Документооборот в автотранспортных предприятиях на базе 1С
Транспортные предприятия сегодня представляют собой уникальную площадку для внедрения средств автоматизации. Большинство технологических процессов в транспортной сфере достаточно регламентированы и легко осваивают компьютерные решения. Так, в навигационных и диспетчерских системах прочно обосновались GPS – приемники. Роль «сторожа» успешно выполняют автомобильные системы сигнализации. Бортовые компьютеры облегчают работу водителей на дальних маршрутах следования. И даже оплата проезда в общественном транспорте в ряде регионов уже осуществляется с помощью электронных средств.
Важным элементом автоматизации транспортных предприятий является система электронного документооборота. При ее использовании предприятие получает ощутимый эффект экономии в производственной и управленческой сферах. За счет чего же происходит высвобождение потенциала сотрудников?Безусловно, в каждой отрасли есть ряд специфических особенностей, которые подлежат изучению, и к требованиям которых впоследствии должны быть адаптированы модули системы автоматизации документооборота.
Для автотранспортного предприятия такими существенными элементами являются основные технологические процессы:
- Планирование и распределение объема работ
- Учет перемещения и состояния подвижного состава (собственно транспорта) предприятия
- Учет и анализ расхода горюче-смазочных материалов (бензин, дизельное топливо, технические масла) и запасных частей
- Учет занятости водителей.
В каждом структурном подразделении создается значительный объем нормативной, регламентирующей и отчетной документации, которая потом курсирует внутри всей организации. Руководители подразделений стремятся аккумулировать у себя всю проходящую через них информацию. Зачастую это приводит к неоправданному дублированию документов, увеличению времени на их копирование, расстановку, поиск.
Выполнение некоторых трудоемких процессов вручную чревато появлением ошибок, которые могут иметь серьезные последствия. Например, большой концентрации внимания требует заполнение и учет путевых листов.
Главным преимуществом автоматизации документооборота в транспортных предприятиях является как раз однократный ввод информации, и ее последующее многократное использование. Рутинный процесс упрощается, и количество ошибок сводится практически к нулю.
Автоматизация документооборота в таких предприятиях сможет решить такие насущные задачи, как:
- Создать единую базу данных предприятия (электронный архив)
- Организовать обмен информацией (документами) между филиалами предприятия, отделами и конкретными сотрудниками
- Выстроить систему контроля исполнения документов и прозрачности их движения
- Обеспечить сохранность и безопасность документов в системе, устранить возможность потери документа и сократить время его поиска.
При условии успешного внедрения системы автоматизации документооборота и выработки у персонала навыков работы в ней на транспортном предприятии может быть автоматизировано до 95 % всех типовых технологических процессов.
И, как следствие этого, повышается эффективность труда и качество обслуживания клиентов.
Транспортным компаниям внедрение автоматизированного оборота документов сократит логистические затраты, т.к. информация в системе всегда будет поддерживаться в актуальном состоянии. Поступивший заказ будет обрабатываться автоматически по заданным заранее тарифам и формулам. Каждый сотрудник, получив доступ к базе сможет обмениваться сообщениями и координировать действия с коллегами.
В автоматизированной системе документооборота представлены разнообразные поисковые возможности. В сформированной базе данных в течение нескольких секунд можно будет найти информацию о клиенте, состоянии транспортного средства, занятости водителей. Кроме того, в системе реализованы широкие информативные возможности.
Операторы смогут своевременно принимать сведения о новом заказе, получать оповещения об истечении сроков оплаты или погашении задолженности клиентом. Система автоматически сможет сформировать счета на оплату в соответствии с требованиями, предъявляемыми к бухгалтерским документам.
Движение финансов будет отражаться по каждому отдельному заказу за обозначенный период времени. Аналитические отчеты и статистические сводки, сформированные в системе, можно легко будет перевести в формат MS Office или Open Office
Таким образом, благодаря автоматизации документооборота в транспортных предприятиях форма отражения информации станет унифицирована, контроль за работой водителей и транспортных средств будет вестись в режиме реального времени, а сами сотрудники предприятия получат надежный инструмент решения производственных задач.
На данный день для решения задач автоматизации документооборота подходят следующие программы:
- Аналитика: Документооборот
- 1С:Корпоративный документооборот
- СЭД «Корпоративный документооборот»
- 1С:Документооборот Корп
Возможности программ подробно описаны на этом сайте.
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота.
Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.
Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.
Перейти на к просмотру видео-роликов
Основные применяемые в автомобильных грузоперевозках документы
Знакомая ситуация для многих автоперевозчиков: на загрузке водителю дают пакет документов для отметки грузополучателем. Часто эти отмеченные грузополучателем документы служат основанием для оплаты выполненной поездки транспортной компании. К сожалению, не все участники рынка грузоперевозок или потребители услуг грузовых автоперевозок имеют чёткое представление о процессе документооборота в грузоперевозках.
Начнём с основного документа — транспортной накладной. Ст. 2 Устава автомобильного транспорта и наземного электрического транспорта вводит такое определение этого документа: транспортная накладная — перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза.
Раздел II ст. 9 постановления правительства №272 от 15.04.2011 года устанавливает количество накладных для каждой партии груза: «Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика».
Другими словами, транспортная накладная — это перевозочный документ, который служит подтверждением заключения договора перевозки между перевозчиком и грузоотправителем. Со стороны грузоотправителя транспортная накладная заверяется подписью ответственного лица и печатью организации, со стороны перевозчика — подписью водителя и печатью организации-перевозчика (при её наличии). На выгрузке грузополучатель ставит отметку о принятии груза, заверяя её подписью ответственного лица и печатью организации.
И на погрузке, и на выгрузке все участники перевозочного процесса имеют право вносить свои замечания и отметки в специально предназначенные для этого графы (17-ый раздел транспортной накладной).
Вы можете посмотреть изображение транспортной накладной, кликнув на изображение ниже, или скачать транспортную накладную в формате Microsoft Excel.
Следующий документ, который применяется при перевозке грузов, это товарно-транспортная накладная. Форма товарно-транспортной накладной №1-т, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. №78 служит для учёта движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. До введения транспортной накладной этот документ применялся в качестве основного перевозочного документа. Товарно-транспортная накладная применяется и сегодня, так как никаких указов или постановлений об отмене этого документа не было, но, с другой стороны, постановление правительства №272 от 15.04.2011 года не предусматривает оформление товарно-транспортной накладной. Министерство финансов России в двух письмах от 17 августа 2011 г. №03-03-06/1/492 и №03-03-06/1/500, рассмотрев различные ситуации, пришло к следующим выводам о применении товарно-транспортных и транспортных накладных:
- Если есть договор перевозки груза, то подтверждение затрат на перевозку этого груза автомобильным транспортом и самого факта его транспортировки осуществляется на основании как транспортной накладной, так и товарно-транспортной накладной;
- Если грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя, без привлечения к перевозке транспортной компании, возникают гражданско-правовые отношения при оказании услуг по перевозке, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки груза.
В этом случае затраты на перевозку груза и факт его транспортировки также подтверждаются как транспортной накладной, так и товарно-транспортной накладной по форме №1-Т; - Если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя (то есть, происходит самовывоз), то услуги по перевозке груза не оказываются и транспортная накладная не составляется, а затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство.
В этом случае затраты на перевозку груза и факт его транспортировки также подтверждаются как транспортной накладной, так и товарно-транспортной накладной по форме №1-Т;Вы можете скачать товарно-транспортную накладную в формате Microsoft Excel или посмотреть образец, кликнув по нему.
Постановление правительства №272 от 15.04.2011 ввело такой документ, как заказ-наряд. Глава II, статья 13 этого постановления гласит: «Перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, перевозка груза, в отношении которого не ведется учет движения товарно-материальных ценностей, осуществляется транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования транспортного средства для перевозки груза (далее — договор фрахтования), заключаемого, если иное не предусмотрено соглашением сторон, в форме заказа-наряда на предоставление транспортного средства по форме согласно приложению №5 (далее — заказ-наряд)».
Фрахтователь (заказчик) подаёт заказ-наряд фрахтовщику (перевозчику). В течение трёх дней перевозчик обязан рассмотреть заказ-наряд и либо принять его, либо вернуть фрахтователю с письменным обоснованием невозможности выполнения заказ-наряда.
Заказ-наряд составляется в трёх экземплярах. Один экземпляр остаётся у фрахтователя (заказчика), второй и третий — у перевозчика. После выполнения перевозки один экземпляр остаётся у перевозчика, а другой экземпляр с необходимыми отметками прилагается к счёту за оплату за фрахтование автомобиля.
Вы можете скачать форму заказ-наряда в формате Microsoft Word. Образец заказ-наряда приведён ниже (изображение масштабируемо, кликните для увеличения).
Товарная накладная — это первичный бухгалтерский документ, который применяется для оформления продажи или отпуска товарно-материальных ценностей организации-контрагенту. Существует унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.
12.1998 №132. Впрочем, товарная накладная может отличаться от унифицированной формы ТОРГ-12. Организация может разработать и применять свою собственную форму товарной накладной. К грузоперевозкам этот документ не имеет отношения.
На практике большинство грузовладельцев забывают о том, что организация и прохождение документооборота — задача, не входящая в компетенцию перевозчика. Существующие законодательные акты никак не регламентируют предоставление подписанных документов перевозчиком, а оплата выполненных услуг не зависит от документооборота. Фактически, перевозчик отмечает транспортную накладную для себя, чтобы в случае каких-либо сомнений (например, если грузополучатель не хочет отправлять подписанную товарную накладную грузоотправителю или если грузополучатель заявляет о браке в доставленном товаре) предоставить грузоотправителю подтверждение факта отсутствия претензий у грузополучателя по качеству и срокам доставки груза.
Читайте также:
Распространённые вопросы в грузоперевозках
Участники рынка перевозок грузов в России
Заблуждения, встречающиеся в грузоперевозках
Акты и претензии в грузоперевозках
Получение груза по доверенности грузополучателя
Юридическая помощь по документам, применяющимся в грузовых перевозках
4 лучших документа EDI для грузовых транспортных компаний
Разместил(а): Татьяна Вандич In: Блог, Теги: EDI, EDI 204, EDI 210, EDI 214, EDI 990, EDI для сторонней логистики, EDI для транспорта, логистика, Логистика EDI Transactions0 комментариев
(последнее обновление: 22 декабря 2022 г.
)
Недавно мы опубликовали сообщение в блоге об EDI (электронном обмене данными) для конкретных отраслей, в котором мы кратко рассмотрели различные отрасли и их использование EDI.
В этой статье мы подробно рассмотрим использование ЭОД в транспортной логистике и особенно в автотранспортных грузовых транспортных компаниях. В этой статье мы рассмотрим список наиболее часто используемых документов EDI в транспортной отрасли. Мы рассмотрим, что каждый Документ EDI используется и какие преимущества EDI предоставляет транспортным и судоходным компаниям и их клиентам.
Транспортная логистика сопровождается постоянным «бумаготворчеством», связанным с перемещением товаров. В этот процесс вовлечено множество участников: производители товаров, склады, перевозчики, розничные торговцы и т.д. и грузовой брокер. Использование EDI для автоматического обмена данными является наиболее эффективным технологическим решением для преодоления такой проблемы.
EDI изменил способ взаимодействия деловых партнеров и оптимизировал бизнес-процессы цепочки поставок. С помощью ЭДО компании могут эффективно управлять документооборотом на всех этапах работы с деловыми партнерами: от заказа и получения на склад до сверки и возврата. Вы можете отправлять заказы, счета и другие документы без бумажной волокиты и дублирования усилий.
- Оптимизация транспорта. EDI помогает оптимизировать и консолидировать поставки от разных клиентов.
- Оперативный обмен документами. EDI позволяет мгновенно обмениваться важными отгрузочными документами с деловыми партнерами, экономя время и ресурсы обеих сторон.
- Оптимизация трудозатрат. ЭДО позволяет автоматизировать ежедневные рутинные операции, связанные с вводом данных в ERP, CRM, TMS, WMS или учетные системы, обработкой, отправкой и архивированием документов. Таким образом, автоматизировав обработку документов с помощью ЭДО, нет необходимости вручную проверять документы, вводить данные и выполнять другие повторяющиеся действия, занимающие много времени.
- Полная интеграция EDI с другими бизнес-системами внутри компании.
- Синхронизация обмена данными между EDI и бизнес-системами улучшает все этапы цепочки поставок в транспортной компании и исключает неэффективное использование ресурсов.
Рассмотрим наиболее часто используемый документ EDI более подробно.
Что такое тендер 204?
Тендерная заявка EDI X12 204 Motor Carrier Load Tender представляет собой электронный документ, отправляемый грузоотправителем (производителем, розничным продавцом, распределительным центром или оптовиками) компании грузового перевозчика, чтобы представить предложение по перевозке FTL.
Термин FTL Полная загрузка грузовика описывает вид транспорта, который состоит как минимум из одного укомплектованного грузового прицепа или не позволяет одновременно перевозить другие грузы.
Ключевая информация EDI 204 Заявка на загрузку автотранспорта
EDI 204 Заявка на загрузку автотранспорта содержит важную информацию об отгрузке, включая:
- Описание продукта, включая вес, размер и количество.
- Размер необходимого прицепа, а также другие требования к оборудованию при необходимости организации перевозки.
- график доставки
- пункт выдачи и доставки,
- Информация о грузополучателях (адрес доставки и контактные данные)
Зачем использовать EDI 204 для погрузочных тендеров?
Тендеры по грузоперевозкам — это процесс торгов, при котором клиенты предлагают транспортным компаниям и перевозчикам равные возможности для представления своих цен и предложений по перевозке товаров на основе заранее определенных критериев и параметров. Перевозчики могут принять или отклонить предложение грузоотправителя.
Использование EDI 204 для тендеров среди транспортных компаний является обычной практикой. Это помогает обеспечить соблюдение контрактов и автоматизировать платежи перевозчикам. Кроме того, использование EDI предоставляет подробную информацию на протяжении всего процесса доставки от загрузки до доставки товара в конечный пункт назначения.
Если вы хотите узнать больше об EDI X12 204, прочитайте эту статью: EDI X12 204 Тендер по загрузке автотранспорта – обзор
Что такое EDI 990 Ответ на заявку на погрузку?
EDI 990 является ответом на заявку EDI 204 на погрузку автотранспорта, отправленную транспортными компаниями грузоотправителю. EDI 990 можно использовать для принятия, принятия с условиями или отклонения заявки на погрузку (EDI 204).
Что важно знать об EDI 990
Как правило, EDI 990 требуется для каждого входящего EDI 204, чтобы принять или отклонить запрос на загрузку. Поэтому чаще всего в транспортной компании внедряются сразу два этих документа ЭДО.
При работе с такими документами, как 204 и 990, время имеет решающее значение. Деловые партнеры обычно договариваются о том, через какое время после получения EDI 204 транспортная компания должна ответить EDI 990, прежде чем контракт будет передан другому перевозчику.
Полезное чтение: EDI для сторонних поставщиков логистических услуг (3PL)
Что такое EDI 214 Сообщение о статусе доставки транспортного перевозчика?
Транспортная компания отправляет EDI 214 грузоотправителю для предоставления информации о статусе доставки. Как правило, EDI 214 содержит информацию о статусе отправления, месте доставки, предполагаемом времени прибытия, информацию о маршруте, описание отправления — вес, упаковку и количество.
В зависимости от предварительных договоренностей деловых партнеров, а также специфики бизнеса ЭДО 214 может формироваться и передаваться грузоотправителю от 1 раза в неделю до 6 раз в день.
Кто использует ЭОД 214?
Документ EDI 214 широко используется в транспортной логистике и особенно в международных доставках.
Крупнейшие транспортные компании, такие как FedEx Freight, Old Dominion Freight Line, DHL Supply Chain & Global Forwarding и многие другие, используют сообщение о статусе доставки транспортного перевозчика (EDI 214) для передачи статуса доставки грузоотправителю.
Чтобы получить более полезную информацию об EDI 214 и узнать, как начать обмен EDI 214 в течение часа или меньше, прочитайте эту статью: EDI для транспортировки — EDI 214 Transportation Carrier Сообщение о статусе отправки
Что такое EDI 210?
ЭОД 210 — электронный документ, направляемый перевозчиком грузоотправителю для предоставления подробной информации о стоимости транспортных услуг. Этот документ ЭДО может быть использован в качестве счета-фактуры для запроса оплаты грузовых автомобильных перевозок или для предоставления информации о стоимости перевозки.
Какие данные передает EDI X12 210?
EDI 210 содержит стандартную информацию о счете-фактуре, такую как номер и дата счета-фактуры, адрес грузополучателя и грузоотправителя, информацию о продукте (наименование, количество, вес и размер), платежную информацию, а также автомобильного перевозчика. сведения о расходах, способах доставки и информации о маршруте.
Полезное чтение: Все, что вам нужно знать об EDI 210 – Подробная информация о грузовых перевозках и счет-фактура
Наша компания помогает логистическим компаниям в их цифровой трансформации.
Наши передовые решения EDI стимулируют рост бизнеса за счет улучшения бизнес-процессов и сокращения трудозатрат на управление документами и данными.
Свяжитесь с нами для бесплатной консультации с одним из наших экспертов по ЭОД.
Документы SAP Transportation Management в потоке документов Заказ на продажу
Перейти к содержимому
Технические статьи
Филипп Бергталер
18 июля 2020 г. 5 минут чтения
Каждый выпуск SAP S/4HANA содержит множество важных и долгожданных функций, которые активно рекламируются. И иногда есть небольшие вещи, которые полезны, но, как правило, немного меньше в центре внимания. Сегодня я хотел бы обратить ваше внимание на одну из таких функций — интеграцию единиц фрахта и заказов на фрахт SAP Transportation Management (SAP TM) в поток документов заказов на продажу, которая доступна, начиная с версии SAP S/4HANA 19.09.
Документооборот всегда был важной частью SAP Transportation Management. Каждый документ TM имеет специальную вкладку, которая поможет вам понять, как документы связаны друг с другом. Примеры информации, которую можно извлечь из документооборота, включают:
- Какие заказы на поставку привели к документу расчета фрахта, который вы просматриваете?
- Какая единица контейнера содержит определенную единицу упаковки?
- К какому заказу на перевозку относится мой вагон?
Компонент «От заказа до оплаты» знает документооборот еще дольше. Там вы можете сразу увидеть, была ли создана одна или несколько поставок для Заказа на продажу или был ли проведен отпуск материала. Конечно, для любого продавца также может быть очень важно очень быстро узнать, как товары доставляются покупателю. В прошлом это обрабатывалось документами Отгрузки, и эти Отгрузки также видны в потоке документов Заказа на продажу. Для запланированных в SAP TM перевозок, к сожалению, все было не так гладко.
Документы ТМ были видны в заказе на продажу, но в независимом потоке документов на вкладке Статус ТМ. Эта вкладка появляется при обнаружении управляющего ключа TM для заказа на продажу, как в примере на снимке экрана ниже.
Эта вкладка Статус ТМ содержит не только поток документов, но и дополнительную информацию, такую как управляющий ключ ТМ, который управляет передачей в компонент ТМ или информацию о статусе транспортировки. Нажав на кнопку потока документов, вы можете открыть поток документов, но, по общему признанию, это немного громоздко для навигации, а часть информации является избыточной.
Чтобы исправить эту неудовлетворительную ситуацию, начиная с версии SAP S/4HANA 1909 Единицы фрахта и Заказы на фрахт интегрированы в поток документов Заказ на продажу. Это позволяет продавцу иметь больше информации на одном экране. Важно помнить, что документы TM являются частью потока документов Заказа на продажу на уровне заголовка. Таким образом, у вас есть два варианта доступа к нему.
- С помощью кнопки на экране выбора VA02/03. (вариант 1)
- Из Заказа на продажу перейдите к заголовку Заказа на продажу и откройте там поток документов. (вариант 2)
Вариант 2
Поток документов теперь обогащен единицами фрахта и заказами на фрахт. В приведенном ниже примере вы можете видеть, что на основе Заказа на продажу были созданы три единицы фрахта, и все они были запланированы для одного и того же Заказа на фрахт. Затем на основе результатов планирования транспортировки была создана одна Логистическая поставка, и Единицы фрахта были переназначены из Заказа на продажу в Доставку. Кнопку «Показать документ» можно использовать для открытия документов TM в SAP Business Client, если вам нужно просмотреть их более подробно.
Заказ на перевозку в SAP Business Client, открытый непосредственно из потока документов
Теперь я хотел бы показать несколько различных сценариев планирования SAP TM, которые могут быть представлены в потоке документов Заказ на продажу.
С этой целью для каждого сценария я создал скриншоты из компонента TM и из потока документов Заказа на продажу, чтобы вы могли сравнить. Ход планирования перевозки можно отслеживать по документообороту.
- После построения единицы фрахта отображается единица фрахта, созданная из заказа на продажу.
- После преобразования единицы фрахта в заказ на фрахт это сразу становится видимым в потоке документов Заказа на продажу.
- То же самое для создания Доставки на основе результата планирования перевозки.
- Поток документов также может отображать Заказы на фрахт, созданные непосредственно во время Единицы фрахта… 7 9002
- … и несколько Единиц фрахта, созданных из одного Заказа на продажу, запланированных для разных Заказов на фрахт и, следовательно, переназначенных для разных поставок. Случай с несколькими Единицами фрахта, запланированными для одного Заказа на фрахт и, следовательно, в результате только одной доставки, вы уже видели выше.
Случай с несколькими Единицами фрахта, запланированными для одного Заказа на фрахт и, следовательно, в результате только одной доставки, вы уже видели выше.Операция ВА02/03
- Стадии грузопотока не отображаются в Единичном документообороте. С этой точки зрения Единица фрахта с последовательными этапами, запланированными для одного и того же Заказа на фрахт, выглядит как Единица фрахта только с одним этапом.
- Единица фрахта не может быть последовательной стадией, все запланированные на разные фрахтовые заказы не могут быть отображены. выведено.
Хотя в приведенных выше примерах использовались только заказы на автомобильные перевозки, система также поддерживает отображение заказов на железнодорожные перевозки.