Документооборот автотранспортного предприятия – —

Документооборот в автотранспортных предприятиях на базе 1С

Транспортные предприятия сегодня представляют собой уникальную площадку для внедрения средств автоматизации. Большинство технологических процессов в транспортной сфере достаточно регламентированы и легко осваивают компьютерные решения. Так, в навигационных и диспетчерских системах прочно обосновались GPS – приемники. Роль «сторожа» успешно выполняют автомобильные системы сигнализации. Бортовые компьютеры облегчают работу водителей на дальних маршрутах следования. И даже оплата проезда в общественном транспорте в ряде регионов уже осуществляется с помощью электронных средств.

Важным элементом автоматизации транспортных предприятий является система электронного документооборота. При ее использовании предприятие получает ощутимый эффект экономии в производственной и управленческой сферах. За счет чего же происходит высвобождение потенциала сотрудников?Безусловно, в каждой отрасли есть ряд специфических особенностей, которые подлежат изучению, и к требованиям которых впоследствии должны быть адаптированы модули системы автоматизации документооборота.

Для автотранспортного предприятия такими существенными элементами являются основные технологические процессы:

  • Планирование и распределение  объема работ
  • Учет перемещения и состояния подвижного состава (собственно транспорта) предприятия
  • Учет и анализ расхода горюче-смазочных материалов (бензин, дизельное топливо, технические масла) и запасных частей
  • Учет занятости водителей.

В каждом структурном подразделении создается значительный объем нормативной, регламентирующей и отчетной документации, которая потом курсирует внутри всей организации. Руководители подразделений стремятся аккумулировать у себя всю проходящую через них информацию. Зачастую это приводит к неоправданному дублированию документов, увеличению времени на их копирование, расстановку, поиск.  

Выполнение некоторых трудоемких процессов вручную чревато появлением ошибок, которые могут иметь серьезные последствия. Например, большой концентрации внимания требует заполнение и учет путевых листов. По ним позже производится расчет потребленного топлива и заработной платы водителей.

Главным преимуществом автоматизации документооборота в транспортных предприятиях является как раз однократный ввод информации, и ее последующее многократное использование. Рутинный процесс упрощается, и количество ошибок сводится практически к нулю.
Автоматизация документооборота в таких предприятиях сможет решить такие насущные задачи, как:

  • Создать единую базу данных предприятия (электронный архив)
  • Организовать обмен информацией (документами) между филиалами предприятия, отделами и конкретными сотрудниками
  • Выстроить систему контроля исполнения документов и прозрачности их движения
  • Обеспечить сохранность и безопасность документов в системе, устранить возможность потери документа и сократить время его поиска.

При условии успешного внедрения системы автоматизации документооборота и выработки у персонала навыков работы в ней на транспортном предприятии может быть автоматизировано до 95 % всех типовых технологических процессов. И, как следствие этого, повышается эффективность труда и качество обслуживания клиентов.

Транспортным компаниям внедрение автоматизированного оборота документов сократит логистические затраты, т.к. информация в системе всегда будет поддерживаться в актуальном состоянии. Поступивший заказ будет обрабатываться автоматически по заданным заранее тарифам и формулам. Каждый сотрудник, получив доступ к базе сможет обмениваться сообщениями и координировать действия с коллегами.

В автоматизированной системе документооборота представлены разнообразные поисковые возможности. В сформированной базе данных в течение нескольких секунд можно будет найти информацию о клиенте, состоянии транспортного средства, занятости водителей. Кроме того, в системе реализованы широкие информативные возможности.

Операторы смогут своевременно принимать сведения о новом заказе, получать оповещения об истечении сроков оплаты или погашении задолженности клиентом. Система автоматически сможет сформировать счета на оплату в соответствии с требованиями, предъявляемыми к бухгалтерским документам. Движение финансов будет отражаться по каждому отдельному заказу за обозначенный период времени. Аналитические отчеты и статистические сводки, сформированные в системе, можно легко будет перевести в формат MS Office или Open Office

Таким образом, благодаря автоматизации документооборота в транспортных предприятиях форма отражения информации станет унифицирована, контроль за работой водителей и транспортных средств будет вестись в режиме реального времени, а сами сотрудники предприятия получат надежный инструмент решения производственных задач.

На данный день для решения задач автоматизации документооборота подходят следующие программы:

  • Аналитика: Документооборот
  • 1С:Корпоративный документооборот
  • СЭД «Корпоративный документооборот»
  • 1С:Документооборот Корп

Возможности программ подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.

Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.

Перейти на к просмотру видео-роликов

xn--90afdtkhdeabaxvge.net

Документооборот и первичные документы. Автомобиль. Документооборот в автомобильном транспорте

    

    

ДОКУМЕНТООБОРОТ В АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ

 
    Организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность в различных отраслях экономики и использующие автотранспортные средства, работу транспортных средств должны оформлять оправдательными документами. В статье мы расскажем о первичных документах, подтверждающих работу транспортных средств, а также о документообороте в автомобильном транспорте.
 
    Все экономические субъекты, на которых Федеральным законом от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) возложена обязанность ведения бухгалтерского учета, каждый факт хозяйственной жизни должны подтверждать первичными учетными документами. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ).
    По Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 01.01.2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
    Практика показывает, что организации и предприниматели, несмотря на данную законодателями возможность применять для документального подтверждения фактов хозяйственной жизни самостоятельно разработанные формы первичных документов, в большинстве случаев продолжают применять разработанные Госкомстатом России унифицированные формы, закрепляя их использование приказом по учетной политике.

www.referent.ru

04. Перечень необходимых документов в АТП

Юридические вопросы
Доверенность директору АТП.
Приказ о назначении директора и главного бухгалтера АТП.
Уставные документы ОАО.
Уставные документы создаваемого юрлица.
Решение ОАО о создании юрлица/Приказ о создании ОП ОАО/Приказ о создании филиала юрлица.
Учредительный договор.
Устав ООО/Положение об обособленном подразделении/Положение о филиале.
Свидетельство о государственной регистрации юрлица.
Свидетельство о постановке юрлица на учет в налоговом органе по месту нахождения.
Выписка ЕГРЮЛ.
Уведомление о постановке ОП ОАО/Филиала юрлица на учет в налоговом органе по месту нахождения.
Уведомление/Справка из банка об открытии банковского счета.
Уведомления о постановке юрлица на учет в фондах (Пенсионный,  Медицинский,  Социального страхования).
Информационное письмо об учете в Статрегистре Росстата и о присвоении кодов статистики. а также «Уведомление о внесении записи в государственный реестр хозяйствующего субъекта» (юрлицо).
Договор:

·        на банковское обслуживание и функционирование  системы «банк-клиент» с получением ключа доступа;

·        обеспечение зарплатного проекта;

·        при необходимости — на изготовление пластиковых карт.

Чековая книжка/Корпоративная пластиковая карта юрлица для снятия наличных средств через банкомат.
Карточка клиента с реквизитами юрлица
Уведомление в Ространснадзор о начале осуществления предпринимательской деятельности.
Договор на осуществление управления текущей деятельностью.
Договор о сотрудничестве и конфиденциальности.
Договор на оказание транспортных услуг.
Приложение №1 «О совместной деятельности и организации взаимодействия сторон».
Приложение № 2 «Соглашение о тарифах на оказание транспортных услуг».
Приложение № 3 «Регламент взаимодействия и оценки качества услуг».
Приложение № 4 «О порядке финансирования при оказании  транспортных услуг».
Договор аренды транспортного средства без экипажа.
Приложение № 1 «Перечень автотранспортных средств».
Акт приема-передачи автотранспортных средств.
Договор аренды недвижимого имущества.
Приложение № 1 «Перечень объектов недвижимого имущества».
Акт приема-передачи объектов недвижимого имущества.
Договор аренды объектов движимого имущества.
Приложение № 1 «Перечень объектов движимого имущества».
Акт приема-передачи объектов движимого имущества.
Договор на услуги связи (интернет, телефония, мобильная).
Договор на аренду квартиры.
Акт прием-передачи квартиры.
Договор о полной материальной ответственности.
Лицензии и разрешительная документация
Лицензия на осуществление перевозок пассажиров автомобильным транспортом.
Лицензия регионального минздрава на осуществление доврачебной медицинской помощи по медицинским осмотрам (предрейсовый и послерейсовый).Сертификаты медицинских сотрудников.
Санитарно-эпидемиологическое заключение на осуществление доврачебной медицинской помощи по медицинским осмотрам (предрейсовый и послерейсовый) в кабинете медицинских осмотров юрлица.
Сертификат соответствия на обслуживание и ремонт транспортных средств, машин и оборудования.
Свидетельство о регистрации опасных производственных объектов.
Страховой полис страхования имущественных интересов 3-х лиц.
Организационные вопросы
Регламент по делопроизводству.
Номенклатура дел.
Структура группы компаний.
Локальные нормативные документы (Приказы)
Об утверждении штатного расписания.
О предоставлении финансовой информации.
О подотчетных и материально-ответственных лицах.
О введении лимита на мобильную связь.
О введении норм расхода ГСМ.
О создании комиссии по списанию ГСМ и ТМЦ.
О назначении лиц,ответственных за техническое состояние транспортных средств.
О назначении лиц, ответственных за безопасную эксплуатацию транспортных средств.
О назначении лиц, ответственных за выпуск автомобиля на линию.
О назначении ответственных лиц, ответственных за обеспечение пожарной безопасности.
О закреплении автотранспорта за водителями.
О допуске к работе машинистов, помощников машинистов, слесарей, электромонтеров и стропальщиков.
О возложении обязанностей инженера по охране труда и безопасности дорожного движения.
Об организации работы по охране труда и безопасности дорожного движения.
О назначении лиц, под руководством которых проходят стажировку вновь принятые работники.
О назначении лиц, ответственных за содержание грузоподъемных кранов в исправном состоянии.
О назначении лиц, ответственных за безопасную эксплуатацию грузоподъемных кранов, грузозахватных приспособлений и тары.
О назначении лиц, ответственных за организацию погрузочно-разгрузочных работ.
О назначение лица, ответственного за сохранность и исправность электроинструмента.
О возложении обязанностей по проверке и браковке инструмента.
О назначении лица, ответственного за состояние и исправность лестниц и стремянок.
О назначение лица, ответственного за испытание абразивного, эльборового и иного инструмента.
О назначении лиц, ответственных за электрохозяйство.
О назначении лиц, ответственных за учет, обеспечение, организацию своевременного осмотра, испытание и хранение средств индивидуальной защиты, используемых в электроустановках.
О назначении лиц, ответственных за исправное состояние и безопасную эксплуатацию сосудов.
О назначении лиц, ответственных за осуществление производственного контроля за соблюдением требований промышленной безопасности при эксплуатации сосудов.
О допуске к работе персонала по обслуживанию сосудов под давлением.
О создании службы технического надзора за состоянием, содержанием и ремонтом промышленных зданий и сооружений.
О назначении лиц, ответственных за техническую эксплуатацию зданий и сооружений.
О назначении лиц, ответственных за учет, обеспечение, организацию своевременного осмотра, испытания и хранение средств индивидуальной защиты, используемых в электроустановках.
О создании постоянно-действующей комиссии по проверке знаний требований охраны труда руководителей, специалистов и ИТР, рабочего персонала.
О создании постоянно-действующих комиссий по проверке знаний требований охраны труда рабочего персонала в подразделениях.
О проведении обучения по охране труда руководителей, специалистов и ИТР, рабочего персонала.
О проведении обучения работников осуществляющих эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт транспортных средств безопасным методам и приемам труда.
О назначении комиссии по проверке знаний безопасных методов и приемов труда у работников осуществляющих эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт транспортных средств.
О проведении обучения работников осуществляющих эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт транспортных средств безопасным методам и приемам труда.
О создании комиссии для проверки знаний электротехнического и электротехнологического персонала.
О порядке сбора, вывоза и сдачи на утилизацию (хранение) отходов производства.
Технические вопросы
По службе главного инженера:
Ремонтно — механические мастерские (РММ)
Список автомобилей на ремонте.
Регламент о порядке постановки АТС на ТО и ремонт.
Руководство по техническому обслуживанию и ремонту АТС.
Дефектная ведомость.
Журнал регистрации заказов на ремонт.
Журнал ТО и ремонта АТС.
Заявка на приобретение ТМЦ.
Операционная карта слесаря ТО-1.
Лист ТО-1.
Лист ТО-2.
Операционная карта ТО-1.
Операционная карта ТО-2.
Операционная карта автослесаря по ремонту топливной аппаратуры ТО-1.
Операционная карта автослесаря по ремонту топливной аппаратуры ТО-2.
Операционная карта аккумуляторщика-электрика ТО-1.
Операционная карта аккумуляторщика-электрика ТО-2.
Операционная карта слесаря-моториста ТО-1.
Операционная карта слесаря-моториста ТО-2.
Операционная карта слесаря по ремонту агрегатов ТО-2.
Операционная карта смазчика ТО-1.
Производственно — технический отдел (ПТО)
Журнал технического обслуживания и ремонта АТС.
Журнал ТО и ремонта подъемников.
Журнал учета, проверки и испытаний электроинструмента и вспомогательного оборудования к нему.
Журнал учета и периодического осмотра грузозахватных приспособлений.
Журналы технического состояния оборудования.
Журнал учета работы автошин.
Журнал учета и списания автошин.
Журнал учета оборотных агрегатов.
Журнал учета запасных частей и материалов.
Книга учета объектов Ростехнадзора.
Книга учета ТО и Р.
Книга учета АКБ.
Сведения о техническом регистрационном номере.
Личные карты (паспорта) на АТС.
Карты учета выдачи инструмента.
Карточка учета работы АКБ.
Графики профилактических осмотров и технического обслуживания транспортных средств.
Годовой график ремонтов оборудования.
График калибровки и освидетельствования автоцистер.
График проведения ТО годовой.
График проведения ТО месячный.
Графики планово-предупредительных ремонтов зданий и сооружений.
График планово-предупредительных ремонтов производственного оборудования.
Порядок списания и получения автошин.
Акт списания автошин.
Акт технического состояния АКБ.
Акты проверки и браковки инструмента.
Контрольно — технический пункт (КТП)
Схема оповещения и взаимодействия АТП при возникновении ЧС.
Регламент взаимодействия служб при выпуске АТС на линию.
Положение об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств.
Журнал технического состояния и выпуска на линию транспортных средств.
Журнал учета выхода и возврата АТС.
Журнал учета ежедневного предрейсового медицинского контроля водителей.
Акт медицинского освидетельствования водителя.
Акт выявленных неисправностей.
Регламент использования комнаты отдыха.
Охрана труда, ПБ, ЭБ,
Инструкция проведения вводного инструктажа по охране труда.
Инструкции по технике безопасности на каждое рабочее место.
Журнал регистрации вводного инструктажа по ОТ.
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
Личная карточка прохождения обучения.
Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от инструктажа на рабочем месте.
Протоколы проверки знаний требований охраны труда руководителей, специалистов и ИТР.
Протоколы проверки знаний требований охраны труда рабочего персонала.
Программа проведения первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте.
Программа обучения руководителей, специалистов и ИТР по охране труда.
Программа обучения рабочего персонала по охране труда.
Инструкции по охране труда для работников.
Нормы обеспечения спецодеждой.
Карточка учета спецодежды.
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Журнал учета инструкций по охране труда для работников.
Журнал учета и осмотра такелажных средств, механизмов и приспособлений.
Журнал испытания абразивного, эльборового и иного инструмента.
Журнал технического осмотра испытательного стенда.
Журнал учета проверки знаний норм и правил работы на электроустановках.
Журнал учета и содержания средств защиты.
Журнал испытаний средств защиты из диэлектрической резины (перчаток, бот, галош диэлектрических и изолирующих накладок).
Безопасность дорожного движения (БДД)
Инструкция по организации БДД.
План по БДД.
Журнал учета нарушений ПДД.
По службе эксплуатации:
Регламент взаимодействия с Заказчиками, транспортными арендными/субарендными компаниями.
Годовой и месячные планы эксплуатации.
Анализ АТС (КТГ и КИП).
Журнал учета и выдачи ГСМ.
Грузокарта.
Заявка на использование автотранспорта.
Заявка на работу автотранспорта  месячная.
Заявка на АТС, отправляемые в командировку.
Журнал регистрации заявок.
Журнал учета объемов оказанных услуг (раздельно по заказчикам, объектам, дате и объемам).
Журнал регистрации путевых листов.
Акт приема-передачи водителю АТС.
Акт невыполнения заявки на оказание транспортных услуг.
Акт оформления простоя, в том числе по погодным условиям.
При необходимости — Регламент устранения неисправностей автомобилей и аварийных ситуаций на линии (дороге). Система и методы оповещения.
Экономика
План-бюджет, факт-бюджет с отчётными формами, комментариями и пояснениями.
Нормативная документация (положения, приказы по бюджетной политике группы компаний).
Тарифные ставки водителей.
Положение об оплате труда.
Положение о премировании.
Положение о премировании водителей.
Положение о командировках.
Тарифы на оказываемые услуги по видам транспортных средств.
Калькуляции стоимости 1тонно-км, 1 машино-часа.
Бухгалтерский учет
Положение по учетной политике предприятия.
Бюджетная заявка на оплату.
Финансы
Форма Дебиторская и Кредиторская задолженность.
Форма Задолженность по налогам.
Форма Расчет пени.
Форма Платёжный календарь.
Безопасность
Положение о конфиденциальной информации.
Управление персоналом
Структура АТП.
Штатное расписание АТП со ставками, окладами, надбавками.
Положения о службах.
Положения об отделах.
Функциональные обязанности (должностные инструкции).
Положение о порядке приема, оформления и увольнения.
Перечень профессий и работ, при поступлении на которые работник должен пройти предварительный медицинский осмотр.
Анкета.
График работы и смены водителей.
Табель учета рабочего времени.
Трудовой договор.
Трудовой договор с водителем.
Срочный трудовой договор.
Положение о социальных гарантиях.
Положение о рабочем времени и времени отдыха.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Положение о соревновании коллективов структурных подразделений.
Ежедневные сведения «Справка по численности АТП».
Перечень профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на спецпитание и на дополнительный отпуск (с вредными условиями — молоко или другие равноценные пищевые продукты, а с особо вредными — лечебно-профилактическое питание).

pragmaticvp.ru

Основные применяемые в автомобильных грузоперевозках документы

Знакомая ситуация для многих автоперевозчиков: на загрузке водителю дают пакет документов для отметки грузополучателем. Часто эти отмеченные грузополучателем документы служат основанием для оплаты выполненной поездки транспортной компании. К сожалению, не все участники рынка грузоперевозок или потребители услуг грузовых автоперевозок имеют чёткое представление о процессе документооборота в грузоперевозках. 

Начнём с основного документа — транспортной накладной. Ст. 2 Устава автомобильного транспорта и наземного электрического транспорта вводит такое определение этого документа: транспортная накладная — перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Раздел II ст. 9 постановления правительства №272 от 15.04.2011 года устанавливает количество накладных для каждой партии груза: «Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика».

Другими словами, транспортная накладная — это перевозочный документ, который служит подтверждением заключения договора перевозки между перевозчиком и грузоотправителем. Со стороны грузоотправителя транспортная накладная заверяется подписью ответственного лица и печатью организации, со стороны перевозчика — подписью водителя и печатью организации-перевозчика (при её наличии). На выгрузке грузополучатель ставит отметку о принятии груза, заверяя её подписью ответственного лица и печатью организации.

И на погрузке, и на выгрузке все участники перевозочного процесса имеют право вносить свои замечания и отметки в специально предназначенные для этого графы (17-ый раздел транспортной накладной).

Вы можете посмотреть изображение транспортной накладной, кликнув на изображение ниже, или скачать транспортную накладную в формате Microsoft Excel.

 

Следующий документ, который применяется при перевозке грузов, это товарно-транспортная накладная. Форма товарно-транспортной накладной №1-т, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. №78 служит для учёта движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. До введения транспортной накладной этот документ применялся в качестве основного перевозочного документа. Товарно-транспортная накладная применяется и сегодня, так как никаких указов или постановлений об отмене этого документа не было, но, с другой стороны, постановление правительства №272 от 15.04.2011 года не предусматривает оформление товарно-транспортной накладной. Министерство финансов России в двух письмах от 17 августа 2011 г. №03-03-06/1/492 и №03-03-06/1/500, рассмотрев различные ситуации, пришло к следующим выводам о применении товарно-транспортных и транспортных накладных:

  1. Если есть договор перевозки груза, то подтверждение затрат на перевозку этого груза автомобильным транспортом и самого факта его транспортировки осуществляется на основании как транспортной накладной, так и товарно-транспортной накладной;
  2. Если грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя, без привлечения к перевозке транспортной компании, возникают гражданско-правовые отношения при оказании услуг по перевозке, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки груза. В этом случае затраты на перевозку груза и факт его транспортировки также подтверждаются как транспортной накладной, так и товарно-транспортной накладной по форме №1-Т;
  3. Если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя (то есть, происходит самовывоз), то услуги по перевозке груза не оказываются и транспортная накладная не составляется, а затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство.

Вы можете скачать товарно-транспортную накладную в формате Microsoft Excel или посмотреть образец, кликнув по нему.

Постановление правительства №272 от 15.04.2011 ввело такой документ, как заказ-наряд. Глава II, статья 13 этого постановления гласит: «Перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, перевозка груза, в отношении которого не ведется учет движения товарно-материальных ценностей, осуществляется транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования транспортного средства для перевозки груза (далее — договор фрахтования), заключаемого, если иное не предусмотрено соглашением сторон, в форме заказа-наряда на предоставление транспортного средства по форме согласно приложению №5 (далее — заказ-наряд)».

Фрахтователь (заказчик) подаёт заказ-наряд фрахтовщику (перевозчику). В течение трёх дней перевозчик обязан рассмотреть заказ-наряд и либо принять его, либо вернуть фрахтователю с письменным обоснованием невозможности выполнения заказ-наряда.

Заказ-наряд составляется в трёх экземплярах. Один экземпляр остаётся у фрахтователя (заказчика), второй и третий — у перевозчика. После выполнения перевозки один экземпляр остаётся у перевозчика, а другой экземпляр с необходимыми отметками прилагается к счёту за оплату за фрахтование автомобиля.

Вы можете скачать форму заказ-наряда в формате Microsoft Word. Образец заказ-наряда приведён ниже (изображение масштабируемо, кликните для увеличения).

Товарная накладная — это первичный бухгалтерский документ, который применяется для оформления продажи или отпуска товарно-материальных ценностей организации-контрагенту. Существует унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132. Впрочем, товарная накладная может отличаться от унифицированной формы ТОРГ-12. Организация может разработать и применять свою собственную форму товарной накладной. К грузоперевозкам этот документ не имеет отношения.

На практике большинство грузовладельцев забывают о том, что организация и прохождение документооборота — задача, не входящая в компетенцию перевозчика. Существующие законодательные акты никак не регламентируют предоставление подписанных документов перевозчиком, а оплата выполненных услуг не зависит от документооборота. Фактически, перевозчик отмечает транспортную накладную для себя, чтобы в случае каких-либо сомнений (например, если грузополучатель не хочет отправлять подписанную товарную накладную грузоотправителю или если грузополучатель заявляет о браке в доставленном товаре) предоставить грузоотправителю подтверждение факта отсутствия претензий у грузополучателя по качеству и срокам доставки груза.

Читайте также:

Распространённые вопросы в грузоперевозках

Участники рынка перевозок грузов в России

Заблуждения, встречающиеся в грузоперевозках

Акты и претензии в грузоперевозках

Получение груза по доверенности грузополучателя

Юридическая помощь по документам, применяющимся в грузовых перевозках

atp-23.ru

Документация автотранспортного предприятия

  • У Вас сформируется единая база клиентов со всеми необходимыми контактными данными

    База клиентов

  • Вы сможете вести учет по перевозчикам, классифицируя их по городу, надежности и другим критериям

    Перевозчики

  • Вы сможете выполнять как массовую Email и СМС-рассылку, так и настроить отправку индивидуальных сообщений, например, о том, что заказ готов

    СМС-рассылка

  • Весь транспорт будет находиться в специальном справочнике, в котором будет группировка по собственнику

    Любой транспорт

  • Один груз может сначала лететь на самолете, а потом ехать дальше в пункт назначения в машине

    Мультимодальность

  • Можно консолидировать грузы в один рейс, которые идут в одном направлении

    Консолидация

  • Вы получите возможность контролировать каждый заказ и по этапу исполнения, и по оплате

    Заказы

  • Различные договора и бланки могут заполняться программой автоматически

    Заполнение бланков

  • Важные файлы можно прикреплять к клиентам, перевозчикам, водителями и заявкам

    Вложенные файлы

  • Вы сможете составлять и просматривать план погрузок на любой день

    План погрузок

  • При заказе возможет расчет определенного рейса по суточным и ГСМ

    Расчет рейса

  • Если у Вас есть свой отдел механиков, он также будет работать в нашей программе, отмечая ремонт транспорта и планируя закуп запасных частей

    Учет ремонта

  • Вся нужная информация по заявкам за любой период: даты погрузки и разгрузки, общие расходы, доходы и прибыль — будет у Вас «под рукой»

    Анализ заявок

  • Система покажет статистику заказов по каждому клиенту

    Свод по клиентам

  • В программе можно отмечать как выполненную, так и планируемую работу по любому клиенту

    Работа с клиентами

  • Вы сможете легко проанализировать, какие направления пользуется у вас популярностью

    Направления

  • Программа покажет все количественные и финансовые данные по перевозчикам

    Перевозчики

  • Все совершенные платежи будут под вашим полным контролем

    Статистика платежей

  • У вас будет вся детальная отчетность по каждой кассе или счету в любой валюте

    Кассы и счета

  • Отчет покажет, кто из клиентов не полностью оплатил свои заказы

    Долги

  • Все финансовые движения будут у вас под полным контролем. Вы легко сможете отследить, на что у вас тратится больше всего средств за любой период

    Контроль расходов

  • Ваших сотрудников можно легко сравнить по различным критериям: числу заявок, работе с клиентами, плановому и фактическому доходу

    Анализ сотрудников

  • Отчеты покажут, какой транспорт у вас чаще используется и общую сумму по связанным с ним заявкам

    Свод по транспорту

  • Благодаря плану погрузок у вас всегда будет необходимая информация по расписанию погрузки на каждый день, и вы не забудете ни одной заявки или машины

    План погрузок

  • Вы всегда будете знать, каких документов еще не хватает по заявкам, а какие были еще не подтверждены

    Документы

  • Программа подскажет вам, какие договора в скоров времени подойдут к концу

    Сроки договоров

  • Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании

    Эксклюзивность

  • Взаимодействие с ТСД обеспечит ваших сотрудников мобильностью, поможет быстрее и точнее проводить погрузку и разгрузку машины

    ТСД

  • Если Вы предоставляете свою площать под СВХ — система обеспечит вам единый учет всех процессов

    СВХ

  • Нужные данные могут загружаться на ваш сайт для контроля статуса заказа, отображения местонахождения груза и других возможностей — вариантов множество!

    Интеграция с сайтом

  • С помощью автоматизированной рассылки файлов Ваши региональные представители смогут сразу же получать необходимые документы при отправке груза!

    Рассылка файлов

  • Ультра-современная функция связи с АТС позволит видеть данные звонящего, эпатировать клиента, сразу обращаясь к нему по имени, не тратить ни секунды на поиск информации

    Телефония

  • Интеграция с камерами позволит при просмотре видео о приеме на складе груза сразу же прочесть в титрах, что именно при этом вносили в программу. Тем самым можно сразу выявлять несоответствие

    Видеонаблюдение

  • Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности

    Резервное
    копирование

  • Вы можете заказать, чтобы на отдельном большом экране отображались сводки со всех ваших филиалов. Чтобы Вы в режиме реального времени контролировали: свои доходы, исполнение заданий сотрудниками или данные по перевозкам

    Вывод
    на экран

  • Связь с платежными терминалами, чтобы клиенты могли оплачивать свои заказы в любом ближайшем терминале. Такие оплаты автоматически будут отображаться в программе

    Платежные
    терминалы

  • Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы

    Планировщик

  • Вы можете внедрить оценку качества работы клиентами. Вашим клиентам будет приходить SMS, в которой им будет предлагаться оценить работу менеджера. Анализ SMS-голосования руководитель сможет просматривать в программе

    Оценка качества

  • Вы сможете быстро внести первоначальные данные, необходимые для работы программы. Для этого используется удобный ручной ввод или импорт данных

    Быстрый старт

  • Мы добавили множество красивейших шаблонов, чтобы работа в нашей программе приносила еще большее удовольствие

    Красивый дизайн

  • Интерфейс программы настолько легок, что в ней может быстро разобраться даже ребенок

    Легкая программа

  • www.usu.kz

    Документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта — курсовая работа

     

    Ульяновский государственный университет

    Факультет культуры и искусства

    Кафедра документоведения и библиотековедения

     

     

     

     

     

     

    Документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта

     

    Курсовая работа

    по  специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

     

     

     

     

    Исполнитель-студент:

    Яковлев Николай Витальевич

    студент гр. ДД-О-08/1

     

     Научный руководитель:

    Кутейников Игорь Александрович 

    Зав.кафедрой документоведения

    и библиотековедения

     

     

     

     

     

     

     

    Ульяновск, 2012

     

     

     

     

     

     

    ПЛАН 

     

    Введение

    Глава 1. Теоретические основы документооборота

    1.1 Понятие и сущность  документооборота, виды документопотоков

    1.2 Организация процесса  документооборота в организации

    1.3 Современные проблемы  документооборота в организациях

    Глава 2. Исследование документооборота на предприятиях пассажирского автотранспорта

    2.1. Документооборот АТП:  задачи и управление

    2.2. Документооборот –  общий и частный

    Заключение 

    Список литературы

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Введение 

     

    Тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

    На современном автотранспортном предприятии практически любой  величины и специализации документооборот  является самой регламентированной областью деятельности, с одной стороны, регулируемой требованиями различных  государственных и муниципальных  органов исполнительной власти, с  другой – управляемой внутренними  локальными актами предприятия.

    В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

    Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь  не только правильно составлять и  оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются  с этими документами.

    К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с  тонкостями ведения документации.

    Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

    Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений.

    Целью исследования является обобщение и систематизация опыта  совершенствования документооборота в организации и использование  его в управлении. Декомпозиция указанной  цели определяет основные задачи исследования:

    исследование организационных  форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;

    анализ современного опыта  совершенствования документооборота;

    Цель данной курсовой работы заключается в том, чтобы исследовать документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта.

     

    ГЛАВА 1. Теоретические  основы документооборота

     

    1.1 Понятие и  сущность документооборота, виды  документопотоков

     

    Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др. Были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

    Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники  управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила  организации работы с документацией  и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы  обработки документов. (8. с. 25)

    Государственные стандарты  на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система  делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

    Документооборот — это движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. (15. с. 52)

    Соответственно масштабам  движения документов может быть выделен  в качестве самостоятельного объекта  рассмотрения документооборот конкретного  гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации  в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его  копия где-то откладывается и  после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

    Действующие нормативные  акты и методические пособия, в том  числе и «Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения» (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта  регулирования только документооборот  организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих  документов.

    Под документооборотом организации  принято понимать упорядоченное  перемещение документов, созданных  в процессе работы соответствующими должностными лицами.

    Отметим, что для перемещения  документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в  том числе обычная, авиа- и специализированная — типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с  нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего  электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

    Таким образом, если до недавнего  времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга  традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении  нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с  современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

    Основу традиционного  документооборота, безраздельно доминировавшего  все минувшие десятилетия, составляли так называемые «бумажные» технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.

    Указанные документы (в связи  с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же «дедовским» способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

    Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот  стал постепенно сдавать свои вековые  позиции, уступая место документообороту электронному.

    Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные  документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при  помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной  техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

    В настоящее время в  российском делопроизводстве все еще  сохраняется сочетание обоих  видов документооборота с некоторым  преобладанием электронного в крупных  административно-промышленных центрах.

    Традиционный документооборот  сохраняет свои позиции в некоторых  специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о  конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

    Итак, современный документооборот  организации следует рассматривать  как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании  электронной технологии работы с  документами.

    Последнее означает, что  документы, как правило, создаются  при помощи современных технологических  средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и  хранение осуществляются как в электронном, так и в «бумажном» виде.

    Современный документооборот  организации формируется в результате организованного «слияния» трех самостоятельных  информационных потоков, по которым «путешествуют» внутренние документы, входящие документы  и исходящие документы.

    Документооборот, или порядок  движения документов в организации, можно разделить на следующие  этапы:

    1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
    2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
    3. Рациональное движение документов внутри организации.
    4. Обработка исполненных и отправляемых документов. (14. с. 56)

    При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

    Документопоток — это поток  документов, циркулирующих между  пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных  подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой  и др. (14. с. 26)

    В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов:

    -поток входящей документации, состоящий из поступающих в  организацию документов;

    Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство  входящих документов должны порождать  соответствующие исходящие, в установленные  сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.(15. с. 69)

    -потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных  в организации и не предназначенных  к выходу за ее пределы;

    Внутренний документ — официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для  организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего  документооборота составляют протоколы  и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. (19. с. 125)

    Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных  подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие  исходящие документы.

    -поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных  для отправки в другие организации.

    Исходящий документ — официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например запросы в другие организации).(22. с. 69)

    Общая организация работы с исходящими документами организации  выглядит следующим образом:

    1. . Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).
    2. . Разработка проекта документа.
    3. . Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.
    4. . Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.
    5. . Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение.
    6. . Тиражирование и регистрация документа.
    7. . Упаковка и отправка (рассылка) документа.

    yaneuch.ru

    Документооборот в транспортных компаниях на базе 1С Предприятие

    Транспортные предприятия сегодня представляют собой уникальную площадку для внедрения средств автоматизации. Большинство технологических процессов в транспортной сфере достаточно регламентированы и легко осваивают компьютерные решения. Так, в навигационных и диспетчерских системах прочно обосновались GPS – приемники. Роль «сторожа» успешно выполняют автомобильные системы сигнализации. Бортовые компьютеры облегчают работу водителей на дальних маршрутах следования. И даже оплата проезда в общественном транспорте в ряде регионов уже осуществляется с помощью электронных средств.

    Важным элементом автоматизации транспортных предприятий является система электронного документооборота. При ее использовании предприятие получает ощутимый эффект экономии в производственной и управленческой сферах. За счет чего же происходит высвобождение потенциала сотрудников?Безусловно, в каждой отрасли есть ряд специфических особенностей, которые подлежат изучению, и к требованиям которых впоследствии должны быть адаптированы модули системы автоматизации документооборота.

    Для автотранспортного предприятия такими существенными элементами являются основные технологические процессы:

    • Планирование и распределение  объема работ
    • Учет перемещения и состояния подвижного состава (собственно транспорта) предприятия
    • Учет и анализ расхода горюче-смазочных материалов (бензин, дизельное топливо, технические масла) и запасных частей
    • Учет занятости водителей.

    В каждом структурном подразделении создается значительный объем нормативной, регламентирующей и отчетной документации, которая потом курсирует внутри всей организации. Руководители подразделений стремятся аккумулировать у себя всю проходящую через них информацию. Зачастую это приводит к неоправданному дублированию документов, увеличению времени на их копирование, расстановку, поиск.  

    Выполнение некоторых трудоемких процессов вручную чревато появлением ошибок, которые могут иметь серьезные последствия. Например, большой концентрации внимания требует заполнение и учет путевых листов. По ним позже производится расчет потребленного топлива и заработной платы водителей.

    Главным преимуществом автоматизации документооборота в транспортных предприятиях является как раз однократный ввод информации, и ее последующее многократное использование. Рутинный процесс упрощается, и количество ошибок сводится практически к нулю.
    Автоматизация документооборота в таких предприятиях сможет решить такие насущные задачи, как:

    • Создать единую базу данных предприятия (электронный архив)
    • Организовать обмен информацией (документами) между филиалами предприятия, отделами и конкретными сотрудниками
    • Выстроить систему контроля исполнения документов и прозрачности их движения
    • Обеспечить сохранность и безопасность документов в системе, устранить возможность потери документа и сократить время его поиска.

    При условии успешного внедрения системы автоматизации документооборота и выработки у персонала навыков работы в ней на транспортном предприятии может быть автоматизировано до 95 % всех типовых технологических процессов. И, как следствие этого, повышается эффективность труда и качество обслуживания клиентов.

    Транспортным компаниям внедрение автоматизированного оборота документов сократит логистические затраты, т.к. информация в системе всегда будет поддерживаться в актуальном состоянии. Поступивший заказ будет обрабатываться автоматически по заданным заранее тарифам и формулам. Каждый сотрудник, получив доступ к базе сможет обмениваться сообщениями и координировать действия с коллегами.

    В автоматизированной системе документооборота представлены разнообразные поисковые возможности. В сформированной базе данных в течение нескольких секунд можно будет найти информацию о клиенте, состоянии транспортного средства, занятости водителей. Кроме того, в системе реализованы широкие информативные возможности.

    Операторы смогут своевременно принимать сведения о новом заказе, получать оповещения об истечении сроков оплаты или погашении задолженности клиентом. Система автоматически сможет сформировать счета на оплату в соответствии с требованиями, предъявляемыми к бухгалтерским документам. Движение финансов будет отражаться по каждому отдельному заказу за обозначенный период времени. Аналитические отчеты и статистические сводки, сформированные в системе, можно легко будет перевести в формат MS Office или Open Office

    Таким образом, благодаря автоматизации документооборота в транспортных предприятиях форма отражения информации станет унифицирована, контроль за работой водителей и транспортных средств будет вестись в режиме реального времени, а сами сотрудники предприятия получат надежный инструмент решения производственных задач.

    На данный день для решения задач автоматизации документооборота подходят следующие программы:

    • Аналитика: Документооборот
    • 1С:Корпоративный документооборот
    • СЭД «Корпоративный документооборот»
    • 1С:Документооборот Корп

    Возможности программ подробно описаны на этом сайте.

    Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

    На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.

    Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.

    Перейти на к просмотру видео-роликов

    xn--90afdtkhdeabaxvge.net

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *