательный документ, свидетельствующий не только о работе водителя, но и о состоянии транспортного средства.Форма заполняется как для легковых, так и для грузовых автомобилей. Просто у них есть некоторые отличия в полях ввода данных.

Если компания не занимается транспортировкой, а просто использует транспортные средства для передвижения, то такие бланки необходимы для контроля топлива, информации о техническом состоянии транспортного средства. Если вы водите личный автомобиль по работе и хотите получить компенсацию за топливо и амортизацию, то вам также необходимо заполнить документ. Вы можете скачать и изучить образец заполнения формы 3 на нашем сайте.

Накладная - это учетный документ служебных автомобилей. Если владельцем автомобиля является организация, этот документ подтверждает право управления автомобилем. Если автомобиль частный, но используется в служебных целях, это помогает рассчитать затраты. Ваучеры проверяют многие службы: ФНС, ГИБДД, инспекция труда. Где взять правильные формы, как правильно заполнить и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?

Так называемые «расписки» - это первичные бухгалтерские документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства.При этом юридические лица и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги по перевозке товаров или людей, обязаны использовать унифицированные формы этих документов.

В зависимости от типа транспортных средств и области их применения нужно использовать разные типы путевых листов. Для собственников и арендаторов разработаны отдельные анкеты:

  • легковых автомобилей;
  • грузовиков;
  • спецтранспорт;
  • пассажирское такси;
  • фрахтовый налог;
  • общественных и частных автобусов.

Формы, необходимые для предпринимателей, были утверждены двадцать лет назад Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Они актуальны и сегодня, хотя за эти годы в формы неоднократно вносились различные изменения. В соответствии с приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, с 15.12.2017 в накладной должны указываться дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Индивидуальные предприниматели были обязаны указывать свои ОГРИП, а организации - ОГРН.

Единые бланки подходят не для всех организаций, и они не требуются для всех. Поэтому юридическое лицо (или индивидуальный предприниматель) вправе разработать свою версию, в которой должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Использование собственной измененной формы должно быть указано в учетной политике организации, как это определено п.4 ПБУ 1/2008. Не забывайте, что правила регулируются статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ по бухгалтерскому учету также применяются к первичным документам строгой отчетности.

Новая форма накладной с 2019 года

Накладная на транспортное средство необходима при оставлении любого транспортного средства для работы, независимо от того, является ли он собственным автомобилем организации или арендованным. Строгие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако для всех остальных это документ строгой отчетности, поэтому он должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году такой информации стало больше - чиновники добавили обязанность указывать в накладной информацию о водителе, проходящем предпоездной контроль технического состояния автомобиля. Кроме того, отменена обязательная круглая печать на выдаваемом бланке.

Накладные: правила заполнения 2019

Порядок оформления накладных установлен Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, который действует с изменениями от 21 декабря 2018 г., вступившими в силу с 1 марта 2019 г.Они учитывают накладные в специальном журнале. Разберемся более подробно, какие изменения произошли в накладных в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникало вопросов у инспекторов налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

В автотранспортных организациях заполнением данной формы занимаются диспетчеры, а в других компаниях это может быть просто сотрудник, уполномоченный выпускать машины в рейс. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, так как именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки.Иногда оформлением документов занимаются сами водители. Однако, как правило, водители должны заполнять только свою часть документа - записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в автомобиле.

Вы можете оформить билет на один рейс, на один рабочий день или смену. Кроме того, в унифицированной форме предусмотрена возможность продления срока действия этого документа, поскольку с автомобилем в поездке могут возникать различные ситуации, а движение без накладной является нарушением.

Транспортная накладная, форма которой унифицирована, делится на несколько различных форм в зависимости от типа транспортного средства. Эти формы различаются по содержанию и требованиям к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать ту, которая нужна.

Единая накладная

Кто и как заполняет

Согласно п. 2 ст.6 Устава автомобильного и наземного городского электрического транспорта № 259-ФЗ от 08.11.2007, осуществление перевозки граждан, багажа, грузов с помощью городского транспорта, в частности автобусами или трамваями, легковыми и грузовыми автомобилями, без оформление такого документа, как накладная, не допускается. Данное положение закона касается деятельности лиц, оказывающих услуги с использованием различных видов транспорта, используемых в транспортной системе России (п. 1 ст. 1 Закона № 259).

Если компания не оказывает услуги в сфере перевозок, но использует в своей работе автомобили, то соответствующие ведомости можно рассматривать как первичный документ, которым бухгалтерия может подтвердить и списать расходы на ГСМ, приняв их. в счет уменьшения налогооблагаемой базы на прибыль (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Если сотрудник компании управляет личным автомобилем по делам и получает денежную компенсацию за топливо, то он также обязан заполнить необходимое количество путевых листов, в противном случае работодатель должен будет взимать НДФЛ с соответствующей компенсации (письмо Министерства финансов Российской Федерации от 27 июня 2013 г.03-04-05 / 24421).

Подробнее о нюансах возмещения расходов сотруднику за пользование личным автомобилем читайте в статье . «Возмещение сотруднику стоимости бензина для личного автомобиля, используемого в деловых целях, может снизить вашу прибыль». .

Какой бланк накладной легкового автомобиля использовать в 2018-2019

Возможно использование накладной на основании Формы 3, введенной в обращение Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г.78. Однако он, как и другие унифицированные формы, не является обязательным для использования. То есть в 2018-2019 годах для оформления накладных на легковые автомобили можно использовать как самостоятельно разработанную форму, так и введенную в обращение Госкомстатом.

О том, какой документ можно использовать для утверждения выбранной формы, читайте .

Состав формы транспортной накладной легкового автомобиля, утвержденной Госкомстатом, в целом соответствует перечню обязательных реквизитов этого документа, приведенному в приказе Минтранса от 18 сентября 2008 г.152, несмотря на то, что данный приказ действует с 15 декабря 2017 года (приказ Минтранса России от 07.11.2017 № 476). Список необходимых реквизитов обновлен следующим образом:

  • обязательно указать регистрационный номер организации или индивидуального предпринимателя;
  • отменил требование о проставлении печати или штампа владельца транспорта в заголовке;
  • добавлена ​​обязанность указывать дату и время проверки технического состояния транспорта перед отправлением в рейс с заверением этой записи подписью инспектора (с ее расшифровкой).

Вопросы оформления накладной с учетом последних изменений кв.м обсуждаем в нашей группе в «ВКонтакте». Присоединяйтесь!

Для учета в форме Госкомстата изменений реквизитов, внесенных приказом № 476, необходимо:

  • в поле «Организация» вписать номер ОГРН;
  • не ставить штамп (печать) в отведенном для этого месте бланка;
  • используйте место, изначально указанное в форме, чтобы указать дату и время осмотра транспортного средства.

То есть изменения унифицированного вида нововведения не потребуются. Таким образом, можно продолжить использование бланка накладной легкового автомобиля, оформленного по единой форме 3.

Узнайте, что изменилось в накладной с 01.03.2019.

Какие основные бухгалтерские процедуры проводятся по форме 3

В бухгалтерском учете на основании накладной легкового автомобиля Формы 3 отработанные ГСМ списываются на расходы.Это делается путем отнесения соответствующих сумм с субсчета 10.3 счета 10 к счету 20 (если транспортировка является основным видом деятельности) или 23 (если транспортировка является вспомогательной деятельностью). Для списания ГСМ для автотранспортных средств, используемых для нужд администрации, можно использовать счет 26, а в торговых организациях, доставляющих товар покупателю с включением его стоимости в стоимость проданных товаров, счет 44.

ГСМ списаны на расходы следующей электропроводки: Дт 20 (23, 26, 44) КТ 10.3. При этом в регистрах бухгалтерского учета фиксируется сумма, отражающая фактический объем отработанного ГСМ, учтенный в накладной.

О других нюансах учета накладных читайте в статье «Какой срок хранения накладных (нюансы)?» .

Где взять образец заполнения накладной легкового автомобиля

С образцом заполнения накладной легкового автомобиля на 2018-2019 годы вы можете ознакомиться на нашем сайте.Образец накладной легкового автомобиля 2018-2019 создан на едином бланке 3.

Как выглядит образец накладной легкового автомобиля за месяц

На месяц накладная может быть оформлена до 01.03.2019. В целом, накладная легкового автомобиля Формы 3 на месяц заполнялась так же, как и обычная, но в ней, как правило, необходимо было указать конкретный день отправления автомобиля на задание и вернуться в гараж.

С 01.03.2019 появилась возможность составить накладную на месяц приказом Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения накладных» от 18.09.2008 г.152 не предусмотрено. Оформляется строго на смену или рейс.

Результат

Накладная легкового автомобиля - первичный документ, на основании которого бухгалтерия списывает использованные ГСМ. Компании и индивидуальные предприниматели вправе использовать формы, разработанные самостоятельно с учетом требований ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также приказ Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения проездных билетов» от 18.09.2008 № 152.

Последние требования Минтранса по реквизитам накладной см. В материалах:

  • «Расширен перечень обязательных реквизитов накладной» ;
  • «С 15.12.2017 оформляем накладную в новой форме» .

Перед тем, как отправиться в путь или в рейс, водители получают накладную легкового автомобиля.Форма имеет установленную форму № 3 (Постановление 78).

Строгий формат документа не допускает произвольных изменений формы. Транспортная накладная автомобиля составляется и используется только в унифицированном виде.

Существуют определенные правила внесения данных в накладную легкового автомобиля. Круг лиц, имеющих право вносить записи в форму, ограничен. Записи может вести диспетчер или другой ответственный сотрудник. Участие водителя в заполнении документа должно ограничиваться постановкой подписи.

Все организации, в которых используются автомобили в работе, обязаны оформлять накладную на автомобиль. Эта форма относится к первичной бухгалтерской документации.

В частности, накладную легкового автомобиля удобно использовать для учета расхода топлива. Также документ используется для расчета размера заработной платы.

Накладная на автомобиль выдается на срок, ограниченный одной сменой, одним днем ​​или командировкой, которая может длиться несколько дней.

Все графы накладной имеют важное значение, и от их правильного заполнения зависит надежность и точность информации в документе, а значит, и точность последующих учетных операций.

Транспортная накладная автомобиля имеет регистрационный номер, содержит подробную информацию о транспортном средстве, должна быть датирована и заверена печатью организации, эксплуатирующей транспортное средство. Также фиксируются случаи использования прицепов или полуприцепов с внесением их данных.

В пути машину могут сопровождать ответственные сотрудники. Данные таких сотрудников также должны быть внесены в накладную легкового автомобиля.

Для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организации, как правило, используется специальный первичный документ - накладная.Будут обсуждены используемые на практике формы проездных билетов.

Организация может использовать самостоятельно разработанные бланки накладных или бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом требований действующего законодательства. В любом случае применяемые формы накладных организации должны быть закреплены самостоятельно.

При этом важно, чтобы накладные на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи содержали обязательные реквизиты, которые предусмотрены п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 (Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06 / 2/161):

  • наименование и номер накладной;
  • информация о сроке действия накладной;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • информация о транспортном средстве;
  • информация о водителе.

При составлении накладных в 2018-2019 гг. Необходимо учитывать изменения, внесенные в Порядок заполнения накладных (Приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г.152) Приказом Минтранса № 17 от 18 января 2017 г., № 476 от 7 ноября 2017 г.

Итак, на накладной не обязательно наличие печати (штампа) организации или физического лица. предприниматель. При этом на нем должна быть отметка о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства (п. 16.1 приказа Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152). Для этого в форме листа необходимо предоставить следующую информацию:

  • дата и время проведения предполетного осмотра технического состояния;
  • подпись, ФИО контролера.

Обязанность вносить информацию о предпоездном контроле технического состояния транспортного средства в накладную распространяется не только на организации и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги автомобильным транспортом, но и на тех, кто эксплуатирует транспорт исключительно в своих производственных целях. (Письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01 / 21740-ИС, п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26).

Транспортные накладные: бланки (скачать)

К специальной технике относятся автомобили, предназначенные для выполнения специальных функций и оснащенные специальным оборудованием для выполнения этих функций (например, пожарные машины, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными агрегатами и т. Д.).

Поэтому, если вам нужна, например, накладная автокрана (бланк), вы можете бесплатно скачать ее по ссылке выше.

Учитывая, что данные унифицированные формы не содержат всех обязательных реквизитов путевых листов, в частности информации о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства, предрейсовом (и, при необходимости, послерейсовом) медицинском осмотре драйвер, они нуждаются в доработке.

Реестр накладных: форма в формате Excel

Необходимо учитывать, что организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие транспортные услуги, должны регистрировать свои накладные в реестре накладных (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона). из 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. . 17 Приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152). Этот журнал движения накладных иногда еще называют реестром накладных.

Реестр накладных: форма ()

Правил оформления и ведения проездных листов. Заполните новый путевой лист грузового автомобиля. Загрузить форму 3 путевой лист легкового автомобиля

Каждая компания должна выдавать путевые листы на работу, независимо от того, владеет ли она или она арендует.Ваучер является важнейшим документом по учету затрат на топливо, заработной платы, а также входит в обязательную при проверке автомобиля бланки, которые запрашивают автоинспекции.

Обязательная форма путевого листа законом не предусмотрена. Компания вправе самостоятельно разработать форму, исходя из собственных потребностей.

Однако существует два типа: типовая межотраслевая форма 4 и, которую предприятие может использовать при выполнении основных операций на транспорте.

Различаются способом расчета оплаты транспортных услуг. Транспортная накладная Форма 4-С используется при использовании штучных показателей для расчета, вторая форма - при повременной системе оплаты.

Путевой лист грузовика выдается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно ставят отметки механика, инспектора предрейсового медосмотра, диспетчера, заправщика, водителя автомобиля.

Путевой лист образца заполнения грузового вагона

Разберем на примере, как заполнять путевой лист.

Лицевая сторона

Компания ставит на нее свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации в специальном журнале, а также дату его заполнения.

При необходимости код заполняется режимами, столбцами и бригадами. Далее следует марка и тип грузового автомобиля, его госномер, идентификатор гаража.

Полное наименование записано ниже. Водитель, его номер таблицы и реквизиты прав на управление транспортным средством.

Если используется при транспортировке прицепа, то на соответствующие графики также поступает аналогичная информация, что и в машине.

В первой таблице справа записываются данные о работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановая и фактическая дата и время отправления и прибытия, указатели спидометра. На следующих графиках указаны тип и код использованного топлива, количество заправленного топлива, а также начало и конец дня. В этой же таблице нужно отразить информацию об условиях работы станка (коэффициенты) используемой спецтехникой. Эти данные посещают все ответственные лица.

Далее диспетчер заполняет информацию о задаче, которую должен выполнить драйвер. В нем указано название компании, в которой будет указана машина, адреса и время подачи, тип перевозимого груза, количество поездок, километр, тоннаж. После этого ответственное лицо рассчитывает количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.

Перед отъездом в медицинском отделении следует осмотреть водителя и поставить допуск на путевку в виде штампа.

Слесарь при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется зубчатыми передачами.

IN раздел «Особые отметки» Информация о происшествии, произошедшем по указанию инспектора по БДД, ремонту и др.

Overseas

На оборотной стороне делает водитель или представитель организации-заказчика записи о ходе выполнения задания: сколько и куда прибыла машина, количество и количество сопроводительных документов.Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. К столу приходят диспетчер и водитель.

Ниже наблюдаются простои. Фиксируются данные о причине, форме, сроке и подписи ответственных лиц.

В нижней таблице диспетчер выводит результаты по расходу топлива, рассчитанному при соблюдении норм, и по расходу топлива. Далее проставляется наработка автомата с расшифровкой по типу периодов.В следующих столбцах указано количество заездов и гонок в гараже. На машине пройден пробег, если был прицеп, то он. Есть общий пробег и груз.

Вводятся данные о количестве грузов, перевезенных машиной и прицепами, и определяется показатель тонны * км, на основании которого клиентам выставляются счета. Этот раздел посещает таксист.

Ниже приведены справочные данные о кодах марок автомобилей, заполнены прицепы и результаты эксплуатации ТС.

Нюансы

В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора предприятия, затем на должностных лиц - механика, диспетчера и самого водителя.

Не каждый владелец транспортного средства должен заполнять путевые листы. Или тем, кто отвечает за их управление. Когда вам нужно заполнить проездной на легковой автомобиль и как это сделать, вы узнаете в материалах этой статьи.

Бухгалтерский учет юридических лиц предполагает обязательное заполнение путевых листов.Этот документ также интересен представителям налоговых служб.

Путевой лист - это своего рода первичная документация, позволяющая не только учитывать затраты на приобретение бензина, но и вычитать их из общей налоговой базы.

Основная функция таких ведомостей - это возможность уменьшить налог, уплачиваемый в бюджет.

В некоторых случаях заполнение документа становится обязательным.

Что представляет собой пробел в этом документе?

Путевой лист - документ, подтверждающий законность и наличие права на управление транспортом.

Форма выдается юридическим лицам, владеющим автомобилем. Документ содержит информацию о времени в пути, пробеге, расходе бензина и других характеристиках авто.

Всегда ли нужно расшатывать листы на автомобилях?

Перечислим водителей, освобожденных от таких обязанностей:

  • Если Юрлизо является владельцем ТС.
  • При применении ТС с имуществом с имуществом на физ. А при использовании авто в личных целях передача осуществляется по доверенности.

Когда нужно заполнять путепровод?

Если документ не оформлен, то работать запрещается :

  • Грузовые автомобили.
  • Автомобили легковые.
  • Троллейбусы.
  • Трамваи.
  • Автобусы.

И другие виды транспорта, перевозящие пассажиров с багажом. Багажом называются вещи, принадлежащие пассажирам, которые в установленном порядке приняты к перевозке.

Груз - наименование материальных объектов, по которым организована транспортировка.Наконец, пассажиры - это группы лиц, заключающих соответствующий договор.

Лица, для которых оформляется фрахтование транспортных средств.


Сроки оформления путевых листов легкового автомобиля

Слишком много времени и сил может уйти на ежедневное заполнение путеводителей. Особенно на малых предприятиях без отдельного диспетчера.

Поэтому многие водители задаются вопросом, можно ли оформить документы сразу на несколько дней?

В тексте законодательства указана возможность регистрации не только на каждый день, но и на срок не более 30 дней.

Порядок заполнения путевого полотна на легковой автомобиль по форме 3

Лицевая сторона

Информация должна быть не столько, сколько кажется на первый взгляд:

  • Всегда проставляется клеймо предприятия на вершине. Дата и номер документа внизу маленькие. При необходимости обозначьте серию.
  • Следующий график необходим для названия компании. Также они пишут адрес с телефона. И регистрационный код предприятия в соответствующих органах.
  • Диспетчер заполняет информацию о транспортном средстве, включая инвентарный идентификатор гаража, государственный номер и марку.
  • Далее идет строка с именами водителей, реквизитами водительских прав, номером таблицы.
  • Это следующий раздел. Но его заполняют только организации с узкой специализацией. Например, службы такси. Им нужно ввести номер лицензионной карты.
  • После заполнения диспетчера определите индивидуальные задачи для водителей.Документ осматривается, водитель передается лично.

Механики также просматривают документы, указывая им свои личные данные. Водитель также должен расписаться при передаче автомобиля в свое распоряжение.

Каждый раз сотрудник отмечает, сколько топлива приобретено на АЗС. И какой бренд я использовал. Обязательно укажите актуальную дату, время возврата в гараж.

При необходимости производятся отметки о простоях и нахождении.


Текущая сторона документа

Эта сторона требует драйверов.Здесь они отмечают индивидуальный прогресс в выполнении своих служебных задач. Обязательно напишите о пунктах отправления и прибытия.

Период времени, пройденный километрами, расшифровывается полностью.

Право подписи имеют третьи лица, при их непосредственном участии в выполнении поставленных задач.

В нижней части документа указывается общее количество часов в день в километрах на основе данных спидометра.

Заработная плата сотрудника определяется на основании этих данных в зависимости от принятой на предприятии системы.После окончательной фиксации информации путевой лист передается сотрудникам бухгалтерии.

Особые правила заполнения листов на линии

Для заполняющих документ на строке существует определенная последовательность действий:

  • Точное время обязательно проставляется в часах и минутах. Для этого есть отдельный график «Время прибытия». Но отражается только момент, когда водитель сам показывает путевый лист покупателям или покупателям .
  • Есть граф «Заказчик». Здесь клиенты оставляют свои подписи. Подтвердить, что все детали в документе верны, соответствуют действительности.
  • Даже заполнен граф 21, который называется «по прибытии». «По заработной плате» - соответственно график 22. Покупатели выставляют сюда все параметры, спидометр списывают.
  • «Особые отметки» - строка для комментариев покупателей при необходимости.

Если машина возвращается в гараж

Обычно работы завершаются возвратом машины на территорию гаража.Документ заполняется в последовательности, четко прописанной в законодательных нормах.

Необходимо строго соблюдать.

  • «Работа водителя и автомобиля» - раздел, заполняемый механиком. В частности, график 2. Важным требованием является точность описания времени возврата в гараж. Месяц, год, часы, минуты - в столбце должны присутствовать абсолютно все данные.
  • "Показания спидометра" - Граф 4, который тоже заполняется механиком.Счетчик 10 - здесь отображается точный «баланс доходности». График относится к разделу с «движением топлива».

В конце автомеханик окрашивается, подтверждая верность и достоверность предоставленной информации.

  • Техник по горючему и заправке подключается к работе и на этом этапе. Водитель передает ему близнеца. После заполняется графа «Доставлено» с цифрой 11. И также ставится подпись.
  • Подпись в строке "пройдено" ставит сам водитель. Необходимо подтвердить исправное состояние машины на момент выдачи механики. Механик, подтверждающий этот факт, ставит отметку в графе «принято».
  • Диспетчер забирает бумагу на последнем этапе. А также поставить свою подпись. Выполните регистрацию документа в специальном журнале.

При доставке товара в компанию необходимо подписать специальную бумагу. О том, как накраситься, читайте в статье по ссылке.

Заключение

При неправильном заполнении путевых листов на организацию налагают штраф .Причем нарушитель не возмещает налоговые убытки, возникшие в связи с работой транспортного средства.

Юридические лица уплачивают неустойку в размере 10 процентов от общей суммы операций.

Совершение любых операций должно сопровождаться соответствующими первичными документами. Каждый из них имеет юридическую силу.

Найдите образцы документа с пустыми строками для удобного заполнения на специализированных сайтах.

Форма 3 унифицирована. А это значит, что он подходит для любых предприятий, независимо от сферы деятельности.

Вы можете быть уверены, что заполнение такого документа соответствует всем требованиям закона. Главное - запомнить срок, за который заполняется лист. Этот период равен месяцу.

Как залить ходовой лист легкового автомобиля Форма 3 в 1С - смотрите в этом видео:

Путевой лист - специальный документ, подтверждающий факт движения транспортного средства, работу водителя, расход топлива. С 2019 года начали действовать новые правила.В статье вы узнаете, как правильно заполнить путевой лист, скачайте актуальный образец.

Для чего нужен путевой лист

Это первичный документ, он необходим для учета и списания стоимости обслуживания автомобиля. Также на основании «путевки» (как до сих пор часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляется зарплата водителя.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, эксплуатирующие автомобили.Форма документа может быть разработана и утверждена самостоятельно либо с использованием Бланка, утвержденного Госкомстатом 28 ноября 1997 г. № 78. Исключение составляют предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет транспортных средств в унифицированных формах.

Ваучер обязательно выписывается при использовании автомобилей в рабочих целях. Форма собственности на автомобиль роли не играет. То есть, если автомобиль стоит на балансе организации, арендован у сторонней компании или эксплуатируется личным автомобилем Сотрудника для нужд учреждения, билет должен быть.

Бланки следует учитывать в специальном журнале регистрации. Это необходимо сделать юридическим лицам и частным владельцам, эксплуатирующим автомобили.

Заготовка порошка

Новый путевой лист в 2019 году: особые требования

Изменений в путевые листы в 2019 году не предусмотрено. Последние обновления вступили в силу в декабре 2017 года (утверждены приказами Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (ред. От 18 января 2017 г.) и от 07.11.2017 г.476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. При этом круглый оттиск на фасонном бланке аннулируется, если его использование не предусмотрено уставом.

Как утвердить форму

Если организация решила утвердить его форму путевых листов, необходимо учесть необходимые требования:

  1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При указании нумерации необходимо соблюдать хронологию.
  2. Срок действия ваучера.Максимальный срок - один месяц.
  3. Информация о владельце автомобиля. Теперь обязательно укажите ОГРН.
  4. Информация о водителе транспортного средства (ФИО, номер водительского удостоверения).
  5. Информация об автомобиле (государственный номер, марка).
  6. Данные одометра перед вылетом в рейс и при возвращении в гараж (на парковку).
  7. Дата и время начала полета и возврата на стоянку.
  8. Подпись и ФИО ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  9. Дата и время прохождения предрейсового и послеторкового медицинского осмотра водителя.
  10. Печать, подпись и ФИО Медицинский работник, проводивший медицинский осмотр.
  11. Справка о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД / ММ / ГГГ, а также часы и минуты).
  12. Подпись и ФИО ответственного за осмотр ТС (механик, контролер, капитан).

Заполненный документальный документ ассистирует диспетчеру и руководителю учреждения или уполномочен руководителем лица.Если на предприятии используется полиграфия (определяется уставом), талон приклеивается к печати. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю. По окончании полета водитель должен передать свое ответственное лицо под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2019 нужен не только для списания затрат и их подтверждения в налоговой инспекции. Также билет также необходим водителю в полете для подтверждения сотрудниками ГИБДД законности использования автомобилей, перевозки пассажиров или груза.Правильно заполненный ваучер подтверждает, что касательно транспортного средства, наклеен техосмотр и водитель имеет право управлять машиной (медицинское обследование пройдено). Если инспектор ГИБДД не предоставит бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ).

Путевые листы: Правила заполнения в 2019 году

На каждый тип автомобиля Минтранс утвердил новые проездные на 2019 год. Сообщите их с помощью таблицы.В нем описаны способ листы, Бланки вы можете скачать по ссылкам.

Подножка, заготовка

Отличительные особенности начинки

Легковые автомобили

Документом могут пользоваться организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили. Порядок заполнения изложен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22 / 257. Обязательное условие: в форме не должно быть незаполненных графиков и реквизитов.

Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителей

Автозаправочные компании, осуществляющие грузовые перевозки. Обязательное условие: Водители получают оплату сдельно. Документом предусмотрены индивидуальные графики для маркировки перевозки грузов. Также на бланке есть отрывные талоны, на основании которых осуществляется расчет заработной платы.Не допускается оформление нового билета до тех пор, пока водитель не сдал предыдущий в бухгалтерии.

Грузовики со свободными водителями

Форма дополнена разделом для реквизитов товарных и транспортных накладных на перемещаемые товары и товары. Хранить вместе с транспортными документами. Форма ваучера рассчитана на два полета в один рабочий день.

Бланк без отрывных листов, на которых учтены услуги, оказываемые спецтехникой.По отрывному талону компания выставляет счета за оказанные услуги.

Содержит специальные столбцы для индикаторов таксометра. Билет выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель выкупает заполненный документ в бухгалтерии или у ответственного лица.

Автобусы общего и другого назначения

0345006 и 0345007.

Бланки

подходят для организаций, осуществляющих перевозки пассажиров по городским и пригородным маршрутам или для других пассажирских перевозок. Документ выдается водителю только после прохождения предыдущего ваучера. Форма составляется в рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Срок хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок сроком на 5 лет, это установлено Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г.152. Такой же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ о первичных бухгалтерских документах.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанной информации несут лица, указавшие эту информацию, а также руководитель учреждения. Неправильно составленный билет признается недействительным. Налоговые органы не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы по доходам и пени.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Уточняйте вопросы и мы добавим статью по ответам и пояснениям!

Согласно п. 2 ст. 6 статута автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ, осуществляющего перевозки граждан, багажа, грузов городским транспортом, в частности автобусами или трамваями, легковыми и грузовыми автомобилями, без оформления такого документа, как путевой лист, не допускается.Данная норма права касается деятельности субъектов, оказывающих услуги с помощью различных видов транспорта, используемых в рамках транспортной системы России (пункт 1 статьи 1 Закона № 259).

Если компания не оказывает услуги в сфере перевозки, а использует в своей работе вагоны, то соответствующие ведомости можно рассматривать как первичный документ, с помощью которого бухгалтерский учет может подтверждать и списывать стоимость топлива с учетом их для уменьшения налогооблагаемой базы прибыли (п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ).

Если у сотрудника компании возникает личная потребность в личном автомобиле и он получает денежную компенсацию за топливо, он также обязан заполнить необходимое количество путевых листов, в противном случае с работодателя будет взиматься соответствующая компенсация НДФЛ. (письмо Минфина РФ от 27.06.2013 № 03-04-05 / 24421).

Подробнее о сотруднике по компенсации нюансов за использование персонального компьютера читайте в статье «Возмещение работнику затрат на бензин на личный автомобиль, использованный в служебных целях, может снизить вашу прибыль» .

Что необходимо для использования проездного листа легкового автомобиля в 2018-2019

Возможно использование путевого листа по Форме 3, введенной в обращение Госкомстатом РФ 28.11.1997 № 78. Однако он, как и другие унифицированные формы, не является обязательным для использования. . То есть в 2018-2019 годах возможно использование как самостоятельно разработанной формы грузовых вагонов для оформления путевых листов, так и внесенных Госкомстатом в обращение.

О том, какой документ может быть утвержден по выбранной форме, читайте .

Состав облика легкового автомобиля, утвержденный Госкомстатом, в целом соответствует перечню обязательных реквизитов этого документа, приведенному в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152, несмотря на то, что Дело в том, что данный приказ с 15 декабря 2017 года действует в обновленной редакции (приказ Минтранса России от 07.11.2017 № 476). Состав обязательных реквизитов обновлен следующим образом:

  • обязательно указать регистрационный номер организации или IP;
  • отменил требование о печати или штампе владельца транспорта в заголовке;
  • добавлена ​​обязанность указывать дату и время проверки технического состояния транспорта перед вылетом из рейса в справке об этой записи с подписью проверяющего (с ее расшифровкой).

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений г. обсуждаем в нашей группе в ВК ". Присоединяйтесь!

Для учета в Госкомстате изменений в реквизитах, внесенных приказом № 476, необходимо:

  • в поле «Организация» внести номер ОГРН;
  • не ставить штамп (оттиск) в отведенном для этого месте;
  • используйте изначально предоставленное в бланке место для указания даты и времени проверки транспортного средства.

То есть изменения унифицированного бланка формы не потребуются. Следовательно, аккумуляторный лист легкового автомобиля, составленный по унифицированной форме 3, можно продолжать использовать.

Что изменилось в трек-листе с 01.03.2019, узнавайте.

Какие основные бухгалтерские процедуры выполняются по форме 3

В бухгалтерском учете на основании проездного листа легкового автомобиля формы 3 ведется израсходованный расход топлива и товаров по затратам.Это осуществляется путем отнесения соответствующих сумм со счетов 10 субсчета 10.3 на счет 20 (если транспортировка является основным видом деятельности) или 23 (если транспортировка является вспомогательной деятельностью). Для списания ГСМ на автомобили, используемые для нужд администрации, может использоваться счет 26, а в коммерческих организациях, осуществляющих доставку товара покупателю с включением его стоимости в стоимость проданных товаров, - счет 44.

ЛОВАЯ КАМНЯ в расходах следующая проводка: ДТ 20 (23, 26, 44) СТ 10.3. При этом в регистрах бухгалтерского учета фиксируется сумма, отражающая фактический объем израсходованного топлива, учитываемого в путевом листе.

О других нюансах оформления пропусков читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?» .

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа легкового автомобиля

Ознакомиться с образцом заправки легкового автомобиля автомобиля 2018-2019 года можно на нашем сайте.Образец путевого листа легкового автомобиля 2018-2019 сформирован по единой форме 3.

Как выглядит выкройка путевого листа легковой машины на месяц

На месяц проездной можно оформить до 01.03.2019. В целом проездной лист легкового автомобиля формы 3 на месяц заполнялся аналогично обычному, но в нем, как правило, требовалось указать конкретный день отправления автомобиля к заданию. и возвращаемся в гараж.

С 01.03.2019 г. возможность составлять проездной на месяц приказом Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения проездных листов» от 18 сентября 2008 г. № 152 не предусмотрена. Составляется строго по смене или рейсу.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Путевой лист легкового автомобиля - первичный документ, на основании которого списываются данные бухгалтерского учета на отработанное топливо. Компании и ИП имеют право использовать формы, разработанные собственными силами, с учетом требований ст.9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также приказ Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18 сентября 2008 г. 152.

Последние требования Министерства транспорта к деталям путевого листа, см. Материалы:

  • «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
  • "От 15.12.2017 путевой лист, оформляем новый бланк «». .

Перед выездом с маршрута или в рейс водители получают проездной на легковой автомобиль. Форма имеет установленную форму № 3 (Постановление 78).

Строгий формат документа не допускает произвольных изменений формы. Путевой лист автомобиля изготавливается и используется только в унифицированном виде.

Существуют определенные правила внесения данных в путевой лист легкового автомобиля.Круг лиц, имеющих право делать записи в форме, ограничен. Записи может производить диспетчер или другой ответственный сотрудник. Участие водителя в заполнении документа должно быть ограничено аффилированностью.

По путевому листу на автомобиль, принадлежащий всем организациям, в которых автомобили используются в трудовой деятельности. Эта форма относится к документации первичного учета.

В частности, путевой лист легкового автомобиля удобно использовать для учета расхода топлива.Также документ используется для расчета размера заработной платы.

Листок на автомобиль выдается на срок, ограниченный одной сменой, одним днем ​​или временем в пути, который может длиться несколько дней.

Все графики путевых листов имеют важное значение, и надежность и точность информации в документе зависит от их правильного заполнения, что означает точность последующих учетных действий.

Путевой лист легкового автомобиля имеет регистрационный номер, содержит подробную информацию о транспортном средстве, должен быть датирован и редактироваться эксплуатирующим транспортным средством организации.Также регистрируются случаи с использованием прицепов или полуприцепов с их данными.

В пути машину могут сопровождать ответственные сотрудники. Данные таких сотрудников также должны быть записаны в путевом листе легкового автомобиля.

Образец журнала регистрации накладных легкового автомобиля. Журнал регистрации накладных образца формы

Итак, давайте попробуем разобраться, нужны ли мне накладные журнала выпуска SP а как это устроить?

Журнал оформления накладных заполняется ответственным лицом любой компании, осуществляющей перевозки на регулярной основе.В нем фиксируются сопроводительные документы, выдаваемые водителю на каждую поездку.

Законодательство 2017 года не обязывает придерживаться Формы №8. Предприниматель вправе разработать собственный документ.

Форма должна содержать следующие данные:

  • порядковый номер регистрации;
  • дата выдачи листа перевозчику;
  • сведения о водителе и транспортном средстве;
  • дата прибытия и предоставления водительских документов диспетчеру;
  • время приема документации бухгалтером;
  • подпись водителя, экономиста и диспетчера;
  • нот.

Порядок ведения журнала для выставления накладных обязывает руководителя предприятия внести в свой документ все вышеперечисленные пункты и утвердить его внутренним распоряжением. Если он заполнен на бумаге, на титульном листе должны быть указаны его название, срок действия и имя предпринимателя. Обычно документ запускается на один календарный год.

Порядок заполнения журнала

Заполнение журнала для выставления накладных поручается бухгалтеру или иному представителю предприятия.Статус человека подтверждается внутренним приказом. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за неправильное ведение документов. Другой организации можно поручить заполнить журнал для выставления накладных по договору об оказании услуг.

Необходимо вводить данные каждый раз при выдаче листка водителю и после его возвращения из поездки. Даже поврежденные или ошибочно выданные проездные документы должны быть указаны в журнале и иметь собственный порядковый номер.

Сотрудник, ответственный за выдачу листов и заполнение журнала, должен знать следующие правила:

  • на каждое транспортное средство оформляется отдельный первичный учетный документ;
  • если в поездке задействовано несколько водителей, на каждого из них необходимо выписывать лист;
  • проездной документ действителен не более месяца - при переносе поездки выдается другой документ, но информация о первой и второй формах заносится в журнал.

В обязанности сотрудника входит проверка данных, внесенных в накладные. На каждый вид средств выдается свой документ определенной формы. Например, для легковых автомобилей - форма № 3, а для грузовых автомобилей - № 4-х.

Помимо транспортных средств, входящих в автопарк компании, журнал может содержать данные о личных транспортных средствах сотрудников, которые сотрудники использовали в деловых целях. В этом случае документальное оформление поездки на собственном автомобиле послужит основанием для расчета компенсации работнику.

Ведение журнала для выставления накладных было упрощено с появлением программ бухгалтерского учета, которые позволяют создавать документацию в режиме онлайн. Созданы целые комплексы, позволяющие управлять документооборотом не только экономистам, но и диспетчерам, инженерам техподдержки, механикам.

Как заполняется журнал выдачи накладных? Образец показан ниже.

Требуемые реквизиты:

  1. Введен порядковый номер документа.Вся информация вводится в хронологическом порядке.
  2. Дата выдачи листа ставится в формате ДД.ММ.ГГ.
  3. Указывается ФИО сотрудника и его табельный номер.
  4. Введен номер автомобиля.
  5. Водитель расписывается в получении листа.
  6. Следующая графа заполняется диспетчером при получении документации от водителя. Этот факт подтверждается подписью.
  7. Следующий столбец возглавляет бухгалтер или лицо, отвечающее за движение денежных средств.Заполняется при сверке данных. Также может быть лидером. Ставятся дата и подпись.
  8. В примечаниях указаны такие особенности, как сложность маршрута, специфика поездки.

Журнал для оформления накладных прошит, страницы пронумерованы. Заверяется менеджером печатью и подписью. Срок хранения документов 5 лет.

Каждая компания несет ответственность за информацию, внесенную в журнал для выставления накладных. Шаблон заливки выглядит так:

На видео: Заполняем накладную правильно

Предприниматели и организации, использующие автотранспорт в своей деятельности, составляют путевые листы на каждую поездку.Эти формы отражают расход ГСМ и другие показатели эффективности. Каждый выданный документ отмечается в соответствующем реестре, который называется журналом накладных. Для него разработана унифицированная форма. Вы можете скачать бесплатный образец в конце статьи.

Реестр накладных имеет единую форму № 8, утвержденную Госкомстатом РФ в 1997 году. Этим шаблоном уже сегодня могут пользоваться предприниматели и организации.При этом с 1 января 2013 года действует Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. На основании этого акта использование унифицированных форм не является обязательным.

Относительно ведения реестра накладных 2018 стоит учесть ряд моментов:

  1. Реестр создается на срок до 1 года.
  2. Продолжительность логирования определяет менеджер сам.
  3. Если менеджер решит отказаться от использования единой формы, необходимо составить собственный образец, который будет содержать те же реквизиты.
  4. Срок хранения журнала не менее 5 лет (как и других первичных документов).

Важно! Перед списанием журнала необходимо убедиться, что срок хранения последней записанной в нем формы истек. В противном случае подтвердить контроль не удастся.

После внесения отметок в реестр необходимо поставить подписи. Введенные данные подтверждают бухгалтер, сотрудник, ведущий журнал, и сам водитель.В конце унифицированной формы таблицы есть столбец для комментариев. Заполнять его необязательно. В некоторых случаях он содержит название населенного пункта, по которому следовал водитель, или другие дополнительные отметки.

Образец формы: необходимые данные

С 2018 года стандартная форма представляет собой бумажный переплет в виде брошюры. Страница содержит таблицу из 9 столбцов. При разработке образца для вашего предприятия вы можете расположить их в наиболее удобном порядке, удалить ненужные столбцы или добавить дополнительные.

На первой странице реестра накладных образца заполнения указывается наименование предприятия или организации и срок ведения реестра. В специально отведенные поля справа вводятся коды для ОКУД и ОКПО.

  1. Номер накладной.
  2. Дата выдачи документа.
  3. Данные драйвера. Введите полное имя и табельный номер.
  4. Автомобильный номер.
  5. Подписи водителя, диспетчера (с указанием даты снятия бланка с водителя) и бухгалтера (с указанием даты приема документации).
  6. Дополнительная информация. Последний столбец заполняется при необходимости.

Все остальные страницы печатаются по единому шаблону. В большинстве случаев строки заполняются примерно одинаковыми данными. По окончании бесплатных страниц журнал накладных нужно отправить в архив. Там он будет храниться 5 лет (по правилам первичной документации).

На кого возложено ведение реестра

Бухгалтерский журнал ведет сотрудник, назначаемый приказом директора или индивидуального предпринимателя.Кроме того, его можно доверить сотруднику в трудовом договоре, в котором эта обязанность уже прописана.

Другой вариант - руководитель имеет право привлечь для ведения журнала стороннюю организацию или индивидуального предпринимателя. Для документального подтверждения такого сотрудничества заполняется договор об оказании услуг.

Независимо от того, кто делает отметки в таблице, порядок учета не меняется:

  • запись делается по каждой накладной;
  • бланки указаны в хронологическом порядке;
  • страниц пронумерованы подряд.

Если период, на который был составлен документ, подошел к концу, журнал оформления накладных прошивается и подписывается. Убедитесь, что все страницы в реестре пронумерованы.

Зачем нужно вести учет путевых листов

По закону каждый предприниматель (или организация), использующий автомобили для своей деятельности, обязан предоставить путевые листы и зарегистрировать их в реестре. Сама форма содержит полную информацию о поездке: данные водителя, маршрут, особенности груза.

Накладная служит подтверждением расхода горюче-смазочных материалов при транспортировке. На основании этого документа налогоплательщик может списать расходы на топливо для транспортных средств. Также данные, содержащиеся в документах, упрощают учет и начисление заработной платы водителям.

Название документа: Реестр движения накладных (Типовая межотраслевая форма № 8)
Формат: .docx
Размер: 70 кб

Регистр накладных должен вести каждая транспортная компания.Это необходимо для контроля и учета затрат на бензин, контроля технического состояния и других вопросов. В накладных отражены, собственно, все работы по автомобилю. Это пробег, все вопросы по ремонту и обслуживанию.

Кроме того, эта форма определяет часы работы и рассчитывает заработную плату водителей. Поэтому важно очень точно заполнить все данные, чтобы в итоге не оказалось, что из-за небольшой неточности документ окажется недействительным.Вы можете бесплатно скачать образец журнала накладных на страницах нашего портала. Там вы увидите пример заполнения, который позволит вам избежать очевидных ошибок.

Что это за форма и каково ее назначение?

Регистр движения накладных формы 8 является государственной бумагой. Он был принят в 1997 году и является обязательным для транспортных компаний. Несколько лет назад обязательство по его содержанию было отменено, но это не значит, что теперь его можно не выполнять. Его необходимо поддерживать, но его можно упростить, исходя из пожеланий компании.На нашем сайте есть образец журнала для оформления накладных в пустой и заполненной версиях. Он поможет вам правильно заполнить анкету с первого раза.

Важно, чтобы в нем сохранялись необходимые реквизиты и данные, но форму можно изменить на более удобный вариант. Журнал движения накладных заполняется постоянно и после его заполнения компания обязана хранить его не менее 5 лет, так как это один из документов первичной документации предприятия.

Где и как применяется?

По закону анкету должны хранить все компании, использующие в своей деятельности автомобили ... Вся информация о них указывается в документах. Перед поездкой водителям выдается накладная, а также документы на право управления транспортным средством.

Обязательно содержит подробную информацию о маршруте, остатках и заправках, особенностях технического состояния, а также точное время отправления по маршруту и ​​время его завершения.Крупный бизнес заполняет документ каждый день. Легко отслеживать время работы водителя и техническое состояние автомобиля.

Небольшие компании, не занимающиеся перевозкой пассажиров, выдают листы на 30 дней. Этот документ необходимо записать в накладную. Все данные заносятся туда.

Срок хранения

Законодательством не предусмотрен закон о необходимости хранения этого документа, но лучше сделать это. Форма относится к государственным документам, поэтому ее лучше хранить на предприятии не менее 5 лет.При необходимости эти документы оформляются и подтверждают введенные в них данные. Поэтому не спешите избавляться от данных, которые могут вам пригодиться! Здесь вы всегда можете скачать накладную.

Реестр накладных должен вестись всеми организациями, использующими в своей работе автотранспорт. Обязательна ли единая форма накладной? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на поставленные вопросы, а также образец журнала движения накладной вы найдете в нашей статье.

Общее понятие накладной

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям водительские билеты. Транспортная накладная - это документ, дающий водителю право пользоваться транспортным средством. На нем отображается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 накладная оформляется строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что больше. На месяц оформить накладную невозможно.

О том, есть ли особенности накладной, выданной индивидуальным предпринимателем, читайте в статье «Какие особенности накладной индивидуального предпринимателя (бланк)?» .

Общие сведения о журнале движения накладных

Для контроля движения выданных накладных необходимо вести реестр путевых листов по форме 8, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г.78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу Закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ единые формы больше не требуются.

Таким образом, организация или индивидуальный предприниматель может разработать собственную накладную или дополнить единую форму необходимой информацией. Решение о принятой форме ведомости накладных подтверждается приказом. Его применение также может быть прописано в учетной политике.

Читайте, как оформить такой заказ.

Как правило, журнал выдается на срок не более 1 года, однако при необходимости этот срок может быть сокращен до 1 месяца. Журнал накладных должен храниться не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала движения, оформления и выдачи путевых листов

Реестр движения, регистрации и выдачи накладных состоит из двух частей:

  1. Титульный лист, на котором написано наименование организации или ИП, код ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличный раздел, в котором указано:
  • номер накладной и дата выписки;
  • данные водителя и его личный номер;
  • Номер гаража
  • ;
  • подписей ответственных за ведение журнала:
    • водитель - при получении накладной;
    • диспетчер (сотрудник, выполняющий его функции) - при получении документов от водителя;
    • бухгалтер - о проверке и принятии накладной к бухгалтерскому учету.

При необходимости также делается пометка.

Информация обо всех выданных накладных заносится в журнал выдачи накладных. В этом случае нет никаких исключений. Журнал нумеруется последовательно и ведется в хронологическом порядке. После того, как журнал полностью заполнен, он прошивается, опечатывается и подписывается руководителем.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, или на сотрудника, в трудовом договоре которого определены обязанности по ведению путевого журнала.

Ответственность за заполнение накладных и их журнала может быть передана другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю на основании договора оказания услуг. В этом случае ответственность за заполнение накладных и их бортового журнала возлагается на сотрудников привлеченного контрагента.

Скачать образец журнала учета движения накладных (форма 8)

Многие организации при заполнении накладной сталкиваются с определенными трудностями.Для удобства наших читателей мы подготовили образец заполнения путевого журнала, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Результаты

Реестр накладных является обязательным для организаций и индивидуальных предпринимателей, использующих в своей работе автотранспорт. Это один из документов, которым подтверждаются затраты на топливо, которые учитываются при определении налоговой базы по уплаченному налогу на прибыль. Кроме того, журнал служит источником информации для расчета заработной платы водителей организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Транспортная накладная грузового автомобиля является основным документом первичного учета, который вместе с накладной на перевозку грузов определяет показатели для учета работы подвижного состава и машиниста, а также для расчета заработной платы машиниста. и оплата перевозки грузов.
Для грузовых автомобилей постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 утверждены две формы накладных - форма N 4-в и форма N 4-п.

* Форма N 4-с (сдельная) используется для перевозки грузов при условии оплаты за автомобиль по сдельной оплате.
* Форма N 4-р (повременная) применяется при оплате работы автомобиля по повременной ставке и предназначена для одновременной перевозки грузов двум клиентам в течение третьего рабочего дня (смены) водителя. .

Отрывные талоны накладной заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления накладной заказчику организацией-владельцем транспортного средства.
К счету прилагается соответствующий отрывной талон. Накладная остается в организации-владельце транспортного средства, повторяет идентичные записи о времени работы транспортного средства у заказчика и служит основанием для учета эксплуатации транспортного средства в течение рабочего дня.

В случае, когда товары и материальные ценности будут перевозиться с повременной оплатой работы автомобиля, номера товаров и транспортных документов вносятся в накладную и прилагается один экземпляр этих товаров и транспортных документов. , в результате чего указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу.машина и водитель.
Заполнение накладной перед выдачей водителю осуществляется диспетчером организации или лицом, уполномоченным на это. Остальные данные заполняют сотрудники организации, владеющей транспортным средством, и клиенты. Следует помнить, что участие в заполнении накладной не допускается, за исключением подписей, подтверждающих прием (при выезде) и сдачу (при возврате автомобиля).
Транспортные накладные по формам N 4-s и N 4-p выдаются водителю под расписку уполномоченным лицом только на один рабочий день (смену) при условии, что водитель сдал накладную предыдущего дня работы.

Заполнение накладной осуществляется в следующей последовательности:

1. Под наименованием документа записывается дата его выдачи (день, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации документа. оформляется накладная в журнале.

2. В строке «Рабочее время» записывается код, соответствующий рабочему времени (работа в будние дни, командировка, сводный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходные или праздничные дни, работа по графику или вне графика и т. д.). ), в соответствии с которым рассчитывается заработная плата водителя.

3. В строках «Колонна», «Бригада» записываются номера автоколонны и бригады, в которую входят автомобиль и водитель.

4. В строках, посвященных автомобилю, запишите марку, государственный номер, а также его гаражный номер.

5. В строках, посвященных водителю, записываются фамилия, инициалы, табельный номер, присвоенный работнику транспортной организации, номер лицензии и класс водителя, работающего по данной накладной.

6. В строках, отведенных под лицензионную карту, указывается ее тип (стандартная, ограниченная), регистрационный номер и серия.

7. В строках «Прицепы» фиксируются марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на конвейере с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются по этим строкам в местах их перестановки.

8. В строке «Сопровождающие» укажите фамилии и инициалы лиц, сопровождающих транспортное средство для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т. Д.)) записываются.

9. В разделе «Работа водителя и автомобиля» - информация о выезде и возврате автомобиля по расписанию.

10. В разделе «Присвоение водителю»:

В графе 18 «В чьем распоряжении» на основании заявки или разового заказа клиента записывается имя клиента, у которого В утилизации автомобиль должен прибыть, чтобы выполнить задание.

В графе 19 «Время прибытия» фиксируется время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику в соответствии с его заявкой, разовым заказом или графиком работы автомобиля по условиям договора.

В графах 20-21 (адреса пунктов погрузки и разгрузки) указывается, где принять груз и куда доставить по заявке, разовому заказу заказчика или по условиям договора.

В графе 22 «Наименование груза» указывается наименование груза, предъявленного к перевозке на основании заявки или разового заказа заказчика.

В графе 23 «Количество заездов с грузом» на основании заявки или разового заказа записывается количество заездов с грузом, необходимое для выполнения задачи.

В графе 24 «Расстояние» записываются расстояния для перевозки грузов, определенные по данным дорожных властей, либо по карте района (плану города) с помощью курвиметра, либо по списку расстояний, составленному на на основании протоколов измерений или по показаниям спидометра автомобиля (при сезонных перевозках) фиксированным актом транспортной организации и заказчика.

В графе 25 «Перевезенные тонны» указывается количество груза, которое необходимо перевезти для клиента.
Только автотранспортная компания имеет право изменить назначение, указанное в разделе «Назначение водителю». Только в исключительных случаях заказчик может изменить задание по согласованию с транспортной организацией.

11. На лицевой стороне накладной в строке «Выдать топливо» прописью прописано количество топлива, необходимое для выполнения задачи с учетом остатка топлива предыдущего дня работы. .

В строке «Подпись диспетчера» диспетчер своей подписью подтверждает правильность заполненных им реквизитов накладной и наличие у водителя водительских прав.

Заполнение накладной перед выездом из гаража производится в следующей последовательности:

1. В разделе «Движение топлива» в графах 9, 10 и 11 и в соответствующих строках заправщик, техник по ГСМ (горюче-смазочные материалы) или уполномоченное лицо регистрирует количество выданного топлива.

2. На лицевой стороне лица, уполномоченного транспортной организацией на проведение предрейсового медицинского осмотра, его подпись удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность его допуска к управлению автомобилем.

3. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 5 «Показания спидометра» механик КПП (КПП) или ОТК записывает показания спидометра при выезде автомобиля с трассы. , а в столбце 6 отметка «Фактическое время» - отсчитывает фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штампа часов, время фиксируется вручную в следующей последовательности: день, месяц, часы, минуты.

4. В графе «Движение топлива» в графе 12 «Остаток топлива при выезде» механик КПП или ОТК фиксирует количество топлива в баках автомобиля при выезде и подтверждает правильность всех внесенных записей своей подписью. в этом столбце.

5. В строках, посвященных технической исправности автомобиля, механик КПП или ОТК заверяет своей подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража.В строках, определяющих водителя, принявшего автомобиль, водитель своей подписью удостоверяет прием автомобиля в технически исправном состоянии и получение рабочего задания.

Заполнение накладной на линии производится в следующей последовательности:

1. В разделе «Последовательность назначения» формы N 4-c:

1.1. В столбце 27 последовательно записываются номера совершенных поездок. Запись предназначена для рассылки прилагаемых товаросопроводительных документов по командировкам.

1.2. В графах 36-38 «Номера приложенных товаросопроводительных документов (ТТД)» грузоотправитель записывает все номера товаросопроводительных документов, относящихся к данному рейсу.

1.3. В столбцах 28-30 «Прибытие» указывается количество и время (часы и минуты) предъявления водителем транспортной накладной отправителю или получателю при въезде или на пропускном пункте в пунктах погрузки или разгрузки (кроме железнодорожных станций). . При отсутствии въездных ворот или КПП указанная графа не заполняется, время прибытия к месту погрузки или разгрузки проставляется в накладной (ТГН).

1.4. В графах 39 и 40 указывается наименование отправителя, отправитель подписывает и ставит печать, подтверждающую правильность реквизитов заполненной им накладной.

2. В разделе «Время простоя на линии» работник службы технической поддержки или уполномоченное лицо в соответствующих столбцах записывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи. с их подписью.

3. В строках «Особые отметки» на лицевой стороне написана информация, не предусмотренная бланком накладной (отметки ГИБДД, клиентов при отказе в загрузке автомобиля, различных дорожных служб и т. Д.) .).

При возвращении автомобиля в гараж накладная заполняется в следующей последовательности:

1. В разделе «Результаты эксплуатации автомобиля и прицепов» расход топлива, время дежурства, количество заездов и Указываются заезды, пробег (по спидометру) и объем перевозки.

2. В разделе «Движение топлива» механик КПП или ОТК заполняет графу 13 «Остаток при возврате» и расписывается под ней. В этом же разделе заправщик, техник-нефтяник или уполномоченное лицо при доставке водителем нефтепродуктов заполняет графу 14 «Доставлено» и расписывается под ней.

3. В строке «Водитель сдал» водитель своей подписью удостоверяет, что автомобиль сдан механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Слесарь КПП или ОТК в строке «Принято» подтверждает получение автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии своей подписью.

После того, как водитель передал накладную, диспетчер или другое уполномоченное лицо заполняет ее в следующей последовательности:

1.В разделе «Работа водителя и автомобиля» в столбце 6 «Нулевой пробег» по таблице расстояний диспетчер фиксирует расстояние от гаража до первого места погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.

2. В разделе «Движение топлива» в колонке 15 «Скорость изменения скорости» диспетчер записывает одну скорость изменения скорости расхода топлива, связанную с эксплуатацией автомобиля с повышенной скоростью расхода топлива, единым для всего дня эксплуатации автомобиля, в графе 16 «Наработка спецтехники» и столбце 17 «Наработка двигателя» на основании соответствующих записей в приложенной к накладной TTL фиксирует время работы специальное оборудование и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя с вращением механизмов загрузки и разгрузки и т. д.)). Эти данные необходимы для определения нормы дополнительного расхода топлива. Диспетчер удостоверяет правильность заполнения данных реквизитов своей подписью в соответствующих графах.

3. В разделе «Последовательность выполнения задачи» диспетчер записывает в графе 27 общее количество рейсов (ячейка «итого», а в строке «ТГД в количестве» - общее количество сданных товаросопроводительных документов. водитель расписывается в строке «Водитель сдан», а диспетчер - в строке «Диспетчер принял».

Заполнение накладной формы N 4-п характеризуется следующими особенностями:

1. В разделе «Присвоение водителю» в графе 18 «В чьем распоряжении ...» на основании заявления или заявления при разовом заказе заказчика диспетчер записывает наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должна прибыть машина для выполнения задания, в графах 19 и 20 - планируемое время прибытия и отправления, в графе 21 - время прибытия и отправления. плановое количество часов работы и в графе 22 - количество поездок по плану.

2. Отрывной талон клиента, являющийся основанием для предъявления автомобильной компанией счета за оплату транспортных услуг и приложенный к нему, заполненный заказчиком. В нем заказчик:

2.1. На основании предъявленной водителем транспортной накладной он заполняет номер и дату выдачи накладной, наименование автокомпании, на подвижном составе которой осуществляется перевозка грузов, марки и госномера грузовых автомобилей. прибыла машина и прицепы в соответствующие очереди.

2.2. В строке «Заказчик» записывает название организации, фамилию и инициалы должностного лица, ответственного за использование автомобиля.

2.3. В строках «Прибытие…» и «Выезд…» указывается время прибытия и отправления автомобиля у клиента.

2.4. В строках «Прикрепленные TGD» введите номера TGD, один экземпляр которых прилагается к накладной, и указывает их общее количество.

2.5. В строке «Количество поездок» указано общее количество выполненных поездок.

2.6. В строке «Подпись и печать заказчика» ставится подпись и ставится штамп, подтверждающий правильность заполнения реквизитов соответствующих строк накладной.
Ответственность за правильное заполнение накладной несут руководители организации, а также лица, ответственные за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Накладные хранятся в организации вместе с товаросопроводительными документами, что дает возможность их одновременной проверки.


форма в Excel. Образец заполнения накладной

Перед тем, как отправиться в путь или в рейс, водители получают накладную легкового автомобиля. Форма имеет установленную форму № 3 (Постановление 78).

Строгий формат документа не допускает произвольных изменений формы. Транспортная накладная автомобиля составляется и используется только в унифицированном виде.

Существуют определенные правила внесения данных в накладную легкового автомобиля. Круг лиц, имеющих право вносить записи в форму, ограничен.Записи может вести диспетчер или другой ответственный сотрудник. Участие водителя в заполнении документа должно ограничиваться постановкой подписи.

Накладную на автомобиль оформлять обязательно во всех организациях, где автомобили используются в работе. Эта форма относится к первичной бухгалтерской документации.

В частности, накладную легкового автомобиля удобно использовать для учета расхода топлива. Также документ используется для расчета размера заработной платы.

Накладная на автомобиль выдается на срок, ограниченный одной сменой, одним днем ​​или командировкой, которая может длиться несколько дней.

Все графы накладной имеют важное значение, и от их правильного заполнения зависит надежность и точность информации в документе, а значит, и точность последующих учетных операций.

Транспортная накладная автомобиля имеет регистрационный номер, содержит подробную информацию о транспортном средстве, должна быть датирована и заверена печатью организации, эксплуатирующей транспортное средство.Также фиксируются случаи использования прицепов или полуприцепов с внесением их данных.

В пути машину могут сопровождать ответственные сотрудники. Данные таких сотрудников также должны быть внесены в накладную легкового автомобиля.

- первичный документ для учета движения легковых автомобилей организации, заполняемый каждым водителем за текущий рабочий день. Правильное оформление этого документа очень важно, поэтому к его заполнению следует отнестись со всей ответственностью.Вы можете скачать другие формы отчетности транспортных средств: направления движения грузовиков ( форма 4 ) -, направления автобусов ( форма 6 ) -.

Накладная выполняет несколько функций:

  • Маршрут сотрудника отслеживается.
  • Заработная плата водителя начислена.
  • Расходы на ГСМ и техническое обслуживание автотранспортных средств списаны.

Основанием для списания ГСМ является составленная водителем накладная, в которой указывается расход топлива.Для списания ГСМ необходимо составить акт списания и приложить к нему заполненную накладную.

Накладная легкового автомобиля (форма 3)

Лицевая сторона формы содержит информацию о компании, владеющей автомобилем, о самом транспортном средстве и его водителе. Перед началом рабочей смены время отправления и место, откуда был доставлен транспорт, должны быть внесены в накладную. Перед передачей автомобиля водителю механик организации должен осмотреть и проверить автомобиль на наличие неисправностей.

В путевом документе содержится информация о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении топлива (сколько топлива было в начале дня, сколько было выдано на заправочном листе, как много осталось по окончании рабочей смены и фактическое количество израсходованного топлива согласно установленным нормам). Наличие этих данных позволяет анализировать расход топлива и понимать, экономится топливо или перерасход.Основанием для установления норм расхода топлива является приказ о списании ГСМ.

Когда водитель возвращает автомобиль автопарку, показания спидометра и времени проставляются в нижней части лицевой стороны документа (Форма 3). Затем водитель передает машину механику компании.

Время выезда с автостоянки и возврата автомобиля должно быть подтверждено подписями механика и водителя.

На обратной стороне проездного документа (форма 3) указывается подробный маршрут: водитель пишет, куда он ехал в течение рабочего дня, записывает время прибытия и отъезда, а также расстояние в километрах.

Бухгалтер, получив заполненную накладную по Форме 3, правильно рассчитает списание ГСМ и начисляет

Образец заполнения накладной легкового автомобиля (форма 3)

Название документа: Образец накладной на автомобиль (форма 3)
Формат: .doc
Размер: 54 кб

Накладная необходима для учета работы водителя и его автомобиля. Заполненная накладная автомобиля - это основной документ, по которому рассчитывается количество рабочих часов.Форма имеет номер 3 и является основной формой, утвержденной государством.

Каждая транспортная компания должна хранить эту документацию не менее 5 лет в архивах компании. Его форма утверждается государственным органом и используется во всех транспортных компаниях, осуществляющих перевозки. На нашем сайте вы можете ознакомиться с образцом заполнения накладной легкового автомобиля.

Для чего нужен документ?

Форма имеет специальный бланк и утверждается государством. Данная форма составлена ​​по особым правилам и в случае нарушения может быть признана недействительной.Формы имеют свою структуру и обязательные поля в зависимости от автомобиля и его задач.

Если ваша компания занимается перевозками, то вам придется вести учет накладных, которые выставляются ежедневно или на несколько дней, но не более 1 календарного месяца. Статьи должны быть зарегистрированы в журнале, имеющем форму № 8. Ответственность за их заполнение и контроль несет диспетчер. Он вносит необходимые данные в бухгалтерский журнал. Важная информация: дата выдачи, а также номер документа.Вы можете бесплатно просмотреть образец накладной на нашем сайте.

Обязательно указывайте данные:

  • Точное название документа;
  • Регистрационный номер;
  • Информация о владельце автомобиля;
  • Информация о водителе;
  • Реквизит заполняется только в том случае, если владелец и водитель - разные люди;
  • Подробная информация о транспортном средстве: техническое состояние, последний ремонт, баланс и расход топлива, данные о пробеге;
  • Точная информация о маршруте и его пробеге.

Заполняется диспетчером в единственном экземпляре. Документ подписывается и передается водителю. По окончании рабочего дня водитель возвращает форму диспетчеру. Образец накладной вы можете найти на нашем портале.

Можно ли не заполнять накладную?

Закон ст. 6 шт. 2 гласит, что без оформления документов осуществлять пассажирские или грузовые перевозки запрещается. Это обязательный документ, свидетельствующий не только о работе водителя, но и о состоянии транспортного средства.Форма заполняется как для легковых, так и для грузовых автомобилей. Просто у них есть некоторые отличия в полях ввода данных.

Если компания не занимается транспортировкой, а просто использует транспортные средства для передвижения, то такие бланки необходимы для контроля топлива, информации о техническом состоянии транспортного средства. Если вы управляете личным автомобилем по делам и хотите получить компенсацию за топливо и амортизацию, то вам также необходимо заполнить документ. Вы можете скачать и изучить образец заполнения формы 3 на нашем сайте.

Накладная - специальный документ, подтверждающий факт движения транспортного средства, работу водителя, расход топлива. С 2019 года вступили в силу новые правила. В статье вы можете узнать, как правильно заполнить накладную, скачать актуальный образец.

Для чего нужна накладная?

Это первичный документ, необходимо фиксировать и списывать расходы на содержание автомобиля. Также во многих учреждениях водителю выплачивается заработная плата на основании «путевки» (как часто называют эту бумагу).

Все учреждения, организации и частные предприниматели, эксплуатирующие автомобили, обязаны составлять накладные. Форма документа может быть разработана и утверждена самостоятельно, либо вы можете воспользоваться формой, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключение составляют компании, оказывающие услуги по перевозке грузов. товаров или пассажиров, они обязаны вести учет движения транспортного средства в унифицированных формах.

Ваучер выдается в обязательном порядке при использовании автомобиля в служебных целях.Форма собственности транспортного средства значения не имеет. То есть, если автомобиль находится на балансе организации, арендуется у сторонней компании или личный автомобиль сотрудника эксплуатируется для нужд учреждения, ваучер должен быть в наличии.

Формы должны быть учтены в специальном регистрационном журнале. Ею должны управлять все юридические лица и частные владельцы, эксплуатирующие автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма накладной в 2019 году: особые требования

В накладные в 2019 году изменений нет.Последние изменения вступили в силу в декабре 2017 года (утверждены приказами Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (в редакции от 18 января 2017 г.) и № 476 от 7 ноября 2017 г.). Требования к заполнению дополняются новыми необходимыми реквизитами. При этом отменяется круглая печать на бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как подтвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму накладных, то следует учитывать обязательные требования:

  1. Название документа, номер и дата выдачи.При нумерации необходимо соблюдать хронологию.
  2. Срок действия ваучера. Максимальный срок - один месяц.
  3. Информация о владельце автомобиля. Теперь необходимо указать ОГРН.
  4. Информация о водителе транспортного средства (ФИО, номер водительского удостоверения).
  5. Информация об автомобиле (госномер, марка).
  6. Данные одометра перед выездом и при возвращении в гараж (стоянку).
  7. Дата и время выезда и возвращения на стоянку.
  8. Подпись и ФИО ответственного сотрудника, который указал показания одометра, дату и время.
  9. Дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
  10. Печать, подпись и ФИО медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.
  11. Справка о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД / ММ / ГГГГ, а также часы и минуты).
  12. Подпись и ФИО ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, прораб).

Заполненный документ подписывается диспетчером и руководителем учреждения или лицами, уполномоченными руководителем. Если компания использует печать (определяется уставом), то ваучер пломбируется. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и передается водителю. По окончании поездки водитель должен передать его под свою подпись ответственному лицу.

Какие будут нарушения

Накладная за 2019 год нужна не только для списания расходов и их подтверждения в налоговой инспекции.Также водителю в полете необходим ваучер для подтверждения в ГИБДД законности использования автомобиля, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненный ваучер подтверждает, что автомобиль исправен, прошел технический осмотр и водитель имеет право управлять автомобилем (прошел медицинский осмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставлена ​​форма, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Накладные: правила заполнения 2019

По каждому типу автомобилей Минтранс утвердил новые накладные на 2019 год. Поговорим о них с помощью таблицы. В нем описаны путевые листы, бланки можно скачать по ссылкам.

Накладная, форма

Отличительные особенности начинки

Легковые автомобили

Документом могут пользоваться организации и частные предприниматели, эксплуатирующие автомобили.Порядок заполнения изложен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22 / 257. Обязательное условие: форма не должна содержать пустых граф и реквизитов.

Грузовые перевозки со сдельной оплатой труда водителей

Заполняется судоходными компаниями. Обязательное условие: водители получают оплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок.Также на бланке есть отрывные талоны, на основании которых производится расчет заработной платы. Не разрешается оформлять новый ваучер до тех пор, пока водитель не представит предыдущий в бухгалтерию.

Грузовые автомобили с почасовой оплатой водителей

Форма дополнена разделом для реквизитов накладных на перемещаемые товары и товары. Хранится вместе с отгрузочными документами. Бланк ваучера рассчитан на два рейса за один рабочий день.

Бланк имеет отрывные листы, на которых фиксируются услуги, оказанные специальным оборудованием. На основании отрывного купона компания выставляет счета за оказанные услуги.

Содержит специальные столбцы для индикаторов таксометра. Ваучер выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель передает заполненный документ бухгалтерии или ответственному лицу.

Автобусы общего и другого назначения

0345006 и 0345007

Бланки

подходят для организаций, перевозящих пассажиров по городским и пригородным маршрутам, а также для других пассажирских перевозок. Документ выдается водителю только после доставки предыдущего ваучера. Форма составляется в рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника об обследовании обязательна.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок сроком на 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Такой же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ о первичных бухгалтерских документах.

Ответственность за правильность и достоверность указанной информации несут лица, указавшие эту информацию, а также руководитель учреждения.Неправильно оформленный ваучер считается недействительным. Налоговые органы не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы по доходам и штрафам.

Образец заполнения накладной

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего автомобиль.

Задавайте вопросы, а мы дополним статью ответами и пояснениями!

Мы говорили о форме накладной грузовика No.4-п. В этом материале мы представляем бланк накладной грузовика 4-х.

Транспортная накладная 4-с

Накладная 4-с содержит основные разделы, позволяющие вести учет наработки транспортного средства, водителя, а также движения топлива. Данная информация сгруппирована по следующим основным блокам направлений:

  • работа водителя легкового автомобиля;
  • движение топлива;
  • задание водителю;
  • последовательность выполнения задания;
  • результаты автомобилей и прицепов.

Транспортная накладная в форме 4-с: скачать форму

Следует иметь в виду, что утвержденный Госкомстатом образец накладной автомобиля 4-с не содержит всех обязательных реквизитов (п. 3 Приказа Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, Письмо Минфина от 25 августа 2009 г. № 03-03-06 / 2/161). Например, не предусмотрено заполнение даты и времени прохождения предрейсового и послекрейсового медицинского осмотра водителя.Эти данные необходимо дополнить бланком накладной грузового автомобиля, используемого организацией.

Журнал учета движения накладных. Правила заполнения накладных Форма журнала выдачи накладных

Журнал накладных должен вести все организации, использующие в своей работе автотранспорт. Обязательна ли единая форма накладной? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на поставленные вопросы, а также образец путевого журнала вы найдете в нашей статье.

Общее понятие накладной

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям водительские билеты. Транспортная накладная - это документ, дающий водителю право пользоваться транспортным средством. На нем отображается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 накладная оформляется строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что больше. На месяц оформить накладную невозможно.

О том, есть ли особенности накладной, выданной индивидуальным предпринимателем, читайте в статье «Какие особенности накладной индивидуального предпринимателя (бланк)?» .

Общие сведения о журнале движения накладных

Для контроля движения выданных накладных необходимо вести реестр накладных по форме 8, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г.78. Однако с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу Закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ единые формы перестали быть обязательными.

Таким образом, организация или индивидуальный предприниматель может разработать собственную накладную или дополнить единую форму необходимой информацией. Решение о принятой форме ведомости накладных подтверждается приказом. Его применение также может быть прописано в учетной политике.

Читайте, как оформить такой заказ.

Как правило, журнал выдается на срок не более 1 года, но при необходимости этот срок может быть сокращен до 1 месяца. Журнал накладных должен храниться не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала движения, оформления и выдачи путевых листов

Реестр движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:

  1. Титульный лист, на котором написано наименование организации или ИП, код ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличный раздел, в котором указано:
  • номер накладной и дата выписки;
  • данные водителя и его личный номер;
  • Номер гаража
  • ;
  • подписей ответственных за ведение журнала:
    • водитель - при получении накладной;
    • диспетчер (сотрудник, выполняющий его функции) - при получении документов от водителя;
    • бухгалтер - по проверке и принятию накладной к бухгалтерскому учету.

При необходимости также делается пометка.

Журнал выдачи накладных содержит информацию обо всех выданных накладных. В этом случае нет никаких исключений. Журнал имеет непрерывную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того, как журнал полностью заполнен, он прошивается, опечатывается и подписывается заведующим.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, или на сотрудника в трудовом договоре, обязанности которого по ведению журнала накладных прописаны.

Ответственность за заполнение накладных и их бортового журнала может быть передана другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю на основании договора оказания услуг. В этом случае обязанности по заполнению накладных и их бортового журнала возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Скачать образец журнала движения накладных (форма 8)

Многие организации при заполнении накладного журнала сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства наших читателей мы подготовили образец заполнения путевого журнала, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Результат

Реестр накладных является обязательным для организаций и индивидуальных предпринимателей, использующих в своей работе автотранспорт. Это один из документов, которым подтверждаются затраты на топливо, которые учитываются при определении налоговой базы по уплаченному налогу на прибыль. Кроме того, журнал служит источником информации для расчета заработной платы водителей организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Где в 2017 году можно скачать актуальную форму журнала учета движения накладных по форме №8? Изменилась ли форма этого журнала. Вот форма и образец заполнения журнала актуальные на 2017 год.

Должен ли я вести дневник?

Автотранспортным компаниям, а также другим организациям и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим автотранспорт, расходы, например, на бензин, должны быть подтверждены подтверждающими документами. Основными документами первичного учета, определяющими работоспособность транспортных средств, являются накладные. Также накладные используются для расчета заработной платы водителей и оплаты перевозки грузов.См. "".

Обратите внимание, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по запросу Минтранса вы должны вести реестр транспортных накладных. Например, по единой форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18, утвержденным Приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. N 152.

Если вы не занимаетесь платными перевозками и, например, забираете товар у продавца на собственном транспорте, то вести журнал не требуется.Однако надо признать, что журнал удобен для внутреннего контроля за перемещением листов. Вы всегда можете определить, кому и какая накладная была оформлена, а также была ли она сдана в бухгалтерию вовремя. Это важно для своевременного расчета и учета затрат на ГСМ, в частности, в 2017 году.

Журнал предназначен для контроля движения накладных. С его помощью можно отслеживать, кто из водителей и когда выставил путевые листы, и вовремя ли передали их в бухгалтерию.

Форма журнала: собственная или государственная

Для контроля движения выданных накладных организация может вести реестр накладных по форме 8, утвержденный приказом Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Бухгалтерский учет »от 06.12.2011. № 402-ФЗ единая форма перестала быть обязательной.

Читайте также Надбавки или скидки к тарифу ФСС: показатели по ОКВЭД на 2019 год

Организация или индивидуальный предприниматель вправе разработать собственную форму журнала или дополнить необходимую унифицированную информацию необходимой информацией при условии, что все баллы единой формы будут сохранены в обязательном порядке.

Как правило, журнал выдается на срок не более 1 года, но при необходимости этот срок может быть сокращен до 1 месяца. Журнал накладных является первичным документом, срок его хранения составляет не менее 5 лет.

Пример протокола

Перейдем к документации и примерам. Для начала вы можете скачать бланк путевого журнала № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: информация обо всех выданных организацией накладных заносится в журнал для выдачи накладных.В этом случае нет никаких исключений. Журнал имеет непрерывную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того, как журнал полностью заполнен, он прошивается, опечатывается и подписывается заведующим.

Электронное обслуживание

Законодательство не содержит запретов на ведение журнала движения накладных в электронном виде. Вы можете вести электронный журнал в любой удобной форме: в Excel, 1С, облачной программе и т. Д. Более того, желательно, чтобы этот журнал при необходимости можно было распечатать.

Одним из важнейших журналов автомобильной компании является путевой журнал ... При правильном ведении этого журнала вы всегда можете получить информацию о выполненных или текущих рейсах любого из автомобилей.

Правила заполнения путевого журнала в автомобильной компании.

Сам журнал не несет большой информационной нагрузки, но с его помощью вы легко найдете путевую накладную, где есть полная информация о выполненных рейсах.

Не нужно заполнять путевой журнал. Отличная работа... В зависимости от автопарка вам понадобится несколько магазинов с разной периодичностью. Имея в парке 50 автомобилей, мы используем один магазин в квартал. В конце квартала в журнале еще остается несколько пустых страниц, но для удобства лучше завести новую.

Первая страница журнала регистрации накладных содержит минимум информации о вашей компании и заполняется следующим образом:

Далее приступаем к заполнению самого журнала, процесс которого делится на две части.Графы с 1 по 6 заполняются при выдаче водителю накладной перед вылетом, а графы с 7 по 9 при возвращении в гараж.

- Номер накладной - порядковый номер накладной в организации. Начинается с одного в начале каждого нового календарного года. Заполняется строго по порядку

- Датой выдачи накладной считается дата получения водителем накладной.

- Фамилия, имя, отчество водителя - заполнены соответственно

- Штатный номер - присваивается кадровой службой при приеме на работу

- Номер гаража - в большинстве случаев используется государственный регистрационный знак, но можно использовать собственные внутренние номера гаража, присвоенные автомобилям вашей собственной организацией.

- В шестой графе водитель своей подписью подтверждает факт получения накладной.

- После полета диспетчер получает от водителя накладную и документы о проделанной работе. При отсутствии претензий к заполнению накладной и сопроводительных документов диспетчер ставит свою подпись и дату приема в графе 7.

- Последний этап оформления накладной делает ответственный бухгалтер. После проверки и сверки данных накладной и прилагаемых документов бухгалтер ставит свою подпись и дату в графе 9.

*** Опыт показывает, что время приема накладных будет не лишним прописать рядом с датой в графах 7 и 8

Как было написано ранее, в журнале содержится наименьшая часть полетной информации. Более подробную информацию о перевозке можно найти в накладной, но ее необходимо правильно заполнить. Правила заполнения накладной грузового автомобиля в международном сообщении

Скачать образец журнала движения накладных (форма 8) Многие организации при заполнении накладных сталкиваются с определенными трудностями.Для удобства наших читателей мы подготовили образец заполнения путевого журнала, который вы можете скачать, перейдя по ссылке. Скачать образец заполнения накладного журнала. Полученные результаты. Реестр накладных является обязательным для организаций и индивидуальных предпринимателей, использующих в своей работе автотранспорт. Это один из документов, которым подтверждаются затраты на топливо, которые учитываются при определении налоговой базы по уплаченному налогу на прибыль. Кроме того, журнал служит источником информации для расчета заработной платы водителей организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Заполнить путевой журнал

Отображает информацию о маршруте, расходе топлива и работе водителя. Для автотранспортных предприятий установлена ​​обязанность выдавать накладную ежедневно, за исключением случаев, когда водитель отправляется в командировку. Что касается организаций и индивидуальных предпринимателей, не относящихся к автотранспортным предприятиям, они могут оформить накладную на срок от 1 дня до месяца.

О том, есть ли особенности накладной, выдаваемой индивидуальным предпринимателем, читайте в статье «Какие особенности накладной индивидуального предпринимателя (бланк)?» Внимание! С 15.12.2017 г. ОГРН стал обязательным реквизитом накладной. Подробности и обновленную форму смотрите здесь. Общие сведения о реестре движения накладных Для контроля движения выданных накладных необходимо вести реестр движения накладных по Форме 8, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от ноября. 28, 1997 г. № 78.

Как оформляются накладные

Внимание

Есть ли документы, заменяющие накладные? Стоимость горюче-смазочных материалов может быть подтверждена не только накладными, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить путь, пройденный транспортом.Например, бумаги заполняются на основании данных с приборов учета и контроля за движением машин. Таким устройством может быть оборудование со встроенной системой спутниковой навигации (письмо Минфина России от 16.06.2011 №

).

№ 03-03-06 / 1/354). Что нужно учитывать при покупке бензина за наличные? Чтобы установить вычет по НДС, вам понадобится товарный чек и счет-фактура. При этом АЗС выставит счет-фактуру только при наличии у бухгалтера (сотрудника, покупающего топливо) доверенность на прием ТМЦ.При отсутствии доверенности счет не выставляется. В этом случае проверьте, указан ли в чеке НДС.


В противном случае топливо можно учесть по закупочной цене.

Каков порядок заполнения путевого журнала?

    Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).

  • Подпись и ФИО ответственного за проверку технического состояния ТС (слесарь, контролер, прораб).
  • Проводится по простому алгоритму: в журнале указываются все выданные ваучеры без исключения. Для учета используется сплошная нумерация в соответствии с хронологическим порядком. ЖУ оформляется на месяц, причем каждый раз на новой странице, если иные сроки не установлены в учетной политике организации.

    Подробнее о том, как правильно оформить путевку, читайте в статье «Правила оформления и обслуживания проездных в 2018 году».Бланк путевки Скачать Журнал поездок, образец заполнения Рассмотрим, как заполнять ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР АЛЛЮР эксплуатирует легковой автомобиль Renault Logan.

Журнал выдачи накладных содержит информацию обо всех выданных накладных. В этом случае нет никаких исключений. Журнал имеет непрерывную нумерацию и ведется в хронологическом порядке.

В этом случае обязанности по заполнению накладных и их бортового журнала возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Информация вводится с сохранением хронологии исполнения документа. Журнал имеет сплошную нумерацию.

Журнал учета движения накладных. Образец.

Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись заверяется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожения отдельных листов книги.

Руководитель учреждения своим приказом назначает лицо, которое будет отвечать за ведение журнала.
Документ будет недействителен, если хотя бы одна из обязательных реквизитов отсутствует. Они определены 402-ФЗ и Приказом № 152:

.
  1. Название документа.
  2. Номер документа в хронологическом порядке.
  3. Срок действия.
  4. Сведения об организации - владельце транспортного средства, в том числе ОГРН.
  5. Тип и модель автомобиля.
  6. Государственный регистрационный знак автомобиля.
  7. Показания одометра перед выездом и при возвращении в гараж (стоянку).
  8. Дата и время выезда и возврата в гараж (стоянку).
  9. Подпись и ФИО ответственного сотрудника, который указал показания одометра, дату и время.
  10. ФИО. Водитель.
  11. Дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (осмотров) водителя.
  12. Печать, подпись и ФИО

Типовой межотраслевой бланк № 8 «Журнал движения накладных»

Файл документа «Журнал регистрации выдачи путевых листов водителям».doc

Источник страницы документа: https://dogovor-obrazets.ru/sample/Journal/10429

Приложение 8 (рекомендованное) к Межотраслевым правилам по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта (напольный безрельсовый колесный транспорт), утвержденных Приказом Минтруда и социального развития Российской Федерации от 7 июля 1999 г. N 18

ЖУРНАЛ

УЧЕТ ВЫДАЧИ ПУТЕШЕСТВИЙ ВОДИТЕЛЯМ

—-Т —— Т —— Т —— Т ———- Т —- Т ———— Т ———— ¬¦Да-Семья-¦Номер ¦Тип, Позиция ¦Нет- ¦При отпускании ¦ При та лия, udos- plant-¦и полное имя Mer ¦ верните ¦name, toveskaya ¦ ответ -pu- ¦ ¦ из строки ¦¦ ¦ ¦ ¦ - + —— T —— + - —Т —— + грудь-¦на транс-сейфе ¦его¦под- под- под- ¦под- vo ¦¦right ¦port.¦операция-¦лис-написание ¦ написание ¦ написание ¦ написание ¦¦ vodi-¦control-¦reds-trans-ta выдав-drives-driving- ¦driving-¦¦ ваш портный ¦ ваш tel, nav- ¦tel, ¦¦ ¦ ¦trans-¦ означает ¦ the way- semi-¦shego ¦sdav-¦¦ ¦ port- ¦ ¦ ¦ voy ¦chiv- the way-shego ¦¦ ¦ ¦nym ¦ ¦ ¦ лист вашего ¦ вашего пути-¦ ¦средс-¦ ¦ ¦ ¦ путь-¦list ¦voy ¦¦ ¦ ¦tvom ¦ ¦ ¦ ¦ voy ¦ list ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ list ¦ ¦ ¦ + - + —— + —— + —— + ———- + —- + —— + —— + —— + —— + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + - + - - + —— + —— + ———- + —- + —— + —— + —— + —— + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + - + —— + —— + —— + ———- + —- + —— + —— + —— + —— + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L - + —— + —— + —— + ———- + - - + —— + —— + —— + ——

Образец документа «Журнал выдачи путевых листов водителям» подготовлен сайтом https: // договор-образ.ru

У нас вы можете купить стандартные журналы для автотранспортных компаний (транспортных отделов). Ниже приведен список имеющихся в наличии журналов. Здесь Вы можете ознакомиться с содержанием интересующего Вас журнала.

1. Журнал предполетный, предсменный
· Содержание журнала ·

2. Журнал после поездки, после смены медицинский осмотр водителей
· Содержание журнала ·

3. Информационный журнал для водителей по безопасности дорожного движения
· Содержание журнала ·

4. Журнал инструктажа водителей по технике
Безопасность и безопасность движения

· Содержание журнала ·

5. Журнал инструкций водителей к выезду в командировку
· Содержание журнала ·

6. Журнал контроля технического состояния при выпуске
и сдаче вагонов с линии

7. Журнал результатов предполетного контроля

техническое состояние автомобилей

8. Журнал учета движения накладных · Содержание журнала ·

9. Журнал ДТП владельцев транспортных средств
· Содержание журнала ·

10. Журнал ПДД · Содержание журнала ·

11. Журнал учета технического обслуживания и ремонта · Содержание журнала ·

12. Журнал замера дыма · Содержание журнала ·

13. Журнал результатов осмотра автомобиля
на содержание окиси углерода и углеводородов

· Содержание журнала ·

14. Журнал прохождения практики водителя · Содержание журнала ·

15. Журнал сообщений водителя

16. Журнал вводных инструктажей

Образцы и формы документов

Рабочий журнал
· Содержание журнала ·

18. Журнал выдачи охранных поручений
труд рабочих · Содержание журнала ·

19. Журнал инструктажей по пожарной безопасности
· Содержание журнала ·

20. Журнал инструктажей по электробезопасности

21. Журнал регистрации вводного инструктажа по гражданской обороне (ГО и ЧС)

Каждый журнал содержит 40 листов офисной бумаги. 65 г / м2, покрытие - ватман или хромерзац

Также вы можете заказать печать вашего индивидуального журнала. Стоимость зависит от тиража.

Составление накладной - трудоемкий процесс. У многих водителей возникают проблемы, если у них нет специальных утвержденных форм.От этого страдают и работодатели - они могут заплатить штраф в 100 тысяч рублей. Во избежание вопросов следует вести не только путевые листы, но и журнал их передвижения.

Перечислим правильные формы, образцы этих документов.

  1. Регистр движения накладных
  2. Форма на авто - форма № 3
  3. Накладная на спецтехнику - бланк № 3 спец
  4. Накладная на пассажирское такси - форма № 4
  5. Накладная на грузовой автомобиль - форма №4 С
  6. Межотраслевая накладная на грузовик №4 П
  7. Автобусная накладная - форма № 6
  8. Накладная на автобус необщего пользования - форма № 6 спец

Правила заполнения реестра движения накладных

Для контроля движения накладных, выдаваемых водителям организации, руководство или бухгалтер должны вести специальный журнал, в котором будут регистрироваться все выданные документы.

Обложка журнала заполняется по форме №

.8. Он включает название компании, коды форм, а также дату начала и окончания бухгалтерского учета или период, за который вы составляете отчет.


На крышке нет штампа. Он проставляется в конце документа, скрепляя и подтверждая все записи.

После наименования документа должна быть составлена ​​таблица из 9 глав. Кстати, профессиональный бухгалтер знает, что бухгалтерский журнал можно вести в программе «1С: Предприятие».

Журнал учета движения накладных - форма 8

Внести записи в базу данных очень просто.Но есть один нюанс: журнал нужно напечатать, чтобы водитель, диспетчер и бухгалтер могли поставить свою подпись.

Журнал можно выпускать на любой срок - не более 1 года. Если ваша компания выполняет достаточное количество перевозок в месяц, то лучше каждый месяц заводить новый журнал. При закрытии документа все данные должны быть сверены с накладными, проштампованы и подписаны руководителем компании. Если у организации всего несколько поездок в год, то контроль можно проводить ежегодно.

Скачать форму страницы журнала для учета движения накладных в формате Exel

Образец, бланк накладной на автомобиль - форма № 3

Скачать бланк накладной на легковой автомобиль бланк № 3 в формате Word

Накладная на спецмашину - образец и бланк формы № 3 спец

Скачать бланк накладной специального автомобиля, форма № 3 спец в формате Exel

Образец и бланк накладной на автомобиль такси - форма №4

Скачать бланк накладной на автомобиль такси, форма № 4 в формате Word

Накладная на грузовой автомобиль - образец и бланк формы № 4 С

Скачать бланк накладной на грузовой автомобиль № 4 С в формате Exel

Образец и бланк межотраслевой накладной на грузовой автомобиль № 4 П

Скачать бланк накладной на грузовой автомобиль № 4 П в формате Word

Образец и бланк накладной на автобус - форма №6

Скачать бланк накладной на автобус форму № 6 в формате Exel

Образец и бланк накладной на автобус необщего пользования - форма № 6 спец

Скачать бланк накладной на автобус бланк № 6 специальный в формате Word

Источник / официальный документ: Утверждено постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78

Название документа: Журнал учета движения накладных (Типовой межотраслевой бланк №8)
Формат: .docx
Размер: 70 кб

Регистр накладных должен вести каждая транспортная компания. Это необходимо для контроля и учета затрат на бензин, контроля технического состояния и других вопросов. В накладных отражены, собственно, все работы по автомобилю. Это пробег, все вопросы по ремонту и обслуживанию.

Кроме того, в этой форме определяется продолжительность рабочего времени и начисляется заработная плата водителей. Поэтому важно очень точно заполнить все данные, чтобы в итоге не оказалось, что из-за небольшой неточности документ окажется недействительным.Вы можете бесплатно скачать образец журнала накладных на страницах нашего портала. Там вы увидите пример заполнения, который позволит вам избежать очевидных ошибок.

Что это за форма и каково ее назначение?

Регистр движения накладных форма 8 является бумагой государственного образца. Он был принят в 1997 году и является обязательным для транспортных компаний. Несколько лет назад обязательство по его содержанию было отменено, но это не значит, что теперь его можно не выполнять.Его необходимо поддерживать, но его можно упростить, исходя из пожеланий компании. На нашем сайте есть образец журнала для оформления проездных билетов в пустой и заполненной версиях. Он поможет вам правильно заполнить анкету с первого раза.

Важно, чтобы в нем сохранялись необходимые реквизиты и данные, но форму можно изменить на более удобный вариант. Журнал движения накладных заполняется постоянно и после его заполнения компания обязана хранить его не менее 5 лет, так как он является одним из документов первичной документации предприятия.

Где и как применяется?

Согласно закону, бланк должен храниться во всех компаниях, которые используют автомобили в своей деятельности. Вся информация о них указана в документах. Перед поездкой водителям выдается накладная, а также документы на право управления транспортным средством.

Он должен содержать подробную информацию о маршруте, остатках и заправках, особенностях технического состояния, а также точное время отправления по маршруту и ​​время его завершения.Крупный бизнес заполняет документ каждый день. Легко отслеживать часы работы водителя и техническое состояние автомобиля.

Небольшие компании, не занимающиеся перевозкой пассажиров, выдают листы на 30 дней. Этот документ необходимо внести в регистр накладных. Все данные заносятся туда.

Срок хранения

Законодательством не предусмотрен закон о необходимости хранения этого документа, но лучше сделать это. Форма относится к госдокументам, поэтому ее лучше хранить на предприятии не менее 5 лет.При необходимости эти документы оформляются и подтверждают введенные в них данные. Поэтому не спешите избавляться от данных, которые могут вам пригодиться! Здесь вы всегда можете скачать накладную.

Изменения в оформлении накладных в 2017 году, а также пример заполнения накладной мы рассмотрели в наших отдельных консультациях. В этой статье мы поговорим о путевом журнале.

Кому ведется журнал накладных

Организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие транспортные услуги, обязаны регистрировать выданные накладные в журнале учета накладных (п.1 ст.1 п.1 ст.6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п.17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Остальные лица, пользующиеся транспортными средствами, могут вести журнал накладных по своему усмотрению. Использование такого журнала позволит контролировать своевременность оформления накладных и, как следствие, списание ГСМ, израсходованных автотранспортом, информация об использовании которых отражалась в соответствующих накладных.

Форма журнала учета накладных

Регистр движения накладных (форма №8) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78.

Журнал поездок (форма 8): скачать в формате Excel

Указывается, что этот журнал ведется для контроля перемещение накладных, выданных водителю, и доставка обработанных накладных в бухгалтерию.

Организация и индивидуальный предприниматель при необходимости могут разработать форму журнала самостоятельно.

Образец заполнения грузовой накладной.Образец заполнения грузовой накладной

Вопрос: Как оформляется накладная при аренде автомобиля?

Ответ: На наш взгляд, при аренде автомобиля с экипажем целесообразно оформлять накладные арендодателю. При аренде автомобиля без экипажа рекомендуется составлять накладные на арендатора с указанием сведений о владельце транспортного средства (об арендаторе).

Обоснование: В ходе коммерческой деятельности можно арендовать автомобили с экипажем или без него.Оба метода аренды автомобиля имеют свои нюансы правового регулирования и порядка оформления накладной.
При аренде транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает собственные услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, включая расходы на оплату топлива и других материалов, израсходованных в процессе эксплуатации, и на оплату сборов, несет арендатор, если иное не предусмотрено договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 636 ГК РФ).
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по его управлению и технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). Федерация). Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы по содержанию арендованного транспортного средства, его страхованию, включая страхование его ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (статья 646 Гражданский кодекс Российской Федерации).

Обязательные реквизиты транспортной накладной
При перевозке пассажиров и багажа, грузов, в том числе легковыми автомобилями, должна быть составлена ​​накладная, служащая для учета и контроля транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее - Устав)).
Единые формы накладных
Обязательные реквизиты и порядок заполнения накладных утверждены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 (далее - Обязательные реквизиты и Порядок).Требования этого документа являются обязательными, в том числе для организаций, эксплуатирующих автомобили для собственных нужд (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-KG14-529 по делу N A33-12312 / 2013). В накладной должны быть указаны следующие обязательные реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка):
- наименование и номер накладной;
- информация о сроке действия накладной;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- информация о транспортном средстве, в том числе «Дата и время проведения предрейсового осмотра технического состояния транспортного средства»;
- информация о водителе.
Обратите внимание, что проставление штампа организации в накладной не является обязательным (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка).
Транспортная накладная составляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство.

Оформление накладной при аренде транспортного средства с экипажем
Устав, обязательные реквизиты и порядок не позволяют однозначно распределить бремя обязанности заполнения накладных между арендодателем, являющимся собственником арендованного транспортного средства. , а также арендатор, временно владеющий и использующий транспортное средство по договору аренды транспортного средства с экипажем (или без экипажа) (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.02.2004 N A10-1621 / 03-16-F02-231 / 04-C1).
На наш взгляд, из этих документов следует, что накладные необходимы организации, сотрудники которой фактически выполняют работы на транспорте или специальной технике. Накладные подтверждают, что машина работала, а не простаивала, при этом накладные являются документальным обоснованием стоимости ГСМ (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06 / 2 / 161).
Поскольку при аренде с экипажем арендодатель является работодателем водителя и, соответственно, несет расходы по выплате заработной платы своему работнику, мы считаем, что арендодателю целесообразно оформлять накладные на поездки на автомобиле по поручению арендатора ( Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.07.2016 по делу №А41-47161 / 2015, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 28.01.2016 N F08-10220 / 2015 по делу N A61-1223 / 2015). Рекомендуем вам определить порядок оформления проездных билетов в договоре аренды. На наш взгляд, если стороны договора аренды договорились о том, что накладные составляются арендодателем, то у арендатора должны быть их копии для подтверждения затрат на приобретение ГСМ (и наоборот). Способ обмена документами прописан в договоре аренды или в приложениях к нему.
Отметим также, что при аренде автомобиля с экипажем предрейсовый медицинский осмотр должен быть проштампован арендодателем, поскольку водитель фактически не является работником арендатора. Соответственно, арендатор не несет ответственности за охрану своего труда и здоровья. Остальная часть накладной заполняется в обычном режиме. Таким образом, желательно оформить накладную арендодателю.

Составление накладной при аренде автомобиля без экипажа
При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан хранить накладные, так как именно он фактически управляет транспортным средством и несет расходы на горюче-смазочные материалы.Если в договоре аренды автомобиля без экипажа указано, что арендодатель несет расходы на топливо, арендодатель должен иметь копии накладных для подтверждения стоимости покупки топлива. Способ обмена документами прописан в договоре аренды или в приложениях к нему. Накладная при аренде заполняется в обычном режиме, только в поле «Организация» вводится информация о владельце автомобиля, в данной ситуации о арендаторе, его ФИО, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН ( ОГРНИП) (п. 5 Обязательные реквизиты и порядок).
Таким образом, при аренде автомобиля без экипажа в накладной должна быть указана информация (в том числе ОГРН) о лизингополучателе, так как он владеет автомобилем на праве аренды и эксплуатирует его. Также по соглашению сторон может быть предусмотрен порядок передачи копий накладных, выданных арендатором, арендодателю.

См. Также:
Как оформить накладную на длительную командировку водителя более месяца?
... Обязана ли организация указывать в накладной дату и время предрейсового осмотра технического состояния транспортного средства, если она не оказывает транспортных услуг?

Накладная - это документ, необходимый организации для учета и контроля работы водителя и автомобиля.Несмотря на то, что форма не является обязательной (работодатель может использовать свою), недавние правила обновили требования к информации, которая должна быть в этом документе, и это необходимо учитывать. Изменения вступили в силу 1 марта 2020 года.

Организации и индивидуальные предприниматели, которые занимаются перевозкой грузов, должны знать, что основным документом для проезда грузовым транспортом являются накладные на грузовые автомобили или, как их часто называют, путевки.Ваучер, наряду с накладными на перевозимые товары, является первичным бухгалтерским документом, определяющим работоспособность каждого транспортного средства (ТС) и его водителя. Данные из этого документа необходимы для учета пройденного автомобилем километров, расхода топлива, режима работы, расчета заработной платы водителю, а также для расчетов с клиентами за выполненную перевозку. Можно будет бесплатно скачать бланк накладной грузового автомобиля, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г.78, в конце этой статьи, а также образец заполнения накладной грузового автомобиля, о котором мы вам расскажем более подробно.

4-п, 4-с, 4-м: путевые листы грузового автомобиля

Форма (2020) путевки на грузовой автомобиль называется Форма № 4-р. В постановлении, утвердившем саму форму, были определены инструкции по ее заполнению и практическому применению. Существует еще одна дополнительная форма - форма № 4-с, которая используется для сдельной формы оплаты работы транспортного средства.При этом форма № 4-п применяется при условии оплаты работы по повременной ставке. Его можно использовать при транспортировке товаров нескольким клиентам за одну смену водителя.

Кроме того, существует форма, разработанная специально для междугородных перевозок - Форма № 4. Ее отличие от двух предыдущих заключается в том, что ее можно оформить сразу на несколько рабочих дней, а остальные путевки должны вернуть водители. в конце смены. Принцип заполнения этих форм практически одинаковый, за исключением некоторых мелких нюансов.

Также следует сказать, что все эти формы с 01.01.2013 не являются обязательными для использования, как и остальные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной бухгалтерской документации. Однако это вовсе не исключает возможности использования данной формы в качестве накладной на грузовик индивидуального предпринимателя или юридического лица. При желании вы также можете разработать свою форму и это тоже не будет нарушением. Главное условие - заявленная форма ваучера должна быть утверждена приказом и указана в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.

Чтобы упростить задачу, предлагаем вам бесплатно скачать форму грузовой накладной (2020) и использовать ее в своей работе.

Образец заполнения накладной на грузовой автомобиль 2020

Любое уполномоченное лицо организации, которая владеет или эксплуатирует транспортное средство, может заполнить накладную. Это может быть специальный диспетчер, бухгалтер или даже менеджер. Водитель может получить этот документ только после того, как сдал предыдущий, строго под расписку. Для учета выданных и доставленных первичных документов используется специальный журнал.

При заполнении как единой формы ваучера, так и самостоятельно разработанной формы необходимо учитывать, что она будет полноценным первичным бухгалтерским документом только в том случае, если в нем будут указаны реквизиты, предусмотренные п. 3 Приказа Минприроды. Транспорт от 18 сентября 2008 г. №152. К ним, в частности, относятся:

  • наименование и номер документа;
  • информация о сроке его действия;
  • данные о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • информация о грузовике;
  • данные водителя;
  • данные и подпись лица, выдавшего ваучер.

При регистрации любой из бланков ваучера следует иметь в виду, что с февраля 2017 года больше нет необходимости ставить круглую печать тем организациям, которые работают без нее на титульной части формы. Позже был внесен новый пункт об обязательном указании даты и времени предполетного контроля технического состояния транспортного средства, а не только медицинского осмотра его водителя. Эти данные проставляет специалист, непосредственно проводивший контроль, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Индивидуальным предпринимателям и организациям также необходимо знать, что с 1 марта 2020 года начали действовать изменения, предусмотренные приказом Минтранса России от 21 декабря 2018 года № 467. Они обязывают уполномоченных лиц снимать показания одометра (время и дату) при въезде и выезде с парковочного места), а не в гараже. При этом инспекторы не обязаны ставить штампы во время предрейсового или предсменного осмотра, достаточно будет ФИО.и личная подпись.
Нововведения отмечены красным на рисунке ниже (см. Образец формы 4-п).

Итак, любая из трех вышеперечисленных форм накладной грузового автомобиля состоит из двух листов, а также отрывных талонов. В частности, форма содержит следующие разделы:

  • реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, дата и номер выдачи, сведения о транспортном средстве и его водителе;
  • данные о работе водителя и автомобиля;
  • информация о движении топлива (заправка, расход и баланс), которая может указываться как в начале и в конце смены, так и после каждой поездки;
  • задание водителю;
  • список ответственных за автомобиль;
  • последовательность выполнения задания;
  • результатов автомобиля и прицепов;
  • данные о техническом осмотре и состоянии транспортного средства;
  • данные о медицинском осмотре водителя.

Отрывные талоны заполняются заказчиком и являются основанием для выставления счета владельцу транспортного средства за оказанные услуги. Такие отрывные купоны прикрепляются к счету.

Образец формы 4-C

Образец формы 4-п

Правила заполнения

С 1 марта 2020 года ваучеры необходимо оформлять до начала полета, если его продолжительность превышает рабочую смену водителя, или до начала первого полета, если водитель успевает совершить несколько рейсов за одну смену.В случае оформления нескольких путевок на одно транспортное средство (если им пользуются несколько водителей) в документы вносятся дата, время и показания одометра:

  • в ваучере водителя, выезжающего первым - данные о выезде транспортного средства с парковки;
  • в ваучере водителя, который заезжает последним - данные о въезде автомобиля на стоянку.

В остальном заполнение накладной грузовика не вызывает особых затруднений.Необходимо записать данные о дате выезда автомобиля и обязательно записать вид задания, это может быть:

  • командировка;
  • работают по графику;
  • работают в выходные или праздничные дни;
  • Колонка
  • ;
  • бригада;
  • и т. Д.

Обязательным условием является точная информация о транспортном средстве и его водителе: вы должны ввести регистрационный номер, марку и гаражный номер транспортного средства, данные о прицепе, если он используется, а также полное имя.водитель и информация о его правах. Все нюансы заполнения покажет образец: как правильно заполнить накладную грузового автомобиля в 2020 году (вы можете скачать заполненный образец и использовать форму, изменив реквизиты).

Данные автомобиля и водителя заполняются следующим образом:

Графа «Назначения водителю» также не должна вызывать затруднений. В нем должны быть указаны адреса и имена всех клиентов, а также указано расстояние до каждого пункта назначения и указано количество рейсов.Также проштамповано время прибытия и отправления автомобиля.

Раздел о движении топлива содержит поля для заполнения марки топлива, кода этой марки, наработки двигателя транспортного средства и установленного на нем специального оборудования. Обязательно знать и вводить скорость изменения нормы расхода топлива, если автомобиль эксплуатируется в особых условиях, например, на морозе. Все заполненные поля заверены подписями ответственных лиц.

Транспортные накладные хранятся в бухгалтерии владельца или арендатора транспорта.На основании накладной ведется учет эксплуатации автомобиля, поэтому желательно хранить их вместе с товарными и транспортными документами, что дает возможность их одновременной проверки. Слесарь или диспетчер принимает от водителей путевки. Если произошли поломки, то в графе «Отметки» такое уполномоченное лицо вносит информацию о проведенном ремонте, его стоимости, а также об использованных запчастях. На основании этих данных бухгалтерия, куда необходимо сдать путевку, должна рассчитать заработную плату, а также расходы на эксплуатацию транспортного средства.

Как отразить новые требования к содержанию в ваучере

В соответствии с Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476 в форме должны быть указаны не только адрес и телефон организации, но и ее ОГРН.

Также в Письме от 28.09.2018 № 03-01 / 21740-ИС Минтранс России напомнил, что в бланке необходимо поставить отметки о прохождении контроля. Водитель должен быть проверен врачом (и назначен срок проверки), а транспортное средство - механиком.О том, что предполетный контроль пройден, он также должен написать в накладной и поставить дату. Обращаем ваше внимание, что с 1 марта 2020 года штамп о прохождении предрейсового и послетрейсового медосмотра станет необязательным. Врач, проводивший обследование, вправе поставить только дату, ФИО. и личная роспись.

Ответственность за ошибки в документе

Транспортную накладную может проверить сотрудник ГИБДД, остановив автомобиль.Если документа нет или он неправильно оформлен, в соответствии со ст. 12.3 КоАП РФ инспектор наложит штраф в размере 500-3000 рублей.

Однако есть еще одна опасность - она ​​исходит от Налоговой службы. Ведь накладные используются для отчетности по налогам, а в случае ошибок в них компаниям грозит перерасчет налоговой базы на прибыль и штраф.

В этой статье мы рассмотрим вопрос, нужна ли вам накладная на арендованный автомобиль.Не всегда компании, занимающиеся перевозкой грузов или пассажиров, а также организации, обеспечивающие своих сотрудников служебным автотранспортом, имеют собственный автопарк. Предприниматели часто пользуются наемным транспортом. Как быть в такой ситуации, расскажет наш материал.

Зачем нужна накладная

Накладная является первичным бухгалтерским документом и необходима для бухгалтерской отчетности в части подтверждения затрат на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации автомобилей по пробегу и времени использования.А также подтвердить по запросу сотрудника ГИБДД, что водитель в настоящее время путешествует не по личным делам, а находится на дежурстве.

За отсутствие такого документа предоставляется в размере 500 рублей или предупреждение инспектора (ст. 12.3 КоАП РФ)

Накладные обычно оформляют либо специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), либо сотрудники бухгалтерии. Бланки накладных существуют для каждого вида транспорта, в зависимости от размера и назначения, и продаются в магазинах канцелярских товаров.Также можно установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и распечатки бланков путевых листов.

Если машина сдана в аренду

Самые распространенные варианты замены собственного транспорта:

  • Покупка готовой транспортной услуги.
  • Аренда авто с выполнением работ своими силами.
  • Аренда авто с бригадой для работы.

Представим себе ситуацию, когда у вас нет собственной машины и вы берете машину в аренду.Кто оплачивает стоимость горюче-смазочных материалов? Вы себя. Нужно ли учитывать часы работы водителя на арендованном автомобиле? Несомненно. Кто несет ответственность, если водитель не может предъявить путевку сотруднику ГАИ? Компания, которая в настоящее время использует автомобиль. Соответственно, нужны ли накладные на арендованный автомобиль? Очевидно да.

При аренде автомобиля вам все равно нужно будет оформить накладные, чтобы подтвердить часы работы водителя и израсходованное топливо.

А теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете машину с экипажем.Однако в этом случае снова возникает необходимость в расходах на топливо и расходные материалы для машины. Учесть их и списать нет другого способа, кроме как составить накладную. Также, при необходимости, можно доказать, что водитель едет по служебным делам, только с помощью этого документа.

Основное отличие от предыдущего варианта состоит в том, что в данной ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производит компания по аренде, так как вы не имеете с ними трудовых отношений.Как будет производиться этот учет, обычно подробно указывается в контракте. Арендодатель может потребовать копию накладных или снять показания со спутниковых систем слежения.

Эти принципы взаимодействия применимы независимо от того, речь идет об аренде грузовика или автомобиля. Возможна ситуация, когда работодатель пользуется услугами частного лица (например, своего сотрудника) для поездок по служебным делам и транспорта на личном автомобиле.

Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете машину с экипажем: в этом случае прокатная компания должна поставить штамп перед поездкой и после поездки, так как водитель фактически не является вашим сотрудником.Соответственно, вы не несете ответственности за защиту его работы и здоровья. Способ обмена документами прописан в договоре аренды или в приложениях к нему.

Остальная часть накладной заполняется в обычном режиме. Предлагаем образец заполнения накладной на легковой автомобиль. А также образец начинки. Удобнее всего использовать единые формы накладных в зависимости от вида транспорта и его функций, утвержденные Постановлением Госкомстата № 78.Они не предусмотрены законом, но эти формы являются наиболее полными и их легче заполнять, чем придумывать собственные формы.

Обратите особое внимание на то, что не на всех видах проездных билетов есть указанное место для штампа медицинского осмотра. Но это не значит, что отказываться от этого не стоит. Закон № 196-ФЗ обязывает иметь такую ​​отметку в накладной.

Документом, подтверждающим расходы компании на топливо, является именно накладная. Поэтому не так важно, кто является владельцем автомобиля: если расходы были понесены за счет средств предприятия, то именно ваучер поможет правильно отразить их в налоговой отчетности.

Естественно, за задание возьмется сотрудник, попросив его заплатить за бензин. Таким образом, автоматически получается, что его личная машина сдана в аренду, но нужна ли накладная? В этой ситуации вам понадобится не только накладная, но и договор аренды автомобиля с компанией от частного лица.

Все о накладных: образцы и правила заполнения

Накладная (п / л, ваучер) относится к первичной бухгалтерской документации, которую ведут все компании и частные предприниматели, связанные с эксплуатацией транспортных средств.Если владельцем транспортного средства является предприятие, этот документ служит подтверждением права управления автомобилем. Если машина частная и используется для командировок, п / л помогает рассчитать затраты. Путевки проверяют инспекция труда, ГИБДД, ФНС. Знание новых правил заполнения накладных в 2020 году поможет избежать ошибок и возможных штрафов за несоблюдение стандартов. В данной статье собрана наиболее полная и достоверная информация о правильном заполнении п / л, сроках его действия, а также предоставлен заполненный новый образец.

Этот документ является подтверждением действительности поездки, законности перевозки пассажиров / груза, хорошего состояния транспортного средства и права на управление им. Ваучер выписывается всегда, когда машина используется в рабочих целях. В этом случае форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может находиться на балансе компании, может быть арендовано у сторонней компании, а может быть личным автомобилем сотрудника и использоваться для нужд организации. Накладная может быть оформлена на месяц (30 дней), на 1 рабочий день или на 1 поездку.Новые правила заполнения п / л в 2020 году предусматривают возможность продления срока его действия.

Для подтверждения аренды автомобиля накладная не нужна.

Однако налоговые органы придерживаются другого мнения. Так, в письме ФНС России по Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12 / 041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды у компании должны быть другие документы, подтверждающие использование арендованный автомобиль в рамках производственной деятельности арендатора.К ним относятся фискальные:

Как видите, Минфин России в своих пояснениях даже не упоминает накладные, якобы необходимые для подтверждения стоимости аренды. И это очевидно. Ведь они могут только подтвердить обоснованность затрат на закупку ГСМ.

Накладная на арендованный автомобиль

  • Маршрут и цель поездки. Обосновать свою производственную ориентацию
  • Количество израсходованного топлива
  • Расстояние, пройденное автомобилем по показаниям спидометра
  • Дата заполнения накладной
  • Срок, на который выдан документ
  • Информация об автомобиле
  • Данные водителя грузовика
  • Данные владельца автомобиля

Накладная - основной документ работы водителя, выдается каждый день, в котором указывается маршрут, пробег, а также проверяется способность водителя войти в рейс.В установленных законом случаях водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе путевую накладную и по требованию сотрудников полиции передать ее им для проверки.

Схема проезда к арендованному автомобилю

Основное отличие от предыдущего варианта состоит в том, что в данной ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производит компания по аренде, так как вы не имеете с ними трудовых отношений. Как будет производиться этот учет, обычно подробно указывается в контракте.Арендодатель может потребовать копию накладных или снять показания со спутниковых систем слежения.

Представим себе ситуацию, когда у вас нет собственной машины и вы берете машину в аренду. Кто оплачивает стоимость горюче-смазочных материалов? Вы себя. Нужно ли учитывать часы работы водителя на арендованном автомобиле? Несомненно. Кто несет ответственность, если водитель не может предъявить путевку сотруднику ГАИ? Компания, которая в настоящее время использует автомобиль. Соответственно, нужны ли накладные на арендованный автомобиль? Очевидно да.

Схема проезда к арендованному автомобилю

Размер арендной платы обосновывать не нужно, в этом случае есть свобода договора. Нужны накладные, чеки на бензин - если вы работаете по упрощенной системе налогообложения 15% Док. Для подтверждения достаточно акта, но это также могут быть различные системы приложений, которые вы сами разрабатываете и оговариваете в договоре.

Может ли индивидуальный предприниматель сдать в аренду автомобиль с управленческим обслуживанием юридическому лицу? Как составить договор аренды, как обосновать размер аренды и услуги водителя? Какие документы подтверждают выполнение услуг помимо акта оказанных услуг? Автомобиль грузопассажирский, планируется использовать для перевозки людей и материалов.Вам нужны накладные и чеки на бензин, чтобы подтвердить свои расходы предпринимателю?

Используем автомобиль сотрудника в служебных целях.

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, размер компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Что делать, если сотрудник большую часть рабочего дня находится в поездках? И это именно то, что происходит чаще всего. Получается, что установленная законом ставка компенсации покрывает лишь небольшую часть реальных затрат на эксплуатацию автомобиля.В этом случае сотруднику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключите с ним договор аренды транспортного средства.

Заключаем договор аренды

Если сотрудник использует собственный автомобиль для деловых нужд, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение эксплуатационных расходов (амортизация, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и ремонт).
Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

Ведение накладных на арендованный автомобиль

Во-первых, напомним: по договору аренды одна сторона (арендодатель) передает имущество другой стороне (арендатору) в обмен на плату и на определенный срок использовать имущество для ведения хозяйственной деятельности (часть 1 статьи 759 Гражданского кодекса и часть 1 статьи 283 Гражданского кодекса Украины).Арендодателем может быть любое физическое лицо (и совсем не обязательно, чтобы он был субъектом предпринимательской деятельности), владеющий автомобилем, независимо от того, состоит ли он в трудовых отношениях с компанией, которая арендует у него автомобиль. Договор аренды транспортного средства составляется в письменной форме (п. 1 ст. 799 ГК РФ), и если стороной такого договора является физическое лицо, то договор подлежит нотариальному удостоверению (п. 2 ст. 799 ГК РФ). Гражданский кодекс). Если договор не удостоверен нотариусом, он считается недействительным.В результате лизинговая компания рискует потерять право включать в BP расходы, связанные с обслуживанием и эксплуатацией автомобиля, взятого в лизинг у физического лица. Налоговый кредит на суммы НДС, указанные в этих расходах, также будет под вопросом.

Согласно пп. 5.4.10 Закона о прибыли обычному налогоплательщику разрешено ссылаться на BP только «50 процентов затрат на приобретение горюче-смазочных материалов для автомобилей и оперативную аренду автомобилей». При этом он освобождается от обязанности доказывать связь таких расходов с хозяйственной деятельностью.При использовании автомобиля (как собственного, так и арендованного) путевые листы служебного транспортного средства типовой формы № 3 должны оформляться, за некоторыми исключениями, на каждый рабочий день или смену (п. 2.1 Инструкции № 74). На основании таких выставленных накладных на конец отчетного периода (месяца) комиссия предприятия составляет акт на списание ГСМ, который утверждается руководителем предприятия. Именно этот акт является основанием для списания ГСМ с бухгалтерии предприятия.То есть любое списание ГСМ (как связанных с хозяйственной деятельностью в толковании Закона о прибыли, так и не связанных с ней) осуществляется на основании накладных по фактическому пробегу автомобиля в соответствии с с Нормами № 43 2.

Как оформить накладную на автомобиль (образец)

Накладная является документом строгой отчетности и необходима для фиксации расхода ГСМ, начисления заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль с учетом стоимости автопарка и др.То есть его необходимость оправдана экономической стороной вопроса. Больше всего в этом нуждаются бухгалтеры и налоговики.

На основании вышеизложенного делаем вывод, что накладная нужна только для тех автомобилей, которые используются в интересах организации и принадлежат к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется только в личных целях, то дополнительных документов оформлять не нужно.

Зачем нужна накладная при аренде автомобиля? (Часть 1)

Однако важно не только правильно заполнить накладные.На основании пункта 17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения накладных, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, накладные должны быть зарегистрированы в реестре накладных.

Кроме того, любой руководитель бизнеса хочет контролировать расходы компании, и накладная идеально подходит для этой задачи. Транспортная накладная легкового автомобиля (Типовой бланк № 3, утвержденная постановлением Госкомстата России) содержит полную информацию о поездке: пробег, расход топлива, маршрут, дату и время поездки.Благодаря этому вы в любой момент можете проверить, предполагалось ли использование каждого арендованного автомобиля по назначению.

05 августа 2018 1730

Накладная грузового автомобиля используется для учета эксплуатации транспортного средства, а также для списания израсходованных на него ГСМ. Как правильно заполнить накладную грузового автомобиля мы расскажем в нашем материале.

Образец накладной грузового автомобиля

Организация может использовать как форму накладной грузового автомобиля, утвержденную Госкомстатом, так и самостоятельно разработанную.

Напомним, что в бланке проездного обязательно должны присутствовать следующие реквизиты (п. 3 приказа Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, Письмо Минфина от 25 августа 2009 г. 03-03-06 / 2/161):

  • наименование и номер накладной;
  • информация о сроке действия накладной;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • информация о транспортном средстве;
  • информация о водителе.

В этом случае, например, информация о транспортном средстве в накладной грузового автомобиля должна включать следующую информацию:

  • тип транспортного средства (грузовой автомобиль) и его модель, и если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом или полуприцеп, дополнительно модель автомобильного прицепа или полуприцепа;
  • государственный регистрационный знак грузового автомобиля, прицепа грузового автомобиля или полуприцепа;
  • показания одометра (полные километры) при выезде автомобиля из гаража в гараж;
  • дата (день, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его прибытия на указанную стоянку.

Транспортная накладная 2017, используемая организацией, должна быть закреплена.

Вы можете скачать накладную грузового автомобиля в форме утвержденных форм, используя следующие ссылки:

Форма грузовой накладной: свободная форма № 4-П

Грузовая накладная: (№ 4-С)

Предусмотрено использование формы № 4-с (сдельная) при оплате работы автомобиля по сдельной оплате, а также формы № 4- П - при условии оплаты работы автомобиля по повременной ставке. Последняя форма предназначена для одновременной перевозки грузов двум клиентам в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Оформление грузовых накладных: образец

Порядок заполнения накладных предусмотрен Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, а в части заполнения унифицированных форм - также Постановлением РФ. Госкомстат РФ от 28 ноября 1997 г. № 78. При заполнении накладной грузового автомобиля также можно ссылаться на номер

Автомобильные карты и накладные Excel

Здесь я расскажу, как я создавал свои собственные автомобильные карты и накладные с помощью программы для работы с электронными таблицами Microsoft Excel.

Примечание. Это не будет подробное руководство по Excel или конкретным функциям, которые я использую; Я покажу достаточно, чтобы передать, как я использую эти функции, но для получения дополнительных сведений я отсылаю вас к документации Excel или другим сайтам помощи. Также должно быть возможно достичь этих результатов с помощью аналогичных инструментов в другом программном обеспечении для работы с электронными таблицами, но я оставляю это исследование читателю относительно того, чем инструменты в этих программах могут отличаться от Excel.

Конкретный дизайн автомобильных карточек и накладных вдохновлен теми, которые мы используем в клубе, созданными и распечатанными с помощью программного обеспечения для моделирования железной дороги Ship-It.Они имеют те же размеры и общий форм-фактор, хотя я немного изменил дизайн, чтобы настроить его для своих целей (особенно в отношении накладных накладных на отгрузку - см. Ниже).

На карточке автомобиля информация об автомобиле идет вверху, а наиболее важная информация (идентификационный знак и номер) находится в центре внимания. Другая описательная информация, такая как тип, цвет и длина, включена ниже, чтобы помочь визуально идентифицировать автомобиль.В поле «Примечания» могут указываться другие особенности автомобиля или ограничения использования (например, «Только бумажные услуги» для товарных вагонов, предназначенных для таких целей).

Нижняя часть карты предназначена для того, чтобы складываться и заклеиваться изолентой, образуя карман, в который вставляется часть документа о доставке / маршрутизации (накладная).

Ниже мы видим лист Excel, который я использую для распечатки карточек с автомобилями. Чтобы получить точные размеры столбцов, потребовалась некоторая настройка, но в остальном выглядит довольно просто.Однако под капотом все поля определены с помощью формул, которые извлекают данные с другого листа в книге. Я не хотел копировать страницу за страницей за страницей с записанными вручную автомобильными карточками (и особенно накладными с их гораздо большим количеством полей и неправильной ориентацией), поэтому я сделал одну страницу шаблона и использовал функции поиска Excel, чтобы вытащить данные с другого листа, поэтому данные автомобиля можно было отслеживать и манипулировать намного проще в стандартном формате сетки и в любом произвольном диапазоне, выбранном для фактической печати.Таким образом можно легко создать автомобильные карты для большого парка из сотен автомобилей.

На первом изображении наверху листа шаблона карты автомобиля вы увидите ячейку «Начальный идентификатор» под картами (в ячейке E16 выделено). Я собираюсь использовать значение в этой ячейке для ввода в функции поиска Excel, которые будут извлекать данные из фактического листа реестра и заполнять их в поля в шаблоне карточки автомобиля для печати.

Ниже приведена фактическая информация о реестре, содержащаяся на другом листе той же книги.Легче читать и отслеживать, и гораздо больше дополнительных примечаний и информации можно добавить в следующие столбцы справа; наш поиск должен иметь дело только с первыми десятью столбцами. Обратите особое внимание на первый столбец с заголовком «ID». Это значение, которое мы собираемся найти, а затем заполнить дату из других столбцов в той же строке на листе шаблона для печати.

В

Excel есть несколько функций поиска данных, и нам нужна функция «ВПР».Функция ВПР просматривает указанный диапазон данных в поисках определенного значения в определенном столбце. Как только это значение будет найдено в столбце поиска, оно может вернуть значение из другого столбца в этой строке. Функция ВПР в Excel выглядит так:

 = ВПР ([значение],
          [название исходной таблицы]! [столбцы данных],
          [столбец № в данных, из которого нужно извлечь результат],
          [разрешить приблизительные совпадения]) 

В моем случае выше мы извлекаем поисковое значение (идентификатор автомобиля) из ячейки E16, поэтому ссылка на эту ячейку является значением.(Для последующих карточек автомобилей мы хотим выбрать следующие несколько автомобилей в таблице данных, поэтому значение поиска будет значением (E16) +1, (E16) +2 и т. Д., Поэтому, если начальный идентификатор будет 1, будут напечатаны автомобильные карточки с 1 по 5.)

Имя моего второго листа с данными об автомобиле - «Данные», и данные находятся в столбцах от A до K на этом листе. (Функция ВПР просканирует первый столбец, пытаясь найти значение подстановки.)

Последний аргумент должен иметь значение FALSE, так как нам нужно только точное совпадение.

Сложите все вместе, и поиск по полю отметки о сообщении на первой карточке автомобиля будет выглядеть так:

Одна вещь, которую нужно знать о функции ВПР в Excel, заключается в том, что если возвращенная ячейка в таблице данных пуста, функция ВПР отобразит это как 0 в ячейке дисплея. Для некоторых полей здесь, таких как возвращаемая информация Notes и Empty, я определенно хочу, чтобы ячейка была пустой, если данные отсутствуют, а не отображались как нули. Чтобы защитить это, любая ячейка, использующая ВПР, которую вы хотите оставить пустой, должна быть заключена в функцию Excel IF, которая выглядит следующим образом:

 = ЕСЛИ ([условие], [значение, если истина], [значение, если ложь]) 

В этом случае мое условие будет заключаться в том, что если значение из функции поиска будет пустым («»), сделать ячейку пустой, в противном случае вставить возвращаемое значение.Если я сделаю это для примера ячейки на изображении выше, он будет выглядеть так:

 = ЕСЛИ (ВПР (E16; Данные! A: K, 2, ЛОЖЬ) = "", "", ВПР (E16, Данные! A: K, 2, ЛОЖЬ)) 

… что на самом деле выглядит намного сложнее, чем есть на самом деле, поскольку вся функция поиска вставляется туда дважды.

Я также использовал эти инструменты для создания собственного шаблона накладной. Это было намного больше, чем с карточками автомобиля, просто из-за огромного количества полей, задействованных в каждой накладной, по сравнению с карточкой автомобиля, и удалось уместить 10 из них на лист, а не 5 на лист для карточек автомобиля.Тем не менее, это было в значительной степени вопросом времени и усилий, чтобы скопировать и настроить функции поиска, как указано выше. Несмотря на то, что существует множество дополнительных полей, и на странице помещается больше накладных, чем карточек с автомобилями, общий метод остается тем же. Просто на заполнение такого количества полей уходит много времени. Но как только это будет сделано, у вас будет динамический шаблон, с помощью которого можно легко и быстро создавать и распечатывать сотни различных накладных.

Мои накладные состоят из «двух циклов», каждый из которых напечатан на одной стороне бумаги и имеет два отдельных хода (обычно пустой ход и загруженный ход), один из которых виден одновременно и вращается (между сеансами) в карман для автомобильной карты для отображения второго хода после завершения первого хода.Это потребовало печати второго хода вверх ногами до первого, хотя Excel не позволяет вам установить ориентацию текста в ячейке «вверх ногами». Однако он позволяет вам перемещаться «вверх» и «вниз», поэтому я просто спроектировал накладные боком, каждая половина которого была ориентирована по-разному, как показано на изображении выше.

Двухсторонние четырехтактные накладные также могут быть созданы, просто дополнительные усилия по настройке дополнительных полей на второй странице и небольшая игра с полями страницы и позициями столбцов, чтобы найти правильное выравнивание, чтобы, когда вторая страница печатается на обратной стороне первой, края накладной выровнены должным образом, чтобы их можно было вырезать.Мне нужны были только двухцикловые счета, поэтому я не стал заморачиваться с этим.

Вы увидите, что мой шаблон накладной включает код блокировки для переключения / маршрутизации в самом верху, так как обычно это самая важная информация, необходимая при переключении или обращении с автомобилями - «Куда это идет?» а использование кода маршрута или кода блокировки в верхней части накладной упрощает определение непосредственного пункта назначения автомобиля. Это усилено цветной полосой под кодом блока, который соответствует блоку.(Я планирую сделать диаграмму кварталов и системную карту доступными для операторов в документе расписания модели железной дороги.)

Чтобы сделать полосу с цветовой кодировкой, я создал серию правил условного форматирования, чтобы применить цвет заливки к этой ячейке на основе текстового значения в ячейке кода блока над / рядом с ней.

После завершения шаблона накладной можно поиграть в сетке данных, чтобы создать различную информацию о доставке, а затем распечатать ее в шаблоне, настроив начальный идентификатор / группу, чтобы заполнить данные и распечатать результаты.Вырежьте ножницами, вставьте в соответствующие автомобильные карточки и вуаля:

.

Несколько человек спросили, не поделюсь ли я самими файлами Excel. Вот они.

Примечания: Файл с картами автомобилей может использоваться кем угодно. Я удалил информацию о моем собственном реестре, чтобы весь мир не узнал о моем инвентаре, просто оставил несколько первых автомобилей, чтобы продемонстрировать, как работают данные.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *